guia factura electronica
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Sabias que . . .
La palabra factura viene del latín y signi5ica "creación, resultado de un trabajo, hecho". La palabra latina factura viene del verbo facere que signi5ica "hacer". Esta formada del participio factus (hecho), mas el su5ijo -‐ura, que indica una actividad o el resultado de esa actividad. De factus nos lIegan tambiem las palabras facticio, factoria y factor. Cuando a uno Ie traen la factura, Ie traen la cuenta del resultado de los hechos.
Junio 2012
L a c o m p l e j i d a d d e l a s actividades mercantiles fue la causa de que un simple acuerdo de palabra no fuera suficiente. Los documentos mercantiles surgen en la época medieva, siglos XIV-XV, documentos tales como lettres (letras), lettres de change (letras de cambio), grands libres (libros de contabilidad), contrats (contratos), polices d'assurance (polizas de seguros), d é c l a r a t i o n s d ' i m p ô t s (declaraciones de impuestos),
règlements de gueltes (pagos de comisiones), codes de commerce (códigos de comercio), guides de commerce (guías de comercio), cartes marines (mapas naúticos) y o t r o s . E s t o s d o c u m e n t o s buscaban solucionar problemas tales como los riesgos de las actividades de comercio, el riesgo de no pago , e l r i esgo de transportar dinero debido a los robos, el gran peso de la moneda de la época, y el desgaste de la moneda.
GUÍA DE INTRODUCCIÓN A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN CHILE
Por: Moisés Arroyo - http://moisesarroyo.wordpress.com/ - moisesarroyo1@gmail.com
y Vanessa Gutierrez - http://vanegutierrezk.wordpress.com/ - vgutierrezk89@gmail.comEstudiantes de Ingeniería Comercial de la Universidad Austral de Chile
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En la actualidad cualquier transacción que se de en el mundo de los negocios las respa lda a lgún documento mercantil, el cual es regulado por a l g u n a e n t i d a d . E n t re l o s documentos mercantiles mas comunes se encuentran las facturas y/o boletas de venta, notas de crédito, notas de debito, y las guías de despacho.
En Chile, en el año 1974 se dicto el Decreto Ley 825 de Impuesto al Valor Agregado (IVA), cuyo cumplimiento y fiscalización e s t a r e a d e l S e r v i c i o d e Impuestos Internos (SII). Desde un punto de vista organizacional, la implantación de este tributo significó la introducción de la factura, documento que debe entregar toda persona o empresa
que presta un servicio o vende un determinado bien a quien es el consumidor de dicho bien o s e r v i c i o . E s t e d o c u m e n t o contiene de forma detallada los bienes (serv ic ios) vendidos (prestados), el valor de estos y los impuestos correspondientes a la transacción.
A partir del año 2003, el Servicio de Impuestos Internos implanto el modelo de facturación electrónica, año a partir del que se han ido incorporando una cantidad importante de empresas a esta modalidad.
En el año 2005, este sistema de facturación electrónica del SII incorporo a las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MIPYME) del país, gratuitamente.
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Certificado DigitalCabe destacar, que independientemente de la modalidad que se desea utilizar en la Factura
Electrónica, tanto el Representante Legal del contribuyente, como los usuarios que utilizarán las opciones relacionadas con Factura Electrónica, deben contar con un Certificado Digital, el cual se puede adquirir en alguna de las Entidades Certificadoras Acreditadas, el que les permitirá firmar electrónicamente sus documentos.
Entidades certificadorasAlgunas de las entidades certificadoras autorizadas, y recomendadas por el SII, son: Acepta.com,
Cnc-once, E-CertChile, E-Sign, Certinet.
CostosLos costos del certificado varían dependiendo de la empresa certificadora:
Acepta.com: 1 año: $8.403, 2 años:$12.605, 3 años:$16.807
E-sing: Certificado Digital MIPYME $18.000 + IVA
E-certchile: 1 año: $12000 + IVA, 3 años: $16700 + IVA
VENTAJAS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
1.Aumento de la liquidez. Tradicionalmente aquellos contribuyentes que no se encuentran adheridos al sistema de facturación electrónica deben realizar su declaración y pago de impuestos el día 12 y 13 de cada mes, contribuyentes que no declaran y contribuyentes que declararan vía internet respectivamente. Aquellos contribuyentes que emiten Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) y que declaren el IVA vía internet, tienen la posibilidad de diferir su pago de impuestos hasta el día 20 de cada mes.
2.Ahorro de costos y tiempo. La utilización del Sistema de Facturación Electrónica evita los tramites presenciales de timbraje en el SII, reduce considerablemente la impresión de documentos, elimina el costo de almacenamiento de documentos, reduce los costos de envío de documentos emitidos a clientes por medio tradicionales tales como el correo, y simpli5ica los procesos de facturación dentro de la empresa, permitiendo que estas disminuciones en los tiempos y los costos puedan ser destinadas a otros negocios, o la la gestión y comercialización de la empresa, incrementando la productividad y competitividad.
3. El Sistema de facturación Electrónica entrega una imagen de modernidad a la empresa, permite interactuar con otro tipo de clientes y acceder a nuevos mercados.
4.Elimina el riesgo de perdida de documentos tributarios, lo que elimina el riesgo de exponerse a acciones fraudulentas por perdida de documentos timbrados y sin emitir, y elimina el riesgo de perdida de crédito IVA debido a la perdida de documentos recibidos extraviados.
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Guía de introducción para adherirse al s istema de facturación electrónica.
Aquellos contribuyentes que se encuentran interesados en a d h e r i r s e a l s i s t e m a d e facturación electrónica, antes de ser autorizados por el SII para emitir Factura Electrónica, deben definir el software con el que se generará las facturas electrónicas y luego obtener la autorización correspondiente por parte del SII.
Las alternativas de software son dos:
1) Adquirirlo en el mercado o puede ser construido por el c o n t r i b u y e n t e s e g ú n l a s especificaciones indicadas por el SII.
2) Adherirse al Sistema de Facturación Electrónica “Portal MIPYME” del SII, sistema especialmente diseñado para l a s m i c r o , p e q u e ñ a s y medianas empresas.
Contribuyentes que deseen c o n s t r u i r u n s i s t e m a d e facturación electrónica:
Aquellos contribuyentes que estén interesados en construir su propio software deben seguir las especificaciones del Instructivo Técnico y de los Formatos XML de Documentos Electrónicos. Estos se encuentran disponibles en la sección Documentación técnica del sistema en el servicio de impuestos internos.
Contribuyentes que deseen adquirir un producto disponible en el mercado:
En el caso que se opte por adquirir un producto disponible en el mercado o que se contrate un servicio de consultoría para implementar un sistema de facturac ión e lect rón ica, se recomienda leer previamente la Guía para la Elección de una Solución de Factura Electrónica, la cual se encuentra en el sitio web del SII y donde se indican aquellas características que se
deben analizar para la solución q u e m á s s e a j u s t a a l a s necesidades, para lo cual es necesario tener claridad acerca de las características de su empresa en cuanto al uso de la tecnología y de su proceso de facturación, por ejemplo, en cuanto a:
• Volumen de facturación mensual.
• Características (discreto (en línea, diario, semanal o masivo)
• Forma de despacho de factura (correo, personal, con mercancía, etc)
• Qué servicio de conexión a Internet utiliza (banda ancha, telefónico, enlace)
• Aplicaciones que sostienen s u f a c t u r a c i ó n ( s o f t w a re nacional, internacional, hecho a la medida, etc).
Existe una gran cantidad de e m p re s a s p ro v e e d o r a s d e so luc iones de f ac tu rac ión electrónica, véase el cuadro “ E j e m p l o s d e E m p r e s a s Proveedoras de Soluciones de Facturación Electrónica”
Ejemplos de Empresas Proveedoras de Soluciones de Facturación Electrónica
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Independiente de que se d e s e e g e n e r a r F a c t u r a s Electrónicas por medio de un software propio o adquirido en el mercado, el representante legal del contribuyente debe ingresar a la opción disponible el la web del S I I , “Postu lac ión Factura Electrónica” y registrar la postulación a factura electrónica.
Para realizar la postulación el contribuyente deberá cumplir con los siguientes requisitos, los cuales serán verificados a través del sitio web del SII:
• Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades.
• Ser contribuyente de IVA.• Contar con veri f icación
positiva de actividades en terreno.
• Calificar como contribuyente de Pr imera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
• No tener la condición de querellado, procesado o, en su caso, acusado por de l i to tributario, o condenado por este t i p o d e d e l i t o h a s t a e l cumplimiento total de su pena.
• E s u n a e x i g e n c i a d e l Servicio que ni el representante legal ni los usuarios autorizados tengan situaciones pendientes con el SII.
Habiéndose aceptado la postulación del contribuyente, debe completar el proceso de c e r t i f i c a c i ó n y o b t e n e r l a autorización del SII para operar con Factura Electrónica. La Certificación es un proceso compuesto por varios pasos, en
cada uno de los cuales los postulantes van completando las pruebas solicitadas e informando su avance al SII.
El proceso de certificación contempla los siguientes pasos:
1) Set de Prueba asignado por el SII: La recepción en el SII, sin rechazos ni reparos, de un envío de documentos que el postulante construye en base a un archivo con datos de prueba que el SII genera en forma única para cada Postulante, en función de su giro y de los documentos que desea certificar.
2) Simulación: Etapa que contempla la generación de un envío, recibido en el SII sin rechazos ni reparos, de cierto número documentos con datos representativos, paralelos de la operación real del contribuyente que desea certificarse.
3 ) I n t e r c a m b i o d e Información: En esta etapa el SII envía documentos tributarios electrónicos al contribuyente postulante para comprobar que éste entrega un acuse de recibo y la aceptación o rechazo de los documentos enviados.
4) Envío de Muestras de I m p r e s i ó n : E s t a e t a p a considera la entrega al SII de un conjunto de documentos impresos, con un máximo de 20, de acuerdo a la normativa y q u e i n c l u y a n e l t i m b r e electrónico en representación PDF417.
5 ) D e c l a r a c i ó n d e Cumplimiento de Requisitos: Certificación el contribuyente deberá declarar en el web del SII que cuenta con la implementación de procedimientos formales y establecidos, que podrán ser auditados por el SII.
6 ) A u t o r i z a c i ó n d e l Contribuyente: Si todas las pruebas de cert i f icación se completan exitosamente, y el Postulante efectúa la declaración de cumplimiento de Requisitos, elSII emitirá una Resolución que autoriza al contribuyente a operar con Documentos Tributarios Electrónicos y lo registrará en su ambiente de Producción para que comience a generar documentos tributarios electrónicos legalmente válidos a partir del período tr ibutario indicado en dicha Resolución.
Para aquellos contribuyentes que deseen adherirse sistema de Facturación Electrónica para micro, pequeñas y medianas empresas, el SII ha habilitado un sistema de facturación electrónica g r a t u i t o l l a m a d o “ P o r t a l MIPYME”, el cual se encuentra disponible en el portal de internet del SII (www.sii.cl).
R e q u i s i t o s p a r a incorporarse a la facturación electrónica para MYPIME:
T a l c o m o y a h e m o s mencionado, el s istema de facturación electrónica ofrecido por el SII a los contribuyentes MIPYME es completamente gratuito. Sin embargo para la inscripción y utilización en el sistema, el representante legal de la empresa interesada deberá
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realizar la verificación de los s i gu ien tes r equ i s i t os pa ra adherirse al sistema:
• Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades.
• Ser contribuyente de IVA.• Contar con veri f icación
positiva de actividades en terreno.
• Calificar como contribuyente de Pr imera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
• No tener la condición de querellado, procesado o, en su caso, acusado por de l i to tributario, o condenado por este t i p o d e d e l i t o h a s t a e l cumplimiento total de su pena.
• No superar los 500 millones d e p e s o s e n l a s v e n t a s efectuadas en los últimos 12 meses.
• E s u n a e x i g e n c i a d e l Servicio que ni el representante legal ni los usuarios autorizados tengan situaciones pendientes con el SII.
• A d i c i o n a l m e n t e s e examinará la factibilidad de ingreso de la empresa al s i s t e m a d e t r i b u t a c i ó n simplificada, teniendo presente que de acuerdo a lo establecido en el Art. 14 Ter. de la Ley de Impuesto a la Renta, sólo se puede ingresar al Régimen de Tributación Simplificada hasta el 30 de Abril de cada año o al momento de iniciar actividad.
• Cumplir con los requisitos técnicos para poder utilizar el S i s t e m a d e F a c t u r a c i ó n Electrónica MIPYME.
To d o s l o s r e q u i s i t o s anteriormente descritos, deberán s e r c o m p r o b a d o s p o r e l representante legal de la empresa mediante la opción “efectuar la verificación de la factibilidad de inscripción”, verificación online disponible en el portal web del SII.
Requisitos técnicos para incorporarse a la facturación electrónica para MYPIME:
• Pc con acceso a internet. La información referente al sistema operat ivo necesar io y los p r o d u c t o s p r e i n s t a l a d o s necesarios en este, productos tales como el navegados y otros componentes de fácil acceso y gratuitos, el contribuyente debe seguir Manual Insta lac ión denominado “Componentes necesarias para operar en la Facturación Electrónica SII”, una guía muy completa disponible en la sección de Factura Electrónica del Servicio de Impuestos Internos
• Impresora. La que debe asegurar la calidad de impresión del ejemplar del DTE (láser, inyección de tinta, matriz de punto, etc.)
• Casilla de correo electrónico para la recepción de información enviada por el sii.
• Certificado digital
U n a v e z r e a l i z a d a l a verificación de factibilidad, si la e m p r e s a c u m p l e c o n l o s requisitos, podrá inscribirse en el S i s t e m a d e F a c t u r a c i ó n Electrónica del Portal MIPYME.
Después de inscrito en la Facturación Electrónica para
MIPYME, podrá comenzar a generar Documentos Electrónicos. Antes de generar el primer documento, se recomienda leer la Guía Operación Portal MIPYME, disponible en la sección de Factura Electrónica del Servicio de Impuestos Internos, una guía muy completa donde encontrara una descripción de las opciones disponibles en la Facturación Electrónica del Portal MIPYME.
Bibliografia• Sitio web Servicio de
Impuestos Internos de Chile, www.sii.cl
• Charla Generando Nuevas Capacidades Competitivas en la MIPYME, Gobierno de Chile, Valdivia 15 de Junio de 2012.
• Rojas, E. La Factura E l e c t r ó n i c a e n C h i l e . Eurosocial Fiscalidad. Boletín Número 5.
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