forankring av skjermdialog i organisasjonen - trondheim kommune

Hvordan arbeide med å forankre

skjermdialog i organisasjonen?

KF Brukerkonferanse 24.03.09

Agenda

Hvor er Tk innen digitalisering i dag?

Digitalisering i Tk før

Bakgrunn for digitaliseringsprosjektet

Innføringsprosjektet

Organisering

Forståelse – forpliktelse – forankring

Prosessarbeid og prosjektverktøy

Digitalisering i Tk videre

Status

Ca. 100 skjermdialoger i drift til 27 enheter

Ca. 50 integrert med sak/arkiv-system

Organisering som gjør at videre digitalisering ”går av

seg selv”:

Digitaliseringsprosjektet har ansvaret for utvikling av

skjermdialoger og prosesser

IT-tjenesten har ansvaret for drift av tjenesten skjermdialog

IT-tjenesten har ansvaret for anskaffelse og drift av tekniske

løsninger som skal støtte opp

Skjermdialogeier har ansvar for innhold og prosess

Digitalisering i Tk før

Manglende:

Struktur

Vurderinger, analyser og prioriteringer

Bevissthet

Dokumentasjon

Oversikt

Ressurser

Forståelse av omfang og kompleksitet

Bakgrunn

IT-tjenestens prosessfokus

Effektivisering og gevinstuttak

Digitaliseringsprosjektet opprettet i 2007

Fokus på forståelse - forankring -

forpliktelse

Ønske om fast prosess for tjenesten

skjermdialog

Bakgrunn

Vurdering, analyse, prioritering

Dokumentasjon

Risikovurderinger

Gevinstanalyser

Drift og avtaleforvaltning

Profesjonalisering

Utvikling av verktøy

Bakgrunn

Anbud

Tjenestefokus og prosessfokus

Innføringsprosjekt Totale gjennomganger av utvalgte skjema

og prosessen rundt

ca 40 eksisterende skjermdialoger

ca 25 nye

Organisering av

innføringsprosjektet Prosjekteier er IT-sjefen

Prosjektledelse fra IT-tjenesten

4 koordinatorer innleid i 100% stilling

Deltakelse fra Kommunikasjonsenheten

Deltakelse fra Byarkivet

Enhetene

Leverandører

Samarbeidspartnere

Forankring hele veien opp

NVEExport .mpg

Koordinatorer og enheter sin rolle

Alle skjema fikk en ansvarlig prosjektkoordinator,

tildelt av prosjektleder.

Alle skjema fikk en skjemaeier, tildelt av enhetsleder

på den aktuelle enheten

Arkivets rolle

Suksesskriterie

Engasjement

Kompetanse

Deltakelse

Leverandører sin rolle

Samarbeid mellom Trondheim

kommune, EDB og Kommuneforlaget

Er avhengig av et mottaksapparat som

fungerer

Forpliktelse – forståelse –

forankring i prosjektgruppa Prosjekteier ble informert og involvert i sentrale utfordringer.

Byarkivet og Kommunikasjonsenheten ble informert og involvert.

En ressurs fra Byarkivet ble innleid til prosjektet i 50% stilling.

Ressursene fra Kommunikasjonsenheten var ikke forpliktet på

en like formell måte.

Arbeidet med å skape forståelse, forpliktelse og forankring hos

KF var svært viktig.

Aller mest ble det jobbet med å skape forståelse, forpliktelse og

forankring blant de innleide prosjektkoordinatorene som skulle

være ansvarlige for hver sine prosesser og skjermdialoger.

Det ble lagt stor vekt på at alle prosjektdeltakerne skulle ha et

stort engasjement for prosjektet.

Forståelse

En sentralisert tilnærming men med aktiv

jobbing for å få med enhetene i arbeidet.

Kommunikasjon med enhetsleder Videre forankringsjobb avtales

Prioritering av enheter

Standardisert måte å jobbe på, men med

åpning for å gjøre endringer foreslått av

enhetene. Bruk av standard presentasjoner

Forståelse

Intranettside for prosjektet

Informasjon pr. e-post/julehilsener m.m

Rådmann ble kontinuerlig informert av prosjekteier

Informasjonsspredning gjennom jungeltelegrafen

Å skape forståelse er ikke ansett som å være en

engangsjobb vi gjør ved prosjektetoppstart - en

kontinuerlig prosess

Prosjektet er preget av en gjennomtenkt

informasjons- og kommunikasjonsstrategi

Forankring

Til rådmann og kommunaldirektører

Møter

Mer uformelle samtaler

Fokus på prosesseffektivisering og gevinstene av prosjektet

Sammenheng til andre pågående prosjekter

Til enhetetsledere/ utvalgte saksbehandlere/

systaemadministratorer/ publisister eller andre på

enhetene

Arbeidsmøter

Fokus på opplevd forbedring

Forankring gjennom Det Digitale

Trøndelag

Kommunaldirektør - leder for styringsgruppa i

DDT

Representant fra rådmannens fagstab - en av

ildsjelene bak DDT og sitter i arbeidsutvalget.

Tk har også med representanter i flere av

delprosjektene, blant annet e-forum

Forpliktelse

Ikke bare involvere partene i prosjektet, men også

forplikte dem

Samarbeidsavtaler Presentert i første telefonsamtale

Gjennomgått i møter

Enhetsleder utpekte skjermdialogeiere som hadde

klare ansvarsområder

Punkt i alle lederavtaler som sier at alle enhetsledere

skal bidra til effektivisering og digitalisering

Klare SLA-avtaler med KF

Forankring gjennom

prosessarbeid

Prosessgjennomgang

Nå-situasjon

Ønsket-situasjon

Profesjonell tilnærming til utvikling av

skjermdialoger

Mal for skjermdialoger som støtte i utvikling

Prosessen for digitalisering av

skjema

Utgangspunkt: Prosesskartlegging

Resultat: Styrt arbeidsflyt i verktøy

Sjekklister

Hjelper den enkelte å huske hva som

skal utføres

Dokumentasjon på hva som er utført

Dokumentasjon og loggføring

Kartlegging og informasjonsinnhenting Til bruk senere i prosessen

For bruk i rapporter

Loggføring Hva er gjort, av hvem, når

Dokumentasjon Mindre personavhengig

Datatilsynets krav

Gevinstrealisering

Fremtidig drift

Avtaleforvaltning

Prosessforvaltning

Oppfølging/rådgiving til enheter

Informasjons- og kommunikasjonsarbeid

Utfordringer ved overgang til drift Hvordan forplikte/engasjere skjermdialogeierne?

Mål: Tjenesten driftes av en tjenesteansvarlig ved IT-tjenesten