e-arved võõrsil ja kodus 2011 (hele hammer)

E-arved võõrsil ja kodus 2011

Hele Hammer / Telema

e-arvete infopäev

24.08.2011

Kava

• E-arved levik ja trendid

– maailmas,

– Euroopas,

– Baltikumis

– Jaekaubanduses

• E-arvete juurutusprojektide

– Tehniline keerukus

– Äriline keerukus

– Õppetunnid Euroopast

2

E-arved—mahud ja potentsiaal

• Aastas liigub maailmas 150 miljardit, Euroopas 30 miljardit

arvet

• Maailmas on vaid paar protsenti arvetest elektroonilised, ka

Euroopas alla 10%--3 miljardit e-arvet (2011).

3

• Asendades Euroopa paberarved e-arvetega, oleks võimalik

säästa 12 miljonit puud

• On hinnatud, et Euroopas on üle 500 miljoni EURi käibe-

kapitali all kinni, kuna ostuarveid käsitletakse paberil

• On võimalik säästa üle 18 miljardi EUR, kui arvetöötluses

asendatakse paberprotsessid automaat-protsessidega

E-arved maailmas

Bruno Koch, Billentis, 2010

4

Globaalsed trendid

• Pea kõigil turgudel klassikaline areng arve VÄLJASTAJA (B2C)

kesksusest arve SAAJATE (B2B) intisiatiivile

• SEADUSANDLUS: Maailm on laias laastus kaheks

– Euroopas mitmed piirkonnad lubavad e-arved ilma digiallkirjata

– Ladina-Ameerika ja Aasia digiallkiri nõutav, US-s kasvav digiallkirja

populaarsus

• E-arveldus kui reaalajas AUDITI instrument valitsuste jaoks

varimajanduse vähendamiseks

• Turg on õppinud, et äripartnerite KAASAMINE (on-boarding) on suur

projekt ning sellele on vaja suunata resursse (raha, inimesi)

Bruno Koch, Billentis, 2010

5

E-arved Euroopas

Bruno Koch, Billentis, 2011

6

Trendid Euroopas

• Majanduslangus ja sealt tulenev surve kulude kokkuhoiule, läbipaistvusele,

käibekapitali optimeerimisele

• Erasektor

– Suured ja keskmised arvete väljastajad ja saajad

– Palju e-arve teenusepakkujaid rikkaliku lahendustevalikuga

• Avalik sektor

– Riiklikul tasemel projektid, mis kuulutavad e-arved kohustuslikuks

– Euroopaülesed projektid

• Harmoniseerimise surve

• Standardimise surve

• Operaatorite ühenduvuse (roaming) surve

Bruno Koch, Billentis, 2010

7

E-arved Baltikumis

EST

LAT

LIT

TOTAL

penetration

6 000 10.9%

2 600 3.7%

1 500 1.4%

10 100 4.3%

EST 55 000

LAT 70 000

LIT 110 000

TOTAL 235 000

*H.Hammer (2010)

Kokku arveid Baltikumis (B2B + B2C), tuhat

Kokku e-arveid Baltikumis (B2B + B2C):

8

Olukord Baltikumis

• Läti ja Leedu—

– E-arve töögrupid jaekaubanduse/ riigi poolt initsieeritud

– Olid liikumas digiallkirja suunas

– EU tasemel on digiallkirja nõue kaotatud (käibemaksuarvete lihtsustatud

käsitlemine direktiiv 2013)

• Eesti

– On aktsepteerinud e-arvet alates 2004.

– Eesti e-arve standard 1.1 EDI arvete jaoks (xml)—Pangaliidu kokkulepe

• Ei ole ametlik, ei ole kohustuslik

• Kaubaarvete puhul ei ole reeglina kasutatav (ei ole piisav)

– TUTSE 2013

Olukord Baltikumi jaekaubanduses

• Suured jaeketid promovad aktiivselt (tegelikult nõuavad) EDI dokumente:

– Rimi (tellimused, arved)

– Prisma (tellimused, arved)

– Selver (4-dokumendi tarne)

• Jaeketid, kes lisaks kasutavad EDI: ETK, Palink, Drogas, Mego,

• Planeerimas: Maxima, Stockmann

• Teised EDI kasutajad: OG Elektra, RR Lektus, Comarket, …, +2000

poodi/HoReCa

• Aastane kasv viimase 5 a jooksul: 20-30%

• Hinnang 2011-2012 aastaks +40% aastas

10

Kava

• E-arved – maailmas, Euroopas, Baltikumis

• E-arvete juurutusprojektide

– Tehniline keerukus

– Äriline keerukus

– Õppetunnid Euroopast

11

Miks ei ole e-arved rohkem levinud?

• E-arvete projekt on keerukas ja ja võtab aega

– Tehniline keerukus

– Äriline keerukus

12

Tehniline keerukus

• Erinevad tarkvarad (Telema 60+; Euroopas >10 000)

• Adresseerimine on kokku leppimata (kas juriidilise keha või filiaali

tasemel? GLN? VAT kood? Reg number? Piiriülesed probleemid)

• Aegunud tarkvarad ei suuda luua vajalikus vormingus ekspordifaile.

• Erinevad arvesaajad (nt suured jaeketid) nõuavad väga erinevaid

(erinevate väljadega) arveid, mistõttu juba loodud lahendused tuleb

ümber teha.

1313

Balti jaekettide nõuded, väljavõte

Field description RIMI

SELVER

DC PRISMA Condition

Document Subtype C C C Has to be filled if its credit invoice

Factoring clause M C C Has to be filled if factoring is used

Unique branch code - M M

Buyer branch GLN M - -

Seller branch GLN M - -

Warehouse branch code - C C Has to be filled if 3PL is used

Currency code - M M

Document row item number - M -

Supplier product code - M M

GTIN M M M

Name of unit - M -Item VAT type - - M =TAX, TAXEX, NOTTAX

Base sum for calculating VAT - M M

Item VAT rate M M M

Item VAT amount - M M

Telema eInvoice täisspets.: 1500+ rida

14

Vähenda tehnilist keerukust, kasuta operaatorit1. Otsekanalid äripartneritega

– Igal partneril (arve saajal) on oma

• nõuded,

• formaadid,

• kanalid

15

Saab ka ise teha, aga võtab rohkem aega ja raha

2. Operaator:

– konsolideerib erinevate äripartnerite nõudmised

– Kindlustab kanali toimimise

– Konventeerib kõik formaadid

– Kindlustab uuenduste sisseviimise

• Lisaks operaator: valideerib, autoriseerib, addresseerib, monitoorib

Äriline keerukus – planeeri ja juhi projekti

• Küsimus pole ainult tehnilises keerukuses

• Läbikukkumiste põhjused

– Mitte arvestamine seostega teiste ettevõtte valdkondadega

– Puudulik projektijuhtimine

– Liiga tehniline fookus (tegelikult on tähtsam protsessi

automatiseerimine ja äripartnerite kaasamine!)

16

E-arvete projekti õppetunnid Euroopast

• Tippjuhtkond peab projektist teadlik olema ja seda toetama

• Projektil peab olema üks ja väga aktiivne ―omanik‖

• Töötage välja kolme aasta strateegia, aga viige see ellu samm-

sammult (hea on kiire võit pilootprojektiga)

• Kasutage suurepärast sise- ja väliskommunikatsiooni

17

E-arvete projektide õppetunnid Euroopast, jätk

• Olge realistlik oma organisatsiooni lühi- ja pikaperspektiivi tehnilise võimekuse suhtes

• Ärge leiutage ega arendage lahendusi, mida teised ettevõtted juba ammu kasutavad

• Olge realistlik oma äripartnerite võimekuse suhtes saata, võtta vastu ning arhiveerida e-dokumente—see on reeglina oluliselt madalam kui ootate

• Planeerige äripartnerite kaasamise strateegia—võimalusel opt-out strateegia kombineeritud aktiivse turundusega

E-invoicing/E-billing in Europe—Taking the next step towards automated

and optimized processes (Bruno Koch—Billentis 2009)

18

Kokkuvõte

• E-arvete levik on olnud ja saab olema kiire

– Täna on ikka veel Euroopas e-arveid alla 10% kogumahust

– Eesti on küllaltki eesrindlik, kuid ka siin on potentsiaali küllaga

• E-arvete projekt on keerukas ja aeganõudev, juhtige seda aktiivselt:

– Vähendage keerukust, kasutades operaatorit

– Ärge keskenduge tehnilisele, võtke arvesse, et tegu on äriprotsessi

muutusega

– Kindlustage juhtkonna toetus

– Planeerige äripartnerite kaasamine

• KÜSIMUS EI OLE MITTE KAS? VAID MILLAL?

19

Tänan kuulamast!

Hele Hammer

hele.hammer@telema.com

20