gerencia de proyectos

Gerencia de proyectos

Diego Carbonell,

Temario

Aspectos básicos de Gerencia de Proyectos Proceso en la Gerencia de Proyectos Aspectos a tener en cuenta en la GP Perfil de un buen gerente de proyectos Toma de decisión Administración de conflictos

“Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos de este”. PMBoK-2004

¿Que es la Gerencia de Proyectos?

“Aplicación de habilidades, herramientas y técnicas para planear, supervisar y controlar un proyecto con el propósito de alcanzar los objetivos del proyecto”. “Esto exige equilibrar demandas competitivas relacionadas con el tiempo, los costos y la calidad”. ICONTEC

¿Que es la Gerencia de Proyectos? en resumen

Gerencia de proyectos

Aplicación

Técnicas

Herramientas

Conocimientos

Habilidades

Actividades de un proyectos

Satisfacer los requisitos del proyecto

Alcance Calidad Presupuesto Recursos Riesgos

¿Que es la Gerencia de Proyectos? en resumen

Gerencia de proyectos

Gestión de integración de proyecto

Gestión del alcance del

proyecto

Gestión del tiempo del proyecto

Gestión de costos del proyecto

Gestión de calidad del proyecto

Gestión de RRHH del proyecto

Gestión de los riesgos de

proyecto

Gestión de adquisiciones del proyecto

“Si te sientes muy relajado y seguro, no te preocupes. Se te pasará” (Ley de Murphy)

• Establecer objetivos claros y realizables. • Identificar los requisitos o condiciones. • Balancear las demandas concurrentes de calidad, alcance y costo • Adecuar las especificaciones, planes y enfoque a los diferentes intereses y expectativas de los implicados.

La Gerencia de un Proyecto incluye

• Establecer un plan.

• Ponerlo en práctica.

• Supervisar el proceso

• Cliente satisfecho.

• Satisfacción del equipo de trabajo.

• Ganancia general

Gerencia de Proyectos y sus estados operativos

Ventajas de la Gerencia de Proyectos

Tiempo Alcance Costos Calidad - = - +

Factores influyentes en la Gerencia de Proyectos

•  Incertidumbre en el panorama económico

•  Aumento de los costos de la mano de obra

•  Aumento de los precios de los materiales y equipos •  Complejidad tecnológica •  Mayor éxito en los resultados y productividad •  La Gerencia de Proyectos ha ido evolucionando para solucionar

los problemas gerenciales que surgen por la complejidad de los sistemas y el nivel de esfuerzo requerido para solucionarlos

Temario

Aspectos básicos de Gerencia de Proyectos Proceso en la Gerencia de Proyectos Aspectos a tener en cuenta en la GP Perfil de un buen gerente de proyectos Toma de decisión Administración de conflictos

•  Tan temprano como sea posible en el proceso de inicio

•  Antes de que el presupuesto final, calendario y requerimientos estén establecidos

•  Antes de que cualquier contrato sea firmado

¿Cuándo es el momento ideal para seleccionar el gerente de proyecto?

Como ha sido en el tiempo: Ejecución Planeación Inicio 1996 2000 2005

Proceso en la gerencia de proyecto

Idea conceptual de proyecto

Definición Planeación Ejecución y control

Entrega del proyecto

Petición del cliente: Un usuario quiere algo. Documenta su petición y la pasa al área que puede responder su solicitud. Concepción del nuevo proyecto: Un coordinador del área encargada inicia el proyecto; evalúa la petición del usuario y responde; se llega al primer acuerdo. Evaluación del alcance y riesgos del proyecto: Se evalúa el alcance del proyecto para su monitoreo y sus riesgos para priorizar los más grande.

Definición

1

2

3

Revisión documentación descriptiva del proyecto: Se revisan los documentos que describen el proyecto (documentación del alcance: compromiso por parte de los interesados en el proyecto) y se planean las comunicaciones. Desarrollo del plan de proyecto: Se reúnen todo los documentos del proyecto formando así el plan de gestión del proyecto. Revisión del plan de proyecto: Se revisa el cronograma del proyecto, los planes de administración de riesgos, el plan de comunicaciones del proyecto y el plan de gestión del proyecto.

Planeación

4

5

6

Sin planificación lo urgentes se confunde con lo importante, planificación y gestión Vs intuición e improvisación

Ejecución: Se ejecuta el proyecto 7. Evaluación: Evaluación del resultado del proyecto (el producto resultante). 8. Cierre del proyecto: Se acabo el proyecto queda la revisión interna de los sucesos a tener en cuenta por parte del equipo ejecutor del proyecto.

Ejecución y control

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8

9

Temario

Aspectos básicos de Gerencia de Proyectos Proceso en la Gerencia de Proyectos Aspectos a tener en cuenta en la GP Perfil de un buen gerente de proyectos Toma de decisión Administración de conflictos

Identificar la cultura empresarial y sistemas

Reunir procesos y datos históricos

Dividir proyectos grandes en fases

Identificar los stakeholders, implicados

Realizar una Carta de proyecto

Estatutos del alcance del proyecto

Determinar equipos de trabajo

Definir cronograma (tiempos, ruta critica, recursos, costos, presupuesto)

Determinar estándares de calidad

Asignar roles y responsabilidades

Administrar la comunicación

Prevenir riesgos

Temario

Aspectos básicos de Gerencia de Proyectos Proceso en la Gerencia de Proyectos Aspectos a tener en cuenta en la GP Perfil de un buen gerente de proyectos Toma de decisión Administración de conflictos

¿Cómo es el Perfil del buen gerente de proyecto?

Casarotto Filho, Fávero y Castro

Flexibilidad y adaptabilidad

Iniciativa y liderazgo

Agresividad y ambición

Comunicador e integrador

Balancear cuestiones técnicas con administrativas

Organizado y disciplinado

Capacidad de identificar problemas y oportunidades

Saber tomar decisiones

Saber negociar

Solución de problemas

Tres aspectos importantes de un líder(Mintzberg H)

Relaciones Autoridad, liderazgo, relaciones Información Seguimiento, divulgación Decisión Negociación y emprendedor

Visión externa

Participar en la planeación

estratégica de la empresa.

Programar el desarrollo de

proyectos y actividades que se constituyan en soluciones para los

problemas y necesidades de los clientes en forma de producto y/o

servicios.

Visión interna

Compatibilizar utilización de recursos disponibles entre varios proyectos y actividades.

Supervisar el desarrollo de los proyectos asegurando el nivel alto de calidad.

Tareas básicas

¿Y cuales son las competencias de design manager?

A nivel Administrativo Capacidad de liderazgo-carisma. Visión Holística.

A nivel Técnico Conocimiento teórico y práctico. Visión Prospectiva.

A nivel Político Credibilidad. Capacidad de actuar sobre presión

Competencias de design manager

Equipo Interno Especialista en procesos

Ambientes de gestión

Equipo Externos Generalista/ flexibilidad e innovación

Poco conocimiento de procesos Internos.

Equipo combinados multidisciplinarios

Temario

Aspectos básicos de Gerencia de Proyectos Proceso en la Gerencia de Proyectos Aspectos a tener en cuenta en la GP Perfil de un buen gerente de proyectos Toma de decisión Administración de conflictos

Mecanismos de tomas de decisiones

Es verdadero?

Es justo?

Fortalece relaciones?

Cuando sea necesario tomar una decisión difícil, hagámonos las siguientes preguntas:

Mecanismos de tomas de decisiones

•  Intuición es saber algo sin estar consiente, sin una evidencia lógica.

•  La intuición es una forma de percepción del entorno.

Intuición

Sensación

Símbolos Sueños

Valor Gravedad Tendencia Urgencia

5 Situación extremadamente grave

Si nada se hace, la situación será peor rapidamente.

Requiere acción inmediata

4 Muy grave Tiende a empeorar en corto plazo.

Acción urgente

3 Con cierta gravedad Debe empeorar a mediano plazo.

Lo más pronto posible

2 Poco grave Puede empeorar a largo plazo. Puede esperar un poco

1 Sin gravedad No debe empeorar y puede hasta mejorar.

No tiene prisa

Decisiones según su gravedad

Temario

Aspectos básicos de Gerencia de Proyectos Proceso en la Gerencia de Proyectos Aspectos a tener en cuenta en la GP Perfil de un buen gerente de proyectos Toma de decisión Administración de conflictos

Administración de conflictos

Factores que afectan los proyectos

Tamaño y naturaleza de la organización.

Tamaño, naturaleza, duración y complejidad del proyecto.

Filosofía del proyecto (Manager, estructura).

Capacidad y autoridad del Manager del proyecto.

Personal del Proyecto.

Nivel en el cual el proyecto reporta.

Tipos de conflictos

Conflicto intrapersonal Tensiones que ocurren en los individuos, debido a objetivos no satisfechos, expectativas no realizadas o desinterés en el proyecto.

Conflicto interpersonal Diferencias de puntos de vista entre los individuos sobre el proyecto, de estilos personales, competición y otras causas de tipo, que envuelven dos o más personas.

Conflicto de interproyectos Diferencias entre el proyecto y las organizaciones (o agencias externas) que compiten por los recursos.

Envuelve discordancia entre el proyecto y otras organizaciones, las cuales tienen intereses propios.

Tipos de conflictos

Factores que llevan al estrés

•  Restricciones internas y/o externas al alcance del objetivo del proyecto.

•  Propia característica estructural del proyecto, por el choque de autoridad y responsabilidad.

•  Acontecen resultados no previstos.

•  Falta de planeación y programación de actividades.

•  Competencia entre miembros.

•  La característica no repetitiva aumenta la aprensión de enfrentar lo “desconocido”.

•  La falta de información genera ansiedad.

•  Los conflictos generados durante el proyecto.

•  Característica finita de los proyectos.

•  Falta de definición o claridad de objetivos.

Gracias…