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Estado do Rio Grande do SulMunicípio de Caxias do Sul
DECRETO Nº 18.500, DE 29 DE NOVEMBRO DE 2016.
Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Educação – atividades-fim, para efeitos legais.
O PREFEITO MUNICIPAL DE CAXIAS DO SUL, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 94 da Lei Orgânica do Município,
Considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos do arquivo, bem como assegurar o acesso às informações nele contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal, e o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;
Considerando que ao Município cabe a definição dos critérios de organização e vinculação dos arquivos municipais, de acordo com os art. 17 e 21 da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;
Considerando os resultados alcançados nos trabalhos relacionados à proposta de Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim, e Plano de Classificação da Secretaria Municipal da Educação, apresentada pelas Comissões Central e Setorial de Documentos de Arquivo;
Considerando gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
Considerando os critérios e conceitos adotados no Município para a gestão de documentos de arquivo aplicados para as atividades-fim,
DECRETA:
Art. 1º Ficam aprovados o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Educação, Atividades-fim, constantes nos Anexos I e II deste Decreto.
Parágrafo único. As disposições deste Decreto aplicam-se a todos os documentos arquivísticos produzidos pela Secretaria Municipal da Educação, no exercício de suas atividades-fim, independente do suporte, ou seja, papel, meio eletrônico ou outro.
Centro Administrativo Municipal Vinicius Ribeiro Lisboa
Estado do Rio Grande do SulMunicípio de Caxias do Sul
Art. 2º A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos de Arquivo, nomeada através de Portaria, aplicará a Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Educação.
Art. 3º Caberá à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos de Arquivo comunicar ao órgão responsável pela gestão de documentos do Poder Executivo Municipal, a existência de outros documentos de arquivo produzidos em decorrência de atividade-fim, não indicados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Educação, para sua atualização.
Art. 4º Integram este Decreto:
a) Anexo I – Plano de Classificação de Documentos da Secretaria Municipal da Educação;
b) Anexo II – Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria Municipal da Educação.
Art. 5º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Caxias do Sul, 29 de novembro de 2016; 141º da Colonização e 126º da Emancipação Política.
Alceu Barbosa Velho,PREFEITO MUNICIPAL.
Virgínia Reschke da Silva Biglia,SECRETÁRIA DE GOVERNO MUNICIPAL.
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ANEXO I
Plano de Classificação de Documentos - Secretaria Municipal da Educação
Grupo Funcional
5. Serviços Públicos
Subgrupo Funcional5.3 Educação
Função5.3.01.Diretoria Administrativa
Subfunção5.3.01.01 Coordenação Administrativa
Atividade5.3.01.01.01 Liberação de Convocação de Ampliação de Jornada – CAJ.
Documento5.3.01.01.01.01 Fono
Atividade5.3.01.01.02 Registros
Documento5.3.01.01.02.01 Livro de Atas
Atividade5.3.01.01.03 Processo de Eleição de Diretores
Documento5.3.01.01.03.01 Ficha de Inscrição5.3.01.01.03.02 Resultado Final da Eleição das Equipes Diretivas5.3.01.01.03.03 Livro de Atas
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Atividade5.3.01.01.04 Alteração de Designação
Documento5.3.01.01.04.01 Fono de Designação
Atividade5.3.01.01.05 Aposentadoria de Servidores
Documento5.3.01.01.05.01 Certidão para Aposentadoria
Atividade5.3.01.01.06 Avaliar os Professores em Regime de Convocação para Ampliação de Jornada de Trabalho nas Escolas Municipais
Documento5.3.01.01.06.01 Ficha de Avaliação de Professores
Atividade5.3.01.01.07 Organizar o Quadro de Professores das Escolas
Documento5.3.01.01.07.01 Quadro de Pessoal por Escola
Atividade5.3.01.01.08 Solicitações Diversas e/ou Pareceres
Documento5.3.01.01.08.01 Processo Administrativo de Uso Geral5.3.01.01.08.02 Ofício5.3.01.01.08.03 Memorando
Subfunção5.3.01.02 Central de Matrículas
Atividade5.3.01.02.01 Transferência Dentro do Mesmo Zoneamento
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Documento5.3.01.02.01.01 Memorando de Transferência de Escola do Mesmo Zoneamento
Subfunção5.3.01.03 CIPAVE
Atividade5.3.01.03.01 Relatório de Eventos, Atividades e Indicativos do semestre
Documento 5.3.01.03.01.01 Relatório de Atividades e Eventos do Programa CIPAVE5.3.01.03.01.02 Índices Semestrais e Anuais do Programa5.3.01.03.01.03 Relatório Final das Escolas
Atividade5.3.01.03.02 Plano de Ação – Diagnosticar as Vulnerabilidades das Comunidades Escolares e Observar o Planejamento de Ações das Mesmas
Documento5.3.01.03.02.01 Processo Administrativo
Atividade5.3.01.03.03 Participação em Cursos e Eventos
Documento5.3.01.03.03.01 Certificados5.3.01.03.02.02 Lista de Presença
Subfunção5.3.01.04 Escrituração Escolar
Atividade5.3.01.04.01 Calendário Escolar
Documento5.3.01.04.01.01 Calendário Escolar Homologado
Atividade5.3.01.04.02 Regimento Escolar
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Documento 5.3.01.04.02.01 Regimento Escolar Aprovado
Atividade5.3.01.04.03.Atos Legais das Escolas
Documento5.3.01.04.03.01 Processo de Autorização e Cadastro das Escolas de Educação Infantil5.3.01.04.03.02 Processo de Autorização e Cadastro das Escolas de Ensino Fundamental
Atividade5.3.01.04.04 Cessação e Desativação de Escolas da Rede Municipal de Ensino
Documento5.3.01.04.04.01 Parecer de Cessação e Desativação das Escolas da Rede Municipal de Ensino
Atividade5.3.01.04.05 Registros de Cursos e Palestras
Documento5.3.01.04.05.01 Certificado5.3.01.04.05.02 Livro de Registro
Subfunção5.3.01.05 Setor Jurídico
Atividade5.3.01.05.01 Bolsa Família
Documento5.3.01.05.01.01 Formulário de Lançamento de Frequências
Atividade5.3.01.05.02 Conselho Tutelar
Documento5.3.01.05.02.01 Ficha de Notificação e E-mail
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Atividade5.3.01.05.03 Resposta ao Ministério Público
Documento5.3.01.05.03.01 Ofício
Atividade5.3.01.05.04 Resposta ao Juizado da Infância e da Juventude
Documento5.3.01.05.04.01 Ofício
Atividade5.3.01.05.05 Comunicação de Despacho
Documento5.3.01.05.05.01 Processo Administrativo5.3.01.05.05.02 Memorando
Atividade5.3.01.05.03 Resposta ao Ministério Público
Documento5.3.01.05.03.01 Ofício
Atividade5.3.01.05.04 Resposta ao Juizado da Infância e Juventude
Documento5.3.01.05.04.01 Ofício
Subfunção5.3.01.06 Transporte Escolar
Atividade5.3.01.06.01 Solicitação de Transporte
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Documento5.3.01.06.01.01 Processo Administrativo
Atividade5.3.01.06.02 Solicitação de Ampliação de Trajeto
Documento5.3.01.06.02.01 Processo Administrativo
Atividade5.3.01.06.03 Questionamentos Relativos ao Transporte Escolar
Documento5.3.01.06.03.01 Processo Administrativo
Função5.3.02.Diretoria Pedagógica
Subfunção5.3.02.01 Diretoria Geral Pedagógica
Atividade5.3.02.01.01 Autorizar a Prática de Estágios nas Escolas da Rede Municipal de Ensino
Documento5.3.02.01.01.01 Comunicação de Despacho
Atividade5.3.02.01.02 Autorizar a Prática de Estágio em Turmas de Educação Infantil nas Escolas de Educação Infantil/Escolas Municipais de Ensino Fundamental
Documento5.3.02.01.02.01 Comunicação de Despacho
Atividade5.3.02.01.03 Comprovar a Inscrição para Educação Infantil
Documento5.3.02.01.03.01 Comunicação de Despacho
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Atividade5.3.02.01.04 Comprovar que a Profissional tem Habilitação para Atuar no Atendimento Educacional Especializado
Documento5.3.02.01.04.01 Memorando
Atividade5.3.02.01.05 Analisar Documentação Referente à Demissão dos Profissionais que Atuam nas Escolas de Educação Infantil Conveniadas.
Documento5.3.02.01.05.01 Memorando
Atividade5.3.02.01.06 Revisar Documentos Referente à Avaliação de Estudantes, cujos Familiares Solicitam Revisão após o Término do Ano Letivo.
Documento5.3.02.01.06.01 Comunicação de Despacho para a Escola e para a Família
Atividade5.3.02.01.07 Analisar Regimentos Escolares, Propostas Pedagógicas, Planos de Estudos e Matriz Curricular das Escolas da Rede Municipal de Ensino, Observando os Aspectos Legais e Pedagógicos
Documento5.3.02.01.07.01 Regimento Escolar5.3.02.01.07.02 Proposta Pedagógica
Atividade5.3.02.01.08 Encaminhar Transferências de Crianças das Escolas de Educação Infantil Conveniadas e/ou Credenciadas
Documento5.3.02.01.08.01 Comunicação de Despacho
Atividade5.3.02.01.09 Informar o Conselho Municipal de Educação ou ao Setor Jurídico a respeito do resultado da fiscalização às Escolas de Educação Infantil
Documento5.3.02.01.09.01 Ofício/Relatório
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Função5.3.03. Diretoria de Infraestrutura Projetos e Obras
Subfunção5.3.03.01 Almoxarifado e Manutenção
Atividade5.3.03.01.01 Relatório de Solicitação de Diária de GÁS
Documento 5.3.03.01.01.01 Planilha
Atividade5.3.03.01.02 Relatórios de Serviços Diários
Documento5.3.03.01.02.01 Planilha
Atividade5.3.03.01.03 Recibos de Materiais Entregues nas Escolas Municipais
Documento5.3.03.01.03.01 Recibo Emitido pelo Sistema ou Manual
Atividade5.3.03.01.04 Relatório/Balancete Mensal do Estoque
Documento 5.3.03.01.04.01 Planilha Impressa
Subfunção5.3.03.02 Gerência de Obras e Projetos
Atividade5.3.03.02.01 Licenciamento Ambiental
Documento5.3.03.02.01.01 Solicitação de Licença Ambiental
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Atividade5.3.03.02.02 Licenças Prévias
Documento5.3.03.02.02.01 Solicitação de Licença
Atividade5.3.03.02.03 Autorização para Realização de Eventos Realizados nas Escolas de Educação Infantil e Escolas de Ensino Fundamental
Documento 5.3.03.02.03.01 Solicitação de Autorização para Eventos
Atividade5.3.03.02.04 Projetos Arquitetônicos
Documento5.3.03.02.04.01 Projeto Arquitetônico5.3.03.02.04.02 Memorial Descritivo
Atividade5.3.03.02.05 Licitação de Obras e Serviços
Documento5.3.03.02.05.01 Processo Administrativo
Atividade5.3.03.02.06 Vistorias
Documento5.3.03.02.06.01 Laudo de Vistoria nas Unidades Escolares da Rede Municipal de Ensino
Atividade5.3.03.02.07 Ordem de Início e Recebimento de Obras da Rede Municipal de Ensino
Documento5.3.03.02.07.01 Ordem de Início de Obras5.3.03.02.07.02 Ordem de Recebimento Definitivo de Obras
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ANEXO II
Tabela de Temporalidade de Documentos
Função: 5.3.01 Diretoria Administrativa
Subfunção: 5.3.01.01 Coordenação Administrativa
Prazos de Arquivamento Destinação do Documento
Atividade (objetivo da produção do documento) Código/Documento
Arquivo Setorial
Arquivo Geral
DigitalizaçãoMicrofilmagem
Guarda PermanenteDescarte
Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal
5.3.01.01.01 Liberação de Convocação de Ampliação de Jornada – CAJ.
5.3.01.01.01.01 Fono 20 anos Descarte Prazo de Arquivamento inicia somente após o servidor não fazer mais parte do serviço público.
5.3.01.01.02 Registros 5.3.01.01.02.01 Livro de Atas 10 anos Guarda Permanente - Guarda Permanente na SMED- Assuntos relacionados às escolas, professores colocados à disposição da Secretaria, registro das nomeações novas
5.3.01.01.03 Processo de Eleição de Diretores
5.3.01.01.03.01 Ficha de Inscrição 5 anos Descarte
5.3.01.01.03.02 Resultado Final da Eleição das Equipes Diretivas
5 anos Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED
5.3.01.01.03.03 Livro de Atas 5 anos Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED
5.3.01.01.04 Solicitação de Troca de Escola
5.3.01.01.04.01 Alteração de Designa-ção
20 anos Descarte Prazo de Arquivamento inicia somente após o servidor não fazer mais parte do serviço público.
5.3.01.01.05 Aposentado-ria de Servidores
5.3.01.01.05.01 Certidão para Aposenta-doria
10 anos Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED
5.3.01.01.06 Avaliar os professores em Regime de
5.3.01.01.06.01 Ficha de Avaliação de Professores
20 anos MicrofilmagemDescarte
- Prazo de Arquivamento inicia somente após o servidor não fazer mais parte do serviço público.
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convocação para Amplia-ção de Jornada de Traba-lho nas Escolas Munici-pais
5.3.01.01.07 Organizar o Quadro de Professores das Escolas
5.3.01.01.07.01 Quadro de Pessoal por Escola
20 anos Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED
5.3.01.01.08 Ficha de Ava-liação para Professores em Regime de Convocação de Ampliação de Jornada de Trabalho nas Escolas Mu-nicipais.
5.3.01.01.08.01 Ficha de Avaliação 20 anos MicrofilmagemDescarte
- Prazo de Arquivamento inicia somente após o servidor não fazer mais parte do serviço público.- O professor que vai trabalhar em Regime de Convocação de Ampliação de Jornada de Trabalho, ao retirar o Fono na SMED, recebe também a ficha de avaliação que deverá ser entregue para a equipe diretiva. Ao término do período da ampliação a ficha contendo os itens avaliados retornam a SMED.
5.3.01.01.09 Solicitações Diversas e/ou Pareceres
5.3.01.01.09.01 Processo Administrativo de Uso Geral
5 anos 5 anos MicrofilmagemDescarte
5.3.01.01.08.02 Ofício 5 anos Descarte
5.3.01.01.08.03 Memorando 5 anos Descarte
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Subfunção: 5.3.01.02 Central de Matrículas
Prazos de Arquivamento Destinação do Documento
Atividade (objetivo da produção do documento) Código/Documento
Arquivo Setorial
Arquivo Geral
DigitalizaçãoMicrofilmagem
Guarda PermanenteDescarte
Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal
5.3.01.02.01 Transferência Dentro do Mesmo Zonea-mento
5.3.01.02.01.01 Memorando de Transfe-rência de Escola do Mesmo Zoneamento
5 anos Descarte É enviado para o Setor Jurídico da SMED e após análise é remetida a resposta
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Subfunção: 5.3.01.03 CIPAVE
Prazos de Arquivamento Destinação do Documento
Atividade (objetivo da produção do documento) Código/Documento
Arquivo Setorial
Arquivo Geral
DigitalizaçãoMicrofilmagem
Guarda PermanenteDescarte
Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal
5.3.01.03.01 Relatório de Eventos, Atividades e Indi-cativos do Semestre
5.3.01.03.01.01 Relatório de Atividades e Eventos do Programa CIPAVE
5 anos Descarte
5.3.01.03.01.02 Índices Semestrais e Anuais do Programa
- Guarda Permanente Entregue para os secretários e para os responsáveis pelo comando dos eixos que participam do Programa.
5.3.01.03.01.03 Relatório Final das Escolas
5 anos Descarte 86 documentos são protocolados pelas escolas e arquivados.
5.3.01.03.02 Diagnosticar as Vulnerabilidades das Co-munidades Escolares e Ob-servar o Planejamento de Ações das Mesmas – Plano de Ação
5.3.01.03.02.01 Processo Administrati-vo
5 anos 5 anos MicrofilmagemDescarte
5.3.01.03.03 Participação em Cursos e Eventos
5.3.01.03.03.01 Certificados 5 anos Descarte Os certificados de Honra ao Mérito são entregues a cada dois anos por participação nas comissões escolares (Guarda Permanente nas escolas)
5.3.01.03.02.02 Lista de Presença 5 anos Descarte
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Subfunção: 5.3.01.04 Escrituração Escolar
Prazos de Arquivamento Destinação do Documento
Atividade (objetivo da produção do documento) Código/Documento
Arquivo Setorial
Arquivo Geral
DigitalizaçãoMicrofilmagem
Guarda PermanenteDescarte
Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal
5.3.01.04.01 Calendário Es-colar
5.3.01.04.01.01 Calendário Escolar Homologado
10 anos Descarte
5.3.01.04.02 Regimento Es-colar
5.3.01.04.02.01 Regimento Escolar Aprovado
10 anos Descarte
5.3.01.04.03.Atos Legais das Escolas
5.3.01.04.03.01 Processo de Solicita-ção de Autorização e Cadastro das Es-colas de Educação Infantil
10 anos Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED
5.3.01.04.03.01 Processo de Solicita-ção de Autorização e Cadastro das Es-colas de Ensino Médio
10 anos Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED
5.3.01.04.04 Cessação e De-sativação das Escolas da Rede Municipal de Ensino
5.3.01.04.04.01 Parecer de Cessação e Desativação das Escolas da Rede Mu-nicipal de Ensino
10 anos Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED
5.3.01.04.05 Registros de Cursos e Palestras
5.3.01.04.05.01 Certificado 5 anos Descarte
5.3.01.04.05.02 Livro de Registro 5 anos Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED
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Subfunção: 5.3.01.05 Setor Jurídico
Prazos de Arquivamento Destinação do Documento
Atividade (objetivo da produção do documento) Código/Documento
Arquivo Setorial
Arquivo Geral
DigitalizaçãoMicrofilmagem
Guarda PermanenteDescarte
Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal
5.3.01.05.01 Bolsa Família 5.3.01.05.01.01 Formulário de Lança-mento de Frequências
5 anos Descarte Escola fica com original
5.3.01.05.02 Conselho Tute-lar e MP
5.3.01.05.02.01 Ficha de Notificação e E-mail
5 anos Descarte Conselho Tutelar fica com original
5.3.01.05.03 Resposta ao Ministério Público
5.3.01.05.03.01 Ofício 5 anos Descarte
5.3.01.05.04 Resposta ao Juizado da Infância e da Juventude
5.3.01.05.04.01 Ofício 5 anos Descarte
5.3.01.05.05 Comunicação de Despacho
5.3.01.05.05.01 Processo Administrati-vo
5 anos 5 anos MicrofilmagemDescarte
5.3.01.05.05.02 Memorando 5 anos Descarte
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Subfunção: 5.3.01.06 Transporte Escolar
Prazos de Arquivamento Destinação do Documento
Atividade (objetivo da produção do documento) Código/Documento
Arquivo Setorial
Arquivo Geral
DigitalizaçãoMicrofilmagem
Guarda PermanenteDescarte
Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal
5.3.01.06.01 Solicitação de transporte
5.3.01.06.01.01 Processo Administrati-vo
5 anos 5 anos MicrofilmagemDescarte
5.3.01.06.02 Solicitação de ampliação de trajeto
5.3.01.06.02.01 Processo Administrati-vo
5 anos 5 anos MicrofilmagemDescarte
5.3.01.06.03 Questiona-mentos Relativos ao Trans-porte Escolar
5.3.01.06.03.01 Processo Administrati-vo
5 anos 5 anos MicrofilmagemDescarte
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Função: 5.3.02.Diretoria Pedagógica
Subfunção: 5.3.02.01 Diretoria Geral Pedagógica
Prazos de Arquivamento Destinação do Documento
Atividade (objetivo da produção do documento) Código/Documento
Arquivo Setorial
Arquivo Geral
DigitalizaçãoMicrofilmagem
Guarda PermanenteDescarte
Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal
5.3.02.01.01 Autorizar a Prática de Estágios nas Escolas da Rede Municipal de Ensino
5.3.02.01.01.01 Comunicação de despacho
Conforme tempo de processo
Descarte Tipos de estágios: normal, pedagogia, licenciaturas em geral, psicologia, serviço social, psicopedagogia e biblioteca
5.3.02.01.02 Autorizar a Prática de Estágio em Turmas de Educação Infantil nas Escolas de Educação Infantil/Escolas Municipais de Ensino Fundamental
5.3.02.01.02.01 Comunicação de Despacho
Conforme tempo de processo
Descarte Tipos de estágios: normal, pedagogia, licenciaturas em geral, psicologia, serviço social, psicopedagogia e biblioteca
5.3.02.01.03 Comprovar a Inscrição para Educação Infantil
5.3.02.01.03.01 Comunicação de despacho
Conforme tempo de processo
Descarte
5.3.02.01.04 Comprovar que a Profissional tem Habilitação para Atuar no Atendimento Educacional Especializado
5.3.02.01.04.01 Memorando 5 anos Descarte
5.3.02.01.05 Analisar Documentação Referente à de Missão dos Profissiona-is que Atuam nas Escolas de Educação Infantil Conveniadas.
5.3.02.01.05.01 Memorando Guarda Permanente
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5.3.02.01.06 Revisar Docu-mentos Referente à Avalia-ção de Estudantes, cujos Familiares Solicitam Revi-são Após o Término do Ano letivo.
5.3.02.01.06.01 Comunicação de Despacho para a Escola e para a Família
Conforme tempo de processo
Descarte
5.3.02.01.07 Analisar Regimentos Escolares, Propostas Pedagógicas, Planos de Estudos e Matriz Curricular das Escolas da Rede Municipal de Ensino, Observando os Aspectos Legais e Pedagógicos
5.3.02.01.07.01 Regimento Escolar 30 anos Guarda Permanente Planos de Estudo e Matriz Curricular – Aplica-se mesmo prazo do Regimento Escola
5.3.02.01.07.02 Proposta Pedagógica 12 anos Descarte
5.3.02.01.08 Encaminhar Transferências de Crianças das Escolas de Educação Infantil
5.3.02.01.08.01 Comunicação de Despacho
Conforme tempo de processo
Descarte Após solicitação da família, verifica-se a possibilidade de vaga na escola requerida e posterior visita do Serviço Social à família
5.3.02.01.09 Informar o Conselho Municipal de Educação ou ao Setor Jurídico a Respeito do Resultado da Fiscalização às Escolas de Educação Infantil
5.3.02.01.09.01 Ofício/Relatório 10 anos MicrofilmagemDescarte
Devido ao histórico da Instituição
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Função: 5.3.03. Diretoria de Infraestrutura Projetos e Obras
Subfunção: 5.3.03.01 Almoxarifado e Manutenção
Prazos de Arquivamento Destinação do Documento
Atividade (objetivo da produção do documento) Código/Documento
Arquivo Setorial
Arquivo Geral
DigitalizaçãoMicrofilmagem
Guarda PermanenteDescarte
Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal
5.3.03.01.01 Relatório de Solicitação de Diária de GÁS
5.3.03.01.01.01 Planilha 1 ano Descarte
5.3.03.01.02 Relatórios de serviços Diários
5.3.03.01.02.01 Planilha 1 ano Descarte
5.3.03.01.03 Recibos de Materiais Entregues nas Escolas Municipais
5.3.03.01.03.01 Recibo Emitido pelo Sistema ou Manual
1 ano Descarte
5.3.03.01.04 Relatório/Balancete Mensal do Estoque
5.3.03.01.04.01 Planilha Impressa 1 ano Descarte Uma via é enviada para a contadoria do Município
Centro Administrativo Municipal Vinicius Ribeiro Lisboa
Estado do Rio Grande do SulMunicípio de Caxias do Sul
Subfunção: 5.3.03.02 Gerência de Obras e Projetos
Prazos de Arquivamento Destinação do Documento
Atividade (objetivo da produção do documento) Código/Documento
Arquivo Setorial
Arquivo Geral
DigitalizaçãoMicrofilmagem
Guarda PermanenteDescarte
Informações Complementares, Observações e/ou Fundamentação Legal
5.3.03.02.01 Licenciamento Ambiental
5.3.03.02.01.01 Solicitação de Licença Ambiental
Após o tér-mino da
obra, o do-cumento é anexado ao Processo
Administra-tivo
- Documento de responsabilidade de guarda da SEMMA.- Para obras já finalizadas, quando retorna arquivamos uma cópia e anexamos original ao PA.
5.3.03.02.02 Licenças Prévias
5.3.03.02.02.01 Solicitação de Licença Após o tér-mino da
obra, o do-cumento é anexado ao Processo
Administra-tivo
- Documento de responsabilidade de guarda da SEMMA.- Para obras já finalizadas, quando retorna arquivamos uma cópia e anexamos original ao PA.
5.3.03.02.03 Autorização para Realização de Eventos Realizados nas Escolas de Educação Infantil e Escolas de Ensino Fundamental
5.3.03.02.03.01 Solicitação de Autorização para Eventos
1 ano Descarte - Durante o ano letivo, visa analisar o evento perante os riscos considerando espaço/n° de pessoas/tipo de evento
5.3.03.02.04 Projetos Arquitetônicos
5.3.03.02.04.01 Projeto Arquitetônico Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED
5.3.03.02.04.02 Memorial Descritivo Guarda Permanente Guarda Permanente na SMED
5.3.03.02.05 Licitação de 5.3.03.02.05.01 Processo 5 anos Microfilmagem
Centro Administrativo Municipal Vinicius Ribeiro Lisboa
Estado do Rio Grande do SulMunicípio de Caxias do Sul
Obras e Serviços Administrativo Descarte
5.3.03.02.06 Vistorias 5.3.03.02.06.01 Laudo de Vistoria nas Unidades Escolares da Rede Municipal de Ensino
5 anos Microfilmagem Descarte
5.3.03.02.07 Ordem de Início e Recebimento de Obras da Rede Municipal de Ensino
5.3.03.02.07.01 Ordem de Início de Obras
5 anos Microfilmagem Descarte
Elaboração de documentos da ordem de início e recebimento definitivo das obras na RME. Documentos são anexados ao processo administrativo.
5.3.03.02.07.02 Ordem de Recebimento Definitivo de Obras
5 anos Microfilmagem Descarte
Elaboração de documentos da ordem de início e recebimento definitivo das obras na RME. Documentos são anexados ao processo administrativo.
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