effective team leadership - · pdf file12/22/2016 1 1 effective team leadership supervisory...
Post on 07-Feb-2018
224 Views
Preview:
TRANSCRIPT
12/22/2016 1 12/22/2016 1 12/22/2016 1
EFFECTIVE TEAM LEADERSHIP
SUPERVISORY DEVELOPMENT PROGRAM
BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN RI
PPM MANAJE
MEN
SASARAN PELATIHAN
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat :
1.Mengembangkan gaya kepemimpinan performance
leadership untuk meningkatkan kinerja individu / team
secara optimal
2.Melaksanakan komunikasi yang terbuka menyangkut kinerja
(kompetensi dan komitmen) bawahan sehingga menjadi
pribadi yang mandiri
PPM MANAJE
MEN
Ciri-ciri pemimpin masa depan
Identifikasi tingkat perkembangan bawahan
Keterampilan komunikasi dalam meningkatkan kinerja bawahan
Rencana tindakan pengembangan gaya kepemimpinan individu
POKOK BAHASAN
PPM MANAJE
MEN
PENGERTIAN KEPEMIMPINAN
Suatu proses untuk mempengaruhi
perilaku individu atau kelompok
untuk mencapai sasaran individu
dan sasaran organisasi (Paul Hersey & Kenneth Blanchard)
PPM MANAJE
MEN
PEMIMPIN YANG SUKSES
Fokus pada hasil. Sasaran tercapai dan tugas dilakukan dengan benar, hasil jangka pendek
Supervisi ketat
1
2
PPM MANAJE
MEN
PEMIMPIN YANG EFEKTIF
Fokus pada pemeliharaan dan peningkatan hasil jangka panjang Mengembangkan komitmen bawahan pada sasaran dan tugas karena menyadari kepentingannya Perasaan bawahan positif, saling percaya dan saling menghargai.
2
1
3
PPM MANAJE
MEN
PEMIMPIN SUKSES DAN EFEKTIF
1. Perilaku, kinerja dan hasil positif 2. Sikap, perasaan dan komitmen positif 3. Berlangsung jangka panjang
KARYAWAN BIASA MENCAPAI HASIL YANG LUAR BIASA……!!!!
PPM MANAJE
MEN
Pembahasan Kasus PT Bahan Pangan Lezat
DISKUSI KELOMPOK
PPM MANAJE
MEN
TIDAK ADA GAYA KEPEMIMPINAN YANG PALING BAIK
Tergantung situasi
Bawahan yang berbeda
Bawahan sama tugas dan
sasaran berbeda
1
2
3
PPM MANAJE
MEN
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEPEMIMPINAN
a. SASARAN/TUGAS Batas waktu Pentingnya dan prioritas Kesulitan/kompleksitas Kekhususan tugas (baru, pernah dilakukan, dll)
b. ORGANISASI Budaya organisasi Stabilitas/tingkat perubahan Ekspektasi terhadap pemimpin
c. PRIBADI PEMIMPIN Competence Commitment
1
2
3
PPM MANAJE
MEN
1. Komunikasi terbuka mengenai kinerja dan perkembangan bawahan
2. Persetujuan bersama guna pencapaian sasaran/tujuan 3. Pembinaan agar ada kaitan antara sasaran individu dan sasaran
organisasi
1. Menggunakan berbagai macam gaya kepemimpinan bagi pengembangan
2. Penyesuaian gaya kepemimpinan dengan tingkat perkembangan (fleksibel dan efektif)
1. Identifikasi karakteristik dan kebutuhan pada setiap level perkembangan
2. Diagnosa kinerja competence dan commitment untuk menentukan bentuk pengarahan dan dukungan
KETERAMPILAN DASAR KEPEMIMPINAN SITUASIONAL
DIAGNOSA
FLEKSIBILITAS
MITRA PENGEMBANG
KINERJA PPM MANAJE
MEN
DIAGNOSA
PPM MANAJE
MEN
DIAGNOSA
Kemampuan dan kemauan melihat situasi dan menilai tingkat perkembangan seseorang Tujuan: Untuk menentukan gaya kepemimpinan yang sesuai untuk pencapaian sasaran atau pelaksanaan pekerjaan tertentu
PPM MANAJE
MEN
LEVEL PERKEMBANGAN DIPENGARUHI
Competency
Commitment
1
2
PPM MANAJE
MEN
COMPETENCY
Pengetahuan dan keterampilan dasar yang ditunjukkan oleh
seseorang untuk pencapaian sasaran atau pelaksanaan tugas
tertentu yang membutuhkan waktu tertentu
Competency dipengaruhi oleh : Pendidikan,Pengalaman, dan Latihan (training, pembinaan/coaching, dll).
PPM MANAJE
MEN
COMMITMENT
Motivasi dan keyakinan diri dalam melakukan
tugas atau pencapaian sasaran tertentu
Merupakan sikap yang bisa dilihat dari perilaku
1
2
PPM MANAJE
MEN
COMPETENCY tinggi
COMPETENCY sedang-tinggi
COMPETENCY rendah-sedang
COMPETENCY rendah
COMMITMENT tinggi
COMMITMENT bervariasi
COMMITMENT rendah
COMMITMENT tinggi
D4 D3 D2 D1
TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN
Pekerja mampu dan percaya diri
Pekerja yang mampu namun hati-
hati
Pembelajar yang kecewa
Pemula yang semangat
PPM MANAJE
MEN
Diagnosa Bawahan
GAMES KARTU
PPM MANAJE
MEN
TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN
D4 D3 D2 D1
competency
PPM MANAJE
MEN
KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN
D1. PEMULA YANG BERSEMANGAT
Penghargaan akan semangat dan keterampilan Sasaran dan peran yang jelas Standar kinerja Batas waktu Prioritas Informasi mengenai kinerja Rencana tindakan/action plan pengarahan yang spesifik Hubungan dan batasan
PPM MANAJE
MEN
KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN
D1. PEMULA YANG BERSEMANGAT Info tentang sasaran, tugas dan organisasi Peranan tidak tertulis dan iklim/politik di lingkungan organisasi Langkah-langkah untuk mempelajari keterampilan baru Pelatihan langsung diberitahu cara pelaksanaan dan demonstrasi Contoh bagaimana orang lain mencapai sasaran dan melaksanakan tugas Kesempatan latihan Umpan balik atas hasil Pemecahan masalah
PPM MANAJE
MEN
KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN
D2. PEMBELAJAR YANG KECEWA Sasaran yang jelas
Umpan balik yang sering
Informasi prestasi/kemajuan kerja
Bantuan analisis keberhasilan dan kegagalan
Rasa aman apabila membuat kesalahan
Penjelasan mengapa sasaran/tugas itu penting dan bagaimana
melaksanakannya
PPM MANAJE
MEN
KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN
D2. PEMBELAJAR YANG KECEWA
Peluang untuk mendiskusikan, mempertimbangkan dan membagi
perasaan
Keterlibatan dan pengambilan keputusan
Dorongan
Nasihat, langkah atau alternatif kegiatan
Coaching untuk membangun atau meningkatkan keterampilan
PPM MANAJE
MEN
KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN
D3. PEKERJA YANG MAMPU TAPI HATI-HATI
Coach/mentor yang mudah didekati
Peluang menguji ide-ide
Peluang untuk menyatakan pertimbangan dan membagi perasaan
Dukungan dan dorongan untuk mengembangkan keterampilan dan
memecahkan masalah-masalah individual
PPM MANAJE
MEN
KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN
D3. PEKERJA YANG MAMPU TAPI HATI-HATI
Membangun rasa percaya diri dengan melihat pengalaman dan
keterampilan
Pujian dan penghargaan akan kompetensi dan kinerja
Meyakinkan hambatan pencapaian sasaran
Merangsang untuk memulai pekerjaan dan mengatasi penundaan
PPM MANAJE
MEN
KEBUTUHAN BAWAHAN BERDASARKAN TINGKAT PERKEMBANGAN
D4. PEKERJA YANG MAMPU DAN PERCAYA DIRI
Keragaman dan tantangan pekerjaan
Pemimpin sebagai mentor dan rekan
Pengakuan atas kontribusi
Otonomi dan wewenang
Trust
Peluang untuk membagi pengetahuan dan keterampilan dengan orang lain
PPM MANAJE
MEN
Manajer yang Piawai
LATIHAN
PPM MANAJE
MEN
4 TINGKAT PERKEMBANGAN BAWAHAN
D1
Kompetensi rendah Komitmen tinggi
D2 Kompetensi rendah-
sedang Komitmen rendah
D3 Kompetensi sedang-
tinggi Komitmen bervariasi
D4 Kompetensi tinggi Komitmen tinggi
PEMULA YANG BERSEMANGAT
• Baru dalam tugas/sasaran; belum pengalaman
• Ingin belajar , mau mendapat pengarahan
• Semangat, optimis, bergairah
• Pengalaman terbatas, melakukan kesalahan
• Percaya diri berdasarkan harapan tapi bukan realitas
PEMBELAJAR YG KECEWA
• Punya pengetahuan dan keterampilan tapi belum ahli
• Frustasi mungkin ingin keluar
• Kurang semangat, bingung, kecil hati
• Berkembang dan belajar, butuh dukungan sebagai bagian dari proses belajar
• Kurang bisa diandalkan, tidak konsisten
PEKERJA YANG MAMPU TAPI BERHATI-HATI
• Mampu mandiri tapi butuh peluang dari atasan untuk menggunakan ide-ide dari orang lain
• Kadang-kadang ragu-ragu, tidak yakin, tentatif
• Tidak selalu percaya diri, kritis terhadap diri sendiri dan butuh bantuan untuk mampu melihat keterampilan secara objective
• Mungkin bisa jenuh dengan tugas atau sasaran
• Memberi kontribusi yang produktif
PEKERJA YANG MAMPU DAN PERCAYA DIRI
• Dikenal orang lain sebagai expert (ahli)
• Kompeten dan percaya diri
• Percaya pada kemampuan untuk bekerja secara individu
• Bisa mengendalikan diri/orang lain
• Proaktif, dapat diminta bekerja dengan beban tinggi
PPM MANAJE
MEN
12/22/2016 32 12/22/2016 32 12/22/2016 32
GAYA KEPEMIMPINAN DAN FLEKSIBILITAS
PPM MANAJE
MEN
GAYA KEPEMIMPINAN Adalah pola perilaku dan tindakan yang
ditunjukkan seseorang dalam rangka
mempengaruhi individu/kelompok untuk
mencapai sasaran/tujuan tertentu, dalam
periode waktu tertentu
PPM MANAJE
MEN
FLEKSIBILITAS
Adalah kemampuan untuk
menggunakan berbagai gaya
kepemimpinan dengan leluasa
PPM MANAJE
MEN
DUA MACAM PERILAKU KEPEMIMPINAN
DIRECTIVE
(Pengarahan)
SUPPORTIVE (Dukungan)
Menetapkan sasaran dan menjelaskan apa yang diharapkan
Memberi instruksi dan memperlihatkan cara, bagaimana dan bilamana pelaksanaannya
Supervisi ketat, memonitor dan menilai kinerja
Kata kunci Menciptakan struktur, mengorganisir, mengajar,
mensupervisi, menilai
Terlibat dalam komunikasi dua arah Mendengarkan dan mendukung Melibatkan dalam pengambilan keputusan Mendorong dan memfasilitasi pemecahan
masalah secara mandiri Kata kunci Minta input, mendengarkan, memfasilitasi,
memecahkan masalah, menjelaskan, mengajar, mendorong
PPM MANAJE
MEN
GAYA KEPEMIMPINAN Tinggi
Rendah Tinggi
Perilaku Pemimpinan • Menanyakan/mendengarkan • Memberi keyakinan • Fasilitas pemecahan masalah mandiri • Kerjasama • Umpan balik yang mendorong PENGARAHAN RENDAH DUKUNGAN TINGGI Mari Bicara – D3 Memutuskan
Perilaku Pemimpin •Menggali/bertanya
•Menjelaskan •Memberi Umpan balik
•Mendorong •Memuji
PENGARAHAN RENDAH DUKUNGAN RENDAH
D4 Memutuskan
PENGARAHAN TINGGI DUKUNGAN RENDAH
Pemimpin Mengarahkan
PENGARAHAN
D U K U N G A N
PENGARAHAN TINGGI DUKUNGAN TINGGI
Mari membicarakan – Pemimpin
Ambil keputusan
Perilaku Pemimpin •Percaya, Membiarkan
•Konfirmasi •Pemberdayaan
•Menguatkan •Menghargai •Menantang
Perilaku Pemimpin •Merumuskan •Merencanakan •Orientasi •Mengajar/memberi intruksi •Memonitor •Memberi umpan balik
Untuk Keempat Gaya •Tentukan sasaran dan apa yang diharapkan dengan jelas
•Amati dan monitor kinerja •Memberi umpan balik PPM MANAJE
MEN
GAYA S1 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D1
KEBUTUHAN D1
• Mendapatkan penghargaan atas semangat dan kemauan untuk belajar
• Kejelasan sasaran dan peran • Kejelasan standar kinerja • Informasi batas waktu • Informasi/data kinerja
• Arahan dalam menyusun rencana tindakan yang
spesifik (5 W + 1H) • Informasi batasan/policy dan hubungan/relation • Informasi tentang peraturan tak tertulis dan iklim
dalam organisasi
PERILAKU S1
• Memberikan penghargaan atas semangat dan kemauan untuk belajar
• Merumuskan sasaran, batas waktu, dan prioritas
• Mengarahkan penyusunan rencana tindakan dan pemecahan masalah
• Mengorganisasikan, membagi informasi dan sumber daya
Cont.. PPM MANAJE
MEN
GAYA S1 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D1
KEBUTUHAN D1
• Kesempatan untuk belajar keterampilan baru, langkah demi langkah
• Mendapatkan pelatihan langsung (OJT), ditunjukkan dan diperlihatkan bagaimana cara kerjanya
• Mendapat contoh kongkrit tentang bagaimana orang lain menyelesaikan pekerjaan
• Peluang untuk mengikuti pelatihan • Mendapat arahan dalam proses pemecahan
masalah
• Mendapatkan umpan balik atas hasil
PERILAKU S1
• Mengembangkan rencana belajar dan melatih penerapan keterampilan baru
• Mengajar dan menunjukkan cara kerja • Memberi contoh bagaimana standar kinerja yang
baik • Mengecek dan menentukan proses belajar
• Memberikan umpan balik
Cont..
PPM MANAJE
MEN
KEBUTUHAN D2
• Mendapatkan pujian atas kemampuan yang sudah dimiliki
• Kejelasan sasaran • Mendapatkan arahan tentang pentingnya sasaran/tugas
• Mendapatkan masukan atas keberhasilan dan kegagalan; dan diyakinkan apa saja kesalahan yang masih dalam batas toleransi
• Mendapatkan umpan balik • Mendapat kesempatan untuk mendiskusikan keluhan dan
berbagi perasaan • Mendapatkan nasehat dan saran langkah lanjutan • Mendapatkan dukungan
PERILAKU S2
• Memberikan pandangan tentang kemajuan yang dibuat • Menjelaskan mengapa (tentang apa dan bagaimana)
• Melibatkan individu dalam penetapan sasaran dan action
plan tetapi keputusan terakhir di tangan pemimpin
• Membantu individu menganalisa keberhasilan dan kegagalan dan mempertimbangkan alternatif-alternatif
• Mendengarkan keluhan dan ide individu
GAYA S2 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D2
Cont.. PPM MANAJE
MEN
KEBUTUHAN D2
• Dilibatkan dalam proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
• Coaching untuk membangun dan menyempurnakan keterampilan
PERILAKU S2
• Melibatkan individu dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
• Memberi nasehat dan ide-ide membagi contoh-contoh dari pekerjaan orang lain
• Memberi info, sumber daya dan coaching untuk kelanjutan membangun dan menyempurnakan keterampilan
• Mendorong, sering memberi umpan balik dan memuji untuk membangun competence
GAYA S2 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D2
Cont..
PPM MANAJE
MEN
KEBUTUHAN D3 • Mentor atau coach yang dapat didekati • Mendapat peluang untuk menguji ide-ide • Mendapat peluang untuk mengekspresikan keluhan atau
membagi perasaan • Mendapat dukungan dan dorongan untuk
mengembangkan keterampilan, pemecahan masalah yang mandiri
• Mendapat bantuan untuk melihat secara obyektif pada pengalaman dan keterampilan sehingga membangun kepercayaan diri
• Mendapat pujian dan penghargaan atas kompetensi dan kinerja yang tinggi
• Mendapatkan dukungan untuk meminimalkan hambatan terhadap pencapaian sasaran
PERILAKU S3
• Mendorong individu mampu menetapkan sasaran action plan dan pemecahan masalah
• Mengajukan pertanyaan mendengarkan keluhan dan berfungsi sebagai rekan penimbang
• Memfasilitasi pemecahan masalah secara mandiri dan evaluasi
• Bertanya; apa yang bisa saya bantu • Membagi pengalaman dan kerja sama bila diminta • Memberi support, keyakinan dan keberanian dan memuji
competence dan membangun commitment • Refleksi keberhasilan yang lampau dan keterampilan
untuk membangun kepercayaan diri • Menyarankan jalan untuk membuat sasaran lebih
menarik dan menantang bila motivasi sedang rendah • Menghilangkan hambatan atau pencapaian sasaran
GAYA S3 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D3
PPM MANAJE
MEN
KEBUTUHAN D4
• Mendapatkan keragaman dan tantangan • Pemimpin lebih berfungsi sebagai mentor dan mitra
kerja dari pada manajer • Mendapat penghargaan atas kontribusi yang diberikan • Mendapat wewenang • Mendapatkan trust • Mendapat peluang untuk membagi pengalaman,
pengetahuan dan keterampilan dengan orang lain
PERILAKU S4
• Mengharapkan individu menangani dan memberi informasi tentang perkembangan
• Mengharapkan individu mengambil tanggung jawab untuk penetapan sasaran, action plan dan pengambilan keputusan
• Percaya pada judgement individu • Mengharapkan individu menilai pekerjaan sendiri dan inovasi
terus menerus • Mendorong individu untuk menantang dirinya sendiri untuk
mencapai tingkat kinerja yang lebih tinggi • Memberi peluang untuk membagi pengetahuan dan
keterampilan, menjadi mentor dan mengajarkan orang lain • Menghargai, menilai baik dan memberi imbalan atas
kontribusi • Memberi sumber daya tambahan bila diperlukan
GAYA S4 UNTUK TINGKAT PERKEMBANGAN D4
PPM MANAJE
MEN
12/22/2016 43 12/22/2016 43 12/22/2016 43
PERTEMUAN TATAP MUKA PENGEMBANGAN KINERJA
PPM MANAJE
MEN
PERTEMUAN TATAP MUKA (ONE ON ONE MEETING)
Adalah struktur komunikasi terbuka untuk memonitor dan mengembangkan kinerja Relatif pendek Pertemuan fokus pada persoalan yang
dihadapi individu
PPM MANAJE
MEN
MANFAAT ONE ON ONE MEETING
Menciptakan….: 1. komunikasi yang lebih terbuka 2. kesempatan untuk melakukan coaching dan memberi support
kepada individu 3. peluang untuk tukar menukar informasi, memberikan perhatian
pada keluhan individu dan mencari pemecahan masalah 4. kesempatan untuk mengaitkan sasaran individu dengan sasaran
organisasi 5. peluang untuk menetapkan secara periodik prioritas yang disetujui
bersama 6. keeratan hubungan pemimpin dan bawahan karena ada rasa
saling percaya PPM M
ANAJEMEN
SEBELUM PERTEMUAN
1. Tetapkan jadwal pertemuan 2. Review kemajuan atas tindakan berdasarkan pertemuan one on
one sebelumnya 3. Memilih topik yang akan dibicarakan 4. Menilai tingkat perkembangan bawahan untuk setiap sasaran
atau tugas (competence dan commitment)
5. Tentukan bentuk pengarahan dan dukungan yang dibutuhkan bawahan.
PPM MANAJE
MEN
SELAMA PERTEMUAN 1. Jelaskan sasaran pertemuan
2. Tentukan pengarahan dan dukungan yang dibutuhkan untuk tiap sasaran atau tugas
3. Diskusi dan putuskan tindakan yang perlu diambil oleh bawahan dan catat
4. Diskusikan dan putuskan tindakan yang perlu diambil pimpinan dan catat.
PPM MANAJE
MEN
SETELAH PERTEMUAN
1. Tindak lanjuti dan monitor kemajuan
2. Meninjau ulang prioritas tugas dan sasaran yang
diperlukan
3. Catat ide-ide, intensi dan pemahaman yang
timbul
4. Tulislah agenda-agenda untuk pertemuan tatap
muka yang akan datang.
PPM MANAJE
MEN
MENGATASI KETIDAKSEPAKATAN INDIVIDU
A. SEBAB-SEBAB 1. Tidak paham sasaran / tugas 2. Tidak sadar kekurangan pengetahuan / keterampilan 3. Baru mulai tugas / pekerjaan sehingga umpan balik sangat terbatas.
B. LANGKAH-LANGKAH 1. Jelaskan kembali tugas / sasaran 2. Tanya pengalaman lampau dan competence yang ditunjukkan (contoh dan lain-lain) 3. Bandingkan kinerja individu dengan orang lain 4. Bila tetap tidak sepakat, mulai dengan persepsi individu tentang tingkat
perkembangannya dalam waktu yang lebih pendek tentukan bersama kinerjanya
PPM MANAJE
MEN
PPM MANAJE
MEN
top related