gestión del conocimiento utilizando sharepoint como base | solidq summit 2012
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Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base
José Quinto Zamora
CyB200006
SharePoint and Search Specialist MCITP y MCPD en SharePoint 2010
jquinto@solidq.com
@jquintozamora
¿Y esta sesión? Motivaciones
Saber que es la Gestión del Conocimiento
Relacionar la Gestión del Conocimiento con SharePoint 2010
Destacar características de SharePoint para la Gestión del Conocimiento
Implementar varios mecanismos útiles tomando SharePoint como base
Objetivos
Introducción
¿Qué es el Conocimiento?
¿En que consiste la Gestión del conocimiento?
¿Cómo obtener el Conocimiento?
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Taxonomías. Metadatos Administrados
Clasificación, Navegación y Filtrado
Búsqueda Empresarial
Preguntas
Agenda
Introducción
Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base
¿Qué es la Gestión del Conocimiento?
Conceptos
Conocimiento
(Knowledge)
Gestión del Conocimiento
(KM - Knowledge
Management)
Sistema de Gestión del Conocimiento
(KMS – Knowledge Management
System)
¿Qué es el Conocimiento?
Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base
Definición Clásica (Platón)
Gnoseología o Teoría del Conocimiento (http://es.wikipedia.org/wiki/Gnoseolog%C3%ADa)
Algunas definiciones
Es el estado de conocer y entender algo
Objetos que se pueden almacenar
El proceso de aplicar la experiencia
Posibilidad de acceder a la información
Conocimiento organizacional
¿Qué es el Conocimiento?
Definición
Datos: Más estructurados, números, hechos, imágenes, sonidos, …
Información: Datos procesados, filtrados y resumidos con algún objetivo
Conocimiento: Información aplicable y accionable
¿Qué es el Conocimiento?
Visión Científico-Técnica
Conocimiento
Información
Datos
Cantidad
Rele
van
cia p
ara
Usu
ari
o
de N
eg
oci
o
¿Qué es el Conocimiento?
Conocimiento en el contexto EMPRESA C
on
ocim
ien
to E
xp
lícit
o
Buenas prácticas
Manuales
Libros
Procesos y
políticas
Fórmulas
…
Co
no
cim
ien
to T
ácit
o
Percepciones
Experiencias
Know-how
Destrezas
Capacidades
…
Información documentada.
Normalmente compartida.
Aprendizaje adquirido por la
gente de la empresa.
Difícil de trasferir y comunicar.
Difícil de extraer para los
sistemas.
¿En que consiste la Gestión del Conocimiento?
Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base
“Gestión del conocimiento es la metodología para la obtención, procesamiento y organización de recursos empresariales con el objetivo de transformarlo en conocimiento beneficiando así la toma de decisiones y aumentando la productividad de los empleados”
Ejemplos de aplicaciones específicas de Gestión del Conocimiento
Inteligencia de negocio
Almacenes de datos
KPIs, Cuadros de mando,
Minería de Datos / Textos
Gestores de documentos
Gestión de Taxonomías
Motores de búsquedas
…
¿En que consiste la Gestión del Conocimiento?
Gestion del Conocimiento
SharePoint 2010
¿Cómo obtener el Conocimiento?
Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base
¿Cómo obtener el Conocimiento?
Digitalización del conocimiento
Datos
Procesamiento,
Transformación y
Clasificación Información
Aprendizaje
Conocimiento
Interpretación Documentos
Usuario
Basado en Conocimiento previo (Knowledge-based System)
Usuario Experto proporciona información al sistema
Reglas, Diccionarios, Ontologías, Taxonomías, Tesauros
Dependencia del Dominio y Lenguaje
Basado en Corpus (Machine Learning System)
Supervisado
Datos anotados para el entrenamiento por usuarios
No depende del dominio
No Supervisado
Sin datos anotados
El sistema obtiene patrones, auto-clasificación, …
Basado en Feedback de usuario (Feedback-based System)
El conocimiento lo otorga el usuario final mediante Feedback
DEMO!!!
¿Cómo obtener el Conocimiento?
Tipos de Aprendizaje
Forma manual de promover cierta URL para algunas palabras clave, totalmente independiente del ranking de resultados
Template, templates, plantilla, plantillas http://intranet.solidq.com/Marketing/...
Antes de la DEMO
Best Bets
DEMO Obtener conocimiento del usuario desde SharePoint
- Best Bets
Facilidad para captar el conocimiento del usuario
Revisión por un administrador
Finalmente, ese conocimiento sirve al resto de usuarios para incrementar su productividad
Existen muchas más posibilidades!!
Recapitulando la DEMO
Gestion del Conocimiento
Gestión del Cocimiento en SharePoint 2010
Gestión del Conocimiento. Usando SharePoint como base
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Posibilidades
SharePoint
Taxonomías
Clasificación,
Navegación
y Filtrado
Búsqueda
Empresarial
Gestión de
Contenido
Metadatos Administrados
Definición de taxonomías concretas orientadas al Dominio
Las define un experto
Permite Sinónimos
Permite Multi-idioma
Definición de Folksonomías
Las definen los usuarios
Interfaz de Gestión de Taxonomías muy usable
Nos propociona productividad IT
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Taxonomías
Capacidad organizacional de SharePoint
Filtrado por columnas
Sitios, Subsitios, Páginas, Bibliotecas y Listas
Posibilidad de asignación de estas taxonomías para clasificación
Mejor navegabilidad entre información
Capacidad de filtrado
Tags, Enterprise Keywords Fácil clasificación
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Clasificación, Navegación y Filtrado
DEMO Metadatos Administrados, Clasificación, Navegación y Filtrado en SharePoint 2010
Necesidad de un buen sistema para buscar y evidenciar conocimiento
¡Búsqueda Empresarial de SharePoint!
http://bit.ly/EnterpriseSearchSharePoint
Múltiples repositorios
Carpetas Compartidas, Servidores Web, Lotus Notes, Exchange, sitios de SharePoint, CRM, ERPs (como Dynamics AX), …
Respeta la seguridad de los documentos
Indexa y consulta gran variedad de tipos de documentos:
PDF, Word, PowerPoint, HTML, …
Combina información estructurada y desectructurada
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Búsquedas
Algunas funcionalidades avanzadas: Refinamiento de búsquedas +
Extracción de entidades +
Búsqueda de personas +
Federación de búsqueda
Búsqueda basada en Contexto
Integración de Taxonomías en búsqueda
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Búsqueda Empresarial
Refinamiento de Búsquedas Los empleados no tienen tiempo para perder el tiempo inspeccionando largos resultados de
búsquedas
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Búsqueda Empresarial
Extracción de Entidades Identificacion automática de “Entidades” dentro de documentos no estructurados
Entidades
Personas
Empresas
Lugares
Fechas
Extracción basada en Diccionarios internos (Conocimiento)
Las entidades extraidas pueden servir para filtrar en las búsquedas
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Búsqueda Empresarial
Búsqueda de personas y experticia
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Búsqueda Empresarial
Aprendizaje Basado en Conocimiento previo
Tesauro (Query Expansion - Sinónimos)
Corrección de consultas (Did you mean this?)
Búsqueda fonética y de nickname
Extracción de entidades (personas, nombres, …, y diccionarios (FAST)
Aprendizaje Basado en Feedback de Usuario
Click Throught del Usuario
Sugerencias de Búsqueda
Búsquedas relacionadas
Demo de Best Bets
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Clasificación de Funcionalidades de Búsqueda
dependiendo de cómo obtienen el Conocimiento
Mejorando la Búsqueda de SharePoint Integración Tesauro – Metadatos Administrados
Tesauro Expansión o Reemplazo de la Consulta
Usuario pone SharePoint
El sistema expande la consulta a: SharePoint, SPS, MOSS, …
Uso de Sinónimos
Opción 1. Construir una Ontología adaptada al dominio
Opción 2. Aprovecharse de los Metadatos Administrados
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Búsquedas
DEMO Integración Tesauro – Metadatos Administrados
Para Administradores y Arquitectos
Columnas de listas: Poner como OBLIGATORIOS aquellos campos en las listas que aporten CONOCIMIENTO
Buena configuración de Búsqueda Empresarial
Considerar los Metadatos Administrados
Para Empleados
Cuando aprenda algo que le haya costado mucho sacar ¡Almacenarlo!
Blog personal, Blog Privado de la empresa, Wiki Privada, My Site, ..
Cuando subimos un documento o rellenamos formularios
Cuanta más información pongamos, mas conocimiento tendrá el sistema
Gestión del Conocimiento en SharePoint 2010
Conclusiones y Buenas practicas
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ésta es tu oportunidad.
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