gestión documental integrada y unificada: el...
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Gestión Documental Integrada y Unificada:El conocimiento archivístico motor para su implantación
Margarita Vázquez de Parga
Consultora gestión Documental y Archivos
San Luis de Potosí 15-18 Octubre 2013
Xxxv Reunión del Sistema Nacional de Archivos
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Informática El Corte InglésFormamos parte de El Corte Inglés, grupo españollíder en el mundo de la distribución
• La compañía del grupo especializada en tecnologías de la información comprometida con la calidad, y la innovación necesarias para adaptarse a los actuales modelos de e-Gobierno y de negocios.
• Alto posicionamiento en el ámbito de la empresa privada y en la administración pública.
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Nuestra presencia“ Trabajando en 15 países y en la Comunidad Económica
Europea, con más de 3.000 empleados ”
EUROPA
AMÉRICA CENTRAL Y LATINOAMÉRICA
REPÚBLICA CHECA PRAGAITALIA MILÁN PORTUGAL LISBOAREINO UNIDO LONDRESBRUSELAS (Comunidad Económica Europea)
ARGENTINA BUENOS AIRESBRASIL SAO PAOLOCHILE SANTIAGOCOLOMBIA BOGOTÁCOSTA RICA SAN JOSÉREPÚBLICA DOMINICANA SANTO DOMINGOMÉXICO MÉXICO DFPANAMÁ CIUDAD DE PANAMÁPERÚ LIMA
NORTEAMÉRICAUSA MIAMI -BOSTON
ESPAÑAOFICINA CENTRAL MADRID+18 DELEGACIONES
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E-Gobierno: Un nuevo concepto de Administración
• Al servicio del ciudadano• Accesible• Ágil, eficiente y eficaz• Simplificada• Interoperable• Sin Papel• Respetuosa con la privacidad de los
ciudadanos• Segura• TRANSPARENTE• Archivos administrativos que faciliten la
rendición de cuentas• Incorporación de las TIC más actuales e
innovadoras
Nuevo concepto de Administración E-Gobierno en México
• Ley Federal de procedimiento Administrativo
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental
• Reglamento de la Ley de Transparencia…• Lineamientos desarrollo del Reglamento• Utilización de medios electrónicos en la
relación de los ciudadanos con la Administración
• EIDA Esquema de Interoperabilidad y Datos Abiertos
• Interconexión de las Administraciones • Accesibilidad de la información en la Web • Ley Federal de archivos
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CLOUD
Multicanal
Presencial Electrónico
Movilidad Telefónico
Ciclo de vida del expediente y del documentoCiclo de vida del expediente y del documento
El modelo de E-Gobierno
La participación del archivista es fundamental desde el momento de la definición del modelo
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Hacia una Gestión Documental integrada y unificada
• Impacto en la gestión documental: • Crecimiento de la producción de documentos electrónicos• Convivencia de documentos físicos y documentos electrónicos• Necesidad de contar con Sistemas de Gestión Documental
integrados y unificados que permitan:• Contemplar el ciclo de vida de los documentos y expedientes
en su totalidad: concepto del ciclo continuo• La gestión unificada de los documentos físicos y electrónicos
• Mantenimiento de los principios y metodología archivística para su gestión:
• Proyecto INTERPARES
El e-Gobierno ya es una realidad
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Producción de documentos electrónicos
Producidos por las administracionesPor la automatización De la gestión
Imágenes Digitales de documentos analógicos: Sustitución de originales: Digitalización certificada Consulta y difusión, conservando los originales
Para garantizar la transparencia y rendición de cuentas del e-Gobierno los documentos electrónicos deben ser auténticos, íntegros y accesibles a largo plazo
Documentos presentados por los ciudadanos enlas Oficinas de enlace
Documentos nativos electrónicos Documentos digitalizados
Requisito: deben contar con signos de validación electrónica: firma, sello de tiempo
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Sistemas de Gestión documental
Normas y estándares internacionales
La gestión de los documentos electrónicos
La plataforma de gestión Diseño del Sistema
ISO 15489: Diseño e implementación de Sistemas de Gestión documental
Familia ISO 30300: Certificación de calidad del Sistema de Gestión documental
ISO 14721-Modelo OAIS:Sistemas de gestión de documentos electrónicos
ISO 19005-1 PDF/A: formato de conservación a largo plazo
ISO 23081 de metadatos para gestión de documentos
Requerimientos funcionales de las aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos de archivo
ISO 16175 1, 2 y 3: Diseño y funcionalidades de los Sistemas de Gestión de documentos electrónicos en fase de oficina
La participación de archivistas en su definición ha sido fundamental
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Sistemas de gestión documental: norma ISO 15489
Fase 1Análisis
Situación
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 4Informe
Sistemasexistentes
Fase 6Diseño del
Sistema
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Política
Normas Diseño
Implantación
Fase 7Implementación
Fase 1Análisis
Situación
Fase 1Análisis
Situación
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 2Análisis
Actividad
Fase 1Análisis
Situación
Fase 5DefiniciónEstrategia
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 3IdentificaciónDocumentos necesarios
Fase 3IdentificaciónDocumentos conservación
Fase 7Implementación
Fase 7Implementación
Fase 8Seguimiento
YAdaptaciones
Fase 7Implementación
El conocimiento archivístico es fundamental para el diseño e implementación del Sistema de Gestión Documental
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Gestión de documentos electrónicos: OAIS/ISO 14721
ADMINISTRACIÓN
PLAN DE PRESERVACIÓN
CAPTURA
B.D. Gestión de información
Sistema de AlmacenamientoPIA PIA
PIC
Información descriptiva
Información descriptiva
CONSULTAYACCESO
PRODUCTORES
PIT
USUARIOS
PIC
E-firma
Sello de tiempo
E-Índice
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Plataforma de gestión del SGDEA
Cuadro de Clasificación jerárquico multinivel
Requisitos funcionales obligatorios
Descripción
Transferencia Captura y Registro de documentos
Búsquedas, Recuperación y Presentación
Valoración, Conservación y Eliminación
Auditoría y Seguridad
Administración
La participación de archivistas es fundamental para el diseño funcional de la plataforma
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E-Administración en España: Esquema Nacional de Interoperabilidad
Requisitos funcionales obligatorios
Elementos principales de interoperabilidad:
Operativos: Introducir elementos comunes de actuación
Semánticos: Aportar un lenguaje común en la AA PP
Técnicos: Facilitar la compatibilidad
Firma electrónica y certificados aceptados
Estructura y composición del documento y expediente electrónicos , Metadatos
Formatos aceptados para conservación a largo plazo
Objetivo: Hacer posible que las Administraciones puedan interoperar entre sí
Digitalización de documentos
Modelo de datos para intercambio de asientos registrales
Procedimiento de copiado auténtico y conversión de formatos
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2013
MulticanalPresenci
al Electrónico
Movilidad Telefónico
Ciclo continuo del documento y expedienteCiclo continuo del documento y expediente
La solución de E-Gobierno de IECI
• Ingreso y salida de documentos
• Digitalización y compulsa de documentos físicos
• Distribución inmediata
• Integrado con el registro
• Facilidad de uso
• Documento electrónico nativo
• expediente electrónico nativo
• Integrado con servicios comunes de la administración.
• Integrado con tramitación y servicios comunes
• Gestión de documentos físicos y electrónicos
• Gestión de ingresos, descripción valoración, eliminación
• Cumple normativa
• Digitalización
CLOUD
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Registro: modelo funcional
Certificado electrónico
Consulta registros
Sede Electrónica
Oficina registro 1 Oficina registro n
Unidades de Tramitación
Registro a otrosorganismos
SIRLibro único electrónico
DBPO
DCOCSV
Consulta documentos por CSV
Digitalización diferida
Framework de servicios
BPM
Integraciones
Registro electrónico
Distribución
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Autenticación. Acceso a la sede electrónica con certificado digital
Formulario. Cumplimentación del formulario de solicitud correspondiente al trámite
Firma y Envío. Firma de la solicitud y envío de la misma, con los documentos anexos
Validación. Validación de documentos anexos, datos y firma de la solicitud
Registro. Creación del asiento de registro electrónico. Asignación de fecha y número de
registro
Emisión de justificante. Emisión del justificante de registro firmado por el Organismo
Inicio expediente. Inicio automático del expediente (opcional)
Sicres: Registro electrónicoSicres: Registro electrónico
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Permite estructurar y modelar los procesos de negocio basado en flujos de trabajoarticulados con fases, trámites y documentos.
Inicio
Inicio
Revisión
Subsanación
Archivo
Instrucción TerminaciónArchivo
Informe
Propuesta
Notificación
Resolución
Notificación
Fases
Trámites
Documentos
Expediente electrónico
Registro de Entrada / Salida
Registro E/S
Enviar correo Esperar AR
Esperar recurso
Subprocesos
NormalizaciónGeneración automática
Reutilizables
Invesflow: Tramitación de Expedientes: modelo funcional
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ArchiDOC: Modelo Funcional
Préstamos / Consulta
Clasificación yDescripción
Identificación yValoración
Gestión de Depósitos
GestiónTransferencias
Gestión de Eliminaciones
Documentos del ciudadanoDigitalización
Organización
Catálogo Procedimientos
Transferencias
Servicio a ciudadanos
Terceros
Geográficos
Sistemas Tramitadores
Gestión de Préstamos
Administración(Gestión de usuarios, auditoria, …)
Expediente Electrónico
Expediente Físico
Sistema de Gestión de Archivo
Archivo DigitalArchivo Físico
Servicios web a la Administración ENI
ISO 14721
ISO 1905-PDFA
ISO 23081
ISAD-ISAAR…EAD-EAC…
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Casos de éxito de entre más de 100 instalaciones
Requisitos funcionales obligatoriosPrincipado de Asturias: Sistema SPIGA : Sistema Integrado Registro, Tramitación y Archivo
AL-SIGM: Sistema integrado para Gestión Municipal: 60 instalaciones
Administración del Gobierno de Canarias: Más de 1000 usuarios
Archivos de la Administración Foral de Navarra
Archivo General de la Nación de México
Confederación Nacional de Seguros y Finanzas (México
Archivo General de la Nación de Colombia
Archivo General de la Nación de Panamá
Archivo del Ministerio de Defensa de Colombia
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