google drive i styrearbeid - buskerud legeforening 26.november 2015

i styrearbeidBuskerud legeforening

Drammen, 26.november 2015

Jørn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjef

Volda/ÅlesundIngen støtte eller honorar mottatt fra Google

www.innbokskontroll.no

Dele eller sende?

Vær raus med hvem du setter på kopi. Du vet aldri

hvem du kan få behov for å skylde på.

KONTEKSTUELL INFORMASJON

KONTEKSTUELL INFORMASJON

Informasjon tilgjengelig• der den trengs• når den trengs• for personen(e) som trenger den

Your inbox is your castle!

I N B O X

Your inbox is your castle!

I N B O X

Felleskatalogen

KalenderNettsider

Pasientjournalen

sende dele

1:1-teknologisosial

delingsteknologi

I N B O X

I N B O X

Varsel

Original-informasjon

I N B O X

I N B O X

Varsel og Original-informasjon

prosjekt

DULT

Prosjekt

• Som regel mange oppgaver• Er i utvikling, og kan endre status underveis,

både mhp. målsetting, virkemidler og personer som er involvert

• Kan ha lange dvalefaser• Ofte tidsfrister• Ofte flere personer involvert

Arbeidsplattform – dele med andre

• Tre ting å passe på

– Versjon

–Versjon

–VERSJON!!!!

sende dele

Prosjekt

• Som regel mange oppgaver• Er i utvikling, og kan endre status underveis,

både mhp. målsetting, virkemidler og personer som er involvert

• Kan ha lange dvalefaser• Ofte tidsfrister• Ofte flere personer involvertSamskriving!!

Dere er vant til å dele!• CRM-system• Pasientjournalen• Lovdata• Felleskatalogen

• Vi deler masee uten å tenke oss om. Dette kan dere!

Bare én

versjon

Kan jeg få bli med deg hjem og se

på påloggingen

din?

Sende

Lagre informasjon lokalt hos enkeltmedlem i organisasjonen. Dupliseres og sendes så til spesifikke mottagere som selv må lagre info. Hvem som mottar er låst ved hver sending. Ved endring må informasjonen sendes ut på nytt og lagres på nytt hos mottager.

Dele

Plassere originalinformasjon i én versjon i kontekst på delingsplattform der sikker tilgangsstyring er ivaretatt. Informasjonen er tilgjengelig for alle som antas å være relevante for prosjektet. Faktisk endring i informasjonen skjer i originalutgaven, men varsel om endring kan sendes til relevante personer.

Golden moments!

Avgjørende øyeblikk – golden moments!

http://bit.ly/testbuskerud

En disk for lagringTekstbehandlings-program (som bruker Google drive for lagring)

Google-konto

Google-konto kan lages med andre adresser enn gmail-adresse

Bruk den adressen folk vanligvis samhandler

med deg via

navn@adresse.nonavn@hotmail.com

navn@online.no

navn@jobben.no

For bare lesing, trengs ikke nødv.vis

google-konto

navn@adresse.no

Gode passord 2-trinnsverifisering

Sikkerhet: Google-konto og mange andre steder

Orientere seg i Google Drive• Mappestruktur

• Portal

• Søke – søkbarhet, gyldne øyeblikk

• Stjernemerke

• Nylige

• Delt med meg

Orientere seg i Google Drive

• e

Slapp av! ALLE veier fører til Rom!

Delte mapper: ”Legg til på disk” for å gjøre tilgjengelig i egen mappestrukturLa organisasjonens konto stå som eier av overordnede mapper

La organisasjonens konto stå som eier av overordnede mapper

Deling

Ulike nivå av rettigheterUlike nivå av personer

• Eksempel:– A og B kan skrive, kommentere og lese– C og D kan kommentere og lese– Alle kan lese

Eier av overordnet mappe kan gi generell delingstillatelse til alt som blir lagt i mappa

Lager man nye dokument der, blir man varslet om delingen.

Standard er alltid: ”Ingen deling”

Søk: Gyldne øyeblikk avgjør

Bruk ord i filnavn du vil bruke når du senere skal søke:

- ”portal”- ”prosjektdokument”- ”høringsuttalelse”- ”møtereferat”- ”sakliste”

”Nylige” – ofte det du jobber med for tiden

”Stjernemerket” – portalsider, oppslagsinfo, dit du vender stadig tilbake til

Portalside:

Fast del- synlig på første skjermbilde. Tvinger frem

prioritering

Løpende del:- strømmer ut av skjermen

Styrets behov• Møter:

– Kommende• I stadig utvikling/oppdatering. Varsling ved behov• En innboks for kommende møter = mulighet for kontekstuell informasjonsplassering

– Gjennomførte• Dokumentasjon• Historisk arkiv• Bør ”fikseres” / ”sandpåstrøes”, ikke lenger mulighet for endring

• Prosjekt– Pågående

• Samskriving• Samlinger• Andre prosjekt

– Gjennomførte

• Oppslagsinformasjon– Fast:

• Kontaktinformasjon, styret• Retningslinjer/styringsdokument

– Løpende• Driftsmeldinger

Portal - StyretOppslag Møter

Kommende

Gjennomførte

I arbeid

GjennomførteLøpende

Fast

KontaktinfoSystem/rutiner

Høringer/prosjekt

Konvertert til PDF?Konvertert til PDF?

Praktiske øvelser• Google konto med 2-trinnsverifisering• Finne igjen styremappa og legge til på sin disk• Lage en portal for styret, alle må stjernemerke denne

– OBS utskriftsformat, marger• Lage et nytt dokument, gi et bra navn, sikre riktig delingstillatelse• Lage lenke til dokumentet på portalsiden• Konvertere et dokumen til PDF, laste opp på nytt, lage lenke og legge inn på

portalsiden• Forstå kommentarfunksjon• Forstå ”redigering blir forslag”• Forstå nettprat• Bevissthet rundt navngivning• Organisere i mapper

www.innbokskontroll.no/presentasjoner

facebook.com/innbokskontroll

(quick-fix)