fra modstandere til ambassadører - motorvejen gennem silkeborg by, carsten sandgaard christensen -...
Post on 17-Jul-2015
32 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Projektkarakteristika
• Projektudstrækning er 7 år med afslutning 2016
• Budgetramme 6,7 mia kroner
• Overordnet projekt med 70 aktive deltagere og med ca
60 personer tilknyttet eksternt• projektchef, 5 fagprojektledere og ca. 45 projektmedarbejdere
• 12 tilknyttede rådgivere, 15 tilknyttede
entreprenørfirmaer
• 44 parallelle entrepriser
• Stor fokus på interessenthåndtering både internt og
eksternt.
• Mange lovmæssige krav til løsningen som ikke kan
tilsidesættes
Udfordringer vedr.
overordnet projektledelse
1) Analysere projektet og dets omgivelser
2) Forankre projektet i forhold til bestemmende parter
Kommunikation prioriteres som det centrale
redskab til at få succes
Det kan kun gå galt!
Projektledelsen har fra dag et understøttet en
udadvendt kommunikationskultur for at opnå
projektets centrale succeskriterier. Tid, Økonomi,
kvalitet og omdømme.
Hvorfor prioriterer projektet overhovedet
kommunikationen?
Vores bestiller (Folketinget/Ministeren) beder projektet
om at realisere projektet uden at skabe yderligere
politiske problemer
Vores risikoanalyse forudser at vi kommer til at
mangle arbejdsro fra naboer, trafikanter m.v.
Projektets tidsplan er afhængig af myndigheders og
samarbejdsparters velvilje
Adfærd
Essentielt for projektets succes
Menneskelig
ProfessioneltHvad betyder det for
borgeren og hvad kan
han gøre?
Offentlig service
Interessent analyse
Funder-Låsby Interessent Forventninger, udbytte
Succeskriterium Betydning for projektet Inddragelse i projektet
Behov for påvirkning
Pressen Sælge aviser/ få flere see-
re/lyttere
Public service
Opfylde vagthunderolle
VD’s image
Økonomi
Arbejdsro
VD leverer historien
Samarbejde med pressen
Trafikanter Status Quo mht. fremkomme-
lighed og sikkerhed under an-
læg
Være informeret om kø-
situation og kommende omlæg-
ninger
VD’s image
Økonomi
Arbejdsro
Øjne på vejen
Information på forkant
1. Presse
2. Hjemmeside
3. 1888
4. TIC/TMC/GPS
Borgere i 2. række Information på niveau med direkte
berørte
Påvirker lokalpolitikere
Påvirker pressen
Infobreve
Direkte info om specifik del af
projektet
Hjemmeside til at supplere
Borgere generelt Generel info VD’s image
Presse
Hjemmeside - opdateres
Infomøder på strækningen
Issues management
Issues med krisepotentiale, rangeret efter forventet aktualitet og behov for håndtering
• Debatten om at naturen sættes over mennesker, herunder:– Antal stiunderføringer
– Overdækningens udbredelse
– Støj
– Luftforurening
– Issues igennem hele processen:
• Støj – issue igennem hele processen. Meget sandsynlig
• Børns veje – trafiksikkerhed. Fra år 2012 og
Hovedbudskaber 1
Budskaber ift. issues med krisepotentiale
Støj
Hovedbudskaber:
• Vi ved, at støjen er en belastning, men vi kan desværre ikke fjerne den.
• Med anlæggelsen af motorvejen vil færre blive generet af kraftig støj end før motorvejen kom, men enkelte vil opleve at det larmer mere.
• En række nye tiltag skal mindske generne. (Der er mulighed for tilskud til støjdæmpende foranstaltninger til de borgere, der ikke hjælpes af de nye tiltag).
Issues Management:
• Prioriter de gode historier i pressen vedr. en samlet støjreduktion i området, fokus på de tiltag der gøres på støjreduktion m.v.
Børns veje – trafiksikkerhed
Hovedbudskab:
• Vi sætter børns sikkerhed i højsædet. Og vi lover et sikkerhedsniveau, der som minimum er svarende til det nuværende, men for nogle kan det betyde en lidt længere vej til skole.
Issues Management:
• Etablering af samarbejde med skolerne for at mindske risikoen for at børnene stadig krydser vejen, efter anlægsfasen er begyndt. Opsæt ”forhindringer”, så børnene er nødt til at bruge den nye (eller den midlertidige vej).
Hovedbudskaber 2
Identificer succeshistorierne for dine primære interessenter
Hvad er dine interessenter succeskriterie?
1. Sæt dig i interessentens ”stol” og vurder hvad dit projekt kan give af positivt off-spin.
2. Lav en projektstrategi der understøtter dine interessenters succes
3. Implementer strategien i så mange af dit projekts delelementer som muligt.
Ambassadører
Udbred det glade budskab til dine interessenter
• Lav en kommunikationsstrategi der er proaktiv i stedet for reaktiv
• Lav en kommunikationsplan, der fokuserer på opsøgende arbejde med fokus på de interessenter der har en gevinst ud af dit projekt
• Prioriter projektledelsens tid til at være projektets ansigt
• Lav opsøgende arbejde ift. de centrale interessenter(børn, kommunen, erhvervslivet…)
Kommunikationsplan
Fase Begivenhed Målgruppe Budskab Medier Aktør Tid Status
AMBM og
CAC
Sommer 2009
AMBM, CAC
og JNBM
Sommer 2009
MR1, AMBM
og CAC
Efterår og
vinter 2009
Indledende borgermøde Berørte borgere
Borgere i området
Øvrige
interessenter
Præsentation af projektteam
Orientering om anlægslov
Projektets udformning og
tidsplan
Orientering om linje- og
detailbesigtigelse
Orientering om ekspropriation
Vi hører jeres synspunkter
Sådan kommer du i kontakt med
Vejdirektoratet!
Borgermøde med
uddeling af pjecer:
- "Hvem gør hvad
hvornår"
- "Før vejen bygges"
Projektteamet
+ AMBM
Besked til MR1
9. og 10. juni
2009
Afholdt d. 9. og
10. juni
Berørte
interessenter
Status for projektet
Hvad skal der ske den
kommende tid?
Nyhedsbreve AMBM og
CAC m.fl.
Besked til MR1
Ca. hvert
halve år
1. gang
februar 2010
Offentligheden Information og nyheder om
projektet
Hjemmeside MR1 og
AMBM
Regel-
mæssigt
Direkte berørte
borgere
Derfor er vi i området og på
jeres ejendomme
Brev JNBM i
samarbejde
med CWR
Mindst 14
dage inden
arbejdet går i
gang
Opmåling er
afsluttet
Markvandring
er gennemført
27. og 28. maj
2009
Offentligheden Derfor er vi i området Nyhed på
hjemmesiden
AMBM og
MR1
Mens
opmåling er i
gang
Før og efter
markvandring
Linjebesigtigelse inden
længe
Offentligheden Orientering om linjebesigtigelse
Vi ønsker jeres synspunkter på
sagen!
Kontakt til lokale
medier
Nyhed på
hjemmeside
AMBM og
MR1
Så snart EK
har
offentliggjort
dato
Ingen særlig
kontakt til
lokale medier i
denne
anledning
Indvarsling til
linjebesigtigelse
Berørte borgere og
naboer
Projektet skal vurderes og
godkendes af
Ekspropriationskommissionen
Brev med invitation
og besigtigelses-
materiale
Kommissarius
efter
henvendelse
fra ANA
Projektet præsenteres CAC, MBE og
JNBM
Projektet vurderes og
godkendes af
Ekspropriationskommissionen
Kommissarius
Protokol fra
linjebesigtigelsen
Berørte borgere,
naboer og
offentligheden
Det blev besluttet ved
linjebesigtigelsen
Links til protokol på
hjemmeside
MR1 og JNBM
Arkæologiske
forundersøgelser baseret
på frivillige aftaler
Offentligheden Undersøgelser er i gang i
området
Præsentation af arkæologer
Nyhed på
hjemmesiden
AMBM og
MR1
Gennemført
uge 47 og 48 i
2009
Uge 47 og 48
2009
Berørte borgere og
naboer
Fase 3
Projekt til
besigtigelse
Udarbejdelse af kommunikationsstrategi, interessentanalyse og Issues Management-notat
Opmåling
Markvandring
Opsætning af hjemmeside
Udarbejdelse af en ny, revideret kommunikationsplan for faserne 3, 4 og 5
Generel information om
projektet
Borgermøde
Møde i marken
Linjebesigtigelse
Hvad er historien om
motorvejen så?• Fremkommelighed – ja, men den kender vi
• Trafiksikkerhed – ditto
• Ejerskab via fascination – god for børn (og
barnlige sjæle)
• Ejerskab via design – der var den
Skolesamarbejdet – også ambassadører
• Skolebørn er de bedste ambassadører, idet voksne altid
lytter til deres børn
• Børnene møder projektet uden fordomme
• Projektets størrelse er facinationsfaktor nr. 1 i byen
• En afledt effekt er at vi skaber et rekrutteringsgrundlag til
branchen
Effekten af små
synlige historier er
stor.
Vær proaktiv i at finde
de små succeshistorier
set fra jeres
interessenters side
Prioriter jeres tid som
projektledere til at få
omtale og skabe
positivt omdømme –
det virker.
Projektudfordringer vedr. planlægning af
projektledelsen
Løsningsmodel
• Projektledelsen er blevet delt
• Projektlederens leverancer er blevet klart defineret
• Projektets ledelsesindsats er blevet prioriteret(under 0,5% af projektets samlede omkostning)
Projektorganisation
Uddelegering af PL opgaverne til delprojektledere sikrer fokus på
programledelsen
Projektlederens kvalitetsplan
Id Leverance/Aktivitet Dok. udarb. af KS-Aktivitet Udføres af KS-aktivitet
slutdato
Resultat/KS-dokumentation KS afmeldt
dato
Initialer
1 Projektledelse -
8 Opgaver -
9 Faseopstart -
11 Gennemføre faseopstartsseminar cac NK Deltagere Referat fra faseopstartsmøde -
13 Opdatere interessentanalyse ambm NK cac/mbe/eh3 Afsnit i projektplanen vedr. interessentbilledet-
14 Opdatere risikoanalyse / -håndteringsplancac NK mbe/eh3 Bilag til projektplanen vedr. risikohåndteringsplan-
16 Opdatere projektplan cac NK mbe/jnbm Projektplan -
21 Projektets organisation -
22 Opdatere organisationsplan for fasen ask NK cac/mbe/eh3 Bilag til projektplanen vedr. organisationsplan-
23 Sikre at der udarbejdes opgaveaftaler fpl G cac -
24 Rollebeskrivelser for fasen ask NK cac Bilag til projektplanen vedr. grænseflader-
25 Fastlægge fasens kommunikationsstrategi -
27 Fastlægge og koordinere den eksterne kommunikationambm NK cac/mbe/eh3 Afsnit i projektplanen vedr. ekstern kommunikation-
30 Fasens kvalitetsstrategi -
32 Udarbejde og gennemføre kvalitetsplan for projektledelsen i fase 4ask G cac Bilag til projektplanen, Kvalitetsplan -
33 Projektets tidsplan -
34 Udarbejde og styre projektets tidsplan cac NK mbe/eh3 Bilag til projektplanen, Tidsplan -
39 Projektets økonomi -
44 Ajourføre ændringslog cac NK mbe/eh3 Bilag til projektplanen, Ændringslog -
49 Myndighedsplan -
50 Vurdere myndighedsplanen for projektet agjo NK cac/fpl Bilag til projektplanen, Myndighedsplan -
51 Udbudsstrategi -
52 Vurdere udbudsstrategi for projektet cac G cnh/soan Bilag til projektplanen, Udbudsstrategi -
53 Faseevaluering -
54 Gennemføre evaluering nn NK Deltagere Kommentering af evalueringsnotat -
• Mit fokus ligger i dag på:
– Fokus på uddelegering og klare rammer for delprojekter
– Hvilke delprojekter skal prioriteres for at opnå effekten hurtigere (tidlig
åbning)
– Formål (omdømme) på bekostning af tid, økonomi og kvalitet
– Rammebeskyttelsen er i fokus
– Fokus på virksomhedens politiske, strategiske mål • (beskyttelse af ministeren, ”attraktionsværdi som politisk eksempel ved positivt samspil
mellem privat og offentlig bygherre”, rekruttering)
Forskellen mellem projektledelse og programledelse er, at fokus
flyttes fra tid, økonomi, kvalitet til effekt og omdømme
Fra rødt til grønt eller fra reaktiv/kontrol til proaktiv/risikovillighed
Ledelse af omdømme
Fokus på effekten ikke på leverancen
top related