hem.docx · web viewproses kerja, carta alir dan senarai semak aktiviti 8 - 26 senarai...
Post on 09-Mar-2020
29 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BAHAGIAN : SEKOLAH KEBANGSAAN BAGAN
ALAMAT : KM 9, KAMPUNG BAGAN, 81300 BATU PAHAT, JOHOR
NO. TELEFON : 074139916
NO. FAKS. : 074139916
LAMAN SESAWANG : -
1
myPortfolioGURU PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID
SEKOLAH KEBANGSAAN BAGAN
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama : Faridah Binti Ngadim
Gelaran Jawatan : Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
Gred Hakiki Jawatan : DG44
Tarikh Penempatan : 5. 1. 2010
Nama : Md. Zan Bin Abu Bakar
Gelaran Jawatan : Guru Besar
Gred Jawatan : DG44
Tarikh : 18 November 2018
2
DILULUSKAN OLEH
JADUAL PENGEMASKINIAN
PERKARA MUKA SURAT
Carta Organisasi 1 - 2
Carta Fungsi 3
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 4
Deskripsi Tugas 5 - 7
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Aktiviti 8 - 26
Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 27
Senarai Borang 27
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 28
1.1 Carta Organisasi Sekolah Kebangsaan Bagan
4
1. CARTA ORGANISASI
6
1. CARTA FUNGSI
a) Bertanggungjawab dalam peningkatan sahsiah murid serta memastikan pelaksanaan selaras dengan dasar KPM
b) Mewujudkan hubungan dua hala dengan komuniti dan agensi-sgensi luar
c) Mengajar mengikut pekeliling berkuatkuasa
PENOLONG KANAN HAL ELWAL MURID
PENOLONG KANAN HEM
PENOLONG KANAN
PENTADBIRAN
PENOLONG KANAN
KOKURIKULUM
7
a) Pengurusan Organisasib) Pengurusan Pembangunan Sumber
Manusiac) Pengurusan Perhubungan Luar
PENGURUSAN
a) Pengurusan Hal Ehwal Murid
PENGOPERASIAN
PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID
PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,
pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan
mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan,
pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber
manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan
hubungan dengan pihak luar
PENGURUSAN KURIKULUM
a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
PENGURUSAN HAL EHWAL MURID
a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin
murid
b. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan
kaunseling murid
c. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan,
kebajikan dan keceriaan sekolah
d. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan
kebersihan bangunan dan kawasan
f. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku
8
2. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN
Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
KETUA PERKHIDMATAN
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
RINGKASAN GELARAN JAWATAN
PK HEMKEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN
Rujuk waran B63
GRED JAWATAN DG44 BIDANG UTAMA Pendidikan
GRED JD SUB-BIDANG 1. Pengurusan2. Pengoperasian
STATUS JAWATAN Tetap DISEDIAKAN
OLEH FARIDAH BINTI NGADIM
HIRARKI 1 (BAHAGIAN) SK Bagan DISEMAK OLEH ANOM BINTI ALI
GPK PENTADBIRAN
HIRARKI 2 (CAWANGAN/ SEKTOR/UNIT)
DILULUSKAN OLEH
MD. ZAN BIN ABU BAKARGURU BESAR
SKIM PERKHIDMATAN
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
TARIKH DOKUMEN
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Membantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan hal ehwal murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang seimbang dan menyeluruh.
9
3. DESKRIPSI TUGAS
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMAMembantu merancang, merangka dan menyelaraskan program/ aktiviti pengurusan sekolah yang komprehensif bagi memastikan kualiti sekolah meningkat secara konsisten.
1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah 3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan
sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan dengan pihak luar
Membantu merancang dan mentadbir pengurusan hal ehwal murid bagi memastikan keselamatan, kebajikan dan kemenjadian murid secara menyeluruh
1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin murid
2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan kaunseling murid
3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah
4. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan
5. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku
Melaksanakan PdP bagi memastikan murid menerima pembelajaran berdasarkan dasar kurikulum kebangsaan
1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
10
DIMENSI Kategori Sekolah : LUAR BANDAR Gred Sekolah: A Bilangan Sesi Persekolahan: 1 Bilangan Penolong Kanan: 3 Bilangan Guru : 16 Bilangan AKP: 4 Bilangan Murid: 154 Bilangan Kelas: 6 Kelas PPKI: -
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Ijazah Sarjana Muda / Diploma Perguruan
KOMPETENSI
Kemahiran kepimpinan Kemahiran merancang dan menganalisis Kemahiran membuat keputusan Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● 8 tahun pengalaman sebagai guru.
● Berada dalam gred .... selama 12 tahun.
● Berada dalam gred .... selama 10 tahun.
● Berada dalam gred ... selama 1 tahun.
11
Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
1. PGB Melantik guru disiplin (dalam kalangan GAB) sekolah
PK HEM
2. PGB Mengadakan mesyuarat Pengurusan Disiplin PK HEM
3. GAB
Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah:
1. Jenayah2. Buli3. Rokok4. Ponteng sekolah5. Lucah6. Kurang sopan7. Tingkah laku
musnah8. Kelakuan nakal9. Tidak patuh masa10.Kekemasan diri
PK HEM
4. GABMemantau dan pemeriksaan bagi pencegahan disiplin sekolah.
PK HEM
5. GAB Merekod kes-kes disiplin dalam sistem
PK HEM
6. GAB Menganalisis kes-kes disiplin
PKHEM
7 GAB
Mengambil tindakan berdasarkan prosedur ditetapkan bagi kes-kes disiplin.sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa
PK HEM
8 GAB Melaporkan kes-kes disiplin sekolah sepertimana garis panduan yang
PK HEM
12
PROSES KERJA
berkuatkuasa.
Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid
13
CARTA ALIR
Tanggungjawab Proses Kerja
PGB
GAB
GAB
PGB
GAB
GAB
GAB
GAB
Mula
Tamat
Mengadakan mesyuarat pengurusan disiplin
Melantik guru disiplin sekolah
Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah
Menganalisis kes-kes disiplin sekolah
Merekod kes-kes disiplin sekolah
Tindakan Melapor kes disiplin sekolah
Mengambil tindakan bagi kes disiplin berdasarkan garis panduan
Memantau dan melaksanakan pemeriksaan pencegahan disiplin sekolah
Selesai
CARTA ALIR
Kes
120 minit
120 minit
390 minit
60 hari2 hari
120 minit
120 minit
1920 minit
120 minit
480 minit
Tempoh masa
Aktiviti 3.1 : Mengurus disiplin murid
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Melantik guru disiplin sekolah
2. Mengadakan mesyuarat Pengurusan disiplin
3
Menyenaraikan kesalahan disiplin sekolah:
1. Jenayah2. Buli3. Rokok4. Ponteng sekolah5. Lucah6. Kurang sopan7. Tingkah laku
musnah8. Kelakuan nakal9. Tidak patuh masa10.Kekemasan diri
4.Memantau dan melaksanakan pemeriksaan bagi pencegahan disiplin sekolah.
5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem SSDM
6. Menganalisis kes-kes disiplin
7.
Mengambil tindakan berdasarkan prosedur ditetapkan bagi kes-kes disiplin.sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa
Merujuk kepada buku peraturan disiplin sekolah
8.Melaporkan kes-kes disiplin sekolah sepertimana garis panduan yang berkuatkuasa.
14
SENARAI SEMAK
Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid
BIL.TANGG
UNG JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
1. PGB Mengarahkan pelaksanaan pengurusan bantuan PKHEM
2. PK HEM Menubuhkan dan melantik jawatankuasa bantuan PK HEM
3. PK HEMMembuat makluman kepada ibubapa dan murid tentang bantuan
4. PK HEMMenguruskan permohonan bantuan secara manual atau atas atas talian
5. PGBMemperakukan murid yang layak menerima bantuan dalam mesyuarat panel
6. PK HEM Menyediakan senarai murid yang layak bantuan
7. PGBMengesahkan senarai nama murid yang laya menerima bantuan
8. PK HEMMenghantar senarai nama murid layak bantuan kepada JPN/ PPD
9. PK HEM Memastikan murid mendapat bantuan kebajikan
10. PK HEMMenyediakan analisis dan laporan penerimaan bantuan
11. PK HEM Membuat pelaporan
12. PK HEM Perekodan dan pembuatan
15
PROSES KERJA
Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid
TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
PGB Keluar arahan pelaksanaan
PK HEM Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan
PK HEM Maklum kepada ibubapa dan murid tentang bantuan
PK HEM Uruskan permohonan
PGB Peraku murid layak dalam mesyuarat panel
PK HEM Sedia senarai murid yang layak bantuan
PGB Sahkan senarai nama murid yang layak
PK HEM Menghantar senarai nama murid layak bantuan kepada JPN/ PPD
PK HEM Memastikan murid mendapat bantuan kebajikan
PK HEM Menyediakan analisis dan laporan penerimaan bantuan
PK HEM Membuat pelaporan
PK HEM Perekodan dan pembuatan
16
MULA
Aktiviti : 3.3 Mengurus aspek bantuan murid
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Mengarahkan pelaksanaan pengurusan bantuan
2. Menubuhkan dan melantik jawatankuasa bantuan
3Membuat makluman kepada ibubapa dan murid tentang bantuan
4.Menguruskan permohonan bantuan secara manual atau atas atas talian
5.Memperakukan murid yang layak menerima bantuan dalam mesyuarat panel
6 Menyediakan senarai murid yang layak bantuan
7Mengesahkan senarai nama murid yang laya menerima bantuan
8Menghantar senarai nama murid layak bantuan kepada JPN/ PPD
9 Memastikan murid mendapat bantuan kebajikan
10Menyediakan analisis dan laporan penerimaan bantuan
11Membuat pelaporan
12 Perekodan dan pembuatan
17
SENARAI SEMAK
Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan
BIL.TANGG
UNG JAWAB
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
1. PGB Mengarahkan pelaksanaan aktiviti kesihatan murid PKHEM
2. PGB Menubuhkan dan melantik jawatankuasa Guru
3. PK HEM
Merancang pelaksanaan aktiviti kesihatan murid Guru
4. Guru Melaksanakan aktiviti kesihatan murid PK HEM
5. PK HEM
Memantau aktiviti kesihatan murid Guru
6. Guru Membuat analisis dan pelaporan aktiviti Guru
7. PK HEM Membuat pelaporan aktiviti Guru
8. Guru Perekodan dan pendokumentasian Guru
18
PROSES KERJA
Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan
TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
PGB Mengarahkan pelaksanaan aktiviti kesihatan murid
PGB Menubuhkan dan melantik jawatankuasa
PK HEM Merancang pelaksanaan aktiviti kesihatan murid
Guru Melaksanakan aktiviti kesihatan murid
PK HEM Memantau aktiviti kesihatan murid
Guru Membuat analisis dan pelaporan aktiviti
PK HEM Membuat pelaporan aktiviti
Guru Perekodan dan pendokumentasian
19
MULA
CARTA ALIR
TAMAT
Aktiviti : 3.4 Mengurus aspek kesihatan
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Mengarahkan pelaksanaan aktiviti kesihatan murid
2. Menubuhkan dan melantik jawatankuasa
3 Merancang pelaksanaan aktiviti kesihatan murid
4. Melaksanakan aktiviti kesihatan murid
5. Memantau aktiviti kesihatan murid
6 Membuat analisis dan pelaporan aktiviti
7. Membuat pelaporan aktiviti
8. Perekodan dan pendokumentasian
20
SENARAI SEMAK
Pinjaman Buku Teks
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
1. PGB
PINJAMAN BUKU TEKS
Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya setelah menerima Borang Maklumat Murid (BMM)
GPK Hem/Guru SPBT/Guru Kelas
2.PK HEM Menerima arahan serta
menyelaras percetakan BMM
Guru SPBT/Guru Kelas
3.
Guru SPBT/Guru Kelas
Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris GPK Hem
4.Guru Kelas
Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris
GPK Hem/Guru SPBT
5.Guru Kelas
Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak
GPK Hem/Guru SPBT
6.
PGB/ GPK Hem/Guru SPBT
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT
Guru Kelas
7Guru SPBT / Guru Kelas
Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT
GPK Hem
8 Guru SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak
GPK Hem / Guru Kelas
9 Guru SPBT Mengisi borang keperluan SPBT Guru Kelas
10 PK HEMMembuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
Guru SPBT/ Guru Kelas
11 PGBMengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
GPK Hem / Guru SPBT / Guru Kelas
12PK HEM / Guru SPBT
Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Guru Kelas
13
Guru SPBT
URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS
Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa
a) Kod dan nama sekolah
GPK Hem / Guru Kelas
21
5. PROSES KERJA
betul
b) Judul buku dan bilangan buku adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460
c) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik
14
Guru SPBT / PT
Mengisi invois berdasarkan;a) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalanb) Menulis tarikh
penerimaan bukuc) Meletakkan cap sekolahd) Mengisi buku penerimaan
bukue) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
PGB/GPK Hem
15 PK HEM / Guru SPBT
Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri
PGB
16
Guru SPBT
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.
PT
17 Guru SPBT / PT
Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V
GPK Hem
18 Guru SPBT / PT
Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.
GPK Hem
19 Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi. GPK Hem
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
22
6. CARTA ALIR
Tempoh masa
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
23
Tanggungjawab Proses Kerja Mula
Mencetak Borang Maklumat Murid (BMM)
PINJAMAN BUKU TEKSMengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT seterusnya
Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa SPBT
Mengumpulkan dan membuat semakan BMM yang telah dilengkapkan oleh murid / waris
Membuat semakan borang BTBTR 190
Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak
Mengisi borang keperluan SPBT BTBTR 190
Mengedarkan BMM kepada murid / waris
Menyediakan senarai enrolmen murid yang layak
Memaklumkan murid / waris keputusan permohonan SPBT
Mengesahkan borang BTBTR 190
Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan
PGB
GK
PK HEM
PGB/GPK HEM/ G SPBT/ GK
GPK HEM
G SPBT
GK
G SPBT
GK
PGB
GPK HEM / G SPBT
A
GK
30 minit
30 minit
60 hari
30 minit
390 minit
390 minit
60 minit
30 minit
30 minit
180 minit
15 minit
15 minit
60 minit
6. CARTA ALIR
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
24
Tanggungjawab Proses Kerja A
Mengisi invoice
URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKSMenerima bekalan buku teks daripada pembekal
Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
Mengemaskini rekod dan dokumentasi.
Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak
Melaksanakan proses pelupusan
G SPBT
G SPBT / PT
G SPBT / PT
G SPBT /PT
G SPBT / PT
PK HEM / G SPBT
TAMAT
G SPBT / PT
30 minit
60 hari
30 minit
390 minit
30 minit
180 minit
7. SENARAI SEMAK
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1.
PINJAMAN BUKU TEKS
Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya.
2. Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM
3 Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris
4. Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris
5.Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak
6.Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT
7. Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT
7. Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak
8. Mengisi borang keperluan SPBT
9. Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
10. Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
11.
Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan
13.
URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS
a) Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa;
b) Kod dan nama sekolah betulc) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460
d) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik
14. Memastikan invois diisi berdasarkan;a) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalanb) Menulis tarikh penerimaan bukuc) Meletakkan cap sekolahd) Mengisi buku penerimaan bukue) Menyerahkan invois yang lengkap
25
kepada pembekalf) Menyimpan salinan invois / SAP
15.Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri
16.
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.
17.Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V
18.Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.
19. Mengemaskini rekod dan dokumentasi.
26
Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks
1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)2. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025
27
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASIAktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program
BIL. BORANG KOD BORANG
Borang Komputer BTBTR 190
Buku Stok
Borang Komputer BTBTR 460
Borang Pelupusan Kew.300 V
Borang Sijil Pelupusan Kew.300 X
28
9. SENARAI BORANG
Aktiviti 3.4 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
1. PGB
PINJAMAN BUKU TEKS
Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya setelah menerima Borang Maklumat Murid (BMM)
GPK Hem/Guru SPBT/Guru Kelas
2.PK HEM Menerima arahan serta
menyelaras percetakan BMM
Guru SPBT/Guru Kelas
3.
Guru SPBT/Guru Kelas
Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris GPK Hem
4.Guru Kelas
Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris
GPK Hem/Guru SPBT
5.Guru Kelas
Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak
GPK Hem/Guru SPBT
6.
PGB/ GPK Hem/Guru SPBT
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT
Guru Kelas
7Guru SPBT / Guru Kelas
Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT
GPK Hem
8 Guru SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak
GPK Hem / Guru Kelas
9 Guru SPBT Mengisi borang keperluan SPBT Guru Kelas
10 PK HEMMembuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
Guru SPBT/ Guru Kelas
11 PGBMengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
GPK Hem / Guru SPBT / Guru Kelas
12PK HEM / Guru SPBT
Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Guru Kelas
13
Guru SPBT
URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS
Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa
d) Kod dan nama sekolah
GPK Hem / Guru Kelas
29
5. PROSES KERJA
betul
e) Judul buku dan bilangan buku adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460
f) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik
14
Guru SPBT / PT
Mengisi invois berdasarkan;g) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalanh) Menulis tarikh
penerimaan bukui) Meletakkan cap sekolahj) Mengisi buku penerimaan
bukuk) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada pembekal
l) Menyimpan salinan invois / SAP
PGB/GPK Hem
15 PK HEM / Guru SPBT
Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri
PGB
16
Guru SPBT
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.
PT
17 Guru SPBT / PT
Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V
GPK Hem
18 Guru SPBT / PT
Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.
GPK Hem
19 Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi. GPK Hem
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
30
6. CARTA ALIR
Tempoh masa
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
31
Tanggungjawab Proses Kerja Mula
Mencetak Borang Maklumat Murid (BMM)
PINJAMAN BUKU TEKSMengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT seterusnya
Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa SPBT
Mengumpulkan dan membuat semakan BMM yang telah dilengkapkan oleh murid / waris
Membuat semakan borang BTBTR 190
Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak
Mengisi borang keperluan SPBT BTBTR 190
Mengedarkan BMM kepada murid / waris
Menyediakan senarai enrolmen murid yang layak
Memaklumkan murid / waris keputusan permohonan SPBT
Mengesahkan borang BTBTR 190
Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan
PGB
GK
PK HEM
PGB/GPK HEM/ G SPBT/ GK
GPK HEM
G SPBT
GK
G SPBT
GK
PGB
GPK HEM / G SPBT
A
GK
30 minit
30 minit
60 hari
30 minit
390 minit
390 minit
60 minit
30 minit
30 minit
180 minit
15 minit
15 minit
60 minit
6. CARTA ALIR
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
32
Tanggungjawab Proses Kerja A
Mengisi invoice
URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKSMenerima bekalan buku teks daripada pembekal
Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
Mengemaskini rekod dan dokumentasi.
Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak
Melaksanakan proses pelupusan
G SPBT
G SPBT / PT
G SPBT / PT
G SPBT /PT
G SPBT / PT
PK HEM / G SPBT
TAMAT
G SPBT / PT
30 minit
60 hari
30 minit
390 minit
30 minit
180 minit
7. SENARAI SEMAK
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1.
PINJAMAN BUKU TEKS
Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya.
2. Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM
3 Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris
4. Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid / waris
5.Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan menyediakan enrolmen yang layak
6.Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan murid yang layak menerima SPBT
7. Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan SPBT
7. Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak
8. Mengisi borang keperluan SPBT
9. Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
10. Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok
11.
Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan
13.
URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS
e) Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui invois, sila pastikan bahawa;
f) Kod dan nama sekolah betulg) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam BTBTR Kew. 460
h) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik
14. Memastikan invois diisi berdasarkan;g) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalanh) Menulis tarikh penerimaan bukui) Meletakkan cap sekolahj) Mengisi buku penerimaan bukuk) Menyerahkan invois yang lengkap
33
kepada pembekall) Menyimpan salinan invois / SAP
15.Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan Negeri
16.
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.
17.Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan borang Kew.300 V
18.Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.
19. Mengemaskini rekod dan dokumentasi.
34
Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks
3. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)4. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025
35
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASIAktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program
BIL. BORANG KOD BORANG
Borang Komputer BTBTR 190
Buku Stok
Borang Komputer BTBTR 460
Borang Pelupusan Kew.300 V
Borang Sijil Pelupusan Kew.300 X
36
9. SENARAI BORANG
Aktiviti 3.6: Lawatan Murid.
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA
HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA
KUASA
1. GAB
Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada Pengetua atau Guru Besar
PGB
2. GAB Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris. IBU BAPA
3. GAB Mengadakan mesyuarat penyelarasan. PK
4. GAB
Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN/PPD (35 Hari sebelum tarikh lawatan).
JPN/PPD
5. PGBMengesahkan permohonan lawatan murid GAB
6. GABMemberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris PK
7. GABMenyediakan arahan dan peraturan secara bertulis. PK
8. GAB
Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat lawatan.
HOSPITALBALAI POLIS
JPNPPD
9. GAB
Memastikan Kotak Pertolongan Cemas diperiksa,peralatan mencukupi serta sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti
PK
10. GABMencatat pergerakan dalam buku log PK
11. GAB
Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan perbelanjaan secara bertulis kepada pelulus
PGB
12. GABPerekodan dan pendokumentasian PK
37
PROSES KERJA
Aktiviti 3.6:
38
Pengurusan Lawatan murid
Tanggungjawab Proses Kerja
Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada PGB
GAB
Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris
GAB
Mengadakan mesyuarat penyelarasanGAB
Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)
GAB
Mengesahkan permohonan lawatan murid
GAB
Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris
Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis
GAB
Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat lawatan
GAB
Tempoh Masa
2880 minit
1440 minit
120 minit
60,480 minit/ 6 minggu
1440 minit
20 minit
1440 minit
Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti
CARTA ALIR
GAB 4320 minit
Aktiviti 1: Lawatan murid
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1.Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan daripada PGB
2.
Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris
3.Mengadakan mesyuarat penyelarasan
4.
Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)
5.Mengesahkan permohonan lawatan murid
6.Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris
7.Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis
8. Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat lawatan
39
Mencatat pergerakan dalam buku logGAB 4320 minit
Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan perbelanjaan secara bertulis kepada Pengetua atau Guru BesarGAB 1440 minit
Perekodan dan pendokumentasianGAB 20 minit
SENARAI SEMAK
9.Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti
10.Mencatat pergerakan dalam buku log
11.
Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan perbelanjaan secara bertulis kepada Pengetua atau Guru Besar
12.Perekodan dan pendokumentasian
40
Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA
HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA
KUASA
1. PK HEM/PT Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar masuk PK
2. PK HEM/ PT Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan murid PGB
3. PK HEM/ PT
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:1. Salinan surat beranak2. Salinan kad pengenalan ibu
bapa / penjaga3. Salinan surat nikah4. Surat hak penjagaan anak
(jika berkaitan)5. Surat anak angkat (jika
berkaitan)Bil air/letrik/cukai pintu
PK
4. PKP Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian Guru Kelas
5. Guru DataMenguruskan pendaftaran murid masuk melalui sistem APDM
Guru Kelas
6. Guru KelasMemastikan data murid yang lengkap dan tepat melalui sistem APDM
Guru Data
7. Guru Kelas Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid yang mengandungi:1. Salinan Keputusan
PK
41
PROSES KERJA
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA
HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA
KUASAPeperiksaan Terakhir (jika berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid4. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian5. Buku Rekod Pencapaian
Murid Program j-Qaf6. Sijil-sijil Pengiktirafan
8. Guru Kelas Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi sekolah PK
9. Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi PK
Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid
TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
PK HEM/PT Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar masuk 2 Minit
PK HEM/ PT Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan murid
2 Minit
PK HEM/ PT Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan
5 Minit
PKP Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian
10 Minit
Guru Data Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui sistem APDM 5 Minit
Guru KelasMemastikan data murid yang lengkap dan tepat melalui sistem APDM
10 Minit
Guru Kelas Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid 60 Minit
Guru Kelas Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi sekolah 5 Minit
42
CARTA ALIR
Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi 3 Minit
Aktiviti 3.7 : Pengurusan Pendaftaran Murid
43
SENARAI SEMAK
44
PROSES KERJA
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN
1. Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar masuk
2. Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan murid
3.
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:1. Salinan surat beranak2. Salinan kad pengenalan ibu bapa /
penjaga3. Salinan surat nikah4. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)5. Surat anak angkat (jika berkaitan)6. Bil air/letrik/cukai pintu
4. Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian
5. Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui sistem APDM
6. Memastikan data murid yang lengkap dan tepat melalui sistem APDM
7.
Menyemak dan mengemaskini dokumen fail peribadi murid yang mengandungi:1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
(jika berkaitan)2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah3. Buku Rekod Kesihatan Murid4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-
Qaf6. Sijil-sijil Pengiktirafan
8. Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi sekolah
9. Rekod dan dokumentasi
Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA
HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA
KUASA
1.PK HEM /
PTMengenal pasti murid yang akan bertukar keluar Guru Kelas
2.PK HEM /
PTMenyerahkan borang pertukaran kepada pemohon Guru Aliran
3.PK HEM /GAB/PT
Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat tepat sebanyak 5 salinan
PGB
4. GAB/PT
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:1. Salinan surat beranak2. Salinan kad pengenalan ibu
bapa / penjaga3. Salinan surat nikah4. Surat hak penjagaan anak (jika
berkaitan)5. Surat anak angkat (jika
berkaitan)6. Bil air/letrik/cukai pintu
PK HEM
5. PGB Mengesahkan permohonan pertukaran murid keluar PK HEM
6.PK HEM /
PT
Menyerahkan dokumen permohonan yang lengkap kepada pemohon untuk proses kelulusan
PK
7.PK HEM /
PT
Selepas Kelulusan Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan pertukaran murid
PGB
8.PK HEM /GAB/PT
Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon yang mengandungi:7. Salinan Keputusan Peperiksaan
Terakhir8. Buku Rekod Profil Pentaksiran
Sekolah9. Buku Rekod Kesihatan Murid10. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian11. Buku Rekod Pencapaian
Murid Program j-Qaf12. Sijil-sijil Pengiktirafan
PK/Guru Aliran
9. Guru data Mengeluarkan data murid Guru Kelas
45
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG ADA
HUBUNGAN/ DIRUJUK
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA
KUASAdari sekolah melalui sistem APDM
10. PT Rekod dan dokumentasi PK HEM
Aktiviti 3.8 : Pengurusan Pertukaran Murid
TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
PK HEM / PT Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar 5 Minit
PK HEM / PTMenyerahkan borang pertukaran kepada pemohon
2 Minit
PK HEM /GAB/PTMemastikan borang lengkap diisi dan maklumat tepat sebanyak 5 salinan
2 Minit
GAB/PTMendapatkan salinan dokumen yang diperlukan
3 Minit
PGB Mengesahkan permohonan pertukaran murid keluar 2 Minit
PK HEM / PTMenyerahkan dokumen permohonan yang lengkap kepada pemohon untuk proses kelulusan
2 Minit
PK HEM / PTSelepas Kelulusan Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan pertukaran murid
2 Minit
PK HEM /GAB/PT Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon 10 Minit
Guru data Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui sistem APDM 5 Minit
PT Rekod dan dokumentasi 3 Minit
46
MULA
TAMAT
CARTA ALIR
48
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN
1. Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar
2. Menyerahkan borang pertukaran kepada pemohon
3.Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat tepat sebanyak 5 salinan
4.
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan seperti berikut:7. Salinan surat beranak8. Salinan kad pengenalan ibu bapa /
penjaga9. Salinan surat nikah10. Surat hak penjagaan anak
(jika berkaitan)11. Surat anak angkat (jika
berkaitan)12. Bil air/letrik/cukai pintu
5. Mengesahkan permohonan pertukaran murid keluar
6.
Menyerahkan dokumen permohonan yang lengkap kepada pemohon untuk proses kelulusan
7.Selepas Kelulusan Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan pertukaran murid
8.
Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada pemohon yang mengandungi:1. Salinan Keputusan Peperiksaan
Terakhir2. Buku Rekod Profil Pentaksiran
Sekolah3. Buku Rekod Kesihatan Murid4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian5. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf6. Sijil-sijil Pengiktirafan
9. Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui sistem APDM
10. Rekod dan dokumentasi
1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)
2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan
3.0 Arahan Pegawai Pengawal 2018
49
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
top related