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GESTION DE STOCK
ITM
2014
Philippe Gillet
Hilde De Boeck
GESTION DE STOCK..
Expérience personnelle…
Introduction
Qu’est-ce une bonne gestion des stock?
Introduction
? Fiches de stock
Introduction
Qu’est-ce une bonne gestion des stock?
• Tous les médicaments, consommables, réactifs et équipements
nécessaires
• Bonnes conditions de stockage
(Température [chaine de froid], humidité, sûreté et sécurité)
• Pas de rupture de stock
• Pas (peu) de sur-stock
• Pas (peu) de produits expirés
• Un stock de sécurité pour X mois d’activités
Les bonnes pratiques de stockage font partie de l'assurance de la qualité BPS/ BPCL
• Organisation: 5’ Introduction
30’ Exercice
30’ Restitution
40’ Conclusion
• Exécution: Jeux de rôle
« Réceptionnez et rangez une commande médicale »
GESTION DE STOCK : Exercice (1)
Adresse de
Livraison
Item QuantitéNuméro
de colis
Poids
Total en
(Kg)
Volume
Total
(m³)
Poids total / coli
1 2000 1 0,352 2,88
2 2000 1 0,352 2,88
3 2000 1 0,942 2,88
4 10 1 1,4 10
5 10 1 4 2,97
6 150 1 0,94 3,65
7 1 5 0,9 7,5 2,5 kg
8 1 9 0,04 10 2 kg
9 100 2 0,13 0,98
10 1000 2 0,62 1,53
11 1000 2 1,8 4
12 100 2 0,48 3,51
13 1 6 2,69 14,22 2,5 kg
14 2500 7 13 0,7 13 kg
15 1 10 0,04 0,1 2 kg
16 1000 3 0,11 0,23
17 40 3 0,93 1,72
18 100 3 0,55 6,4
19 100 3 0,98 8,01
20 1000 3 0,06 0,02
21 1 8 2,89 12,22 2,5 kg
22 1 11 0,04 0,1 2 kg
23 576 4 1,5 12
24 100 4 3,5 15
25 5000 4 3,5 12,35
26 40 4 0,17 0,92
27 80 4 1,14 6,34
28 1 4 3,05 5,22
29 1 12 0,04 0,1 2 kg
TOT 12 46,146 148,43 49,5 kg
Date:
Callsign/actual date/transport
13 kg
standard 6 kg
8 kgstandard
standard
6 kg
PARACETAMOL (acétaminophène), 500 mg, comp.
MORPHINE chlorhydrate, 10 mg/ml, 1 ml, amp.
TEST, MALARIA HRP-2, rapide (SD Bioline), 1 test
HUILE A IMMERSION, 500 ml, fl
TEST GROUPE SANGUIN, anti D, 10 ml, fl. compte-gouttes
TIPS jaunes 5-200µl pour micropipette, emballage tropicalisé
ETHANOL 70 % dans l'eau solution, 1 L, fl. boite UN
Callsign/planned date/transport Remarks
Pharma ST Group
Liste de colisage
chaine de froid 2-8°c
chaine de froid 2-8°c
standard
Poids Total (Kg) / Volume Total (m3)
Signature/Nom (électronique): Agence/Organisation/Personne habilitée
Cadre réservé à nos
Date:
CMR Nº :
GANTS, CHIRURGICAUX, latex, u.u., n.p., non stériles, paire, 8
boite UN
TEST GROUPE SANGUIN, anti A anti B, 10 ml, fl. compte-gouttes chaine de froid 2-8°c
PRESERVATIF MASCULIN, lubrifié + RESERVOIR, u.u.
TEST GROUPE SANGUIN, anti B, 10 ml, fl. compte-gouttes chaine de froid 2-8°c
MULTIVITAMINES, comp.
MAGNESIUM sulfate, 1 g/ 10 ml, fl.
SERINGUE, u.u., Luer, 5 ml
SERINGUE, u.u., Luer, 10 ml
Type de colis
AMOXICILLINE, 250 mg, comp. Secable
AMOXICILLINE, 250 mg, gel.
CLOXACILLINE, 250 mg, gel.
LAME PORTE-OBJETS, dépolie, 76 x 26 mm,emballage tropicalisé standard
TRANSFUSEUR, avec filtre 200 µ, stérile, u.u.
(s.prél.sang.) TUBE Monovette LI-Heparin gel
GIEMSA, colorant (Merck), solution, 500 ml, fl.
TEST GROUPE SANGUIN, anti A, 10 ml, fl. compte-gouttes
AIGUILLE, u.u., Luer, 23 G (0,6 x 30 mm), bleu,SC, IM enfant
ERYTHROMYCINE stearate, eq. 250 mg base, comp.
METRONIDAZOLE, 200 mg, comp.
AIGUILLE EPICRAN. A AILETTES, u.u., 21G (0,8 x 19 mm), vert
ACIDE ACETIQUE, glacial, 1 l, fl. boite UN
POCHE A SANG, u.u. + CPDA1 450 ml
demeulenaaer@pharmast.org E-mail pgillet@itm.be Date de livraison (jj/mm/aaaa)
Description
Prêt à charger le 05/03/2013 ITM Anvers
155 Nationalestraat
2000 AnversTel/Sat. Phone 036/258987455 Tel/Sat. Phone 3247665825 Date de départ 06/03/2013
Fonction Logistic manager Fonction Lab manager
07/03/2013
Nom de l'organisation/Organisation NameBruxelles Phara ST
rue Verstraete 205
Bruxelles 1280
ITM BLPC Anvers DE Pharma ST Group
Expéditeur/Sender Destinataire/Consignee
A ITM / NURSE VACINom
De Meulenar
Nom
Gillet Philippe
Que devez-vous faire :
• Vérifiez la concordance entre la commande et ce qui est reçu,
• Vérifiez la liste de colisage,
• Vérifiez la conformité des produits + expiration, conditions de
transport, etc., …,
• Préparez un rapport de réception,
• Organisez le stockage des produits reçus (conditions de stockage,
fiches de stock, etc., …).
GESTION DE STOCK : Exercice (2)
= 1 présentation= 1 date d’expiration
= 1 batch/lot n°
1 Fiche = 1 article
1 mouvement = 1 ligne
c.f. :TLM_PRO_004_V01_Use of stock cards RDTs.pdf
TLM_F_001 Version 002: STOCK CARD – FICHE DE STOCK
Taches Groupe 1 Groupe 2 Groupe 3 Groupe 4
Items 1-8 9-15 16-22 23-29
1. Ouverture des colis
2. Conformité liste de colisage + rapport
3. Conformité commande
4. Vérification produits et rangement
5. Fiches de stock
GESTION DE STOCK : Exercice (3)
GESTION DE STOCK
Introduction: Organisation d’un stock (central)
1. Gestionnaire de stock
2. Conditions de stockage
3. Outils (formulaires et fiches)
Liste de produits (standards)
Fiches de stock
Rapports de consommation
Rapports mensuels
Registres (produits expirés, rupture, stupéfiants, …)
4. Inventaire physique
5. Commandes (reconstitution du stock)
6. Distribution
7. Indicateurs
8. Suivi du stock
Qu’est ce qui influence votre gestion de stock?
Introduction
� Structure: taille et niveau (Centrale d’achats nationale, Centrale d’achats régionale, hôpital, centre de santé,…)
� Activités: routine, étude, charge de travail
� Politique & règlements : pays, organisation (ONG,..)
� Chaine d’approvisionnement: locale, internationale, dotations, ...
� Ressources humaines, installations, outils de gestions
� Fréquence de distribution
• Qu’est ce qui influence votre gestion de stock?
Introduction
Protocoles/POS
Liste de produits standards
Estimation des besoins
Par où commencer ?
Introduction
Par où commencer?
Analyse de la situation
� Infrastructure et outils de gestions
� Responsabilités: Qui? Gestionnaire de stock? � Besoins: liste des produits standards (procédure/POS + activités)� Chaine d’approvisionnement : Comment? Qui? Fréquence? Budget?� Dotations: Programmes nationaux? Comment faire la demande?� Situation actuelle: Inventaire + activités� Besoins: Liste des fournitures (procédure/POS + activités)� Futur: Introduction de nouvelles techniques ou de nouveaux
protocoles?
Introduction
Même pour une étude:• Stock• Distribution hebdomadaire
Pour études: Stock tampon non inclus dans la routine
Responsabilités (description des taches):
� Conditions de stockage
� Sureté et sécurité
� Organisation
� Réception
� Distribution
� Gestion des dates d’expiration /produits expirés
� Inventaire
� Suivi du niveau des stocks
� Commandes (validation des commandes nécessaire)
� Traçabilité et qualité des produits
1. Gestionnaire du stock
Description des taches:
Taches - JOURNALIERES
- HEBDOMADAIRES
- MENSUELLES
Activités planifiées avec un chronogramme
Attention : Qui valide les commandes des clients ?
1 responsable (1 clef)
+ 1 back-up (1 clef)
1. Gestionnaire du stock
Organisez l’espace
� Bureau
Administration, vérification des documents
� Zone de réception
Vérification conformité, quantité et qualité
� Zone de livraison
Préparation des livraisons
� Stock
différentes catégories (température, sureté, sécurité,...)
� Circulation
2. Conditions de stockageACCESS
RESTREINT
ADAPTEES AUX ACTIVITES
1/3 arrivée-départ-bureau
1/3 stockage
1/3 circulation
+ quarantaine, destruction
2. Conditions de stockage
Classification:
1. Conditions de stockage (“normal”, chaine de froid, produits dangereux, produits réglementés, etc.)
1.1. Type/catégories (oral, injectables, perfusions, tests diagnostic, liquides, poudres, consommables, équipements, matériel administratif, … )
1.1.1. Alphabétique (liste standard)
Règles Générales :
� First expired – first out !! (FEFO)
� First in - first out !! (FIFO)
� Liquides en bas
� Identification claire (DCI) – date expiration
� Éliminez les expirés (comment?)
2. Conditions de stockage
En fonction de l’étiquette
1 « normal »
� Température
Suivi journalier (min-max.) Protection soleil, max.30°C
� Ventilation
� Humidité
Pas de contact direct sols et mursHumidité relative < 65 %
� Lumière
Protection soleil direct
� Mesure de lutte contre les parasites
Rats, insectes, ...
2. Conditions de stockage
En fonction de l’étiquette
2 « chaine de froid »
� Frigo/congélateur
� Suivi quotidien (min-max.)
� (Logger)
� Maintenance
2. Conditions de stockage
Aussi durant le transport
Et agir si nécessaire …
En fonction de l’étiquette
3. « dangereux »
� Confinement secondaire pour les liquides
� Séparation physique entre produits incompatibles (acide><base)
� Material Safety Data Sheet (MSDS)
Fiche de données de sécurité (FDS)
4. « produits réglementés » (psychotropes, stupéfiants, …)
� Armoire sous clef
� Registre in /out spécifique
� (si requis réglementation) conservé flacons vides
� Liste restreinte de clients
!! Nouvelles
étiquettes !!
2. Conditions de stockage
http://www.unece.org/trans/danger/publi/ghs/pictograms.html
2. Conditions de stockage
http://www.unece.org/trans/danger/publi/ghs/pictograms.html
SYMBOLES DE
DANGERS
Système Global Harmonisé de classification et d'étiquetage des produits chimiques (GHS)
SYMBOLES DE
DANGERS
Système Global Harmonisé de classification et d'étiquetage des produits chimiques (GHS)
2.Storage conditions2. Conditions de stockage
http://www.merckmillipore.fr/chemicals/retrologistik-/c_VZ6b.s1OuYAAAAEpY_A71mlC
• Material Safety Data Sheets (MSDS)
• Fiche de données de sécurité (FDS)
2.Storage conditions2. Conditions de stockage
���� STOCKAGE DES PRODUITS CHIMIQUES:
http://www.lbl.gov/ehs/chsp/html/storage.shtml
Produit Est incompatible avec:
Acide acétique
Chrome(VI)-oxyde, acide
nitrique, alcools,
éthylène glycol, acide
perchlorique, peroxydes,
permanganates
Chlore
Ammoniac, acétylène,
butadiène, butane,
méthane, propane,
hydrogène, benzine de
pétrole, benzène, poudre
de métal
Produits Incompatibles : exemples
2. Conditions de stockage
En fonction de l’étiquette
3. « Dangereux »
Trucs :
Ventilation
Premiers soins
2. Conditions de stockage
3. Outils (Formulaires- Liste standard)
Liste Complete des produits:
Dénomination commune internationale (DCI), principe actif, dosage, dosage par unité, unité d’emballage, N° de référence.
!! Pour produits de laboratoire
Ajoutez: description, fabriquant, [distributeur], firme.
� Dynamique (mais pas trop! En fonction de la liste nationale des médicaments essentiels)
� Base pour les autres formulaires
Protocoles/POS
Gardez la trace ….
De combien avons nous besoin ??
Quand en avons nous besoin??
Comment passer une commande???
���� Evitez les ruptures
���� Evitez les expirations
?
???
?
3. Outils (Formulaires- Liste standard)
Standard list of essential medicines
Regional Hospital of Man
Central stock
Out-patient dpt.
In-patient dpt.
Operatory Ward
Delivery Room
Center for Family
Planification
Emergency Ward
Dressing Room
Maternity dpt.
Medicine dpt.
Paediatric dpt.
Surgery dpt.
Médicaments oraux x x x x x x xACICLOVIR, 800 mg, comp. x x xACETYLSALICYLIQUE ACIDE, (Aspirine) 300 mg, comp. x x xACETYLSALICYLIQUE ACIDE, (Aspirine) 500 mg, comp. x x xALBENDAZOLE, 400 mg, comp. x x x xALUMINIUM HYDR. 400 mg,+ MAGNESIUM HYDR. 400 mg, comp. x x x xAMINOPHYLLINE, 100 mg, comp. x x xAMITRIPTYLINE, 25 mg, comp. x x xAMOXICILLINE+AC.CLAVULAN.25 mg/5 ml, 100 ml s. oral x x xAMOXICILLINE+AC.CLAVULAN., 500+ 125 mg, comp. x x xAMOXYCILLINE, 125mg/ml, poudre pr 100 ml susp, oral., fl. x x xAMOXICILLINE, 250 mg. , comp. sécable x x xAMOXICILLINE, 500 mg. , comp. x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp.ENFANT x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp. ADOLESC. x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp. ADULTE x x x xMédicaments injectables x x x x x xAMINOPHYLLINE, 25 mg/ml, 10 ml, amp. x x x xAMOXICILLINE 1g + AC. CLAV 200 mg, poudre , IV + perf. x x xAMPICILLINE, 1 g, (IM-IV), fl. poudre x x x x xAMPICILLINE, 500 mg, (IM-IV), fl. poudre x x xARTEMETHER, 20 mg/ml, 1 ml, amp. x x xARTEMETHER, 80 mg/ml, 1 ml, amp. x x xATROPINE SULFATE, 1 mg/ml, 1 ml, amp. x x x x xBUPIVACAINE, 5 mg/ml, 20 ml. , 0,5% , flacon x x x xBUPIVACAINE rachianesthesie/hyperbare, 5 mg/ml, 4 ml, amp. x x x xCALCIUM GLUCONATE, 100 mg/ml, 10 ml, amp. x x x x xCEFAZOLINE, 1 g poudre, fl. x x xCEFTRIAXONE, 1 g, , fl. poudre x x x x
Solutés de perfusion x x x x x x x xGLUCOSE, 5%, 1 l, poche plastique, x x x xGLUCOSE, 5%, 500 ml, poche plastique x x x x xPLASMA SUBSTITUT, gélatine , 500 ml, fl. plast. x x x x x
Pansements x x x x x x x x x x x xBANDE ADHESIVE, élastique, 10 cm x 3 m x x x xBANDE CREPE (Velpeau), 10 cm x 4 m x x x x x x xBANDE DE GAZE, 8 cm x 4 m, avec lisières x x x x x x x xBANDE PLATREE, 15 cm x 3 m x x x xBANDE, JERSEY, TUBULAIRE, 10 cm x 25 m x x x xBANDE, JERSEY, TUBULAIRE, 5 cm x 25 m x x x xCOMPRESSE DE GAZE, 10 cm, 12 plis, 17 fils, non stérile x x x x x x x x x
Standard list of essential medicines
Regional Hospital of Man
Central stock
Out-patient dpt.
In-patient dpt.
Operatory Ward
Delivery Room
Center for Family
Planification
Emergency Ward
Dressing Room
Maternity dpt.
Medicine dpt.
Paediatric dpt.
Surgery dpt.
Médicaments oraux x x x x x x xACICLOVIR, 800 mg, comp. x x xACETYLSALICYLIQUE ACIDE, (Aspirine) 300 mg, comp. x x xACETYLSALICYLIQUE ACIDE, (Aspirine) 500 mg, comp. x x xALBENDAZOLE, 400 mg, comp. x x x xALUMINIUM HYDR. 400 mg,+ MAGNESIUM HYDR. 400 mg, comp. x x x xAMINOPHYLLINE, 100 mg, comp. x x xAMITRIPTYLINE, 25 mg, comp. x x xAMOXICILLINE+AC.CLAVULAN.25 mg/5 ml, 100 ml s. oral x x xAMOXICILLINE+AC.CLAVULAN., 500+ 125 mg, comp. x x xAMOXYCILLINE, 125mg/ml, poudre pr 100 ml susp, oral., fl. x x xAMOXICILLINE, 250 mg. , comp. sécable x x xAMOXICILLINE, 500 mg. , comp. x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp.ENFANT x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp. ADOLESC. x x x xARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp. ADULTE x x x x
Daily distribution of individual
prescription from the IPD pharmacy
3. Outils: Liste des médicaments essentiels (par niveau)
3. Outils: fiche de stock
Priorité n°1 !!
Pourquoi ?
� Suit tous les mouvements du stock
� Enregistre l’inventaire physique
� Base pour le calcul des commandes
Comment l’utiliser ?
c.f.: 110929_BB_STOCK FICHE_V02.pdf
= 1 Présentation= 1 date d’expiration
= 1 Batch n°
1 Fiche = 1 article
1 mouvement = 1 ligne
c.f. :TLM_PRO_004_V01_Use of stock cards RDTs.pdf
3.Outils: tableau de bord
3. OUTILS: Formulaires de consommation journalière / hebdomadaire / mensuelle
= Donne la consommation mensuelle par produit et par service
Intérêts?
� Base pour les commandes
� Identifiez les problèmes
� Calculez la consommation mensuelle MOYENNE
� Corrélez à l’activité du service
� Visualisez l’évolution (prévision)
!!! Rupture de stock ���� mois pas
inclus pour ce produit !!!
1. Date fixe (no IN no OUT )Pré-imprimez une liste
2. Responsable: si possible > 2 personnes (comptage et écriture)double-vérification
2. Vérifiez l’organisation: FEFO or FIFO
enlevez les expirés
assurez la visibilité des produits
4. Comptez les produits: nombre d’unités totales
5. Vérifiez les fiches de stock: date, inventaire utilisez une couleur différente
6. Agir si nécessaire!!!
7. Rapportez les résultats: différences, identification et résolution du problème.
4. INVENTAIRE
Cachez les fiches de stock
Où placer une commande ???
Quel sont les besoins ??
Combien commander???
5. COMMANDES
5. COMMANDES
DEPENDS DE :
• Fréquence: durée entre deux commandes
• Délai de livraison: durée entre la commande et la réception
• Moyens de transport (air, mer, …)
• Stock de sécurité
• Durée de conservation des produits
• Ce qui reste dans le stock ... => Inventaire
• Ce qui est en attente de livraison
5. COMMANDES
INVENTAIRE:
= Comptez manuellement ce qui reste
� Vérifiez ce qui reste réellement dans le stock
� Identifiez les problèmes (erreurs)
� Vérifiez les expiration ou les produits détériorés
5. COMMANDES Combien avons nous besoins ?
• Lames Microscope : 1 lame par patient
• Giemsa stock: 0,5 ml (1/10) par lame
1 litre=2000 lames
• Tampon: 5 ml par lames
10 tab=10 litre=2000 lames
• Méthanol: 0.5 ml par lame
1 litre=2000 lames
• ….
Exemple: Microscopie Malaria
Protocoles/POSListe Standard
Estimation des besoins
Calculs:
Consommation mensuelle x Période à couvrir
- en stock - Pipeline
Période à couvrir (en mois) :
• Fréquence:
+ Délai de livraison
+ Stock de sécurité
5. COMMANDES Combien avons nous besoins ?
Maladies saisonnièresVariation des activités
Disponibilité des produitsDurée de conservation
$
!!! Rupture de stock rupture ���� mois non
inclus pour ce produit
Prévision
6. DISTRIBUTION: réception des commandes
Vérifiez:
Conformité avec la commande
� Origine
� Quantité
� Expirations, batch n°
Intégrité
Organisez :
� Alphabétique (DCI)
� Etiquettes
� FIFO/ FEFO
� Remplissez les fiches de stock
� Remplissez les autre documents (cargo manifeste, …)
Ouvrir toutes les caisses
Immédiatement
Trucs
6. Distribution
Marquez d’une X la boite ouverte
Pour des tests
diagnostic,
distribuez par
« kit »
6. Distribution: unité de distribution
Emballage primaire
Emballage tertiaire
Unité de distribution:
- Emballage secondaire (Hôpitaux, services)- Emballage primaire (Patient)
Emballage secondaire
Emballage secondaire
Emballage primaire
Emballage primaire
Unité de distribution:- Emballage secondaire (Hôpitaux, services)- Emballage primaire (Patient)
6. Distribution: unité de distribution
7.Indicateurs
• Rupture de stock= 0
• Valeurs des produits périmés < 10% (?)
• Divergeances d’inventaire < 5% (?)
• Nombre de commandes intermédiaires = 0
(internes ou externes)
Liens internet et autres documents
• WHO guidelines for the storage of essential medicines and other healthcommodities: http://apps.who.int/medicinedocs/en/d/Js4885e/
• OMS Principes directeurs applicables au stockage des médicaments essentiels et autres fournitures médicales : http://apps.who.int/medicinedocs/en/d/Js8229f/
• Stockage des produits chimiques : http://www.lbl.gov/ehs/chsp/html/storage.shtml
• Material Safety Data Sheets (MSDS) http://www.merck-chemicals.com/is-
bin/INTERSHOP.enfinity/WFS/Merck-International-Site/en_US/-/USD/ViewSearch-SearchMSDS
• Fiches de sécurité (FDS) http://www.merckmillipore.com/is-bin/INTERSHOP.enfinity/WFS/Merck-BE-Site/fr_FR/-/EUR/ViewSearch-SearchMSDS
• Exemple de fiche de stock : 110929_BB_STOCK FICHE_V02.pdf
• Utilisation des fiches de stock : TLM_PRO_004_V01_Use of stock cards RDTs.pdf
• Excel documents (in french) : 090913_ITM-JJ_Outils de gestion_Stock.xls
Exemple 1
Frigo…
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Exemple 2 Commentaires
Exemple 3 Commentaires
Exemple 4 Commentaires
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