etapas del proceso administrativo clase 1
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Etapas del Proceso
Administrativo
octubre de 2012
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Definicin
Es una consecucin de fases o etapas
a travs de las cuales se lleva a cabo
la prctica administrativa.
Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Proceso Administrativo
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Caractersticas
Esta formado por un conjunto de fases o etapas que se utilizan de manera cclica.
Su principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de
eficiencia.
Estimula la innovacin y el progreso.
Fomenta el desarrollo de una filosofa y cultura gerencial y empresarial.
Proceso Administrativo
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Etapas del Proceso Administrativo
AUTOR ETAPAS DEL PROCESO ADMINSITRATIVO
Henry Fayol Previsin, Organizacin, Comando, Coordinacin y Control
Koontz & ODonell Planeacin, Organizacin, Integracin, Direccin y Control
George R. Terry Planeacin, Organizacin, Ejecucin y Control
Agustn Reyes Ponce Previsin, Planeacin, Organizacin, Integracin, Direccin y Control
Burt K. Scanlan Planeacin, Organizacin, Direccin y Control
En la actualidad la divisin de Burt K. Scanlan es la mas aceptada y utilizada.
Cada autor divide segn su criterio el proceso en diferentes partes, pero esto solo se refiere al grado de anlisis del proceso,
ya que el contenido es el mismo para todos.
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Etapas del Proceso Administrativo
Fase de Mecnica.
Planificacin.
Organizacin.
Fase Dinmica.
Direccin.
Control.
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Planeacin
PRIMERA ETAPA
Proceso Administrativo
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Planeacin
DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES:
KOONTZ O DONNELL.- Es la funcin administrativa que consiste en seleccionar entre diversas alternativas, los objetivos, las polticas, los procedimientos y los programas de una empresa.
TERRY.- Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Planeacin
DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES:
BURT K. SCANLAN.- Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
REYES PONCE.- La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin.
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Fases
Determinacin de Objetivos a alcanzar Los objetivos son la expresin de una situacin que queremos vivir en el futuro.
Deben ser:
-especfico - realista - verificable - tener un
plazo - incluir metas intermedias - plantear un
desafo - plantear un compromiso.
Planeacin
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Toma de decisiones: Para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un proceso de comparar alternativas posibles y elegir las ms adecuadas.
Diagnstico Alternativas posibles Evaluacin de alternativas Seleccin Ejecucin (Resultados)
Fases
Planeacin
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Elaboracin de planes.
Consideramos dos o ms tipos, de acuerdo a una jerarqua de la planeacin:
Planificacin estratgica es la planeacin
ms amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia.
Planificacin tctica realizada a nivel departamental.
Planificacin operativa realizada para cada actividad, ms detallada y de corto plazo.
Fases
Planeacin
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Planeacin
Principales caractersticas
Es un proceso permanente y continuo
Est siempre orientado hacia el futuro
Busca la racionalidad en la toma de decisiones
Busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas
La planeacin es sistmica considera sistemas y subsistemas que la conforman
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Planeacin
Principales caractersticas
La planeacin es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayor
Es una tcnica de asignacin de recursos
Es cclica, permite evaluacin y medicin para establecer nueva planeacin
Es una funcin del proceso que interacta con las dems
Es una tcnica de coordinacin e integracin
Es una tcnica de cambio e innovacin
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Organizacin
SEGUNDA ETAPA
Proceso Administrativo
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Organizacin
FAYOL.- La organizacin abarca solamente el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo as, esttica y limitada.
TERRY.- Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicacin de la autoridad y la responsabilidad asignados a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas.
DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES:
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
SHELDON.- El proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar con los elementos necesarios para su ejecucin, de tal manera que las labores que as se ejecuten sean los mejores medios para la aplicacin eficiente sistemtica, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles.
KOONTZ Y O DONNEL.- Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos... Y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa.
Organizacin
DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES:
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
REYES PONCE: Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.
Organizacin
DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES:
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Formas de Organizacin
Formal. Es una estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patrn de relaciones entre sus componentes, el que conducir al logro eficaz del objetivo. Es resultado de una decisin explcita.
Informal. Comprende aquellos aspectos del sistema que
no han sido formalmente planeados, pero que surgen
espontneamente en las actividades e integraciones de los
participantes,en la organizacin.
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Tipos de Organizacin
Lineal: Autoridad nica basada en la jerarqua con centralizacin de una autoridad. La estructura es piramidal (La cabeza siempre arriba).
Funcional: Es la basada en las funciones, establece canales directos de comunicacin, descentraliza decisiones...
Staff: Combina las dos anteriores, maximiza las ventajas y minimiza las debilidades.. Especializacin tcnica.
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Principios de Organizacin * Especializacin.
Dividir el trabajo, cada empleado a una actividad ms limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisin y destreza.
* Unidad de mando.
Para cada funcin debe existir un solo mando.
* Equilibrio de autoridad responsabilidad.
Precisar el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerrquico, estableciendo la autoridad correspondiente a aquella.
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Principios de Organizacin
* Equilibrio de direccin control.
A cada grado de delegacin debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.
* Definicin de puestos.
Definir por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por este la unidad de trabajo impersonal especfico.
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Organizacin
Se concepta como una estructura y como un proceso.
Segn la divisin cuatripartita del proceso administrativo. La
organizacin comprende determinar la estructura de
funciones, niveles jerrquicos y obligaciones, as como la
seleccin, introduccin y articulacin de los elementos
humanos y materiales, (lo que en otras divisiones se llama
Integracin).
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Humanos Materiales
- Reclutamiento - Finanzas
- Seleccin y contratacin - Compras
- Induccin - Produccin
- Capacitacin - Mantenimiento
- Desarrollo - Comercializacin o prestacin de servicios
- Carrera Institucional
Organizacin
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
En Resumen es:
Determinar que tareas sern llevadas a cabo. Como se realizarn. Quin las ejecutara. Como estarn agrupadas. Quin depende de quin. Dnde se tomaran las decisiones.
Organizacin
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Direccin
TERCERA ETAPA
Proceso Administrativo
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Direccin
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
FAYOL: la direccin es dirigir, guiar y orientar el
personal. Conduce la organizacin a funcionar.
GULIK: es la tarea continua de tomar decisiones e
incorporar en rdenes e instrucciones especficas
y generales, adems de asumir el liderazgo de la
empresa.
Direccin
DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES:
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
La direccin esta directamente relacionada con la
accin y actuacin sobre los recursos humanos de
la empresa.
Las personas necesitan aplicarse en sus cargos y
funciones, entrenarse, guiarse y motivarse para
alcanzar los resultados que se esperan de ellas.
Direccin
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Conducir, Guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados
ejecutar planes Lograr objetivos de un organismo social.
Direccin
Funciones
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
*Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
*Motivacin.
Direccin
Funciones
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
*Gua o conduccin de los esfuerzos de los
subordinados.
*Comunicacin.
*Supervisin.
*Alcanzar las metas de la organizacin.
Direccin
Funciones
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Direccin
Principios
* Coordinacin de intereses.
* Impersonalidad del mando.
* La va jerrgica.
* Resolucin de conflictos.
* Aprovechamiento de conflictos.
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Control
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CUARTA ETAPA
Proceso Administrativo
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Control
Tiene como fin sealar las debilidades y
errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES:
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Control
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los
planes, diagnosticando la razn de las
desviaciones y tomando las medidas
correctivas necesarias.
Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos
vayan de acuerdo con los planes
establecidos.
DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES:
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Requisitos de un buen control
Correccin de fallas y errores
Previsin de fallas o errores futuros
Control
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Importancia
Crear mejor calidad
Enfrentar el cambio
Producir ciclos ms rpidos
Agregar valor
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo
Control
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Elementos
El control es un proceso cclico y repetitivo.
Est compuesto de cuatro elementos que se
suceden:
Establecimiento de estndares
Evaluacin del desempeo
Comparacin del desempeo con el estndar establecido
Accin correctiva
Control
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
reas
rea de produccin
rea comercial
rea financiera
rea de recursos humanos
Control
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Pasos del proceso
Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento
Medir los resultados
Tomar medidas correctivas
Retroalimentacin
Control
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Principios
Equilibrio
Objetivos: De la oportunidad
De los objetivos
De las desviaciones
De la costeabilidad
De excepcin
De la funcin controladora
Control
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Reglas
Hay que distinguir los pasos o etapas de todo control
Deben reflejar la estructura de la organizacin
Hay que tener en cuenta la naturaleza de la funcin controladora
Deben ser flexibles
Deben reportar rpidamente las desviaciones
Deben ser claros para todos cuantos han de usarlos
Deben llegar lo ms concentrados posibles a los altos niveles administrativos
Deben conducir por s mismos de alguna a la accin correctiva
Control
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Tolerancias
El rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los estndares o planes
Una cierta cantidad de variacin ocurrir normalmente como resultado de la
casualidad
Control
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Tipos de control segn su periodicidad
Preliminar
Concurrente
De retroalimentacin
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Tcnicas para el control
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.
Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.
Mtodos cuantitativos Redes Modelos matemticos Investigacin de operaciones Estadstica Clculos probabilsticas
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Fallas en el proceso de control
Cacera de brujas
Esparcimiento de la responsabilidad
Obsesin
Nostalgia
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Cuadro de mando o de control
FACTORES DE XITO DEFINICIN ASPECTOS CLAVES
EFICACIA
Cumplimiento de metas. Mide el
grado porcentual de cumplimiento
con respecto a una meta
Adecuacin de recursos Costo-Efectividad Costo-Beneficio
EFECTIVIDAD Congruencia entre lo planificado y los
logros obtenidos en el tiempo.
Metas formuladas Cumplimiento de metas Logros Gestin
RESULTADO/RELEVANCIA
Para qu se investiga. Mide el total
alcanzado.
Pertinencia Impacto Oportunidad
PRODUCTIVIDAD
Capacidad transformadora del
conocimiento producido. Mide la
relacin costo-producto
Cobertura Costos Calidad
DISPONIBILIDAD DE
RECURSOS
Con qu se dispone y cunto se
requiere?
Humanos Materiales Financieros
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
Bibliografa 1.- Chiavenato, I. Administracin, Teora, Proceso y Practica. Bogota,
Colombia. Ed. Mac Graw Hill, 2001.
2.- http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/658.848-
A639p/658.848-A639p-Capitulo%20II.pdf
3.- Robles Valds, G. Alcrreca Joaqun, C. ADMINISTRACIN: Un enfoque interdisciplinario, Pearson Educacin, Mxico, 2000. http://books.google.com/books?id=DWOvfppvWn4C&printsec=frontcover&h
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4.- Hernndez Y Rodrguez, S. INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN: Un enfoque terico prctico, Mxico, DF, Mc Graw Hill Interamericana, 1994.
5.- Robbins, S. Decenzo, D. Fundamentos de administracin: conceptos esenciales y aplicaciones 3. Ed. Pearson Educacin, Mxico, 2002. http://books.google.com.mx/books?id=yly3Ak0GLykC&printsec=frontcover&
dq=fundamentos+de+administracion&hl=es&ei=TRuFTpiXNsqtgQfwyqQk&
sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=3&ved=0CDQQ6AEwAg#v=onep
age&q&f=false
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Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud
6.- Reyes Ponce, A. Administracin por objetivos 10 ed. Limusa Noriega, Mxico, 1985.
7.- DE CASTRO Emilio; GARCA DEL JUNCO Julio. Administracin y
Direccin. 2001. Espaa: McGraw - Hill Interamericana de Espaa, S.A.
8.- CHIAVENATTO Adalberto. Administracin: Proceso Administrativo. Tercera
Edicin. Colombia: Makron Books Do Brasil Editora, LTDA.
9.- IVANCEVICH John M; LORENZI Peter; SKINNER J. Steven. Gestin:
Calidad y Competitividad. 1997. Espaa: McGraw - Hill Interamericana de
Espaa, S.A.
10.- STONER James A. F. Stoner; FREEMAN Edward R. Administracin, 1996,
Sexta Edicin, Mxico: Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.
11.- CALLEJAS GONZLEZ Aquilino. Los Alcances del Control de Gestin.
2002. Director de la especializacin de finanzas y Administracin Pblica.
Bibliografa
-
12.- ROYERO Jaime. Modelo de control de gestin para sistemas de
investigacin universitarios. 2002. Instituto Universitario de Tecnologa Jos
Antonio Anzotegui.
13.- KOONTZ, Harold y ODONELL CIRIL, Welhrich. Administracin. Mxico: Editorial Mc Graw and Hill. 1985.
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