herramientas para recopilar información
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8/18/2019 Herramientas Para Recopilar Información
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HERRAMIENTAS PARA RECOPILARINFORMACIÓN
“SI TU VIDA NO ES DE LA FORMA QUE QUIEREFIJATE EN QUE ESTÁS MINTIENDO”
JUAN RODRIGUEZFERNANDO LINARES
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PROCESO PARA LA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓ
Planea!"n #a$a la$e%le!"n &e
&a'%( en'$e%n()l'%$ * al'a
&!$e!"n
Re%le!
"n &e la!n+%$a!"n
An-l!(!( &e
la!n+%$a!"n
Re'$%al!en'a!"n &e l%(&a'%(
Se.)!!en'%
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PLANEACIÓN DE LA INFORMACIÓNRECOPILADA
P$e.)n'a( /)e (e #)e&en #lan'ea$ en e('a e'a#a01C)-l e( el #$%2lea * /)3 e( l% /)e #a$ee e('a$l% a)(an&
1C)-l e( el .$a&% &e ae#'a!"n * $e(!('en!a a la( #%(!2!l!&a&e( &e a2!% &en'$% &el (!('ea4
1E6!('e %n(!en!a en '%&%( l%( n!5ele( &e la nee(!&a& &el
1Se #e$!'e en '%&%( l%( n!5ele( &e la %$.an!7a!"n e6a#$%2lea( en'$ale(4
1Se %n%e en la %$.an!7a!"n /)e el a2!% '!ene () $e%#en(a4
1Se l%.$a )n 2ene8!% (! (e #e$anee en la (!')a!"n a')a
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Cuestionari
os
In('$)en'%( #a$a $e%#!la$!n+%$a!"n
En'$e5!('a(
O2(e$5a!"n
In+%$a!"n
&%)en'al
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CUESTIONARIOS O9JETIVO0 descubrir hechos u opiniones y reunir daobjetivos y cuantifcables.
Toda inor!aci"n obtenida debe ser verifcada co!ple!entada con entrevista directa y cuestionarios.
#a inor!aci"n !ediante cuestionarios tiende a encajonada$ an"ni!a$ a!bi%ua y dar datos r&os.
En los cuestionarios se pre%unta lo 'ue el encuestador ('usaber) y no lo 'ue las personas piensan 'ue (deber&a sabsin e!bar%o *ste puede ser +til cuando se elabconjunta!ente con el %erente y los representantes depoblaci"n 'ue se desea sondear.
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9 e n e 8 ! % (• Re()l'an
e%n"!%(#a$a $e%#!la$!n+%$a!"n&e )na
#%2la!"n.$an&e:• S%n
+-!len'e)an'!8a2le(:
• S%n 5al!%(%(#a$a laa)'%%n+$%n'a
!"n:• Ga('a$ &!ne$%
* '!e#% en laal!&a& &e la!n+%$a!"n,e( )na!n5e$(!"n$e&!')a2le:
•
E6!('e )naa#l!a
L ! , ! ' a ! % n e (• P$%&)en
$e(#)e('a(ena;%na&a(,#e$% #)e&en)'!l!7a$(e%% )n#el&a
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ENTREVISTAS
O2;e'!5%0 e,plorar la !anera en 'ue el %rupopuede involucrar su efciencia.
El entrevistador %eneral!ente es un consultor.
#as entrevistas descubren las opiniones y lossenti!ientos positivos y ne%ativos sobre!uchos aspectos- claridad de las !etasindividuales y %rupales$ eecto del estiload!inistrativo$ y asuntos personales ja!s
!aniestados.
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9 e n e 8 ! % (• T!ene la
5!$')& &e+a!l!'a$ la5e$2al!7a!"n&e %#!n!%ne(%(en'!!en'%(/)e elen'$e5!('a&%a'e(%$a en l%-( !n'!% &e() (e$: Se#)e&en&e'e'a$!&ea( *e%!%ne(/)e elen'$e5!('a&%n% +%$)la!n%n(!en'een'e :
• Pe$!'e&e(a$$%lla$
%n8an7aen'$e el
L ! , ! ' a
! % n e (• Una 2)ena
en'$e5!('a&)$a &e )na a&%( =%$a(:
• Se %$$e el$!e(.% &e%2'ene$)=a!n+%$a!"n#e$(%nalaena7an'e#a$a el .$)#%:
• Se #)e&ee=a$ a #e$&e$la en'$e5!('a (!elen'$e5!('a&%$e( !ne6#e$'%,#%$ l% /)e)an&% e('%()e&e, (e
$e%!en&a%2'ene$
S ) . e $ e
n ! a ( % # e
$ a ' ! 5 a (• N%$al
e l% /)2)(a /)e
!n+%$a%2'en!&(ea l% 5e$-( %2'ene$e()l'a#%(!'!5%#a$a e#$e(#%$ l% (e ()/)e (e &e +an"n!%n8&e#a$a e#$%2le
%n .$)#%(
P ' 2! '
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P$e.)n'a( a2!e$'a(0
/C"!o andan las cosas por a'u&0
/1u* ca!bios le %ustar&a ver0
Co!o se podr&a incre!entar la efciencia de estaor%ani2aci"n0
P$e.)n'a( (%2$e la a&!n!('$a!"n0
/C"!o describir&a usted el hast&o ad!inistrativo delse3or 40
/C"!o piensa 'ue *l podr&a ser !s efciente0
P ' 2 l l ! ! ' &
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P$e.)n'a( (%2$e la( $ela!%ne( !n'e$na( &ela %$.an!7a!"n0
/Con 'ui*n le %usta !s a usted trabajar0
/1ui*n tiene !ayor in5uencia en su
or%ani2aci"n0
/Se !antiene usted inor!ado de lo 'ue pasa0
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P$e.)n'a( (%2$e la( $ela!%ne( %n %'$a(%$.an!7a!%ne(0
Cuando hay proble!as con otrasor%ani2aciones$ /'u* es lo 'ue puede hacercon ellos0
/6uede dar al%unos eje!plos de los asuntosno resueltos con otras or%ani2aciones0
/6iensa usted 'ue les podr&a aconsejar parareali2ar un !ejor trabajo0
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P$e.)n'a( +%$)la&a( al #$!e$ n!5el &e la e#$e(a0
• 7escriba breve!ente co!o est conor!ada la estruor%ani2acional de la e!presa.
• /7ele%a usted la autoridad en sus subordinados0
• /Cules son las ra2ones por las cuales el personal abandoe!presa0
• /Cul es la principal causa del ausentis!o0
• /#os e!pleados de la e!presa tienen posibilidades de ascendecir$ de poder reali2ar un plan de carrera en la e!presa0
• /C"!o considera la dedicaci"n e iniciativa de los e!pleados
su trabajo0• /#a actitud positiva o ne%ativa de los e!pleados se debe a a
interno o e,ternos de la e!presa0
• /Con 'ue periodicidad se reali2an evaluaciones sobre el dese!del personal0
• /7e 'ue !anera se les brinda retroali!entaci"n a los e!pl
sobre los resultados de la encuesta y 'uien lo lleva a cabo0
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%$) a$ % #a$a en $e5 ( a a a n ( $a %$e(
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%$) a$ % #a$a en $e5 ( a a a n ( $a %$e(&e &%)en'%(
Nombre de la persona entrevistada _________________ posición___________
Departamento_________ Localización de la oficina___________ tel._________
1.¿Hay por lo menos una persona encargada de la administración de documentos?
i________ No__________
!. i la "ay ¿#u$les son las responsabilidades de esa persona?___________
%. ¿&ienen ustedes un programa de retención y disposición? i ___ No ____
¿e usa el programa regularmente? i______ No ______
'.¿(s su $rea de arc"ivo adecuada para las necesidades proyectadas dentro de cinco a)os* incluyendo papel* micrófonos
información óptica* medios magn+ticos? i____ No___
,.¿-fectan las reglas gubernamentales a sus documentos? i________ No________
i los afectan especficamente* ¿#u$les de las reglamentaciones?___________________
/. ¿0san ustedes un manual de administración de documentos? i _____ No ___________
¿e usa el manual regularmente? i __________ No _______
. ¿&ienen ustedes un manual de administración de correspondencia? i _____ No _____
¿e usa el programa regularmente? i______ No ______
2. ¿&ienen ustedes un manual de administración de directrices administrativas?
i ___ No ______
¿e usa el programa regularmente? i______ No ______
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3. ¿&ienen ustedes un manual de -dministración de formularios?
i ___ No ______
¿e usa el programa regularmente? i______ No ______
14. ¿&ienen ustedes un manual de administración de informes? i ___ No _____
¿e usa el programa regularmente? i______ No ______
11. ¿&ienen ustedes un manual de administración copias? i ___ No ______
¿e usa el programa regularmente? i______ No ______
1!. (5pli6ue su percepción de lo 6ue significa la administración de documentos
_____________________________________________________________________
1%. ¿7u+ problemas enfrentan ustedes en el uso diario de documentos? _____________________________________________________________________
1'. ¿7u+ medidas de seguridad se usan para proteger los documentos?
_____________________________________________________________________
1,. Haga un diagrama de flu8o de los documentos en su oficina. 9use el dors
+sta p$gina:
INDICADORES ITEM
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I N 7 I C A 7 O R
I N 7 E
6 E N 7 I E N T E
8 , 9 e
s t r a t e % i a s d e
c a l i d a d
INDICADORES ITEM
4: I!a%en institucional/Identifca cual es la !isi"n$pol&tica de calidad de estae!presa0E,iste respeto entre susco!pa3eros$ no i!portandocreencias$ ideolo%&as y costu
4; 7escripci"n de puestos yunciones
/Antes de laborar en esta e!
recibi" al%una capacitaci"n dacuerdo al puesto a dese!p/E,iste una descripci"n de pen este departa!ento0
4< Co!unicaci"n eectiva#a inor!aci"n proporcionadsu jee es +til para dese!peunciones0/Cundo e,iste la posibilidad
variar el trabajo entredeparta!entos est usted e!ejor disposici"n0
4= Calidad en la atenci"n/#a capacitaci"n recibida padese!pe3ar sus unciones$real!ente le es +til0/A usted co!o e!pleado$ leproporcionan el e'uipo adecpara dese!pe3ar su trabajo
@a revisado los !anuales de
SUGERENCIAS PARA REALIZAR UNA
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SUGERENCIAS PARA REALIZAR UNAENTREVISTA E>ITOSA
:. Al iniciar (ro!pa el hielo) para establecer un cli!a de confan2a coentrevistado.
;. Nunca utilice un escritorio para hacer una entrevista$ pues ello consti
una barrera psicol"%ica y &sica 'ue inhibe al entrevistado.
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GRACIAS
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