gobierno en línea: estrategias de modernización de la administración pública: modelo estándar...
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Gobierno en línea:
Estrategias de Modernización de la Administración Pública:
Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Sistema de Gestión de Calidad (SGC), Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), Gobierno en Línea (GEL) y Gestión Documental
OBJETIVO GENERAL
GOBIERNO EN LÍNEA
La Estrategia de Gobierno en línea contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que presta mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC. Lo anterior, con el fin de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida para la prosperidad de todos los colombianos.
ES DETODO ELESTADO
Lidera, coordina, acompaña y evalúa la implementación de esta Estrategia en todo el país.
RETOSCOMUNES
o Articulación de políticas públicaso Normatividad para la innovación gubernamentalo Efectiva participación ciudadana para un Estado construido por y
para las personaso Arquitectura Estatal alrededor de las necesidades del ciudadano
Gobierno En Línea Territorial - GELT es una Estrategia del Gobierno Nacional, liderada por el Ministerio de Comunicaciones, para
contribuir a la construcción de un Gobierno local más eficiente, más transparente y participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).
De esta forma se apoya la modernización del Estado, promoviendo el acceso de los ciudadanos y servidores públicos a los servicios de Gobierno en Línea en todos los municipios y departamentos del país.
Gestión
Documental
SISTEDA
MECI SGC
EficienciaTransparencia
Mejores Servicios
GEL Y SUS ALIADOS EN EL PROCESO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
Departamento Administrativo de la Función Publica
Contraloría General de la Republica
Procuraduría General de la Nación
Modernización del Estado
e- government
SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO (SISTEDA)
Conforme al articulo 15 de la ley 489 de 1998, es el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la administración publica, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional.
POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
• Talento Humano• Gestión de la Calidad• Democratización de la Administración Pública• Moralización y Transparencia de la Administración. Publica• Rediseños Organizacionales
POLÍTICA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ESTATAL
Orientada a desarrollar:
• Las habilidades, destrezas y competencias de los servidores públicos y
• A definir parámetros para que su ingreso y permanencia se fundamenten en el merito y el cumplimiento de los principios de la función administrativa.
GESTIÓN INTEGRAL Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANOPropósito central.
Garantizar que el Estado cuente con servidores íntegros, competentes y comprometidos que contribuyan al logro de los objetivos y planes de la entidad y de las finalidades sociales del Estado.
POLÍTICA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Como instrumento gerencial que permite:
Dirigir y Evaluar el desempeño institucional en términos de calidad, tomando como base:
• Los planes estratégicos y• Los planes de desarrollo de las entidades,
con el fin de ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades y requisitos de la ciudadanía.
GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO
Acceso a mayor información global, nacional y local (democratización de la información y el libre acceso al conocimiento).
GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO
Posibilidad de ejercer un mayor control ciudadano sobre la gestión pública (auditoria social).
GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO
Mayor acceso a los servicios públicos desde el nivel local.
GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO
Posibilidad de proporcionar retroalimentación acerca del contenido y calidad de los servicios públicos y, en virtud de ello, orientar la innovación del Estado (participación ciudadana).
GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO
• Posibilidad de recibir servicios integrados.
• Mejor calidad de vida.
POLÍTICA DE MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA
MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA
Se orienta a:
• La formación de Valores de responsabilidad y vocación de servicio que garanticen el interés general en la administración de lo publico;
• La promoción de la publicidad de las actuaciones de los servidores públicos;
• A la prevención de conductas corruptas; y
• A la identificación de áreas susceptibles de corrupción.
MODERNIZACIÓN PARA UN ESTADO EFICIENTE
Conjunto de procesos y acciones para asegurar la adaptación constante y sostenida del funcionamiento del Estado para responder a las exigencias de la sociedad.
MODERNIZACIÓN PARA UN ESTADO EFICIENTE
Se orienta a:
• Estado democrático y participativo.• Estado transparente.• Estado unitario descentralizado.• Estado que supere las desigualdades.• Estado fuerte para los requerimientos
presentes y futuros.• Estado eficiente, que asegure calidad
de vida y desarrollo sustentable.• Estado regulador.
MODERNIZACIÓN PARA UN ESTADO EFICIENTE
Ámbitos de Acción:
• Reformas políticas.• Institucionalidad pública.• Descentralización.• Gestión pública (RR.HH.,
Calidad y gestión, gobierno electrónico).
• Participación ciudadana y transparencia.
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)
Es un sistema integrado por: El esquema de organización, el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)
• Autoregulación: Establecer de manera participativa las normas, procesos y procedimientos bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
• Autogestión: Interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada.
• Autocontrol: Es la capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico, para controlar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos y garantizar los resultados que se esperan en el desarrollo de su función.
PRINCIPIOS:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)
Establecer las políticas, los métodos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento permanente de la entidad pública, que le permiten el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la finalidad social del Estado en su conjunto.
OBJETIVO GENERAL:
ESTRUCTURA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)
SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)
CONTROL ESTRATÉGICO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)
CONTROL DE GESTIÓN
SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)
CONTROL DE EVALUACIÓN
CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
El modelo P.H.V.A. (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), ayuda de manera efectiva a adoptar y monitorear los procesos en ajustar/administrar en una empresa, siempre y cuando se constituya en un proceso sin fin, es decir, que se planee, se tome una acción, se verifique si los resultados eran los esperados y se actúe sobre dichos resultados para volver a iniciar el proceso.
El P.H.V.A. es una concepción gerencial que dinamiza la relación entre las personas y los procesos y busca controlarlos con base en el establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares, tarea que se logra mediante la definición de especificaciones de proyectos (estándares de calidad), especificaciones técnicas de proceso y procedimientos de operación.
CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
COMPONENTE DE PLANEACIÓN (PLANEAR): Entendido como la definición de las metas y los métodos que permitirán alcanzarlas.
CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
COMPONENTE DE APLICACIÓN (HACER): consisten en ejecutar la tarea y recoger los datos, no sin antes haber pasado por un proceso de formación (educar y entrenar).
CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
COMPONENTE DE VERIFICACIÓN (VERIFICAR): evaluar los resultados de la tarea ejecutada; identificación de los problemas que originan el no cumplimiento de las tares (formación, planeación).
CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA
COMPONENTE DE ACCIÓN (ACTUAR): Tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de las metas.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC)
Es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los Planes estratégicos y de desarrollo de las Entidades.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC)
VisiónMisión
Necesidades y expectativas del cliente
Política de la calidad
Objetivos
Sistema de gestión de la
calidad
Gestión de Clientes (internos y externos)
Cultura y orientación al cambio
Estructura y roles
Gestión documental (Trabajo por Procesos, procedimientos, registros, indicadores)
Un SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD es más que
documentos
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC)
Mejora continua del SGC
Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o
prestación del servicio
Medición, análisis y
mejora
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC)
Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o prestación
del servicio
Medición, análisis y mejora
54
6
7
8Define lo mínimo que una entidad debe realizar para satisfacer las necesidades del cliente, incluyendo las
mejoras en el buen desempeño del sistema
Mejora continua del SGC
Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o
prestación del servicio
Medición, análisis y
mejora
54
6
7
8• Planeación de Procesos• Mapa de procesos• Caracterización• Identificación de
documentos asociados• Descripción• Controles• Riesgos• Medición
Mejora continua del SGC
Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o
prestación del servicio
Medición, análisis y mejora
54
6
7
8
• Política definida • Política difundida y
comprendida• Objetivos de calidad
coherentes con la política• Seguimiento al desempeño
del sistema (Revisión Gerencial)
Mejora continua del SGC
Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOS PRODUCTO O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o prestación
del servicio
Medición, análisis y mejora
54
6
7
8
• Planeación de recursos• Identificación y desarrollo de
Competencias laborales / Formación y entrenamiento
• Mantenimiento• Infraestructura y equipos
(hardware y software)
Mejora continua del SGC
Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o prestación
del servicio
Medición, análisis y mejora
54
6
7
8
• Planeación de la prestación del servicio
• Capacidad de procesos• Negociación con clientes
• Seguimiento y validación de la prestación del servicio
• Identificación y trazabilidad• Adquisición de bienes y
servicios
Mejora continua del SGC
Clientes y partes
interesadas
Clientes y partes
Interesadas satisfechos
REQUISITOSPRODUCTO
O SERVICIO
Responsabilidad de la
Dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto o prestación
del servicio
Medición, análisis y
mejora
54
6
7
8
• Medición• Acción correctiva• Acción preventiva
• Control de procesos, riesgos, clientes
• Servicio no conforme• Solución de problemas
• Mejora (Planes de mejoramiento)
Mejora continua del SGC
El SGC NTCGP 1000:2009RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA GESTIÓN DE LOS RECURSOS
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Responsabilidad, Autoridad y Comunic
Compromiso de la dirección
Política de Calidad
Planificación
Enfoque al cliente
Revisión porla Dirección
Provisión de Recursos
InfraestructuraAmbiente de
Trabajo
Recursos Humanos
Seguimiento y Medición Mejora
Control producto no conforme
Análisis de Datos
Adq. de B/s y servicios
Planificación de la realización del producto
Producción y prestación del servicio
Procesos relacionados con el cliente
Diseño y Desarrollo
Control dispositivosseguimiento y medición
Requisitos Generales
Requisitos de la Documentación
Requisitos
Conformidad
Necesidadesy expectativas
Satisfacción
Procesos y producto
Control de lasno conformidades
Auditoríasinternas
Análisis de datos
Satisfacción delcliente
Acciones correctivas Información
Accionespreventivas
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
MECI y su complementariedad con otros sistemas
Sistema de Control Interno
Sistema de Calidad
SISTEDA
SISTEMAS DE CALIDADESPECÍFICOS
Necesidades y
expectativas
Necesidades y
expectativasSatisfacción
social
Satisfacción social
CONCLUSIÓN
• El Sistema de Desarrollo Administrativo: Está orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño administrativo.
• Sistema de Control Interno: Se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de la función administrativa de cada Entidad.
• Sistema de Gestión de la Calidad: Esta enfocada en el logro de los objetivos de calidad de la Entidad, buscando satisfacer las necesidades, y expectativas de los clientes y partes interesadas en procura de la mejora continua.
CREACIÓN ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
Ley 80 de 1989
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la comunidad.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Ley 594 de 2000Decreto 4124 de 2004
Define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema.
Y asigna las funciones que deben cumplir para
su desarrollo.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
MARCO LEGAL
• Constitución Política Nacional: Arts. 209 – 339
• Gobierno en línea (GEL): Conpes 3072 de 2000Conpes 3048 de 2003Ley 962 de 2005Decreto 1151 de 2008
• Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA):Ley 489 de 1998Decreto 3622 de 10 de Octubre de 2005
• Sistema de Control Interno (MECI):Ley 87 de 1993Decreto 1599 de mayo de 2005MECI 1000:2005
MARCO LEGAL
• Sistema de Gestión de Calidad (SGC)Ley 872 de 30 de Diciembre de 2003Decreto 4110 de 12 de Septiembre de 2004
• Gestión Documental:Ley 594 de 2000
El trabajo en equipo permite alcanzar mejores resultados
Gobierno en línea:
Estrategias de Modernización de la Administración Pública:
Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Sistema de Gestión de Calidad (SGC), Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), Gobierno en Línea (GEL) y Gestión Documental
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