efh på peab - beast
Post on 30-Nov-2021
5 Views
Preview:
TRANSCRIPT
EFH på PeabBEAst årsmöte 2010
2010-03-18
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18
Markus Nilsson0733-371176
markus.nilsson@peab.se
Klas Antoni0733-371029
klas.antoni@peab.se
1
Upplägg
• Peabs EFH-projekt– Klas Antoni
• Plattform för EFH– Markus Nilsson
• Frågor
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 2
Introduktion
• Peab AB – Börsnoterat företag– Startat 1959 av Mats och Erik Paulsson
• Verksamhet i Sverige, Norge och Finland• Verksamheten bedrivs i 10 divisioner
– 5 Byggdivisioner– 1 Nordisk Anläggningsdivision– 2 Utländska divisioner – Norge och Finland– 2 divisioner för övrig verksamhet – Industri och Byggsystem
• Omsättning ca 35 miljarder år 2009• Antal anställda ca 13 000 år 2009
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 3
Förutsättningar
• Fakturaintensiv bransch• Status för Peab i mars 2010
– Fler än 1 300 000 leverantörsfakturor/år i Sverige– Fler än 30 000 aktiva leverantörsinstanser– Fler än 5 000 aktiva projekt per år
• Två workflow-system för hantering av fakturaattester• Tre ekonomisystem
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 4
Varför elektronisk fakturahantering?
• Effektivisera processer• Sänka kostnader för administration• Minimera antalet felaktiga fakturor• Ta kontroll över strategiskt viktig information• Förstärka intern kontroll• Marknadsmognad• Mindre miljöpåverkan
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 5
Kanalstrategi
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18
PIA
EFHeBuild
Scanning
Leverantörer
6
Peabs projekt för införande av EFH
• Förstudie som grund för beslut i koncernledning– Beslut om projekt för införande av EFH under hösten 2008
• Starka sponsorer för projektet• Tydligt projektdirektiv• Projektorganisation med en projektledare och flera
delprojektledare• Tvärfunktionell bemanning
– Ekonomi– Inköp– IT– Konsulter
• Samverkan och integration helt centralt
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 7
Projektorganisation
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18
Referensgrupp EkonomiSamverkansgruppEkonomi, Inköp, IT
Projektledning
Plattform ochIntegration e-Process Anslutning Förändrings-
hantering
StyrgruppEkonomi, Inköp, IT
Konsult ftg
8
Fakturaväxel eller egen lösning?
• Kontroll– Affärslogik– Meddelandeinnehåll– Format– Flöden
• Kunskap• Resurser
– Egen personal– Konsulter
• Kostnader– Kort sikt– Lång sikt
• Integrationer mot övriga system• Anslutningshastighet
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18
Egen lösning -BizTalk Server
9
Leverantörsanalys
Mätperiod oktober 2007 – september 2008 i Peab Sverige AB-koncernen
• Totalt antal fakturor : 936 500 st
• Antal leverantörer: 29 360 st
• Antal leverantörer med <10 fakturor per år: 21 083 st (ca 72%)
• Antal leverantörer med <=4 fakturor per år: 16 906 st (ca 55%)
• 2300 leverantörer (ca 8%) står för 80% av totala fakturavolymen
• 210 leverantörer (ca 0,7%) står för 50% av totala fakturavolymen
• 150 leverantörer står för 46% av totala fakturavolymen och fördelningen av dessa är enligt följande:
– Externa (exkl. PIA) ca 235 500 – Externa (PIA leverantörer) ca 116 300– Interna (exkl. PIA) ca 47 000– Interna (PIA leverantörer) ca 30 800
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 10
Fokus för projektet
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 11
Antal Leverantörer Antal fakturor
Andel av total
Marginal-ökning
50 313 604 33%
100 383 060 41% +8%
150 429 605 46% +5%
200 463 242 49% +3%
250 489 089 52% +3%
300 509 686 54% +2%
Utmaningar
• Förändringsovilja i organisationen• Att över tid klara av att hålla fokus i projektet• Trampa upp nya stiger i koncernen• Strategiskt ansluta i ”rätt” format• Successiv övergång från ”ekonomifabrik” till ”kontroll och
övervakning”• Brygga mellan projekt och drift/förvaltning
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 12
Lärdomar
• Förändra processer tar tid• Ofta vi själva som är ett hinder för snabb anslutning• Förändringshantering väldigt viktig
– Kommunikation– Personalfrågor
• Förankring högt upp i organisationen nödvändigt• Var tydlig när målet för införandet sätts – vad ska
prioriteras?– Kvalitet– Kvantitet
• Håll blicken vid horisonten
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 13
Resultat
• En fantastisk kunskapshöjning rörande EFH• En stabil och långsiktigt hållbar plattform• Bra förutsättningar för att gå in en intensiv anslutningsfas• Bra förutsättningar för kommande integrationsprojekt• Färre fel på fakturor• Lägre kostnader
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 14
Plattform för EFH
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 15
Förutsättningar / Krav
• Validera inkommande och utgående fakturor (affärsregler)
• Möjlighet till flera fakturautställare och fakturamottagare• Arkivering av inkommande fakturor• Möjlighet att både kunna skicka och ta emot fakturor i
olika format• Säker kommunikation• Stödja branschens vanligaste transportsätten• Hantera bilagor i både kund- och leverantörsflödet• Ta emot fakturor ifrån fakturaportal• Uppföljning av transaktioner och innehåll
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 16
Lösning
• Biztalk Server 2009– Standard
• Regelverk• EDIFact• XML• Transformering• Arkivering• Kommunikation (AS2, FTP, FIL, etc.)
– Anpassningar• Bilagehantering
• ISA– Säker kommunikation
• Reporting Services– Transaktionsstatistik– Fakturarapporter
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 17
Leverantörsflöde
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 18
Kundflöde
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 19
Uppföljning
• Transaktionsstatistik– Statistik för både kund- och leverantörsfakturor
• Affärsregelfel (Uppdelad per typ av fel)• Systemfel (Uppdelad per typ av fel)
• Fakturarapporter– Möjlighet att granska kund- och leverantörsfakturorna i
originalformat innan transformering är gjord– Möjlighet att granska format mot IP och Opto– Felinformation (Affärsregelfel, och systemfel)– Transaktionsinformation (Tidsstämpel, status, etc.)– Fakturainformation (Utställare- och mottagarinformation,
fakturabelopp, etc.)
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 20
Flöde inuti BizTalk
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 21
Frågor
EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 22
Markus Nilsson0733-371176
markus.nilsson@peab.se
Klas Antoni0733-371029
klas.antoni@peab.se
top related