iso 15489 designing and implementing a records system ... · – edrms and archival management...

Göran Samuelsson

ISO 15489 Designing and Implementing a Records

System (DIRKS/DIRS),

26

1. att planera och styra sina informationsflöden 3. att bygga och förvalta sina informationsflöden 4. att överföra och bevara sin informationsflöden 5. att bevara och tillhandahålla sina informationsflöden

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

28

Innehåll

1.  Inledning 2.  Informationsförvaltning och Informationslandskapet 3.  CEDIF •  Utveckling och inrättande av ett arkiv- och

informationsvetenskapligt centrum

•  Utveckling och tillämpning av modeller för digital informationsförvaltning

•  Investering i och utveckling av en laborativ miljö för elektroniska dokument- och arkivsystem

•  Spridning och kommunicerade av erfarenheter, kunskaper och resultat

4. Avrundning

29

Centrum för Digital Informationsförvaltning CEDIF

Projektmål: •  Utveckling och inrättande av ett arkiv- och

informationsvetenskapligt centrum

•  Utveckling och tillämpning av modeller för digital informationsförvaltning

•  Investering i och utveckling av en laborativ miljö för elektroniska dokument- och arkivsystem

•  Spridning och kommunicerade av erfarenheter, kunskaper och resultat

CEDIF  -­‐Centrumbildningen  

•  Fysisk lokal •  Etablerad centrumbildning vid Miun •  Verksamhetsidé •  Förslag till verksamhetsformer

www.miun.se

Modeller  för  digital  informa0onsförvaltning  

7 forskningsområden: •  Enterprise content management &

enterprise architecture •  Business process management •  Documentation •  Records management/ recordkeeping •  Metadata •  The borders between records management and archives

management: The archive as a function •  Systems for long-term preservation

UTVECKLING  AV  EN  LABORATIV  MILJÖ  FÖR  ELEKTRONISKA  DOKUMENT-­‐  OCH  ARKIVSYSTEM  

CEDIF Digital Lab

For testing and teaching about: –  EDRMS and archival management systems –  Preservation systems

•  Students will learn to: –  Use and evaluate systems in the lab –  Document requirements for evaluating, purchasing and

implementing systems

•  Real-life teaching scenarios will be developed •  Invite outside organisations to evaluate systems •  Seeking partners to provide digital content

Teknisk plattform

Cloud solution (vendors)

Own servers (open sources)

Collaboration with Simmons/Boston

Complementary Labs •  Simmons Digital Curriculum Lab will use open source

systems & standards •  CEDIF Lab will provide access to proprietary EDRMS

systems MIUN & Simmons •  will develop and share teaching ’scenarios’ •  students will have access to both Labs

Collaboration with Simmons

Labbövningar och scenario

Archive Management

Level of activitey

Culture Heritage Business support

Process

Function

Responsibility and organisation

Outsouring?

Departments, administrations

Records and Document Management

Semi

-

active phase

Semi-Active support

Prep for Cultur Heritage

Centralarkiv

System for long-term preservation

4.  to  make  available  and  disseminate  

1.to  plan  and  manage  informa(on  flows 2.to  build  and  manage  

informa(on  flows 3.to  transfer  and  preserve  informa(on  flows

The citizen can submit building permit applications online or by email

Citizen

Exempelscenario – Bygglov

Archivist – OAIS

Review and approval of the SIP - add AIP information

Clerk 1 2

•  The form need only containing simple metadata such as name, address, etc. - The student can use their own imagination.

���Digital version: There must be a "send" button where the pre-defined fields are sent to the records management system Permission

Alternativ Analog: We use a pdf that the student must send to the municipals mailbox and then clerk/ student may enter the data manual in the Permission

Correspond further with the citizen. Once the arende/case is fully considered and you have a decision , then press "Archiving Button". Where the system automatically generates a SIP

3

4

Scenario - E-förvaltning Public business flows (such as building permits and subsidy)

The clerk /student handle the application and add additional metadata.

User – access

Search in the digital archive and acquire knowledge about the structure of the DIP

5

Records management system

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

39

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

40 Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

The citizen can submit building permit applications online or by email

Citizen

Exempelscenario – Bygglov

Archivist – OAIS

Review and approval of the SIP - add AIP information

Clerk 1 2

•  The form need only containing simple metadata such as name, address, etc. - The student can use their own imagination.

���Digital version: There must be a "send" button where the pre-defined fields are sent to the records management system Permission

Alternativ Analog: We use a pdf that the student must send to the municipals mailbox and then clerk/ student may enter the data manual in the Permission

Correspond further with the citizen. Once the arende/case is fully considered and you have a decision , then press "Archiving Button". Where the system automatically generates a SIP

3

4

Scenario - E-förvaltning Public business flows (such as building permits and subsidy)

The clerk /student handle the application and add additional metadata.

User – access

Search in the digital archive and acquire knowledge about the structure of the DIP

5

Records management system

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

42

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

43

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

44

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

45

The citizen can submit building permit applications online or by email

Citizen

Exempelscenario – Bygglov

Archivist – OAIS

Review and approval of the SIP - add AIP information

Clerk 1 2

•  The form need only containing simple metadata such as name, address, etc. - The student can use their own imagination.

���Digital version: There must be a "send" button where the pre-defined fields are sent to the records management system Permission

Alternativ Analog: We use a pdf that the student must send to the municipals mailbox and then clerk/ student may enter the data manual in the Permission

Correspond further with the citizen. Once the arende/case is fully considered and you have a decision , then press "Archiving Button". Where the system automatically generates a SIP

3

4

Scenario 3 - E-services and their information flow Public business flows (such as building permits and subsidy)

The clerk /student handle the application and add additional metadata.

User – access

Search in the digital archive and acquire knowledge about the structure of the DIP

5

Records management system

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

47

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

48

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

49

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

50

Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

51

52

1. att planera och styra sina informationsflöden 3. att bygga och förvalta sina informationsflöden 4. att överföra och bevara sin informationsflöden 5. att bevara och tillhandahålla sina informationsflöden

ISO 14721:2003 - OAIS

A Reference Model for an Open Archival Information System

OAIS -Open Archival Information System

ProducentProducent OAISArkivOAISArkiv KonsumentKonsument

OAISAdministration

OAISmanagement

Open Archival Information System (OAIS) En konceptuell modell för hur man bygger och förvaltar ett e-arkiv

Administration

Bevarandeplanering

Arkivering

Data Hantering

Access Incheckning

Verksamhet Intressenter

Arkivsystem

System för långtidsbevarande

XML

DIP

ISAD(G) ISAAR(CPF)

EAD EAC

Arkivbeskrivning för inleverans

XML

SIP

OAIS Reference Model

OAIS Reference Model

ORGANISATIONEN - AKTÖRERNA

ARKIV

LEDNINGEN

KONSUMENT PRODUCENT

AVTAL

INFORMATIONSHANTERINGEN

Funktionerna

60

Överföring - mottagandet av information

Definitioner av tillåtna

metadatatyper

Definitioner av tillåtna

dokumenttyper

Definition av strukturering av

ärendet

Definitioner av tillåtna format (TIFF, PDF/A,

m fl)

Skapa och hantera SIP

61

INFORMATIONSPAKET

63

Arkivobjektet skyddas genom: Spegling

• Arkivobjektet placeras på ledig plats I systemet

•  Objektet speglas och placeras på annan ledig plats

• När detta bekräftas – godkänns objektets placering

• Om en placering skulle fallera återspeglas objektet

Arkivobjektet skyddas genom : Delning

• När väl arkivobjektet är på plats delas det upp i 6 olika delar

• Varje del distribueras till lediga platser i systemet

• Varje del innehåller helhetens “DNA” varför man kan återskapa förstörda delar utifrån bevarade

Labb framtid ( på 1-2 års sikt)

a. Skapa SIP/AIP/DIP (xml management in OAIS model) b. Skapa ett scenario kring överföring och tillgång till

”avställda” databaser c. Bevarande planering d. Skapa övningar kring registrering, diarieförin och

ärendehantering i olika system e. Arkivredovisningsscenario både för pappers- och digitala

flöden f. Översätta övningar eng/sv och sv/eng

Spridning och kommunicerade av erfarenheter, kunskaper och resultat

•  Seminarium •  Rapporter •  Handbok •  Wiki •  www.miun.se/cedif

= Centret fortbildningkurser forskning/ansökningar

•  Delar av CEDIF utfasas till “centret/linjen”

•  Formellt slut 30 juni 2012

•  V. 42 CEDIF-info •  7 nov Barbara Reed •  December lic sem.

TACK