herzlich willkommen im hrs tagungs- und gruppenportal ... · überschritten, kann die buchung...

Herzlich Willkommen im HRS Tagungs-

und Gruppenportal

Tagung-OnlineGruppe-Online

Seite 2

InhaltWelche Möglichkeiten bietet Ihnen HRS im Tagungsbereich?

Anmeldung und Profilverwaltung

Suchfunktionen

Hotelliste und Hoteldetails

Vergleichen von Hotels

Online-Anfrage von Tagungen

Veranstaltungsübersicht

Angebot und Angebotsvergleich

Buchung, Änderung und Stornierung

Gruppe-Online

Seite 3

Welche Möglichkeiten bietet Ihnen HRS im Tagungsbereich?

Tagung-Online

–

das Tagungsportal mit folgenden Funktionalitäten:

Anfragetool für Tagungen/Gruppen mit Express-

und erweiterter Suchfunktion

Die Vorteile auf einen Blick:

schnelle und effiziente Suche

Abfrage bis zu vier Hotels

Standardisierte Angebote

Speichern von Suchprofilen

online Kontakt zu den Hotels

Seite 4

Anmeldung

Sie sind bereits bei Tagung-Online

registriert? Dann melden Sie sich bitte hier mit Benutzernamen und Kennwort an.

Neu bei Tagung-Online? Registrieren Sie sich bitte einmalig mit Ihren Daten.

Seite 5

Anmeldung

Bitte registrieren Sie sich einmalig.

Belegen Sie alle Pflichtfelder (rote Sternchen)

Geben Sie einen Benutzernamen und ein mind. 6-stelliges Kennwort ein.

Mit Benutzernamen und Kennwort können Sie sich zukünftig bei Tagung-

Online

als Kunde anmelden.

Wählen Sie die Firmenzuordnung aus.

Benennung eines Stellvertreters möglich (z.B. im Urlaubsfall)

Seite 6

Anmeldung

Füllen Sie Ihre Firmenadresse aus sowie Kontaktdaten (für Übermittlung an das Hotel)

Bei abweichender Rechnungsanschrift bitte das entsprechenden Häkchen setzten: Eingabe nun möglich.

Eingabe einer Kontakttelefonnummer erforderlich.

Eingabe der gewünschten Sprache und Währung

Seite 7

Profilverwaltung

Sie haben jederzeit die Möglichkeit durch Auswahl der „Benutzerdaten“

Ihre persönlichen Daten zu aktualisieren

E-Mail Adresse

Firmenadresse

Kontaktdaten Firmenadresse

Sprache und Währung

Seite 8

Profilverwaltung

Nach der Anmeldung bzw. Registrierung kommen Sie direkt in Ihre Veranstaltungs-

übersicht

und können Ihre Anfragen nach Status auswählen sowie die Details der Anfrage abrufen.

Alle Vorgänge werden hier aufgelistet, dadurch erhalten Sie eine Transparenz und können Ihre Arbeitsabläufe optimieren

-> enorme Zeiteinsparung

Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die Details zu sehen.

Gehen Sie auf Hotelsuche und starten Sie Ihre neue Anfrage

Seite 9

Suchfunktionen

Starten Sie hier mit der Express-SucheAlternativ können Sie auch mit der erweiterten Suchfunktion starten

Express-Suche:

für einen ersten Überblick über das Hotelangebot im Zielort

Erweiterte Suche:

für bedarfsgenaue Anfrage mit Angabe der Details zum Tagungsprofil (Zeiten, Technik, Raumgröße, unterschiedliche Teilnehmeranzahl)

Speichern Sie Ihre Suchkriterien als Suchprofil

Seite 10

Express-SucheDie Express-Suche ist geeignet für Standard-Anfragen.Geben Sie folgende Informationen ein:

Ziel • Ort• Region• Adresse• oder wählen Sie einen Ihrer

Firmenstandorte aus

Datum

Zimmeranzahl

Teilnehmeranzahl

Bestuhlungsart

Auswahl der Tagungspauschale

Entscheidungsfrist für Angebote: Datum auswählenTagesmeeting ohne Übernachtung; bitte Haken setzen bei keine Übernachtung benötigt

Mit einem Klick auf ‚Hotel suchen‘

kommen Sie zur Hotelliste mit Ihren Suchergebnissen.

Seite 11

Erweiterte Suche

Nutzen Sie die erweiterte Suche

für eine bedarfsgenaue Anfrage mit zusätzlichen Auswahlmöglichkeiten.

Vorteil: durch die detaillierte Angabe Ihrer Anforderungen, erhalten Sie qualifizierte und individuelle Angebote der Hotels.

Geben Sie bitte folgende Informationen ein:

Ziel

Datum

Hoteltyp

Lage

Umgebung…

Seite 12

Erweiterte Suche

Geben Sie bitte folgende Informationen ein:

Veranstaltungsart

Anzahl Teilnehmer

Zimmerbedarf

Sonstige Wünsche…

Alternativtermin (sofern vorhanden)

Seite 13

Erweiterte Suche

Geben Sie für den/ die Veranstaltungstag/e Ihre Anforderungen und Wünsche ein:

Anzahl der Räume

Uhrzeit

Bestuhlung

Technik: siehe Tagungspauschale

Raum

Tagesablauf / Pausen

Teilnehmeranzahl, Tagungspauschale…

Sie können eigene Dateien wie z. B Raumplan anhängen

Speichern Sie Ihre Suche bei regelmäßigen, ähnlichen Veranstaltungen als Suchprofil ab

Seite 14

Erweiterte Suche

Tagesablauf: Wählen Sie Verpflegungszeiten aus und bestimmen Sie die Uhrzeit. Nur ausgewählte Verpflegungszeiten werden an das Hotel übermittelt.

Eine Auswahl verschiedener weiterer Verpflegungsangebote ist möglich, so wie ein Feld für eigene Einträge (Sonstiges)

Es ist möglich, Anhänge beizufügen

Klicken Sie auf „Weiter“

Seite 15

Hotelliste

Online-Anfrage

von Tagungen

Anfrage von bis zu 4 Tagungshotels

Kennzeichnung Ihrer Vertragshotels

Erhalt eines übersichtlich gestalteten Angebotes innerhalb von 12 Arbeitsstunden

Seite 16

Hotelliste

Nicht erfüllte Kriterien werden in der Hotelliste dargestellt:

Bestuhlung nicht möglich

Zu geringe Zimmerkapazität

Bei Nicht-Vertragshotels

Keine Preisangabe; diese erfolgt über Anfrage beim Hotel

Seite 17

Hotelliste

Hotelliste jederzeit neu sortierbar

Entfernung zu Hauptbahnhof, Zentrum

Tagungspauschalen auf-/absteigend

Hotelname auf-/absteigend

Teilnehmerkapazität auf-/absteigend

Tagungsräume auf-/absteigend

In der Preis-

und Symbolerklärung oder auf den roten Infobuttons

erhalten Sie weitere Informationen zu Bezeichnungen und Symbolen

Geben Sie einen Veranstaltungsnamen einFür Details zum Hotel klicken Sie auf den Hotelnamen

Seite 18

Hoteldetails

Anzahl Tagungsräume

Längen-

und Flächenangaben

Bestuhlungsart

Ausstattungsmerkmale

Seite 19

Vergleichen von Hotels

Hotels markieren und direkt nebeneinander vergleichen

Bis zu 4 Hotels auswählen

Nach Auswahl der Hotels klicken Sie bitte auf „vergleichen“

Seite 20

Vergleichen von Hotels

Über das Auswahlmenü

können Sie das gewünschte Hotel zur Ansicht ändern

Sie können sich die Hotelfotos oder die Tagungsraum-Fotos anzeigen lassen

Verglichen werden:

Rate Übernachtung

Tagungspauschale

Extraleistungen

Hotelbewertung

Seite 21

Vergleichen von Hotels

Vergleichen werden:

generelle Hotelinfos

Entfernungen

Hotelausstattung

Zimmerausstattung

Serviceleistung im Hotel

akzeptierte Zahlungsmittel

Seite 22

Online-Anfrage von Tagungen

Markieren Sie Ihre Wunschhotels und klicken Sie auf „Anfrage als E-Mail“

Bis zu 4 Hotels auswählen

Tipp: Je detaillierter Ihre Angaben in der erweiterten Suche sind, desto besser kann das Angebot vom angefragten Hotel unterbreitet werden

Seite 23

Online-Anfrage von Tagungen

Ihre Anfrage wurde versandt

Innerhalb der nächsten 12 Arbeitsstunden erhalten Sie eine Email mit dem Direkt-Link

zum angefragten Angebot

Erhalten Sie binnen dieser Frist kein Angebot, wird automatisch von HRS eine Erinnerung an das angefragte Hotel versandt

Mit ‚Zur Übersicht‘

wechseln Sie in die Veranstaltungsübersicht, um Ihre bereits verschickten Anfragen oder Buchungen zu sehen

Seite 24

Online-Anfrage von Tagungen

Zurückziehen einer Anfrage möglich

Anfrage über das Pluszeichen in der Veranstaltungsübersicht öffnen:

Auf „Anfrage verwerfen“

klicken

Sie werden gebeten einen Grund für das Zurückziehen der Anfrage anzugeben

Seite 25

Veranstaltungsübersicht

In der Veranstaltungsübersicht finden Sie alle Anfragen, Angebote und akzeptierten Angebote bzw. Buchungen

Klicken Sie auf das Pluszeichen um die Details zu sehen: Hotels, Status, Optionen usw.

Seite 26

Angebot

Mit einem Klick auf ‚Angebot akzeptieren‘

erfolgt Ihre Reservierung. Die weiteren angefragten Hotels erhalten automatisch über das System eine Absage.

Auch eine Änderung Ihrer Anfrage ist möglich.

Seite 27

Angebotsvergleich

Bei Anfrage mehrerer Hotels erhalten Sie standardisierte Angebote, die Sie einfach vergleichen können. Dadurch sparen Sie Zeit bei der Auswahl.

Die Anfrage kann auch noch zurückgezogen werden.

Die jeweilige Anfrage kann geändert werden.

Seite 28

Änderung

Möchten Sie Ihre Anfrage ändern, ist es zunächst nötig, die Angebotsentbindung zu bestätigen.

Sobald Ihnen der Hotelier ein neues Angebot unterbreitet, wird das alte Angebot ungültig.

Nach Klicken auf „Weiter“

gelangen Sie zu den Änderungsoptionen:

Zeitraum (Tagesmeeting ohne Übernachtung, Anzahl Übernachtungen, Anzahl Veranstaltungstage)

Übernachtungen (Anzahl der Zimmer)

Veranstaltung (Anzahl Teilnehmer, Verpflegungsleistungen, Bestuhlung, …)

Seite 29

Änderung

Änderung folgender Angaben sind möglich:

Zimmeranzahl

Uhrzeiten

Ausstattung der Tagungsräume

Termin

Nachträglich

Siehe Tabelle

Eingabe zusätzlicher AnmerkungenEingabe zusätzlicher Verpflegungswünsche, Anmerkungen und weitere Extras möglich je VeranstaltungstagNach Klick auf „Weiter“

gelangen Sie auf die Zusammenfassung der Änderungsanfrage

Seite 30

Änderung

Die Änderungsanfrage ist nun unter den bestehenden Angeboten aufgelistet.

Zurückziehen/Verwerfen einer Änderungsanfrage möglich

Ebenso kann die Anfrage erneut geändert werden

Seite 31

Buchung

Um die Buchung durchzuführen, klicken Sie bitte auf das jeweilige Angebot („Angebot

ansehen“)

Sie können auswählen zwischen: Ändern, Ablehnen oder Akzeptieren –

durch Klick auf das jeweilige Feld

Seite 32

BuchungAuswahl des Leistungsempfängers (Land, Firmenzuordnung)

Auswahl der Zahlungsmodalitäten

Übernachtung inkl. Aller Extras und Tagung a/c Firma

Übernachtung, Frühstück und Tagung Selbstzahler

Übernachtung, Frühstück und Tagung a/c Firma

Übernachtung & Frühstück Selbstzahler, Tagung a/c Firma

Angabe der Rechnungsadresse und Kostenstelle

Angabe eines neuen Ansprechpartners möglich

Nach Klick auf „Angebot akzeptieren“

wird die Buchungsbestätigung generiert

Seite 33

Buchungsbestätigung

Bestätigung auf der Website sowie parallel per E-Mail

Das Hotel wird sich mit Ihnen per Email in Verbindung setzen

Ebenso kann die Buchung jeder Zeit in der Veranstaltungsübersicht eingesehen werden

Seite 34

Stornierung von Tagungs-

und Gruppenbuchungen

Klicken Sie in der Veranstaltungsübersicht auf „Buchung ansehen“

–

weiter unten auf der Seite: „Kostenlos stornieren“

Ist das kostenfreie Stornodatum noch nicht überschritten, kann die Buchung kostenlos storniert werden. Eine E-Mail wird an den Besteller und an das Hotel versandt.

Ist die Stornierungsfrist bereits überschritten, lautet der Button „kostenpflichtig stornieren“. Es wird die gleiche E-Mail versandt. Absprache über Bedingungen läuft zwischen Hotel und Besteller.

Seite 35

Welche Möglichkeiten bietet Ihnen HRS im Gruppenbereich?

Gruppe-Online –

das Portal mit folgenden Funktionalitäten:

Anfragetool für Gruppen mit Express-

und erweiterter SuchfunktionAnfragen ab 5 Zimmer Speichern des SuchprofilsAuswahl von bis zu 4 Hotels für Online-Anfragestandardisierte Angebote innerhalb von 12 ArbeitsstundenCI-Integration

Suche nach Firmenstandorten

Corporate Design

Kennzeichnung der Vertragshotels mit Firmenlogo

Integration von verhandelten Firmenraten

Seite 36

Suchfunktionen bei Gruppe-OnlineMelden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an (Anmeldung und Zugangsdaten analog zu Tagung-Online

s. S. 5 und 6)

Auch in Gruppe-Online können Sie sowohl eine Express-

als auch eine erweiterte Suchfunktion starten:

Express-Suche:

für einen ersten Überblick über das Hotelangebot im Zielort

Erweiterte Suche:

für bedarfsgenaue Anfrage mit Angabe der Details zum Reiseprofil (Preisvorstellungen, Lage des Hotels, weitere Services, …)

Seite 37

Express-Suche

Die Express-Suche ist geeignet für kleinere Standard-AnfragenGeben Sie folgende Informationen ein:

Ziel• Ort• Region• Adresse• oder wählen Sie einen Ihrer

Firmenstandorte aus

Datum

Zimmeranzahl

Evtl. Wünsche

Mit einem Klick auf ‚Hotel suchen‘

kommen Sie zur Hotelliste mit Ihren Suchergebnissen.

Seite 38

Erweiterte Suche

Nutzen Sie die erweiterte Suche

für eine bedarfsgenaue Anfrage mit zusätzlichen Auswahlmöglichkeiten.

Vorteil: durch die detaillierte Angabe Ihrer Anforderungen, erhalten Sie qualifizierte und individuelle Angebote der Hotels.

Geben Sie bitte folgende Informationen ein:

Ziel

Datum

Hoteltyp

Lage

Umgebung…

Seite 39

Erweiterte Suche

Geben Sie Ihre Anforderungen und Wünsche ein:

Anzahl Reisende

Evtl. Wünsche

Preisvorstellung

Zimmerbedarf

Verpflegung

Weitere Services, …….

Seite 40

Erweiterte Suche

Hängen Sie Dateien an:

Name des Anhangs

Datei hochladen

Geben Sie ein Datum für die gewünschte Entscheidungsfrist des Angebots an

Speichern Sie Ihre Suche bei regelmäßigen, ähnlichen Anfragen als Suchprofil ab

Seite 41

Ihr Kontakt bei HRS

Hotel Reservation Service (HRS)

Abteilung Gruppen & Tagungen

Telefon:

0221 2077 300

Fax:

0221 2077 390

E-Mail:

tagung@hrs.de

Hotel Reservation Service (HRS)

Produkttraining

Mariann Göke

Telefon:

0221 2077 1076

Fax:

0221 2077 219

E-Mail: mariann.goeke@hrs.de