ho-ren-so tips

報ー連ー相IOT TEAM - NGÔ DUY SƠN

I. Báo cáo - 報告IOT TEAM - NGÔ DUY SƠN

Mục lục

I. Thời điểm - Yếu tố quan trọng nhấtII. Định nghĩaIII. Tips

Thời điểm - Yếu tố quan trọng nhất

Bad

Normal

Good

Ngáo!

Tiên tri

Tìm hiểu

Code

PRReview

Mục lục

I. Thời điểm - Yếu tố quan trọng nhấtII. Định nghĩaIII. Tips

Định nghĩa

Sự kiện! Báo cáo

Chỉ thị

Phán đoán/ Chỉ thị

Định nghĩa

Là việc truyền đạt tình trạng thực hiện chỉ thị được giao hay ảnh hưởng của một sự kiện mới tới công việc đang

làm của cấp dưới lên cấp trên.

Định nghĩa

Đối tượng báo cáo hướng tới: Cấp trên Nội dung báo cáo:

Sự việc xảy ra Quá trình làm Kết quả Nội dung chính của báo cáo không phải là ý kiến chủ quan, cảm tưởng hay ý

kiến cá nhân của người báo cáo

Mục lục

I. Thời điểm - Yếu tố quan trọng nhấtII. Định nghĩaIII. Tips

Tips

1. Báo cáo từ kết luận đầu tiên2. Nghĩ tới tình trạng của người nhận báo cáo3. Phân định rõ ràng giữa thực tế và phán đoán của bản thân4. Tình trạng xấu phải được báo cáo trước, nhanh, gọn, chính xác5. Không ngần ngại báo cáo thường xuyên

1. Đi từ kết luận

Chủ đề Báo cáo về vấn đề gì

Kết luận Bổ xung thông tin, diễn giải

Bối cảnh, lý do, quá trình Ý kiến cá nhân

Nói ngắn gọi ý kiến cá nhân của mình về vấn đề

Cấp trên luôn mong muốn được biết kết quả trước tiên

2. Hoàn cảnh hiện tại của cấp trên

Không chỉ cần chú ý tới tình trạng hiện tại của bản thân, mà còn phải chú ý xem cấp trên đang trong hoàn cảnh nào Xem xét hoàn cảnh của cấp trên rồi mới quyết định Nếu không thể báo cáo ngay thì nên hỏi xem lúc nào phù hợp

Việc nắm được thời điểm lúc nào cấp trên có thời gian nghe báo cáo là yếu tố quan trọng giúp báo cáo thuận

lợi

3. Thực tế VS Phán đoán cá nhân

Phân biệt rõ giữa phán đoán, ý kiến cá nhân và sự việc thực tế Không nói phán đoán của bản thân như thể là đang nói thực tế sự việc xảy ra Khi bắt đầu nói về ý kiến cá nhân của mình luôn phải mào đầu [ Theo em

nghĩ là...] Báo cáo phải rõ ràng (gắn đầy đủ tài liệu tra cứu...)

Tránh để cấp trên phán đoán nhầm tình hình

4. Xấu phô ra =))

Không nên một mình cố gắng giải quyết vấn đề Dù có buồn phiền thì cũng chả giải quyết được vấn đề gì Không giấu diếm mà nói thẳng ra Sự giúp sức của senior hay sếp sẽ giúp phòng ngừa được lỗi lớn hay rắc rối có

khả năng phát sinh Khi đó cần chân thật nói ra nhận định, ý kiến cá nhân của mình

Vấn đề, điềm xấu là cái phải ưu tiên báo cáo trước tiên

5. Báo cáo thường xuyên

Đừng dựa vào tiêu chuẩn cá nhân để đánh giá sự ưu tiên Nếu ko chắc chắn thì cứ báo cáo để hỏi

Thời điểm bắt đầu luôn có nhiều điều chưa biết nên hãy hỏi tích cực Không chỉ báo cáo kết quả, mà cả quá trình làm nữa

Trước khi cấp trên phải hỏi [Cái này làm thế nào để được như thế?] thì hãy báo cáo trước

Đừng xoắn bố con thằng nào! Đừng nghĩ ngợi nhiều! Hãy thử báo cáo ngay nếu thấy cần thiết!

Hãy báo cáo!

KẾT

SUMARY

① Kịp thời

② Bắt đầu từ kết quả/ kết luận

③ Nghĩ tới tình hình của người sẽ nhận báo cáo

④ Phân biệt rõ tình trạng thực tế vs phán đoán cá nhân

⑤ Vấn đề, sự việc xấu: Ưu tiên trước - Báo cáo trực tiếp - Chính xác

⑥ Thường xuyên

II. Liên lạc - 連絡IOT TEAM - NGÔ DUY SƠN

Mục lục

I. Định nghĩaII. Tips

Định nghĩa

Liên lạc

Liên lạc

Liên lạc

Cấp trên

Đồng nghiệp

Trainer

Thông tin

Thông tin

Định nghĩa

Là việc liên lạc cho những người có liên quan về thông tin mình tiếp nhận được

Định nghĩa

Đối tượng liên lạc hướng tới: Những người có liên quan tới thông tin Nội dung liên lạc: Thông tin

Nội dung chính của liên lạc không phải là ý kiến chủ quan, cảm tưởng hay ý kiến cá nhân của người liên lạc

Mục đích chính: Chia sẻ thông tin

Mục lục

I. Định nghĩaII. Tips

Tips

1. Chỉnh lý nội dung liên lạc2. Nắm bắt được tổng thể tình hình3. Phải xác nhận lại xem nội dung liên lạc đã tới người nhận hay chưa4. Note lại cẩn thận thông tin

1. Chỉnh lý nội dung

5W1H : Tuỳ vào từng trường hợp mà có thể bỏ đi một hoặc vài mục What Who Where When Why How

Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu

2. Nắm tổng thể tình hình

Dựa trên nhận định về mức độ quan trọng và độ cấp bách mà quyết định hình thức liên lạc phù hợp Khẩn cấp: Trực tiếp tới, điện thoại, tin nhắn SMS… Quan trọng, yêu cầu độ chính xác cao: Văn bản, mail, chatwork…

Dựa trên vị trí người nhận tin mà quyết định ngôn ngữ sử dụng Cấp bậc Mức độ thân thiết Tính cách, mối quan tâm: Có thêm được những thông tin “râu ria” không?

3. Xác nhận đối tượng liên lạc đã nhận được tin

Nếu không gặp được người cần liên lạc Xác nhận lại xem người chuyển tin đã chuyển giúp chưa Nếu là mail, fax hay bưu kiện thì phải xác nhận lại xem đã tới nơi chưa

Phân biệt rõ ràng giữa “Đã liên lạc” với “Đã nhận được liên lạc” Việc liên lạc chỉ được coi là hoàn thành khi đối tượng đã nhận được liên lạc

4. Nhớ memo

Tránh quên khi tiếp nhận thông tin Xác nhận lại được xem các thông tin đã chính xác hay chưa An tâm khi truyền đạt lại cho người khác

SUMARY

① Chỉnh lý nội dung liên lạc② Nắm bắt được tổng thể tình hình③ Phải xác nhận lại xem nội dung liên lạc đã tới người nhận hay chưa④ Note lại cẩn thận thông tin

III. Thảo Luận – 相談IOT TEAM - NGÔ DUY SƠN

Mục lục

I. Định nghĩaII. Tips

Định nghĩa

Thảo luận

Cấp trên

Đồng nghiệp

Chỉ thị

Thảo luận

Trợ giúp, ý kiến

Trợ giúp, ý kiến

???

Sự kiện

Định nghĩa

Là việc xin ý kiến, lời khuyên của cấp trên hay đồng nghiệp khi gặp một vấn đề khó khăn không thể tự mình

quyết định

Định nghĩa

Đối tượng thảo luận hướng tới: Những người có thể đưa ra ý kiến và lời khuyên cho vấn đề

Nội dung thảo luận: Vấn đề Cách suy nghĩ, quan điểm cá nhân

Mục lục

I. Định nghĩaII. Tips

Tips

1. Bắt đầu trình bày từ ý kiến cá nhân về vấn đề2. Phải chân thành, cầu thị3. Nhất định phải báo lại kết quả thảo luận4. Thể hiện mong muốn thảo luận là chứng minh cho sự tin cậy

1. Bắt đầu từ ý kiến cá nhân

1. Vấn đề cần thảo luận2. Trở ngại gặp phải3. Ý kiến cá nhân4. Gợi hỏi ý kiến

2. Chân thành, cầu thị

Dù ý kiến, giả thiết của mình bị phủ định cũng nên chăm chú lắng nghe Tìm ra điểm có vấn đề Nhìn vấn đề từ quan điểm, góc nhìn khác Sau khi sửa lại phương án, xin ý kiến lại lần nữa Point!

Trình bày ý kiến của mình trước (Tip1)

3. Báo cáo kết quả thảo luận

Người đưa ra lời khuyên rất muốn biết xem lời khuyên hay ý kiến đó có giúp ích gì không!

Point! Nên note lại để biết cần giải quyết vấn đề gì và báo cáo như thế nào

4. Thảo luận là thể hiện sự tín nhiệm

Vứt bỏ suy nghĩ rằng xin ý kiến hay lời khuyên của ai đó chứng tỏ mình dốt hay yếu kém

Đó là dấu hiệu của sự tín nhiệm, tin cậy

SUMARY

① Bắt đầu trình bày từ ý kiến cá nhân về vấn đề② Phải chân thành, cầu thị③ Nhất định phải báo lại kết quả thảo luận④ Thể hiện mong muốn thảo luận là chứng minh cho sự tin cậy