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Projekt: Professionalisierung Studiendekanate Georg-August-Universität Göttingen
Netzwerk Beratung christina.hoehmann@zvw.uni-goettingen.de Stand: 16.11.15 Seite: 1
Gemeinsames Netzwerktreffen der Studiendekanatsreferentinnen und
-referenten sowie der Beratungsmultiplikatorinnen und -multiplikatoren
am 9. November 2015
Teilnehmerinnen und Teilnehmer
Frau Bergmann (WiWi)
Herr Buck-Gramcko (Forst)
Herr Rafiee (Mathe)
Herr Kriete (Mathe)
Frau Lagodny (UMG)
Frau Lips (Physik)
Frau Mann (Jura)
Herr Müller (ZELB)
Frau Schallmann (SoWi)
Herr Schleritt (Theo)
Frau Seufer (Phil. Fak.)
Frau Tech (Bio)
Frau Trzeciok (Chemie)
Herr Weber (Geo)
Frau Würriehausen (Agrar)
Frau Yalcin (Phil. Fak.)
Frau Zipp (Bio)
Protokoll von: Frau Czosnyka-Hesse (SL)
Protokoll an: Teilnehmerinnen und Teilnehmer
Gäste: Frau Neubert (SL), Frau Oehlmann (SL), Herr Radenbach (SL), Frau Just-Nietfeld (SL), Frau
Grünkorn (SL), Herr Schultz (SL), Herr Dorenbusch (SL), Herr Viezens (UMG), Herr Münscher (UMG),
Herr Bögel (ZESS)
TOP 1: Informationen zu den Master-Zugangsverfahren zum SoSe 2016 vor dem Hintergrund
der NHG-Novelle1 (Andre Dorenbusch)
Frau Höhmann eröffnet das Netzwerktreffen, begrüßt die Anwesenden und übergibt das Wort an
Herrn Dorenbusch. Er informiert über die Änderungen zu den Master-Zugangsverfahren zum Som-
mersemester 2016 vor dem Hintergrund der NHG-Novelle. In der angehängten Präsentation sind die
geplante Änderung des § 18 Abs. 8 NHG sowie deren Auswirkungen aufgeführt, die für das Zugangs-
verfahren zum Sommersemester 2016 Anwendung finden.
TOP 2: ESA Elektronische Studierendenakte - Wo stehen wir, wo wollen wir hin? Überblick
über die getätigten, die aktuellen und die zukünftigen Aktivitäten2 (Madlen Neubert)
Anhand einer Präsentation gibt Frau Neubert einen Überblick über die getätigten, die aktuellen und
die zukünftigen Aktivitäten zur Einführung der Elektronischen Studierendenakte. Nachdem die Vorar-
beiten abgeschlossen sind und mit den Pilot-Prüfungsämtern (Philosophische Fakultät, Fakultät für
Biologie und Psychologie) die Anwenderschulungen durchgeführt wurden, liegt ein Schwerpunkt ne-
ben den Pilotprüfungsämtern auch weiterhin auf vorbereitenden Maßnahmen im Studierendenbüro.
Verschiedene Ordnungsänderungen sind hierfür notwendig und bereits in zentralen Gremien positiv
beschieden. Am 25.11.2015 wird über eine betreffende Beschlussvorlage im Senat abgestimmt. Ab
Dezember 2015 wird daraufhin ein papierarmer Bewerbungs- und Immatrikulationsprozess eingeführt.
1 sh. Folien NHG-Novelle 2015
2 sh. Folien Elektronische Studierendenakte
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Bis auf die eidesstattliche Erklärung können im Zuge dessen sämtliche Dokumente elektronisch hoch-
geladen werden. Ausnahme hierbei bleiben Bewerbungen Studierender unter 18 Jahren, diese müs-
sen weiterhin ihre Unterlagen schriftlich einreichen.
Im Anschluss an die Ausführungen von Frau Neubert werden von den Anwesenden folgende Aspekte
angesprochen:
Frau Yalcin erkundigt sich danach, inwieweit der Erwerb von Schlüsselkompetenzen in der Studieren-
denakte Beachtung findet. Frau Neubert wird gemeinsam mit der Arbeitsgruppe erörtern, wie dieser
Gesichtspunkt in die Studierendenakte einfließen kann.
Frau Neubert erläutert, dass zum Januar 2016 ein Testvorgang mit 2 Pilotstudiendekanaten angesto-
ßen wird. Interessenten hierfür sind die Studiendekanate der Fakultät für Biologie und Psychologie
und der Sozialwissenschaftlichen Fakultät sowie das Studiendekanat Mathematik. Frau Tech schlägt
die Bildung einer Arbeitsgruppe vor, in der sich während dieser Testphase weitere Fakultäten beteili-
gen, um die vielfältigen Interessen der Fakultäten von vornherein einzubringen. Herr Kriete unterstützt
den Vorschlag und bemerkt, dass es nutzbringend sei, wenn die Fakultäten der beiden Pilotprüfungs-
ämter sich auch hier als Pilot- oder als Teststudiendekanat zur Verfügung stellen. Herr Kriete mit dem
Studiendekanat Mathematik würde in der AG als Teststudiendekanat (statt Pilotstudiendekanat) mit-
wirken wollen. Interesse von Fakultäten für die Aufstellung als Pilotstudiendekanat oder Mitwirkung in
der AG sollte Frau Neubert noch vor dem nächsten Netzwerktreffen mitgeteilt werden. Voraussichtlich
beim nächsten Netzwerktreffen werden die Fakultäten der Pilotstudiendekanate und der AG mitgeteilt.
Frau Neubert erfragt, ob das Interesse an dem Testzugang zur Studierendenakte weiterhin besteht,
welches zustimmend beantwortet wurde. Ein Testzugang wird demzufolge ermöglicht und auf Anfrage
von Frau Neubert nach einer dazugehörigen Anwenderschulung wurde diese ebenfalls bestätigt. Frau
Neubert wird die notwendigen Schritte einleiten.
Herr Buck-Gramcko äußert seine Bedenken zur Fälschungssicherheit eingesandter Zeugnisse wie
bspw. der HZB. Dazu erwidert Frau Neubert, dass diesbezüglich eine Entscheidung von den zentralen
Gremien getroffen werden musste und das es auch nicht auszuschließen sei, gefälschte Originale
schriftlich eingereicht zu bekommen. Mehrere Anwesende stimmen dem zu und betonen, dass eine
Kontrolle bisher nicht gegeben war.
Herr Weber erkundigt sich, welcher Personenkreis in den Fakultäten aktiv in die Studierendenakte
eingebunden ist. Dazu erläutert Frau Neubert, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit Do-
kumentenverwaltung vertraut sind, abhängig von den jeweiligen Berechtigungen in dem Prozess mit-
wirken.
Frau Lagodny erfragt bei den anderen Studiendekanaten wie diese die Einführung der Studierenden-
akte intern mit den Gremien abstimmen. Herr Kriete und Frau Neubert berufen sich hierzu auf die
Integration der Elektronischen Studierendenakte in die PersDatO, aufgrund dessen die Studierenden-
akte ohne weiteren Gremienbeschluss eingeführt werden dürfte. Über die Aufnahme der Elektroni-
schen Studierendenakte in die PersDatO wird am 25.11.15 im Senat abgestimmt.
Auf Nachfrage von Herrn Buck-Gramcko informiert Frau Neubert darüber, dass die Backups bei der
GWDG hinterlegt sind. Herr Radenbach ergänzt, dass die GWDG diesbezüglich verschiedene Strate-
gien fährt und sämtliche Daten nochmals auf Band geschrieben werden. Dadurch ist eine sichere
Datenspeicherung gewährleistet.
Herr Schultz weist darauf hin, die Persönlichkeitsrechte von Studierenden zu bewahren und keine
ungewollten personenbezogenen Informationen einzustellen.
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TOP 3: Rangplatzbescheinigung für Studierende3 (Ricarda Oehlmann)
Zu Beginn berichtet Frau Oehlmann über das Anliegen zahlreicher Studierender an die Prüfungsäm-
ter, eine offizielle Bescheinigung ihres Rangplatzes erhalten zu können. Einige Studierende benötigen
dieses Dokument bspw. für ihre Bewerbung zum Masterstudium im Ausland oder auch bei deutschen
Stiftungen (Friedrich-Ebert-Stiftung etc.). Die bisherige Lösung bestand darin, die FlexStat-Abfrage
1815 vom Prüfungsamt beglaubigen zu lassen. Neben dem Vorteil, mit der Rangplatzbescheinigung
ein offizielles, unveränderbares Dokument zu erhalten, ist auch von Bedeutung, dass die Gewichtung
der Note an der Studienzeit bemessen wird.
Frau Tech begrüßt die Erstellung dieser Bescheinigung, erkundigt sich jedoch, ob mit FlexNow eine
realistische Datengrundlage gegeben ist. Daraufhin schlägt Frau Oehlmann vor, die Erstellung zu
einem bestimmten Stichtag durchzuführen. Außerdem informiert sie darüber, dass auch Studienab-
brecherinnen und Studienabbrecher sowie Absolventinnen und Absolventen in das Ranking einbezo-
gen werden.
Für Frau Trzeciok ist von Interesse, ob die Daten für die einzelnen Prüfungsämter sichtbar sind, um
bspw. besondere Leistungen honorieren zu können und mit diesem Ranking eine vergleichbare Basis
zu haben. Dem pflichten mehrere Anwesende bei, Frau Oehlmann nimmt dies als Vorschlag auf.
Frau Yalcin erkundigt sich über die Auswertung bei 2-Fächer-Studierenden. Dazu erklärt Frau Oehl-
mann, dass pro Fach ausgewertet wird.
Frau Oehlmann informiert über die zeitliche Schiene bis zur Nutzung der Bescheinigung: zum Ende
des Wintersemesters 14/15 werden die Vorbereitungen abgeschlossen sein, so dass die Erstellung
des Dokuments ab dem Sommersemester aktiv genutzt werden kann.
Abschließend bittet Frau Höhmann um ein Feedback der Runde. Übereinstimmend erfährt die Rang-
platzbescheinigung positive Zustimmung.
TOP 4: Vorstellung des Hospitationsprogramms der ZSb4 (Juliane Just-Nietfeld, Rainer Schultz)
Frau Just-Nietfeld und Herr Schultz verteilen ein Handout an die Anwesenden, in dem das Konzept
zum Hospitationsprogramm der Zentralen Studienberatung im Bereich Studieninformation und Studi-
enberatung für interessierte Kolleginnen und Kollegen aus den Studiendekanaten/Fakultäten, aus
Beratungs-/Informationsstellen der Universität und des Studentenwerks sowie aus der Abteilung Stu-
dium und Lehre vorgestellt wird.
Die Idee zu einem Hospitationsprogramm entstand daraus, dass für viele Akteure in den Fakultäten
die Arbeit in den zentralen Stellen eher abstrakt ist. Mit dem Programm ermöglicht man bspw. Einbli-
cke in die operative Ebene und in reguläre Abläufe.
Auf Nachfrage von Frau Schallmann erläutern beide, wie die Themen in Form eines Baukastensys-
tems angeboten werden und die Interessenten sich die Module individuell zusammenstellen können.
Die Runde nimmt das Angebot eines Hospitationsprogramms als sehr positiv auf. Frau Höhmann bie-
tet an, die Termine im Sharepoint einzustellen.
3 sh. Folien Studierendenranking
4 sh. Anhang Hospitationsprogramm der Zentralen Studienberatung
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TOP 5: Sonstiges
Information über Sharepointmigration: Frau Höhmann informiert die Anwesenden, dass die
Teamwebsite Professionalisierung der Studiendekanate unter SharePoint von der zzt. genutzten
Version 2010 auf die aktuelle Version 2013 migriert wird, um die neuen, verbesserten Funktionali-
täten zukünftig nutzen zu können. Dabei ist allerdings ein Adress-Wechsel der URL notwendig.
Nach der Migration folgt an Sie eine Mittteilung, dass die Migration abgeschlossen und wo die
neue Webseite (URL) zu finden ist. Einzige Änderung wird es für den Anmeldebereich geben.
Dessen Nutzung ist jedoch selbsterklärend.
Frau Höhmann fasst Informationen über die Bildung eines Wissenschaftlichen Beirats zusam-
men: Auf Wunsch des Präsidiums wurde ein Beratungsgremium (Expertenkreis) für die Universität
Göttingen ins Leben gerufen, um Weiterentwicklungen in Studium und Lehre zu diskutieren und
fortlaufende Prozesse an der Universität auf der Basis von nationaler und internationaler Expertise
voranzutreiben. Themen der ersten konstituierenden Sitzung des Beirats am 7. September 2015
waren unter anderem E-Learning, Qualitätsmanagement und neue Entwicklungen in den Campus
Management-Systemen. Nähere Informationen sowie die personelle Zusammensetzung sind auf
der zugehörigen Homepage zu finden unter http://www.uni-goettingen.de/de/wissenschaftlicher-
beirat-für-studium-und-lehre/521213.html
Frau Höhmann berichtet, dass sie an die neue Vizepräsidentin Frau Bührmann eine Einladung
zur Teilnahme an einem Netzwerktreffen gerichtet hat.
Themenvorschläge Netzwerktreffen: Frau Yalcin äußert den Wunsch, im nächsten Netzwerk-
treffen den Aspekt der Anerkennung des Erwerbs von Schlüsselkompetenzen im Bachelor- und
Master-Studium als TOP aufzunehmen. Insbesondere steht dabei die Regelung der Zuständigkei-
ten im Vordergrund. Frau Würriehausen bemerkt dazu, dass eine Entschlussfassung über die
Studiendekane gefällt werden muss. Frau Seufer ergänzt, dass es eine Entscheidung im Sinne
der Studierenden braucht, um unnötige Zeit und Wege von den Studierenden abzuwenden. Frau
Yalcin erstellt bis Ende November einen Verfahrensvorschlag, der im Dezembernetzwerktreffen
besprochen werden könnte.
Zweites Anliegen von Frau Yalcin ist, den aktuellen Stand des IPS-Portals als TOP im Januartref-
fen aufzunehmen. Ein Aspekt liegt hierbei in der Mehrsprachigkeit des Systems und deren Finan-
zierung durch die interessierten Fakultäten.
Workshophinweise
Do 19.11.2015 Vertiefung E-Mail-Beratung
Mi 25.11.2015 Methoden der Arbeit mit Gruppen, Tag 1
Do 26.11.2015 Methoden der Arbeit mit Gruppen, Tag 2
Do 14.01.2016 Follow-Up Methoden der Arbeit mit Gruppen
Termine Netzwerktreffen
Dienstag, 15.12.15
Dienstag, 26.01.16
Dienstag, 23.02.16
09.11.2016
SL111
NHG-Novelle 2015
Auswirkungen auf Master-Zugangsverfahren
zum SoSe 2016
Laufendes Verfahren
• Landeskabinett beschließt am 14.04.2015 den Entwurf eines
Gesetzes zur Stärkung der Beteiligungskultur innerhalb der Hochschulen
• Hochschulen und Verbände hatten bis 27.05.2015 Gelegenheit zur Stellungnahme.
Senat und Präsidium haben eine gemeinsame Stellungnahme abgegeben.
• Derzeit läuft das parlamentarische Verfahren. Beschluss durch den Landtag ist
geplant für den 07.12.2015.
• Geplantes Inkrafttreten zum 01.01.2016.
SL111 09.11.2016
Geplante Änderung des § 18 Abs. 8 NHG
§ 18 Hochschulzugang
(8) 1Die Zugangsberechtigung zu weiterführenden Studiengängen und Masterstudien-gängen setzt einen
Bacherlorabschluss oder gleichwertigen Abschluss und eine besondere Eignung voraus. 2Vertieft der
Masterstudiengang das vorherige Studium fachlich in derselben Richtung, so wird die besondere Eignung insbesondere
auf der Grundlage des Ergebnisses der Bachelorprüfung festgestellt. 3Fehlen noch einzelne Prüfungsleistungen des für
den Bachelorabschlusses oder den gleichwertigen Abschluss, so erfolgt eine vorläufige Einschreibung, wenn
aufgrund des bisherigen Studienverlaufs, insbesondere der bislang vorliegenden Prüfungsleistungen, zu
erwarten ist, dass der Abschluss spätestens bis zum Ende des ersten Semesters des Masterstudiengangs
erlangt wird, wobei die Hochschule die jeweilige Frist in einer Ordnung festsetzt stellt die Hochschule
abweichend von Satz 2 die besondere Eignung insbesondere anhand einer nach den bislang vorliegenden
Prüfungsleistungen ermittelten Durchschnittsnote fest; die Einschreibung erlischt, wenn das Bachelorzeugnis nicht zu
einer von der Hochschule festgesetzten Frist eingereicht wird und die Bewerberin oder der Bewerber dies zu vertreten
hat. 3In konsekutiven Masterstudien-gängen ist darüber hinaus eine fachliche Eignung erforderlich, die die
Hochschule auf der Grundlage einer Ordnung feststellt. 4In weiterbildenden Masterstudiengängen ist zudem
eine berufspraktische Erfahrung nachzuweisen, die mindestens ein Jahr dauern soll. 45Das Nähere regelt eine
Ordnung.
SL111 Termin Graduiertenschulen - 12.06.2015
Auswirkungen
• Es wird voraussichtlich eine Übergangsvorschrift geben, die sich jedoch ausschließlich auf die Vergabeverfahren
für das Wintersemester 2015/16 bezieht.
Für Zugangsverfahren zum SoSe 2016 ist das geänderte Gesetz anzuwenden.
• Nur für einzelne Master-Studiengänge wurden bereits ZZO-Fassungen auf den Weg gebracht, die dem neuen
NHG mutmaßlich entsprechen werden (zulassungsbeschränkte Studiengänge, die zum SoSe Studierende
aufnehmen – Ausnahme: Wiwi) und zum SoSe 2016 angewandt werden können.
• Alle übrigen Master-Studiengänge arbeiten auf Grundlage der jeweils zur Zeit gültigen ZZO, wobei folgende
Einschränkungen zu beachten sind:
1. Bestehende Regelungen zur „Feststellung der besonderen Eignung“ auf Ebene der
Zugangsvoraussetzungen dürfen nicht mehr angewandt werden.
2. Dies umfasst gegebenenfalls nicht ausschließlich „Grenznoten“-Regelungen, sondern sämtliche
Bestimmungen, die innerhalb der ZZO mit „die besondere Eignung besitzt, wer“ o.ä. eingeleitet
werden. Im Ergebnis sind alle Bewerberinnen und Bewerber, die ein fachlich einschlägiges
Vorstudium nachweisen, unabhängig von der im Bachelor erreichten Durchschnittsnote zu
berücksichtigen.
3. Nicht betroffenen sind Regelungen über sprachliche Zugangsvoraussetzungen.
4. Bescheide, insbesondere Ablehnungsbescheide, sollten erst nach dem 08.12.2015 erlassen werden.
5. Darüber, dass voraussichtlich in dieser Weise vorgegangen wird, kann auch informiert werden.
SL111 09.11.2015
ELEKTRONISCHE STUDIERENDENAKTE
Netzwerktreffen der
Beratungsmultiplikatoren
09.11.2015 Netzwerktreffen der Beratungsmultiplikatoren
Agenda
1. Aktueller Projektstand ESA
2. Pilotphase Prüfungsämter
3. Aktenplan
4. Elektronische Formulare
5. Abstimmungen
09.11.2015 Netzwerktreffen der Beratungsmultiplikatoren
09.11.2015 Netzwerktreffen der Beratungsmultiplikatoren
2015 2016 2017
Vorarbeiten
Prüfungsämter
Studierendenbüro
Studiendekanate
Schriftliche Prüfungen
1. Aktueller Projektstand
ISO
Überführung in Dauerbetrieb
1. Aktueller Projektstand – derzeitige Arbeitspakete
• Studierendenbüro:
- Ziel: papierarmer Bewerbungs- und Immatrikulationsprozess
- Plan: Ordnungsänderungen (ImmaO, AZO, Auswahlordnungen
der Studiengänge)
- Plan: Änderung der Hochschulvergabeverordnung
• International Student Office (ISO): Prozessermittlung Ist-Zustand
• IT-Betriebs- und Sicherheitskonzept, Vorabkontrolle
• Elektronische Formulare
• Prüfungsämter: Piloteinführung in 2 Prüfungsämter
09.11.2015 Netzwerktreffen der Beratungsmultiplikatoren
2. Pilotphase Prüfungsämter
• Anbindung d.3 Testsystem an Produktivsysteme SOS & FN
• d.3 Produktivschaltung
• Test des Produktivsystems durch KeyUser
• Anwenderschulung in Pilotprüfungsämtern (Plan: Mitte Oktober)
• Test des Produktivsystems durch Pilotprüfungsämter
09.11.2015 Netzwerktreffen der Beratungsmultiplikatoren
Ablage von Dokumenten ab WS 14/15
Anpassung des Aktenplans
Verbesserung des ESA-Systems
3. Aktenplan
- Zeugnis, Bewerbung,
Rechnung
Studierendenakte
(Hauptakte)
Aktenplan (Struktur der
Dokumentenablage)
Attribute:
MTKNR, Studienfach, Name, Vorname,
Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, etc.
Unterakte: Studienfach, Prüfungsverwaltung,
Abschlussarbeit,
Dokumentenarten: Studierendendokumente
Prüfungsverwaltungsdokumente
Dokumententyp: HZB, Beurlaubung,
Zeugnisse, Schriftverkehr
09.11.2015 Netzwerktreffen der Beratungsmultiplikatoren
09.11.2015 Netzwerktreffen der Beratungsmultiplikatoren
3. Aktenplan
4. Elektronische Formulare
• Zentrale e-Formulare für Prüfungsämter
1. Antrag auf Anerkennung von Prüfungsleistungen
2. Antrag auf Zeugniserstellung
3. Antragsformular für Abschlussarbeit
4. Antrag auf Anerkennung einer Erkrankung
5. Formular zur Pflichtstudienberatung
6. Antrag auf Verlängerung des Abgabetermins Abschlussarbeit
7. Antrag auf Nachteilsausgleich
8. Fachsemestereinstufung (Einstufungsbescheinigung)
• Zentrale e-Formulare anderer Einrichtungen (z.B. Antrag zur
Beurlaubung)
• Individuelle e-Formulare der Einrichtungen
09.11.2015 Netzwerktreffen der Beratungsmultiplikatoren
5. Abstimmungen
09.11.2015 Netzwerktreffen der Beratungsmultiplikatoren
Ab Jan 2016
Ab April 2016
Ab Mai 2016
Ab Okt 2016
Akt. Zeitplan
• 1. Testzugang zu ESA
• 2. Anwenderschulung bei Testzugang
• 3. Piloten der Studiendekanate (Plan 2)
09.11.2015 Netzwerktreffen der Beratungsmultiplikatoren
Rangplatzbescheinigung für Studierende
Ricarda Oehlmann
Studiengangsmonitoring | FlexStat
ricarda.oehlmann@uni-goettingen.de
09.11.2015
Abteilung Studium und Lehre
E-Learning-Service und FlexNow-Betreuung
09.11.2015
Studierendenranking / Rangplatzbescheinigung
• Studierendenwunsch:
FlexStat-Abfrage 1815
vom PA stempeln lassen
nicht sicher
nicht schön
• Idee einer Rangplatz-
bescheinigung
• Gewichtung der Note
an der Studiendauer
09.11.2015
09.11.2015
09.11.2015
09.11.2015
09.11.2015
Hospitationsprogramm der Zentralen Studienberatung im Bereich
Studieninformation und Studienberatung (am Wilhelmsplatz 4) 2016
-Konzept-
Ziele o „Vor-Ort“-Einblick in das Alltagsgeschäft der Zentralen Studienberatung (ZSB)
im Kontext des Auftrages, des Aufgabenprofils und der Rahmenbedingungen
o Illustration der Zugangs- und Verweiswege sowie Klärungsmöglichkeiten für die
Ratsuchenden im Bereich Studieninformation und Studienberatung
o Erläuterung der Kooperationen und Verweiswege, der Handlungsfelder,
Formate, Methoden, Arbeitsweisen etc. der ZSB
o Angebot zum kollegialen Austausch mit KollegInnen der Fakultäten in
beratender Funktion auf der Basis der praktischen Arbeit
o Stärkung der Verweissicherheit
o Initiierung von gegenseitigen Hospitationen
Zielgruppen An den Handlungsfeldern und Prozessabläufen interessierte KollegInnen:
a) aus den Studiendekanaten/den Fakultäten, z.B.
o Studien- und PrüfungsberaterInnen
o StudiengangskoordinatorInnen
o MultiplikatorInnen
b) aus Beratungs-/Informationsstellen der Universität und des Studentenwerks
c) aus der Abteilung Studium und Lehre
Hintergrund In einigen Fakultätsgesprächen wurde Interesse an den konkreten Arbeitsabläufen
und den Anliegen der Ratsuchenden in „der Zentrale“ benannt.
Z. T. besteht „Unkenntnis“ oder es kommen Verwechslungen bzgl. der Aufgaben
und „Zuständigkeiten“ in den Bereichen Administration, Information, Beratung vor.
Partnerschaften,
Kooperationen,
Schnittstellen
Beteiligte Akteure aus dem Bereich Studieninformation und Studienberatung und
Bereichen aus der Abteilung Studium und Lehre
- Zentrale Studienberatung
- Leitung InfoLine
- Medien- Informationsmanagement
- Diversity Management
- Projekt Brückenschlag
Gewünschte
Ergebnisse
o Stärkung der Verweiskompetenz durch gegenseitige Einblicke in die alltägliche
Praxis der Information und Beratung von Studieninteressierten und
Studierenden.
o Qualitätssicherung durch gegenseitige Hospitation und kollegialen Ausstauch
auf der operativen Ebene.
Hospitationsprogramm der Zentralen Studienberatung im Bereich
Studieninformation und Studienberatung (am Wilhelmsplatz 4) 2016
-Angebot-
Angebot Hospitations-, „Shadowing-“ und Gesprächsangebote im Servicebüro
Studienzentrale (SBS), der InfoLine und dem „Alltagsgeschäft“ der Zentralen
Studienberatung
Formate
o Besichtigung des SBS und der Räume ihrer Teilinstitutionen,
o Teilnahme an Informations- und Beratungsangeboten in der ZSB,
o Erläuterungen zu Handlungs- und Themenfeldern (Gespräche mit Akteuren).
Module o Basis-Modul: Einführung und Besichtigung des Servicebüros Studienzentrale
und der Räume ihrer Teilinstitutionen; Informations- und Beratungsverständnis,
Zugangswege, Verweispraxis und Kooperationen, Informationsmedien
o Optional: weitere „Module“ aus den Handlungs- und Themenfeldern (z. B.
Hospitation im Erstkontakt und im Informationsgespräch; in der Einzelberatung;
der Gruppenberatung; StudienbotschafterInnen: Konzept, Schulung und
Einsatzformate; Veranstaltungsorganisation
sowie in fachlichen Gesprächen mit unterschiedlichen Akteuren sind wählbar (s.
Modulübersicht).
Zeitrahmen,
Frequenz des
Angebotes
o ca. 2x am Mittwoch (nach Absprache an anderen Wochentagen), wahlweise
vormittags oder nachmittags; 1-3 Module
o 2-3 Termine dieser Art pro Jahr z. B. Mitte Februar, Mitte Mai und im September
Mögl.
Teilnehmerzahl
2 bis 3 Personen pro Termin
Reflexion und
Weiter-
entwicklung
Auswertungsgespräch oder –bogen auch zum weiteren Bedarf (TeilnehmerInnen);
Kritische Reflexion im Team; inhaltliche und organisatorische Weiterentwicklung;
mögliche Erweiterung um Hospitationsangebote des Studierendenbüros und
weiteren Bereichen der Abteilung Studium und Lehre
Weiteres
Vorgehen
o Bereitstellung eines Handouts mit Grundinformationen und der
Modulbeschreibung für die TeilnehmerInnen
o Vorschläge für Zeiträume/Termine zur Hospitation
o Bereitstellung eines Anmeldebogens mit Bedarfsabfrage
o Benennung entsprechender Ansprechpersonen im ZSB-Team/ Begleitung durch
den Tag, Anmeldung und Koordination
o Start mit ersten Modulen (angestrebt sind ca. 6-8 Module)
ZSB-intern
Organisatorische
Umsetzung
Ausarbeitung, der möglichen ersten „Module“; Darstellung in inhaltlichen
Stichworten/ Merkmalen, Erarbeitung des Handouts; Erstellung des Anmeldbogens
mit Übersicht und inhaltlichen Stichworten/ mit Teasern zu den „Modulen“;
Zuordnung zu einzelnen Teammitgliedern und Akteuren.
Inhaltliche Umsetzung Passgerechte inhaltliche Vorbereitung durch die Akteure zum Hospitationstermin;
Notizen zur Umsetzung als Memo zur Information und Auswertung im Team.
Kosten Druck- und Materialkosten, sonst keine
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