isb pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas v klant
Post on 02-Jul-2015
76 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Het nieuwe vergaderen: instrument voor kennisdelen en informeel leren door Pascal Van Loo, Arbeidspsycholoog Managing Director Pasas, Learning Change & Mediation Voorzitter VOV Lerend Netwerk vzw
Pascal.vanloo@pasas.be
2
Hoeveel vergadert u?
Programma
• 1. Enkele vragen voor u • 2. Kadering PPP & rollen: kies je vormen ifv wat je doel
• 3. Toepassing AV • 4. Cases uit praktijk sportfunctionaris
• Case 1: onder elkaar als collega’s
• Case 2: samenwerking met andere diensten
• Case 3: adviesraden sport
• 5. Tips
• 6. Nieuwe vormen van leren en kennisdelen
Wat wil u horen?
Het nieuwe vergaderen: instrument voor kennisdelen en informeel leren
Specifieke vragen?
Ons Eco-systeem
Learning Circles
Outward Bound
Ecco la Luna
Assess
Pabe Patrick Belpaire
Pasas binnen het eco-systeem
• Kennisdeling • Training architectuur • Lerende netwerken • Train-the-trainer
LEARNING CHANGE MEDIATION
• Visie vertalen in realisatie • Veranderingsarchitectuur • Teamontwikkeling • Procesbegeleiding
• Bemiddeling op het werk • Conflictcoaching • Conflictpreventie • Rouw & emoties
Conclusie
PPP – leidraad: Het nieuwe vergaderen = kennis-delend vergaderen
1. Product 1. Gemeenschappelijk doel 2. Is ze nodig?
3. People & Interactie 1. Communicatie: dialoog 2. Groepsdynamica: vertrouwen 3. Context: zaal, energie
2. Procedure: 1. Spelregels Bv. Gelezen? Op tijd? 2. Rollen Bv. VZ 3. Vormen Bv. Brainstorm
© Pascal Van Loo, Pascal.vanloo@pasas.be Arbeidspsycholoog, Tekenen en begeleiden van verandering
1. Product
• Wat is het gemeenschappelijk doel? • Moeten we hiervoor vergaderen?
Definitie (vanuit het doel) Definitie
Een vergadering is een georganiseerde bijeenkomst • om te informeren • om meningen te vormen of uit te wisselen • om te evalueren • om innovaNeve ideeën te genereren • om problemen op te lossen • om besluiten te nemen
En wat nog meer?
En wat nog meer?
Een vergadering is een systeem om werknemers onbeschikbaar te maken voor nuttig werk. Een vergadering is een systeem om status te verwerven in de organisatie.
BESLIS ZELF Voor mij Eenvoudig Mijn werk Klein Weinig Onbelangrijk Weinig
HET GAAT OM: Informatie Probleem of mening Aard item Belang item Beschikbare tijd Acceptatie beslissing Leeropportuniteiten
ROEP VERGADERING BIJEEN Voor groep Complex Hun werk Groot Veel Belangrijk Veel
Is een vergadering nodig?
2. Procedure (de échte vergadertechnieken)
• Spelregels Bv. Gelezen? Op Tijd? • Rollen Bv. VZ
• Vormen Bv. Brainstorm
• Rol en taken • van de deelnemer • van de voorzitter • van de ondervoorzitter • van de verslaggever
Rolverdeling
Vergadervormen: vertrek van je doel! TYPE vergadering (1)
• Informatie verstrekken • Creatieve ideëen vergaderen
• Meningvorming • Besluitvorming
• Probleemoplossing
• Evaluatie
Info geven beslissing meedelen opdracht, criteria en randvoorwaarden bepalen
invloed HIERARCHIE invloed GROEP
info vergaren beslissen in groep meningen vragen evalueren
Type vergaderingen (1)
Doel Vorm
Voorbereiding
Vergadering
Nazorg & opvolging
Informatie Presentatie
Meningen
Beslissingen
Brainstorm Uitwisseling
Debat Discussie
Meerderheid Loten
Uniformiteit Autoriteit Delegatie Consensus Brainstorm
Fase
Rol en taken van de deelnemer
• Alleen spreken als men het woord gekregen heeft • Kort, bondig en helder formuleren • Alleen n.a.v. het onderwerp praten • Kennis en ervaring tijdens de discussie inbrengen • Anderen laten uitpraten • Erop letten dat er geen bijdragen verloren gaan • Naar gemeenschappelijke oplossingen streven • Ingaan op hetgeen de ander zegt • Negatieve aspecten niet aan de persoon verbinden • Alleen concrete en gefundeerde kritiek uiten • WEES JE EIGEN VOORZITTER!
Tips voor deelnemers
• Luister goed naar elkaar (non-verbale communicatie) • Geef elkaar ruimte in de discussie • Beargumenteer je standpunt zoveel mogelijk
• Hou het discussiedoel steeds goed voor ogen
• Geef elkaar op tijd feedback
• Probeer je zoveel mogelijk te verplaatsen in de rol van je mede-groepsleden
Rol en taken van de voorzitter
• De vergadering (laten) voorbereiden • De vergadering leiden op een neutrale manier • De vergadering op tijd openen en agenda en doel overlopen
• Een verslaggever aanstellen
• De deelnemers activeren door hen het woord te verlenen
• De discussie coördineren
• Regelmatig kort samenvatten • Bemiddelen bij meningsverschillen
• Thema, agenda, tijd en sfeer bewaken
• Besluitvorming structureren
• Vergadering op tijd afsluiten en afspraken herhalen
• Afspraken voor een volgende vergadering
3. People & Interactie
• Communicatie: dialoog • Groepsdynamica: vertrouwen
• Context: zaal, energie
Richtlijnen voor het bereiken van consensus
• Probeer niet ten koste van alles anderen te overtuigen • Verander niet zomaar van mening om conflicten te vermijden • Vermijd conflict-verminderende technieken
• Probeer erachter te komen welke verschillen van mening er zijn
• Probeer iedereen in de discussie te betrekken
• Beschouw verschillende meningen eerder als een voordeel
• Voorkom dat de discussie beschouwd wordt als een wedstrijd • Consensus is het resultaat van de combinatie: informatie, logisch
denken en gevoel. Let daarom goed op de sfeer in de groep
Tips vervolg
• Jouw oplossing of mening is niet per se de beste • Reageer spontaan, niet vanuit een vooropgesteld plan • Stel je niet te ‘formeel’ op, maar improviseer
• Streef naar gelijke inbreng in de discussie, ondanks het verschil in deskundigheid, intelligentie, spreekvaardigheid, ...
• Probeer vanuit jezelf te praten, vermijd onpersoonlijke constructies
Cases uit de praktijk
Met wat je nu weet, kijk naar jullie 3 vergaderingen • Case 1: onder elkaar als ambtenaar
• Case 2: samenwerking met andere diensten • Case 3: adviesraden sport
28
PPP – leidraad: Het nieuwe vergaderen = kennis-delend vergaderen
1. Product 1. Gemeenschappelijk doel 2. Is ze nodig?
3. People & Interactie 1. Communicatie: dialoog 2. Groepsdynamica: vertrouwen 3. Context: zaal, energie
2. Procedure: 1. Spelregels Bv. Gelezen? Op tijd? 2. Rollen Bv. VZ 3. Vormen Bv. Brainstorm
© Pascal Van Loo, Pascal.vanloo@pasas.be Arbeidspsycholoog, Tekenen en begeleiden van verandering
Doel Vorm
Voorbereiding
Vergadering
Nazorg & opvolging
Informatie Presentatie
Meningen
Beslissingen
Brainstorm Uitwisseling
Debat Discussie
Meerderheid Loten
Uniformiteit Autoriteit Delegatie Consensus Brainstorm
Fase
Learning Mediation Change
Lerend netwerk COP
Informeel leren en kennisdelen
Definitie Lerend Netwerk (Carine Drijkoningen)
Definitie: groep van mensen met een soortgelijke functie over verschillende settings heen of verschillende functies die geïnteresseerd zijn in een gemeenschappelijk domein
• Doel: • leren van elkaar via het principe van geven en ontvangen (‘give and
take’), kruisbestuiving • deelnemers engageren zich om aanwezig te zijn gedurende een aantal
bijeenkomsten • ervaringsuitwisseling en onderlinge advisering
• Uitkomst: pragmatische verbeteradviezen en verruiming van mogelijke actiepistes en werkvormen
• 8 – 80 personen (grootte moet voldoende interactie toelaten) • Meestal voor een beperkte tijd opgezet, rond een specifiek thema
Definitie Community of practice (Lave & Wenger)
• Gevorderde vorm van lerend netwerk
• Groep van mensen die een gemeenschappelijk belang, een vraagstuk of interesse voor een bepaald onderwerp deelt en samenkomt om zowel individuele als groepsdoelen te vervullen
• Doel: ontwikkelen en uitwisselen van kennis en ontwikkelen van individuele vaardigheden
• Interactie op regelmatige basis • Vaak focus op delen van best practices en creëren van nieuwe kennis om vooruitgang te maken binnen een
professioneel domein • Al doende nieuwe manieren om met problemen en uitdagingen ontwikkelen en leren. Open en experimentele
omgeving • Overgang van idee naar actie, ontstaan van nieuwe projecten
CoP: 4 basiselementen • Community
• Elkaar leren kennen, gemeenschapsgevoel versterken • Practice
• Gezamenlijke activiteiten ondernemen, al doende leren • Identity
• Deelnemers ontwikkelen een gemeenschappelijke taal en stralen uit waar ze trots op zijn
• Meaning • Door uitwisseling van kennis en ervaring ontstaan nieuwe
gezamenlijke formuleringen, interpretaties, definities
Learning Mediation Change
IAVA
• Interne audit van de Vlaamse administratie
• Vraag: Hoe kunnen we als experten onze kennis doen toepassen zonder onze macht te gebruiken?
• Antwoord: We willen de overgang maken van gestructureerde workshops naar kleinere interactieve, dynamische en organische kennisdelingsgroepen.
IAVA: Aanpak Netwerk Organisa2e-‐beheersing (NOB)
Workshops & Lerende netwerken (LN)
2 algemene inhoudelijke Workshops
2 jaar
Resultaat
… Switch?
1 -‐ 1
Lerend Netwerk (LN): 1. Vrije keuze 2. ThemaNsch
Keuze-‐moment
BCM
• Business continuity management • Vraag: Hoe ervoor zorgen dat de aanpak bij het optreden
van een crisis procedureel correct, effectief en efficiënt gebeurt?
BCM
Jaaraanpak: organisatie van 1 groot kennisdelingsnetwerk (4x)
• 1. kennisdeling rond sensibilisering en rapportering
• 2. kennisdeling en ervaringsuitwisseling rond
communicatie na de crisis
• 3. zandbakoefening: rampensimulatie
• 4. hoe een zandbakoefening opzetten?
KBC
• Vraag: Hoe als expert vertellen wat communities zijn bij KBC?
• Antwoord: script van community-dag co-creëren.
Inhoudelijke ondersteuning opzet Community werking voor hoger kader.
• Aanpak: organisatie van een event waar de deelnemers kunnen kennismaken met de bestaande communities en hun leden. + offers and requests: Tim Pearson
Learning Mediation Change
Sharing Lab
• vragen: • Hoe organiseer je voor je eigen HR
professionals of L&D afdeling je eigen ontwikkeling?
• Goede praktijken, tools en lopende leertrajecten
• Vergelijking en benchmarking van de eigen werking rond interne learning en development.
Vragen?
Samengevat: • PPP • Rollen, tips en structuur helpen
• Samenwerking en open deling nog meer: fundament = vertrouwen
• Kies je vergadervormen, afhankelijk van doel • Experimenteer met nieuwe vormen 48
Rotselaarsebaan 203220 HolsbeekT +32 16 64 09 91www.pasas.be
Pasas bvba
Pascal Van Loo Pascal.vanloo@pasas.be
top related