ingreso, despacho y control de bienes ......elcomité ejecutivo de la federación nacional de...
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Guatemala, octubre de 2019
INGRESO, DESPACHO y CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROSADQUIRIDOS EN LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN
Nombre/Puesto/Unidad FECHAHeydi Carolina GardaMuñoz/Directora UDAF 18/10/2019
REVISADO POR:Nombre/Puesto/Unidad FECHA
Javier Falla/Gerente 18/10/2019
APROBADO POR:Nombre/Puesto/Unidad FECHARoberto Giovanni RuedaAlvarado/Presidente CorniteEjecutivo 22/10/20
Nery Alberto GarclaDlaz/Tesorero Comité Ejecutivo 22/10/2019Julio RubenAlburezAvala/Secretario CornlteEjecutivo 22/10/2019Wagner Roberto LópezSagastume/Vocal I ComlteEjecutivo 22/10/2019LeslieSuseth Castillo Juarez/Vocal JI Comite Ejecutivo 22/10/2019
Punto décimo primero del acta 32-19 C.E.de fecha18/10/2019 12 de octubre de 2019.MODIFICACiÓN
DOCUMENTO DE SOPORTEFECHA DEAPROBACIONREGISTRO
MANUAL DE INGRESO,DESPACHO y CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUIRIDOS ENLA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE
REGISTRO DE ELABORACiÓN, REVISiÓN Y APROBACiÓN
FORMA-UDAF-03-2017
FEDERACION NACIONAL DE BOLICHE
Página2111
8~ ANEXOS: 11< " ,.' + .. " i , ,,"' ~..l,.' "'+;1 ~ l · '."''''++1~~,.' +;11" ". o,.if.+i"" ~.." +i" ¡ " i ~••• ".+~"..9
1,.. VIGENCIA:ifo~ •• ~ ~.~ "' ~ p 11.,. ~~ ~ ~ jo ¡'I'¡¡+~ ••••• · 1'4.. + ;O~ ~"."'+." •• ~+;&~ ~ " ~~~ + ai;;'f'*+ ~ .. 8
61. OEROGAC·ION:"I!P ..,." 't;¡!lt ,. "'..,! ~ 5 3 ",.." !, 10- .. 11•••• , ~ ¡;f lI ,.. 8
3..2.1. REGISTRO D'E INGRESO A ALMACEN y EGRESO DE ALMACEN; S
3.2.2. INVENTARSO MENSUAL: - 7
4. OBSERVACIONESGENERALES: ' 7
S. ASPECTOS NIO CONSIDERADOS~ 8
INTERNO O CAJA CHICA:· _ 5
3.1.1. RECEPCiÓNDE B'ENES, MATERIALES y SUMINtSTROS: 3
3.1.2. INGRESO Al A.LMACIEN: " _ 4
3.1.3. OESPACH'ODEALMACEN; ,. .. - "••.....•.....••....• S
3.2. StENES,MATERIALES O SUMINISTROS ADQUIRIDOS A.l'RAvEs DE FONDO ROTAT~VO
DE REGISTRO (CUR): •., !i¡.".' ~!I!iIt 't-.!lIt."',.. ,..•• It"" 'ii"~' "'IIiIt-iilo"' "'''' it;, Io "" s
3. OESCRIPCIONOE AClMOAD,ES VRESPONSABl.ES: " _ 3·
3.1. BIENES, MATERIALES O SUMINISTROS ADQUIRIDOS A TRAVB DECOMPROBANTES ÚNICOS
2. ALCANCE!.' ~~ +~ ~~~ ~"'++fo~. ~.. ~., ~""'!I~ ,~~"' , "' ;11.11, ,... ~ ""''''''100'' ., , ~+-I;.;t "".! .tl.. ~ ~ 01 3
íNDICE
Del PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF-PRO-AlM-09-2019 VERSIÓN: 4
PROCEDIMIENTO:INGRESO, DESPACHO Y CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUIRIDOS EN LAFEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN
Página3111
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIONDEACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Entregar Bienes,materiales o suministros con forme cotización V/o factura. ProveedorAl Encargado de Almacén, el expediente de compra mediante Asistente
2 Trasladar Forma UDAF-CD-Ol-2019 Boleta de Control de entrega y Administrativorecepción de documentos. Financiero.los bienes, materiales o suministros, verificando que sea lacantidad facturada, que estén en buen estado, que cumplan conlas características que fueron cotizadasVfacturadas. que no estén Encargadode3 Verificar vencidas en el caso de abarrotes de ser necesario requerirá lapresencia de la persona que solicitó la compra de bienes,
Almacén
materiales y suministros para que dicha persona verifique que losbienes a recibir son los requeridos.
3. DESCRIPCiÓN DE ACTIVIDADES y RESPONSABLES:3.1. BIENES, MATERIALES O SUMINISTROS ADQUIRIDOS A TRAVÉS DE COMPROBANTES
ÚNICOS DE REGISTRO (CUR):3.1.1.RECEPCIÓN DE BIENES, MATERIALES y SUMINISTROS;
los procedimientos establecidos en el presente manual se contemplan desde el momento de
recepción de los bienes, materiales y suministros V no regula los procedimientos de compras.
2. ALCANCE:Este procedimiento aplica a todos los bienes, materiales V suministros adquiridos en laFederación Nacional de Boliche por almacén, exceptuando los adquiridos directamente por las
Asociaciones Deportivas Departamentales bajo la figura de reintegro.
1. OBJETO:El presente manual pretende normar, sistematizar, integrar V asignar responsabilidadesrespecto a los procedimientos de despacho y control de bienes, materiales V suministrosadquiridos en la Federación Nacional de Boliche, por Almacén:
"MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INGRESO, DESPACHO y CONTREOL DE BIENES, MATERIALESy SUMINISTROS ADQUIRIDOS EN LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN".
El Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche, mediante punto décimo primero del acta32~19 C.E. de fecha 22 de octubre de 2019; aprueba el Manual de Procedimientos de Ingreso,Despacho V control de bienes, materiales y suministros adquiridos en la Federación Nacional deBoliche, por Almacén, siendo el siguiente:
APROBACiÓN:
Del PROCESO: CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF~PRO~AlM~09~2019 VERSiÓN: 4
PROCEDIMIENTO:INGRESO, DESPACHO Y CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUIRIDOS EN LAFEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN
Página4111
No. ACTIVIDAD DESCRIPCUJNDEACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Sellar Colocar en la factura sello de ingreso aalmacén, firma y fecha. EncargadodeAlmacén
la forma l-H (Constancia de ingreso a almacén y a inventario)
2 Elaborar/firmar llenado los datos consignado en referida forma y gestionar Encargadodey gestionar firmas con Encargado de Inventario {Cuando corresponda} V Almacén
con Director UDAF.la forma l-H (Constanciade ingreso aalmacén V a inventario)
3 Firmarde estar correcta la firma y de requerir cambios indica al
Director UDAFEncargado de Almacén quien realizará los cambios indicadosy se procederá a firmar dicha forma.
4Distribuir y
Laforma l-H para su posterior consulta.Encargadode
Archivar AlmacénEn el archivo digital correspondiente en base a factura, elingreso de los bienes, materiales o suministros adquiridos,
Encargadode5 Registrar consignando lo siguiente: No., Fecha, Factura,Artículo/descripción, Unidad de medida, Cantidad, Costo
Almacén
Unitario y Costo.En lasTarjetas para control de ingresosy egresosde Almacén,el ingreso de los bienes, materiales o suministros adquiridos,consignando lo siguiente:No.Artículo Encargadode6 Registrar Cantidad existencia AlmacénFechade entradaCantidad V costo de entradasNombre V firma del encargado de Almacén casilla (9).
7 ArchivarTarjetas para control de ingresos y egresos de Almacén Encargadode(Kardex), en un lugar seguro. Almacén
3.1.2. INGRESOALALMACEN:
3.1 Si en la actividad anterior no se cumple con los requisitosestablecidos se procederá a realizar las gestiones Encargadodecorrespondientes con el proveedor y a devolver los bienes, Almacénmateriales o suministros.
3.2 De cumplirse con los requisitos establecido se procede a Encargadodeaceptar y recibir los bienes. Almacén
[<1> PROCEDIMIENTO:INGRESO,DESPACHOYCONTROLDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSADQUIRIDOSENLA
",,"(I~tE) FEDERACiÓNNACIONALDEBOLICHE,PORALMACÉNDel PROCESO:CONTROLDEADQUISICIONES I CÓDIGO:UDAF-PRO-ALM-09-2019 I VERSiÓN:4UCIUAI H UIICIl
PáginaSlll
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIONDEACTIVIDADES RESPONSABLEPersonaque efectuóla compra en el casode ser comprado a
Al Encargado de Almacén, copia de factura que ampara la través de reintegro1 Entregar compra, la cual deberá ser entregada a la mayor brevedad de Fondo Rotativo ó
posible después de efectuada la compra. Gerente, cuando lacompra se realicecon fondos de cajachica.
3.2. BIENES,MATERIALESO SUMINISTROSADQUIRIDOSA TRAVESDEFONDOROTATIVOINTERNOO CAJACHICA:3.2.1.REGISTRODEINGRESOAALMACENy EGRESODEALMACEN:
No. ACTIVIDAD DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ~
Los bienes, materiales o suministros, para el efecto la persona que
1 Entregarrecibe deberá firmar de recibido ya seaen el requerimiento forma EncargadodeUDAF-04-17 cuando se requiera, de lo contrario se procederá a Almacénllenar la forma UDAF-06-2018 Control de egresosde almacén.En las tarjetas kardex los egresos de almacén, si existe tarjetadisponible se utiliza la misma y de no existir se procede a asignartarjeta Kardextomando en cuenta el correlativo y consignando lasiguiente información:No. Casilla(1)Articulo Casilla(2)Cantidad existenciaFechade salida Casilla(5) Encargadode
2 Registrar Cantidad de salida Casilla(6) AlmacénCosto Casilla (6)SaldosCasilla(6)Cantidad de saldos Casilla(7)Costo saldosCasilla (7)Motivo de salida (8)Nombre de quien recibe Casilla(9)
3 ArchivarTarjetas para control de ingresos y egresos de almacén (Kardex), Encargadodeen un lugar seguro. Almacén
,
3.1.3. DESPACHO DE ALMACEN:
DEL PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF-PRO-ALM-09-2019 VERSiÓN: 4
PROCEDIMIENTO:INGRESO, DESPACHO Y CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUIRIDOS EN LAFEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN
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9
Registrar8
Tarjetas para control de ingresosy egresosde Almacén (Kardex), Encargadodeen un lugar seguro. Almacén
En las Tarjetas para control de ingresos y egresos de Almacén(Kardex), el ingreso de los bienes, materiales o suministrosadquiridos, consignando lo siguiente: No., Artículo, cantidad Encargadodeeen existencia, fecha de entrada, cantidad y costo de entradas y Almacénnombre y firma del encargado de almacén.
No., Fecha,Factura, Artículo/descripción,Unidad de medida, Cantidad, Costo, Unitario y Costo.
En el archivo digital correspondiente en base a factura, elingreso de los materiales o suministros adquiridos, consignandolo siguiente: Encargadode
AlmacénRegistrar7
EncargadodeAlmacén
los bienes, materiales o suministros, para el efecto la personaque recibe deberá firmar de recibido ya seaen el requerimientoforma UDAF-04-2017 cuando se requiera, de lo contrario seprocederá a llenar la forma UDAF-OS-2018Control de egresosde almacén
Registrar6
EncargadodeAlmacén
y la forma l-H para su posterior consulta.pistribuirArchivar5
Director UDAF
la forma l-H (Constancia de ingreso a almacén ya inventario)de estar correcta la firma y de requerir cambios se regresa alEncargado de Almacén quien realizará los cambios indicados yse procederá a firmar dicha forma.
La forma 1-H (Constancia de ingreso a almacén y a inventaria)Encargadode
llenado los datos consignado en referida forma gestionar firma Almacéndel Director UDAF.
Firmar4
Encargado deAlmacén /Personaque efectuó lacompra en el casodeser comprado através de reintegrode Fondo Rotativo ÓGerente, cuando lacompra se realicecon fondos de cajachica.
Si la compra se realizó en base a requerimiento (Forma UDAF-04-2017) de ser así la persona que efectuó la compra deberáfirmar en la casilla destinada para el efecto de recibido yconsignar la cantidad recibida; de no existir requerimiento seprocederá a utilizar (forma UDAF-06-2018) consignando lainformación requerida y firmando de recibido.
Elaborar/firmar3
Verificar
Archivar
2
DEl PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF-PRO-ALM-09-2019 VERSiÓN: 4
PROCEDIMIENTO:INGRESO, DESPACHO Y CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUIRIDOS EN LAFEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN
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El Encargado de Almacén, cuatrimestralmente en base a las existencias podrá efectuarrequerimiento de materiales y suministros, que no hayan sido incluidos en los requerimientosde compra de otras unidades administrativas y que seande uso recurrente para el desempeño
El libro de Almacén, deberá estar autorizado por la Contraloría General de Cuentas y estararchivado en un lugar seguro y de fácil acceso.
4. OBSERVACIONESGENERALES:LasTarjetas para control de ingresosy egresosde almacén (Kardex), deberán estar autorizadaspor la Contraloría General de Cuentasy estar archivadas en un lugar seguro y de fácil acceso.
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIONDEACTIVIDADES RESPONSABLE
Inventario mensual de bienes, materiales y suministros Encargadode1 Realizar almacenados, en los primeros cinco (OS) días posteriores al mes
Almacénque se reporta.
2 Conciliar Si existiera diferencia procede a conciliar saldos para verificar Encargadodecual es el origen de la diferencia para su respectivo ajuste. Almacén
Una vez ajustado el saldo de bienes, materiales y suministrosalmacenados, procede a imprimir en el libro autorizado por laContraloría General de Cuentas para el efecto, el cual depreferencia llevará los siguientes campos:No.Fecha
Encargadode3 Imprimir FacturaProveedor
Almacén
Artículo/descripciónUnidad de medidaCantidadCosto UnitarioCosto
4 GestionarLarespectiva firma de Vo. Bo. del Contador General del libro de EncargadodeControl de Almacén. Almacén
5 Firmarlibro de control de Almacén y lo devuelve al Encargado de
Contador GeneralAlmacén para su respectivo archivo.
6 Recibir y El libro de control de Almacén y lo archiva en un lugar seguro y Encargadodearchivar de fácil acceso. Almacén
3.2.2. INVENTARIOMENSUAL:
fé) PROCEDIMIENTO:INGRESO,DESPACHOYCONTROLDEBIENES,MATERIALESV SUMINISTROSADQUIRIDOSENLA
i"'" FEDERACiÓNNACIONALDEBOLICHE,PORALMACÉNWUIUG .. Del PROCESO:CONTROLDEADQUISICIONES I CÓDIGO:UDAF-PRO-AlM-09-2019 I VERSiÓN:4U""ALu ullm
Página 8111
El presente manual empieza a regir el cuatro de noviembre de dos mil diecinueve.Dado a los veintidós días del mes de octubre de dos mil diecinueve.
7. VIGENCIA:
Sederoga el Manual de Procedimientos de Ingreso, Despacho y control de bienes, materialesy suministros adquiridos en la Federación Nacional de Boliche, por Almacén, autorizado puntosexto del acta 27-18CEde fecha 16 de octubre de 2018.
6. DEROGACiÓN:
s. ASPECTOSNO CONSIDERADOS:Cualquier situación no prevista en el presente manual, será resuelta por la Unidad deAdministración Financiera posteriormente por Gerencia y de ser necesario por el ComitéEjecutivo de la Federación Nacional de Boliche.
Todo lo relacionado a la aslgnación, resguardo y procedimientos correspondientes a los bienesno fungibles (Propiedad, Planta y Equipo) deberá aplicarse conforme lo normado en el Manualde Inventarios correspondiente.
de las actividades de la Federación; para el efecto deberá utilizar la Forma UDAD-04-17 (Veranexo 1).
DELPROCESO:CONTROLDEADQUISICIONES CÓDIGO:UDAF-PRO-ALM-09-2019 VERSiÓN:4
!.~mUlm ~•• (IUAl u ,,"m
PROCEDIMIENTO:INGRESO, DESPACHO Y CONTROL DE BIENES, MATERIALES y SUMINISTROSADQUIRIDOSENLAFEDERACiÓNNACIONALDEBOLICHE,PORALMACÉN
Página 9111
Gerente
Auxil~r Contable
SolicitanteCoplas:
Encargado de AlmacénOrltlnal:
Yo. Bo. Presidente Comite Ejecutivo:
Vo. Bo.Gerente:
Vo. Bo. Jefe Inmediato:
Nombre del Solicitante:Firma del solicitanteUnidad:
Guatemala, de. de _
CantidadCantidad Autorizada Descripción Cantidad Recibí
Solicitada Entregada Conforme
FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE GUATEMALAREQUERIMIENTO DEBIENES, MATERIALES, SUMINISTROS y SERVICIOS
ALMACEN DE MATERIALES y SUMINISTROS
FORMA UDAF-04-17
8. ANEXOS:S.l.ANEXO 1 FORMA UDAF-04-17
Del PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF-PRO-AlM-09-2019 VERSiÓN: 4
PROCEDIMIENTO:INGRESO, DESPACHO Y CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUIRIDOS EN LAFEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN
P á g i n a 10 I 11
DESCRIPelON DEL MOTIVO DE,
FECHA CANT.ARTICULO SALIDA
BENEFICIARIO FIRMA
CONTROL DE EGRESOSDE ALMACENFEDERACION NACIONAL DE BOLICHE
FORMA UDAF-06-2018
8.2. ANEXO 2 FORMA UDAF-06-18
PROCEDIMI ENTO:INGRESO, DESPACHO y CONTROL DE BIENES, MATERIALES y SUMINISTROS ADQUIRIDOS EN LAFEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN
DEl PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES I CÓDIGO: UDAF-PRO-ALM-09-2019 I VERSiÓN: 4
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Versión:1
TRASLADODe ENTREGA TRASLADODe DEVOLUCiÓN
FECHA ENTREGA REOBE No. DOCUMENTO/DOCUMENTO PROCEOIMIENTO FECHA ENTREGA RECIBE PROCEDIMIENTO
Forma UDAF-CO-Ol-2019
BOLETA DE CONTROL DE ENTREGA Y RECEPCiÓN DE DOCUMENTOS
8.3. ANEXO 3 FORMA UDAF-CD-Ol-2019
DEL PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF-PRO-ALM-09-2019 VERSiÓN: 4
L~mUIU ©.. (IIIAI H .. 1IU1
PROCEDIMIENTO:INGRESO, DESPACHO Y CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUIRIDOS EN LAFEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN
3· calle 2-80 zona 15,Valles de Vista Hermosa, Guatemala C.A.Teléfono 23694170, e-mail: fnbguate@vahoo.com
'5
Comité Ejecutivo
DADO EN EL MISMO LUGAR A VEINTICINCO DIAS DEL MES DE OCTUBRE DEL At:;¡ODOS MIL DIECINUEVE, SIENDO LAS TRECE HORAS; y PARA LOS USOSCORRESPONDIENTES SE EXTIENDE LA PRESENTE.
ACTA NÚMERO TREINTA Y DOS (32-19 C.E.) En la ciudad de Guatemala el veintidósdel mes de octubre del año dos mil diecinueve, reunidos en las Oficinas que ocupa laFederación Nacional de Boliche, ubicados en la tercera calle, dos guion ochenta de lazona quince de esta ciudad, los señores: Roberto Giovanni Rueda Alvarado, Presidente;Nery Alberto García Díaz, Tesorero, Julio Alburez, Secretario y Wagner Roberto LópezSagastume, Vocal 1; con el objeto de hacer constar lo siguiente: PRIMERO:....•• DECIMOPRIMERO: Aprobación de modificaciones al manual de "Ingresos, Despachos y Controlde Bienes, Materiales y Suministros Adquiridos En la Federación Nacional de Boliche, PorAlmacén"; Comité Ejecutivo conoce y aprueba las modificaciones al manual de "Ingresos,Despachos y Control de Bienes, Materiales y Suministros Adquiridos En la FederaciónNacional de Boliche, Por Almacén", como parte de las recomendaciones efectuadas porAuditoría Interna en Nota de Auditoría No. 06/2019-AI-FNBG de fecha 09/1012019,el cualentra en vigencia a partir del 04 de noviembre de 2019.
EL INFRASCRITO SECRETARIO DEL COMITÉ EJECUTIVO DE LA FEDERACiÓNNACIONAL DE BOLICHE CERTIFICA: QUE PARA EL EFECTO HA TENIDO A LA VISTAEL LIBRO DE ACTAS DE LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, AUTORIZADOPOR LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS, EN EL CUAL SE REGISTRA ELACTA NÚMERO TREINTA y DOS (32-19 C.E.), y EL PUNTO: DECIMO PRIMERO: QUELITERALMENTE DICE:
Certificación Número 309-2019-CE-FNB
FEDERACION NACIONAL DE BOLICHEGUATEMALA
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