garis panduan pembukaan tender dan sebutharga rasmi
Post on 29-Jan-2017
318 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
PEKELILING BENDAHARI
BIL : 9 /2009
No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6)
Tarikh : 1 Disember 2009
Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam
Pengarah Cawangan / Penyelaras Kampus Negeri UiTM
Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam
Ketua Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri
Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan
GARIS PANDUAN PEMBUKAAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
1.0 TUJUAN
Sebagai garis panduan untuk menjelaskan peraturan pembukaan Peti Tender
dan Sebut Harga Rasmi serta tanggungjawab pihak-pihak yang terlibat dalam
proses tersebut. Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan di
dalam mesyuarat yang ke 165 pada 16 November 2009 telah meluluskan
Garis Panduan Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi.
PEJABAT BENDAHARI
2
2.0 TAKRIFAN
2.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti,
Jabatan, Pusat, Akademi dan Cawangan / Kampus Negeri UiTM yang
menerima peruntukan perbelanjaan. Bagi maksud pelaksanaan
pekeliling ini, UiTM Shah Alam adalah termasuk Kampus Induk Shah
Alam, Kampus Seksyen 17, Kampus Jalan Othman dan Kampus
Alamanda manakala Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana
adalah dikategorikan sebagai cawangan UiTM.
2.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi
kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber
kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat
Tanggungjawab di bawah kawalannya. Bagi maksud pelaksanaan
pekeliling ini, kuasa dan tanggungjawab Penolong Naib Canselor
Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana adalah setaraf dengan
Pengarah UiTM Cawangan.
2.3 “Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau
kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi menjalankan
fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.
2.4 “Bekalan” adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu
aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Contoh bekalan adalah
seperti barang makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan,
pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.
2.5 “Perkhidmatan” adalah khidmat tenaga manusia atau kepakaran
untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu dan
boleh dikategorikan seperti berikut:
3
(a) Perkhidmatan Fasiliti
Perkhidmatan yang berkaitan dengan bangunan, kemudahan,
infrastruktur, kawasan luaran seperti perkhidmatan mencuci
bangunan, penyelenggaraan kawasan luaran, infrastruktur dan
seumpamanya.
(b) Perkhidmatan Am
Perkhidmatan lain selain daripada perkhidmatan fasiliti dan
perkhidmatan perunding seperti sewa mesin fotostat, makanan
bermasak, pengiklanan dan seumpamanya.
Takrif ”Perkhidmatan” di dalam pekeliling ini adalah tidak termasuk
Perkhidmatan Perunding di mana urusan pelantikan perunding tidak
tertakluk kepada kaedah perolehan biasa seperti Tender, Sebut Harga
Rasmi atau pun Pembelian Terus tetapi mengikut peraturan khas bagi
perolehan Perkhidmatan Perunding.
2.6 “Kerja” adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja
pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan,
jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia
juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.
2.7 “Pelawaan Tender” adalah proses mempelawa vendor yang
berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama
untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan / kerja-
kerja yang bernilai melebihi RM500,000 bagi setiap pelawaan.
2.8 ”Pelawaan Sebut Harga Rasmi” adalah proses mempelawa vendor
yang berkelayakan untuk mengemukakan sebut harga sama ada
melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan untuk menyertai
Sebut Harga Rasmi :
4
(a) Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi
RM50,000 hingga RM500,000 bagi setiap pelawaan; dan
(b) Perolehan kerja awam yang bernilai melebihi RM20,000
sehingga RM500,000 bagi setiap pelawaan.
2.9 “Penilaian Sebut Harga Rasmi / Tender ” adalah proses penilaian ke
atas tawaran yang dikemukakan oleh penyebutharga /petender
mengikut format yang telah ditetapkan. Bagi Sebut Harga Rasmi /
Tender bekalan dan perkhidmatan, penilaian disediakan oleh dua (2)
jawatankuasa yang berasingan iaitu Jawatankuasa Teknikal dan
Jawatankuasa Penilaian Harga.
2.10 “Katalog” adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh vendor
untuk tujuan penilaian spesifikasi bekalan / perkhidmatan / kerja bagi
semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-jenis katalog tersebut
termasuklah katalog asal dari vendor, cetakan dari internet, fotostat dan
faks.
3.0 PERATURAN PEMBUKAAN PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI
3.1 Arahan Perbendaharaan 197 dan 170.2(e) menyatakan Peti Tender
dan Sebut Harga Rasmi hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa
Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi dengan secepat mungkin
pada waktu yang telah ditetapkan. Jawatankuasa Pembuka Tender dan
Sebut Harga Rasmi hendaklah terdiri dari sekurang-kurangnya dua (2)
ahli di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai
kumpulan pengurusan dan professional. Penubuhan Jawatankuasa
Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi adalah seperti berikut:
5
3.1.1 UiTM Shah Alam
Dilantik oleh Naib Canselor UiTM di mana jawatankuasa ini
dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat
Bendahari UiTM Shah Alam dan wakil dari Pejabat Pendaftar.
Keahlian wakil dari Pejabat Pendaftar boleh terdiri daripada
mana-mana pegawai UiTM Shah Alam selain dari pegawai
daripada Pejabat Bendahari. Setiap kumpulan akan diketuai oleh
seorang Ketua Kumpulan.
Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam ialah
Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian
Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam
manakala Ketua Kumpulan wakil Pejabat Pendaftar adalah
ditentukan oleh Pejabat Pendaftar.
3.1.2 UiTM Cawangan / Kampus Negeri
Dilantik oleh Pengarah UiTM Cawangan / Penyelaras UiTM
Kampus Negeri di mana jawatankuasa ini dianggotai oleh dua
(2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari UiTM dan wakil
dari Pejabat Pengarah UiTM Cawangan / Pejabat Penyelaras
Kampus Negeri. Keahlian wakil dari Pejabat Pengarah / Pejabat
Penyelaras boleh terdiri daripada mana-mana pegawai UiTM
Cawangan/Kampus Negeri yang berkenaan selain dari pegawai
daripada Pejabat Bendahari. Tertakluk kepada keperluan, setiap
kumpulan boleh diketuai oleh seorang Ketua Kumpulan.
Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Cawangan /
Kampus Negeri ialah Ketua Unit Perolehan, Pejabat Bendahari
UiTM Cawangan / Kampus Negeri manakala Ketua Kumpulan
6
wakil Pejabat Pengarah / Penyelaras adalah ditentukan oleh
Pengarah / Penyelaras UiTM Cawangan / Kampus Negeri.
Jika tiada Ketua Kumpulan dilantik, tugas yang disenaraikan di
perenggan 5.0 akan diambil alih oleh Ketua Unit Perolehan, Pejabat
Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri.
Bagi setiap sesi pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi,
Pengerusi Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi
adalah terlantik secara automatik dari kalangan ahli di dalam Gred
Jawatan 41 dan ke atas mengikut susunan keutamaan seperti berikut:-
i. kekananan dalam jawatan hakiki;
ii. kekananan dalam perkhidmatan, sekiranya terdapat dua orang atau
lebih ahli yang berjawatan hakiki yang sama atau setara semasa
sesi pembukaan tersebut.
3.2 Arahan Perbendaharaan 196 menetapkan dua kunci yang berbeza
bagi setiap peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang
secara berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan. Bagi
tujuan tersebut, setiap anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi
atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci Peti Tender dan Sebut
Harga Rasmi akan diserah secara bertulis dan akan disimpan oleh
setiap ahli kumpulan secara berasingan atau dipegang secara
berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan.
Sebagai langkah kawalan dalaman, pegawai-pegawai berikut adalah
tidak dibenarkan untuk menjadi ahli Jawatankuasa Pembuka Tender
dan Sebut Harga Rasmi:
7
a. Staf Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari.
b. Pegawai kumpulan pengurusan dan profesional Pejabat
Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri. Pengecualian diberi
jika pegawai tersebut tidak meluluskan baucar bayaran serta tidak
menjadi Ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi Rasmi UiTM
Cawangan / Kampus Negeri.
c. Pengarah / Penyelaras UiTM Cawangan / Kampus Negeri.
Dalam kes-kes tertentu, Bendahari adalah diberi kuasa untuk memberi
pengecualian kepada peraturan di perenggan 3.2.a, 3.2.b dan 3.2.c.
Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi yang
mempunyai kepentingan terhadap sesuatu Tender atau Sebut Harga
Rasmi atau akan membuat penilaian Tender atau Sebut Harga Rasmi
adalah diminta mengisytiharkan kepentingan dan tidak dibenarkan
membuka Peti Tender atau Sebut Harga Rasmi.
3.3 Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian
Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan /
Kampus Negeri adalah dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Pembuka
Tender dan Sebut Harga Rasmi bagi tujuan menasihat, memantau dan
menyelaras kepada proses pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi.
Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi adalah tidak
dibenarkan untuk membuka peti tender dan sebut harga rasmi.
3.4 Bagi setiap pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi, Ahli
Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi mestilah terdiri
daripada wakil dari dua kumpulan yang berlainan.
8
4.0 TUGAS KETUA UNIT PELAWAAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI
BAHAGIAN PENGURUSAN PEROLEHAN / KETUA UNIT PEROLEHAN
PEJABAT BENDAHARI UiTM CAWANGAN / KAMPUS NEGERI
4.1 Menyedia dan mengemaskini Jadual Pembukaan Tender dan Sebut
Harga Rasmi setiap hari.
4.2 Menghantar Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi kepada
Ketua-ketua Kumpulan setiap hari Isnin atau hari bekerja berikutnya jika
hari Isnin merupakan hari cuti.
4.3 Meminda tarikh dan masa pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi,
jika perlu dan memaklumkan maklumat tersebut kepada Ketua-ketua
Kumpulan.
4.4 Menyelaras senarai ahli yang akan membuka Peti Tender dan Sebut
Harga Rasmi dengan memastikan sekurang-kurangnya terdiri daripada
dua (2) Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi di
mana seorang daripadanya mestilah terdiri daripada pegawai kumpulan
pengurusan dan professional serta terdiri daripada wakil dua (2)
kumpulan yang berlainan.
4.5 Memaklumkan kepada Ketua-ketua Kumpulan jika terdapat perubahan
masa dan tarikh bagi sesuatu sesi pembukaan Tender dan Sebut Harga
Rasmi.
4.6 Memastikan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi ditutup pada tarikh dan
masa tutup yang ditetapkan.
4.7 Memantau untuk memastikan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi
dibuka secepat mungkin selepas Tender dan Sebut Harga Rasmi ditutup.
9
4.8 Menyelaras staf sokongan yang terdiri daripada staf Unit Pelawaan
Tender dan Sebut Harga / Unit Perolehan untuk membantu sewaktu sesi
pembukaan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi.
4.9 Menyelaras staf sokongan untuk menerima dokumen Tender dan Sebut
Harga Rasmi berserta lampiran yang berkaitan yang telah lengkap diisi /
dicatit / dicop dan ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembuka Tender
dan Sebut harga Rasmi untuk diserahkan kepada Jawatankuasa
Penilaian Harga / Jawatankuasa Teknikal yang berkenaan.
4.10 Menguruskan penyerahan dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi
yang berkaitan bagi tujuan penilaian. Penghantaran dan penerimaan
hendaklah dibuat secara bertulis.
4.11 Menghantar salinan Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 ) / salinan
Anggaran Jabatan untuk kesemua Tender dan Sebut Harga Rasmi yang
diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti UiTM Shah Alam / Bahagian
Pembangunan kepada Ketua Unit Kewangan Zon yang berkenaan untuk
tujuan pengemaskinian rekod belanjawan.
4.12 Menghantar salinan Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 ) / Anggaran
Jabatan untuk kesemua Tender dan Sebut Harga Rasmi yang diuruskan
oleh Bahagian Pengurusan Fasiliti UiTM Cawangan / Kampus Negeri
kepada Ketua Unit Belanjawan, Pejabat Bendahari UiTM Cawangan /
Kampus Negeri untuk tujuan pengemaskinian rekod belanjawan UiTM
Cawangan / Kampus Negeri.
4.13 Menyelaras staf yang terlibat untuk memastikan ruang masuk dokumen
Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi dikunci tepat pada pukul 12.00
tengahari (Waktu Rasmi Malaysia).
10
4.14 Mempamerkan Jadual Harga Rasmi Tender dan Sebut Harga Rasmi di
papan kenyataan seberapa segera yang boleh dengan catatan Harga
Rasmi tidak mengikut susunan Harga Rasmi atau kod syarikat.
4.15 Menyelaras staf yang terlibat untuk merekod dan menandatangani oleh
penyerah dan penerima dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang
lewat diterima, iaitu selepas jam 12.00 tengah hari dengan menggunakan
kad perakam waktu yang khas / slip kelewatan terima dokumen di mana
satu salinan hendaklah diberi kepada penyerah dokumen.
4.16 Mengemaskini keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut
Harga Rasmi dari masa ke semasa.
4.17 Menyimpan dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang telah dibuka
di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan
keselamatan dokumen adalah terjamin.
4.18 Menjadi urusetia jika petender / penyebutharga membuat aduan tidak
puas hati dengan spesifikasi pada dokumen Tender atau Sebut Harga
Rasmi.
4.19 Menjadi urusetia siasatan jika Jawatankuasa Penilaian Teknikal / Harga
membuat aduan percanggahan dokumen yang diterima.
4.20 Jika perlu, melanjutkan tarikh tutup sesuatu Tender atau Sebut Harga
Rasmi, menguruskan permohonan untuk mendapatkan kelulusan
Pengerusi Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi
yang berkenaan.
4.21 Memberi taklimat kepada ahli Jawatankuasa Pembuka Peti Tender dan
Sebut Harga Rasmi yang baru dilantik.
11
5.0 TUGAS KETUA KUMPULAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER DAN
SEBUT HARGA RASMI
5.1 Menyedia jadual kehadiran pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi
berdasarkan kepada Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga
Rasmi.
5.2 Memastikan Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi
yang membuka Tender dan Sebut Harga Rasmi bukan di kalangan
pegawai yang akan membuat penilaian harga atau teknikal.
5.3 Menghantar jadual kehadiran Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender /
Sebut Harga Rasmi kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga
Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat
Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri setiap hari Rabu atau hari
bekerja berikutnya jika hari Rabu merupakan hari cuti.
5.4 Mendapatkan Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi
pengganti jika Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi
asal tidak dapat hadir pada hari pembukaan Peti Tender dan Sebut
Harga Rasmi.
5.5 Memaklumkan kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi
Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari
UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika tiada wakil dapat hadir pada hari
yang telah ditetapkan dan memberi nama Ahli Jawatankuasa Pembuka
Tender / Sebut Harga Rasmi dan tarikh baru sebagai ganti.
12
5.6 Melapor kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi
Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari
UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian
anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi atau anak kunci peti
penyimpanan anak kunci dengan serta merta.
5.7 Memaklumkan kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi
Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari
UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang
bertukar ke Kampus Negeri Cawangan/ berhenti/ bersara.
5.8 Memaklumkan kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi
Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari
UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang
mempunyai masalah disiplin atau mempunyai kepentingan di dalam
menjalankan tugas tersebut.
5.9 Menjalankan tugas sebagai Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut
Harga Rasmi mengikut peraturan di perenggan 6.0 garispanduan ini
tertakluk kepada syarat-syarat di perenggan 3.0 pekeliling ini.
6.0 TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA
RASMI
6.1 Berada pada tempat, tarikh dan masa yang telah ditetapkan untuk tujuan
pembukaan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi secara serentak. Ahli
Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi DIMESTIKAN
hadir tepat pada masa yang telah ditetapkan.
13
6.2 Melihat dalam Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi untuk memastikan
semua dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi telah dikeluarkan
daripada Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi. Peti Tender dan Sebut
Harga Rasmi hendaklah dikunci sebaik sahaja kesemua dokumen
Tender dan Sebut Harga Rasmi dikeluarkan.
6.3 Pengerusi mengagihkan tugas di antaranya:
Membuka semua dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi,
Menyemak semua dokumen yang disertakan,
Mencatit kod petender / penyebutharga pada dokumen yang
diterima dan Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi.
Menandatangan ringkas pada dokumen semua dokumen Tender /
Sebut Harga Rasmi
Menyemak nombor siri dokumen yang diterima daripada petender
/ penyebutharga dengan nombor siri dokumen yang dibeli / diambil
oleh petender / penyebut harga.
Menyemak salinan sijil-sijil serta dokumen seperti yang dinyatakan
di SENARAI SEMAKAN dan menandatangani perakuan di
SENARAI SEMAKAN. Isytiharkan sebarang percanggahan
dokumen yang diterima dengan SENARAI SEMAKAN.
Menyediakan dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi untuk tujuan
penilaian.
Menyerahkan semua dokumen serta lampiran pembukaan kepada
urusetia Unit Perolehan
6.4 Menyemak, menulis kod petender / penyebutharga serta
menandatangan ringkas pada dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi:
14
(a)Dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi Bekalan
(i)Teknikal – Muka hadapan dokumen, katalog, contoh, sampul surat,
semua dokumen-dokumen yang berasingan/ tambahan
dari dokumen induk dan pada sebarang pindaan oleh
syarikat (jika ada).
MESTI SEMAK SETIAP HELAIAN UNTUK
MEMASTIKAN TIADA TANDA NAMA SYARIKAT
PETENDER DI DALAM DOKUMEN TEKNIKAL.
Padamkan / potong tanda nama supaya Ahli
Jawatankuasa Teknikal teknikal tidak mengetahui nama
syarikat yang menender / menyebutharga.
(ii)Harga – Muka hadapan dokumen, Borang Tender / Sebut Harga
Rasmi, Ringkasan Harga, `Bill of Quantity’, semua sampul
surat, sebarang pindaan oleh syarikat (terutama sekali
Pindaan Harga) dan pada muka hadapan semua
dokumen-dokumen yang berasingan/ tambahan dari
dokumen induk.
(b) Dokumen Tender / Sebut Harga Kerja-Kerja / Perkhidmatan
Sampul surat, Borang Tender / Sebut Harga Rasmi, Ringkasan
Harga, `Bill of Quantity’, sebarang pindaan oleh syarikat (terutama
sekali Pindaan Harga dan lain-lain, muka hadapan fail / buku /
dokumen, katalog, dokumen-dokumen yang berasingan/tambahan
dari dokumen induk).
15
6.5 Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga
Rasmi yang hadir hendaklah menyemak semua dokumen Tender dan
Sebut Harga Rasmi dan mencatit / menandatangani pada semua
dokumen yang berkaitan seperti yang dinyatakan di perenggan 6.3
berserta pada Lampiran A. Sebarang pindaan pada maklumat di
Lampiran A mesti ditandatangan ringkas.
6.6 Pengerusi atau ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga
Rasmi yang hadir juga mestilah mencatit / mengecop dan
menandatangani pada muka surat yang berkenaan dokumen Tender /
Sebut Harga Rasmi dan pada jadual di Lampiran A jika dokumen yang
diterima tidak mengikut syarat-syarat Tender / Sebut Harga Rasmi, di
antaranya –
6.6.1 TIADA DOKUMEN TEKNIKAL,
6.6.2 TIADA DOKUMEN HARGA,
6.6.3 TIDAK MENGISI BORANG TENDER / BORANG RASMI
SEBUT HARGA RASMI,
6.6.4 DOKUMEN TENDER / SEBUT HARGA RASMI LEWAT
DITERIMA,
6.6.5 PETENDER /PENYEBUTHARGA TIADA DALAM SENARAI
PEMBELI,
6.6.6 NOMBOR SIRI DOKUMEN DISERTAKAN TIDAK SAMA
DENGAN NOMBOR SIRI DOKUMEN BELIAN,
16
6.6.7 PETENDER / PENYEBUTHARGA YANG SAMA MENYERTAI
MELEBIHI SATU KALI DALAM SATU TENDER / SEBUT
HARGA RASMI,
6.6.8 PETENDER / PENYEBUTHARGA MENAWARKAN TAWARAN
ALTERNATIF
6.6.9 PETENDER / PENYEBUTHARGA TIDAK MENYERTAKAN
DOKUMEN MENCUKUPI SEPERTI DI SENARAI SEMAKAN.
Pengerusi atau ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga
Rasmi yang hadir juga mestilah membuat semakan dengan lebih teliti
jika terdapat percanggahan dokumen dengan catitan petender /
penyebutharga pada senarai semakan Tender / Sebut Harga Rasmi.
Semua dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi dihantar kepada
Jawatankuasa Penilaian Harga / Jawatankuasa Teknikal kecuali
dokumen yang diterima lewat seperti di perenggan 6.6.4 yang akan
dihantar ke Unit Proses Tender / Sebut Harga Rasmi bersama-sama
dengan fail am Tender / Sebut Harga Rasmi.
6.7 Catitkan pada Muka Hadapan fail/buku jika ada ’CONTOH
DISERTAKAN’.
6.8 Menyimpan anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi atau anak
kunci peti penyimpanan anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga
Rasmi dengan selamat.
6.9 Jika mempunyai dua (2) peti penyimpanan anak kunci peti Tender dan
Sebut Harga Rasmi yang berasingan(satu peti untuk Kumpulan Pejabat
Bendahari dan satu peti lagi untuk Kumpulan Pejabat
17
Pendaftar/Pengarah), menyimpan anak kunci Peti Tender dan Sebut
Harga Rasmi di dalamnya.
6.10 Melapor kepada Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi
Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari
UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian
anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi atau anak kunci peti
penyimpanan anak kunci dengan serta merta.
6.11 Memaklumkan kepada Ketua Kumpulan jika tidak dapat hadir tiga (3)
hari sebelum tarikh pembukaan yang telah ditetapkan.
6.12 Tidak membuka dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang lewat
diterima.
6.13 Mengesahkan senarai semakan petender / penyebutharga dalam
dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi
6.14 TIDAK BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi jika
mempunyai kepentingan terhadap Tender atau Sebut Harga Rasmi
tersebut atau akan membuat penilaian Sebut Harga Rasmi dan Tender.
6.15 TIDAK BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi tanpa
kehadiran Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi
yang lain.
6.16 TIDAK BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi jika
salah seorang Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga
Rasmi bukan daripada pegawai kumpulan pengurusan dan
professional.
18
6.17 HANYA BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi jika
Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi adalah
terdiri daripada wakil dari dua kumpulan yang berlainan.
7.0 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA TEKNIKAL DAN JAWTANKUASA
PENILAIAN HARGA DI DALAM PENERIMAAN DOKUMEN TENDER DAN
SEBUT HARGA RASMI BAGI TUJUAN PENILAIAN
7.1 Menyemak semua dokumen yang diterima.
7.2 Memastikan setiap dokumen yang dicatit dalam Jadual Pembukaan /
Senarai Semakan Tender dan Sebut Harga Rasmi oleh Jawatankuasa
Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi diterima.
7.3 Maklumkan kepada Unit Ketua Unit Pelawaan Tender Dan Sebut Harga
Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Ketua Unit Perolehan
Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika ada
perselisihan dokumen dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh surat
penghantaran.
7.4 Menyimpan dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang telah
dibuka di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat
dan keselamatan dokumen adalah terjamin.
7.5 Membuat laporan dengan serta merta kepada Unit Ketua Unit
Pelawaan Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan
Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan
/ Kampus Negeri jika berlaku kehilangan dokumen Tender dan Sebut
Harga Rasmi.
7.6 Jawatankuasa Penilaian Harga / Jawatankuasa Teknikal menyediakan
penilaian mengikut syarat-syarat dokumen Tender dan Sebut Harga
19
Rasmi dan dalam tempoh yang telah ditetapkan di dalam surat
penyerahan. Semua maklumat pembukaan dokumen Tender dan Sebut
Harga Rasmi hendaklah DIRAHSIAKAN.
Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi Mara bagi semua
Kumpulanwang, berkuatkuasa mulai 1 Disember 2009 dan hendaklah dibaca
bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan yang
masih berkuatkuasa.
Pekeliling Bendahari yang berkaitan dengan Garispanduan Pembukaan Tender dan
Sebut Harga Rasmi Bil 5 Tahun 2008 adalah dibatalkan.
Yang benar,
SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA
s.k 1. Naib Canselor
2. Timbalan Naib Canselor
(Akademik Dan Pengantarabangsaan)
3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni)
4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Pengkomersilan/Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)
20
JADUAL PEMBUKAAN SEBUT HARGA RASMI / TENDER
(Untuk Disediakan Oleh Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga)
No. Sebut Harga / Tender : Kod Bidang/ Sub Bidang Yang Ditetapkan: Tempoh Sah Laku :
Tajuk Sebut Harga / Tender : Kelas/Tajuk/Tajuk Kecil Yang Ditetapkan:
Tarikh Tamat Sah Laku :
Kelayakan : ANGGARAN JABATAN
Tarikh Iklan : No. PB 3/80 :
No. FAIS :
Tarikh Tutup : AMAUN:
Jam :
Tarikh Diterima :
Jenis Sebut Harga / Tender : Masa :
Kod
No. Siri
Dok. Tawaran Dibeli
No. Siri
Dok. Tawaran Diterima
Nama
Kontraktor /
Syarikat
Taraf Taraf
Harga Tawaran
(RM)
PENDAFTARAN Tarikh Tamat
Pendaftaran
KKM/PK
K/CIDB
BRS/BS/BT diisi
lengkap*
Bil. Dokumen Diterima
Penyata Bank 3 Bulan dan Tahun Terakhir Surat
Kemudah
an Kredit Ins. Kew. (Bulan/Ta
hun)
Catatan
Syarikat
B/BB
Pembuat
(B)/ Pembekal
(L)
KKM*
PKK*
CIDB*
Bulan/ Tahun
Bulan/ Tahun
Bulan/ Tahun
Bilangan Pembeli Dokumen Sebut Harga / Tender : ……………..
*
Sila tandakan di ruangan berkenaan
Sebanyak …………… Dokumen Sebut Harga / Tender yang telah diterima dan dibuka pada tarikh…………………. jam …………………….. sehingga ……………… seperti jadual di atas.
………………………………………………… ……………………………………………….. ………………………………………..
Pengerusi Ahli 1 Ahli 2
Nama : Nama : Nama :
No. Pekerja : No. Pekerja : No. Pekerja :
21
top related