gestiÓn del conocimiento experiencia en elcogas
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Dirección de Medios
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOExperiencia en ELCOGAS
23 Septiembre 2005
1
LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN ELCOGAS, S.A.
COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN
MARCO
CONCEPTUALMARCO
CONCEPTUAL
ELABORACIÓN
DEL
MODELO PILOTO
EN UN ÁREA
ELABORACIÓN
DEL
MODELO PILOTO
EN UN ÁREA
EXTENSIÓN
DEL
MODELO
EXTENSIÓN
DEL
MODELO
EXPLOTACIÓN
DEL
SISTEMA
EXPLOTACIÓN
DEL
SISTEMA
EVALUACIÓN Y
REVISIÓN DEL
SISTEMA
EVALUACIÓN Y
REVISIÓN DEL
SISTEMA
FASE 0 FASE I FASE II FASE III FASE IV
♦Cultura y estrategia
♦Implicación Dirección
♦Formar Equipo Gestor
♦Objetivos Generales
♦Alcance
♦Objetivos área♦Definir el conocimiento necesario♦Identificar el conocimiento existente• procesos• puestos• ESCI♦Elaboración Mapa de conocimientos♦Aplicaciones/acciones♦Gestión resistencias
♦Aplicación
del modelo de
Gestión del
Conocimiento
al resto de las
áreas
♦Organización
♦Plan de
acciones
♦Equipo
técnico
(herramientas)
♦Alineación de
políticas de
refuerzo
♦Aportaciones
♦Errores
♦Modificaciones
♦Decisiones
hacia el futuro
EL PROYECTO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO SE ESTRUCTURA EN 5 FASES
2
Marco Conceptual (1)
Con el proyecto actual se trata, en definitiva, de acompañar a las diferentes
Direcciones en el proceso de identificar y determinar cuáles son aquellos
procesos claves que, dentro de su ámbito respectivo, merecen poner en
marcha una verdadera gestión del conocimiento y, luego, hacer todo lo
necesario para que sea una realidad esa puesta en marcha
La implantación de un sistema de Gestión del Conocimiento en ELCOGAS,
S.A., debe entenderse como un proceso de largo alcance, que permitirá
adoptar un modelo de funcionamiento que aporte soluciones a problemas
concretos de la Empresa
3
Marco Conceptual (2)
El cambio de Consejero Delegado, supuso un cambio en la Organización
de Elcogas. De este cambio, destacamos la creación de la Dirección de
Medios, encargada, entre otras funciones, de procurar un cambio en la
gestión de RRHH, para pasar de una mera administración de personal, a
una Gestión Integrada de Personas. Dentro de este marco y para dar
respuesta a este reto, se crearon en la Dirección de Medios, las Áreas de
Organización y Sistema de Gestión del Conocimiento y de RRHH y Sistema
de Gestión de Competencias, encargadas de liderar el asunto.
En el año 2003, se produjo en Elcogas el relevo en la cabeza de la
organización motivado por la jubilación del Consejero Delegado (Manuel
Treviño) y el nombramiento de Ignacio Méndez de Vigo y Vega de Seoane
como nuevo Consejero Delegado.
4
Ganar ventajas estratégicas para la Empresa, aumentando su proactividad (innovación)
Identificar los conocimientos, necesarios, existentes y estratégicos y definir el mejor modo de gestionarlos.
Desarrollar los capitales, humano (personas), estructural (tecnología), relacional (clientes) y organizacional (procesos de trabajo y funciones de los puestos), de ELCOGAS
Favorecer la puesta en valor (capitalizar) y la puesta en común (compartir) de los conocimientos de la Empresa.
Mejorar la gestión de las personas, complementando la gestión de sus competencias y aportando bases concretas para las acciones de formación y desarrollo.
5
Marco Conceptual (3)
LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN ELCOGAS, S.A.
COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN
MARCO
CONCEPTUA LMARCO
CONCEPTUA L
ELABORACIÓN
DEL
MODELO PILOTO
EN UN ÁREA
ELABORACIÓN
DEL
MODELO PILOTO
EN UN ÁREA
EXTENSIÓN
DEL
MODELO
EXTENSIÓN
DEL
MODELO
EXPLOTACIÓN
DEL
SISTEMA
EXPLOTACIÓN
DEL
SISTEMA
EVALUACIÓN Y
REVISIÓN DEL
SISTEMA
EVALUACIÓN Y
REVISIÓN DEL
SISTEMA
FASE 0 FASE I FASE II FASE III FASE IV
♦Cultura y estrategia
♦Implicación
Dirección
♦Formar
Equipo Gestor
♦Objetivos
Generales
♦Alcance
♦Objetivos área♦Definir el conocimiento necesario
♦Identificar el conocimiento existente
• procesos
• puestos• ESCI
♦Elaboración Mapa de conocimientos
♦Aplicaciones/
acciones♦Gestión resistencias
♦Aplicación
del modelo de
Gestión del
Conocimiento
al resto de las
áreas
♦Organización
♦Plan de
acciones
♦Equipo
técnico
(herramientas)
♦Alineación de
políticas de
refuerzo
♦Aportaciones
♦Errores
♦Modificaciones
♦Decisiones
hacia el futuro
EL PROYECTO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO SE ESTRUCTURA EN 5 FASES
6
ÁREA DE COMPRAS
DIRECCIÓNECONÓMICO COMERCIAL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS (1)
SECCIÓN DE ACTIVACIÓN, SEGUIMIENTO Y REPOSICIÓN (1)
TÉCNICO DE COMPRAS ESPECIALES (1)
TÉCNICO DECOMPRAS (1)
SECCIÓN DE FACTURACIÓN (1)
AUXILIAR DECOMPRAS (1)
AUXILIAR DE FACTURACIÓN (1)
7
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN EL ÁREA
• Cómo gestionar y desarrollar los conocimientos necesarios para que el Área
contribuya eficazmente a los objetivos de la Empresa
• Cómo enriquecer el capital intangible de la Empresa en este Área
• Cómo incrementar la memoria activa de la Empresa
• Cómo capitalizar y compartir el conocimiento dentro del Área
• Cómo contribuir a que el Área cumpla con la misión y la visión que deben orientar y
dirigir su acción
• Cómo responder a problemas reales y habituales de la empresa para actuar con
sentido y aportando valor
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
8
METODOLOGÍA
GCÁREA DE COMPRAS
ANÁLISIS DEPROCESOS
ANÁLISISDE
PUESTOS
PRODUCTOSSERVICIOS
USUARIOS ESCI
CONCLUSIONES
PROPUESTAS
APROBACIÓNDIRECCIÓN
MAPA DE CONOCIMIENTOS
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
COMPETENCIAS
9
La metodología empleada en el proyecto ha seguido los siguientes pasos:
1.- Análisis y descripción de los procesos de trabajo del Área de Compras
El análisis de los Procesos se ha llevado a cabo contemplando los siguientes elementos:
1. Área en la que se desarrolla el Proceso
2. Proceso Principal (Denominación del Proceso)
3. Subproceso (Denominación del Subproceso)
4. Input (Información, demanda, datos...)
5. Proveedor (Suministrador del Input)
6. Actividad (Descripción de la actividad desarrollada a partir del Input)
7. Responsable (Persona que lleva a cabo la actividad)
8. Output (Información, producto o servicio resultante)
9. Cliente interno (Destinatario de la información, producto o servicio resultante)
10
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
Procesos: Área Compras (1)
Procesos Subprocesos Responsable
01 Propuesta de Contratación 1 Verificación PCX’s Jef. Compras
2 Asignación Técnico de Compras Jef. Compras
3 Preparación Comisión Contratación Tco. Compras Especs.
02 Petición de Ofertas 1 Petición de Ofertas Tcos. Compras
03 Pedidos 1 Elaboración del Pedido Tcos. Compras
4 Aprobación Comité Explotación / Consejo Administración
Tco. Compras Especs.
2 Aclaraciones al Suministrador Tcos. Compras
3 Evaluación de Ofertas Tcos. Compras
4 Petición de Ofertas (Niveles I y II) Tco. Compras Especs.
2 Aprobación Pedido Jef. Compras
3 Envío Pedido Aux. Compras
4 Activación y Seguimiento Jef. Activ., Seg. y Rep.
5 Notificación Desperfectos Jef. Activ., Seg. y Rep.
6 Pedidos Abiertos Jef. Activ., Seg. y Rep.11
Procesos Subprocesos Responsable
04 Análisis de Stocks 1 Adecuación de cantidades Jef. Activ., Seg. y Rep.
05 Declaración INTRASTAT 1 Declaración Jef. Activ., Seg. y Rep.
06 Control y Segto. de Avales 1 Solicitud de Avales Tco. Compras Especs.
3 Seguimiento y cierre Tco. Compras Especs.
2 Conformación de Facturas Jef. de Facturación
2 Recepción de anticipos Tco. Compras Especs.
07 Segto. Seguros Contratistas 1 Seguimiento Tco. Compras Especs.
08 Control TC’s E. Contratistas 1 Control TC’s Contratistas Jef. Compras
09 Conf. de Facturas y Abonos 1 Registro de Facturas Aux. Facturación
3 Aprobación de Facturas Aux. Facturación
4 Envío para pago Facturas Aux. Facturación
10 Evaluación de Proveedores 1 Alta de Proveedores Jef. de Facturación
11 Superv. estado de Facturas 1 Supervisión Jef. Compras
12 Lanzamiento de Contratos 1 Negoc., Lanzamiento y Seguimiento Jef. Compras
Procesos: Área Compras (2)
12
Procesos Subprocesos Responsable
13 Comisiones de Contratación 1 Vocal y Secretario Jef. Compras
14 Preparación de Informes del Área
1 Informes Jef. Compras
15 Elaboración de Documentos Normativos
1 Normas, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y Condiciones de Contratación
Jef. Compras
16 Papel Estratégico1 Planificación y Evolución de las
ComprasJef. Compras
Procesos: Área Compras (3)
13
Salvo excepciones, y siempre que ha resultado posible, el análisis de los procesos se ha llevado a cabo en entrevistas personales con todos los Empleados de la Dirección, siguiendo un orden de nivel, de abajo a arriba. Esto ha permitido que los responsables fueran validando los datos e informaciones suministrados por sus colaboradores, y que pudieran ampliar, corregir o matizar aquellos datos e informaciones que consideraban necesario
Identificar también las relaciones Proveedores - Clientes Internos, así como el contenido y el
tipo de servicios que, cada Empleado, o cada Área, presta al resto de la Organización. Esta
información servirá de base para la realización de la Encuesta de Satisfacción del Cliente
Interno
Estudiar los flujos de información y los flujos de servicios, los conocimientos utilizados, los necesarios y los estratégicos, para sustentar esos flujos y en qué medida se va añadiendo valor en las sucesivas fases del proceso
Estudiar los contenidos de trabajo, de las distintas Áreas y de los Puestos de Trabajo, las relaciones existentes entre ellos y sus relaciones con el resto de la Organización
14
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
El análisis de los procesos, además de su mejora, en su caso, ha permitido :
2.- Análisis y descripción de los Puestos de Trabajo del Área de Compras
Se ha diseñado una Ficha de Puesto de Trabajo que incluye los siguientes campos:
Denominación del puestoMisión del puestoClasificación profesional y nivel retributivoUbicación del puesto (Organigrama)Responsabilidades del puestoFunciones/tareas del puestoHerramientas y medios de trabajoCondiciones del puesto de trabajoFormaciónIdiomasInformáticaExperienciaRelaciones internas/externas del puestoPerfil competencial (core, transversales, específicas)Conocimientos necesarios (actuales y previsibles)Importancia y disponibilidad de los conocimientos necesarios en la actualidad
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
15
Se ha iniciado el desarrollo del Diccionario de Competencias de ELCOGAS, S.A., definiendo
las Competencias y sus Evidencias Conductuales de cada uno de los Puestos de Trabajo del
Área de Compras y se ha realizado una valoración de ambas
La información necesaria para cubrir el resto de los campos contemplados en la Ficha de
Puesto de Trabajo, fue aportada por el titular del Puesto en entrevista personal
La información obtenida fue posteriormente revisada, corregida o validada, según los casos,
por el respectivo responsable, del mismo modo como se ha hecho con los procesos
El análisis de los procesos ha aportado información para cubrir el campo relativo a las
funciones de cada Puesto de Trabajo
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
16
Se ha establecido, en consecuencia, el gap desde la citada disponibilidad actual (valor
numérico entre 1 y 5), hasta el Nivel 5 (óptimo) correspondiente a la Creación de Valor “Los
conocimientos están organizados para ser compartidos, están actualizados y su utilización
añade valor al cliente final, interno o externo”. La página siguiente detalla estos aspectos
Se ha desarrollado la Escala de Evaluación de la Disponibilidad Actual de Conocimientos en
cada Proceso y se ha realizado la evaluación de la disponibilidad actual
3.- La Gestión del Conocimiento en el Área de Compras
Se ha elaborado el Mapa de Conocimientos de todos los Puestos de Trabajo del Área de
Compras recogiendo, los conocimientos necesarios para desarrollar cada proceso, su
ubicación, fuentes de adquisición y medios de desarrollo
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
17
Nivel 5: CREADOR DE VALOR
ESCALA DE EVALUACIÓN: DISPONIBILIDAD ACTUAL
¿Cuál es el nivel general de dificultad para disponer de los conocimientos que necesitamos?
Nivel 1: DESORGANIZADO
No disponer de un conocimiento útil genera dificultades y pérdidas de tiempo. Cada vez que esto sucede se buscan soluciones con urgencia y cada vez inventamos la rueda.
Nivel 2: PERSONALIZADO
Cada uno tiene sus propios medios y se las arregla para encontrar la información que necesita. Habitualmente estos medios no se comparten con los demás.
Nivel 3: ORGANIZADO/ UTILIZACIÓN DÉBIL
Existen en la empresa herramientas o redes que permiten encontrar las fuentes de conocimientos, personas o bases de información. La complejidad o falta de actualización hacen que la utilización sea débil.
Nivel 4: ESTRUCTURADO/UTILIZACIÓN FUERTE
Cada uno dispone en su puesto de trabajo de los medios necesarios para acceder a las personas o a la información que necesita, y estos medios son utilizados habitualmente
Los conocimientos están organizados para ser compartidos, están actualizados y su utilización añade valor al cliente final (interno o externo)
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
18
MAPA DE CONOCIMIENTOS ÁREA DE COMPRASMAPA DE CONOCIMIENTOS ÁREA DE COMPRAS
CONOCIMIENTOS NECESARIOSDisponi-bilidadactual
Ubicación Fuentes de adquisición Medios de desarrollo
Quién es (Identificación/Fabricante o comercial/ Ubicación/Certificaciones oficiales/Capacidad de suministro/ Situación financiera...)
Qué tiene: catálogo de productos y servicios/preciosHomologación : nuestra valoración de relaciones
previasQué capacidad: en volumen/en tiempo de respuestaCon quién hablar: Interlocutores clave para ofertas, para
pedidos, para reactivación de pedidos
• Experiencia y conocimientos del equipo• Experiencia y conocimientos de peticionarios• Red interna • Internet• Revistas y publicaciones• Prensa• Cuestionarios a proveedores• Ferias y congresos• Visitas a proveedores• Selección externa de expertos
• Determinar el conocimiento estratégico• Formalizar el conocimiento existente• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo• Favorecer los intercambios de experiencias• Favorecer la transferencia mediante formación• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo documental de proveedores• Responsabilidad compartida
• Base de datos de proveedores (no actualizada y con errores)• Conocimiento implícito de los compradores por nichos• Conocimiento implícito de los peticionarios
2-3PROVEEDORES
PRODUCTOS Y SERVICIOS• Repuestos• Servicios• Otros
Qué sonQuién los tienePrecios y condiciones de venta
• Base de datos de productos y servicios• Conocimiento implícito de los compradores por nichos• Conocimiento implícito de los peticionarios
• Catálogos• Publicaciones• Manuales de uso• Proveedores• Internet y Red interna• Experiencia y conocimientos del equipo y de peticionarios• Ferias, congresos, visitas• Presentaciones de proveedores
• Formalizar el conocimiento existente• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo • Favorecer la transferencia mediante formación • Evaluaciones de los usuarios• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo documental de productos/servicios
2-3
PROCEDIMIENTOS INTERNOS
Procedimientos de comprasNormas de contratación
4-5 • Procedimientos de Compras y Contratación• Condiciones G. de contratación
• Normativa y procedimientos internos• Red interna
• Evaluación y revisión periódica por parte de usuarios para optimizar adecuación y resultados• Benchmarking
19
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
Evaluación de los Conocimientos
Conocimiento necesario Importancia Disponibilidad
Proveedores
Contexto y entorno
5 2-3
1-24
20
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
Comentarios:
Se observa que el actual procedimiento que soporta los procesos analizados se caracteriza por una importante carga administrativa (excesivos visados y tránsitos en MP5, excesiva utilización de papel duplicando la función informática…).
Se constata que las deficiencias en los inputs efectuados por lo peticionarios internos en sus demandas de compras ocasionan cargas de trabajo adicionales a los Técnicos de Compras, mermándoles disponibilidad para otras tareas propias de su función que podrían aportar más valor a la organización.
Propuestas:
Sería oportuno reconsiderar el procedimiento establecido, a fin de acomodarlo a las circunstancias actuales de la Planta, ganando en eficacia mediante la simplificación de algunos aspectos de los procedimientos actuales:
21
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
Comentarios y Propuestas sobre los Procesos (1)
-La simplificación del proceso para la adquisición de determinados bienes y servicios (p.e. material informático, papelería, mensajería, office, etc.)
-La adquisición de repuestos de consumo habitual para mantener un stock preestablecido.
-La sensibilización de los peticionarios para conseguir que éstos incluyan especificaciones completas y correctas desde un principio, de forma que se eviten las ineficiencias que provocan los errores de definición.
-La reducción de tránsitos de las PCX en MP5, previo establecimiento de requisitos aplicables a un material en el momento de definir éste con lo que los tránsitos por calidad, seguridad y medio ambiente serían innecesarios.
22
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
Comentarios y Propuestas sobre los Procesos (2)
-Análogamente, respecto a las facturas, podría reducirse el tránsito de muchas de ellas en función de que una adecuada recepción de materiales y servicios, sin sobrepasar el importe del pedido, lleva implícito que la factura es correcta por lo que el tránsito de aprobación de la misma por el Jefe de Área Básica o por el Director ( o por ambos) sería innecesario, teniendo en cuenta que, actualmente, la aprobación de la factura es además
físicamente firmada por el Director correspondiente.
- La eliminación de tránsitos de visados consecutivos por parte de una misma persona.
23
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
Comentarios y Propuestas sobre los Procesos (3)
Comentarios y Propuestas sobre los Puestos (1)
Comentarios:
Se observa que en el puesto de Jefe de Compras se realizan muchas tareas de supervisión y control de las actividades de las personas a su cargo, en detrimento de otras funciones que generarían mayor valor añadido a la eficiencia del Área que dirige (mejora y optimización de los procesos de compras, estudios comparativos, mayor dedicación a la evaluación de los proveedores, búsqueda de oportunidades, desarrollo de colaboradores).
En cuanto a los Técnicos de Compras, para un solo puesto conceptual aparecen en realidad puestos con contenidos diferentes y con especializaciones (activación de pedidos, homologación de proveedores) que en principio deberían aparecer como tareas compartidas. De este modo se crean dependencias organizacionales innecesarias y, por otra parte, se coartan las posibilidades de enriquecimiento de los puestos.
Dentro del Área se están realizando actividades que, en principio, no parecen estar directamente relacionadas con el proceso de Compras. Nos referimos a la supervisión de los Tc’s de los subcontratistas, el control de los seguros de responsabilidad civil de algunos contratos, el control de los avales de algunos contratos, la declaración Intrastat. 24
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
Comentarios y Propuestas sobre los Puestos (2)
Propuestas:
A fin de no restar dedicación de los profesionales de Compras a las funciones que consideramos específicas de su puesto, sugerimos replantearse la conveniencia de ubicar la realización de estas actividades en otras Áreas de la Empresa. Una propuesta al respecto sería la siguiente:
Supervisión de TCs de contratistas: “Responsable de Contrato”, Jefe de Relaciones Laborales y Asesoría Jurídica Laboral u otro puesto, según se determine del análisis que se está efectuando.
Control de Seguros de Responsabilidad Civil: “Responsable de Contrato”, Jefe de Contabilidad Analítica u otro puesto, según se determine del análisis que se estáefectuando.
Control de Avales de contratos: Jefe de Contabilidad Analítica.
Declaración Intrastat: Jefe de Contabilidad General.25
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
Comentarios:
Desde el punto de vista de la gestión del conocimiento dentro del área, se constata que el conocimiento más importante es el relativo a Proveedores.En la actualidad es un conocimiento que está mal gestionado
Propuestas:
Parece necesario revisar el fichero actual de proveedores donde la información no está actualizadaAsimismo convendría utilizar eficientemente la posibilidad que ofrece MP5 respecto a la de homologación de proveedores y a su evaluación continuaPlanteamos la urgente necesidad de adoptar medidas para conservar el conocimiento del Jefe de Activación, en relación con determinados proveedores, aspectos de activación y trámites Intrastat.El conocimiento de Contexto y entorno se refiere al conocimiento de la evolución del mercado en general, y más particularmente de aquellos sectores y aspectos que tienen mayor incidencia en los ámbitos que operan los Proveedores. Es este conocimiento el que permitirá trabajar en los aspectos estratégicos de las compras.
Comentarios y Propuestas sobre los Conocimientos
26
MODELO PILOTO EN EL ÁREA DE COMPRAS
LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN ELCOGAS, S.A.
COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN
MARCO
CONCEPTUALMARCO
CONCEPTUAL
ELABORACIÓN
DEL
MODELO PILOTO
EN UN ÁREA
ELABORACIÓN
DEL
MODELO PILOTO
EN UN ÁREA
EXT ENSIÓN
DEL
MODELO
EXT ENSIÓN
DEL
MODELO
EXPLOTACIÓN
DEL
SISTEMA
EXPLOTACIÓN
DEL
SISTEMA
EVALUACIÓN Y
REVISIÓN DEL
SISTEMA
EVALUACIÓN Y
REVISIÓN DEL
SISTEMA
FASE 0 FASE I FASE II FASE III FASE IV
♦Cultura y estrategia
♦Implicación Dirección
♦Formar Equipo Gestor
♦Objetivos Generales
♦Alcance
♦Objetivos área♦Definir el conocimiento necesario♦Identificar el conocimiento existente• procesos• puestos• ESCI♦Elaboración Mapa de conocimientos♦Aplicaciones/acciones♦Gestión resistencias
♦Aplicación
del modelo de
Gestión del
Conocimiento
al resto de las
áreas
♦Organización
♦Plan de
acciones
♦Equipo
técnico
(herramientas)
♦Alineación de
políticas de
refuerzo
♦Aportaciones
♦Errores
♦Modificaciones
♦Decisiones
hacia el futuro
EL PROYECTO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO SE ESTRUCTURA EN 5 FASES
27
La Gestión del Conocimientoen la Dirección Económico Comercial
28
DIRECCIÓN ECONÓMICO COMERCIAL
MERCADOELÉCTRICO
(2)
COMPRAS(6)
DIVISIÓNECONÓMICA
(7)
PLANIFICACIÓNY CONTROLDE GESTIÓN
(3)
SISTEMAS DEINFORMACIÓN
(2)
La Gestión del Conocimientoen la Dirección Económico Comercial
RESUMEN
Haciendo extensivo el modelo empleado en el Área de Compras al resto de la Dirección Económico Comercial :
Se realizaron 14 ENTREVISTAS personales
Se analizaron 40 PROCESOS y 103 SUBPROCESOS de Trabajo
Se completaron 14 FICHAS DE PUESTOS DE TRABAJO
Se elaboraron : el MAPA DE CONOCIMIENTOS de la Dirección
el MAPA DE COMPETENCIAS de la Dirección
el DICCIONARIO DE COMPETENCIAS
29
La Gestión del Conocimientoen la Dirección Económico Comercial
30
La Gestión del Conocimientoen la Dirección Económico Comercial
31
4.- Encuesta de Satisfacción del Cliente Interno
Para completar el conjunto de acciones previstas en el Proyecto de Gestión del Conocimiento
en la Dirección, resta por llevar a cabo la elaboración y aplicación de una Encuesta de
Satisfacción de los Clientes Internos de la Dirección Económico Comercial
El cuestionario se encuentra en su fase de elaboración (se ha editado un primer borrador) y
está previsto su lanzamiento en el mes de Octubre
Antes de su lanzamiento, el contenido del mismo será consensuado con cada uno de los
Responsables de las distintas Áreas Básicas, así como el Director
La Gestión del Conocimientoen la Dirección Económico Comercial
32
ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓNÁREA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
Mapa de Conocimientos
CONOCIMIENTOS NECESARIOSCONOCIMIENTOS NECESARIOS Disponibilidad Disponibilidad ActualActual UbicaciUbicacióónn Fuentes de AdquisiciFuentes de Adquisicióónn Medios Medios dede DesarrolloDesarrollo
Conjunto de datos, informaciones y conocimientos que permiten:
Entender la empresa como un conjunto de procesos relacionados entre sí y relacionados con el entorno.Elaborar diversos escenarios posibles según el comportamiento de las variables elegidas.Prever los resultados económicos de la sociedad en los diferentes escenarios.Aplicar una metodología determinada , y mejorar y adaptar esa metodología a las circunstancias concretas de Elcogas.
ELABORACIELABORACIÓÓN DE N DE MAPAS ESTRATMAPAS ESTRATÉÉGICOSGICOS
• Experiencia y conocimientos del equipo
• Experiencia y conocimientos de los Directores
• Bibliografía sobre elaboración de Planes de negocio.
• Internet• Revistas y publicaciones• Contactos con empresas asociadas.• Experiencias compartidas con otras
empresas• Consultores externos• Universidades y Escuelas de Negocio• Cursos y seminarios sobre estos
temas.
• Formalizar el conocimiento existente
• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo• Favorecer los intercambios de
experiencias con otras empresas• Favorecer la transferencia mediante
formación de los miembros del equipo en nuevas tendencias a través de su participación en cursos y seminarios o a través de lecturas especializadas.
• Compartir el conocimiento existente y el futuro.
• Base de datos de Planes de negocio anteriores y del actual
• Conocimiento implícito de los profesionales del área y del Director de la División.
• Conocimiento implícito del equipo de Dirección
• Documentación que sirvióde base para la elaboración del primer plan (Modelo Deloitte)
2
2
• Experiencia y conocimientos del equipo y de los que participan en la fijación de objetivos.
• Publicaciones sobre el tema.• Internet.• Experiencias compartidas con otras
empresas• Consultores externos• Cursos y seminarios sobre estos
temas.
• Formalizar el conocimiento existente
• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo• Formación del equipo en nuevos
métodos que han demostrado ya su eficacia (CMI, por ejemplo)
• Compartir el conocimiento existente y el futuro con clientes internos.
• Implantar sistema de evaluación por objetivos.
• Base de datos con histórico de mapas estratégicos de la sociedad
• Conocimiento implícito de los profesionales del área y del Director de la División.
• Conocimiento implícito de los profesionales de Elcogas que participan en la fijación de objetivos
ELABORACIELABORACIÓÓN PLAN DE NEGOCION PLAN DE NEGOCIO
Conjunto de conocimientos y de técnicas que permiten elaborar directrices y guías de actuación que sirven para orientan el trabajo de las diferentes Direcciones, áreas, servicios,e incluso de las personas, plasmándolo en objetivos numéricos y en criterios de medida que permiten su seguimiento y evaluación.
CONTEXTO Y ENTORNOCONTEXTO Y ENTORNOConjunto de Informaciones y
Conocimientos que permiten:
3-4
• Conocimiento implícito de Responsable/equipo/ equipo Directivo.
• Informaciones dispersas, complejas y no compartidas
• Prensa y Revistas• Internet• Relaciones con personas e
instituciones (públicas o privadas) con influencia decisiva en el mercado (sector).
• Participación en foros nacionales e internacionales
• Formalización del conocimiento existente
• Compartir conocimiento• Coaching personalizado• Elegir un responsable de la gestión
de este conocimiento, que coordine y atienda a las necesidades específicas de las diferentes áreas.
33
Evaluación de los Conocimientos
Conocimiento necesario DisponibilidadContexto y entorno
Modelización del Plan Negocio(Modelo Financiero)
Elaboración del Mapa Estratégico (Objetivos de Negocio)
Elaboración del PresupuestoAnual
4
2
2
Importancia
5
5
5
5
3
34
ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓNÁREA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
ÁREA DE MERCADO ELÉCTRICOÁREA DE MERCADO ELÉCTRICO
Mapa de Conocimientos
CONOCIMIENTOS NECESARIOSCONOCIMIENTOS NECESARIOS Disponibilidad Disponibilidad ActualActual UbicaciUbicacióónn Fuentes de AdquisiciFuentes de Adquisicióónn Medios Medios dede DesarrolloDesarrollo
• BOE• Internet• Revistas y publicaciones
especializadas
• Actualización de la documentación
• Compartir el conocimiento con usuarios y clientes internos
• Base de datos disposiciones legales (histórico)
• Conocimiento implícito
5
3-4
• Prensa y Revistasespecializadas
• Internet• Relaciones con personas e
instituciones (públicas o privadas) con influencia decisiva en el mercado (sector).
• Participación en foros sobre problemas y perspectivas del sector
• Formalización del conocimiento existente
• Compartir conocimiento• Elegir un responsable de la
gestión de este conocimiento, que coordine y atienda a las necesidades específicas de las diferentes áreas.
• Conocimiento implícito de los profesionales del área.
• Conocimiento implícito del equipo de Dirección
• Informaciones dispersas, complejas y no compartidas
En este caso, es el conjunto de informaciones y conocimientos referidos al Sector Eléctrico en general, y por tanto, a aquellos
factores de índole política, económica o social que pueden
afectarle. Esto permite:
• Disponer con regularidad de información actualizada sobre el sector eléctrico
• Vigilar y conocer las conductas de los agentes que influyen en el mercado eléctrico
• Facilitar proactividad y adaptación a los cambios.
• Elaborar propuestas y objetivos de optimización de resultados de la empresa.
DISPOSICIONES LEGALES (APLICABLES AL SECTOR
ELÉCTRICO)
CONTEXTO Y ENTORNOCONTEXTO Y ENTORNO
35
Evaluación de los Conocimientos
Conocimientos necesarios Importancia Disponibilidad
35Conocimiento del Mercado Eléctrico
Contexto y entorno
Disposiciones legales (Normativa y modificaciones aplicables al Sector Eléctrico)
Conocimiento del Cliente Externo(Capital relacional)
5 5
35
36
ÁREA DE MERCADO ELÉCTRICOÁREA DE MERCADO ELÉCTRICO
ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓNÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Mapa de Conocimientos
CONOCIMIENTOS NECESARIOSCONOCIMIENTOS NECESARIOS Disponibilidad Disponibilidad ActualActual UbicaciUbicacióónn Fuentes de AdquisiciFuentes de Adquisicióónn Medios Medios dede DesarrolloDesarrollo
Quién es (Identificación/Fabricante o comercial/ Ubicación/Certificaciones oficiales/Capacidad de suministro/ Situación financiera...)Qué tiene: catálogo de productos y servicios/preciosHomologación : nuestra valoración de relaciones previasQué capacidad: en volumen/en tiempo de respuestaCon quién hablar: Interlocutores clave para ofertas, para pedidos, para prestación de servicios de apoyo
• Experiencia y conocimientos del equipo
• Experiencia y conocimientos de peticionarios
• Internet• Revistas y publicaciones• Prensa• Cuestionarios a proveedores• Ferias y congresos• Visitas a proveedores
• Formalizar el conocimiento existente
• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo
documental de proveedores• Responsabilidad compartida
• Base de datos de proveedores
• Conocimiento implícito de los profesionales del área
• Conocimiento implícito de los peticionarios
2-3
4
• Internet• Catálogos• Publicaciones especializadas• Manuales de uso• Proveedores• Conocimientos del equipo y de
peticionarios• Ferias, congresos, visitas• Presentaciones de proveedores
• Formalizar el conocimiento• Aumentarlo, actualizarlo • Mejora de los Manuales de Uso para
usuarios con participación de éstos.• Evaluaciones de los usuarios• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo
documental de productos/servicios• Bencmarking
• Internet • Publicaciones de
productos y servicios• Conocimiento implícito de
los profesionales del área• Conocimiento implícito de
los peticionarios
Cuáles sonQuién los tienePrecios y condiciones de venta
Procesos y Procedimientos de las distintas áreas de la Empresa 2
• Lectura y estudio de procesos procedimientos internos
• Experiencia y conocimientos del equipo
• Experiencia y conocimiento de los profesionales de las distintas áreas
• Evaluación y revisión periódica por parte de usuarios para optimizar adecuación y resultados
• Benchmarking
PROVEEDORESPROVEEDORES
PRODUCTOS Y SERVICIOSPRODUCTOS Y SERVICIOSINFORMINFORMÁÁTICOSTICOS
ServiciosOtros
PROCESOS Y PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS INTERNOSINTERNOS
• Procedimientos de los distintos departamentos de Elcogás
• Procesos de las distintas Divisiones (documentos en fase de elaboración)
• Conocimiento implícito de los profesionales del área
• Conocimiento implícito de los profesionales de las distintas Áreas37
Conocimientos necesarios Disponibilidad
Conocimiento del Sector Informático
Conocimiento de productos y servicios
Conocimiento de Proveedores
Procesos y procedimientos internos
4
2-3
2
Importancia
5
5
5
38
ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Evaluación de los Conocimientos
ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ÁREA DE CONTABILIDAD GENERALÁREA DE CONTABILIDAD GENERAL
Mapa de Conocimientos
CONOCIMIENTOS NECESARIOSCONOCIMIENTOS NECESARIOS Disponibilidad Disponibilidad ActualActual UbicaciUbicacióónn Fuentes de AdquisiciFuentes de Adquisicióónn Medios Medios dede DesarrolloDesarrollo
• BOE• Internet• Revistas y publicaciones
especializadas• Cursos y seminarios• Expertos externos
• Actualización de la documentación• Compartir el conocimiento el resto
del equipo.• Reuniones de actualización con los
miembros del equipo• Solución de dudas y problemas• Coaching interno (cuando proceda)• Participación en cursos y
seminarios
• Base de datos legislación• Conocimiento
implícito/explícito de los profesionales del área
• Publicaciones especializadas
5
5
• Lectura de documentos• Experiencias personales de los
profesionales del área
• Formalización del conocimiento existente
• Compartir conocimiento • Facilitar a otros miembros del equipo
el conocimiento de las personas, mediante coaching interno experto.
• Conocimiento implícito de los profesionales del área
• Conocimiento implícito del equipo de Dirección
Conocimiento de los Organismos con los cuales se tiene relación, normalmente como destinatarios de la entrega de información o documentación a la que obligan las disposiciones legales.
Conocimiento de las personas concretas dentro de esos Organismos a quienes dirigirse en los casos de consulta o búsqueda de solución de problemas (capital relacional)
5 • Procedimiento interno• Conocimiento compartido
• Lectura procedimiento• Experiencia en el puesto
• Evaluación en equipo para mejorar• Coaching interno
DISPOSICIONES LEGALES (PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD,
IMPUESTOS, AUDITORÍA, SEGUROS, ETC)
ADMINISTRACIONES PADMINISTRACIONES PÚÚBLICASBLICAS
GESTIGESTIÓÓN DOCUMENTACIN DOCUMENTACIÓÓNN
(Registro, archivo y custodia)
39
Evaluación de los Conocimientos
Conocimientos necesarios Importancia Disponibilidad
Conocimientos Legales de Contabilidad y Tributación(Plan General de Contabilidad, Impuestos, Auditoría ..)
Conocimiento de las Administraciones Públicas
Gestión de la Documentación
5 5
5 5
5 5
40
ÁREA DE CONTABILIDAD GENERALÁREA DE CONTABILIDAD GENERAL
ÁREA DE CONTABILIDAD ANALÍTICA Y FACTURACIÓNÁREA DE CONTABILIDAD ANALÍTICA Y FACTURACIÓN
CONOCIMIENTOS NECESARIOSDisponi-bilidadactual
Ubicación Fuentes de adquisición Medios de desarrollo
Quién es (Identificación/Fabricante o comercial/ Ubicación/Certificaciones oficiales/Capacidad de suministro/ Situación financiera...)
Qué tiene: catálogo de productos y servicios/preciosHomologación : nuestra valoración de relaciones
previasQué capacidad: en volumen/en tiempo de respuestaCon quién hablar: Interlocutores clave para ofertas, para
pedidos, para reactivación de pedidos
• Experiencia y conocimientos del equipo• Experiencia y conocimientos de peticionarios• Red interna • Internet• Revistas y publicaciones• Prensa• Cuestionarios a proveedores• Ferias y congresos• Visitas a proveedores• Selección externa de expertos
• Determinar el conocimiento estratégico• Formalizar el conocimiento existente• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo• Favorecer los intercambios de experiencias• Favorecer la transferencia mediante formación• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo documental de proveedores• Responsabilidad compartida
• Base de datos de proveedores (no actualizada y con errores)• Conocimiento implícito de los compradores por nichos• Conocimiento implícito de los peticionarios
2-3PROVEEDORES
PRODUCTOS Y SERVICIOS• Repuestos• Servicios• Otros
Qué sonQuién los tienePrecios y condiciones de venta
• Base de datos de productos y servicios• Conocimiento implícito de los compradores por nichos• Conocimiento implícito de los peticionarios
• Catálogos• Publicaciones• Manuales de uso• Proveedores• Internet y Red interna• Experiencia y conocimientos del equipo y de peticionarios• Ferias, congresos, visitas• Presentaciones de proveedores
• Formalizar el conocimiento existente• Depurarlo, aumentarlo, actualizarlo • Favorecer la transferencia mediante formación • Evaluaciones de los usuarios• Utilizar coaching interno experto• Nombrar gestor del fondo documental de productos/servicios
2-3
PROCEDIMIENTOS INTERNOS
Procedimientos de comprasNormas de contratación
4-5 • Procedimientos de Compras y Contratación• Condiciones G. de contratación
• Normativa y procedimientos internos• Red interna
• Evaluación y revisión periódica por parte de usuarios para optimizar adecuación y resultados• Benchmarking
Mapa de Conocimientos
41
Conocimientos necesarios
Conocimientos Legales de Seguros
Gestión de la Documentación
Proveedores
Importancia Disponibilidad
5
4
4
5
2-3
4
42
ÁREA DE CONTABILIDAD ANALÍTICA Y FACTURACIÓN
Evaluación de los Conocimientos
ÁREA DE CONTABILIDAD ANALÍTICA Y FACTURACIÓN
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