fast track project management

พ.อ. มารวย สงทานนทร

9 พฤษภาคม พ.ศ. 2553

จดพมพโดยส านกพมพ

Pearson Education Limited

ในป ค.ศ. 2009

Patrick Harper-Smith

ท างานเปนทปรกษาเรองการ

วางแผนยทธศาสตร งานวจย

การตลาด และการบรหาร

จดการโครงการ

เปนผกอตงบรษท Project

Leaders International

Simon Derry

เปนทปรกษามออาชพทม

ประสบการณกวา 15 ป

ท างานกบบรษทชนน า

หลากหลายอตสาหกรรม

จบปรญญาตร University

College of Swansea

MBA จาก Henley

Management College

การแปลงแผนยทธศาสตรสแผนปฏบตการหรอโครงการ เปน

การท าใหองคกรสามารถบรรลเปาประสงคทไดก าหนดไว

การบรหารโครงการ จงถอวาเปนหวใจของความส าเรจของ

องคกรในสถานการณทมการแขงขนสง

โครงการ (Project) คอความตอเนองของกจกรรมทออกแบบไว

เพอบรรลวตถประสงคทตงไวในระยะเวลาและงบประมาณทจด

ให

การบรหารโครงการ (Project Management) ท าใหผจดการ

โครงการมงเนนทความส าคญของโครงการ มการตดตามผลงาน

ปรบเปลยนตามสถานการณ โดยผจดการโครงการสามารถ

ควบคมโครงการโดยมเครองมอและเทคนค ทชวยใหทมบรรล

วตถประสงคในเวลาและงบประมาณทจดให

1.Business needs

2.Project goals

3.Stakeholders

4.Workplan and timing

5.Issues and risks

6.The team

7.Critical Decisions

8.Resources and budget

9.Project leadership

10.Communications

มความสอดคลองกบแผนยทธศาสตรและเปาประสงคของ

องคกร

ทราบความตองการของลกคา

สามารถระบความเกยวเนองกบโครงการอน ๆ

Situation คอ สถานการณ เปนความจ าเปนทางธรกจทสอดคลองกบ

เปาประสงคขององคกร

Problem (or opportunity) ปญหาหรอโอกาสพฒนา ในการสรางคณคา

ใหกบองคกร

Risks ความเสยง ถาไมมโครงการนจะเกดความเสยงอยางไรกบองคกร

(ไมใชตอโครงการ)

Impact ผลกระทบ ปรมาณของผลกระทบทจะเกดขน (อาจเปนตวเลข

หรอจ านวนเงน)

Needs ความจ าเปน มความจ าเปนตอจดมงหมายขององคกร

Timing เวลา หมายถงระยะเวลาส นสดของโครงการทตอบสนองความ

จ าเปน

มการตงวตถประสงคทชดเจน (SMART)

มการตกลงเรองตวชวดความส าเรจ

ผมสวนไดสวนเสยเหนดวยถงการสรางคณคาใหกบองคกร

SMART

Specific มความเฉพาะเจาะจง

Measurable สามารถวดผลได

Agreed ผมสวนไดสวนเสยเหนสมควร

Realistic มเวลาพอเพยง มทรพยากรสนบสนน

Time bound มการก าหนดเวลาสนสดของโครงการ

มการระบผมสวนไดสวนเสยทส าคญ

มการประเมนพนธะสญญาของผมสวนไดสวนเสยและของ

ทมงาน

มการสอสารไปยงผทมสวนสนบสนน

มการระบเปาหมายของโครงการอยางชดเจน

มการประเมนจดทเปนวกฤตของโครงการ

มการก าหนดจดทระบความกาวหนาของโครงการเปนระยะ ๆ

ก าหนดประเดนส าคญและความเสยง

มการวางแผนการแกไข

มการบรหารการเปลยนแปลงทเกดขน โดยการประชมอยาง

สม าเสมอ

มการเลอกหวหนาทม

เลอกทมงานทมขอตกลงรวมกน

ท าความเขาใจในบทบาทหนาทความรบผดชอบของสมาชกทม

มการบนทกการตดสนใจและเหตผลประกอบเพอการตรวจสอบ

มกระบวนการทใชในการตดสนใจ

แจงผมสวนไดสวนเสยถามการเปลยนแผน

Suitable ความเหมาะสม

Acceptable เปนทยอมรบของทกฝาย

Feasible มความเปนไปได ในระยะเวลาและทรพยากรทจดให

Enduring มความคงทนจนสนสดโครงการ หรอคงอยในระยะยาว

มการระบทรพยากรทตองการลวงหนา

ทงปรมาณและคณภาพทตองการ

มการตกลงเรองงบประมาณทใชโดยผทเกยวของ

มทกษะในการบรหารโครงการ

มความเขาใจภาพรวมเพอการตดสนใจทถกตอง

มความมงมนตอความส าเรจของโครงการ

1.) การยกยองชมเชย

2.) การใหรางวล

3.) การชแจงหลกการส าคญ

4.) การตดตอกบผใหทนสนบสนน

5.) ความลบ

1.) มอบหมายงานทเหมาะสม

2.) บคลากรมทกษะ ความสามารถ ทศนคต

3.) อธบายงานทมอบหมาย

4.) ระบผลลพธทตองการ

5.) จดสรรทรพยากรให

6.) ใหการสนบสนน

7.) มการทบทวนผลงาน

มการสอสารใหหนวยเหนอหรอลกคาถงความกาวหนาของ

โครงการ

สอสารหนวยขางเคยงทเกยวของ

สอสารถงทมงาน หรอผชวยเหลออน ๆ

Value (เพมคณคาหรอไม)

Suitable (มความเหมาะสมหรอไม)

Acceptable (เปนทยอมรบหรอไม)

Feasible (ใชงานงายหรอไม)

Enduring (มความยงยนหรอไม)

1.) Internet

2.) Spreadsheet software

3.) Word-processing applications

4.) Project management software

5.) Video conferencing

6.) E-mail

7.) Blogs and forums

8.) Digital dashboard

9.) Lessons-learned database

เพอลดแรงตานทเกดขน ในการท าโครงการใหส าเรจมแนวคด

หรอวธปฏบตทงาย ๆ เรยกวาวงจร PDCA (Plan-Do-Check-

Act) ทเปนการพฒนาอยางตอเนอง

ควรมการประชมตดตามผลความกาวหนาอยางสม าเสมอ

1.) การท าใหงานเหนผลความส าเรจอยางรวดเรว

2.) ผบรหารระดบสงมความมงมน

3.) มระบบการรายงาน การตดตามผล และการสอสาร

4.) ระบวตถประสงคทมคณคาสง

5.) ใหรางวลแกผทแลกเปลยนเรยนรในการท างาน

6.) การบรหารการเปลยนแปลงถอวาเปนการประเมนผลงานของ

ทม

7.) พฒนาทกษะของบคลากรเพอพฒนาคณภาพของงาน

8.) สอสาร สอสาร และสอสาร

9.) ประเมนความกาวหนาอยางสม าเสมอ

10.) เรยนรจากความส าเรจและความผดพลาด

10 สปดาหแรกจงมความส าคญวา

จะตองท าอะไร ?

ตองใหความสนใจเรองใด ?

ตองหลกเลยงสงใด ?

Right Thinking

Right Skills

Right Commitment

รตนเอง ความร ความสามารถพเศษ ทศนคต และ พฤตกรรม

เนนความสมดลของ

ความจ าเปนของเปาหมาย (วตถประสงคของโครงการ)

ความจ าเปนของทมงาน (การประชมทมประสทธภาพ การ

ไดรบการสนบสนนจากผมสวนไดสวนเสย และการสอสาร)

ความจ าเปนของแตละบคคล (ดานอารมณ ความรสก)

เรองของระบบกบคน

รปแบบการน า (เวลา คณภาพ และ ความมงมน)

การฝกสอนงาน

กอนเรมโครงการ

การระบความตองการ

ความจ าเปนทางธรกจ

วธการคดเลอก

ความสามารถ

หลงเสรจสนโครงการ

การใหรางวล

การใหขอมลสะทอนกลบ

สงเสรมความคดสรางสรรค

สถานการณทไมกลาวโทษกน

การท างานอยางมจรยธรรม

การเปนองคกรแหงการเรยนร

ทางดวนสความส าเรจทงสองตอนน แนวความคดบางสง

บางอยางสามารถน าไปใชประโยชนไดในสถานการณทตาง ๆ

กนออกไป

จากการเรยนร คอ การประเมนตนเองและทมงาน เพอศกษาหา

ชองวางทตองท าการปรบปรงพฒนาของตนเองและทมงาน โดย

การเรยนรจากเครองมอและเทคโนโลยทมอยในหนงสอ หรอ

คนควาหาความรใหม ๆ เพมเตม

จากนนใหใครครวญใหรอบคอบกอนทจะกระท าสงใดลงไป

โดยหาจดเรมตนทสงผลกระทบสงตอการท างาน

และสามารถลงมอปฏบตไดงาย

แนวความคดตาง ๆ ทน าเสนอในหนงสอเปนเพยงขอเสนอแนะ

เพราะในโลกธรกจมการเปลยนแปลงทรวดเรว สมควรทจะตอง

ตดตามใหทนอยเสมอ

เพอจะไดเปนผน าระดบแนวหนาในสงทตนเองมความถนด

Albert Einstein

US (German-born) physicist (1879 - 1955)