escuela nacional de archiveros descripciÓn documental instrumentos de control y de informaciÓn...
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ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
DEFINICIÓN
FINALIDAD
RELACIÓN
S.N.A. 03 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
La descripción es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares e instrumentos descriptivos.
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
OBJETIVOS O FINALIDAD
- Facilitar la localización de los documentos
- Garantizar el control del patrimonio documental
- Brindar un eficaz y eficiente servicio de información
DEFINICIÓN
FINALIDAD
RELACIÓN
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
RELACIÓN CON LOS DEMÁS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
- SELECCIÓN DOCUMENTAL
- CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
- SERVICIO
DEFINICIÓN
FINALIDAD
RELACIÓN
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
CARACTERES
EXTERNOS
INTERNOS
CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS DE LOS DOCUMENTOS
Todo documento reúne una serie de aspectos externos, que se refieren a su materialidad o estructura física e internos, referidos a su contenido que pueden ser analizados
EXTERNOS
Clase
Es el medio empleado para transmitir la información. A las formas tradicionales textuales y gráficas, hechas a mano se añadieron las realizadas mecánicamente y después, en imágenes sonido y de forma electrónica.
Así se distinguen por lo tanto:
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INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
- Textuales, en ellos se plasma la información en un texto escrito, que puede ser manuscrito o mecanografiado. Son los que encontramos comúnmente en las organizaciones.
- Gráficos, representan la información con signos no textuales, mapas, planos, dibujos, etc.
- Fotográficos, emplean la imagen fija para representar la información: fotografías (negativos, positivos, contacto), diapositivas, microformas.
- Sonoros, aquellos que reproducen y graban sonidos: discos, cintas magnéticas, discos compactos.
- Audiovisuales, emplean la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de video, videodiscos, etc.
- Informáticos, creados mediante ordenadores: cintas y disquetes magnéticos, discos ópticos, CD ROM, etc.
CARACTERES
EXTERNOS
INTERNOS
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
-Soporte, Es la configuración física del documento que depende de los materiales utilizados para su composición y de la manipulación para crearlo.
-Soporte papel
-Soporte fotográfico (fotografías, filmes)
-Soporte magnético (cintas de video, cintas de casete)
-Soporte óptico (CD ROM)
-Formato, Es la forma de presentación del documento, el tamaño y las dimensiones, A4, volúmenes.
-Cantidad, Número de unidades y espacio que ocupan en metros lineales (volúmenes, legajos, cajas)
-Forma, La forma de los documentos se refiere a su condición de originales o copias.
CARACTERES
EXTERNOS
INTERNOS
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
- Tipo, Se refiere a la disposición de los elementos de información que contiene el documento, informes resoluciones.
CARACTERES
EXTERNOS
INTERNOS
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
INTERNOS
- Entidad productora, la persona o institución que produce el documento, es decir el autor del documento.
- Origen funcional, Es la razón por la cual se producen los documentos, la función administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce.
- Fecha y lugar de producción, Denominado también datación crónica y tópica.
- Contenido, El asunto o tema de que trata
CARACTERES
EXTERNOS
INTERNOS
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
LA GUÍA
EL INVENTARIO
NIVELES DE DESCRIPCIÓN, AGRUPACIONES DOCUMENTALES E INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
NIVELAGRUPACIONESDOCUMENTALES
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
IARCHIVOFONDO
GUÍAS
II SERIES DOCUMENTALES INVENTARIO
III PIEZA DOCUMENTAL CATÁLOGO
IV ÍNDICE
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
LA GUÍA
La guía es una visión sinóptica de los fondos y grupos documentales de un archivo, acompañada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotos ideas del archivo en su totalidad
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
LA GUÍA
EL INVENTARIO
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
CLASES DE GUÍA
GUÍA GENERAL, abarca todo un archivo, todos los archivos de una ciudad de un país,
GUÍA ESPECIAL, Tiene como punto de partida un tema y también puede ser sobre una parte de un archivo. La guía del Archivo Histórico del Archivo General de la Nación
.
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
LA GUÍA
EL INVENTARIO
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
EL INVENTARIO
El inventario es un instrumento descriptivo donde se
registran series documentales
Por la finalidad
a) Para remisión
b) Para eliminación
c) Para constancia de documentación existente
d) Topográfico
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
LA GUÍA
EL INVENTARIO
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
LA GUÍA
EL INVENTARIO
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
LA GUÍA
EL INVENTARIO
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVEROSDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
LA GUÍA
EL INVENTARIO
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INSTRUMENTOS DE CONTROL Y DE INFORMACIÓN
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS
LA GUÍA
EL INVENTARIO
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