hur kan man med tekniken analysera, förändra och förvalta en arbetsplats eller byggnad

O F F I C E I N S I G H T S

Sprid budskapet! #officeinsights

Hur man med tekniken kan analysera, förändra och förvalta en arbetsplats eller byggnad

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 3

Visa hur man kan använda information och ha översikt i förändringsprocessen i stegen analys, utvärdering, beslut, implementering och förvaltning

ABW är en process som inte har ett slut och som omfattar flera led i ett företag…….

Mål med presentation

2016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 4

Visst är det fantastiskt att vi har väntat ända tills nu för att skapa kontor som är anpassade för vad vi gör, när vi gör det och hur vi gör det?

ABW

2016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 5

Ett Case: Företaget Typiskt ABEtt typiskt tjänstemannaföretag i en typisk bransch200 anställda

2016-11-30

TYPISKT ABVI ARBETAR MODERNT OCH INNOVATIVT

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 6

Nuläge för företaget: Alla har en egen arbetsplatsAlla chefer har ett eget rumÖvriga sitter i öppna kontorslandskap

2016-11-30

Lokalerna:• Stolar och bord är från flytten 2005• Vi planerade investera i nya stolar 2010.• Företaget behövde spara så vi fick nej.• Besparing 600 kkr i investering.• Motsvarar 120 kkr per år = 600/anst/år

Ekonomichefen:• Vi har en lokal på 5.000 m2.• Lokalkostnad per år är ca 15 miljoner.• Area per anställd: 25 m2• Kostnad per anställd: 75.000 kr/år• Vi har skjutit på investering av stolar härom året vilket sparar 120.000 kr/år.

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 7

Vi ändrar till ABW!Målet: 1,2 personer/arbetsplats200 anst. / 1,2 = 167. Beslut: Vi gör layout för 170 skrivbordFlyttar om och säger upp plan 4 = 800 m2

2016-11-30

Lokalerna:• Stolar och bord är från flytten 2005• Vi planerade investera i nya stolar ochskrivbord.• Investering: 1,36 mkr • Företaget beslutade avvakta.

Ekonomichefen:• Lokalkostnad per år minskar till ca 12,6 mkr.• Besparing 2,4 mkr = 15%.• Area per anställd: 25 m2• Kostnad per anställd: 63.000 kr/år• I’m a hero.

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 8

Ett år senare……Ingen har klagat mer än tidigareAlla har haft tillgång till en arbetsplats när de är på kontoretFöretagsledningen är nöjd

2016-11-30

Lokalerna:• Stolar och bord är från flytten 2005

•Vad tänker HR?•Anställda?

Ekonomichefen:• Väldigt lyckat projekt.• Besparing 2,4 mkr per år.• I’m still a hero.

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 9

Vad betyder det att ingen klagat?Vi har förmodligen fler skrivbord än vi behöver.

Vi kan alltså minska antalet skrivbord. Hur mycket?Experterna säger en faktor 1,5-2,0 anställd per skrivbord.

Hur ska vi ta reda på hur många skrivbord som används som mest?

Inpasseringssystemet visar hur många som är i byggnaden!Men, en del av dem sitter i möten.

Om det fanns ett rimligt sätt att mäta vår nyttjande grad så kan vi spara mer?

Men vänta nu…….

2016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 10

Tänk om vi hade haft nyckeltal? Över tid?

2016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 11

Nytt scenario med uträkning baserad på faktiska nyckeltal..Målet höjs till 1,6 anställda per skrivbord efter mätning200 anst. / 1,6 = 125. Beslut: Vi gör en layout för 125 skrivbord.Vi flyttar om och säger upp plan 2 och 3 = 1600 m2

2016-11-30

Lokalerna:• Investering nya bord och stolar 1,6 mkr.•Återstående lokal är 2.600 m2.• Upplevs som luftigare trots minskning av area per skrivbord med ca 20%.• De nya möblerna är bättre anpassade till arbetsuppgifterna

Ekonomichefen:• Kostnaden skulle sjunka med 4,48 mkr och då är de nya möblerna inkluderade.• En ytterligare besparing på 36%.• I would be a SUPER-hero.

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 12

Manuellt? Kostar mycket.Erfarenheter från England och Finland är att man gör det max 1 gång per år.Inte tillräckligt bra. Mänskliga faktorn.

Appar?Sensorer?

Kostnadsfråga? Integritetsfråga?

Hur kan man mäta nyttjande grad?

2016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 132016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 14

NKI? Hur och vad mycket ska de få påverka?Behöver vi involvera HR?Hur mäter vi utvecklingen över tid?När i processen gör vi detta?Hur viktigt är detta?

Kostnadsfråga? Integritetsfråga?

Personalen…hur mår dem och vad har de för feedback?

2016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 152016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 16

KPI? Vad är kärnverksamheten?Kvm/person?Kostnad/kvm/person?Vad säger hyresavtal?Driftkostnad/person?

Kostnadsfråga? Effektivisering? På bekostnad av?

Management…vad behöver de för beslutsunderlag?

2016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 172016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 18

Grunden är ritningarnaFelanmälan - QR kod?Lokalvård – vad städas när och hur ofta?Bokning av mötesrum?Hur hittar vi våra kollegor?Möbler, AV-utrustning, rondering med APPar, SBA, utrymningsplaner ……..

Kostnadsfråga? Kommunikationsfråga?

FM – vad behöver förvaltning för att få ABW att fungera?

2016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 192016-11-30

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 20

Nytt scenario med uträkning baserad på faktiska nyckeltal.. MEN alla får vara en SuperheroMålet höjs till 1,6 anställda per skrivbord efter mätning200 anst. / 1,6 = 125. Beslut: Vi gör en layout för 125 skrivbord.Vi flyttar om och säger upp plan 2 och 3 = 1600 m2

2016-11-30

HR-ansvariga Ekonomi - ansvarig FM - ansvariga Anställda

Copyright© Pythagoras AB 2016 Bild 21

Samla information Sprid den i organisationen

Vinsterna:Ökad kommunikationKostnadseffektivtÖkad förståelseÖkad personalnöjdhetEn fungerande arbetsmiljö

2016-11-30

Tack för uppmärksamheten!

Copyright© Pythagoras AB 2016

Sara Samir– Key Account ManagerSara.samir@pythagoras.se

070 214 18 28