indeks & tunjuk silang
Post on 26-Jun-2015
2.137 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Rudi HermaoneDisampaikan Pada :
Bimbingan Teknis ( Bintek )
INDEKS DAN TUNJUK SILANG
Tunjuk silang :adalah cara untuk menunjuk
kan, mengaitkan, memper
temukan, perbedaan-perbe
daan sehubungan dengan
sesuatu masalah.
Misalnya :• Satu arsip berisikan bebe rapa masalah yang berlai nan.• Satu arsip mempunyai be berapa indeks.
• Adanya perubahan nama orang, badan, alamat, status.
Indeks adalah tanda pengenal arsip untuk membedakan arsip-arsip ber - Kode Klasifikasi sama satu dngyang lain.
• Tanggal & Nomor
• Nama orang
• Nama Badan
• Nama Wilayah
• Nama Masalah
Indeks dapat berupa :
MENG-INDEKS
IALAH CARA MENEMUKAN DAN MENENTUKAN CIRI
ATAU TANDA DARI SUATU DOKUMEN YANG AKAN
DIJADIKAN PETUNJUK DAN TANDA PENGENAL
(CAPTION) UNTUK MEMUDAHKAN MENGETAHUI DALAM
SUSUNAN MANA DOKUMEN TERSEBUT HARUS
DIMASUKKAN KE DALAM FILE, SELANJUTNYA
MEMUDAHKAN PULA MENGETAHUI DI DALAM FILE
MANA DOKUMEN TERSEBUT DAPAT DITEMUKAN BILA
DIPERLUKAN.
FUNGSI INDEKS
Untuk membedak arsip/dokumen di dalam suatu berkas yang berkode sama.
Sebagai sarana penemuan kembali arsip/dokumen.
Untuk menentukan urutan letak arsip didalam berkas.
Untuk mengelompokkan (memberkaskan) arsip yang kode dan kegiatannya sama kedalam satu berkas.
Sebagai tanda petunjuk/pengenal arsi/dokumen.
Untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lainnya dalam satu kode (masalah) yang sama.
SYARAT MENGINDEKS :
2. JURU INDEKS HARUS TERLATIH DALAM PENGUASAAN SURAT DAN DOKUMEN LAINNYA.
4. KATA PENGENAL PERTAMA DIDASARKAN ATAS KEMUNGKINAN- KEMUNGKINAN BAGAIMANA PARA PEMAKAI MENGENALI ATAU MEMINTA SURAT, DOKUMEN ATAS ARSIP YANG BERSANGKUTAN
3.3. INDEKS YANG DIKERJAKAN HARUS BENAR-BENARINDEKS YANG DIKERJAKAN HARUS BENAR-BENAR BERASAL DARI SURAT ATAU DOKUMEN BERSANGKUTANBERASAL DARI SURAT ATAU DOKUMEN BERSANGKUTAN
5. DALAM MENGINDEKS KATA PENGENAL PERTAMA 5. DALAM MENGINDEKS KATA PENGENAL PERTAMA DAPAT MENCERMINKAN POKOK PENGERTIAN DARI PADA ISI DAPAT MENCERMINKAN POKOK PENGERTIAN DARI PADA ISI SURAT, ARSIP YANG BERSANGKUTAN.SURAT, ARSIP YANG BERSANGKUTAN.
7. KATA-KATA DALAM MENGINDEKS HENDAKNYA RINGKAS, SINGKAT 7. KATA-KATA DALAM MENGINDEKS HENDAKNYA RINGKAS, SINGKAT (SEBAIKNYA TIDAK LEBIH DARI EMPAT KATA) (SEBAIKNYA TIDAK LEBIH DARI EMPAT KATA)
6. DALAM MENGINDEKS HENDAKLAH DIPERHATIKAN KATA-KATA 6. DALAM MENGINDEKS HENDAKLAH DIPERHATIKAN KATA-KATA KALIMAT YANG MENGANDUNG KATA TANGKAPKALIMAT YANG MENGANDUNG KATA TANGKAP
8. DALAM MENGINDEKS KATA YANG DIPERGUNAKAN HARUS JELAS MUDAH DIBACA, MUDAH DIUCAPKAN, MUDAH DIPAHAMI DAN DI
INGAT.
1. JURU INDEKS HARUS MENGUASI FUNGSI, KEGIATAN SERTA PERMASALAHAN-PERMASALAH YANG MENJADI URUSAN INSTANSI
MEMILIH DAN MENENTUKAN CIRI DAN TANDA PENGENAL MEMBACA SETIAP DOKUMEN MERUPAKAN BAGIAN
DARIPADA KEGIATAN MENGINDEKS. DENGAN MEMBACA DOKUMEN DAPAT DIKETAHUI CIRI-CIRI DAN TANDA-TANDA TERTENTU DARI DOKUMEN TERSEBUT SEPERTI : NAMA ORANG, NAMA BADAN, NAMA BARANG, NAMA TEMPAT/
DAERAH, NAMA MASALAH. KATA-KATA TERSEBUT HARUSLAH MERUPAKAN KATA KUNCI. KATA-KATA PENGENAL HENDAKLAH DIPILIH KATA YANG SUDAH DIKENAL DAN DI-INGAT DARI ORANG YANG MEMERLUKAN DOKUMEN.
SATU DOKEMEN DAPAT SEKALIGUS MEMUAT LEBIH DARI SATU TANDA PENGENAL (INDEKS), MISALNYA SEPERTI MEMUAT MASALAH, NAMA ORANG, NAMA BADAN. SEBAIKNYA TANDA PENGENAL DIPILIH YANG DAPAT MEWAKILKAN SURAT/DOKUMEN TERSEBUT. MAKA DARI
ITU TANDA PENGENAL YANG DIKETEMUKAN DI DALAM DOKUMEN DIGARIS BAWAHI.
ATURAN MENG-INDEKS NAMA ORANG NAMA KELUARGA MENJADI TANDA PENGENAL
PERTAMA, NAMA KELUARGA DITULISKAN DI BAGIAN DEPAN DIIKUTI TANDA KOMA (,) DAN KEMUDIAN BARU DIIKUTI BAGIAN NAMA LAINNYA.
1. NAMA ORANG EROPA CONTOH : GEORGE R. TERRY DIINDEKS TERRY,
GEORGE R. 2. NAMA ORANG ARAB CONTOH : ABDUL SALAM BIN ABUBAKAR DIINDEKS
MENJA DI ABUBAKAR, ABDULSALAM BIN 3. NAMA ORANG INDONESIA CONTOH : AHMAD KARTOLEGOWO DIINDEKS
MENJADI KARTOLEGOWO, AHMAD 4. NAMA WANITA YG SUDAH BERSUAMI CONTOH : KARTINI RAHARDJO DIINDEKS MENJADI RAHARDJO,KARTINI
ATURAN MENG-INDEKS6. NAMA ORANG YG DIBATIS CONTOH : SANTO JOSEP DIINDEKS JOSEP, SANTO 5. NAMA ORANG YG SUDAH HAJI CONTOH : HAJI MOHAMMAD SOLEH DIINDEKS JADI SOLEH, HAJI MUHAMMAD 6. NAMA GELAR KEBANGSAWANAN CONTOH : RADEN HANAPI DIINDEKS HANAPI, RADEN 7. NAMA GELAR ADAT CONTOH : SYAMSUDIN SUTAN BENDAHARO DIINDEKS SYAMSUDIN SUTAN BENDAHARO 8. NAMA GELAR KESARJARNAAN CONTOH : Drs. BODONG PAIJO, SH DIINDEKS PAIJO, BODONG (Drs, SH)
ATURAN MENG-INDEKS NAMA BADAN 9. NAMA BADAN YANG MENGGUNAKAN NAMA-NAMA ORANG MAKA NAMA ORANG ITULAH YANG MENJADI KATA PENGE NAL PERTAMA DI DALAM INDEKS. C0NTOH : RUMAH SAKIT FATMAWATI DIINDEKS FATMAWATI, RUMAH SAKIT 10. BADAN YANG BUKAN NAMA ORANG MAKA KATA PENGENAL PERTAMA IALAH NAMA BADAN DAN DIIKUTI OLEH BENTUK BADAN HUKUM. CONTOH : - HOTEL BRAGA DIINDEKS BRAGA, HOTEL - BANK AMERTA DIINDEKS AMERTA, BANK 11. BADAN PEMERINTAH CONTOH : - DEPARTEMEN PERTANIAN DIINDEKS DEPARTEMEN PERTANIAN - DEPARTEMEN KEHUTANAN DIINDEKS DEPARTEMEN KEHUTANAN
ATURAN MEN-INDEKS
NAMA TEMPAT KOTA DAERAH
DI-INDEKS SESUAI DENGAN ASLINYA.
CONTOH : JAKARTA DI-INDEKS JAKARTA
BANDUNG DI-INDEKS BANDUNG
PEKAN BARU DI-INDEKS PEKAN BARU
NAMA-NAMA BADAN YANG DISINGKAT
CONTOH : ANRI DI-INDEKS ANRI
BKN DI-INDEKS BKN
LAN DI-INDEKS LAN
ATURAN MENG-INDEKS
NAMA BADAN BADAN PEMERINTAH DAERAH
BADAN BADAN PEMERINTAH DAERAH DI-INDEKS DEN
GAN KATA PENGENAL PERTAMA YAITU NAMA TEMPAT,
KOTA, DAERAH DI-IKUTI KOMA DAN DI-IKUTI BENTUK
ATAU TINGKAT BADANNYA.
CONTOH :
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DI-INDEKS MENJADI
JAWA TENGAH, PEMERINTAH PROVINSI
Indeks Nama Orang misalnya berkas surat-surat lamaran pekerjaan,
Semuanya akan diberi kode klasifikasi sama karena masalahnya sama, yaitu Lamaran, tetapi lamran-lamaran itu berasal dari para pelamar yang berbeda. Untuk arsip-arsip tersebut dapat diberi Indeks berupa
Nama Pelamar.
Indeks Nama Masalah misalnya surat-surat yang berasal dari Instansi yang sama dan berbagai masalah yang berbeda dapat diberikan Indeks berupa Nama Masalah
Indeks Nama Instansi misalnya surat-surat tentang masalah yang sama dan berasal dari berbagai instansi akan diberi kode Klasifikasi sama, sedangkan Indeksnya dapat berupa Nama-nama Instansi.
Indeks Tanggal dan Nomor misalnya arsip-arsip berupa peraturan perundangan – undangan jenis arsip tersebut dapat diberikan Indeks berupa Nomor dan Tahun
Indeks Nama Wilayah misalnya laporan-laporan berkala kantor-kantor cabang ke kantor pusat dapat diberi Indeks berupa Nama Wilayah.
TUNJUK SILANG
adalah cara untuk menunjukkan mengaitkan,
mempertemukan, perbedaan- Perbedaan
sehubungan dengan sesuatu masalah.
Misalnya :• Satu arsip berisikan beberapa masalah yang berlainan.• Satu arsip mempunyai beberapa indeks.
• Adanya perubahan nama orang, badan, alamat, status.
LEMBAR TUNJUK SILANG
INDEKS : KODE :
ISI RINGKAS :
LIHAT BERKAS
INDEKS : KODE :
CONTOH LEMBAR TUNJUK SILANG
INDEKS : Biaya kursus bhs
Inggris
KODE : KU0003
ISI RINGKAS : Penyelenggaraan kursus bahasa Inggris
dan perincian biayanya.
LIHAT BERKAS
INDEKS : Penyelenggaraan
kursus bhs
Inggris.
KODE : KP0105
22
top related