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1er editor eurepeode soluciones integralesde gestión de contenidos
Oscar Ríos HilarioJefe de Consultoría ECMZaragoza, 22 de mayo de 2009
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EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO, SU PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Y SU POSTERIOR DIFUSIÓN EN UNA WEB 2.0
FESABID 2009
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AGENDA
El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0
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Agenda
Los retos de la preservación del documento electrónico.
¿Resuelven las tecnologías nuestras dudas sobre cómo podemos utilizar y conservar los documentos electrónicos?
Las soluciones de Ever-Team para la preservación de documentos electrónicos.
Difusión del patrimonio documental mediante la web social.
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RETOS & DUDAS
El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0
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Retos
Los objetivos de los sistemas de gestión y archivo de documentos electrónicos son entre otros:
• Crear y mantener documentos íntegros y auténticos por sus valores primarios: interés, utilidad y valor de prueba para la organización que los produce y recibe.
• Conservar documentos íntegros por sus valores secundarios: capacidad informativa para personas no vinculadas a los productores o receptores garantizando a los ciudadanos el derecho a su conservación.
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Retos
Los documentos deben perdurar más que las tecnologías que los han producido.
Las organizaciones deben desarrollar sistemas de gestión y conservación de documentos electrónicos.
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Retos
Las estrategias y el diseño de los sistemas para la preservación de los documentos electrónicos debe abordarse de forma global contemplando todo el ciclo de vida de los documentos.
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Adquisición Producción Gestión Conservación
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Retos
Soporte
Formato
Sistemas de gestión y equipos de hardware
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Retos
Confianza
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Algunas Medidas
Digitalización
Renovación de soportes
Migración de formatos
Preservación de sistemas informáticos
Encapsulado
Metadatos
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LA SOLUCIÓN SAE DE EVER TEAM
El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0
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Visión de Ever
Importación de documentos y metadatos.Conversión a formatos de Documento Electrónico de Archivo
(PDF/A, otros…).Encapsulación de objetos.Tratamiento particular para cada tipo de documento.Políticas de valoración y transferencia comunes.Gestión de la política de almacenamiento.Políticas de Préstamos.Utilización de un sistema de almacenamiento específico para
la conservación de documentos electrónicos de archivo.Trazabilidad y Auditoría.Posibilita la gestión del sistema a los profesionales y
responsables funcionales.
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Seguridad - Trazabilidad – Conformidad – Reporting – Cuadros de mando
Ever Catálogo Funcional
• Ofimática• PDF• Editor XML• Catálogodocumental
• Ofimática• Descripción• Perfiles de documentos
• Plan de clasificación
• Tesauros
•Digitalización• Email•Flujos de datos
• Ofimática• COLD/report mgt
• Imágenes• Multimedia• XML, …
• Workflow• Motor de reglas
• Bandejas de tareas
•Integración•Supervisión
•BúsquedaAvanzada
•Búsqueda•WCM• Intranet• PublicaciónMulticanal
• Archivo:• papel• electrónico•mixto• Compliance• ILM & Stockage
• Records Management
Adquisición Producción Gestión Búsqueda & Publicación
ConservaciónProcesos & Colaboración
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• Unidades documentales físicas:
• Documentos soporte papel
• Datos descriptivos
• Unidades documentales electrónicas:
• Documentos soporte electrónico
• Datos descriptivos
• Unidades documentales mixtas:
• Unidades documentales físicas y electrónicas
Solución SAE Cobertura
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Producción
Solución SAE EverSuite
Registro & Captura
Gestión Documental
Colaboración
Gestión de Expedientes
ELECTRONICO
Magnético :
EMC, HDS, CFEC, SAT
Óptico :
Plasmon, NSM, Sony, Hitachi, ASM
ARCHIVO FISICO
Archivo
Integración
Almacenamiento
Registro
Entrada y Salida
Captura
Gestión Archivística
Cuadro de Clasificación
Valoración
Eliminaciones…
Consultas - Préstamos
Repositorio
Repositorio Seguro
Administración, Seguridad, Trazabilidad y Auditoria
Trasferencias
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Almacenamiento
EverSuite Sistema Integral de Archivo
Incoación Tramitación Resolución
Tramitación
Gestión Archivo
Registro
Oficinas Gestión
Transferencia Depósito
Repositorio
TransferenciaElectrónica
Repositorio
Seguro
•Descripción
•Valoraciones
•Transferencias
•Consultas
•Préstamos
•Eliminaciones
•…
Registro
PreparaciónTransferenciaRelación Entrega
Preparación (*)TransferenciaRelación Entrega
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PDF/A
ISO 19005:2005: un formato de archivo basado en PDF *…+ que proporciona un mecanismo para representar los documentos electrónicos de manera que se preserve su aspecto visual con el tiempo, independiente de las herramientas y sistemas utilizados para crear o almacenar los archivos *…+.
ISO 32000:2008: describe por completo el formato PDF. Esto significa que PDF es de dominio público y ya no depende de Adobe para su disponibilidad. Trata acerca de los requisitos de los productos de software para leer ficheros PDF/A.
Se ha acordado que ambas normas nunca se revisarán para asegurar su longevidad como formato salvo que se irán añadiendo, según se requiera, las características adicionales al formato.
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PDF/A: Objetivos
Conservación de documentos electrónicos para garantizar la preservación de su contenido durante un período largo de tiempo.
Garantizar que los documentos puedan ser recuperados en el futuro.
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PDF/A: Características
100% autónomos y toda la información necesaria para mostrar el documento de la misma manera, cada vez que se visualiza se embebe en el archivo. No puede depender directa o indirectamente de fuentes externas.Es una parte del formato PDF que se obtiene eliminando aquellas características del PDF que no se adaptan a la conservación a largo plazo.El contenido de audio y video no se permite. Los archivos ejecutables y JavaScript están prohibidos. Se rechaza el cifrado.
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PDF/A: Características
“Color spaces” especificado de forma independiente.
Utilización de estándares de metadatos de forma automática.
Estándar abierto.
Disponibilidad para lectores libres.
Software para crear archivos PDF disponible desde un gran numero de fuentes.
Sin obsolescencia.
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PDF/A: EverSuite
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PDF/A: EverSuite
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PDF/A: EverSuite
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• UDO Archivo Profesional.
• Disco protegido por un cartucho externo.
• Disco de 130 mm. Formato de 5,25”.
• Roadmap:
• Primera Generación: 30 GB en 2003.
• Segunda Generación: 60 GB en 2006.
• Tercera Generación: 120 GB en 2009.
• Cuarta Generación: 240 GB estimado en 2012.
Formatos de tecnología óptica
Almacenamiento
Archivo Permanente
Información obsoleta
Puesto de Usuario RAID. Almacenamiento Primario
• Encriptación AES-256 integrada en los discos.• Certificación: ISO/IEC 17345, ECMA-350, NFZ 42-013.• Soluciones de Archivo Permanente:
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Archivo y Almacenamiento
RAID
Longevidad
Grabación WORM
Tiempo de Acceso
Soporte Removible
Coste de Energía
Bajo TCO
Alto ROI
Características Cinta Optico
Capacidad
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EverSuite: Archivo documentos electrónicos
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Archivo legalConversión a objeto de archivo electrónicoEncapsulamientoEncriptaciónConservación a largo plazo: Hardware específico de almacenamiento
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DIFUSIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL MEDIANTE LA WEB SOCIAL
El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0
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Difusión web 2.0
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RepositorioDocumentos electrónicos
UsuariosInvestigadoresCiudadanosComunidad
Colaboradores
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Difusión web 2.0
Funcionalidades 2.0
• Comunidades
• Espacios de trabajo
• Blogs
• Wikis
• Foros
• RSS
• Etc…
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CONGRESO DE LOS DIPUTADOS
El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0
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Congreso de los diputados
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La solución SAE de Ever posibilita hoy:
Gestión del ciclo completo documental
Independencia del formato (PDF/A)
Conservación de la descripción en xml
Almacenamiento en hardware específico para la conservación a largo plazo
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1er editor europeode soluciones integralesde gestión de contenido
Preguntas
& Respuestas
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Oscar RíosJefe de Consultoría ECM
orios@ever.esTeléfono: +34 91 484 01 98
Móvil: +34 627 928 431
Avenida de la Industria, 32. Edificio Payma28108 Alcobendas (Madrid)Tél : +34 91 484 01 98www.ever-team.com
¡¡Muchas Gracias !!
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