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adicoASSOCIATION POUR LE DÉVELOPPEMENT INFORMATIQUE
DES COLLECTIVITÉS DE L'OISE
Association pour le développementinformatique des collectivités de l ’Oise
DE PU I S PLUS DE 20 AN S, U N E ASSOCIATION À VOTR E S E RVICE
ASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLER
UIDE DES MISSIONS DE L’ADICO131420
G
www.adico60.com
L’ADICO, UNE HISTOIRE QUI AVANCE
• 800 ADHÉRENTS
• 540 MAIRIES
• 260 SYNDICATS ET COMMUNAUTÉS DE COMMUNES
• 860 JOURS D’INTERVENTION ET DE FORMATION
• PLUS DE 1 000 PC SOUS CONTRAT DE MAINTENANCE
• 20 000 APPELS TRAITÉS EN 2011
LES CHIFFRES
CLÉS
Chers Collègues,
L’Adico est née d’une volonté simple : accompagner les collectivités locales de l’Oise dans les méandres de l’informatisation. Idée simple mais géniale, si je peux me permettre, car c’est aujourd’hui plus de 75 % de ces collectivités qui nous confient leurs besoins et nous sous-traitent le suivi et l’assistance à l’utilisation de solutions logiciels d’éditeurs spécialisés.
Pour répondre aux différents besoins, l’Adico a créé de l’emploi sur notre département. Dix-huit femmes et hommes travaillent à temps plein pour l’association. Cela permet d’assurer plus de 860 jours d’intervention et de formation dans nos collectivités et plus de 400 interventions techniques (installation de matériel informatique et maintenance matériel). Le nombre d’appels traités par la plateforme d’assistance téléphonique ne fait qu’augmenter d’année en année : ainsi, sur 2011, plus de 20 000 appels téléphoniques ont été réceptionnés et traités par notre service.
L’Adico, une exception nationale ? Non ! Depuis notre création, plus de 30 départements se sont organisés d’une façon plus ou moins identique à la nôtre. Il est de notre intérêt à présent d’échanger notre savoir-faire car nous avons les mêmes obligations et les mêmes contraintes. Les fruits de cette collaboration, c’est vous, collectivités, qui en bénéficierez, car nos expériences sont à votre service.
C’est pour cela que nous avons décidé de vous proposer ce guide, parce que notre désir de vous être utile est le moteur qui nous pousse depuis plus de 20 ans à étendre le champ de nos activités. C'est ce savoir-faire que nous souhaitons vous « faire-savoir ».
Bonne découverte !
Le Président
Jean-Pierre LEMAISTRE
Adjoint au Maire de Plailly
Le Directeur
Emmanuel VIVÉ
...
NOTRE IDENTITÉ
L’Adico (Association pour le développement informatique des collectivités de l’Oise) est une association Loi 1901, créée le 22 juin 1990, à l’initiative de l’Union des Maires de l’Oise et avec le concours du Conseil général et de l’Etat. Le principe fondateur : représenter les collectivités locales isariennes face aux enjeux liés à l’informatisation et à l’e-administration.
Aujourd’hui, l’Adico est une structure à taille humaine, résolument engagée aux côtés des collectivités pour lesquelles nous avons choisi de privilégier la qualité des prestations et la compétitivité des tarifs.
NOS MISSIONS
Accompagner et conseillerNous assurons des missions d’audit et de conseil permettant à vous, mairies, syndicats, communautés de communes, etc, de mieux gérer les évolutions liées à votre métier.
Notre offre de formation est conçue pour vous permettre de développer l’ensemble des compétences indispensables à votre métier et à votre évolution. Et comme nous vous connaissons, nous sommes à même de vous proposer des solutions informatiques et des formations adaptées à toutes vos problématiques.
Guider et assisterParce que la gestion dématérialisée des collectivités est un enjeu majeur des années à venir, nous souhaitons être à vos côtés pour que l’informatisation et l’e-administration ne soient plus des obstacles mais une véritable valeur ajoutée. Du haut de nos 20 ans d’expérience, nous vous assistons dans des tâches que vous pouvez déléguer en toute tranquillité.
Trouver des réponsesNous vous aidons à vous adapter aux évolutions technologiques dans un désir permanent d’efficacité opérationnelle. Et parce que le plus important est de simplifier le travail de centaines d’hommes et de femmes, nous nous déplaçons sur le terrain pour répondre aux besoins des utilisateurs de solutions et de matériels informatiques.
L’ADICO, UNE ASSOCIATION AU SERVICE DES COLLECTIVITÉS
Avoir toujours
une longueur d’avance
pour être prêts à répondre
à vos besoins.
NOTREENGAGEMENT
Pensez à Internet et retrouvez toutes nos offres de formation, les programmes et les dates actualisées en vous rendant sur www.adico60.com
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SOMMAIRE
4 G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 4
VOUS ACCOMPAGNER SUR VOTRE MÉTIER
Solutions logiciels 8Formations logiciels 10Formations métiers 12• Comptabilité • Paie • Elections • Sites funéraires • Urbanisme • Etat-civil • Marchés publics
Formations bureautiques & informatiques 14• Windows 14• Word 14• Excel 16• Outlook 17• Publisher 17• Access 18• Powerpoint 19• Internet 19
VOUS GUIDER DANS L’E-ADMINISTRATION ET LA DÉMATÉRIALISATION
Exemple de processus de dématérialisation 22Actes règlementaires et/ou budgétaires 24Echanges comptables 26Marchés publics 28Mails sécurisés 29
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3
4
VOUS ASSISTER DANS VOS TÂCHES ADMINISTRATIVES
Vérification de vos paies 32Réalisation de vos DADS-U 32Mise en ligne de votre marché public 33
VOUS APPORTER DES RÉPONSES INFORMATIQUES ADAPTÉES
Nos services 36Le matériel 38
VOUS PROPOSER DES SOLUTIONS WEB EFFICACES
Votre site Internet 42Comment ça se passe ? 43Exemples de sites Web 44
Lexique 46Informations générales 47Ils nous font confiance rabat rectoL'Adico, une équipe à votre service rabat verso
ASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMER ACCOMPAGNERGUIDERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMER ACCOMPAGNERGUIDERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMER ACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMER ACCOMPAGNERGUIDER
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Métier : nom masculin sous-entendant qu’il faut se lever tôt.Il n’est pas toujours évident de trouver les bons interlocuteurs lorsqu’il s’agit de parler des obstacles que vous rencontrez dans votre travail quotidien. A l’Adico nous les connaissons parce que nous travaillons pour vous et avec vous depuis 20 ans. Et parce que nous avons une grande expérience des spécificités de chacune des fonctions représentées dans vos collectivités, nous allons plus loin et vous proposons d’anticiper les changements par des formations adaptées. Suivez le guide…
Vous accompagner sur votre métier
Renaud DEVILLERS
Pascale DIGUET
Séverine PREVOST
Cyril LE BLEVEC
Irène GODEFROY
Lina HEREL
Martine DIEU
Gaëlle TRAULET
GESTION FINANCIÈRE Comptabilité multi normes Dette ou Emprunts Inventaire Amortissements Analyse financière Dématérialisation des procédures
GESTION DU PERSONNEL Paie et indemnités, DADS Absences et congés Carrière et arrêtés Notation Bilan social Dématérialisation des procédures
L’ADICO VOUS APPORTE SON EXPERTISE
GAMMES : W-Magnus
E-Magnus intégré
E-Magnus évolution
GAMMES : Horizon
Horizon On-Line
Millésime On-Line
PRIX NÉGOCIÉS POUR NOS ADHÉRENTS
INSTALLATIONAUDITCONSEIL FORMATION
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VO
S B
ESO
INS
2 -
NO
S SO
LUTI
ON
S3
- N
OS
PA
RTE
NA
IRE
S
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SOLUTIONS LOGICIELS
ASSISTANCE TÉLÉPHONIQUETÉLÉMAINTENANCE
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Accueil (gestion de l’accueil) Elections, résultats Population Recensement militaire Etat-civil Cimetière (administratif
et/ou cartographique)
Facturation multi-services (eau, assainissement…)
Facturation enfance et petite enfance (cantine, garderie, CLH, étude)
Urbanisme et cadastre Dématérialisation
des procédures
GESTION DES ADMINISTRÉS
L’ADICO VOUS APPORTE SON EXPERTISE ET SON SAVOIR-FAIRE :
Vous pouvez être amenés à mettre en place une nouvelle solu-tion logiciel dans votre collectivité soit lors d’une migration de gamme chez le même éditeur, soit lors d’un changement d’éditeur. L’Adico est là pour vous permettre de procéder à ces changements sans que cela n’affecte le bon déroulement de votre travail qui, bien au contraire, se trouvera enrichi de nouvelles connaissances. Nous vous livrons ci-dessous quelques conseils qui sont le fruit de notre expérience auprès des collectivités.
• QUE FAIRE AVANT DE PASSER COMMANDE CHEZ UN DE NOS EDITEURS PARTENAIRES ?
1 - Contacter l’éditeur concerné pour avoir des devis logi-ciels (attention, les devis de vos éditeurs n'incluent pas les prestations de l'Adico, celles-ci vous seront facturées confor-mément au tarif voté lors de la dernière Assemblée générale de l’association).
2 - Vérifier si votre matériel informatique respecte les pré-requis de votre future gamme de logiciels (les prérequis vous sont fournis par l’éditeur), avant de signer votre devis. En effet, l'achat de nouveaux logiciels implique d'avoir un matériel et un environnement informatique compatible (une version de Windows familial, par exemple, ne fonctionnera pas). Si votre matériel informatique ne respecte pas les prérequis indiqués, nous ne pourrons pas déployer votre nouvelle solution.Si vous achetez votre matériel chez un fournisseur autre que l'Adico, n'hésitez pas à nous soumettre vos offres pour vali-dation technique.
• QUE FAIRE UNE FOIS VOTRE COMMANDE PASSEE AUPRES DE L’EDITEUR ?
Ce dernier nous contactera et nous fera parvenir une confirma-tion de commande. Un formateur de l’Adico prendra alors contact avec votre collectivité afin de planifier la migration de vos données, l'installation et la formation sur vos nouveaux logiciels. Puis nos prestations se dérouleront en trois temps :
1 - La reprise de vos données des logiciels existants
Cette prestation est réalisée quelques jours avant le début de la formation et consiste, par télémaintenance, à transfor-mer vos données et les rendre compatibles avec votre nou-velle gamme de logiciels. Cette prestation est réalisée soit par l’Adico (conformément au tarif voté lors de l’Assemblée générale), soit directement par l’éditeur (en fonction du logi-ciel et de la gamme concernée).
2 - L’installation des logiciels sur votre poste de travail et/ou votre réseau
Elle se déroule généralement la veille ou quelques jours avant le début de la formation. Le nombre de postes concernés par les applicatifs est indiqué lors de votre commande logiciels.
3 - Formation à l’utilisation des logiciels
Les prestations formations sont assurées sur site selon un plan-ning défini ensemble, sur votre matériel informatique et sur vos données. En cas de besoin, nous pouvons aussi organiser des formations dans nos locaux sur Beauvais en mettant à votre disposition du matériel informatique récent (pour le déroulement d’une formation, voir encadré ci-dessous).
FORMATIONS LOGICIELS
G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 410
ORGANISATION GENERALE D’UNE SESSION DE FORMATION
Nous ne limitons pas l’accès des sessions de formation. Néanmoins, pour qu’une formation soit efficace, un nombre de stagiaires maximum doit être respecté. Celui-ci varie en fonction du type et de la technicité de la formation. D’une manière générale, il est recommandé de ne pas dépasser cinq personnes par session de formation. De plus, les stagiaires qui assistent aux sessions de formation doivent soit être qualifiés pour exploiter l'environnement Windows, soit avoir de bonnes notions de logiciels comme Word...Nos formations concernent l’ensemble des domaines (Gestion finan-cière, de la paie, des Ressources humaines, des Elections, de l’Etat-civil, etc.). Les objectifs de la formation sont les suivants :
- acquérir les compétences nécessaires à l’exploitation des logiciels ;- rendre compréhensible aux utilisateurs la conception fonctionnelle
du logiciel ;- maîtriser les fonctions de saisie et d’interrogation ;- permettre une pratique immédiate grâce à la manipulation directe
par les utilisateurs sur les postes.
INFOS PRATIQUESContact : Renaud Devillers - contact@adico60.comTel : 03 44 08 40 40 - Fax : 03 44 08 40 49
TARIFICATIONNous nous tenons à votre disposition pour répondre à votre demande, nos prix étant étudiés au plus près selon vos besoins.
Pourquoi proposer des formations thématiques sur le métier des secrétaires de mairie ?
Cela vient d’un constat et d’une volonté du Conseil d’adminis-tration de l’Adico. Le constat : sur l’ensemble des appels téléphoniques reçus et traités par notre service assistance, la moitié sont des problèmes liés à une méconnaissance du métier concerné et non pas à l’utilisation d’un logiciel. Notre volonté est donc de répondre à un besoin et à une attente de nos adhérents.D’une manière générale, nos formations s’adressent aussi bien aux agents, qu’aux élus souhaitant approfondir des connaissances sur des sujets précis. Certaines formations étant plus dédiées aux utilisateurs et d’autres aux responsables de services ou élus.Quel que soit votre niveau et votre besoin, nous avons la for-mation qui vous convient. Nous pouvons vous accompagner lors de votre arrivée dans votre collectivité (prise de fonction) et tout au long de votre vie professionnelle (remise à niveau, complément de formation).Pour certaines formations demandant une expertise sur un sujet précis, nous nous associons avec des intervenants extérieurs afin de vous apporter la qualité attendue.
1.1 • COMPTABILITÉ
PERSONNES CONCERNÉESLes postulants à la fonction de secrétaire de mairie, les secré-taires de mairie et les élus.
PRÉREQUISLa formation s’adapte à votre niveau.
PROGRAMME Les différents documents budgétaires :
- budget primitif- budget supplémentaire- compte administratif- compte de gestion- budgets annexes
Calendrier d’adoption des différents documents budgétaires Le principe de l’équilibre La reprise des résultats N-1 Les décisions modificatives L’élaboration du budget communal Commission de finances Exercice pratique
DURÉE : 1 JOURNÉE
1.2 • PAIE
PERSONNES CONCERNÉESLes postulants à la fonction de secrétaire de mairie, les secré-taires de mairie et les élus.
PRÉREQUISLa formation s’adapte à votre niveau.
PROGRAMME Les conditions pour devenir fonctionnaire Cas de paie (agent titulaire / non titulaire) Contrats aidés Elus Charges par catégories Etats de charges et mandatement Exercice pratique
DURÉE : 1 JOURNÉE
1.3 • ÉLECTIONS
PERSONNES CONCERNÉESLes postulants à la fonction de secrétaire de mairie, les secré-taires de mairie et les élus.
PRÉREQUISLa formation s’adapte à votre niveau.
PROGRAMME Les élections présidentielles Opérations préalables aux scrutins Bureaux de vote Vote par procuration Les élections législatives Communication des listes électorales Révision des listes électorales Exercice du droit de vote par les citoyens de l’UE
DURÉE : 1 JOURNÉE
1.4 • SITES FUNÉRAIRES
PERSONNES CONCERNÉESLes postulants à la fonction de secrétaire de mairie, les secré-taires de mairie et les élus.
PRÉREQUISLa formation s’adapte à votre niveau.
PROGRAMMEAménagement du cimetière Ossuaire communal Création et agrandissement de cimetière Translation de cimetière Inhumation Police du cimetièreConcessions funéraires Procédure de constatation d’abandon
FORMATIONS MÉTIERS
G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 412
Destinée des urnes et des cendres L’acte de décès : rédaction, procédure , publicité , modèles.
DURÉE : 1 JOURNÉE
1.5 • URBANISME
PERSONNES CONCERNÉESLes postulants à la fonction de secrétaire de mairie, les secré-taires de mairie et les élus.
PRÉREQUISLa formation s’adapte à votre niveau.
PROGRAMME Le Plan local d'urbanisme (PLU) :
- définition du Plan local d'urbanisme- principaux éléments constitutifs du PLU- compétences pour l'élaboration ou la révision- procédures d'élaboration ou de révision du PLU
Les cartes communales :- élaboration ou révision d'une carte communale- règlement national d'urbanisme
Le droit de préemption :- exercice du droit de préemption
Le certificat d'urbanisme :- types de certificats- délais d'instruction- effets du certificat d'urbanisme
Le permis de construire et le permis d'aménager
DURÉE : 1 JOURNÉE
1.6 • ETAT-CIVIL
PERSONNES CONCERNÉESLes postulants à la fonction de secrétaire de mairie, les secré-taires de mairie et les élus.
PRÉREQUISLa formation s’adapte à votre niveau.
PROGRAMME L'organisation :
- l'organisation de l'état-civil- le procureur de la république- les registres- les actes de l'Etat-civil (règles communes)
Les actes de l'Etat-civil :- les actes de naissance- la reconnaissance- le nom de famille- la filiation- le livret de famille- l'autorité parentale et l'homoparentalité- le mariage- le décès
DURÉE : 1 JOURNÉE
1.7 • MARCHÉS PUBLICS
OBJECTIFS • Maîtriser les principales procédures de passation des marchés• Sécuriser les procédures lors des différentes phases
PERSONNES CONCERNÉESTous les agents et élus des collectivités amenés à préparer et à lancer des marchés.
PRÉREQUISLa formation s’adapte à votre niveau.
PROGRAMME Déterminer les principales caractéristiques du marché :
- marchés uniques, allotis, à tranches- les variantes et les options - la durée du marché- le prix du marché (ferme, actualisable, révisable, for-faitaire, unitaire)
Déterminer la procédure de passation du marché :- les seuils- les différentes procédures : procédure adaptée, appel d’offres ouvert et restreint, les procédures négociées, le dialogue compétitif, le concours- les critères de sélection des candidatures et des offres
Les étapes du déroulement de la procédure de passation du marché :
- la publicité (seuils, supports, informations nécessaires)- le formalisme de remise et d’examen des candidatures et des offres - la signature du marché (formalisme, délais) et la notification - la négociation - les obligations de transparence et d’information - le contentieux (référé précontractuel, contractuel, recours « Tropic »).
L’exécution du marché :- les avenants- la résiliation anticipée du marché
Dématérialisation : règles et obligations
DURÉE : 1 JOURNÉE
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INFOS PRATIQUESFormation individuelle (dans votre collectivité) ou groupée limitée à 15 personnes (au siège de l’Adico, à Beauvais ou dans un lieu à déterminer) Contact : Renaud Devillers - contact@adico60.comTel : 03 44 08 40 40 - Fax : 03 44 08 40 49
TARIFICATIONTarifs à consulter ou à télécharger sur www.adico60.com
Le + de
l'AdicoNos formations se font sur des procédures papier avec l’appui des logiciels métier.
FORMATIONS BUREAUTIQUES & INFORMATIQUES
G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 4
1.1 • WINDOWS
OBJECTIFS Découvrir Windows :
• connaître le vocabulaire de base en informatique,• gérer les fichiers et les dossiers.
PERSONNES CONCERNÉESToute personne souhaitant découvrir l’environnement Windows.
PRÉREQUISAvoir envie de connaître le système d’exploitation.
PROGRAMME Présentation de l’ordinateur
Appréhender les composants internes et externes de l’ordi-nateur ainsi que sa capacité ; utiliser une souris ; découvrir le bureau ; gérer les fenêtres ; utiliser les boîtes de dialogue et les menus ; saisir et découvrir les touches spéciales du clavier Organiser ses dossiers et gérer ses fichiers
Créer et manipuler les dossiers ; connaître les extensions de fichiers ; modifier l’affichage ; connecter un lecteur réseau et partager un dossier Le panneau de configuration
Personnaliser l’affichage et les paramètres de la souris et du clavier ; changer d’imprimante par défaut
DURÉE : 1/2 JOURNÉE
1.2 • WORD
• WORD INITIATION • OBJECTIFS
Maîtriser les fonctionnalités basiques du logiciel :• être capable de rédiger, de mettre en forme et en page
des documents courts ;• être capable de saisir des tableaux simples.
PERSONNES CONCERNÉESToute personne qui souhaite connaître les bases du traite-ment de textes Word.
PRÉREQUISConnaître l’environnement Windows, savoir manipuler la souris et gérer des fenêtres.
PROGRAMME Présentation de Word
Description de l’écran, des barres d’outils/du ruban et des différents modes d’affichages Fonctionnalités de sélections et de déplacements
Déplacements dans un document, sélection des lignes, mots, paragraphes ; extension de la sélection Mise en forme des caractères
Les polices, les styles et attributs, les espacements de caractères Mise en forme des paragraphes
Les alignements, les retraits et espacements, les bordures de paragraphes, les tabulations, les puces et numéros Mise en page des documents
Marges et orientation, en-têtes et pieds de page simples Première approche des tableaux
Création d’un tableau, modification des bordures, taille des lignes et colonnes, ajout de lignes et colonnes, fusion et fractionnement des cellules Présentation des outils
Correction de l’orthographe et de la grammaire, dictionnaire des synonymes, les langues Présentation des documents
Insertion d’une image et gestion des bordures de page
DURÉE : 1/2 JOURNÉE
• WORD APPROFONDISSEMENT OBJECTIFS
Découvrir les fonctionnalités avancées du logiciel.PERSONNES CONCERNÉES
Toute personne qui désire approfondir ses connaissances, gagner du temps dans l’utilisation de Word et être capable de réaliser un mailing
PRÉREQUISAvoir des connaissances de base sur Word ou avoir suivi la formation d’initiation
INFOS PRATIQUESFormation individuelle (dans votre collectivité) ou formation groupée (au siège de l’Adico, à Beauvais ou dans un autre lieu à déterminer).Responsable du stage : Renaud DevillersContact : 03 44 08 40 40 - contact@adico60.comTélécharger le bon de commande sur www.adico60.com
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PROGRAMME Présentation de Word
Rappel des connaissances de base ; création de documents courts, saisie, modification et correction (orthographe et grammaire) d’un texte ; gagner du temps ; insertions auto-matiques et corrections automatiques Mises en forme
Polices, bordures et trames ; fonctions d’édition ; couper, copier, coller, annuler et refaire Mise en page
Format du papier, orientation, marges, filigrane Gestion de l’impression
Ordre, recto/verso, pages à imprimer Tableaux
Création, présentation et modification des tableaux, répé-tition des titres sur chaque page ; création et utilisation des modèles de document Publipostage
Utilisation d’un fichier Excel comme source de données ; création d’une lettre type et d’étiquettes ; utilisation de conditions et de mots-clés ; fusion et gestion de la fusion
DURÉE : 1/2 JOURNÉE
• WORD EXPERT
OBJECTIFS • Accélérer la production de documents répétitifs grâce aux
possibilités d’automatisation de Word• Faciliter la création de courriers en nombre grâce au publi-
postage• Créer un index et une table des matières
PERSONNES CONCERNÉESUtilisateurs de Word souhaitant maîtriser les fonctionnalités avancées du logiciel.
PRÉREQUISAvoir suivi la formation d’approfondissement ou avoir des connaissances équivalentes.
PROGRAMME Feuilles de style
Enregistrer, appliquer et modifier les styles ; gérer les modèles ; styles et mises à jour dans les modèles Formulaires
Mettre en place un formulaire et protéger les données ; connaître les propriétés des champs Mode plan
Mettre en place le mode plan ; gérer les niveaux et la numé-rotation automatique des titres Index, table des matières, liens
Créer un index ; gérer un tableau de concordance ; créer une table des matières ou un sommaire ; mettre à jour la table ; insérer des notes de bas de page ; gérer les signets, les renvois et les liens hypertextes
Mailing et base de données Traiter le document principal avec pavé de variables ; créer les champs de données ; gérer la base de données ; vérifier la fusion ; faire un mailing à partir de mots clés ; automatiser le choix des paragraphes ; modifier la source des données ; fusionner avec une base de données Excel Enveloppes et étiquettes
Créer des étiquettes de routage ; créer des enveloppes simples, des cartes de visite ; insérer une image dans une étiquette, une enveloppe ou une carte
DURÉE : 1 JOURNÉE
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INFOS PRATIQUESFormation individuelle (dans votre collectivité) ou formation groupée (au siège de l’Adico, à Beauvais ou dans un autre lieu à déterminer).Responsable du stage : Renaud DevillersContact : 03 44 08 40 40 - contact@adico60.comTélécharger le bon de commande sur www.adico60.com
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Le + de
l'Adico
Toutes nos formations bureautiques et informatiques s’appliquent à une utilisation standard ou répondent à une problématique spécifique, quel que soit votre niveau (de débutant à expert).
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FORMATIONS BUREAUTIQUES & INFORMATIQUES
16 G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 4
1.3 • EXCEL
• EXCEL INITIATION
OBJECTIFS Maîtriser les fonctionnalités basiques du logiciel :
• concevoir et modifier des tableaux, • comprendre et créer des formules afin d’automatiser les
calculs, • mettre en page des tableaux pour l’impression.
PERSONNES CONCERNÉESToute personne qui souhaite connaître les bases du traitement du tableur Excel.
PRÉREQUISConnaître l’environnement Windows, savoir manipuler la souris et gérer des fenêtres.
PROGRAMME Prise en main du tableur
Gérer les déplacements dans la feuille ; saisir et modifier les cellules ; savoir utiliser la sélection consécutive et non consé-cutive ; paramétrer la largeur des colonnes et la hauteur des lignes ; aligner et mettre en forme des valeurs ; utiliser une formule de calcul ; enregistrer et imprimer un document Mieux gérer les cellules
Appliquer une mise en forme à tout ou partie du document ; insérer/supprimer des lignes/colonnes ; déplacer et copier-coller ; écrire une série, recopier une date ; mettre en forme dans les cellules ; fusionner des cellules Formules de calcul
La fonction =SOMME() ; utiliser d’autres fonctions simples ; récupérer une valeur pour un report ; utiliser les références relatives et absolues ($) Impression du document et options
Gérer l’aperçu avant impression ; insérer des sauts de page ; paramétrer l’orientation et les marges ; définir des zones d’impression ; configurer l’imprimante
DURÉE : 1/2 JOURNÉE
• EXCEL APPROFONDISSEMENT
OBJECTIFS • Utiliser un classeur, créer des graphiques, gérer des objets
(images et organigramme) • Savoir tirer partie du format date
PERSONNES CONCERNÉESToute personne qui désire approfondir ses connaissances et gagner du temps dans l’utilisation d’Excel.
PRÉREQUISAvoir suivi la formation d’initiation ou avoir des connais-sances équivalentes.
PROGRAMME Le classeur et ses onglets
Gérer les onglets et les feuilles d’un classeur ; travailler en groupe de travail ; gérer un classeur type ; créer un dossier de rangement à partir d’Excel ; Représentation graphique des résultats
Utiliser l’assistant graphique ; modifier les données du gra-
phique ; gérer les différentes zones d’un graphe ; améliorer la présentation ; tracer un sectoriel ; imprimer un graphique Objets et organigrammes
Gérer des formes automatiques ; créer un organigramme avec zones de texte ; organiser et gérer entre eux les formes, les traits et les zones de texte ; utiliser des images et WordArt Calcul et format Date
Attribuer un format Date ; utiliser la fonction intégrée =AUJOURDHUI() ; extraire une information à partir d’une date ; effectuer un calcul entre deux dates ; créer un calen-drier, un planning simple
DURÉE : ! JOURNÉE
• EXCEL EXPERT
OBJECTIFS Savoir maîtriser les fonctions avancées du logiciel :
• trier et filtrer les données, • mettre en place des tableaux croisés dynamiques, • automatiser certaines tâches répétitives à l’aide de macros.
PERSONNES CONCERNÉESToute personne qui souhaite perfectionner ses connais-sances du tableur Excel et exploiter des grands tableaux.
PRÉREQUISAvoir suivi la formation d’approfondissement ou avoir des connaissances équivalentes.
PROGRAMME Le module de base de données
Organiser les intitulés d’une base de données ; valider les données d’une cellule ; trier avec un ou plusieurs critères ; effectuer des sous-totaux par regroupement ; utiliser le mode Plan Gestion statistique d’une base de données
Nommer des cellules ; consolider et filtrer les données ; obtenir les résultats statistiques à l’écran ; modification des calculs de synthèse ; mettre à jour les modifications de la base Les formulaires
Préparation du formulaire ; utiliser les fonctions intégrées ; concaténer des cellules ; utilisation des commentaires ; ges-tion des liens hypertextes Les grands plus d’Excel
Copier/coller avec liaison un tableau Excel dans Word ; convertir un tableau en fichier texte ; suivre les modifica-tions ; créer des barres d’outils personnalisées (v. 2003)
DURÉE : 1 JOURNÉE
INFOS PRATIQUESFormation individuelle (dans votre collectivité) ou formation groupée (au siège de l’Adico, à Beauvais ou dans un autre lieu à déterminer).Responsable du stage : Renaud DevillersContact : 03 44 08 40 40 - contact@adico60.comTélécharger le bon de commande sur www.adico60.com
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1.4 • OUTLOOK
OBJECTIFS • Optimiser l’utilisation de la messagerie électronique• Gérer ses contacts et ses rendez-vous
PERSONNES CONCERNÉESToute personne qui doit utiliser au quotidien un logiciel de messagerie électronique.
PRÉREQUISConnaître l’environnement Windows, savoir manipuler la souris et gérer des fenêtres.
PROGRAMME La messagerie
Créer et mettre en forme un message ; utiliser les champs ; joindre des fichiers ; insérer une signature ; répondre et transférer un message ; enregistrer un brouillon ; créer des dossiers ; créer des règles de message Les contacts
Créer et gérer les contacts ; créer des listes de distribution ; suivre les activités d’un contact Le calendrier
Créer des rendez-vous et des rappels ; créer une réunion et inviter les participants Tâches, notes et journal
Créer, affecter, transférer une tâche ; créer une note, la transformer en message ; mettre en route un journal et suivre les activités par jour (messages, Excel, etc.)
DURÉE : 1 JOURNÉE
1.5 • PUBLISHER
OBJECTIFS Créer des documents de type plaquette, affiche, dépliant, journal, livret, cartes de visite, faire-part.
PERSONNES CONCERNÉESToute personne souhaitant utiliser la PAO avec Publisher.
PRÉREQUISConnaître l’environnement Windows, savoir manipuler la souris et gérer des fenêtres.
PROGRAMME Présentation du logiciel
Se familiariser avec l’environnement et les options de Publisher La mise en page
Choisir un type de composition ; manipuler les repères de mise en page ; utiliser les modèles Les cadres de texte
Créer, manipuler et lier les cadres La mise en forme du texte
Créer un texte en colonnes ; utiliser les outils d’édition de texte ; créer des tableaux Les images et les dessins
Insérer et manipuler des images, les habiller ; utiliser les objets WordArt L’arrière-plan de la page
Se servir de l’arrière-plan ; insérer en-tête, pied de page et numérotation automatique
DURÉE : 1 JOURNÉE
FORMATIONS BUREAUTIQUES & INFORMATIQUES
18 G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 4
1.6 • ACCESS • ACCESS : UTILISATEUR
OBJECTIFS Découvrir les fonctionnalités de base du logiciel afin de saisir des informations, les retrouver rapidement et les imprimer.
PERSONNES CONCERNÉESToute personne qui doit utiliser une base de données Access existante, saisir des informations, éditer des états, trier et filtrer des données.
PRÉREQUISConnaître l’environnement Windows. L’utilisation régulière de bases de données dans Excel (tri, filtre, validation) est souhaitable.
PROGRAMME Découverte de l’environnement Access
Comprendre le vocabulaire (champs, tables, relations, enre-gistrements, requêtes, ...) ; manipuler une base de données ; connaître les différents objets (tables, états, ...) Tables et formulaires
Saisir les données dans une table ; connaître les valeurs par défaut ; découvrir les types de données et les règles de validité ; utiliser les contrôles de formulaires ; automatiser l’enregistrement des données ; comprendre l’importance des relations dans la saisie Les requêtes
Utiliser et créer des requêtes de sélection Tris
Les filtres et les calculs simples ; utiliser les mots clés (Et, Ou, Pas, Comme, Null...) ; paramétrer et utiliser les requêtes d’action et d’analyse croisée Les états
Editer des états de regroupement par totaux ; éditer des étiquettes de publipostage
DURÉE : 1/2 JOURNÉE
• ACCESS : ADMINISTRATEUR
OBJECTIFS Découvrir les fonctionnalités principales du logiciel afin de concevoir et faire évoluer une base de données relationnelle.
PERSONNES CONCERNÉESToute personne qui doit créer et gérer une base de don-nées Access, saisir des informations, créer des requêtes, formulaires et états.
PRÉREQUISConnaître l’environnement Windows. Une très bonne connais-sance des bases de données dans Excel est souhaitable.
PROGRAMME Découverte de l’environnement Access
Comprendre le vocabulaire (champs, tables, relations, enre-gistrements, requêtes, ...) ; manipuler une base de données ; connaître les différents objets (tables, états, ...) ; comprendre l’intérêt d’une base de données relationnelle Les tables
Créer des tables ; connaître les notions de clé primaire et
d’index ; gérer les valeurs par défaut et les types de données ; créer des règles de validité ; saisir les données dans une table ; automatiser l’enregistrement des données ; com-prendre l’importance des relations dans la saisie ; appré-hender les relations, l’intégrité référentielle ; lier/importer des données d’Excel Les formulaires
Créer des formulaires simples ; modifier et ajouter des contrôles ; insérer un champ calculé ; insérer un logo, un objet dépendant ; créer un formulaire/sous-formulaire Les requêtes
Créer des requêtes de sélection Tris
Filtres et calculs simples ; utiliser les mots clés (Et, Ou, Pas, Comme, Null, ...) ; créer des requêtes Action et des requêtes d’analyse croisée ; paramétrer les requêtes ; modifier la jointure Les états
Créer des états de regroupement par totaux ; créer des éti-quettes de publipostage
DURÉE : 2 JOURS
INFOS PRATIQUESFormation individuelle (dans votre collectivité) ou formation groupée (au siège de l’Adico, à Beauvais ou dans un autre lieu à déterminer).Responsable du stage : Renaud DevillersContact : 03 44 08 40 40 - contact@adico60.comTélécharger le bon de commande sur www.adico60.com
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1.7 • POWERPOINT
OBJECTIFS Maîtriser les fonctionnalités principales du logiciel afin de concevoir rapidement des diaporamas qui soutiendront efficacement toutes présentations orales.
PERSONNES CONCERNÉESToute personne qui souhaite découvrir PowerPoint et créer des présentations.
PRÉREQUISConnaître l’environnement Windows.
PROGRAMME Se familiariser avec l’environnement Powerpoint et gérer ses documents
Créer une nouvelle présentation ; insérer, supprimer ou dupliquer une diapositive ; utiliser le mode trieuse de dia-positives Concevoir des diapositives
Insérer et mettre en forme une zone de texte ; améliorer la pertinence de sa présentation à l’aide de tableaux, schémas et graphiques ; illustrer une diapositive : insérer une image, un dessin, un objet WordArt, un son, une vidéo Mettre en forme ses diapositives
Utiliser les modèles de conception prédéfinis et les mises en page automatiques ; définir un arrière-plan ; utiliser les masques pour une mise en forme rapide de ses diapositives Projeter un diaporama
Personnaliser les animations des objets ; gérer l’ordre de déroulement des diapositives ainsi que les transitions et le minutage Définir l’impression d’un diaporama
Insérer en-têtes et pieds de page ; choisir son support papier en fonction de l’utilisation attendue : transparents, diaposi-tives, documents, pages de commentaires, mode plan
DURÉE : 1 JOURNÉE
1.8 • INTERNET
OBJECTIFS Faire des recherches sur Internet, naviguer sur les différents sites et leurs pages.
PERSONNES CONCERNÉESToute personne qui doit chercher des informations sur Internet.
PRÉREQUISConnaître l’environnement Windows, savoir manipuler la souris et gérer des fenêtres.
PROGRAMME Rappels sur Internet
Connaître l’histoire de l’Internet et son vocabulaire ; se connecter et surfer en sécurité ; utiliser Internet : sites Web, mail/Webmail, forums, chat, téléchargement Le navigateur
Connaître les différents navigateurs existants : la page de démarrage, les onglets, les favoris ; utiliser les moteurs de recherche ; enregistrer/imprimer une page, une image ; télécharger ; appréhender les plug-ins et les flux RSS
DURÉE : 1/2 JOURNÉE
INFOS PRATIQUESFormation individuelle (dans votre collectivité) ou formation groupée (au siège de l’Adico, à Beauvais ou dans un autre lieu à déterminer).Responsable du stage : Renaud DevillersContact : 03 44 08 40 40 - contact@adico60.comTélécharger le bon de commande sur www.adico60.com
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Dématérialisation : nom féminin destiné à vous simplifier la vie contrairement à ce que son nombre de syllabes indique.L’e-administration est une notion complexe à comprendre et à mettre en place. Nous nous sommes engagés depuis longtemps à aider les collectivités dans les nouveaux enjeux liés à leur métier. C’est pour cela que nous sommes en mesure de les aider à anticiper ou à s’adapter aux changements qui sont en train de se produire, notamment lors des échanges liés au contrôle de légalité des actes.
Vous guider dans l’e-administration et la dématérialisation
Renaud DEVILLERS
Pascale DIGUET
Séverine PREVOST
Cyril LE BLEVEC
Irène GODEFROY
Lina HEREL
Martine DIEU
Gaëlle TRAULET
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FLUX PES1 : mandats titres bordereaux pièces justificatives...
FLUX ACTES BUDGÉTAIRES :
BP BS DM CA...
FLUX ACTES RÉGLEMENTAIRES :
délibérations arrêtés marchés publics...
Serveur de la DGFIP2 Serveur du MIOCT3
PORTAIL HÉLIOS
1 -
VO
S B
ESO
INS
2 -
NO
S SO
LUTI
ON
S3
- N
OS
PA
RTE
NA
IRE
S
22
EXEMPLE DE PROCESSUS DE DÉMATÉRIALISATIONDANS LES COLLECTIVITÉS LOCALES
COLLECTIVITÉTRANSFERT DES FLUX
L’A
dico
met
à v
otre
dis
posi
tion
les
solu
tion
s in
form
atiq
ues
dont
vou
s av
ez b
esoi
n
TRÉSOR PUBLIC PRÉFECTURE
1PES : Protocole d'échanges standart2DGFIP : Direction générale des finances publiques3MIOCT : Ministère de l’intérieur, de l'Outre-Mer et des collectivités territoriales
Paste-LL : plateforme départementale d’échange de flux dématérialisés
23
FLUX CENTRE DE GESTION :
arrêtés conventions…
Serveur du Centre de gestion
23
LOGICIELS UTILISÉS : gestion financière, gestion du personnel,
traitement de texte, Totem*, Xémélios**
Flux dématérialisés
E-parapheur
Tiers de télétransmission (ex : S2low)
CENTRE DE GESTION
*Totem est un logiciel libre permettant de générer, en aval du logiciel Comptabilité, le flux Actes Budgétaires**Xémélios est un logiciel libre permettant de lire les fichiers Xml générés et de signer les flux à transmettre
ACTES (Aide au contrôle de légalité dématérialisé) est un projet de « dématérialisation » des échanges liés au contrôle de légalité des actes des collectivités territoriales et des EPL (Etablissements publics locaux). Ce projet se base sur l’article 72 de la Constitution qui confie aux représentants de l’État le contrôle de légalité. Le contrôle de légalité met en relation l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements, régions) et les EPL soumis au contrôle de léga-lité, avec les préfectures et les sous-préfectures.
ACTES : QUELLE UTILITÉ POUR LES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES ET LES EPL ?
ACTES réglementaires leur permet : de télétransmettre aux préfectures les actes soumis au
contrôle de légalité ; de recevoir en temps réel l’accusé de réception qui per-
met l’entrée en vigueur immédiate de l’acte ; de poursuivre les échanges relatifs au conseil et au
contrôle juridique avec les représentants de l’Etat ; de promouvoir la chaîne de dématérialisation de l’e-
administration territoriale et donc contribuer à la pro-tection de l’environnement.
ACTES budgétaires est un outil d’aide au contrôle budgé-taire des préfectures. Il permet : un gain de temps - les annexes peuvent être importées ou saisies- les calculs de totalisation sont automatiques- des contrôles automatiques détectent les erreurs d’impu-
tation
un gain logistique- moins de papier à imprimer, photocopier, relier, distri-
buer, transporter, …
une conformité règlementaire facilitée et améliorée - les modifications des maquettes par la DGCL, diffusées
par Internet, sont disponibles et appliquées immédia-tement
- des contrôles automatiques détectent les imputations non conformes
NOTRE MISSION AUPRES DES COLLECTIVITES
Nous avons négocié un partenariat avec l’Adullact (Association des développeurs et des utilisateurs de logiciels libres pour l'administration et les collectivités territoriales) afin de mettre à disposition de nos adhérents une solution permettant de mettre en œuvre Actes réglementaires et Actes budgétaires. Ainsi, en fonction des besoins de chacun, nous mettons à disposition S"LOW* et PASTE-LL**, des solutions libres et sécurisées.
Ces solutions permettent aux collectivités de répondre aux exigences fixées par l’état pour un investissement financier limité car elles sont mises à disposition des adhérents et finan-cées par le montant des adhésions annuelles.
COMMENT ADHERER A CE DISPOSITIF ?
Le conseil municipal doit délibérer pour donner son accord pour la télétransmission et la dématérialisation des Actes et des documents budgétaires. Vous devez ensuite signer une convention avec le représentant de l’Etat (à obtenir auprès de votre sous-préfecture). Puis prenez contact avec notre association afin que l’on vous guide dans le déploiement des solutions.
*Service sécurisé libre inter-opérable pour la vérification et la validation.**PASTE-LL est une solution libre et sécurisée, développée pour permettre la dématérialisation des documents échangés régulière-ment entre les collectivités et l’ensemble de ses partenaires et qui permet la mise en place d’un projet global de dématérialisation (multi-flux), partagé (multi-acteurs), organisant la transmission d’informations au format électronique entre la collectivité, ses partenaires, ses administrés, à l’échelle de notre département.
ACTES BUDGÉTAIRES VU PAR… LA DDFIP
La dématérialisation des documents budgétaires par la DGCL est en cours de déploiement.En ce qui concerne les outils de la DGFIP, dans Hélios, la fonction-nalité de prise en charge d'un flux PES pour les documents budgé-taires est disponible depuis 2012 et une convention (ou avenant à la convention) est nécessaire pour démarrer cette procédure.Pour tout renseignement, vous pouvez contacter votre trésorier.
Inclus dans
votre adhésion
Grâce à la télémaintenance, nous vous proposons la mise en œuvre et le paramé-trage de la solution, ainsi qu’une formation à l’utilisation.
Vous souhaitez que cette prestation ait lieu dans votre collectivité ? Nous pouvons également nous déplacer.
Le + de
l'Adico
DÉMATÉRIALISATION : ACTES RÉGLEMENTAIRESET/OU BUDGÉTAIRES
G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 424
TARIFICATIONTarifs à consulter ou à télécharger sur www.adico60.com
L'ensemble des Trésoreries utilise l'application Hélios pour leur gestion interne. Aujourd’hui, entre vos logiciels métiers (compta-bilité, paie, facturation...) et le Trésor Public, vous
échangez des données qui s'appuient sur des protocoles infor-matiques appelés Indigo, Hopayra, Rolmre, etc...Ces données sont transmises au Trésor Public via le portail Hélios (dépôt de fichiers et consultation des données après authentification).Afin de vous faire bénéficier des fonctionnalités offertes par Hélios et d'uniformiser l'ensemble des flux d'échanges, les protocoles existants sont remplacés progressivement par le Protocole d'échange standard ou PES (mise en œuvre au plus tard le 1er janvier 2015 dans l’ensemble des collecti-vités locales).Ce nouveau protocole (nouveau par les fonctionnalités propo-sées et par le langage de développement utilisé) permet, entre autres, la mise en œuvre de la dématérialisation des échanges (des recettes, des dépenses et des pièces justificatives).
NOTRE MISSION : VOUS AIDER A ANTICIPER LA MISE EN ŒUVRE DU PES
En 2015, toutes les collectivités devront utiliser le PES en remplacement des flux déjà existants. Ce nouveau protocole est à la fois plus complet et plus restrictif. Plus complet, car il intègre des informations supplémentaires, et plus restrictif, car seuls des flux correctement saisis et typés seront acceptés (les autres seront rejetés automatiquement).
Or, il s’avère que 80 % des erreurs rencontrées (par votre trésorier) lors des tests de flux PES viennent de la base Tiers (mauvaises codifications) et d’erreurs sur le typage des écritures qui génèrent des retards dans la prise en charge de vos écritures.
La mise en œuvre du PES sera donc grandement facilitée si vous appréhendez mieux les attentes de votre trésorerie et si vous avez pris le temps de reprendre l’ensemble de votre base tiers et typé correctement vos écritures comptables.
L’Adico intervient, en partenariat avec la Direction départementale des finances publiques, à votre demande, afin de vous proposer des formations qui vous permettront d’aborder la mise en place d’Hélios de la manière la plus efficace pour votre collectivité.
CONCRETEMENT, QUELLE AIDE POUVONS-NOUS VOUS APPORTER ?
EN AMONT DU PASSAGE AU PES
Formation :- portail Hélios : naviguer sur le portail gestion publique
et consulter les données,
- typage des écritures : apprendre à typer l’ensemble des écritures comptables,
- modification de votre base des Tiers : être en conformité avec les exigences actuelles.
LORS DU PASSAGE AU PES
Participation à la réunion de cadrage avec la DDFIP.
Accompagnement de la Collectivité dans la phase de test des flux PES.
LORS DE LA MISE EN PRODUCTION DU PES
Aide au choix de la méthode à utiliser pour la trans-mission des flux PES :
- transmission manuelle via la signature des flux dans Xémélios* à partir d’une signature électronique et l’uti-lisation du Portail Hélios,
- transmission automatique via l’utilisation d’un parapheur électronique (et d’une signature électronique) et l’uti-lisation d’un Tiers de télétransmission (flux Hélios du protocole Actes) ou via l’utilisation de Paste-LL**.
Mise en œuvre des solutions et formation des uti-lisations.
*Xémélios : développé à base de logiciels libres, c'est un outil conçu par la DGFiP et mis gratuitement à la disposition des collectivités locales qui le souhaitent. Il a pour objectif de favoriser la déma-térialisation en permettant à la fois l’analyse et l’exploitation des fichiers Xml selon les schémas annexés ou référencés par la conven-tion cadre nationale de dématérialisation du 18 janvier 2010.**PASTE-LL : solution libre et sécurisée, développée pour per-mettre la dématérialisation des documents échangés régulière-ment entre les collectivités et l’ensemble de leurs partenaires et qui permet la mise en place d’un projet global de dématérialisation (multi-flux), partagé (multi-acteurs), organisant la transmission d’informations au format électronique entre la collectivité, ses partenaires, ses administrés, à l’échelle de notre département.
G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 426
INFOS PRATIQUESFormation groupée (au siège de l’Adico, à Beauvais) ou for-mation individuelle dans votre collectivité.Logiciels utilisés : logiciels JVS-MAIRISTEM : Horizon - Hori-zon On Line ; logiciels Berger-Levrault : gamme W-Magnus, E-Magnus et E-Magnus intégré ; logiciel CosoluceResponsable du stage : Renaud DevillersContact : 03 44 08 40 40 - contact@adico60.com
TARIFICATIONTarifs à consulter ou à télécharger sur www.adico60.com
DÉMATÉRIALISATIONDES ÉCHANGES COMPTABLES
Le code des marchés publics, et plus particuliè-rement les spécificités liées à leur dématérialisation, sont en constante évolution depuis plusieurs années. L’apparition du profil acheteur et les obligations liées vous imposent d’avoir à disposition une plateforme de dématérialisation des marchés publics (cf tableau ci-contre).
L’Adico simplifie cette démarche en mettant à votre disposi-tion une plateforme dédiée et spécialisée : www.marches-securises.fr, de notre partenaire Interbat, et vous propose de l’utiliser de façon gratuite et illimitée.
Grâce à cette plateforme, vous pouvez :- publier vos AAPC, DCE et Avis d’attribution ;- diffuser la liste des marchés de l’année précédente ; - autoriser la transmission des réponses par voie élec-
tronique ;- archiver vos informations et documents pour une durée
de 10 ans.
Votre annonce sera accessible à 160 000 entreprises (ins-crites aux alertes « Marchés publics » sur la plateforme www.marches-securises.fr).
UNE DIFFUSION ENCORE PLUS LARGE
Il existe désormais un lien direct entre votre plateforme et le journal d'annonces légales Le Parisien. Cela signifie que les collectivités qui veulent publier un AAPC sur Le Parisien peuvent le faire directement via la plateforme www.marches-securises.fr et n’ont donc plus besoin de faire un mail séparé pour envoyer leur annonce. Cette fonction est intégrée gra-tuitement dans la plateforme.
Si vous publiez votre annonce sur le journal Le Parisien, vous bénéficierez automatiquement :
- d’une exposition de vos annonces auprès de 1 611 000 lecteurs quotidiens ;
- vos annonces seront reprises sur le site leparisien.fr et francemarches.com : vous gagnez ainsi en visibilité avec plus de 26 millions de visites par mois.
DÉMATÉRIALISATION : MARCHÉS PUBLICS
G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 428
Vous souhaitez vous former à la dématérialisation des marchés publics ? Nous vous proposons ! journée de formation (rendez-vous page 13) ;
Vous souhaitez nous sous-traiter la mise en ligne de votre marché public ? Nous vous proposons une factu-ration au forfait (rendez vous page 33).
Le + de
l'Adico
OBLIGATIONS LÉGALES DES MARCHÉS PUBLICSPROFIL ACHETEUR
Publication des offres sur le Profil acheteur
Réception des offres sur le Profil acheteur
Marchés < 90 000 # Pas d’obligation Pas d’obligation
Mar
chés
> 9
0 00
0 #
Fournitures et services autres que informatiques
Obligation Autorisé
Fournitures, maté-riels et services informatiques
Obligation Obligation
Travaux Obligation Autorisé
Marchés fournitures et services > 200 000 #
Obligation Obligation
Travaux > 5 000 000 # Obligation Obligation
TIERS DE TÉLÉTRANSMISSION
Le "courrier électronique sécurisé" est l'équivalent électro-nique de la lettre avec accusé de réception : il est acheminé par un tiers selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.
Ainsi, en utilisant un tiers de télétransmission, vous avez la garantie que le destinataire a bien reçu le courrier et qu'il a bien ouvert le mail. Il certifie également la date et l'heure de l'envoi et conserve les mails envoyés, les fichiers joints et les fichiers d'horodatage. Les fichiers de preuve peuvent lui être réclamés en cas de besoin.
DANS QUELS CAS L'UTILISER ?
La collectivité peut utiliser ce module pour transmettre les convocations et les comptes rendus de réunions à son conseil municipal ou communautaire ou encore transférer des docu-ments à d'autres administrations comme la trésorerie (fichier Xml de la dématérialisation de la paie) ou encore à ses admi-nistrés.
Le mail sécurisé peut être également utile pour les marchés publics. Il permet de s'assurer que tous les destinataires ont bien reçu et téléchargé les informations et les pièces. Il per-met aussi d'envoyer des fichiers de taille importante en pièce jointe jusqu’à 100 Mo.
DÉMATÉRIALISATION : MAILS SÉCURISÉS
29
Nous vous proposons de vous former à l’utilisation de l’option « mail sécurisé » par télémaintenance (compter 1h ou 2h maximum).
Le + de
l'Adico
NOTRE MISSION : VOUS PROPOSER UNE SOLUTION SIMPLE ET PEU COÛTEUSE
Le partenariat négocié avec l’Adullact (Association des déve-loppeurs et des utilisateurs de logiciels libres pour l'adminis-tration et les collectivités territoriales) garantit un prix bas à tous nos adhérents.
Elle met à leur disposition la plateforme S"LOW/Paste-LL qui inclut la fonction mail sécurisé de façon gratuite.
COMMENT ACTIVER LA FONCTION MAIL SÉCURISÉ ?
Si vous utilisez déjà la plate-forme S2LOW/Paste-LL (protocole ACTES, dématérialisation des actes soumis aux contrôles de légalité), il suffit que nous activions l’option ‘’mail sécurisé’’ pour votre collectivité et que vous soyez formés par télémain-tenance (voir le + de l’Adico ci-dessous).
Si vous n'utilisez pas la plate-forme S2low/Paste-LL, merci de nous contacter au 03 44 08 40 40 ou par mail à contact@adico60.com.
TARIFICATIONTarifs à consulter ou à télécharger sur www.adico60.com
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Tâches administratives (nom féminin, malheureusement toujours pluriel) : grand moment de solitude devant son écran Parce que sommes en contact permanent avec les collectivités, nous savons qu’il est parfois difficile de concilier toutes vos responsabilités municipales et les obligations administratives liées à votre charge. Nous avons donc mis en place une gamme de solutions afin de vous rendre plus légère la gestion de certaines tâches qui peuvent être externalisées.
Vous assister dans vos tâchesadministratives
Renaud DEVILLERS
Pascale DIGUET
Séverine PREVOST
Cyril LE BLEVEC
Irène GODEFROY
Lina HEREL
Martine DIEU
Gaëlle TRAULET
VÉRIFICATION DE VOS PAIES
Selon différentes études, 40 % des bulletins de paie contiennent des erreurs (paie publique et privée). Ces erreurs s’expliquent par des changements réguliers dans les taux et les formules de calculs des rubriques de paie et par le fait que le droit social évolue de façon permanente.L’Adico vous propose d’étudier vos bulletins de paie afin de vous permettre d’être en conformité avec la législation. Notre prestation se déroule de manière simple et sécurisée, en trois étapes :
Première étape : audit de vos bulletins- En accord avec vous, nous récupérons par télémainte-
nance votre sauvegarde de paie et nous effectuons un audit de votre fichier et de l’ensemble de vos bulletins.
Deuxième étape : compte-rendu de notre audit- A l'issue de cet audit nous vous envoyons un rapport
indiquant les corrections à apporter et l’estimation du temps nécessaire pour effectuer les modifications régle-mentaires.
Troisième étape : les corrections- Nous attendons votre validation du travail à effectuer et
nous vous proposons d'effectuer les corrections selon une tarification préétablie.
RÉALISATION DE LA DÉCLARATION ANNUELLE DES PAIES ET DES COTISATIONS SOCIALES
La DADS (Déclaration annuelle de données sociales) est une formalité administrative obligatoire que doit accomplir toute collectivité employant des salariés.
Les employeurs sont tenus de communiquer la masse des traitements qu’ils ont versés au cours de l’année, les effectifs employés et une liste nominative de leurs salariés en indiquant pour chacun leur statut et leur rémunération.
Cette déclaration permet :- aux organismes sociaux de vérifier le montant des masses
salariales et de déterminer les droits des salariés (retraite, assurance maladie…) ;
- aux salariés de recevoir leur déclaration de revenus pré-remplie ;
- à votre entreprise de déclarer les salaires et les honoraires versés ;
- d’établir les listes électorales pour l’élection des conseils des prud’hommes ;
- d’éviter la multiplication des enquêtes statistiques.
L’Adico a donc choisi de vous accompagner et vous propose soit de réaliser entièrement votre déclaration dans ses locaux, soit de vous guider lorsque vous effectuez vous-même votre déclaration.
L’ADICO RÉALISE VOTRE DADS-U NORME 4DS DANS SES LOCAUX
Pour pallier à des rejets et permettre à votre collectivité de s’affranchir d’une tâche lourde et fastidieuse, nous vous proposons de réaliser nous-mêmes l’ensemble des opérations de constitution de fichier, de contrôle de forme, d’ajustement et de transmission.
Directement assuré par un technicien spécialisé, ce service comprend :
- la récupération de vos données (sauvegarde sur clé USB uniquement) ;
- les échanges avec vos services pour toutes informations nécessaires ;
- le paramétrage et la génération du fichier DADS-U ;- le contrôle de conformité de votre fichier DADS-U ;- l’envoi du fichier au centre de traitement après votre
validation ;- la gestion des éventuels retours jusqu’à conformité défi-
nitive.
Nous proposons également de vous aider pour les déclarations CNRACL et URSSAF.
Ce service comprend :- la récupération de vos données (sauvegarde sur clé USB
uniquement) ;- les échanges avec vos services pour toutes les informa-
tions nécessaires ;- la saisie (en votre nom) des éléments sur les sites Internet
concernés.
L’ADICO VOUS ACCOMPAGNE POUR LA RÉALISATION DE VOTRE DADS-U
Nous vous proposons un accompagnement DADS-U sous forme d’atelier. Ainsi vous n’êtes pas seul face aux éventuelles anomalies que vous pourriez rencontrer et vous maîtrisez la déclaration pour les années suivantes.
Déroulement de l’atelier
Vous venez à l’Adico avec votre sauvegarde sur clé USB. Un poste informatique est mis à votre disposition afin que vous puissiez faire votre déclaration. En cas de problème ou doute, un technicien spécialisé est présent et disponible pour vous guider et vous accompagner dans cette démarche.
La facturation de ce service est établie par établissement (n° siret) et calculée selon le nombre de bulletins.
QUELQUES EXEMPLESDE CE QUE NOUS POUVONS VOUS APPORTER
G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 432
TARIFICATIONNous nous tenons à votre disposition pour répondre à votre demande, nos prix étant étudiés au plus près selon vos besoins.
Nous vous présentons ci-dessous quelques exemples des services que l’Adico met à votre disposition. Cependant, nous ne pouvons détailler toutes les tâches que vous pouvez nous sous-traiter, alors confiez-nous vos besoins et nous y réfléchirons ensemble afin de vous apporter une réponse et un service adapté.
MISE EN LIGNE DE VOTRE MARCHE PUBLIC
La dématérialisation des marchés publics vous donne la possibilité de conclure des marchés par voie électronique. Il est cependant parfois long et difficile de s’y retrouver dans l'ensemble des démarches et obligations qui sont liées à la mise en ligne de ces marchés. L’Adico vous propose de prendre en charge leur publication et leur mise en ligne.
Cette prestation inclut les services suivants : - vérification de votre marché public pour ce qui concerne
les mentions afférentes à la dématérialisation, - corrections éventuelles, - structuration des enveloppes de réponse électronique, - mise en ligne du marché, - mise en ligne des éventuelles modifications (ne sont mis
en ligne que les documents fournis par votre collectivité).
ModalitésCette prestation est réalisable sous réserve que la collectivité ait été formée sur la plateforme pour la tenue des registres (retraits et dépôts). Elle est réalisée par l’Adico sur transmission préalable des documents électroniques réunis dans un seul fichier dénommé DCE.zip.
33
TARIFICATIONNous nous tenons à votre disposition pour répondre à votre demande, nos prix étant étudiés au plus près selon vos besoins.
Nous mettons à votre disposition la plate-forme www.marches-securises.fr de façon gra-tuite et illimitée.
Pour en savoir plus, rendez-vous page 28.
Le + de
l'Adico
INFOS PRATIQUESContact : Renaud Devillers - contact@adico60.comTel : 03 44 08 40 40 - Fax : 03 44 08 40 49
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Informatique : adjectif masculin lorsqu’il s’agit d’un problème, adjectif féminin lorsqu’il s’agit d’une solution… Il est difficile d’avoir une vision globale de tout ce qui est lié à l’informatique (matériel, réseaux, connexions, logiciels…). A l’Adico, de par notre histoire, nous mutualisons toutes les compétences qui permettent de gérer un parc informatique, de l’achat de l’ordinateur adapté à vos besoins à l’architecture de votre réseau. Nous sommes toujours au bout du fil (de votre ordinateur ou de votre téléphone !) dès que vous avez une question ou un problème à résoudre.
Vous apporter des réponses informatiques adaptées
Sandra FERREIRA
Jérémy VOUHÉ
Yann BERTON
Stéphane TANNÉ
NOS SERVICES
G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 436
LE CONSEIL ET L’ACCOMPAGNEMENT
A votre demande, nous effectuons un diagnostic de votre parc informatique : matériel, logiciel, réseau, sécurité... Cet audit nous permet de vous connaître parfaitement et ainsi de vous proposer les solutions les plus adaptées à vos besoins. Un rapport complet vous sera adressé, comprenant un schéma du parc informatique de votre collectivité avec nos conseils et une offre de maintenance personnalisée.
L’INSTALLATION DE VOTRE MATERIEL INFORMATIQUE
Après réception de votre commande par nos services, une date est planifiée. Le jour J, un technicien de l’Adico prend en charge l’installation du ou des postes de travail (serveur, connectique, imprimante…) ; il transfère l’ensemble de vos données et réinstalle vos logiciels métiers. Après son départ, vous pourrez ainsi utiliser immédiatement votre nouveau matériel ainsi que vos logiciels métiers.
LA MAINTENANCE
L’assistance et la maintenance de votre parc informatique sont deux actions indispensables au bon fonctionnement de votre collectivité. La maintenance peut être préventive et/ou curative.
La maintenance préventive est une action qui assure une utilisation opérationnelle et performante de vos postes, ser-veurs et réseaux et qui procure également sérénité et confort de travail aux utilisateurs. Lors de cette intervention, nous procédons à une vérification complète des environnements postes et serveur. Toute anomalie est détectée puis corrigée. Les interventions sont planifiées à l’avance, leur nombre est fonction de la taille de votre réseau et de votre besoin.
La maintenance curative est déclenchée à votre demande lors d’une panne nécessitant une intervention sur site. Lors de l’intervention, nous procèderons au dépannage et nous nous assurerons de la bonne remise en marche du matériel. Nous intervenons chaque fois que cela est nécessaire, sans limitation de quantité.
L’ASSISTANCE
Notre support assistance est à votre disposition et peut être contacté par téléphone, mail et fax. Il est à votre écoute et répond à toutes vos demandes d’assistance. A distance, nous identifions votre problématique et la résolvons très rapide-ment en apportant une solution à la difficulté rencontrée. Cela peut se faire par télémaintenance, en prenant le contrôle à distance de l’ordinateur. Il n’y a ainsi aucune perte de temps.
Cependant, si le problème rencontré ne peut être résolu par téléphone, nous planifions ensemble une intervention sur site.
TARIFICATIONNos prestations sont présentées sous forme de contrat annuel, vous bénéficiez ainsi d’un service personnalisé tout en maitrisant vos coûts. Nous nous tenons à votre disposition pour répondre à votre demande, nos prix étant étudiés au plus près selon vos besoins.
Nous vous proposons d’être votre interlocuteur unique pour toutes vos problématiques informatiques. Nous vous conseil-lons sur le renouvellement ou l’amélioration de votre parc informatique. Nous vous guidons également dans le choix de votre fournisseur d’accès Internet et la mise en place de votre messagerie.Pourquoi nous faire confiance ? Parce que travaillant avec les collectivités locales depuis plus de 20 ans, nous avons une
parfaite connaissance de vos outils de travail et de vos problématiques. Parce que grâce aux partenariats que nous avons noués avec des éditeurs logiciels spécialisés (voir pages 8), nous avons la maîtrise de vos logiciels et de vos prérequis. Et enfin parce que nous sommes proches de vous ce qui rend nos déplacements rapides et efficaces !
Notre prestation ne se limite pas aux postes utilisés en mairie ou pour le syndicat, le contrat de maintenance peut couvrir également les postes informatiques des écoles, bibliothèques ou police municipale, par exemple.
Le + de
l'Adico
INFOS PRATIQUESContact : Sandra Ferreira - technique@adico60.comTel : 03 44 08 40 40 - Fax : 03 44 08 40 49
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ADICLOUD : SAUVEGARDE DÉPORTÉE ET DONNÉES PARTAGÉES
QUE M’APPORTE ADICLOUD ?
AdiCloud est une plateforme de sauvegarde et de partage qui vous laisse l’accès à vos données à tout moment et à partir de n’importe quel endroit. Une simple connexion Internet suffit.
La sauvegarde peut concerner les données de votre serveur, de vos logiciels métiers ou tout autre document. La synchronisation avec un disque externalisé vous apporte ainsi confort et sécurité (via le versionning).Les sauvegardes classiques s’appuient généralement sur des supports amovibles tels que des lecteurs : clé USB, disque dur externe ou des recopies sur un lecteur réseau. C’est une bonne solution mais elle est insuffisante. C’est pourquoi l’Adico vous propose en complément de cette sauvegarde locale, une solution automatique de sauvegarde sécurisée à distance. Elle vous permet d’assurer la pérennité de vos données et de garantir la poursuite de votre activité en cas de perte de données informatiques : virus, erreur de manipulation, crash du disque dur, vol, sinistre…
De plus, grâce à AdiCloud, vous pouvez partager vos documents. En effet, vous seul avez accès à vos données, mais vous pouvez choisir d’attribuer des droits et donc de permettre à des utilisateurs de votre collectivité ou de l’extérieur d’avoir accès à un ou plusieurs fichiers et/ou à un ou plusieurs répertoires.
MISE EN ŒUVRE
L’Adico met à disposition de ses adhérents des serveurs déportés entièrement dédiés à AdiCloud et paramétrés avec l’espace de stockage demandé par la commune (10Go, 50Go, 100Go). Nous assurons bien entendu la mise à jour du système et l’assistance utilisation grâce à notre support téléphonique.Après réception de votre commande, nous nous déplaçons chez vous pour installer l’utilitaire. C’est vous qui décidez, avec notre technicien, des répertoires à copier, de l’heure de copie et de la périodicité de ces copies (tous les jours à telle heure ou tous les x jours…) et des répertoires à partager. Les données sont alors compressées et transmises à des serveurs adaptés, localisés dans des centres de stockage protégés, répondant aux contraintes de sécurité et d’accessibilité permanentes (voir schéma). Un mail de confirmation nous sera automatiquement envoyé après chaque sauvegarde nous informant ainsi de la bonne exécution de la prestation. Il n’y a plus de risque d’oubli : une fois la sauvegarde mise en place, elle se déroule automatiquement à la fréquence choisie.
TARIFICATIONPour que nos prix ne soient pas un frein à votre décision, nous avons opté pour une tarification volontairement basse et très infé-rieure aux prix actuellement proposés sur le marché informatique.Tarifs à consulter ou à télécharger sur www.adico60.com
TARIFICATIONNous nous tenons à votre disposition pour répondre à votre demande, nos prix étant étudiés au plus près selon vos besoins.
INFOS PRATIQUESContact : Sandra Ferreira - technique@adico60.comTel : 03 44 08 40 40 - Fax : 03 44 08 40 49
SCHÉMA DE SAUVEGARDE DÉPORTÉEET DE RESTAURATION DES DONNÉES
DONNÉES CONCERNÉES
Pour les données à sauvegarder : de préférence les données des logiciels de gestion financière, du personnel, des élections et certains répertoires bureautiques. A partir d’une étude plus précise, une proposition vous sera faite par notre technicien.
Pour les données à partager, c’est à vous d’en définir l’utili-sation : compte-rendu d’une réunion, document de travail, préparation d’une réunion…
LE MATÉRIEL
CATALOGUE DE NOTRE OFFRE
• MATERIEL
Serveur : serveur dédié (rackable ou non rackable), serveur de données, serveur de fichiers.Stockage des données : Nas…Unité centrale : matériel assemblé à l’Adico ou de marque afin de répondre au mieux aux besoins spécifiques des collectivités.PC portables : configuration proposée en fonction des besoins.Ecrans : LED et LCD ; différents formats.
• LOGICIELS ET SYSTÈME D’EXPLOITATION
Logiciel sécurité : antivirus (serveur ou monoposte) ; filtrage Web.Système exploitation : l’ensemble des environnements Microsoft.Suite bureautique : proposée en différentes versions (Pro-fessionnel, Home and business, Home and student) selon les besoins.
• PÉRIPHÉRIQUES ET CONSOMMABLES
Consommables : toners ; cartouches ; lingettes nettoyantes ; souffleur d’air…Accessoires informatiques : tapis de souris ; repose poignets ; repose pieds ; support pour unité centrale ; antivol…Périphériques : clavier ; souris ; imprimante (laser ou jet d’encre) multifonction ; scanner ; enceintes ; lecteur de cartes mémoires ; HUB ; clé USB ; disque dur externe.Connectique : cordon/rallonge USB ; câble réseau ; câble HDMI…Electricité : onduleurs ; parafoudres…Réseau : switch ; modem ; routeur ; armoire de brassage ; point accès wifi ; clé USB wifi…
• AUTRES
Vidéo projection : écran fixe ou transportable ; vidéo projec-teur ; pointeur laser ; support vidéo projecteur.
PARTENARIATS
Afin de vous garantir des prix compétitifs, des contacts fiables et proposant des prestations de qualité, nous avons conclu des partenariats avec des prestataires extérieurs d’électricité et de réseau pour toutes les prestations de câblage et baie de brassage.
L’Adico vous propose toute une gamme de matériel qui vous facilite l'informatique et le travail quotidien. Equipez-vous en bénéficiant du meilleur service mais aussi du contact humain, de la proximité et des conseils de l’Adico ! Pour que l'informatique ne soit plus une contrainte, n’hésitez pas à nous contacter : nous vous proposons de faire une évaluation de vos besoins afin de vous proposer le matériel adapté. Nous vous faisons également profiter, ponctuellement, d’offres promotionnelles sur du matériel de grande qualité.
ECOLE NUMÉRIQUE RURALE
Nous avons établi un partenariat avec l’Inspection académique de l’Oise pour, d’une part, proposer des contrats de maintenance sur le parc informatique dans le cadre du projet Ecole Numérique Rurale (ENR) et, d’autre part, pour mettre en place de nou-velles classes ENR.
Le + de
l'Adico
INFOS PRATIQUESContact : Sandra Ferreira - technique@adico60.com Tél : 03 44 08 40 40 - Fax : 03 44 08 40 49
• MAINTENANCE DES CONFIGURATIONS EXISTANTES
Toujours dans le cadre de notre mission d’accompagnement et d’assistance auprès des collectivités, nous proposons aux collectivités dont l’école est équipée d’un parc informatique ENR une prestation de maintenance.
Cette prestation de maintenance se présente de la manière suivante : - première étape : audit auprès de la collectivité ;- deuxième étape : envoi d’un rapport avec proposition
de maintenance.
Notre solution de maintenance inclut en amont une remise à niveau du matériel et du réseau du parc ENR. Cette remise à niveau consiste en une réinstallation complète du système des serveurs.
En effet, il nous parait plus judicieux et adéquat de partir sur une installation « propre », testée en nos locaux, et pour laquelle nos techniciens auront la connaissance et la maîtrise afin de pouvoir en assurer la maintenance.
• MISE EN ŒUVRE DE NOUVELLES CONFIGURATIONS
En adéquation avec les besoins exprimés et le cahier des charges établi par l’Education nationale, nous pouvons vous proposer des devis adaptés intégrant les particularités des ENR (PC portables élèves, PC enseignants, serveur de données, tableau blanc interactif…).
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Web : nom très singulier qui désigne cette toile mondiale sur laquelle chacun peut peindre librement (oui, bon… on n’est pas tous des Van gogh).La création d'un site Internet est une étape importante dans la communication d’une collectivité. Sa réussite repose avant tout sur l'écoute attentive des besoins et sur la mise en place d’une interface permettant une mise à jour aisée et rapide du site.Parce que vous avez déjà un métier, l’Adico prend en charge l'ensemble des aspects techniques et autres opérations inhérentes à la création de votre site.
Vous proposer des solutions Web efficaces
Sandra FERREIRA
Jérémy VOUHÉ
Yann BERTON
Stéphane TANNÉ
VOTRE SITE INTERNET
LE GABARIT
La solution que nous avons retenue permet la création quasi-automatisée de sites à partir de modèles prédéfinis qui répondent aux besoins les plus fréquemment exprimés par les collectivités et établissements publics. Nous proposons aujourd’hui 21 gabarits différents. Vous choisissez celui qui vous convient et nous procédons aux modifications néces-saires afin de refléter au mieux votre identité visuelle.
L’ARBORESCENCE
« L’arborescence d’un site Web est une représentation de la structure et de l’organisation de l’information et des contenus sur un site Web. Elle part de la page d’accueil et est généra-lement structurée en rubriques, sous rubriques et pages. »
Elle liste tous les contenus et les range dans des catégories afin de présenter aux visiteurs une navigation logique et facile sous forme de menus et de sous menus.
Nous proposons aux collectivités différents exemples d’arbo-rescences dont elles peuvent s’inspirer.
LE LANGAGE
Typo3 est une application Web de type CMS (Content Mana-gement System = système de gestion de contenu). Nous avons retenu cette application parce qu’elle permet de gérer simple-ment le contenu d'un site, sans nécessiter de connaissances techniques poussées. Vous êtes autonome pour gérer le contenu, avec la liberté d'ajouter un nombre quelconque de pages et de contenus de tout genre (texte, image, multimé-dia,...). De plus, les mises à jour se font directement en ligne : vous n'avez pas besoin de créer les pages sur votre ordinateur avant de les transférer chez votre hébergeur, vous avez juste besoin d’une connexion Internet.
Les compétences que nous avons en interne, nous permettent aujourd’hui de vous proposer à la fois un site Internet à un prix très compétitif et une formation sur l’outil d’administration. Grâce à cette formation et à l’outil choisi, vous serez complètement autonome pour alimenter vos pages Internet mises en ligne. Ces outils sont simples d'utilisation et ne nécessitent pas de connaissances informatiques particulières. Vous maîtrisez votre communication au quotidien et pouvez faire preuve d’une grande réactivité.
UNE DÉMARCHE DE MUTUALISATIONLe projet qui a permis la mise en place de la plupart des solutions logicielles que nous vous proposons a été financé par la Région Midi-Py-rénées et l’Union européenne. Il s’inscrit dans une démarche de mutualisation.Pour cette raison, nous utilisons en priorité des logiciels « open source », sous licence libre (GNU/GPL).
LES POSTES UTILISATEURS
L’Adico peut vous aider à paramétrer sur les postes utilisateurs la ou les adresses fournie(s). Cette interven-tion peut se faire soit par télémaintenance, soit par assistance téléphonique, soit directement chez vous.
Le + de
l'Adico
Le + de
l'Adico
INFOS PRATIQUESContact : Gaelle Traulet - contact@adico60.com Tél : 03 44 08 40 40 - Fax : 03 44 08 40 49Télécharger le bon de commande sur www.adico60.com
LE NOM DE DOMAINE
Dans le cas où vous n’avez pas encore de nom de domaine, l’Adico se charge de toutes les démarches. Nous nous occu-pons de l’enregistrement du nom que vous aurez choisi et de la gestion technique et administrative : redirections DNS, paramétrages, renouvellement périodique…
Dans le cas où vous avez déjà un nom de domaine, nous pouvons en demander le transfert pour en assurer la gestion (transfert de délégation).
• VOS ADRESSES MAIL
L’Adico crée et administre les adresses e-mail demandées par votre collectivité. Une interface sera disponible sur le Web pour chaque adresse, afin que l’utilisateur puisse visualiser et gérer son courriel via Internet.
En cas de besoin, vous pouvez aussi commander des adresses de redirection (« alias ») vers les adresses e-mail de votre choix.
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RECUEIL DU BESOIN
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CRÉATION DU SITE
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MISE EN LIGNE DU SITE
QUI ? VOTRE COLLECTIVITÉ
ET L’ADICO
QUI ? VOTRE COLLECTIVITÉ
ET L’ADICO
QUI ? L’ADICO
QUI ? L’ADICO
3
MISE AU POINT DU CONTENU
- Identification des acteurs du projet (comité de pilotage et comité de rédaction)
- Listage des rubriques et du contenu
- Description des fonctionnalités - Choix du graphisme et du
gabarit
- Mise au point technique du site et paramétrages
- Intégration du modèle gra-phique choisi
- Création des pages et rubriques prévues dans l’arborescence
- Adaptation graphique- Tests et corrections éven-
tuelles
- Formation des personnes chargées de la rédaction (langage utilisé : CMS Typo 3)
- Alimentation du site par les rédacteurs de la collectivité*
- Tests
L’ADICO VOUS REMET UN CAHIER DES CHARGES
VALIDATION PAR VOTRE COLLECTIVITÉ
5ASSISTANCE
AUX UTILISATEURS (SUPPORT TECHNIQUE)
- Mise en ligne du site- Suivi du projet : conseils, suivi
de formation, aide au référen-cement naturel du site
- Recette du site finalisé
COMMENT ÇA SE PASSE ?
* Après la mise en ligne du site, la mise à jour est à la charge de la collectivité.
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VOUS PROPOSER DES SOLUTIONS WEB EFFICACES
QUELQUES EXEMPLES DE SITES WEB UTILISANT LES GABARITS QUE NOUS PROPOSONS :
• http://www.commune-nointel.fr
Dans ce gabarit, le menu est vertical et réparti en 9 onglets. Les accès sont directs et l'agenda et l’actualité sont particu-lièrement mis en valeur dès la page d’accueil.
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• http://www.commune-villembray.fr
Déclinaison avec image per-sonnalisée ; seul le menu se décline en couleurs ; sept onglets, gabarit très clair et optimisé ; carte de situation et large place aux images.
G U I D E D E S M I S S I O N S D E L’A D I C O 2 0 1 3 - 2 0 1 4
ADSL : Technologie permettant d’accéder à l’Internet haut débit direc-tement par une ligne téléphonique. Pour cela, on utilise une partie de fréquence haute, différenciée de la partie basse qui sert à téléphoner. Afin de séparer les flux et éviter des perturbations lors de conversations téléphoniques, on utilise un filtre.Apache : Serveur Web gratuit fonctionnant sous Linux et Windows NT. ASP (Application Service Providing) : Consiste à avoir recours à distance à une application informatique (logiciel de comptabilité, de CRM, d’e-mailing...) qui est hébergée chez le prestataire. L’accès se fait à partir d’un accès Internet et de l’interface d’un navigateur et l’application s’utilise comme si le logiciel était installé sur le poste de l’utilisateur.Autorité de certification : Autorité appelée aussi AC ou CA (Certificate Authority) chargée d'émettre et de gérer des certificats numériques.BOAMP : Bulletin officiel des annonces de marchés publics.Carte graphique : Interface entre le PC et le moniteur où est raccordé le moniteur et où sont converties les données à afficher.Carte mère : Unité de contrôle centrale du PC où se situent le processeur, la Ram, les slots d’extension, le port du clavier et d’autres puces gérant la mémoire et contrôlant l’échange de données entre les composants.Carte son : Elle permet de générer le son de manière adéquate en conver-tissant les données en son ou en musique. On peut y raccorder un ampli-ficateur, un micro, un joystick ou un synthétiseur. De nombreuses cartes son disposent d’un port de connexion de lecteur CD-Rom, ce qui permet d’utiliser des CD audio ou d’effectuer de l’échantillonnage.Certificat électronique (ou numérique ou de clé publique) : Carte d'iden-tité numérique utilisée principalement pour identifier une entité physique ou morale, mais aussi pour chiffrer ou signer des échanges.DADS-U : Déclaration automatisée des données sociales unifiée.DDFIP : Direction départementale des finances publiques.DGFIP : Direction générale des finances publiques.ENR : Ecole numérique rurale.ENT (Espace numérique de travail ou environnement numérique de travail ou bureau virtuel ou portail de services) : Plateforme de travail collaboratif respectant un cahier des charges réalisé dans le cadre des TICE (Technologies de l’information et de la communication par l’éducation) par le ministère français de l'Éducation nationale. Ethernet : Protocole de communication constitué de câbles, de cartes et d’un logiciel permettant à des ordinateurs de communiquer entre eux sur un réseau local. L’ethernet standard permet de communiquer à 10 Mbit/s, l’ethernet 100 Base-T à 100 Mbits/s, et l’ethernet 1000 Base-T à 1 Gbit/s. Firewall (pare-feu) : Elément logiciel ou matériel qui permet de contrôler le trafic (entrant et sortant généralement) et agit comme une barrière entre votre ordinateur et le réseau (Internet).FTP (File Transfer Protocol) : Protocole utilisé par Internet pour le trans-fert de fichiers.HELIOS : Application informatique de gestion comptable et financière des collectivités locales et des établissements publics locaux.HTML (Hyper Text Markup Language) : Langage de description de pages adopté par la communauté Internet. Intranet : Réseau local à usage privé (entreprise, administration…) qui utilise les technologies de l’Internet : Web, e-mail, etc, pour son propre système d’information.Logiciel libre : Logiciel crée de manière à ce que les utilisateurs aient la liberté d'exécuter, de copier, de distribuer, d'étudier, de modifier et d'améliorer ce logiciel. Grâce à cela, les utilisateurs (à la fois individuelle-ment et collectivement) contrôlent le programme et ce qu'il fait pour eux.JOUE : Journal officiel de l'Union européenne.
Mémoire Ram (Random Access Memory = mémoire à accès aléatoire) : Mémoire vive représentant le cerveau du PC. Elle mémorise temporai-rement les données qui vont être chargées et traitées rapidement par le processeur.Microprocesseur : C’est le cerveau d’une console ou d’un micro-ordinateur. La puissance de ce circuit intégré dépend de la vitesse à laquelle il travaille, exprimée en mégahertz et gigahetz (MHz, GHz), et de la taille de l’unité d’information traitée, exprimée en bit (8, 16, 32 ou 64).Nom de domaine : identifiant de domaine Internet. C’est un « masque » sur une adresse IP. Le but d'un nom de domaine est de retenir et com-muniquer facilement l'adresse d'un ensemble de serveurs (site Web, courrier électronique, FTP...). Par exemple, Adico.fr est plus simple à mémoriser que 176.31.116.49.Onduleur : Elément branché entre le secteur EDF et les appareils élec-triques tels que ordinateurs, périphériques informatiques, etc, et qui vous protège contre les perturbations électriques. L’onduleur permet de lisser la tension électrique. En cas de coupures de courant, l’énergie emmagasinée dans la batterie de secours vous permet de maintenir l’ali-mentation des appareils.P503 : Mandat ou titre de régularisation pour une pièce déjà prise en compte par la trésorerie.PES : Protocole d'échange standard qui sera obligatoire au 1er janvier 2015 pour toutes les collectivités.RAID : Technologie consistant à gérer simultanément deux ou plusieurs disques durs séparés, soit pour que l’un contienne une copie exacte des données de l’autre, soit pour faire de plusieurs disques un seul volume virtuel.RGS (Référentiel général de sécurité) : Recueil de règles et de bonnes pratiques en matière de sécurité des systèmes d’information destiné principalement aux autorités administratives qui proposent des services en ligne aux usagers.Signature électronique ou numérique : Mécanisme permettant de garantir l'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier l'auteur, par analogie avec la signature manuscrite d'un document papier (ordonnance 2005-1516 du 8/12/2005 sur les échanges électroniques).TOTEM (Totalisation et enrichissement des maquettes) : Application permettant aux collectivités, en lien avec leurs prestataires, d’enrichir leurs documents budgétaires et de visualiser les documents complets.Virus informatique : Logiciel malveillant conçu pour se propager à d'autres ordinateurs en s'insérant dans des programmes. Il peut perturber plus ou moins gravement le fonctionnement de l'ordinateur infecté. Il peut se répandre à travers tout moyen d'échange de données numériques comme les réseaux informatiques et les cédéroms, les clefs USB, etc.Windows : Système d'exploitation de la société Microsoft, offrant à l'utilisateur un environnement de travail graphique doté de commandes actives (icônes, barres, menus déroulants, boutons, etc) et d'un mode d'accès aux différentes applications par fenêtres multiples. Il existe en plusieurs versions : Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, pour une utilisation familiale ou professionnelle.XEMELIOS : Outil permettant l'exploitation des fichiers au format Xml respectant les schémas définis nationalement.Xml (eXtended Markup Language) : Dérivé du HTML, ce langage destiné à Internet est beaucoup plus puissant notamment pour la réalisation de mises en page complexes.ZIP : Format de compression de fichier le plus utilisé sur PC. On trouve une grande quantité de fichiers dits “zippés” à télécharger sur les sites Web. La compression de fichiers permet de réduire le temps de transmission.
LEXIQUE
ADICO
PAE du Tilloy - 2 Rue Jean Monnet – BP 2068360006 Beauvais Cedex.
Nos horaires d'ouvertures Du lundi au jeudi : de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00Le vendredi : de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
Secrétariat administratif et commercialTél : 03 44 08 40 40Fax : 03 44 08 40 49contact@adico60.com
Secrétariat techniqueTél : 03 44 08 40 45Fax : 03 44 08 40 49technique@adico60.com
Assistance Berger-LevraultTél : 03 44 08 40 43Fax : 03 44 08 08 30magnus@adico60.com
Assistance JVS-MairistemTél : 03 44 08 40 42Fax : 03 44 08 08 30jvs@adico60.com
Assistance CosoluceTél : 03 44 08 40 48Fax : 03 44 08 08 30cosoluce@adico60.com
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COMMENT S’INSCRIRE AUX FORMATIONS ?
Par téléphone, e-mail (voir les pages formation de votre guide) ou directement sur notre site Web www.adico60.com.Quelques temps avant la formation, nous prendrons contact avec vous et une invitation vous sera ensuite envoyée indiquant le lieu, les horaires, et les moyens d’accès. En fin de formation, une attestation de formation sera délivrée à chaque participant.L’Adico se réserve le droit de reporter une formation pour des raisons de force majeure ou si le nombre de stagiaires est insuffisant.
COMMENT BÉNÉFICIER DE NOTRE EXPERTISE ET DE NOS CONSEILS ?
En contactant la personne référente mentionnée dans les pages de votre guide. En fonction de la demande, vous serez dirigé vers le chef de projet approprié pour une étude approfondie de votre besoin et l’établissement d’une proposition finalisée sur mesure.
ADHÉSION
Pour bénéficier des services de l’Adico, vous devez adhérer à l’association. Le montant de votre adhésion est calculé, en autres, en fonction des prestations que vous souhaitez. Elles sont de deux niveaux :Niveau 1 : Vous utilisez les logiciels des éditeurs listés pages 8 et 9 du guide ou vous avez l’intention de vous équiper de ces logiciels.vous bénéficiez de 40 % de remise sur votre contrat de maintenance avec les éditeurs ;vous avez accès aux formations, au suivi et à la maintenance des différents logiciels concernés ;vous profitez de tarifs avantageux sur nos prestations ;vous avez droit à tous les avantages du niveau 2.
Niveau 2 : Vous souhaitez profiter uniquement de certaines de nos prestations afin de réduire vos dépenses de fonctionnement liées à l’informatique.A partir d’un montant d’adhésion spécialement adapté, vous avez la possibilité d’accéder aux solutions mutualisées déjà acquises par notre association, ainsi qu’à certains de nos services. Par exemple, vous profitez de la solution de dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité et utilisez, de façon illimitée, la plateforme de dématérialisation des marchés publics.
Toutes nos offres sont détaillées dans le guide, et nos tarifs sont accessibles sur simple demande à contact@adico60.com.
Détail de notre offre sur www.adico60.com ou par téléphone au 03 44 08 40 40
INFORMATIONS GÉNÉRALES
ASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLERFORMERACCOMPAGNERGUIDERASSISTERCONSEILLER
L’ADICO, UNE ÉQUIPE À VOTRE SERVICE
1er rang de gauche à droite : Florence Taillepied, Yannick Leclère, Dany Leclère, Martine Dieu, Pascale Diguet, Lina Hérel, Gaëlle Traulet, Irène Godefroy, Jean-Pierre Lemaistre2e rang de gauche à droite : Renaud Devillers, Sandra Ferreira, Emmanuel Vivé, Cyril Le Blevec, Stéphane Tanné, Séverine Prévost, Jérémy Vouhé, Yann Berton, Kévin Duchesne
CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ADICOPrésident : Mr Jean-Pierre Lemaistre, Adjoint au Maire de PlaillyVice Président : Mr Jean-Charles Morel, Maire d'AndevilleSecrétaire : Mme Jeanine Dumont, Maire de VillembrayTrésorière : Mme Martine Auzou, Adjointe au Maire de LaignevilleAdministrateur : Mr Jean-Jacques Dumortier, Maire de Boran-sur-OiseAdministrateur : Mr Pascal Laroche, Maire de ParnesAdministrateur : Mr Gérard Manoussi, Maire d'ApremontAdministrateur : Mr Germain Nicolas, Maire de VaumoiseAdministrateur : Mr Bernard Villeneuve, Maire de Noailles
Jean-Pierre Lemaistre, Président
Yannick Leclère, Expert auprès du président
Emmanuel Vivé, Directeur général
Dany Leclère, Directrice financière
Florence Taillepied, Assistante de direction
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