flujo documental de abastecimiento en una pyme - final

Documentos utilizados en el abastecimiento de una

PYME• Abastecer y gestionar materiales necesarios para el rubro de la empresa.

• Uso adecuado de estos documentos depende muchos de los aspectos positivos de la logística.

• Permite alcanzar niveles máximos de operatividad.

• Permite ejercer, controlar, administrar y gestionar los procesos de negocios.

Cotización

• Documento que da respuesta a los requerimientos del cliente.

• Puede ser digita, verbal o impreso.

Formato Cotización

• Necesidad.

• Mercadería.

• Detalle de despacho.

• Fijaciones de precios.

• Condiciones de pago.

• Vigencia de cotización.

Orden de Compra

• Documento para solicitar mercadería

• Sirve para verificar y controlar el bien o servicio.

• Evita posibles errores de información.

Formato Orden de Compra• Razón Social.• RUT.• Giro.• Domicilio.• N° de orden.• Fecha de pedido.• Fecha de entrega.• Articulo• Detalle• Cantidad• Valor unitario• Valor Neto• IVA• Valor Bruto• Firma autorizada

Boleta

• Es de entrega obligatoria.

• Se exime de entrega cuando el valor es menor a $180.

• Registra valor bruto de la venta.

• Debe ser timbrada por SII.

Formato Boleta

• Razón Social.

• RUT.

• Giro.

• Domicilio.

• N° de Boleta.

• Fecha.

Factura

• Documento que acredita una compraventa.

• Detalla los artículos o mercaderías.

• Se confecciona con datos de la guía de despacho y orden de compra.

Formato Factura

• Razón Social.• RUT.• Giro.• Domicilio.• N° de factura.• Fecha de emisión.• Cantidad.• Descripción.• Valor unitario.• Valor Neto.• IVA.• Valor Bruto.

Guía de Despacho

• Documento que acompaña a mercaderías en trayecto de entrega.

• Es obligatoria en el traslado de cualquier mercadería.

• Acredita que el bien o mercadería no es robado.

Formato Guia de Despacho

• Razón Social.• RUT.• Giro.• Domicilio.• N° de Guia.• Fecha de envio.• Fecha de entrega.• Razon Social o nombre de destinatario.

Nota de Debito

• Documento que aumenta el valor de la Factura

• Solo puede ser emitida por proveedor y para el mismo comprador.

Formato Nota de Debito

• Razón Social.

• RUT.

• Giro.

• Domicilio.

• N° de documento.

• Fecha de emision.

Nota de Credito

• Documento que disminuye el valor de la Factura

• Solo puede ser emitida por proveedor y para el mismo comprador.

Formato Nota de Credito

• Razón Social.

• RUT.

• Giro.

• Domicilio.

• N° de documento.

• Fecha de emision.

ProcesoDe

Abastecimiento

Solicitud deCotización Vía

E-mail oTelefónica

Mantención Base de Datos Proveedores

•Actualización de precio•Actualización producto

•Condición de Pago

Inicio

Compra de

Producto Nuevo

SolicitudCotización

Proveedor

Fin Proceso

Recepción SolicitudDe Cotización

SolicitudCotización

EnvióDe Cotización

Cotización

Recepcion3 Cotizaciones

Emitir CuadroComparativo

Proponer OpciónMas Conveniente

Solicitar V°B deGerente General

Gerente General Aprueba

EmitirOrden de Compra

Recepcion OrdenDe Compra

Envió deMateriales

Factura

Guía deDespacho

Recepcion de Materiales

Insumo enCondiciones

Insumos NOConforme

DepartamentoContable

Nota de Crédito

Nota de Debito

Departamento Contable

RecepcionDe Materiales

Documentos

NOSI

NO

SI

NO

SI

Control de Calidad