e-fakturace prostřednictvím edi e-fakturace by means...
Post on 08-Sep-2018
214 Views
Preview:
TRANSCRIPT
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 1
e-Fakturace prostřednictvím EDI
e-Fakturace by means of EDI
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 2
E-fakturace prostřednictvím EDI
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 3
Obsah
................................................................................................................................................ 2
Obsah ....................................................................................................................................... 3
Základní doporučení ..................................................................................................................... 4
Základní podmínky e-Fakturace ....................................................................................................... 4
EDI informační portál SKODETTE – edi.skoda-auto.cz ............................................................................ 5
Hrubý nástin harmonogramu – orientační časový odhad ........................................................................ 6
Kontaktní osoby .......................................................................................................................... 7
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 4
Základní doporučení
Nastavení EDI komunikace:
veřejný internet + protokol OFTP2 nebo ISDN + protokol OFTP1
OFTP2 – šifrování na úrovni kanálu prostřednictvím TLS (Transport Layer Security)
zpráva Global INVOIC V3 na bázi UN/EDIFACT INVOIC D07A
bez elektronického podpisu
Nastavení procesu EDI fakturace mezi partnery:
uzavřít smlouvu o používání e-fakturace
uzavřít dodatek smlouvy o využívání prostředků EDI pro provoz e-fakturace (EDI Agreement) –
stejná pro všechny partnery
rozšířit EDI smlouvu o technické dodatky s detailní specifikací použitých technických prostředků
– rozdílné s jednotlivými partnery
Základní podmínky e-Fakturace
Vystavení a zpracování e-faktur:
Odesílatel musí zajistit, že
bude vystavena pouze e-faktura bez duplicitní papírové faktury
e-faktura bude vystavena pouze jednou
vystavená e-faktura odpovídá struktuře dohodnuté v EDI smlouvě a dodatku
vystavení a odeslání faktury odpovídá platnému zákonu
Příjemce musí zajistit, že
e-faktura bude zpracována, odpovídá-li způsob odeslání a struktura uzavřené EDI
smlouvě
zaúčtuje pouze formálně a věcně správnou e-fakturu
e-faktura bude zaúčtována pouze jednou
Oba partneři musí zajistit, že
každá odeslaná e-faktura bude také přijata
jejich systémy jsou schopny zjistit všechny chybějící nebo nepřijaté faktury
Archivace:
Odesílatel i příjemce musí
uchovávat EDI zprávy v jejich původním formátu
uchovávat příslušné protokoly ze zpracování (log files)
zajistit vazbu mezi protokolem a odeslanou/přijatou EDI zprávou
umožnit daňové a finanční kontrole přístup k uloženým datům v čitelné podobě
uchovávat daňového doklady v elektronické podobě (tj. data a protokoly) po zákonem
předepsanou dobu (min. 10 let)
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 5
EDI informační portál SKODETTE – edi.skoda-auto.cz
Základní informace o EDI komunikaci se ŠKODA AUTO a.s. EDI parametry/komunikační profil
Implementační příručka – GLOBAL INVOIC/VDA4938
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 6
Hrubý nástin harmonogramu – orientační časový odhad
GLOBAL INVOIC/VDA4938
a příprava prvního
testovacího souboru –
dodavatel
Nastavení parametrů/profilu
pro komunikaci – dodavatel
+ p. Nettl
obratem 14 dní obratem
Vygenerování a odeslání
prvního testovacího
souboru – dodavatel
obratem
Ověření správnosti
příchozích dat na straně
ŠA – p. Nettl, p. Cudlín,
pí. Bradová
Pilotní testovací provoz
(fakturační data + PDF,
původní fyzická fakturace
zachována) – dodavatel +
ŠA
obratem
Vyhodnocení pilotního
testovacího provozu a
zapracování připomínek –
dodavatel + ŠA
1 měsíc
14 dní
Pilotní produktivní provoz
(fakturační data + PDF,
původní fyzická fakturace
zastavena) – dodavatel +
ŠA
Vyhodnocení pilotního
produktivního provozu a
zapracování připomínek –
dodavatel + ŠA
Stanovení termínu pro plný
produktivní provoz (pouze
fakturační data, původní
fyzická fakturace zastavena) –
dodavatel + ŠA
obratem obratem
Odsouhlasení a podepsání smlouvy mezi ŠA a obchodním partnerem – dodavatel + ŠA
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 7
Kontaktní osoby
Účetnictví (administrativa, proces a další kroky,…) Bc. Monika Bradová – akvizice dodavatelů
(monika.bradova@skoda-auto.cz, tel. +420 734 999 333)
Martin Cudlín, IT podpora účetnictví/Key User (martin.cudlin@skoda-auto.cz, tel. +420 326 831 254)
IT (technická a odborná podpora, testovací data)
Ing. Michal Nettl – EDI komunikace
(michal.nettl@teledin.cz)
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 8
E-invoicing by means of EDI
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 9
Contents
Basic Recommendations .............................................................................................................. 10
Basic Conditions of E-invoicing ...................................................................................................... 10
SKODETTE – EDI Information Portal - edi.skoda-auto.cz ....................................................................... 11
Rough Outline of the Schedule – Indicative Estimate .......................................................................... 12
Contacts .................................................................................................................................. 13
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 10
Basic Recommendations
Setting EDI communication:
public internet + OFTP2 or ISDN protocol + OFTP1 protocol
OFTP2 – encryption at the channel level by means of TLS (Transport Layer Security)
Global INVOIC V3 report based on UN/EDIFACT INVOIC D07A
without electronic signature
Setting EDI Invoicing between Partners:
conclude a contract on the use of e-invoicing
conclude the contract amendment on the use of EDI means, which operate the e-invoicing (EDI
Agreement) – the same for all the partners
extend the EDI agreement with technical supplements which include detailed specifications of
the technical means used– different for every partner
Basic Conditions of E-invoicing
Issuing and Processing of E-Invoices:
The sender must ensure that
only the e-invoice without a duplicate paper invoice will be issued
the e-invoice will be issued only once
the e-invoice issued correspond with the structure agreed in the EDI agreement and its
amendment
the act of invoice issuing and sending corresponds with the applicable law
The receiver must ensure that
e-invoice will be processed, if the process of sending and the structure of invoice
corresponds with the one in the concluded EDI agreement
only an invoice, that is formally and factually correct, will be posted
e-invoice will be posted only once
Both partners must ensure that
each sent invoice will be also received
their systems are capable of detecting all missing or unaccepted invoices
Archiving:
The sender and receiver must
archive the EDI reports in their original format
archive relevant processing protocols (log files)
ensure a connection between a protocol and sent/received EDI message
enable the tax and financial authorities to access archived data in a legible form
archive tax documents/invoices in electronic form (i.e. data and protocols) for a period
as provided by law (min. 10 years)
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 11
SKODETTE – EDI Information Portal - edi.skoda-auto.cz
Basic information on the EDI communication with ŠKODA AUTO a.s. EDI parameters/communication profile
Implementation guide – GLOBAL INVOIC/VDA4938
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 12
Rough Outline of the Schedule – Indicative Estimate
Reading implementation
guide - GLOBAL
INVOIC/VDA4938 and
preparing the 1st testing
file – supplier
Setting parameters of a
profile for communication –
supplier + Mr. Nettl
14 days immediately
Generating and sending
the 1st testing file –
supplier
Verifying correctness of
incoming data
ŠA – Mr. Nettl, Mr.
Cudlín, Mrs. Bradová
Pilot testing run (invoicing
data + PDF, original
physical invoicing
maintained) – supplier +
ŠA
Evaluation of the pilot test
run and the incorporation of
comments – supplier + ŠA
1 month
14 days
Pilot productive run
(invoicing data + PDF,
original physical invoicing
stopped) – supplier + ŠA
Evaluation of the pilot
productive run and the
incorporation of comments
– supplier + ŠA
Setting the date for a full
productive run (only invoicing
data, original invoicing
stopped) – supplier + ŠA
Approving and signing the contract between
ŠA and business partner – supplier + ŠA
immediately
immediately immediately
immediately immediately
©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 13
Contacts
Accounting Bc. Monika Bradová – supplier acquisiton
(monika.bradova@skoda-auto.cz, tel. +420 734 999 333)
Martin Cudlín, IT support of accounting/Key User (martin.cudlin@skoda-auto.cz, tel. +420 326 831 254)
IT
Ing. Michal Nettl – EDI communication
(michal.nettl@teledin.cz)
top related