gfmas - account payables
Post on 24-May-2015
466 Views
Preview:
TRANSCRIPT
TAKLIMATACCOUNT PAYABLES
Oleh:
Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat
Khamis, 15 Mei 2014
J A B A T A N A K A U N T A N N E G A R A
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 212/04/23
Process Flow
AccountPayables
OVERVIEW ACCOUNT PAYABLES
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 312/04/23
GAMBARAN RINGKAS PROSES BAYARAN
Terima Barang
BuatPesanan
BuatBayaran
PT/ WP/ WPU/Kontrak Invois/ bil Baucar bayaran
ESPKB GFMAS
Kem/ JabPTJ
JANMAO/ HO
PT/ WP/ WPU/ KontrakSenarai Semak
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 412/04/23
Laporan AP
Proses BB Manual • Daftar• Kemaskini• Semak• Lulus• Kuiri • Senarai Dokumen FI Manual
Proses BB Elektronik Semak Lulus Post Kuiri Senarai Dokumen FI Elektronik
Proses Pembayaran• Cek• Electronic Fund Transfer (EFT)• Posting Slip
Data Induk Penerima Bayaran
• Wujud, Ubah dan Papar• Block/Unblock• Set Deletion Indicator
OVERVIEW ACCOUNT PAYABLES
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 512/04/23
A) PENGWUJUDAN DAN PENYELENGGARAAN DATA INDUK PENERIMA BAYARAN (PANJAR DAN BUKAN PANJAR)
B) PROSES BAUCAR BAYARAN MANUAL & ELEKTRONIKC) PROSES PEMBAYARAND) PROSES AKAUN KENA BAYAR (AKB)E) PROSES PUKALF) LAPORAN-LAPORAN
ALIRAN PROSES BAUCAR BAYARAN
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 612/04/23
A) PENGWUJUDAN DAN PENYELENGGARAAN DATA INDUK PENERIMA BAYARAN (PANJAR DAN BUKAN PANJAR)
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 712/04/23
Wujud Panjar
KOD PENERIMA PANJAR
Bermula dengan abjad yang telah ditetapkan mengikut jenis panjar ( 1 digit ), diikuti dengan kod jabatan ( 3 digit ), kod negeri ( 1 digit ) dan nombor yang diberi oleh BPOPA ( 5 digit )
Contoh : R 231 1 00001
A B C D
Petunjuk :A - Kod kawalan ( R,K,L,S,U )B - Kod JabatanC - Kod Negeri ( 1 = Semenanjung, 2 = Sawarak, 3 = Sabah )D - Running number yang diberi oleh BPOPA.
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 812/04/23
Wujud Bukan Panjar
KOD PENERIMA BUKAN PANJAR
Diwujudkan sendiri oleh pejabat perakaunan.
Terdapat 2 jenis kod penerima bukan panjar iaitu kod penerima dari jabatan/ ptj manual dan kod penerima dari jabatan/ ptj espkb.
Kod penerima bayaran bagi jab/ptj manual adalah bermula dengan 1 dan diikuti dengan jabatan/ ptj Kod penerima ini dicipta dengan menggunakan t-code : FK01
Kod penerima bayaran bagi jab/ptj espkb adalah bermula dengan 2 dan diikuti dengan jabatan/ ptj. Kod penerima ini dicipta dengan menggunakan t-code : XK01
Contoh : KOD PENERIMA MANUAL : 1 231 020501
A B C
KOD PENERIMA ESPKB : 2 231 020501
D B C
Petunjuk :A – mewakili kod penerima manualD – mewakili kod penerima espkbB – jabatanC – PTJ
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 912/04/23
Wujud Agensi Diwujudkan oleh BPOPA dan akan di ALE ke AO terlibat. Kod agensi adalah penerima bayaran bagi pukal. Semasa mewujudkan kod penerima panjar, baris ke-3 bagi medan name (
no. 1 ) wajib diisi kerana medan ini merupakan medan wajib apabila dihantar ke eSPKB ( ia dianggap sebagai medan no kad pengenalan ).
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1012/04/23
Wujud Data Induk (FK01 / XK01)
- Fungsi mewujudkan data induk penerima bayaran panjar dan bukan panjar.
- Pastikan vendor account number berdasarkan account group (AP blueprint).
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1112/04/23
Ubah Data Induk (FK02 / XK02)- Kemaskini maklumat berkaitan penerima bayaran.- * Vendor Account Number tidak boleh diubah.
Papar Data Induk (FK03 / XK03)- Memaparkan maklumat data induk penerima bayaran.- Sebarang perubahan tidak dibenarkan.
Papar Perubahan Data Induk Penerima Bayaran (FK04 / XK04)- Memaparkan maklumat perubahan pada data induk penerima bayaran.
Blok/Unblok Data Induk Penerima Bayaran (FK05 / XK05)- Block atau unblock data induk penerima bayaran untuk tujuan tertentu.
Set Indikator Mansuh (Delete) Data Induk Penerima Bayaran (FK06 / XK06)- Set indikator mansuh (delete) pada maklumat data induk penerima bayaran.
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1212/04/23
B) PROSES BAUCAR BAYARAN MANUAL & ELEKTRONIK
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1312/04/23
BAUCAR BAYARAN MANUAL
Jenis Dokumen :
K2 (BB Manual)
K5 (BB Panjar)
KY (BB Panjar Apungan)
BAUCAR BAYARAN ELEKTRONIK
Jenis Dokumen : K1 (BB eSPKB)
K3 (BB Pukal)K4 (BB Panjar eSPKB)
K6 (BB Gaji eSPKB) K7 (BB TT LOC eSPKB) K8 (BB TT OVE eSPKB) KX (BB Panjar Apungan eSPKB) R2 (BB Kontrak) T1 (BB Pelaburan) *BPOPA shj ZE (BB Customized) ZK (BB AP Loan Customized)
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1412/04/23
POSTING ENTRIES
DR Vote XXXX K1, K2, K4, K5, K6, etc
CR Vendor XXXX
Post Baucar Bayaran
Proses Pembayaran
DR Vendor XXXX KZ
CR Bank Bayaran Outgoing XXXX
OVERVIEW ACCOUNT PAYABLES
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1512/04/23
Mula
Terima BB & dokumen
sokongan dari PTJ
Daftar BB (maklumat asas)
No. wujud
?
Pengesahan Vendor Master
wujud
?
Kuiri
Lulus BB
Posting BB
Ada Peruntuka
n ?
Pelepasan Peruntuka
n ?
P
Sambung ke Proses
Pembayaran ( Cek/ EFT)
Kemaskini BB (maklumat terperinci)
Lengkap ?
Tepat ?
Semak BB
Hantar ke PTJ
Chargeline
Sah ?
Batal ?
Tamat
Cipta Vendor Master
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
TidakTidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
< RM20,000
≥ RM20,000
PROSES BAUCAR BAYARAN SECARA MANUAL
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1612/04/23
PROSES BAUCAR BAYARAN DARI e-SPKBMula
Terima data BB berstatus 3 dari
eSPKB ( selepas perakuan II )
Sah ?
Pengesahan BB ( i-sign )
Sah ?
Hantar Status 6 ( ditolak ) ke
eSPKB
Kemaskini status 7 ( dibatalkan )
Kelulusan BB ( i-sign )
Lulus ?
Posting BB
Ada Peruntuka
n ?
Pelepasan Peruntuka
n ?
Tamat
P
Sambung ke Proses
Pembayaran ( Cek/ EFT)
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
< RM20,000
≥ RM20,000
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1712/04/23
Proses Baucar Bayaran Manual & Elektronik Daftar Baucar Bayaran Manual (ZRAP004)
- Daftar baucar bayaran manual ke dalam GFMAS.- * Data Asas sahaja.- Status 0
Kemaskini Baucar Bayaran Manual (ZRAP007)- Memasukkan maklumat terperinci Baucar Bayaran.- Semak Data - sekiranya terdapat ralat.- Simpan - Simpan sahaja.- Simpan Lengkap - Simpan dan dihantar ke Semak Baucar Bayaran
Manual.- Status 1
Semak Baucar Bayaran Manual/Elektronik (ZRAP008/ ZRAP015)- Untuk BB >20,000.00- Semak Baucar Bayaran. Sekiranya terdapat ralat, hantar ke KUIRI.- Pengguna perlu menggunakan Isign untuk menyemak Baucar Bayaran Elektronik.- Status 2
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1812/04/23
Kelulusan Baucar Bayaran Manual/Elektronik (ZRAP009/ZRAP016)- Menyemak& meluluskan BB Manual/Elektronik <=20,000.-Meluluskan BB Manual/ Elektronik >20,000.- Pengguna perlu menggunakan Isign untuk melulus Baucar Bayaran Elektronik.- No dokumen GFMAS akan diberikan bagi Baucar Bayaran Manual.- Status 3
Post Baucar Bayaran Elektronik (ZRAP017)- Post Baucar Bayaran Elektronik.
- Nombor dokumen GFMAS akan diberikan bagi Baucar Bayaran Elektronik.
- Status 3
Proses Baucar Bayaran Manual & Elektronik
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 1912/04/23
Kuiri Baucar Bayaran Manual (ZRAP010)
- Baucar Bayaran Manual yang terdapat ralat.
- Boleh dihantar ke kemasukan data untuk pembetulan ATAU dihantar ke PTJ (BATAL).
- Status 5
Laporan Status Dokumen Manual/Elektronik (ZRFI002/ZRFI005)
- Paparan Dokumen FI Manual/ Elektronik.
- Lihat status dokumen.
Proses Baucar Bayaran Manual & Elektronik
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2012/04/23
C) PROSES PEMBAYARAN
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2112/04/23
GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA EFT GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA EFT DAN CEKDAN CEK
Pengguna eSPKB
PEJABAT PERAKAUNAN
e-SPKB
WebMethods
eMaklum Web
Agensi/Penerima Bayaran
GFMAS
DTB
BANK
Email/Fax/Surat
eSPKB ke GFMAS
GFMAS ke eSPKB
PTJ
BB Manual
BB Manual
Capaian eMaklum Web
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2212/04/23
Tamat
Laksana Program Pembayaran
Jana Pembayaran EFT
Kelulusan I :Maklumat
pembayaran EFT(i-Sign)
Kelulusan II :Maklumat
pembayaran EFT(i-Sign)
Hantar data ke DTB
Proses DTB : Semak maklumat pembayaran EFT
dan hantar ke bank
PEMBAYARAN SECARA “ELECTRONIC FUND TRANSFER” (EFT) DAN CEK
Sistem Luar
GFMAS
Manual
Makluman
P
Cetak Cek
Tandatangan
Pos/Serah Kepada PTJ
Tamat
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2312/04/23
Contoh cek
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2412/04/23
Contoh Notifikasi Melalui SMS
RM0.00 ANM: EFT10475470445588 T/BAS 06/08-KG SG BOT GATE KE SK BT 7 DIHTR PD 21082008 CIMB BANK BERHAD RUJUK http://emaklumweb.anm.gov.my
RM0.00 ANM: EFT10475470445588 T/BAS 06/08-KG SG BOT GATE KE SK BT 7 GAGAL PD 21082008 CIMB BANK BERHAD RUJUK http://emaklumweb.anm.gov.my
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2512/04/23
Contoh Notifikasi melalui e-mel
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2612/04/23
Contoh Notifikasi melalui faks
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2712/04/23
D) PROSES AKAUN KENA BAYAR (AKB)
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2812/04/23
Proses AKB (ZRAP037) - AKB ialah suatu tempoh dimana pembayaran boleh dilakukan bagi perkhidmatan atau bekalan yang telah diterima sebelum atau pada 31/12 setiap tahun. Pembayaran dibuat menggunakan peruntukan tahun tersebut (bulan 13).
- Bagi perkhidmatan atau bekalan yang telah diterima dalam tahun sebelumnya tetapi tidak sempat diserah baucar bayarannya sebelum tarikh yang telah ditetapkan, perlu dicaj kepada vot tahun semasa bergantung kepada kelulusan khas dibawah Arahan Perbendaharaan 58 (a). Sila rujuk AP58(a)
- Proses AKB (ZRAP037) dilaksanakan untuk memproses baucar bayaran AKB yang telah dipost ke dalam GFMAS.
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 2912/04/23
E) PROSES PUKAL
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3012/04/23
GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA PUKALGAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA PUKAL
PEJABAT PERAKAUNAN
GFMAS
WebMethods
PTJ
Pengguna eSPKB
CommServer
Update Vot eSPKBUpdate Vot eSPKB
Kew310/ Kew 311Kew310/ Kew 311
AP503 & AP504AP503 & AP504
AP503 & AP504AP503 & AP504
EFT/CEK dan hardcopy EFT/CEK dan hardcopy laporanlaporan
AP503 & AP504AP503 & AP504
AP503,AP506,AP505AP503,AP506,AP505AP503,AP506,AP505AP503,AP506,AP505
Kew310/ Kew 311Kew310/ Kew 311 AP503,AP506,AP503,AP506,
AP505AP505
Agensi/Penerima Bayaran
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3112/04/23
PEMBAYARAN SECARA PUKALLarian Program Simulasi Fail
Bil Pukal (ZRAP053)
1
2
3
Betulkan?Betulkan ralat
Notifikasi melalui emel (AP507) kepada
Agensi Pukal
Ya
Mula
Tidak
Membuat proses pembatalan fail bil
Pukal
Ya
Ya
a
Tidak
Tidak
b
4
Proses
6
Batal?
Ralat?
5
Hantar fail Bil Pukal AP504 melalui webMethods ke
server SAP
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3212/04/23
Tamat
7
10
9
Tidak
b
Ya
Fail AP506 dan notifikasi emel ke Agensi Pukal
8
a
Proses pembayaran F110
Lulus (iSign) ZRAP040
Berjaya iSign?
Post
Muat turun maklumat Terperinci Bayaran (AP505) dan notifikasi emel ke Agensi Pukal
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3312/04/23
F) LAPORAN-LAPORAN
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3412/04/23
Senarai FI Dokumen Manual (ZRFI002)
- Untuk melihat status dokumen FI manual
Senarai FI Dokumen Elektronik (ZRFI005)
- Untuk melihat status dokumen FI elektronik
Senarai Status FI Dokumen Secara Manual Dan Elektronik (ZRFI006)
- Memaparkan senarai dokumen yang dikehendaki pengguna.
Laporan Akaun Pukal Yang Dipertanggungkan (ZRAP005)
- Memaparkan Senarai Laporan Dipertanggungkan - beri PTJ
LAPORAN-LAPORAN
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3512/04/23
Laporan Bulanan Pembayaran Pukal (ZRAP003)- Memaparkan senarai bil yang dibayar – diberi kepada agensi
Sistem Bayaran Pukal: Bil-bil Yang Ditolak (ZRAP028)- Untuk melihat senarai bil yang ditolak - beri kepada agensi
Laporan Bayaran Pukal (ZRAP026)- Senarai bayaran pukal untuk diberi pada agensi
Laporan Terperinci Pembayaran Pukal (ZRAP006)- Memaparkan laporan terperinci Pembayaran pukal - beri PTJ
Laporan Fail Bil Pukal Yang Dibatalkan (ZRAP044)- Memaparkan fail bil pukal yang dibatalkan semasa simulasi – beri agensi.
LAPORAN-LAPORAN
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3612/04/23
Vendor Line Items Display (FBL1N)- Papar Line Items- Selepas dipost, system akan memaparkan maklumat line item
penerima bayaran. Baki akaun akan dikemaskini automatik
Display Document : Initial Screen (FB03)- Memaparkan dokumen yang telah dipost.
Senarai Cek/EFT/Posting Slip (ZRAP002)- Memaparkan Senarai Cek/EFT yang telah dikeluarkan.- * Boleh memasukkan ID bayaran jika sehari mempunyai multiple payment ID.
Senarai Cek-cek Yang Dibatalkan (ZRAP031)- Memaparkan cek-cek yang dibatalkan.
LAPORAN-LAPORAN
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3712/04/23
Senarai Terperinci Baucar Bayaran Diproses (ZRAP048)- Memaparkan senarai terperinci baucar bayaran melebihi 5 hari dan dalam masa 5 hari.
Laporan Ringkasan Tempoh Baucar Bayaran Diproses (ZRAP049)- Memaparkan laporan ringkasan tempoh proses Baucar Bayaran
Laporan Prestasi Baucar Bayaran Diproses (ZRAP050)- Memaparkan prestasi baucar bayaran diproses dalam bentuk peratusan
Senarai Baucar Bayaran Diterima / Dlm. Proses / Diproses (ZRAP022)- Memaparkan senarai BB yang telah diterima/di dalam proses / telah
diproses.
Check Register (FCHN) - Memaparkan maklumat cek.
LAPORAN-LAPORAN
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3812/04/23
SOLMAN
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 3912/04/23
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Modul AP, BPTM 4012/04/23
Sekian
Terima kasih
Seksyen Aplikasi
Modul AP
gfmas_a1@anm.gov.my
top related