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EMPRESAS VILLANUEVA
Emisión de CFD en
Estación
Facturación Electrónica ControlGas
Sistemas
01/01/2011
El documento le guiara en la creación de un CFD para el público en general en los distintos efectos
contables, y en las distintas circunstancias.
Documentación Elaborada por Ing. Luis Sebastian Olvera Trejo
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
Facturación Electrónica
Comprobante Fiscal Digital
1.- Requisitos para generar un CFD (Factura Electrónica) en la estación.
-Alta de Clientes
- Modificar Clientes Existentes
-Clientes Existentes
2.-Generar CFD en Oficina
3.-Generar CFD en Isla
4.-Reimpresion de CFD generado en Isla
5.-Cambio de Factura-Ticket por Errores en datos
6.-Numero de Cliente
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
1.-Requisitos para generar un CFD (Factura electrónica) en la Estación
El cliente deberá haber consumido en nuestro establecimiento para poder generar
un CFD debido a que al generar estos se cargan a nuestra contabilidad afectando nuestros
ingresos a comprobar.
Dentro del Catalogo de Clientes del Sistema debe existir el Cliente el cual debe
tener todos sus datos correctos para evitar error al momento de generar el CDF, poner
especial atención en el RFC ya que estos son enviados al SAT para validación.
Es recomendable que el cliente nos indique un correo al cual le llegara el CFD
generado, el no tener correo no es impedimento para generar el CFD ya que hacerlo es
una obligación que tenemos con el cliente.
� Alta de Clientes
Para dar de Alta un Cliente en la Estación debemos abrir el catalogo de
clientes el cual se puede tener acceso de dos formas.
Desde ventana de Facturación (Predeterminado)
Seleccionamos Agregar Factura y todos los campos de inicio como
son moneda(pesos) Efecto Contable (Facturación de Contado) al llegar a la
opción de Cliente si el cliente no existe le damos click al Botón
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
Nuevo el cual nos mostrara la ventana de Catalogo de
Clientes.
Desde Opción de Menú Principal
Le mostrarla la siguiente imagen en la cual hay que llenar los datos con especial cuidado
ya que estos son los que nos servirán para generar los CFD futuros, y nos permitirá brindar
un servicio mucho mejor al emitir los comprobantes al cliente.
Ventana de Catalogo de Clientes
Al llenar todo los datos solo confirmamos la grabación de los datos del cliente en el
sistema oprimiendo la palomita que se nos puso de color verde cerramos la
ventana de catalogo de clientes y nos enviara los datos a la factura que estamos
elaborando.
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
� Modificar Clientes Existentes
Solo podremos modificar clientes dados de alta en la misma estación por lo cual hay
que identificar si el cliente pertenece a la estación para ello debemos abrir el catalogo
de clientes desde la opción Ver-Catálogos-Clientes como lo muestra la imagen
Desde Opción de Menú Principal
Le mostrarla la siguiente imagen en la cual hay que utilizar el botón de cliente
para mostrarnos la ventana de busqueda
Ventana de Catalogo de Clientes
Al oprimir el botón de la ventana de busqueda aparece y en ella hay que
buscar al cliente que deseamos modificar, tecleando un de las distinta opciones de
busqueda recomendada la de RFC y oprimimos el boton Busca
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
Al realizar la búsqueda en los renglones de la parte de debajo de la ventana nos muestra
los resultados, hay que poner especial atención en la columna Cod EXt esta muestra un
numero con el cual identificamos en que estación esta dado de alta el cliente, esto es
importante ya que solo podemos modificar clientes dados de alta en nuestra estación.
Los clientes tengan numero de 4 dígitos pertenecen a el corporativo generalmente son
clientes de Crédito y Vales
Ejemplo de número donde X representa un numero
1XXX Corporativo (solo 4 dígitos)
1XXXXX Matriz 8 Carrera
2XXXXX Sucursal
3XXXXX Jaumave
4XXXXX Padilla
5XXXXX Tomaseño
6XXXXX La Paz
7XXXXX Eje Vial
8XXXXX 8 Ceros
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
Si el cliente pertenece a nuestra estación lo seleccionamos y oprimimos aceptar o la tecla
Enter en el teclado.
Esta acción nos mostrara la venta de Catalogo de clientes con los datos de cliente que
seleccionamos, modificamos o agregamos los datos que necesitemos y presionamos el
botón de la palomita verde y con eso queda modificado nuestro clientes
Ahora si podemos ir a la ventana de facturación y hacer la factura con el cliente que
modificamos.
En esta ventana hacemos la factura y generamos el CFD
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
� Clientes Existentes
En la ventana de la nuevo CFD que estamos elaborando oprimimos el botón
Cliente, esta acción nos mostrara la siguiente ventana en la cual
tenemos distintas opciones para buscar el cliente.
Código Externo: Es el código que el sistema asigna al cliente para un control interno, este
código nos da la posibilidad de facturar en isla es importante hacerlo del conocimiento del
cliente para facturas futuras tanto en Oficina como en isla.
R.F.C.: Es el registro de contribuyente del cliente sin espacio, guiones, u otro carácter
extraño él.
Nombre: Denominación del Cliente si es persona física será su nombre, si es persona
moral será su Razón Social.
Datos: Hace referencia a un dato del cliente domicilio, etc.
Los campos de búsqueda se pueden llenar uno a uno o varios para una búsqueda más
acertada, se recomienda buscar por Código Externo ya que solo hay uno igual en el
sistema, o por R.F.C. que sería lo más común, debido a que es único para cada cliente, y si
el cliente tuviera varios domicilios con el mismo R.F.C. saldrían todos los que pertenezcan
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
a el. Al buscar por R.F.C. podemos colocar las primeras letras del RFC y nos mostrara
varios clientes que contengan esas letras en su RFC haciendo la búsqueda mas exacta
Imagen de Búsqueda por R.F.C.
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
2.-Generar CFD en Oficina
Para generar un CFD en la Oficina debemos de abrir la ventana de Facturas de la
Barra de Menú de Sistema seleccionando el Icono de Facturas del cual se mostro el icono
en este documento, o con la Combinación de Teclas (Alt + MF).
Dicha acción nos mostrara la ventana de Facturación en la cual seleccionaremos el botón
Agregar Factura la cual nos mostrara una ventana como la siguiente imagen
Llenamos todos los campos los cuales continen el encabezado de la factura y las partidas
de la misma.
Estacion: Estacion enla que se Factura
Documento: Serie (Letra) y Folio (Numero) que Identifica la Factura.
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
Fecha : La Fecha del Día en que se elabora la Factura
Moneda: Tipo de moneda con la que indicaran los precios en la factura (PESOS)
Efecto Contable: La naturaleza de la cuenta que afectará el movimiento (Facturación de
Contado)
Vto: El Vencimiento de la Factura para su pago, en las estaciones y en Facturación de
Contado Siempre es la misma Fecha de la Factura.
Cliente: Razón Social del Cliente al que le emitimos la Factura
Nuevo: Se usa cuando el cliente no existe en la Estación
Facturado a: Cuando el cliente tiene un dato diferente en la opción cliente y se desea que
aparezca de distinta manera se teclea en este apartado el dato o razón social del cliente
Notas: Alguna anotación que deseemos hacer acerca de la factura
Tipo de Pago: (Efectivo, Cheque, Tarjeta)
Reemplazar Detalle: Se palomea la opción cuando deseamos que lo tecleado en Notas
aparezca como descripción de lo facturado (Comúnmente no se usa)
Contabilizar Factura: Siempre debe estar señalada esta opción para que las facturas
afecten la cuenta contable a la que se cargan
Pestaña Conceptos: Se agregan los datos de las partidas de la factura ejemplo:
Concepto Entidad Producto Cantidad Precio Monto Mto. c/Imp.
Productos MAGNA 1 7.60 7.60 8.76
SubTotal: Nos indica el subtotal de lo que se esta facturando
I.E.P.S.: Es el calculo del impuesto IEPS x La cantidad de litro comprados
I.V.A.: Es el Impuesto al Valor agregado, que se calcula después de IEPS
Total: Monto del total de la Factura.
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Después de llenar todos los campos de la facturación se procede a guardar la factura en el
sistema para que se genere el CFD y este si el cliente tiene en sus datos correo electrónico
le sea enviada al mismo.
Para guardar la factura procedemos a oprimir el icono de la palomita verde en la parte
superior de la ventana de facturas
Despues de este paso nos hace una pregunta el sistema con el cuadro de dialogo que
acontinuacion se muestra.
A lo cual le indicaremos que si y generara el CFD
Si deseamos apartar un folio para Cerrar el mes creamos la factura y a esta opcion le
indicamos que no.
Despues de esto nos preguntara si deseamos imprimir el documento a lo cual
responderemos según sea el caso.
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
3.-Generar CFD en Isla (Ticket Factura)
Para generar un CFD en la Isla se tendrán que cumplir con algunos pasos antes de
proceder a elaborar el CFD.
- El Cliente debe haber sido dado de alta antes en la oficina de facturación para
obtener el numero de cliente que le indicara al despachador para que le emita
su Ticket Factura.
- El despacho de combustible debe hacerse efectuado antes de emitir dicho
comprobante, pues este se emite con los datos leídos directamente del
Dispensario de Combustible
- Solo se emitirá factura cuando el despacho sea de Contado, clientes de crédito
y de vales la factura la hace el departamento de esa área.
� Pasos para emitir el Ticket Factura
Despachar Combustible y colgar la pistola de combustible
Identificar al Cliente solicitando su número de Cliente si no lo sabe pasar a oficina a
facturar
Acudir a la Terminal Punto de Venta (Ticktera)
La cual mostrara su menú principal el cual es el que se muestra en la imagen
Para emitir el Ticket-Factura primero ingresamos el numero de cliente para eso
oprimimos el botón debajo de la opción <CLI> que se muestra en la pantalla
Este es el botón a
oprimir
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
Despues de Oprimir el Boton <CLI> nos mostrara la siguiente pantalla
En esta pantalla teclearemos con el teclado numérico, el numero que corresponde
al cliente, al terminar presionamos el botón Verde al hacerlo nos muestra la
pantalla siguiente.
En esta pantalla observamos en nombre del cliente y nos solicita el numero de
bomba en la cual cargo combustible el cual lo ingresamos con el teclado numérico y
presionamos el botón Verde
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Pantalla de confirmación y selección de medio de pago
En esta pantalla nos muestra el monto de la carga de combustible del cliente y nos
solicita el medio de pago el cual se ingresa mediante el teclado numérico oprimiendo el
numero que corresponde a la opción y presionamos el botón Verde .
1.Efectivo
2.Cheque
3.Tarjeta Bancaria
Al terminar este punto nos mostrara la siguiente imagen la cual es solo informativa
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Leyenda de Factura incluye Serie de Factura la
cual se compone de Prefijo de Estación letra
de facturación y numero
Tipo de Pago de la transacción
Dirección fiscal del Cliente
Partidas de la factura
Cadena Original
Sello Digital
Codigo de Barras del Ticket (Opciona)
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
4.-Reimpresion de CFD Generado en Isla
En algunas ocasione lo clientes solicitaran una reimpresión de la factura por
distintos motivos para lo cual bastara con ir a la ventana de facturas en el sistema cambiar
a la Serie T que es la serie que usa la termina, seleccionar el folio de la factura a reimprimir
y presionar sobre el botón de impresora en el menú de Controlgas
5.-Cambio de Factura-Ticket por Errores en datos
Este proceso solo lo puede realizar el administrador en la oficina, para ello deberá
iniciar sesión en el sistema, y abrir la opción de facturas cambiarse de serie a la Serie T
buscar el folio de la factura a cambiar oprimir el botón de Anular y ahora
cambiando de usuario a el usuario cortes hacer de nuevo la factura, para evitar errores en
folios de facturación, nunca se deberá hacer una factura en el sistema con la serie T solo
podrán anularse, todas las facturas que se hagan deberá usar la serie de contado que el
sistema usa en automático al facturar con el usuario cortes.
[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011
6.-Numero de Cliente
El numero de cliente lo puede obtener el cliente una vez que facture en ventanilla,
leyendo este numero de su factura impresa en el área superior
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Descripción del menú del Sistema
Permite iniciar Sesión en el Sistema
Imprime datos de la ventana en primer plano
Copia los datos de la ventana en primer plano
Muestra en monitor de Dispensarios su estado y venta en curso
Abre la ventana de compras para ingresar las mismas
Muestra la ventana para ingresar cortes
Muestra una ventana en la que se ve cantidad de piezas y en pesos
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Muestra los depósitos por día y turno
Muestra la ventana de registro de inventario físico
Muestra la ventana de facturación
Muestra el registro de cobros
Abre la ventana de registro de pagos
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Menu de Ventana activa
Permite agregar un nuevoregistro
Se utiliza para agregar un registro copiando datos del que se ve en pantalla
Borrados, borra resgistro actual
Guarda los datos del nuevo resgistro o modificaciones
Evita guardar datos en una modificacion.
anula el registro actual
Registro: hace referencia a los datos que se ven en la ventana en primer plano
Ventana en primer plano: ventana con barra superiro en color azul.
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