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Dr. Bruno Klotz-Berendes | Hochschulbibliothek / Bibliotheksleiter
Corrensstraße 25 |48149 Münster
0251 – 83 64850 | Fax: 64853 | klotz-berendes@fh-muenster.de / https://www.fh-muenster.de/bibliothek
BibControl- ein Tool für die Steuerung von Bibliotheken –
ein Werkstattbericht nach zwei Wochen
Fachhochschule Münster
University of Applied Sciences
Tagesordnungspunkte
2
Motivation
Ausgangssituation – Datenseiten
Ausgangssituation – Reports
Geschäftsprozesse – Strategie
Fazit nach zwei Wochen
BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes
3
ÜberblickStandorte in der Region - Fakten
Die Fachhochschule im Überblick
Standorte der FH Münster Studienorte An-Institute
Steinfurt
Greven
Münster
Ahlen / Beckum / Oelde
Coesfeld
Personal
Professorinnen und Professoren 257
Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen 328
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 402
Stand 02/2013
Fakten
Studierende 11.854
Fachbereiche 12
Interdisziplinäre Einrichtungen 2
Forschungsinstitute 5
Studiengänge 77
Stand 02/2013
4 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes
Motivation
Präsidium der Fachhochschule MünsterErst durch das dynamische Gestalten und Entwickeln von Qualität statt eines planlosen Bündels einzelner Qualitätssicherungsmaßnahmen entsteht ein ganzheitliches Qualitätsmanagementkonzept. Ein möglicher Weg – aber sicherlich nicht der einzige – zur Realisierung ist eine prozessorientierte Umsetzung. Zwingend dagegen ist eine Anbindung des Qualitätsmanagements an das hochschulweite Managementsystem, aus dem sich Qualitätspolitik und Qualitätsziele ableiten. von Lojewski: Qualitätsmanagement mit Schwerpunkt Prozessqualität. Das Beispiel der Fachhochschule Münster. In: Beiträge zur Hochschulforschung, H.1, 30. Jg., 2008
5 | Die Fachhochschule im Überblick
StrategiePerspektiven und Struktur der Academic Scorecard
Bildung
Ressourcen
Forschung
ZIELE & STRATEGIE
Personal
Finanzen
Infrastruktur
Management
Hochschulweite Academic Scorecard (ASC)
Strategisches Ziel Konkretes Ziel Kennzahl Ausmaß Maßnahmen
6 | Die Fachhochschule im Überblick
ArbeitsfelderStrategie
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sich
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Lehr- und Forschungsprofil weiter entwickeln
Transfer stärken
Management professionalisieren
Studienberatung
Weiterbildung
Wissenschaftlicher Nachwuchs
Forschungsbedingungen
Austauschprozesse
Strategische Partnerschaften
Qualitätsmanagement
Kaufmännische Buchhaltung
Berichtswesen
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Motivation
Anforderung schnell und individuell statistische Kennzahlen für die verschiedensten Aspekte zur Verfügung zu haben, um auf Anfragen reagieren zu können.
Proaktive Analyse von Daten für die Weiterentwicklung der Bibliothek auch über mehrere Jahre.
Bisher Pflege von Jahresstatistiken in PDF-Dateien; die nicht weiter in Excel nutzbar waren.
Eine zentrale Stelle für Datenanalysen auch über die Grenzen des Bibliothekssystems (Ausleihe; Erwerbung) hinaus.
E-Ressourcen; Personenzähler, etc.
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Ausgangssituation Daten
Eigene statistische Daten – Sisis und MySQL-DB
Datensammlung hbz – ein zentraler Sammelpunkt
Auf etlichen Webportalen
Per Email
Insgesamt unbefriedigende
Situation
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Ausgangssituation Reports
Statistische Informationen an FB – Jahresbericht
Managementreport Präsidium
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2011
- €
20,000.00 €
40,000.00 €
60,000.00 €
80,000.00 €
100,000.00 €
120,000.00 €
140,000.00 €
Literaturausgaben 2011 - 20122012: Gesamtausgaben: 637365 €2011: Gesamtausgaben: 664.357 €
Sondermittel(2011-FH Ausbau; 2012 -Pflege dual)
FH Ausbau
QV/Studienbeiträge (inkl. Mittel aus FB)
Zuschusshaushalt
Fachbereiche und wissenwschaftliche Einrichtungen
Ausgangssituation Reports
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Ausgangssituation Reports
Statistische Informationen an FB – Jahresbericht
Managementreport Präsidium
Unspezifische Ad-hoc Anforderungen aus den Fachbereichen (Akkreditierungen und Reakkreditierung)
Wenig planbar und an einer Person gebunden.
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Interne Lösungsansätze
13 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes
Geschäftsprozesse - Strategie
Lieferzeiten
Umsatz – Wie viel Finanzbedarf hat die HB pro Quartal?
Auslastung der Bibliothek – Ausleihen - Arbeitsplätze
IDM - Connector welchen Ressourcenbedarf wofür?
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Fazit nach zwei Wochen
sehr mächtiges Werkzeug
sehr interessante Analysen möglich – Umarbeiten in der Systematik
sehr komplex – erfordert Detailwissen in den SunRise Parametern
hervorragend geeignet Zuordnungsfehler zu finden
Geringe Fehlerquoten – gute Arbeit der Kolleginnen und Kollegen in der HB
sehr zügige Umsetzung durch Herrn Hoverath
Analyse der Geschäftsprozesse – Analyse der Datenerfassung
Bisher Geschäftsprozesse nach anderen Kriterien entwickelt und dokumentiert
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Übersicht -1
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Übersicht -2
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Übersicht -3
18 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes
Datenanalyse
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Fehlerbereinigung
20 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes
Fehlerbereinigung
21 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes
Fehlerbereinigung
22 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes
Haushalt – Titelebene auf Haushaltsstufen
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Haushalt – Titelebene auf Haushaltsstufen
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Lieferantenmeldung - SunRise
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Lieferantenzeiten
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Lieferantenzeiten
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Lieferantenzeiten
28 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes
LieferantenzeitenLieferant 1 – ca. 1500 Bestellungen
29 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes
LieferantenzeitenLieferant 2 ca. 1000 Bestellungen
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Ausleihen
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AusleihenPro Bereichsbibliothek
32 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes
Ausleihen pro BereichsbibliothekPro Fachbereich
33 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes
LiteraturausgabenNach Medientyp mit Ausleihen
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Für Rückfragen:
klotz-berendes@fh-muenster.de
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