giao tiếp hiệu quả và một số điểm lưu ý người mới đi làm

MỘT SỐ KỸ NĂNG

CHO NGƯỜI MỚI Đ

I LÀM

N G U Y Ễ N Q U Ố C P H O N G

Trung tâm Đào tạo và Phát triển Cộng đồng CTDEmail: Nguyenquocphong3000@gmail.com

Tháng 4/2106

TRẢI NGHIỆM CỦA TÔI

THÍCH ỨNG VỚI NƠI LÀM VIỆC MỚI

• Chuẩn bị đi làm• Khi đến nơi làm việc• Hết giờ làm việc

CHUẨN BỊ KHI ĐI LÀM

Hình thành thói quen mới: Ngủ đủ giấcDậy sớmĂn sáng đầy đủ

CHUẨN BỊ KHI ĐI LÀM (TIẾP)

Trang phục: Mặc đồng phục (nếu có)Chưa có đồng phục: chăm chút

đầu tóc, quần áo, giày dép gọn gàng phù hợp với văn hóa nơi bạn làm việc.

CHUẨN BỊ KHI ĐI LÀM (TIẾP)

Tâm lý:Lường trước các tình huống có thể

xảy raTìm hiểu trước một số thông tin về

nơi làm việcTìm hiểu một số “luật ngầm” tại nơi

làm việc

KHI ĐẾN NƠI LÀM VIỆC Không đến trễ Chào hỏi và tỏ ra thân thiện với tất

cả mọi người Lắng nghe, quan sát và học hỏi Chấp nhận các việc vặt một cách vui

vẻ và vô tư Ghi chép Tập trung vào công việc và hạn chế

tối đa việc sử dụng điện thoại, máy tính vào việc riêng

KHI ĐẾN NƠI LÀM VIỆC (TIẾP) Chuẩn bị tâm lý sẵn sàng cho mọi tình huống có thể xảy ra Biết tận dụng thời gian nghỉ trưa để kết thân với những đồng

nghiệp khác Không so sánh nơi đang làm việc với những nơi khác Tuân thủ nội quy chung Hiểu đúng về vị trí, vai trò, cơ cấu tổ chức tại nơi làm việc Tham gia những hoạt động tập thể Cẩn thận, cẩn thận và cẩn thận Đúng hạn

HẾT GIỜ LÀM VIỆC

Đừng tỏ ra sốt ruột Hãy nán lại một chút

KỸ NĂNG GIAO TIẾP

GIAO TIẾP LÀ GÌ?

Là hành vi ứng xử, kỹ năng truyền đạt và trao đổi thông tin, thông điệp giữa con người với nhau thông qua lời nói, hình ảnh, dấu hiệu,....

GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

Năng lực giải quyết vấn đềNăng suất làm việcMức độ căng thẳngMối quan hệ với người khácKhả năng đạt được mục tiêu và ước mơMức độ hài lòng với cuộc sống

CÁC YẾU TỐ TRONG GIAO TIẾP

NGUYÊN NHÂN THẤT BẠI TRONG GIAO TIẾP

Suy diễn sai

Nhận thức khác nhau

Thời gian không hợp

Quá tải thông tin

QUAN NIỆM SAI VỀ GIAO TIẾP

Giao tiếp là việc dễ

Giao tiếp lúc nào cũng tốt

Giải quyết được mọi chuyện

Giao tiếp nhiều hơn là tốt hơn

NHỮNG RÀO CẢN TRONG GIAO TIẾP

NHỮNG RÀO CẢN THÔNG THƯỜNG Suy nghĩ của chính bạn:– “Tôi không thể giải thích vấn đề cho người khác

hiểu.”– “Tôi không thể trình bày ý tưởng của mình cho sếp

hiểu.”– “Tôi không đủ thời gian và công cụ để trình bày

giải pháp một cách hiệu quả.”– “Tôi bị căng thẳng, tôi không thể lắng nghe người

khác.”– “ Người mà tôi đang cố gắng trò chuyện lại chẳng

muốn nghe tôi nói.”

NHỮNG RÀO CẢN THÔNG THƯỜNG (TIẾP THEO)Rào cản ngôn ngữ: Không cùng ngôn ngữ Cùng ngôn ngữ nhưng khác vùng miền

Rào cản văn hóa: Khác biệt về văn hóa Khác biệt về quan điểm Khác biệt về lối sống

Khác biệt về thời gian và địa điểm: Những rào cản này thường xảy ra khi người tham gia giao

tiếp ở các vùng địa lý khác nhau dẫn tới thời gian khác nhau.

RÀO CẢN TỪ NGƯỜI NÓI

Không hiểu điều người nghe muốn là gì.

Sử dụng quá nhiều từ ngữ để truyền tải thông điệp.

Khiến người nghe rối loạn thông tin vì truyền tải quá nhiều vấn đề trong một thông điệp.

Vòng vo, không đi thẳng vào vấn đề.

Nhận định sai về kiến thức và kỹ năng thấu hiểu của người nghe.

Sử dụng ngôn ngữ, ví dụ dễ gây hiểu lầm.

Nói khi người nghe đang sao nhãng.

RÀO CẢN TỪ NGƯỜI NGHE Không tập trung. Lệ thuộc vào suy nghĩ người nghe. Bị chi phối bởi cảm xúc. Có xu hướng lắng nghe những điều mình muốn

nghe hoặc thấy. Không quan sát ngôn ngữ cơ thể. Giao tiếp với tâm trạng không thoải mái. Có xu hướng từ chối thông điệp trái ngược với

niềm tin hoặc giả định của bản thân. Vội vã đưa ra kết luận. Không đặt câu hỏi để làm rõ khi không hiểu vấn

đề.

KỸ NĂNG GIAO TIẾP

• Nói• Nghe• Khen• Phi ngôn ngữ

NÓI

Cố gắng nói chậm và rõ ràng.Mỉm cười! Điều này sẽ giúp bạn bình

tĩnh.Kiểm soát tốc độ nói. Kiểm soát âm độ và thanh điệu của

bạn.Lo lắng sẽ ảnh hưởng tới tốc độ nói.

24

SỨC MẠNH CỦA THÔNG ĐIỆP

Ngôn từ7%

Giọng nói38%

Hình ảnh55%

NGHE

Chăm chú: tư thế, ánh mắt, không phân tán, không phán xét

Gợi mở: đặt câu hỏi, khích lệ, phản hồi, im lặng

Tóm tắt

Nghe, 45%

Nói, 30%

Đọc, 16%

Viết, 9%

Giao Tiếp

Nguồn: Dr. Lyman K. Steil in “You are the Message” Book

Mức độ giao tiếp của bạn như thế nào?

Sức Mạnh Của Sự Lắng Nghe

KHEN

Công thức khen ngợi:

V – T – N - D

V – KHEN VẬT CHẤT

Đôi giầy bạn mang rất phù hợp với trang phục, thật tuyệt!

T – KHEN THÀNH TỰU

Sản phẩm anh mang tới cuộc thi năm nay thật ấn tượng.

N – KHEN NHÂN CÁCH

Bộ váy của chị đẹp quá, chị thật là có khiếu thẩm mỹ!

D – KHEN CÓ DẪN CHỨNG

Chiếc áo của chị đẹp quáVS

Chiếc áo của chị đẹp quá, đường may và hoa văn ở cổ và cánh tay rất tinh tế.

KHEN NGỢI PHẢI XUẤT PHÁT TỪ SỰ CHÂN THÀNH CỦA BẠN

PHI NGÔN NGỮ

Mắt Gương mặt Cơ thể Tư thế

Tóc Trang phục Cách trang điểm Trang sức và phụ kiện

Cử chỉ Sự tiếp xúc Khoảng cách

MỌI NGƯỜI CẦN

Được tôn trọng Được đồng cảm Được đánh giá cao Có nhiều lợi ích

BỐN CÁCH PHẢN ỨNG KHI NGHE MỘT TIN XẤU

1. Tự trách mình2. Đổ lỗi cho người khác

3. Cảm nhận nhu cầu và cảm xúc bản thân4. Cảm nhận nhu cầu và cảm xúc người khác

BỐN BƯỚC BỘC LỘ SỰ TỨC GIẬN

1. Dừng lại và thở sâu2. Nhận diện những suy nghĩ phán xét của bản

thân3. Hiểu được nhu cầu bản thân4. Bộc lộ cảm xúc và nhu cầu chưa được thỏa

mãn

SUY NGHĨ TÍCH CỰC

Bước 1

• Liệt kê các hành động mà: Bạn tự nhủ rằng bạn bắt buộc phải làm; Bạn sợ hãi nhưng vẫn phải làm, vì bạn nhận thức rằng mình không có lựa chọn.

Bước 2

• Thêm cụm từ “Tôi lựa chọn…” trước những điều mà bạn đã liệt kê.

Bước 3

• Tạo ra mục đích cho mỗi lựa chọn bằng cách hoàn tất câu nói theo mẫu sau: “Tôi lựa chọn... bởi vì tôi muốn...”

QUEN

BAO NHIÊU NGƯỜI?

Tôi đã:

THẤU HIỂUTHÂN

BẠN PHẢI TRANG BỊ CHO MÌNHNhững năng lực ảnh hưởng lên người khác

Muốn thoả mãn thị giác của người khác, Hãy luôn mỉm cười.

Muốn thoả mãn thính giác của người khác,Hãy không ngừng khen ngợi họ.

Muốn thoả mãn cảm giác của người khác, Hãy luôn quan tâm tới họ!

TẤT CẢ BẠN CẦN LÀ

• Một nụ cười

• Một lời khen

• Một chút quan tâm

NGƯỜI GIAO TIẾP TỐT LÀ NGƯỜI?

• Lịch thiệp• Tế nhị.• Tinh tế.• Hoà đồng.

• Cởi mở.• Thân thiện.• Chân thành.• Khiêm tốn.

Hãy trở thành người như bạn hằng mong muốn!

• Gieo suy nghĩ – gặt hành động• Gieo hành động – gặt thói quen• Gieo thói quen – gặt tính cách• Gieo tính cách – gặt số phận

CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG