experiencia del politécnico grancolombiano en la implementación
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Ponencia pPara Virtual Educa
Experiencia del Politécnico Grancolombiano en la implementación del Modelo de Educación Virtual: aprendizajes del proceso de seguimiento y políticas anti-deserción dirigidos al estudiante1
Autores
Victor Alonso Rueda Plazas – Institución Universitaria Politécnico GrancolombianoClaudia Mercedes Zea Agudelo - Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano
ResumenEl presente documento presenta las experiencias de la Institución Universitaria
Politécnico Grancolombiano en la implementación de planes de seguimiento al
estudiante en el ámbito de la educación virtual.
Palabras ClaveSeguimiento, Política anti-deserción, Educación Virtual
Introducción
A Inicios del 2007 el Politécnico Grancolombiano, buscando que sus principios de
Universalidad, Equidad, Cobertura y Accesibilidad entre otros, fuesen promovidos con un
mayor impacto social para contribuir decididamente con la construcción de proyectos de
vida exitosos, brindar una participación democrática, eliminar barreras de distancia,
conectividad e infraestructura, e integrando grupos sociales excluidos de una educación
superior de calidad, se dio a la tarea de implementar lo que en un principio denominó
Educación Distribuida y que posteriormente se convertiría en el Modelo de Educación
Virtual de la institución.
1 Patrocinado por la Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano (IUPG)
Es así como en el primer semestre del 2008 se implementa en cuatro puntos de nuestra
geografía (Barranquilla, Cúcuta, Bogotá y Anapoima) los llamados en ese momento CLAs
(Centros Locales de Aprendizaje) con 7 programas de pregrado y un total de 239
estudiantes. Se inició también la adecuación de los planes de estudio aprobados por el
Ministerio de Educación Nacional, el fortalecimiento del sistema académico para soportar
todos los nuevos procesos académicos que esto implicaba y por supuesto el grupo
humano para apoyo de los mismos. La evolución y crecimiento a la fecha ha sido
exponencial contando con mas de 90 sitios llamados actualmente CSUs (Centro de
Servicio Universitario) y con aproximadamente 10.000 estudiantes distribuidos en 21
programas de pregrado y 8 de posgrado y 292 módulos virtuales.
El presente documento presenta un breve recuento histórico de los procesos de
seguimiento y políticas anti-deserción dirigidos al estudiante, y da cuenta de las lecciones
aprendidas por la institución al respecto de ellos.
Grandes retos
Conectividad
Uno de los primeros retos a los cuales se enfrentó la institución fue la conectividad, los
sitios donde los estudiantes acudían a tomar la clase por medio de la teleconferencia en
vivo, en un principio se conectaban a través de antenas (ver Figura # 1) pero esto
implicaba que se hiciera un trabajo previo de instalación y configuración de estas antenas,
las cuales en determinado momento y sin causa aparente dejaban de funcionar
generando perjuicios a los estudiantes como el no poder atender a las indicaciones y
sugerencias del tutor, ni tampoco realizar preguntas que fuesen de interés común;
actualmente la plataforma trabaja totalmente desde Internet y esta disponible las 24 horas
del día, cabe anotar que aún existe problemas de conectividad por el servicio de internet
en algunos de los lugares del territorio nacional, pero ha ido creciendo la cobertura y por
lo tanto ha disminuido el problema.
Figura # 1 Conectividad con los Centros
Clases en tiempo realInternetPlataforma académica y administrativa
Telecentros
Centro de Emisión Sala de Tutores
Tutor
Tutor
Tutor
Sala de Generación
Estudiantes
Estudiantes
Estudiantes
Satélite
Centro CreativoPolitécnico Grancolombiano
Clases en tiempo realInternetPlataforma académica y administrativa
Telecentros
Centro de Emisión Sala de Tutores
Tutor
Tutor
Tutor
Sala de Generación
Estudiantes
Estudiantes
Estudiantes
Satélite
Clases en tiempo realInternetPlataforma académica y administrativa
Telecentros
Centro de Emisión Sala de Tutores
Tutor
Tutor
Tutor
Sala de Generación
Estudiantes
Estudiantes
Estudiantes
Satélite
Centro CreativoPolitécnico Grancolombiano
Fuente: (IUPG;, 2009)
Figura # 1 Conectividad con los Centros
Plataforma
Las denominadas LMSs (Learning Management System) son las plataformas con que el
estudiante interactúa y requiere que sea lo mas intuitiva posible para los estudiantes,
principalmente para aquellos que se enfrentan por primera vez a este tipo de educación,
por lo tanto el reto aquí es tanto a nivel de diseño, para hacer más atractivas las páginas
web que el estudiante ve o los materiales que consulta en cada curso, como de
organización, para que los estudiantes no se pierdan, una vez ingresen a recorrer los
contenidos del módulo, es por ello que continuamente se viene ajustando estos dos
aspectos y cada vez se trata de pensar cual es la mejor forma de hacerlo, aprovechando
la tecnología con que se cuenta actualmente para la producción de textos, videos y
contenidos interactivos.
Sistema académico
Uno de los aspectos más importantes es brindar al estudiante una forma fácil y clara de
realizar todos los procesos de índole académico (inscripción, pago de matrícula,
inscripción de módulos, solicitud de certificados, etc.), pero es muy complicado si el
sistema académico no esta adaptado para ello, es por esto que se han realizado
esfuerzos en este aspecto trabajando en lo que en la institución se conoce como
“procesos de autoservicio”, donde los estudiantes puedan a través de la página Web de la
Universidad encontrar todos los servicios que necesitan y las respuestas a las preguntas
que frecuentemente se hacen.
Tutores
Este apartado esta basado en una entrevista a profundidad realizada al Director
Académico de Educación Virtual de la IUPG (Bonilla, 2013). Evidentemente los tutores
constituyen parte fundamental de todo este proceso de enseñanza, y es esto, lo que
conlleva a que las instituciones entren en un proceso de evaluación de los mismos, pues
uno de las primeras ideas que se tiene es utilizar al profesor de la modalidad presencial
para asignarle cursos en la modalidad virtual debido a la experticia que tiene de su
materia, sin embargo, la experiencia ha demostrado que aun cuando el tutor tenga los
conocimientos suficientes del contenido de la asignatura, si la metodología no se ajusta a
esta modalidad no se logran los objetivos, pues definitivamente los estudiantes tienen otra
forma de aprender, aquí juega un papel fundamental la autonomía de parte y parte, y el
cómo poder llegar al estudiante utilizando las herramientas que tanto la página, la
plataforma y la Web en general, prestan para que esto pueda ser una realidad. El
Politécnico Grancolombiano está continuamente revisando este tema, brinda a los tutores
diplomados que enseñan por medio de experiencias de grupos interdisciplinarios las
diferentes formas en que se pueden aprovechar todas las posibilidades educativas de
hoy, como lo indica una de las tutoras del diplomado Diplomado Certificación – Tutores la
Dra. María del Socorro Guzmán en uno de sus apartes “Me propongo intercambiar ideas y
compartir estrategias de apoyo en la planeación curricular, a través de la exploración y
producción de materiales requeridos en los nuevos escenarios de la denominada
sociedad de la información y del conocimiento. Es un espacio para la reflexión,
comunicación, cooperación y desarrollo de materiales que buscan nuevas prácticas
educativas mediatizadas por la tecnología; amenos ambientes virtuales de aprendizaje y
estímulo al desarrollo del conocimiento” (Guzmán, 2012).
Adicionalmente la institución ha querido combatir la “soledad” que un estudiante de virtual
puede llegar a sentir y por ello se han realizado acciones concretas sobre esto, una de
ellas son los denominados TAP (Tutor Académico Presencial), esta figura permite que los
estudiantes de las diferentes regiones puedan tener una persona en su CSU que le ayuda
por medio de talleres o casos previamente diseñados por los tutores master2 de algunos
módulos, a entender de una manera más personalizada y humana los contenidos de la
asignatura, no debemos olvidar que somos seres sociales y por lo tanto aun nos hace
falta ese contacto personal. Durante este encuentro se busca desarrollar tres actividades
de evaluación: sobre su propio desempeño, del docente sobre el desempeño de los
estudiantes y la evaluación entre los mismos estudiantes, al finalizar se muestran los
resultados esperados del taller y la retroalimentación del mismo.
Seguimiento y políticas anti-deserción
Este apartado es producto de la entrevista a profundidad realizada a uno de los
consejeros académicos del programa de permanencia en la IUPG (Zea, 2013). Uno de los
grandes problemas de la modalidad virtual son las cifras altas altas tasas de deserción de
sus estudiantes, principalmente en sus primeros semestres, y es un problema
relativamente actual así como lo es la modalidad virtual, por ello se ha trabajado en varios
frentes que permitan luchar contra este flagelo.
Indiscutiblemente el éxito de cualquier estudiante, en cualquier modalidad de estudio, bien
sea presencial o virtual, esta directamente relacionado con la forma como el estudiante
asume su plan de vida y elige estudiar un programa académico de una universidad, pero
en el caso de la educación virtual no es un proceso que la persona deba realizar sola, es
necesario que la institución sea guía desde el primer momento de interacción con el
estudiante, es por ello que el Politécnico Grancolombiano realiza actividades iniciales
como son, el envío de la carta de bienvenida junto con el documento de navegación que
contiene las instrucciones iniciales (lo que ubica un poco más al estudiante), la encuesta
de caracterización que permite analizar el entorno socio-económico (y el ámbito
caracterización académico) datos de caracterización del estudiante y sus expectativas, y
además un seguimiento continuo al actuar del estudiante dentro y fuera de la plataforma,
estos conceptos se ampliaran mas adelante dentro de este documento.2 Tutor principal del módulo responsable de liderar el proceso de encuentros académicos en CSU, desarrolla la teleconferencia, guía y la retroalimentación de la actividad.
Aprender virtualmente asignaturas tan complicadas para algunos como lo es la
matemática o el buen uso de las palabras en un escrito, como es el caso del módulo de
Técnicas de Aprendizaje Autónomo, son competencias que cualquier estudiante debe
tener o adquirir, pero no es sencillo cuando el acompañamiento no es efectivo, es por esta
misma razón, tanto la institución como los tutores retoman su importancia, y el
seguimiento que realicen al estudiante puede ser el que marque la diferencia entre el éxito
o el fracaso en el proceso.
En asesorías extra-clase se abrió el “espacio presencial para asesorías” para que los
estudiantes de virtual que puedan asistir al campus principal de la universidad y así recibir
atención personalizada. Estos horarios son publicados por los respectivos coordinadores
en el campusvirtual que es la página por donde los estudiantes ingresan a sus módulos.
0
Los talleres de refuerzo en virtual son organizados por un coordinador, pero
principalmente es un curso en el aula virtual que contiene material con ejercicios
discriminados semana por semana con los diferentes temas, este refuerzo es referente a
matemáticas 1.
Con respecto a polígono virtual, (http://gi.poligran.edu.co/course/category.php?id=8 ) se
definieron coordinadores de matemáticas que atienden las preguntas en los foros aquí se
atienden algunos cursos como matemáticas 1 y 2, cálculo 1 y 2. La participación en
polígono está abierta a toda la comunidad académica y aunque el ingreso y uso es bajo
se han diseñado campañas para impulsar el uso de esta herramienta. Una de ellas es el
concurso "El Problema de la Semana" que en conjunto con el departamento de
Investigación y Desarrollo se publican preguntas semanales relacionadas con temas
matemáticos otorgando puntajes por orden de respuesta y realizando una premiación a
final de semestre.
Se han identificado cuatro motivos principales por los cuales un estudiante de educación
virtual puede desertar ellos son: motivos académicos, motivos económicos, de servicio y motivos personales, pero como se observa el mayor rubro se concentra en el
acompañamiento (Ver Figura # 2).
Se han implementado varias campañas o planes en el Politécnico para que este
seguimiento se pueda realizar de una forma organizada y práctica, éstos se encuentran
clasificados por tipos de campaña, dentro de las cuales tenemos: Preventiva, Reactiva y
Recaptura, a su vez cada una maneja diferentes temas (ver figura # 3).
Figura # 2 Porcentaje de deserción por grupo de deserción en el Politécnico
Grancolombiano. Datos a Diciembre de 2011
Grupo Deserción Subgrupo Deserción Motivo Deserción %Académicos Docencia Acompañamiento 30,5%
Trabajos en grupo 4,9%Metodología Dedicación de tiempo 5,5%
Insatisfacción con el modelo 3,0%Cambio de modalidad 2,4%Metodología-Asignatura 1,2%Dificultades con la modalidad 0,6%
Programas Cambio de Institución 9,8%Cambio de programa 1,2%Pénsum 0,6%
Desempeño Académico Bajo desempeño académico 0,6%Económicos Ecónomicos Económico 18,9%Servicio Servicios Tecnóligicos Servicio Tecnológico 3,7%
Dificultades con la conexión a internet 2,4%Servicios CLA Servicio CLA 5,5%
Personales Personales Personal 9,1%Total general 100,0%
Fuente: (IUPG;, 2011)
Figura # 2 Porcentaje de deserción por grupo de deserción en el Politécnico
Grancolombiano.
fecha
BecaInformar a estudiantes que tienen Beca
cuales son los requisitos para que continúen con el beneficio.
Estudiante con BECA por primera vez
N/A Correo electrónico Estudiantes de cualquier semestre Dos veces al año: Febrero y Agosto
ICETEXInformar a estudiantes que tienen Crédito Icetex cuales son los requisitos para que
continúen con el beneficio.
Estudiante con crédito ICETEX por primera vez
N/A Correo electrónico Estudiantes de cualquier semestre Dos veces al año: Febrero y Agosto
Estudiantes que pueden perder el módulo por no ingresar al Aula
Estudiantes que no han ingresado en los últimos 3 días o más a la plataforma
Entre 0 y 2 inasistencias a la semana = Riesgo Nulo
3 inasistencias a la semana = Riesgo Bajo4 inasistenciasa la semana = Riesgo Medio
Mas de 5 inasistencias a la semana = Riesgo Alto
Riesgo nulo: No genera campañaRiesgo Bajo: Correo electrónico
Riesgo Medio: Llamada telefónicaRiesgo Alto: Llamada telefónica
Estudiantes de 1, 2 y 3 Semestre Por cohorte Semanal
Estudiantes que no asisten a las actividades presenciales en el CSU (extrapuntos)
Estudiantes que no han asistido al 1er encuentro en
el CSU
Estudiantes que van pasando el modulo pero no asitieron a la 1ra actividad presencial en el
CSU=Riesgo MedioEstudiantes que van perdiendo el modulo y no
asitieron a la 1ra actividad presencial en el CSU=Riesgo Alto
Riesgo Medio=Correo electrónicoRiesgo Bajo=Llamada telefónica Estudiantes de 1, 2 y 3 Semestre
Por Cohorte En la semana # 4 (para módulos
de primer bloque)En la semana # 12 (para módulos
de segundo bloque)
Por Cohorte En la semana # 4 (para módulos
de primer bloque)En la semana # 12 (para módulos
de segundo bloque)
Por Cohorte En la semana #9 (para módulo
transversal
Reiteración de modulos perdidosEs el módulo que se pierde por mas de 1 vez
y que en la actualidad no se ha aprobado
Modulo que repite el estudiante y cuya nota
definitiva es inferior a 3,0
modulo no perdido= Riesgo Nulomodulo perdido dos veces= Riesgo Medio
modulo perdido tres veces o más= Riesgo Alto
Riesgo nulo: No genera campañaRiesgo Medio: Correo ElectrónicoRiesgo Alto: Llamada telefónica
Estudiantes de 1, 2 y 3 Semestre.
Por Cohorte En la semana #8 (para módulos
de primer bloque)En la semana # 16 (para módulos de segundo bloque y transversal)
Sacar listado de personas que no presentaron las pruebas e
informar que el siguiente FDS se le habilitará el supletorio y que
debe realizar el pago (Mail)
Recordación de las pruebas FDS (Mail)
Validar quienes no presentaron prueba (en la mañana). E
informar que tienen plazo hasta ese lunes a la media noche.
(Mail)
AplazamientosEstudiantes que han solicitado
aplazamiento y no han reingresado
Estudiante que se encuentran en estado:
aplazadoN/A Llamada Telefónica Cualquier semestre
Semestral teniendo en cuenta fecha de inicio de la cohorte
No matriculados (Desertores)Estudiantes Antiguos que no se han
matriculado dentro de las fecha límite
Estudiantes que se encontraban matriculados
en el periodo anterior y que a la fecha de vencimiento
de la matricula extraordinaria no se han
matriculado.
N/A Llamada Telefónica Cualquier semestreSemestral teniendo en cuenta fecha de inicio de la cohorte
Estudiantes de 1, 2 y 3 Semestre. Y estudiantes con crédito ICETEX o Beca de cualquier Semestre que
vayan perdiendo 2 módulos o mas
Presentación prueba (nota)Barrer Campaña de Ausentismo
Posibilidad de pérdida de Módulos
Estudiantes que van perdiendo el módulo teniendo en cuenta el quiz, primera entrega
de proyecto y primer parcial
Suma de puntos inferior a 105 (equivalente a 3,0)
REACTIVAS
RECAPTURA
TIPO DE CAMPAÑA A REALIZAR ALCANCE PERIODICIDAD
PREVENTIVA
Ausentismo
TIPO CAMPAÑA
TEMA CAMPAÑA DESCRIPCIÓN DE LA CAMPAÑA SEMÁFORO PONDERACIÓN DEL SEMÁFORO (UMBRALES)
Posibilidad Perdida de 0 modulos= Riesgo NuloPosibilidad Perdida de 1 modulo= Riesgo BajoPosibilidad Perdida de Entre 2 y 3 modulos =
Riesgo MedioPosibilidad Perdida de mas de 3 modulos =
Riesgo alto
Riesgo nulo: No genera campañaRiesgo Bajo: Correo electrónico
Riesgo Medio: Llamada telefónicaRiesgo Alto: Llamada telefónica
Figura # 3 Campañas Anti deserción Politécnico Grancolombiano 2013
(Zea, 2013)
1. Tipo de campaña: Preventiva
1.1. Tema Becas
Cuando un estudiante ingresa por primera vez a la institución y tiene cubierta la parte económica a
través de una beca, es necesario que esté consciente que para conservar este beneficio, debe
cumplir ciertos requisitos, sin embargo hemos vivido la experiencia donde el estudiante inicia sus
estudios y posteriormente olvida realizar la renovación de su beca, por ende y al perder esta ayuda,
se dificulta su matricula para el próximo semestre, esto se evitaría fácilmente con un sistema de
alertas que envía un correo recordando las fechas estipuladas para este fin y con el debido tiempo de
anticipación. Esto se realiza cada inicio de semestre y se incluye dentro de los procesos automáticos
de los sistemas de la institución.
1.2. Tema ICETEX
El crédito ICETEX (Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior) fue
creado por el gobierno nacional para ayudar a los estudiantes con méritos académicos, que no
cuentan con recursos económicos suficientes para ingresar o permanecer en la educación superior.
El politécnico Grancolombiano realiza una primera llamada informativa indicándole cuales con las
condiciones de su beca o como poder realizar la renovación del crédito y las fechas en que debe
estar pendiente, esto se realiza con un refuerzo a través de la página de ingreso del campus virtual y
se aprovecha para dar los datos de contacto de consejería académica por si el estudiante así lo
requiere.
1.3. Tema Ausentismo
Este punto se refiere a los estudiantes que posterior a su proceso de matrícula no ingresan al aula
virtual a desarrollar las actividades de sus correspondientes módulos, la medida que se tiene como
estándar son 72 horas, es decir, que si al cabo de 3 días el estudiante no tiene registro de ingreso, es
contactado para saber el motivo por el cual no ha podido iniciar, esto se hace a través de correo
electrónico y posteriormente por medio de una llamada telefónica. Esta campaña se lleva a cabo
básicamente con los estudiantes de primer, segundo y tercer semestre que es donde se ha detectado
la mayor problemática.
Otro tema a controlar es la inasistencia a las actividades in situ, actualmente dentro de nuestro
modelo de educación se tiene un concepto denominado TAP (Tutor Académico Presencial), como se
mencionó anteriormente, esto consiste en una asesoría que el estudiante puede tomar en su CSU
con un tutor presencial, no es de carácter obligatorio, pero para motivar a los estudiantes a asistir, se
les otorga algunos puntos extras en su calificación, esto se hace con el ánimo de ayudar a aquellas
personas que se les dificulta la parte de lectura, escritura o las matemáticas que como
mencionábamos son fundamentales, la idea aquí es llevar un registro de las personas que utilizan
este sistema y posteriormente dejan de hacerlo, al igual que el punto anterior se contacta por los dos
medios (correo y llamada) y se hace un seguimiento del porqué de la inasistencia.
1.4. Tema Posibilidad de Perdida de Módulos
En nuestro modelo existen hitos en fechas específicas donde los estudiantes presentan evaluaciones
como son: un quiz en la segunda semana, una entrega parcial de proyecto en la tercera semana y un
parcial en la cuarta semana (esto puede varia dependiendo de la asignatura), llegado este punto, se
puede iniciar la generación de informes que indiquen si el estudiante tiene un acumulado en puntos
que en promedio bastaría para poder ir pasando la asignatura, de no ser así, y como se hace con los
otros puntos evaluados, el estudiante es contactado a través de correo electrónico o por medio de la
llamada telefónica advirtiéndole del hecho, adicionalmente se dan las recomendaciones pertinentes
con respecto al manejo de la comunicación estudiante – tutor
2. Tipo de campaña: Reactiva
2.1. Tema Reiteración de Módulos Perdidos
Cuando un estudiante presenta durante 2 periodos consecutivos una nota definitiva inferior a 3.0 en
un mismo módulo, se hace necesaria la intervención de la institución, aquí se analiza desde varios
puntos de vista la problemática, la comunicación que ha hecho el tutor con este estudiante, el número
de comunicaciones que se le han enviado a la persona, los apoyos de consejería que se le han
brindado, el desempeño que ha tenido en otras asignaturas, el desempeño del grupo en general en
ese módulo y con ese tutor, problemas de tipo tecnológico y la claridad y calidad en las respuestas
dadas al estudiante.
2.2. Tema Supletorios:
Cuando un estudiante por alguna razón no puede presentar las evaluaciones, la universidad le brinda
la oportunidad que pueda presentar el siguiente fin de semana el supletorio que consiste en otra
evaluación del mismo estilo y de idéntica calificación que el estudiante puede realizar como sustituto
de la que ya pasó, y aun que tiene un costo por cuestiones administrativas, esto se avisa a través del
correo electrónico, permite que la nota no se vea afectada y por ende que el estudiante no se
desmotive.
3. Tipo de campaña: Recaptura
3.1. Tema Aplazamientos
Se puede dar que por algún motivo el estudiante deba aplazar su semestre, sin embargo lo que no es
normal es que este mismo estudiante no solicite su reintegro el siguiente semestre, debido a esto, es
importante realizar un seguimiento de estas situaciones, mas aun teniendo en cuenta que el dinero
para cursar su semestre no es impedimento, pues la universidad lo guarda en su totalidad para
cuando el estudiante desee continuar, aquí es necesario contactar al estudiante para que esté atento
y pueda realizar el trámite con la debida antelación, continuando así su formación.
3.2. Tema Antiguo No Matriculado
Otro tema frecuente es que el estudiante culmine su semestre y no se matricule para el próximo, el
porquée es la averiguación que la institución debe hacer y plantearle alternativas para volverlo a
motivarlo, teniendo en cuenta la problemática que hubiese tenido, que previamente debe ser
analizada por una persona de asesoría personal y académica por la Consejería Académica y si el
caso lo amerita se remite a la Consejería Personal (apoyo psicológico, el objetivo aquí es no
dejarapoyar el proceso de formación del estudiante en un punto perdido y a la vez reforzar y mejorar
aquellos procesos que lo hicieron desistir. al estudiante de continuar.
Estrategias y Planes de Acción para Servicio y Permanencia del estudiante:
Estrategia PLAN DE ACCIÓN 2012 - 2013 (ACTIVIDADES CONCRETAS)
Sistematización para el autoservicio Portal Auto-gestionableNutrir la Oferta de Valor Programa de prácticas empresariales
Acercamiento y conocimiento de la población estudiantil
Marketing Relacional
Formulación de métricas, información de seguimiento de actividad, información de desempeño académico, información de estado financiero de los estudiantes, cuantos estudiantes matriculados y en que programa.
Acompañamiento de tecnología Mejorar plataforma y apoyo a través de herramientas Acompañamiento a tutores Planificación del proceso de inducción y
acompañamiento para el primer semestre de estudiantes nuevos
Diferentes canales de comunicación
Promover a la red social dentro de los estudiantes virtuales como un canal institucional de comunicación
Acompañar el desarrollo de aplicaciones para redes sociales que den a conocer la modalidad y/o acompañen al estudiante
Desarrollo de variables de autoevaluación Estructurar junto con la Oficina de Investigación y los coordinadores virtuales el proceso de investigación para la modalidad virtual
Ampliar la oferta de valor Fortalecer el plan de becas de la institución para virtualIntegrar el plan de monitores/horas becas a virtual
Metodología de permanencia Diseñar los proceso y procedimientos de buenas prácticas para el área de permanencia en el poli integrado con CRM
Metodología de servicio Fortalecer las buenas prácticas del servicio del contact - center
Estrategia de seguimiento al antiguo
Durante el proceso de finalización de semestre, proyectar con base en el desempeño académico aparente el listado de estudiantes según el número de módulos aprobados, priorizando los que pasan sin perder módulos, semanalmente.
Apoyar el proceso de cargue de notas definitivas al cierre de semestre, que permitan la actualización del reporte de desempeño académico.
Apoyar al contac center con el reporte de desempeño académico de estudiantes NO matriculados, para su contacto.
Apoyo a CSU
Aplicar las prácticas de auditoría que permitan medir y orientar el desempeño en CSU (formularios, acompañamientos, seguimientos, revisiones), con base en el manual de auditoría
Dar a conocer las medidas de eficacia obtenidas y los correctivos a que haya lugar (basado en informes)
Plan de acompañamiento al primíparo
Generar una herramienta de contraste online, en procesos de matrícula, para reforzar el análisis de inscritos vs matriculados por CSU, para reportar contactos al Contac Center.
En el proceso académico, proponer el traslado entre cohortes de un mismo semestre académico para el estudiante con poca actividad, cuando sea viable.
Durante el proceso académico, mantener contacto con los estudiantes vía mensajería, sms, foros y correos electrónicos para permanente información de las actividades académicas de la semana (nuevos y antiguos)
Plan de Acercamiento del Estudiante Virtual
Vía sala de emisiones generar encuentros trimestrales con los monitores que permitan darles a conocer el estado académico y operativo de virtual, en lo que a su labor les compete. Generar un espacio de retroalimentación de procesos.
Reactivar el aula para monitores como una herramienta de contacto entre ellos y las decisiones del área académica y operativa de virtual.Información de deserción por cohorte por programa, según el semestre promedio en cada programa
Fuente: (IUPG;, 2011)
La implemetación de los anteriores planes ha dado como resultado una disminución de las cifras de
deserción tal como se evidencia en la figura 4:
(IUPG;, 2013)3
Resultados: Aspectos a Mejorar:
Tecnología: sistemas que permitan identificar con mayor facilidad y mayor efectividad las personas
en riesgo de deserción, actualmente se hace de forma manual lo cual hace mas tedioso y demorado
el proceso.
Recurso Humano: El número de personas que atienden a los estudiantes no son suficientes pues la
población estudiantil ha tenido un crecimiento del 49% en el último añova en ascenso, mientras que
las personas que trabajan en este temalos recursos humanos y técnicos siguen siendo loas mismoas.
Primer contacto: Falta también que el estudiante pueda ser el primero en contactarnos, un espacio
de interacción donde la persona pueda comunicarse con un asesor y que este asesor sea
suficientemente hábil para poder detectar el inconveniente del estudiante y direccionarlo de una forma
adecuada. Teniendo en cuenta que las personas que estudian virtualmente no tienen un horario
definido durante el día, o en oportunidades la dedicación es en el fin de semana, se debe tener una
infraestructura que permita esta flexibilidad para así también dar alternativas de comunicación a los
estudiantes.
Mayor capacitación: Los asesores requieren mayor capacitación en las herramientas tecnológicas
para el uso eficiente de las mismas, pues en la medida que se manejen mejor, facilitará el trabajo de
los asesores y brindará mayor apoyo a los estudiantes.
3 * Datos a 25/04/2013.
Conclusiones:
Toda acción que busque el acercamiento del estudiante a la institución permite una interacción
más efectiva y un mayor acompañamiento del mismo, por lo tanto se debe innovar en este
aspecto continuamente.
La aplicación de planes o campañas permite disminuir la deserción de los estudiantes, pero estos
planes deben ir de la mano con las políticas institucionales y estas deben ser acordes con el
objetivo buscado, esto solo se logra con una sinergia entre el grupo directivo, el táctico y el
operativo
Un estudiante que se siente acompañado por los diferentes entes de la universidad es poco
probable que deserte, sin embargo si sucede lo contrario, es decir, aquel estudiante que sienta
solo en el proceso tendrá una posibilidad muy grande de desertar.
Los tutores deben tener conciencia del papel tan importante que tienen frente a sus estudiantes
virtuales pues es el contacto tangible, y del sentido de compromiso y de pertenencia que tenga
dependerá el éxito de todo este proceso.
(Zea, 2013)
Se requiere mayor compromiso institucional en la elaboración de políticas claras y suficientes al
respecto de la retención de estudiantes que permitan hacer que los planes aquí esbozados se
materialicen y contribuyan a cumplir la meta de cobertura e inclusión que persigue la Institución
Universitaria Politécnico Grancolombiano.
Fuentes Bibliográficas:
Entrevistas:
Claudia Zea – Coordinadora de permanencia Bienestar universitario
Armando Cortes – Coordinador estadísticas – Bienestar Universitario
Álvaro Bonilla – Director Académico de Educación Virtual
Bonilla, Á. (Abril de 2013). Gestión de tutores en el área de Educación Virtual - IUPG. (V. A. Rueda Plazas, Entrevistador)
Guzmán, M. (2012). Diplomado Certificación Tutores. Bogotá.IUPG;. (2009).IUPG;. (2011). Informe de Deserción 2011. Bogotá.Zea, C. (19 de 04 de 2013). Seguimiento de estudiantes de virtual para permanencia. (V. A. Rueda,
Entrevistador)
Páginas Web:Fuentes de sitios webhttp://poligran.edu.co
http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/es-co/cr%C3%A9ditoeducativo.aspx
http://www.icetex.gov.co/DnnPro5/Default.aspx?tabid=1111
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