inkomende facturen autorisatie - klantendag 2013

INKOMENDE FACTUREN AUTORISATIE RUBEN RAAT JORDEN VAN DER WATEREN VISMA SOFTWARE

Agenda

• Even voorstellen • Waarde propositie • Functionaliteit • Voordelen per rol op een rijtje • Demonstratie • ROI Calculator • Afsluiting / Vraag & antwoord

2

Page 3

PDF/TIF

Overzicht

Overzicht

Inkomende facturen

§  Product met taakgerichte interface

Inkomende facturenautorisatie

4

Waardepropositie

5

IFA is een geïntegreerde oplossing voor het digitaliseren

van uw inkomende facturenstroom waarbij facturen via

een workflow aan de autorisatiemedewerkers worden

aangeboden.

6

Functionaliteit

• IFA is een applicatie die draait naast AccountView • Hierdoor maken autorisatiemedewerkers gebruik van een eigen (intuïtieve) interface

• Instelbare e-mail reminder wanneer facturen nog geautoriseerd moeten worden

• Instelbare workflow mogelijkheden • Digitaal archief • Alle inkomende facturen worden direct vastgelegd in AccountView (voorlopige boeking)

7

Voordelen van AccountView IFA

8

• Compatible met veel voorkomende formaten (o.a. UBL) • Herkenning op woordenboek (sjablonen) • Zowel een boekings als een workflow applicatie • Geïntegreerd met AccountView • Eenvoudige en duidelijke workflow • Integratie met MS Outlook (drag & drop) • Concurrerende prijsstelling

Voordelen voor de controller

• Facturen zijn altijd te traceren • Budgethouders (financieel) hebben kosten goedgekeurd, management info wordt betrouwbaarder

• Fiatteringsprocedure wordt eenvoudiger en stringenter

9

Voordelen budgetverantwoordelijke of projectleider

• Beter inzicht in de op zijn budget/project geboekte kosten • Automatisch inzicht in de voor hem relevante facturen en uitsluitend die facturen die voor hem/haar bestemd zijn

• Snellere beschikbaarheid inkomende facturen, meer tijd om deze te controleren en te fiatteren

• De workflow wordt door IFA afgedwongen

10

Voordelen voor de crediteurenadministratie

• Facturen komen automatisch bij de juiste medewerker terecht • Facturen kunnen niet meer zoek raken in de organisatie • Inzicht in de status van de facturen doordat je duidelijk ziet waar deze in het systeem zit

• Crediteurenadministratie kan heldere terugkoppeling geven over de status van de openstaande posten

• Na fiattering worden de posten gedeblokkeerd in de financiële administratie en/of projectadministratie

11

Demo

Page 12

ROI calculator

• Inzicht in Return On Investment (ROI)

13

IFA levert waarde doordat het fiatterings proces korter wordt en duidelijk

• Het autoriseren van facturen maakt de meeste kosten. Facturen zwerven soms weken door een organisatie.

• IFA legt de focus daar waar het geld kost en levert hier besparingen. • Niet alleen kosten per factuur zullen omlaag gaan (alle kosten die gemoeid gaan met het hele proces); ook zullen meer betalingskortingen gehaald worden.

Page 14

Page 15