interkommunalt arkiv for buskerud, vestfold og telemark iks · 2019-12-05 · interkommunalt arkiv...

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Digitale arkiverBevar ingsvurder ing og deponer ing

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

- Autentisitet:

- Autentisitet betyr ekthet eller opprinnelighet; det motsatte

av en kopi eller forfalskning. I arkivsammenheng betyr det

at et dokument er hva det gir seg ut for å være, for

eksempel ved at identiteten til partene i en elektronisk

kommunikasjon er riktig.

- At det er ekte

Autentisitet og integritet- Grunnleggende pr ins ipper for in formasjonsforva l tn ing

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Autentisitet og integritet- Grunnleggende pr ins ipper for in formasjonsforva l tn ing

- Integritet:

- Egenskap ved data som gjør det mulig å oppdage om data

har blitt endret på en uautorisert måte eller pga. feil. I

arkivsammenheng er integritet et uttrykk for at

arkivdokumentet ikke er klusset med, og at informasjonen

gjengir de faktiske hendelser og forhold.

- At det er korrekt

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Aktiv forvaltning – og bevaring- Oversikt, vurdering og sikring

- Viktig at kommunen har kontroll på følgende:

- Hvilke systemer danner hvi lken

informasjon, og hvordan bl ir

den behandlet og sikret?

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

- Hva skal bevares?

- Bevar ingsverd ig in fo rmas jon

- S ik re in fo rmas jonens au ten t i s i te t

- S ik re in fo rmas jonens in tegr i te t

- S ik re a t in fo rmas jonen e r komple t t

Aktiv forvaltning – og bevaring- Oversikt, vurdering og sikring

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

- Kartlegge

- Oversikt over alle avsluttede og aktive systemer i kommunen

- Beskrive

- Hvilken informasjon ligger i de ulike systemene?

- Bevare

- Er informasjonen bevaringsverdig?

- Hvordan kan den bevares?

Aktiv forvaltning – og bevaring- Oversikt, vurdering og sikring

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Hvordan bevare data fra et IT-system- Veiva lg for ark ive ier

- Papirbevaring – printe ut og sette på hylle

- Arkivere i sak- og arkivsystemet (Noark-system)

- Noark-integrasjon – Integrere mot godkjent Noark-system (eller kjerne)

- Tabelluttrekk – Trekke ut og bevare relevante tabeller

- Databasebevaring – Konvertere hele basen for bevaring

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

- Tradisjonell papirbevaring - Skrive ut alle brev og vedtak,

organisere i mapper og bokser, og sette på hylle.

- Trygg bevaring – tradisjonell og kjent

- Lite effektivt, vanskelig dokumentfangst og

arbeidskrevende

- Ingen garanti for at man får med all relevant data – arkivering

basert på saksbehandlers valg og vurdering

- Hvordan skal man skrive ut dokumentasjon som ikke passer inn

i en A4-ramme? Prosesser, hakevalg eller nedtrekks menyer

Papirbevaring- Pr in te ut og set te på hy l le

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Presentasjonslag

Logisk lag

Uttrekk – mye omtalt, sjelden forklart

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

Arkiver dannes i systemer som er

bygget over en database

Databasen er forvaltningens

dagligarkiv.

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Presentasjonslag

Logisk lag

Uttrekk – mye omtalt, sjelden forklart

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

Uttrekk

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

RelasjonsDatabase

- Tabeller med informasjon

- Effektiv maskinlesing

- Informasjonselementer forholdes til

hverandre ved relasjoner som tolkes i

det logiske laget

Konvertert versjon av RelasjonsDatabase

- Den samme informasjonen – ny form

- Bedre tilrettelagt for langtidslagring

- Både maskin- og menneskelesbart

- Relasjoner er omgjort til

informasjonselementer –

sammenstilling må gjøres manuelt eller

ved hjelp av et annet program med

logikk og presentasjon

Produksjonssystem

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Presentasjonslag

Logisk lag

Noark-UttrekkProduksjonssystem

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Presentasjonslag

Logisk lag

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

2 15 47 3

4 11 28 29

33 53 34 40

44 8 0 25

1 48 39 14

Noark-uttrekk er et utvalg av

informasjon fra basen, satt

sammen i en fastsatt rekkefølge

definert av standarden

Noark-UttrekkUttrekkProduksjonssystem

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

- Sikrer informasjonen som blir arkivert

- Autentisitet og integritet skal være sikret i løsning

- Opp til hver saksbehandler hva som blir arkivert

- Dobbelt saksgang og opp til hver enkelt hva og hvordan saker

blir arkivert.

- Stor likhet med papirarkivering

- Ingen garanti for at man får med all relevant data – arkivering

basert på saksbehandlers valg og vurdering

- Hvordan skal man skrive ut dokumentasjon som ikke passer

inn i en A4-ramme? Prosesser, hakevalg eller nedtrekksmenyer

Arkivere i kommunens Sak- og arkivløsning– Manuel l reg is t rer ing og ark iver ing

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

- Fordrer store tilpasninger i systemet – kommunens

ansvar å spesifisere

- Dyre og kompliserte integrasjoner – vanskelig å sikre

datakvalitet

- Oppgraderinger

- Utskifting av en eller flere programmer

- Endring i rutiner

- Noark-godkjennig er ingen garanti for gode arkiver

Noark-uttrekk– In tegrere med godkjent Noark 5 løsning

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Noark-uttrekk– In tegrere med godkjent Noark 5 løsning

Noark 5 standarden v.4.0 side 60

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Presentasjonslag

Logisk lag

Tabell-UttrekkProduksjonssystem

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Presentasjonslag

Logisk lag

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

2 10 14

17 22 23

26 27 28

32 36 46

Tabell-uttrekk er et utvalg av

tabeller fra basen, i den tilfeldige

rekkefølgen de står i databasen.

Tabell-UttrekkUttrekkProduksjonssystem

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Tabelluttrekk– t rekke ut og bevare re levante tabel ler

- Hente ut og konvertere bevaringsvurderte tabeller

fra databasen

- Krever stor kunnskap om systemet for å sikre at all

relevant data blir trukket ut – ingen kvalitetssikring!

- Utilsiktet kassasjon – hva blir utelatt?

- Stor jobb for å beskrive uttrekket – sikre brukbarhet

for ettertiden.

- Vanskelig tilgjengelig for gjenbruk og innsyn

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Presentasjonslag

Logisk lag

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

Siard-UttrekkProduksjonssystem

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Presentasjonslag

Logisk lag

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

Siard-UttrekkUttrekkProduksjonssystem

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Presentasjonslag

Logisk lag

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 42

43 44 45 46 47 48

- SIARD - Software Independent Archiving of Relational Databases

- SIARD-uttrekk er en ren konvertering av hele databasen, slik

den var på uttrekkstidspunktet

Siard-UttrekkUttrekkProduksjonssystem

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Databasebevaring- Konver tere hele databasen for bevar ing

- Hente ut og konvertere hele databasen

- Ingen kassasjon – alltid mulig å gjenopprette feil

- Ingen utvalg eller omskriving av data

- Stor jobb for å beskrive uttrekket – sikre brukbarhet

for ettertiden.

- Vanskelig tilgjengelig for gjenbruk og innsyn

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Spørsmål?

Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Takk for oppmerksomheten!

Petter B. Høiaaspetter@ikakongsberg.no