email là gì ? 5 bí quyết giúp bạn giao tiếp email hiệu quả nhất
Post on 07-Jul-2015
450 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
KIẾN KIẾN THỨC THỨC CẦN CẦN BIẾTBIẾT
1 Email là gì?
Tầm quan trọng của giao tiếp email?2
Bố cục một email? 3
4
Các lưu ý trong giao tiếp Email5
Các lỗi thường gặp trong giao tiếp Email?
Email là gì???
Email = Electronic Mail( THƯ ĐIỆN TỬ)
TRAO ĐỔI
THÔNG TIN
CHỦ YẾU
Thời đại INTERNET
1.
Tại sao cần chú ý khi giao tiếp qua email
Thể hiện sự tôn
trọng với người nhận
Thể hiện tính
chuyên nghiệp
Thể hiện văn hóa
người gửi, và văn hóa
công ty (nếu có)
3. BỐ CỤC MỘT EMAIL
Giao diện gửi thư của Gmail
Chủ đề, tiêu đềChủ đề, tiêu đềPhần chào
hỏiPhần chào
hỏi
Nội dungNội dung
File đính kèm
File đính kèm
Kết thúcKết thúc
Chữ kýChữ ký
CHÚ Ý
CHÚ ÝCc (Carbon copy): chứa địa chỉ email người nhận bản copy, nội dung của email có liên quan đến người này Địa chỉ email của những người nhận trong To và Cc sẽ hiển thị trong tất cả email bản chính và bản copy. Tức là một người nhận sẽ biết được những ai (nằm trong To và Cc) cũng nhận được email này
Cc (Carbon copy): chứa địa chỉ email người nhận bản copy, nội dung của email có liên quan đến người này Địa chỉ email của những người nhận trong To và Cc sẽ hiển thị trong tất cả email bản chính và bản copy. Tức là một người nhận sẽ biết được những ai (nằm trong To và Cc) cũng nhận được email này
Bcc (Blind Carbon copy): chứa địa chỉ email người nhận bản copy, tuy nhiên địa chỉ email của người này sẽ không hiển thị trong những email gửi cho những người nhận khác.
Bcc (Blind Carbon copy): chứa địa chỉ email người nhận bản copy, tuy nhiên địa chỉ email của người này sẽ không hiển thị trong những email gửi cho những người nhận khác.
To: chứa địa chỉ email người nhận bản chính, nội dung của email đề cập trực tiếp đến người này (cách
xưng hô trong email)
To: chứa địa chỉ email người nhận bản chính, nội dung của email đề cập trực tiếp đến người này (cách
xưng hô trong email)
4. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG GIAO TIẾP EMAIL
ĐỊA CHỈ EMAIL “ BẤT BÌNH THƯỜNG”
bethichyeu@....com
Changtraidatinh….@.. com
Girlsanhdieutrieutrieuanhtheo@… com
Dunghoivisaoanhyeuem88@...com
CHÚ Ý: ĐỊA CHỈ EMAIL LÀ QUYỀN CÁ NHÂN, TUY NHIÊN NẾU EMAIL KHÔNG CHỈ DÙNG CHO MỤC ĐÍCH GIAO TIẾP VỚI NGƯỜI THÂN, BẠN BÈ MÀ GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC , ĐÂY LẠI LÀ VẤN ĐỀ KHÁC
4.1. LỖI VỀ HÌNH THỨC
TIÊU ĐỀ, CHỦ ĐỀ THƯ
KHÔNG tiêu đề VIẾT phần NỘI DUNG vào phần TIÊU ĐỀ
Tiêu đề KHÔNG TƯƠNG THÍCH Tiêu đề KHÔNG RÕ RÀNG
NỘI DUNG THƯ, CHỮ KÝ
KHÔNG thưa gửi
KHÔNG VIẾT
HOA đầu dòng
SAI chính tả
KHÔNG CÓ chữ ký mặc định hoặc chữ ký
KHÔNG ĐỦ thông tin liên hệ
KHÔNG ngắt cách rõ ràng
MAIL KHÔNG
KẾT CẤU
4.2. CÁC LỖI KHÁC
Dung lượng file quá lớn
Tên file Tiếng Việt không tải xuống
được
Quá nhiều file đính kèm mà không nén lại
Không phân biệt được TO, CC, BCC
Gửi nhầm thư, nhầm người
?
Thư quá dài dòng
VÀ CÒN…….VÔ VÀN
CÁC LỖI SAI KHÁC NHAU
TẠI SAO?
THÁI ĐỘNgười gửi quyết
định phần lớn trong quá trình giao tiếp
5. MỘT SỐ LƯU Ý KHI GIAO TIẾP QUA EMAIL
Khởi đầu ngày mới : “ Check mail”
Để giúp bạn nắm bắt được kịp thời những thông tin, giải quyết công việc, trả lời đối tác … hãy xây dựng thói quen check email hàng ngày ít nhất là một lần vào buổi sáng.
Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được
Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao. Không nên trả lời email quá 24 giờ, như vậy là quá chậm trễ. Bạn cũng có thể thiết lập cài đặt tự động trả lời thư nếu thấy cần thiết
Hãy kiểm tra lại Email trước khi bấm vào Send
Sau khi soạn thảo xong một Email, hãy giành thời gian để kiểm tra lại email của mình trước khi gửi tránh các thiệt hại đáng tiếc cũng như hiểu nhầm của đối tác: + Kiểm tra bố cục tổng thể của Email + Kiểm tra lỗi chính tả + Kiểm tra các lỗi hình thức + Kiểm tra các nội dung thừa do cắt dán trong lúc soạn email + Kiểm tra file đinh kèm : Tên, dung lượng, nội dung file.+ Đặc biệt kiểm tra địa chỉ của người nhận.
Lời khuyên: Kiểm tra, kiểm tra và kiểm tra…
Hãy tạo chữ ký cho email
Việc tạo chữ ký cho e-mail là bắt buộc đối với một số công ty. Một số khác không bắt buộc nhưng việc bạn tạo chữ ký cho e-mail thể hiện tính chuyên nghiệp và chu đáo trong công việc. Một chữ ký e-mail thông thường bao gồm các thông tin như tên-họ, chức vụ, phòng ban trực thuộc, thông tin liên lạc như e-mail, số điện thoại, v.v Những thông tin trên sẽ rất hữu ích khi bạn gửi đến một người mà bạn chưa quen biết hay trong những tình huống cần phải liên lạc gấp.Lời khuyên: Việc tạo chữ ký e-mail không quá khó, hãy tạo ngay cho mình 1 chữ ký e-mail nhé.
Họ và tên () | vị tríĐiện thoại | Mail | Website công tyTên công ty | Số điện thoại công ty
E-mail rất tiện lợi và hữu dụng. Tuy nhiên trong một số trường hợp bạn cần cân nhắc xem có nên sử dụng e-mail hay không. Vì ngoài e-mail có rất nhiều phương tiện khác để giao tiếp hay hỗ trợ giao tiếp như gặp nhau để nói chuyện, điện thoại, chat, etc. Mỗi phương thức có thế mạnh riêng tùy vào ngữ cảnh giao tiếp. Về cơ bản, e-mail thích hợp cho những nội dung mang tính văn bản, tham khảo và trang trọng. Những nội dung cần trao đổi gấp hay ít trang trọng hơn có thể chọn gặp mặt trực tiếp hay điện thoại để trao đổi.
Lời khuyên: Chỉ sử dụng e-mail khi bạn thật sự cần phải giao tiếp bằng e-mail.
HÃY ĐẶT BẢN THÂN LÀ NGƯỜI ĐƯỢC NHẬN EMAIL VÀ GIAO TIẾP
EMAIL VỚI THÁI ĐỘ TỐT NHẤT
Freedom for Creativeness
01697 099 060
lethuyhang93@gmail.com
Meou Hang ( facebook.com/Meou Hang )
hanglethuy.blogspot.com/
Everything for me: About.me/meou_hang
top related