ecopy presentation microsoft ex

eCopy : Intégration de données papier en environnement Microsoft

Isabelle KintzigEnterprise Software Channel Sales ManagereCopy Southern Europeikintzig@ecopy.com +33 (0) 6 14 81 4319

Dubravka VukovicTechnical ConsultanteCopy Southern Europedvukovic@ecopy.com+33 (0) 6 89 88 17 37

eCopy

eCopy™ est un éditeur de logiciels américain spécialisé dans l’acquisition des données papier et leur intégration dans le système d’information de l’entreprise.

Effectifs :– Effectifs France : 8– Effectifs Europe : 37– Effectifs Monde : 265

Historique et activité :– Société privée située au nord de Boston, Nashua, NH– CA Monde en 2007 : 48 millions d’€– 1992 : Fondation d’eCopy– 2002 : eCopy lance sa première filiale Européenne au Royaume Uni– 2004 : Création de la filiale française– 14 années consécutives de croissance (40% 2005-2007)– Solution primée : Plusieurs récompenses successives pour l’architecture d’eCopy

ShareScan® OPet sa facilité d’utilisation par le Gartner, IDC, BERTL, BLI et le MFP Report

– Plus de 2,000,000 d’utilisateurs d’eCopy Desktop dans 14,000 sociétés dans le monde.

– Plus de 75,000 ScanStation et ShareScan Open Platform en service, dont 15,000 en Europe.

eCopy EuropeUK & Ireland

Justin BaileyRegional Sales Director

Tal PeltaSimon HillBarry CochraneSteve StrangeAva NekolaAlan Medcalf

Chris Pierce-KingBrett Lewis

France, Belgium, Spain, Italy & Portugal

Philippe LeRoyRegional Sales Director

Odilon RatovoLisa MuraPascal CuzonIsabelle Kintzig

Dubravka VukovicGuillaume AlbionDaniele Tosques

Alan CornwellEuropean General Manager

Sweden, Norway, Finland & Denmark

Joachim RokenRegional Sales Director

Sture Magnusson

Magnus Lindberg

Germany, Austria, Switzerland, Holland, Eastern Europe & Middle East

Bernd KlüberRegional Sales Director

Marion Gust

Marcus Nimtz

Finance & OperationsMartin Hay PlumbPatsy WalkerHelen Watt

MarketingNadine WearneAndrea Hall

Strategic AlliancesClaire AlmondBusiness DevelopmentJonathan MillbankISVs & SIsOwen Kilbane

Technical ServicesDenis BillingsMarkus BrinsaGraham Mann

eCopy et Microsoft

• eCopy est Gold Partner

• Solution eCopy installée au MTC

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La maitrise de l’acquisition des données des leur point d’entrée garantit la fiabilité du business process dans

son ensemble, sa sécurité et sa traçabilité.

Dans certains workflows “sensibles”, et pour des environnements normalisés, la traçabilité de la

transaction est impérative

eCopy : Pourquoi contrôler l’information depuis le périphérique de scan?

La solution eCopy

eCopy permet l’acquisition de données papier et leur intégration, directement depuis le multifonction par le biais d’une interface simple, dans les applications métier de l’entreprise.

eCopy : élément de valeur pour un Worflow

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Les points forts eCopy

– Interface simple : • Pas de formation spécifique pour les utilisateurs. • Personnalisable en fonctions des besoins des services concernes.

– Indexation et OCR : • Indexation et création automatique du nom du document scanné • Fiabilité du Workflow d’intégration dans les applications métier • Recherche d’information facilitée

– Sécurité et traçabilité : • Authentification de l’utilisateur • Sécurité d’accès aux applications métiers • Traçabilité des actions et respect des processus crucial pour les entreprise soumises à des

normalisations (ISO, SOX, etc.…).

– Confidentialité : • Fonction de cryptage des documents intégrée Diffusion sécurisée des documents sensibles.

– Evolutivité : • eCopy Software Developer Kit (SDK) Développements spécifiques

– Gain de productivité et TCO: • Réduction significative des coûts liés au temps de distribution des documents. • Intégration des données dans le workflow quelle que soit leur origine papier ou numérique

La gamme eCopy

eCopy ShareScan est la plateforme d’intégration des multifonctions et scanners dans le système d’information de l’entreprise

eCopy Desktop permet la création, l’assemblage, la modification et l’annotation de fichiers au format pdf

Les Connecteurs et Services permettent l’intégration directe des données papier dans les applications métier.

3 SDKs eCopy disponibles

• Desktop Connector SDK

• ShareScan Connector SDK

• ShareScan Document Services SDK

Demo

Connecteur standard pour SharePoint

Connecteur SharePoint eCopy

• eCopy = extension fonctionnelle de SharePoint pour l’intégration des données papier :– Interface simple, paramétrable pour chaque MFP– Océrisation full texte– Prise en compte des droits d’accès utilisateur (AD,Windows,

SharePoint)– Visualisation des dossiers SharePoint depuis le MFP en fonction des

droits– Indexation du document selon les règles SharePoint

L’utilisateur s’authentifie sur l’AD

Les connecteurs sont affichés

Le document est scanne et océrisépré visualisation pour contrôle sur l’interface du MFP

Le PDF peut être protégé par mot de passe

Choix des destinations de sites SharePoint

Si le mot de passe n’est pas valide, l’accès lui est refuse

Choix des dossiers de destination SharePointNe s’affichent que les dossiers sur lesquels l’utilisateur a les droits d’accès

Accès aux documents partages si l’utilisateur en a les droits

Sélection sur documents partages

Le document est indexé selon les critères SharePoint et envoyé

eCopy : Architecture et SDK

eCopy ShareScan Architecture

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Services Manager (Server Component)

Bates

Encryption

Connector(1)Connector(1)ShareScan

Manager

AdminConsole

Connector(n)

DocumentServices

3rd-PartyApplication

XML Request XML Response

Doc. GenerationRequest

ScanStation/PCBased Client

Services Manager(Server Component)

Client (XML Forms)

Common Storage Area

Audit Trail FilesDSV, 1 file per Client

Document Tracking,UnencryptedPDF

ConnectorProfiles,XML File

XML Request

XML Response

Canon MEAPClient

Ricoh ESAClient

eCopy Process Flow

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Place your document

Authentication

Preview

Document Service:

•Index / Classify•Zonal OCR

•Forms recognition•Image Clean-up

Quick Connect

Send/Store Document

Redirect

Progress Dialog

eCopyServices

ID Services Protocol

Document ServicesSDK

ConnectorSDK

Data Publishing

eCopy SDKs

• Desktop Connector SDK– Build custom connectors to integrate

with external applications

• ShareScan Connector SDK– Build custom connectors to scan

directly into 3rd party applications

• ShareScan Document Services SDK– Integrate technologies to modify,

enhance, and classify images

eCopy ShareScan SDK

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• Complete software development environment to define and develop Applications that will run at the input device.

• Enables you to develop once and deploy on many hardware devices – Scanners and MFD’s.

• Provides integration with processes and external applications, such as Zonal OCR and document encryption.

• Allows development of bespoke connectivity to third party data repositories.

ShareScan Externalor Embedded Client

ShareScan Connector SDK Architecture

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MicrosoftWindows

MicrosoftVisual Studio

eCopy ShareScanFramework

ServicesServices

ShareScanShareScanManagerManager

NetworkStorage

Database,Workflow orEnterpriseApplication

E-mailor Fax

Document Services SDK Architecture

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ShareScan Externalor Embedded Client

MicrosoftWindows

MicrosoftVisual Studio

eCopy ShareScanFramework

ServicesServices

ShareScanShareScanManagerManager

NetworkStorage

Database,Workflow orEnterpriseApplication

E-mailor Fax

eCopy Desktop SDK

• Allows development of bespoke bi-directional connectivity to third party data repositories through eCopy Desktop

• Make use of eCopy Desktops array of mark-up tools, searchable pdf creation

• MS Visual Studio wizard gives a framework of C++ code on which to base the integration

• Allows the creation of new functionality to eCopy Desktop

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eCopy : Exemple de solution développée avec le SDK

eCopy

• Script démo 1:– Avec le connecteur standard eCopy pour SharePoint, l’utilisateur

intègre le document papier directement dans SharePoint en fonction de ses droits. Il renseigne manuellement les éléments d’indexation demandés par SharePoint.

• Script démo 2:– Un développement spécifique effectue avec le SDK permet

d’effectuer une reconnaissance de zone automatique sur le document papier, et de renseigner automatiquement les champs d’index demandés par SharePoint avant d’integrer le document dans la GED.

Compliance Storyboard“Classifying & Controlling Content at the input device”

Application Areas:

Companies wishing to:

• Prevent redistribution of valuable information including Intellectual Property (IP), Patent, Financial and Personnel information

• Achieving ISO 27001 Accreditation

• Merger & Acquisition activity

• Knowledge Management

• Records Management & Archiving using the ISO 19005 archive-compliant standard.

• Secure Collaboration Projects

• Risk Management related to company information

• Enforcing Quality Assurance procedures, such as ISO 9000 and Six Sigma

Application Scenario

• This storyboard is based around Classifying, at the input device, key business documents.

• Based upon the ISO 27001 Information Classification selected, the scanned document will be stamped and the appropriate internal controls will be applied, as per the corporate document classification policy.

• An end user is presented with the Classification options that are mapped to their role, and authority, within a company. For example, the CFO may have access to a wider range of classification options than those presented to the Office Clerk.

• This has a five-tier classification model.

Authenticating

The User is required to authenticate to the network,using Windows or biometric authentication . This action is recorded and logged..

The User is presented with the options applicable to their Role and level of authority within the company.

The selected Classification “Top Secret” is embedded in the document, and the appropriate business controls enforced.

Intelligent Document Routing will initiate the selected business process, generating an audit trail.

You can enforce your Corporate security policies at the input device. In this example, the end user MUST select a Policy.

Classification “Top Secret” requires encryption and routes a second archive copy to the Records Management system.

Controlled Functionality

When a document is classified as “Top Secret”, the User cannot print or edit the controlled document..

Information can also be protected before it’s distributed externally

eCopy can interface with Corporate email systems

From the device, an email can be created and sent.. a copy could be also sent to the Head of Compliance

Audit Trail

• A detailed Audit Trail is recorded and can be integrated with existing management and reporting tools, such as Business Objects, SAS and Actuate. The Audit Trail can also be stored within the Records Management system, with the archived documents.

Mailroom Storyboard“Improving business efficiencies by repurposing data from scanned documents, and executing the appropriate Microsoft business process”

Solution Scenario

• Dynamic processing of a batch of documents. Re-creating the content from the scanned documents, turning the paper into data.

• The re-created content will be stored within Microsoft SharePoint and a number of key workflows will be initiated, based upon the document type, and content identified.

• A comprehensive audit trail is created from the input device – scanner or MFP, to the various destinations within Microsoft SharePoint.

• This storyboard highlights a solutions-based integration with many Microsoft products and solutions.

The User is required to authenticate to Microsoft SharePoint. This action is recorded and logged..

The User is presented with the options applicable to the business processes they have access to.

Scann of a batch of three documents – a notification of change of address; an invoice which needs approval; and a new financial instruction.

eCopy has generated a complete audit trail of the business process executed.

In this example, the information is analyzed by EMC Captiva InputAccel and dispersed to three different Microsoft SharePoint Sites – Accounts, Customer Services and HR…

The invoice has returned to “meaningful” data which now forms a Microsoft-based workflow. The “Invoice Approval” employee receives an automated email advising that a new Invoice needs approval before payment can be made.. The email link will take them directly into SharePoint to commence the approval process…

The static information on the Invoice is

automatically recreated and imported into

SharePoint

The “Account Approval” User can view the data

which is now in a searchable PDF format.

The “approval” process requires the user to approve the expenditure. An InfoPath form is generated as an XML rendition of the created PDF

and is accepted by applying a digital signature to the

Microsoft InfoPath form.

Approval completed and

business applications

updated.

The Direct Debit document is

automatically analyzed and the data extracted

into the finance application.

A task is generated to process the

Change of Address document

The User accepts the Change of

Address using an InfoPath form.