jkt.kpkt.gov.myke arah mewujudkan pbt yang berdaya saing, dinamik dan mapan dalam ... merangka...
Post on 27-Dec-2019
10 Views
Preview:
TRANSCRIPT
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
1
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
BAHAGIAN 1 – PENGENALAN
1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti
Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatan. Manual
Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif pewujudan Jabatan
Kerajaan Tempatan selaras dengan kehendak dan keperluan MS ISO 9001:2008. Ianya
mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenai Sistem
Pengurusan Kualiti dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan Penggubalan
Dasar dan Peruntukan Perundangan, Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek
Pembangunan serta Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal.
Manual ini diperlengkapkan lagi dengan Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen
Sokongan yang berkaitan dengannya seperti borang, pekeliling, akta, ordinan dan lain-
lain.
1.2 Tujuan
Tujuan Manual Kualiti ini disediakan untuk:
a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi Jabatan Kerajaan
Tempatan;
b. Menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti bagi Pengurusan Penggubalan
Dasar dan Peruntukan Perundangan, Peruntukan dan Pemantauan Projek
Pembangunan serta Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan
Teknikal selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008; dan
c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam proses
utama.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
2
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
1.3 Kandungan Manual Kualiti
Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut:
Bahagian 1 - Pengenalan
Bahagian 2 - Maklumat Organisasi
Bahagian 3 - Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatan
Bahagian 4 - Dasar dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
3
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
BAHAGIAN 2 – MAKLUMAT ORGANISASI
2.1 Latar Belakang
Jabatan Kerajaan Tempatan diwujudkan di bawah Kementerian Kesejahteraan
Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan pada 24 Mei 1964 dengan nama
Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan. Pada 18 Julai 1978, berikutan
penyusunan semula Kabinet organisasi Kementerian telah diubah dan disusun
semula dengan nama Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan.
Penubuhan ini adalah hasil cantuman di antara Kementerian Perumahan dan
Kemajuan Perkampungan dengan Bahagian Kerajaan Tempatan yang
sebelumnya terletak di bawah Kementerian Kerajaan Tempatan dan Wilayah
Persekutuan.
Akta-akta yang wujud di bawah Jabatan Kerajaan Tempatan adalah Akta
Kerajaan Tempatan, 1976 (Akta 171), Akta Perancangan Bandar dan Desa,
1976 (Akta 172), Akta Jalan, Parit dan Bangunan, 1974 (Akta 133), Undang-
Undang Kecil Bangunan Seragam 1984 dan Akta Kawalan Sewa (Pemansuhan)
1997 (Akta 572).
Jabatan Kerajaan Tempatan yang dahulunya dikenali sebagai Bahagian
Kerajaan Tempatan mempunyai 8 Bahagian iaitu Bahagian
Pembangunan,Bahagian Pemantauan dan Pengurusan PBT, Bahagian Dasar,
Bahagian Kejuruteraan dan Kesihatan Persekitaran, Bahagian ICT, Bahagian
Kawalan Bangunan, Bahagian Pentadbiran dan Bahagian Kemajuan Kerajaan
Tempatan.
Kini, JKT terdiri daripada 8 Bahagian dan 2 Unit iaitu Bahagian Pembangunan
dan Hal Ehwal Kewangan PBT, Bahagian Dasar dan Kemajuan Kerajaan
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
4
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Tempatan, Bahagian Kesihatan Persekitaran, Bahagian Penyenggaraan Fasiliti
dan Perparitan Bandar, Bahagian Penyelidikan dan Perundangan Teknikal,
Bahagian ICT, Bahagian Kawalan Bangunan, Bahagian Khidmat Pengurusan,
Unit Korporat dan Unit Integriti.
2.2 Fungsi Organisasi
i. Menggubal, Menyeragam serta Menyelaras Dasar dan Perundangan;
ii. Merancang dan Menilai Keberhasilan Projek Pembangunan;
iii. Memberi Khidmat Rundingan Teknikal/Bukan Teknikal dan Pembangunan
Kompetensi; dan
iv. Memantapkan Jaringan Kerja dan Kolaborasi Strategik Antara Agensi Awam
dan Swasta.
2.3 Untuk mewujudkan dan mengekalkan hubungan kerjasama yang baik di antara
Kerajaan Pusat dan Kerajaan Negeri dan juga agensi-agensi Kerajaan yang lain
di semua peringkat dalam segala hal berkaitan dengan dasar dan pentadbiran
Kerajaan Tempatan.
2.4 Visi Organisasi
Ke Arah Mewujudkan PBT Yang Berdaya Saing, Dinamik dan Mapan Dalam
Memberikan Perkhidmatan Perbandaran Yang Berkualiti.
2.5 Misi Organisasi
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
5
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Menyediakan Keperluan dan Khidmat Sokongan Bagi PBT Meningkatkan Kualiti
Pengurusan Serta Membudayakan Tadbir Urus Yang Baik.
2.6 Dasar Kualiti Organisasi
Kami komited untuk membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas Sistem
Pengurusan Kualiti bagi memastikan ia sesuai dan berkesan pada setiap masa
selaras dengan visi dan misi Jabatan Kerajaan Tempatan. Kami juga komited
untuk memenuhi semua objektif kualiti bagi memastikan ianya sentiasa sesuai
dengan visi, misi dan objektif Jabatan.
2.7 Struktur Organisasi
BAHAGIAN ICT
F48
BAHAGIAN DASAR DAN
KEMAJUAN KERAJAAN
TEMPATAN
M54
M54
UNIT PENAMBAHBAIKAN
M48
M48
UNIT e-PBT
F48
UNIT PENYELIDIKAN DAN
PERUNDANGAN
M48
M48
UNIT DASAR DAN
PERANCANGAN
STRATEGIK
M52
M52
BAHAGIAN
KAWALAN
BANGUNAN
54 (TERBUKA)
J54
BAHAGIAN
PENYENGGARAAN
FASILITI DAN
PERPARITAN BANDAR
J54
J54 UNIT KAWALAN
CERUN
J52
UNIT KAWALAN
KEMUDAHAN
SOSIAL
J48
J48
UNIT KAWALAN
PENYAKIT DAN
VEKTOR
UD48
U48
UNIT KAWALAN
PUSAT
U48
PENYEMBELIHAN
DAN PASAR
U48
UNIT KAWALAN
DAN KESELAMATAN
MAKANAN
U48
U48 UNIT
PENYENGGARAAN
DAN KAWALAN
STESEN PENCEGAH
JANGKIT
U48
U48
BAHAGIAN
KESIHATAN
PERSEKITARAN
UD54
U54
UNIT HAL EHWAL
KEWANGAN PBT
M52
BAHAGIAN
PEMBANGUNAN DAN
HAL EHWAL
KEWANGAN PBT
M54
M54
TIMBALAN KETUA PENGARAH
(PENGURUSAN)
JUSA C
BAHAGIAN KHIDMAT
PENGURUSAN
M52
KETUA PENGARAHJUSA B
KETUA PENGARAH
JUSA B
KETUA PENGARAH
JUSA B
TIMBALAN KETUA PENGARAH
(TEKNIKAL)
JUSA C
UNIT PEMANTAUAN
M48
M48
UNIT PERPARITAN
BANDAR DAN
PENCEMARAN
SUMBER AIR
J48
J48 UNIT
PENYENGGARAAN
FASILITI
J48
J48
BAHAGIAN
PENYELIDIKAN
DAN
PERUNDANGAN
TEKNIKAL
J52
PERUNDANGAN
TEKNIKAL
J52
UNIT
KESELAMATAN
AWAM
J41
UNIT TEBATAN
BANJIR
J41/J44
UNIT AKTA
133/UBBL
J48
UNIT OSC
J48
UNIT INTEGRITI M41/M44
UNIT PENGUKUHAN INTEGRITI,
PENGURUSAN ADUAN, TADBIR
URUS DAN PEMATUHAN
UNIT PENGESANAN, PENGESAHAN DAN
TATATERTIB
UNIT KORPORAT M48
UNIT KEWANGAN
W48
UNIT PERKHIDMATAN DAN
PENTADBIRAN
M44
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
6
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Rajah 1: Struktur Organisasi Jabatan Kerajaan Tempatan
2.7 Perkhidmatan yang diberikan
Unit Hal Ehwal Kewangan PBT
1. Menyediakan bajet 5 tahun bagi semua program dan projek pembangunan PBT
di bawah program Projek Kecil Di Dalam Kawasan Pihak Berkuasa Tempatan
(BP.1).
2. Menyediakan bajet pembangunan keseluruhan PBT setiap tahun.
3. Merancang dan melaksanakan usaha-usaha bagi memperkukuhkan prestasi
kewangan PBT dan membantu PBT mempelbagaikan sumber-sumber
kewangan mereka.
4. Merancang dan melaksanakan dasar pemberian kewangan kerajaan
persekutuan kepada kerajaan negeri/PBT.
5. Melaksanakan pengagihan geran tahunan daripada Kementerian kepada PBT.
6. Memperakukan pengeluaran peruntukan Sumbangan Membantu Kadar kepada
PBT.
Unit Pemantauan
1. Pemantauan prestasi pelaksanaan projek BP1 di peringkat negeri dan PBT.
2. Menyediakan kajian penilaian outcome projek BP1.
3. Menyelaras dan memantau data projek BP1 di peringkat negeri dan PBT.
4. Menyelaras dan memantau data infrastruktur, kemudahan awam dan sosio
ekonomidi PBT.
5. Menyediakan laporan prestasi SPPII, laporan bulanan, laporan tahunan, laporan
prestasi 5 tahun di samping menyediakan laporan yang diperlukan agensi pusat.
6. Memastikan PBT melaksanakan projek berdasarkan kepada pekeliling/garis
panduan yang telah dikeluarkan.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
7
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Unit ICT
1. Menyelia, menyelaras bagi pelaksanaan dan pembangunan Sistem ePBT dan
ePBT Online.
2. Menyelia, menyelaras bagi pelaksanaan dan pembangunan Portal OSC dan
OSC Online.
3. Membangun dan mengurus Laman Web Rasmi JKT dan laman sosial JKT.
4. Mengurus dan menyelenggara 98 Laman Web PBT.
5. Menyelaras dan memberi khidmat nasihat teknikal bagi HRMIS.
6. Menyelia rekod-rekod aset ICT bagi projek ICT JKT di SUK, PBT dan JKT.
7. Menyelaras pelaksanaan program / Sistem JKT yang melibatkan PBT.
8. Menyelaras program-program lain JKT.
9. Menyelaras penempatan Pegawai Teknologi Maklumat (F41) dan Juruteknik
Komputer (FT17).
Unit e-PBT
1. Merancang, melaksana dan memantau Sistem ePBT dan ePBT Online di
peringkat Pihak Berkuasa Tempatan (PBT).
2. Menyediakan laporan berkala mengenai kemajuan dan permasalahan
pelaksanaan Sistem ePBT kepada:
a. Pejabat SUK Negeri;
b. Yang Dipertua/Datuk Bandar dan Setiausaha; dan
c. Jabatan Kerajaan Tempatan.
3. Menjaga dan memantau Sistem ePBT dan ePBT Online beroperasi dengan baik,
melaksana prosedur back-up data secara berkala.
4. Memastikan rangkaian Sistem ePBT beroperasi dengan baik.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
8
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
5. Mengenalpasti masalah pelaksanaan Sistem ePBT dan memaklumkan ke
Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu di peringkat negeri.
6. Menjadi urus setia Jawatankuasa Kerja di PBT.
7. Menjaga dan memantau Sistem Pelaporan SUK di peringkat negeri beroperasi
dengan baik.
8. Menjaga dan memantau Server ePBT serta Komputer ePBT Online dan
memastikan rangkaian Sistem ePBT/ePBT Online di peringkat Negeri beroperasi
dengan baik.
9. Merancang program-program latihan penggunaan Sistem ePBT/ePBT Online di
PBT supaya program latihan penggunaan Sistem ePBT/ePBT Online adalah
berterusan.
10. Menyelia penyelenggaraan Peralatan ICT Sistem ePBT/ePBT Online.
11. Memberi latihan asas dan khidmat nasihat berkaitan Sistem ePBT/ePBT Online
kepada semua pengguna.
Unit Penyelidikan Perundangan
1. Menyediakan garis panduan dan pekeliling berkaitan peranan dan fungsi PBT.
2. Menyemak Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171) dan perundangan
subsidiari supaya selaras dengan keperluan dan kehendak semasa berhubung
peranan dan fungsi PBT.
3. Menyediakan jawapan parlimen berkaitan perundangan.
4. Menyediakan maklum balas atau ulasan jemaah menteri berkaitan perundangan.
5. Menyediakan maklumbalas atau ulasan terhadap mesyuarat-mesyuarat utama
berkaitan perundangan.
6. Menganggotai mana-mana jawatankuasa yang melibatkan peranan dan fungsi
PBT.
7. Memberi khidmat nasihat berhubung peranan dan fungsi PBT tertakluk kepada
punca kuasa yang ada.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
9
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
8. Memproses permohonan naik taraf, peluasan atau pengecilan kawasan PBT dan
naik taraf atau pewujudan daerah.
Unit Penambahbaikan
1. Memantau dan menilai pelaksanaan program sosial yang perlu dilaksanakan
oleh PBT.
2. Membimbing dan menggalakkan program penyertaan masyarakat ke arah
pembangunan mapan di PBT.
3. Membimbing dan menggalakkan program integriti, kualiti dan inovasi di PBT.
4. Menyediakan jawapan parlimen berkaitan program sosial yang perlu
dilaksanakan oleh PBT.
5. Menyelaras aduan berkaitan peranan dan fungsi PBT.
6. Menyediakan maklumbalas dan ulasan jemaah menteri berkaitan program sosial
yang perlu dilaksanakan oleh PBT.
7. Menyediakan maklumbalas dan ulasan terhadap mesyuarat-mesyuarat utama
berkaitan program sosial yang perlu dilaksanakan oleh PBT.
8. Menganggotai mana-mana jawatankuasa yang melibatkan peranan dan fungsi
PBT.
9. Memberi khidmat nasihat berhubung peranan dan fungsi PBT tertakluk kepada
punca kuasa yang ada.
Unit Dasar dan Perancangan Strategik
1. Merangka dasar berkaitan peranan dan fungsi PBT.
2. Menyediakan garis panduan dan pekeliling berkaitan peranan dan fungsi PBT.
3. Merangka sistem penarafan PBT sebagai medium penanda aras penyampaian
perkhidmatan PBT.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
10
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
4. Memantau dan menilai pelaksanaan dasar, garis panduan dan pekeliling oleh
PBT.
5. Memantau dan menilai pelaksanaan Pusat Setempat (OSC).
6. Mengadakan persidangan, forum atau mesyuarat yang melibatkan PBT.
7. Mengemaskini maklumat asas berkaitan PBT.
8. Urus setia Mesyuarat Majlis Negara bagi Kerajaan Tempatan.
9. Menyediakan maklumbalas dan ulasan memorandum Jemaah Menteri
berhubung PBT.
10. Menjalankan kajian yang berkaitan dengan usaha-usaha untuk meningkatkan
sistem penyampaian perkhidmatan PBT.
11. Memberi khidmat nasihat berhubung peranan dan fungsi PBT tertakluk kepada
punca kuasa yang ada.
Unit Korporat
1. Bertanggungjawab untuk merancang dan menyelaras hal-hal perhubungan
awam.
2. Penyelarasan maklum balas minit mesyuarat:
a. Jemaah Menteri;
b. Dialog MITI;
c. PEMUDAH;
d. Jawatankuasa Perhubungan Antara Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan
Negeri;
e. Menteri Besar dan Ketua Menteri;
f. Panel 3P;
g. Mesyuarat Pengurusan;
h. Pasca Kabinet;
i. Ketua Setiausaha dan Ketua Perkhidmatan;
j. Ketua Jabatan Persekutuan;dan
k. Mesyuarat berjadual.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
11
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
3. Menyelaras penyediaan jawapan bagi soalan Parlimen.
4. Mengurus dan menyelaras lawatan dan pelawat dari dalam dan luar negeri.
5. Menyelaras Pelaksanaan Pelan Strategik dan Petunjuk Utama Prestasi (KPI) di
Jabatan.
6. Menyelaras Pelaksanaan ISO 9001:2008 di Jabatan.
7. Urus setia program-program kualiti Jabatan:
a. Penyelarasan pelaksanaan Amalan 5S;
b. Penyelarasan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK);
c. Pelaksanaan Customer Satisfaction Survey (CSS);
d. Penyelarasan Anugerah Pekerja Contoh;dan
e. Penyelarasan Kaji Selidik Kepuasan Pekerja JKT(Staff Satisfaction
Survey –CSS).
8. Menyelaras input bagi penerbitan buletin dan laporan tahunan
jabatan/kementerian.
9. Urus setia mesyuarat JIK, Induk, 5S, SKT JKT dan MKSP
Unit Pentadbiran dan Perkhidmatan
1. Menguruskan hal ehwal pentadbiran dan kebajikan penjawat awam jabatan.
2. Mengemaskini dan menguruskan rekod-rekod fail jabatan.
3. Urusan surat menyurat / mel.
4. Bertanggungjawab terhadap perkara-perkara mengenai keselamatan pejabat.
5. Menguruskan majlis-majlis keraian di peringkat jabatan.
6. Mengurus dan menyelaras penyenggaraan aset termasuk kenderaan jabatan.
7. Menyelaras dan menguruskan semua urusan pembelian barang-barang dan
perkhidmatan jabatan.
8. Menyelaras rekod-rekod pengurusan stor jabatan.
9. Menguruskan dan menyelaras hal-hal berkaitan dengan perkhidmatan bagi
penjawat awam Jabatan.
10. Menganjur dan menguruskan kursus dan latihan bagi penjawat awam Jabatan.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
12
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
11. Menyelaras dan menguruskan sistem HRMIS bagi penjawat awam Jabatan.
12. Urus setia Majlis Bersama Jabatan.
13. Menyelaras dan mengurus semua urusan perolehan JKT:-
a. Pembelian Terus;
b. Sebutharga;
c. Tender;dan
d. e-Bidding.
16. Menguruskan Panjar Wang Runcit.
17. Menyediakan semua Laporan berkaitan perolehan.
18. Menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus Tahunan.
Unit Kewangan
1. Menguruskan semua jenis bayaran termasuk gaji, elaun, KWSP dan lain-lain.
2. Menyediakan waran peruntukan kecil kepada PBT dan waran tiket.
3. Menguruskan semua jenis terimaan Jabatan.
4. Menyediakan laporan penyesuaian Jabatan.
5. Menguruskan permohonan wang pendahuluan diri.
6. Menguruskan hal ehwal berkaitan kewangan Jabatan.
7. Menyelaras maklum balas pemeriksaan audit di JKT
8. Pengurusan pembayaran bil.
9. Menguruskan hal-hal kewangan Am.
Unit Kawalan Penyakit dan Vektor
1. Merancang, mengurus dan menilai aktiviti kawalan penyakit dan vektor di
Jabatan Kerajaan Tempatan bagi panduan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT).
2. Merancang, menyelaras, melaksana dan menilai keberkesanan penganjuran
Persidangan Kesihatan Persekitaran Pihak Berkuasa Tempatan.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
13
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
3. Menyediakan, mengkaji dan memantau pemakaian garis panduan teknikal dalam
aktiviti kawalan penyakit dan vektor sebagai panduan kepada PBT.
4. Mengkaji, menderaf dan meminda undang-undang kecil PBT yang berkaitan
dengan aktiviti kawalan penyakit dan vektor.
5. Merancang dan mengadakan program latihan dan kursus di peringkat
kebangsaan dan tempatan.
6. Merancang, mengurus dan menilai keperluan latihan asas bagi Pembantu
Kesihatan Awam di PBT.
7. Mengurus dan menganalisa data kawalan penyakit dan vektor di PBT.
8. Menyelaras, menganjur dan membantu kempen-kempen berkaitan kawalan penyakit dan vektor yang dilaksanakan oleh Kementerian, Jabatan Kerajaan Tempatan dan PBT.
9. Memberi khidmat nasihat teknikal mengenai kawalan penyakit dan vektor kepada PBT dan Pihak Berkuasa Negeri (PBN).
Unit Kawalan Pusat Penyembelihan dan Pasar
1. Merancang, mengurus dan menilai aktiviti kawalan kebersihan dan kesihatan di
pusat penyembelihan dan pasar bagi panduan Pihak Berkuasa Tempatan.
2. Menyediakan garis panduan dalam kawalan kebersihan pusat penyembelihan
dan pasar.
3. Mengkaji, menderaf dan meminda undang-undang kecil yang berkaitan dengan
aktiviti kawalan pusat penyembelihan dan pasar.
4. Merancang dan mengadakan program latihan dan kursus di peringkat
kebangsaan dan tempatan.
5. Mengurus dan menganalisa data kebersihan dan risiko kesihatan persekitaran di
pusat penyembelihan dan pasar di PBT.
6. Memberi khidmat nasihat teknikal mengenai kesihatan persekitaran dan risiko
kesihatan di Pusat penyembilihan, pasar awam dan haiwan terbiar kepada PBT
dan PBN.
7. Menyelaras, menganjur dan membantu kempen-kempen kebersihan, pendidikan
& kesedaran berkaitan pasar dan pusat sembelihan yang dilaksanakan oleh
Jabatan Kerajaan Tempatan dan PBT.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
14
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Unit Kawalan Keselamatan Makanan
1. Merancang, mengurus dan menilai aktiviti keselamatan dan kualiti makanan di
PBT.
2. Menyediakan garis panduan teknikal berkaitan keselamatan dan kualiti makanan
sebagai panduan kepada PBT.
3. Mengkaji, menderaf dan meminda undang-undang kecil yang berkaitan dengan
aktiviti kawalan dan keselamatan makanan.
4. Merancang dan mengadakan program latihan dan kursus di peringkat
kebangsaan dan tempatan.
5. Mengurus dan menganalisa data berkaitan kawalan dan keselamatan makanan.
6. Memberi khidmat nasihat teknikal mengenai kesihatan persekitaran kepada PBT
dan PBN.
7. Mengurus proses penurunan kuasa di bawah Seksyen 3(2), Akta Makanan 1983
kepada Pegawai Kesihatan Persekitaran dan Penolong Pegawai Kesihatan
Persekitaran di PBT
8. Merancang, mengurus dan menilai aktiviti keselamatan dan kesihatan pekerjaan
di Jabatan Kerajaan Tempatan
9. Menyelaras Program Transformasi Sosial (PTS) di Jabatan Kerajaan Tempatan
Unit Penyenggaraan dan Kawalan Stesen Pencegah Penyakit
1. Merancang, mengurus dan menilai aktiviti kesihatan di stesen pencegah jangkit
(cth:kolam renang, tandas).
2. Merancang, menyelaras, melaksana dan menilai keberkesanan Pelancaran
Sambutan Hari Tandas Sedunia Peringkat Kebangsaan.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
15
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
3. Merancang, menyelaras, melaksana dan menilai keberkesanan Pertandingan
Anugerah Tandas Bersih 1Malaysia tahunan.
4. Memantau aktiviti kesihatan persekitaran di bawah Projek Lynas, Gebeng,
Pahang
5. Menyediakan, mengkaji dan memantau pemakaian garis panduan teknikal
berkaitan kawalan stesen pencegah jangkit sebagai panduan kepada PBT.
6. Mengkaji, menderaf dan meminda undang-undang kecil yang berkaitan dengan
aktiviti penyenggaraan dan kawalan stesen pencegah jangkit.
7. Merancang dan mengadakan program latihan dan kursus di peringkat
kebangsaan dan tempatan.
8. Mengurus dan menganalisis data stesen pencegah jangkit di kawasan PBT.
9. Menyelaras, menganjurkan dan membantu kempen-kempen kebersihan dan
kesihatan yang dilaksanakan oleh Kementerian dan PBT.
10. Memberi khidmat nasihat teknikal berkenaan penyenggaraan dan kawalan
stesen pencegah jangkit kepada PBT dan PBN .
Unit Kawalan Cerun dan Keselamatan Awam
1. Menyediakan kertas cadangan pengubalan dan penyeragaman dasar,
piawaian, perundangan dan peraturan, maklumbalas berkaitan dengan
kejuruteraan geoteknikal cerun dari aspek keselamatan, kestabilan dan
penyenggaraan cerun serta keselamatan awam dari aspek kejuruteraan
infrastruktur jalan.
2. Menjalankan penyelidikan dan penilaian semula dalam bidang kejuruteraan
cerun dan kejuruteraan awam bagi mempertingkatkan kecekapan PBT dalam
mengawal pembangunan di bawah peraturan sedia ada
3. Memberi khidmat nasihat teknikal kepada PBT berkaitan dengan kejuruteraan
geoteknikal cerun dan kejuruteraan infrastruktur jalan dari aspek keselamatan
dan keselesaan orang awam.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
16
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
4. Melaksanakan audit keselamatan ke atas cerun-cerun dan keselamatan
jalanraya di kawasan PBT dan mencadangkan langkah-langkah
penambahbaikan.
5. Menjalankan penyiasatan forensik ke atas kegagalan cerun di kawasan PBT
untuk penyediaan laporan penambahbaikan.
6. Menyediakan rekabentuk geoteknik untuk cadangan penambahbaikan cerun
bagi projek-projek tertentu berskala kecil yang mengandungi ciri-ciri
keselamatan dan keselesaan untuk dilaksanakan di peringkat PBT.
7. Melaksanakan kerja-kerja pemantauan tahap keselamatan cerun-cerun bagi
pengesanan kestabilan cerun di kawasan PBT.
8. Mengumpul dan menganalisa data kemalangan jalanraya di kawasan PBT bagi
tujuan mengagihkan peruntukan di bawah Program Memperelok Kawasan
Berbahaya dengan melaksanakan pemeriksaan di tapak.
9. Melaksanakan audit keselamatan jalanraya (peringkat 5 – peringkat operasi) di
kawasan PBT dan membuat cadangan penambahbaikan bagi mengelakkan
kemalangan jalanraya.
10. Menjalankan penyiasatan forensik terhadap kerosakan atau kegagalan
infrastruktur jalan di kawasan PBT untuk penyediaan laporan penambahbaikan.
11. Menganjurkan latihan/kursus/seminar/bengkel kepada pegawai teknikal PBT
berkaitan dengan keselamatan awam dari aspek kejuruteraan geoteknikal
cerun dan infrastruktur jalan.
Unit Kawalan Kemudahan Sosial
1. Menyediakan kertas cadangan pengubalan dan penyeragaman dasar,
piawaian, perundangan dan peraturan, maklumbalas berkaitan dengan
kemudahan sosial dari aspek kemudahan awam dan perkhidmatan fasiliti
bangunan.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
17
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
2. Menjalankan penyelidikan dan penilaian semula dalam bidang kemudahan
awam dan perkhidmatan fasiliti bangunan bagi mempertingkatkan kecekapan
PBT dalam mengawal pembangunan di bawah peraturan sedia ada.
3. Memberi khidmat nasihat teknikal kepada PBT berkaitan dengan perkhidmatan
fasiliti bangunan dan kemudahan awam seperti kemudahan orang kurang
upaya (OKU), CCTV, perusahaan burung walit, SPAH, pelaksanaan jalur lebar,
teknologi hijau , kecekapan tenaga dan lain-lain lagi.
4. Melaksanakan pemantauan dan pemeriksaan ke atas projek-projek berkaitan
kemudahan sosial.
5. Melaksanakan audit sistem CCTV dan kemudahan akses OKU di kawasan
pentadbiran PBT dan mencadangkan penambahbaikan serta mengagihkan
peruntukan
6. Menjalankan kerja-kerja pra-kontrak, pengawasan dan pemantauan projek,
pasca kontrak bagi projek-projek khas kemudahan sosial terutamanya projek
pemasangan CCTV.
7. Menganjurkan latihan/kursus/seminar/bengkel kepada pegawai teknikal PBT
berkaitan dengan kemudahan infrasruktur sosial.
Unit Perparitan Bandar dan Pencemaran Sumber Air
1. Menyediakan dasar garis panduan serta kod-kod amalan untuk digunapakai
oleh PBT di bawah Akta 127 – Akta Kualiti Alam Sekeliling dalam:
a. Pengurusan Penyenggaraan Perparitan; dan
b. Perancangan dan Pembangunan Perparitan Bandar.
2. Menyediakan dasar, garis panduan serta kod-kod amalan untuk digunapakai
oleh PBT dalam menguatkuasakan Undang-undang yang berkaitan dengan
Kawalan Pencemaran Sumber-sumber Air dan Air Rekreasi di bawah Akta 171
– Akta Kerajaan Tempatan dan Akta 127 – Akta Kualiti alam Sekeliling.
3. Merancang dan menyelaras keperluan sistem kawalan pencemaran sumber air
di kawasan PBT.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
18
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
4. Menyediakan program latihan kepada kakitangan JKT dan PBT berkaitan
dengan pengurusan sistem perparitan dan pencemaran sumber air.
5. Merancang dan melaksanakan pemeriksaan sistem perparitan termasuk kolam
takungan di kawasan PBT.
6. Menyelaras dan menganjurkan aktiviti kesedaran awam berkaitan kawalan
pencemaran air dan sumber air di peringkat Jabatan dan PBT.
7. Mengumpul maklumat dan memantau kejadian banjir di PBT.
Unit Penyenggaraan Fasiliti
1. Menyediakan garis panduan serta kod-kod amalan untuk digunapakai oleh PBT
berhubung dengan pengurusan dan penyenggaraan fasiliti.
2. Merancang dan mewujudkan pangkalan data bagi kerja-kerja penyenggaraan
fasiliti di kawasan PBT.
3. Merancang dan melaksanakan pemeriksaan audit fasiliti di kawasan PBT.
4. Merancang dan melaksanakan Pemantauan Projek Fasiliti Awam di PBT.
5. Menyediakan program latihan kepada kakitangan JKT dan PBT berkaitan
Penyenggaraan Fasiliti Awam.
6. Menyelaras dan menganjurkan aktiviti kesedaran awam berkaitan
Penyenggaraan Fasiliti di peringkat Jabatan dan PBT.
Unit Mekanikal dan Elektrikal
1. Memberi khidmat sokongan kepada unit penyenggaraan fasiliti dan unit
perparitan bandar berkaitan aspek mekanikal dan elektrikal.
2. Mengumpul data-data mekanikal dan elektrikal yang berkaitan dengan sistem
perparitan dan penyenggaraan fasiliti di PBT.
3. Menjalankan pemeriksaan dan audit terhadap aset-aset mekanikal dan
elektrikal di PBT.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
19
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
4. Melaksanakan kajian berhubung keberkesanan dan keperluan sistem
mekanikal dan elektrikal di PBT.
5. Merancang dan melaksanakan latihan serta kursus mekanikal dan elektrikal
kepada kakitangan JKT dan PBT.
6. Memberi khidmat nasihat teknikal berhubung dengan mekanikal dan elektrikal
kepada agensi yang berkaitan.
Unit Akta 133/UKBS
1. Menggubal dan menyeragamkan dasar, perundangan dan peraturan berkaitan
dengan aspek keselamatan bangunan di bawah Akta Jalan, Parit dan
Bangunan 1974 (Akta 133) dan Undang-undang Kecil Bangunan Seragam
1984 (UKBS 1984).
2. Memberi khidmat nasihat teknikal berkaitan keselamatan, kestabilan dan
keselesaan bangunan serta persekitaran sejajar dengan peruntukan-
peruntukan di bawah Akta 133 dan UKBS 1984.
3. Mengendalikan latihan teknikal kepada kakitangan PBT mengenai dasar,
prosedur kerja dan peraturan baru untuk dilaksanakan.
Unit OSC
1. Menggubal dan menyeragamkan dasar dan perundangan dan peraturan
berkaitan dengan OSC.
2. Memberi khidmat nasihat teknikal dan menerima aduan berkaitan dengan
proses dan prosedur OSC.
3. Mengendalikan latihan teknikal kepada kakitangan PBT mengenai dasar,
prosedur kerja dan peraturan OSC.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
20
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
4. Mengadakan lawatan ke PBT bagi memantau pelaksanaan OSC dan
mengemukakan cadangan-cadangan penambahbaikan.
5. Menyelaras keperluan teknikal berkaitan permohonan cadangan pemajuan
antara agensi-agensi teknikal luaran, agensi teknikal dalaman dan penggiat
industri.
6. Pelaporan prestasi perlaksanaan OSC dan tindakan susulan terhadap
PBT/OSC yang bermasalah.
Unit Certificate of Completion and Compliance (CCC)
1. Menggubal dan menyeragamkan dasar dan perundangan dan peraturan
berkaitan dengan CCC.
2. Memberi khidmat nasihat teknikal dan menerima aduan berkaitan dengan
sistem CCC.
3. Mengendalikan latihan teknikal, menguruselia perihal berkaitan CCC kepada
kakitangan PBT, para professional dan penggiat industri mengenai dasar,
prosedur kerja dan peraturan CCC.
4. Memantau keberkesanan dan prestasi pelaksanaan CCC dan mengemukakan
cadangan-cadangan penambahbaikan.
Unit Integriti
Penubuhan Unit Integriti ini merupakan usaha kawalan dalaman oleh Jabatan untuk
menguruskan integriti dalam organisasi. Unit ini bertanggungjawab untuk melaksanakan
enam (6) fungsi teras seperti berikut:
a) Tadbir Urus
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
21
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Memastikan tadbir urus yang terbaik dilaksanakan.
b) Pengukuhan Integriti
Memastikan pembudayaan, penginstitusian dan pelaksanaan integriti dalam
organisasi.
c) Pengesanan dan Pengesahan
i) Mengesan dan mengesahkan aduan salahlaku jenayah serta pelanggaran
tatakelakuan dan etika organisasi serta memastikan tindakan susulan yang
sewajarnya diambil; dan
ii) Melaporkan salahlaku jenayah kepada agensi penguatkuasaan yang
bertanggungjawab;
d) Pengurusan Aduan
Menerima dan mengambil tindakan ke atas semua aduan/maklumat mengenai
salahlaku jenayah serta pelanggaran tatakelakuan dan etika organisasi
e) Pematuhan
Memastikan pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang
berkuatkuasa; dan
f) Tatatertib
Melaksanakan fungsi urus setia Lembaga Tatatertib.
2.8 Pelanggan Organisasi
a) Stakeholders yang terdiri daripada YB Menteri dan KSU KPKT;
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
22
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
b) Pihak Berkuasa Tempatan; dan
c) Orang awam.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
23
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
BAHAGIAN 3 – SISTEM PENGURUSAN KUALITI JABATAN KERAJAAN
TEMPATAN, KPKT
3.1 Skop Pelaksanaan
Jabatan Kerajaan Tempatan melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti bagi
proses Penggubalan Dasar dan Peruntukan Perundangan, Pengurusan
Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan serta Pengurusan Khidmat
Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal berdasarkan Standard MS ISO 9001:2008
di JKT.
Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatan tidak terlibat dengan:-
7.5.2 Validasi Ke atas Penyediaan dan Penyampaian Perkhidmatan
7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
3.2 Objektif Kualiti
Bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai objektif-objektif kualiti ditetapkan bagi
setiap peringkat yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti berikut:
I. Penggubalan Dasar dan Peruntukan Perundangan
1. Tempoh masa dari terima arahan sehingga deraf awal disediakan:
a) Akta – Tidak melebihi 6 BULAN;
b) Dasar – Tidak melebihi 6 BULAN;
c) Undang-undang Kecil – Tidak melebihi 6 BULAN;
d) Peraturan- Tidak melebihi 6 BULAN;
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
24
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
e) Garis Panduan – Tidak melebihi 3 BULAN;
f) Pekeliling – Tidak melebihi 1 BULAN;
2. Tempoh masa menyediakan Nota Jemaah Menteri (sekiranya perlu)
sehingga dikemukakan kepada Bahagian Korporat, KPKT- Tidak melebihi 14
HARI BEKERJA.
3. Tempoh masa menyediakan Memorandum Jemaah Menteri sehingga
dikemukakan kepada Bahagian Korporat, KPKT-Tidak melebihi 21 HARI
BEKERJA.
4. Tempoh masa dari terima arahan untuk buat pemantauan Akta, Dasar,
Undang-Undang Kecil, Peraturan, Garis Panduan, dan Pekeliling sehingga
dikemukakan kepada Ketua Pengarah JKT – Tidak melebihi 1 BULAN.
Proses-proses utama lain yang boleh diukur dan ditentukan pencapaiannya telah
didokumenkan dalam Pelan Kualiti (seperti di lampiran).
II. Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan
1. Tarikh akhir untuk menghantar surat kepada semua SUK
Negeri/PBT/PKP untuk mengemukakan senarai cadangan
projek/program/tuntutan bagi tahun akan datang - pada atau sebelum
1 SEPTEMBER setiap tahun.
2. Tempoh masa bagi mengeluarkan surat memaklumkan kepada semua
SUK Negeri/PBT/PKP tentang senarai projek/program yang diluluskan
setelah mendapat kelulusan dari Pegawai Pengawal (KSU). – tidak
melebihi 7 HARI BEKERJA.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
25
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
3. Tempoh masa bagi memberi keputusan kepada sebarang
permohonan tukar tajuk mengenai projek/program yang telah
diluluskan dari tarikh surat permohonan diterima oleh pihak JKT. –
tidak melebihi 10 HARI BEKERJA.
4. Kekerapan mesyuarat pemantauan projek/program bersama SUK
Negeri/PBT/PKP mengenai prestasi perlaksanaan projek-projek dan
memantau projek sakit/bermasalah - sekurang-kurangnya 2 KALI
SETAHUN.
5. Kekerapan menyemak dan mengemaskini laporan prestasi fizikal dan
kewangan projek dan menyediakan Laporan Status Pelaksanaan
Projek – sekurang-kurangnya SEKALI SEBULAN.
6. Kekerapan mengemaskini Sistem Pemantauan Projek (SPP II) -
sekurang-kurangnya SEKALI SEBULAN.
III. Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal
1. Tempoh masa mengambil tindakan bagi membolehkan siasatan awal
dilakukan dari tarikh kejadian dimaklumkan. – Tidak melebihi 7 HARI
BEKERJA.
2. Tempoh masa mengemukakan khidmat nasihat dari tarikh terima
arahan – Tidak melebihi 12 HARI BEKERJA.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
26
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
IV. Prosedur Kerja Sokongan
1. Tempoh masa dari penerimaan sebarang aduan/pertanyaan sehingga
akuan penerimaan dikemukakan kepada pelanggan –tidak melebihi 3
HARI BEKERJA.
2. Tempoh masa keputusan permohonan kursus/latihan akan
dimaklumkan kepada anggota JKT sebelum permohonan
kursus/latihan ditutup.- sekurang-kurangnya 4 HARIBEKERJA.
3. Pengeluaran Pesanan Pembelian Tempatan dari tarikh terima
permohonan (Borang P1) daripada Bahagian/Unit di JKT dengan
mematuhi peraturan kewangan yang berkuatkuasa. - tidak melebihi 4
HARI BEKERJA.
4. Tempoh masa menghantar semua keputusan mesyuarat utama JKT
kepada ahli mesyuarat berkaitan selepas tarikh mesyuarat tersebut. –
Tidak melebihi 3 HARI BEKERJA.
5. Tempoh masa menghantar minit mesyuarat bagi mesyuarat utama
JKT kepada ahli mesyuarat berkaitan selepas tarikh mesyuarat
tersebut – tidak melebihi 7 HARI BEKERJA.
3.3 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti
(i) Penggubalan Dasar Dan Peruntukan Perundangan
Jabatan Kerajaan Tempatan Menggubal dasar dan peruntukan
perundangan di mulai dengan penyediaan kertas konsep berdasarkan
permintaan pasaran serta perbincangan dan dialog di antara Agensi
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
27
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Kerajaan, Badan Bukan Kerajaan (NGO) dan masyarakat agar dasar atau
perundangan yang digubal dapat diterima dan digunapakai untuk
menghasilkan satu pentadbiran yang teratur dan cemerlang. Setelah
kertas konsep disiapkan ianya dikemukakan kepada pihak atasan
Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan Dan Kerajaan Tempatan
dan dipanjangkan kepada Jemaah Menteri selaku Badan Eksekutif untuk
dipertimbangkan dan dipersetujui.
Bagi penggubalan dasar, sekiranya dipersetujui dan memerlukan
Penggubalan satu Akta maka proses seterusnya akan melibatkan
semakan di peringkat Jabatan Peguam Negara selaku Badan Kehakiman
dan kelulusan Parlimen selaku Badan perundangan. Walau
bagaimanapun, sekiranya penggubalan dasar hanya melibatkan
peruntukan perundangan dalam bentuk Peraturan atau Undang-undang
Kecil, kelulusan Parlimen tidak diperlukan. Dasar dan perundangan yang
digubal Jabatan Kerajaan Tempatan seterusnya perlu dibentang untuk
kelulusan Majlis Negara Bagi Kerajaan Tempatan untuk tujuan diterima
dan digunapakai di Pihak Berkuasa Tempatan. Jabatan Kerajaan
Tempatan Kemudiannya akan memantau pematuhan dasar dan
perundangan dari semasa ke semasa.
(ii) Pengurusan Peruntukan Dan Pemantauan Projek Pembangunan
Secara umumnya, pengurusan peruntukan dan pemantauan sesuatu
projek pembangunan melibatkan proses kerja yang berterusan di antara
Jabatan Kerajaan Tempatan dan pihak PBT/PKP serta SUK-SUK Negeri.
Proses ini bermula dengan pihak Jabatan menghantar surat kepada
semua PBT/PKP /SUK Negeri untuk mengemukakan cadangan projek
pembangunan bagi tahun akan datang. Setelah menerima dan meneliti
setiap permohonan yang dikemukakan, mesyuarat pemeriksaan projek
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
28
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
diadakan bagi menjalankan proses pemilihan projek untuk setiap PBT
bagi semua negeri. Setelah mendapat perakuan daripada pihak tertinggi
Jabatan (KP), senarai projek ini akan dikemukakan pula kepada Pegawai
Pengawal (KSU) untuk tujuan kelulusan. Proses ini berulang sehingga
kelulusan diperolehi. Setelah ianya diluluskan, pihak Jabatan akan
memaklumkan senarai projek tersebut kepada PBT-PBT/PKP serta
SUK-SUK Negeri dan kerja -kerja melaksanakan projek akan bermula.
Proses perolehan bagi pengeluaran waran peruntukan dibuat setelah
PBT/PKP mengemukakan dokumen sebut harga/ lantikan kontraktor
kepada Jabatan. Lawatan ke tapak projek dilakukan dari masa ke semasa
terutamanya jika berlaku projek sakit. Semasa projek-projek ini dijalankan,
pihak Jabatan akan meneliti laporan prestasi fizikal/kewangan yang
dihantar oleh PBT/PKP/SUK Negeri dan rekod belanjawan serta status
perlaksanaan projek akan dikemaskini menggunakan Sistem Pemantauan
Projek (SPPII) sepanjang tahun.
(iii) Pengurusan Khidmat nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal
Proses Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal
bermula apabila satu dasar baru digubal dan diluluskan oleh Kerajaan
untuk dilaksanakan diperingkat PBT. Proses dimulakan dengan
penyampaian dasar melalui latihan dan kursus kepada PBT yang terlibat
dan disokong dengan kempen-kempen yang dilaksanakan secara
berterusan.
Khidmat nasihat diberikan dari aspek teknikal dan bukan teknikal bagi
membantu pihak–pihak berkaitan yang menghadapi masalah bagi
melancarkan proses penyampaian dan pelaksanaan dasar baru tersebut.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
29
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
3.4 Pelanggan Sistem Pengurusan Kualiti
a) Stakeholders yang terdiri daripada YB Menteri dan KSU KPKT;
b) Pihak Berkuasa Tempatan; dan
c) Orang awam.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
30
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
BAHAGIAN 4 – DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM
PENGURUSAN KUALITI
Seksyen 4 – Sistem Pengurusan Kualiti
4.1 Keperluan Am
Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatan diwujud, didokumen,
dilaksana serta diselenggarakan dengan cara sistematik. Ia juga memberi
tumpuan kepada peningkatan secara berterusan terhadap keberkesanan
Jabatan Kerajaan Tempatan. Ini adalah selaras dengan kehendak ISO
9001:2008.
Untuk itu Jabatan Kerajaan Tempatan:
(i) Menentukan proses-proses yang terlibat dalam Pengurusan Peruntukan
dan Pemantauan Projek Pembangunan, Penggubalan Dasar dan
Peruntukan Perundangan serta Pengurusan Khidmat nasihat Teknikal dan
Bukan Teknikal;
(ii) Menentukan turutan dan hubungkait di antara proses-proses ini menerusi
Carta A;
(iii) Menentukan kriteria dan kaedah yang perlu ada bagi memastikan proses-
proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti yang diwujudkan serta kawalan
ke atas proses-proses tersebut sentiasa berkesan;
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
31
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
(iv) Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan
dan pemantauan proses-proses tersebut;
(v) Memantau, mengukur sekiranya perlu dan menganalisa proses-proses
melalui Audit Dalaman, Kajian Semula Pengurusan, aduan dan
maklumbalas daripada pelanggan serta pemantauan oleh pegawai-
pegawai yang dipertanggungjawabkan; dan
(vi) Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian
matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang
berterusan ke atas proses-proses tersebut.
Carta A: Turutan dan Hubungkait Antara Proses-Proses di JKT
Perancangan Stategik
Penilaian Perkhidmatan dan
Penambahbaikan
Proses Utama
Penggubalan Dasar dan Peruntukan Perundangan;
Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan;dan
Pengurusan Khidmat nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal
Proses Sokongan
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
32
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
4.2 Keperluan Dokumentasi
4.2.1 Struktur dokumen kualiti digambarkan di Rajah 2 berikut:
RAJAH 2 – HIRARKI DOKUMENTASI
Menerangkan
Dasar dan objektif kualiti
Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-
seksyen dalam standard MS ISO 9001:2008 dan
dasar mengenainya.
Menerangkan
Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti
Menerangkan
Menghuraikan secara lengkap aliran proses
penyampaian perkhidmatan, tindakan serta
tanggungjawab individu.
Menerangkan
Lebih memperincikan Manual Prosedur Kualiti
dan memberi arahan-arahan dan garis
panduan bagaimana sesuatu kerja harus
dilakukan secara terperinci.
Menerangkan
Rekod adalah bukti yang
menunjukkan kepatuhan kepada
Sistem Pengurusan Kualiti.
MANUAL
KUALITI
PROSEDUR
KUALITI
PROSEDUR KERJA
UTAMA /
SOKONGAN
ARAHAN KERJA / GARIS PANDUAN
REKOD
KUALITI
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
33
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
4.2.2 Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan menyediakan Manual Kualiti yang mengandungiperkara-
perkara berikut:
a. Dasar dan Objektif Kualiti;
b. Skop Sistem Pengurusan Kualiti seperti di para 3.1 dalam Bahagian 3;
c. Penyataan mengenai justifikasi bagi keperluan standard yang tidak
dimasukkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti, jika berkaitan; dan
d. Rujukan kepada prosedur-prosedur yang diwujudkan dalam Sistem
Pengurusan Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatan seperti yang dinyatakan
dalam seksyen 4.1 hingga 8.5.3 di dalam Bahagian 4.
4.2.3 Kawalan Dokumen
Pengawalan dokumen di dalam sistem pengurusan kualiti adalah seperti dalam JKT PK
01.
Dokumen kualiti yang dikawal di dalam Sistem Pengurusan Kualiti ialah:
a. Prosedur Kualiti;
b. Prosedur Kerja Utama/Sokongan;
c. Arahan Kerja;
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
34
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
d. Dokumen Sokongan, termasuk dokumen-dokumen yang diperolehi daripada
luar; dan
e. Rekod Kualiti.
4.2.4 Kawalan Rekod
a. Rekod-rekod kualiti dan tempoh penyimpanannya dikenalpasti dalam setiap
prosedur kualiti;
a. Tatacara bagi mengawal, mengenalpasti, menyimpan, mendapatkan semula dan
melupuskan rekod didokumenkan dalam prosedur Kawalan Rekod Jabatan (JKT
PKS 01); dan
b. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997.
Dokumen Berkaitan
JKT PKS 01 - Kawalan Rekod Jabatan
JKT PK 02 - Kawalan Rekod Kualiti
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
35
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Seksyen 5 – Tanggungjawab Pengurusan
5.1 Komitmen Pengurusan
Ketua Pengarah Jabatan Kerajaan Tempatan memberi komitmen dalam membangun,
melaksana dan menambah baik secara berterusan keberkesanan Sistem Pengurusan
Kualiti dengan cara:
a. Menyampaikan kepada semua kakitangan mengenai pentingnya bagi organisasi
memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan peraturan dan
perundangan;
b. Mewujudkan dasar kualiti;
c. Mewujudkan objektif-objektif kualiti;
d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan; dan
e. Memastikan sumber yang perlu disediakan.
5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan
Ketua Pengarah Jabatan Kerajaan Tempatan bertanggungjawab memastikan
kehendak pelanggan Jabatan Kerajaan Tempatan dikenalpasti dan dipenuhi dengan
tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Piagam pelanggan disediakan bagi
menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
36
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Prestasi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatandiukur melalui
penilaian ke atas kecekapan pelaksanaan yang mencapai kehendak pelanggan. Peti
cadangan, emeldan talian telefon disediakan untuk menerima maklum balas pelanggan
bagi menilai tahap kepuasan pelanggan. Di samping itu, soal selidikdijalankan bagi
menilai tahap kepuasan pelanggan dari semasa ke semasa.
Dokumen berkaitan
JKT PKS 02 - Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan
5.3 Dasar Kualiti
Ketua Pengarah menentukan dasar kualiti seperti di para 3.2 di Bahagian 3.
5.4 Perancangan
5.4.1 Objektif Kualiti
Ketua Pengarah menetapkan objektif kualiti seperti di para 3.3 di Bahagian 3.
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
Ketua Pengarah akan memastikan perkara-perkara berikut:
a. perancangan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan mengikut
ketetapan seperti dalam perkara 4.1 dan objektif kualiti yang telah
ditetapkan; dan
b. memastikan integriti sistem pengurusan kualiti terjamin semasa
menjalankan perancangan dan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
37
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi
5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa
a. Ketua Pengarah bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab
dan kuasa semua pegawai yang terlibat dalam mengurus dan melaksana
aktiviti-aktiviti yang mempunyai kesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti;
dan
b. Tugas, tanggungjawab dan kuasa ini disebarkan kepada semua pegawai
yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti melalui Dokumentasi MS
ISO 9001:2008, Fail Meja dan Senarai Tugas anggota organisasi.
5.5.2 Wakil Pengurusan
Ketua Pengarah melantik Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan) sebagai
Wakil Pengurusan. Wakil Pengurusan mempunyai peranan dan tanggungjawab
seperti berikut:
a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti;
b. Melaporkan kepada pihak pengurusan atasan mengenai keberkesanan
Sistem Pengurusan Kualiti dan sebarang keperluan penambahbaikan;
c. Berurusan dengan pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan
dengan Sistem Pengurusan Kualiti; dan
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
38
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
d. Memastikan aktiviti berkaitan dengan kesedaran terhadap kehendak
pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota organisasi yang
terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.
5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi
Ketua Pengarahmemastikan komunikasi dalam organisasi melalui mesyuarat,
perhimpunan, buletin, emel dan laman web diwujudkan dalam Jabatan Kerajaan
Tempatan bagi mengesan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.
5.6 Kajian Semula Pengurusan
5.6.1 Am
Ketua Pengarah bertanggungjawab untuk memastikan:
a. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan diadakan sekurang-kurangnya
sekali dalam masa 12 bulanbagi menilai peluang-peluang
penambahbaikan dan keperluan membuat perubahan ke atas Sistem
Pengurusan Kualiti termasuk perubahan ke atas dasar dan objektif kualiti;
dan
b. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan dihadiri oleh pihak
pengurusan tertinggi JKT dan pengarah bahagian.
5.6.2 Input Kepada Kajian Semula Pengurusan
Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi:
a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti;
b. Penemuan Audit;
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
39
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
c. Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;
d. Prestasi proses penghasilan dan penyampaian produk atau perkhidmatan
dan prestasi kepatuhan kepada ciri-ciri kualiti yang ditetapkan;
e. Status tindakan pembetulan dan pencegahan;
f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang
lepas;
g. Cadangan perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem
Pengurusan Kualiti;
h. Cadangan penambahbaikan;
i. Keperluan dan keberkesanan latihan; dan
j. Penilaian prestasi pembekal.
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan juga meneliti masalah-masalah
yang berulang sama ada tindakan-tindakan yang diambil sesuai dan berkesan
dan sama ada pelanggan berpuas hati dengan tindakan-tindakan ini.
Keputusan yang dibuat dalam mesyuarat ini digunakan oleh pengurusan atasan
JKT untuk menambahbaik proses-proses dan mengenalpasti peluang-peluang
untuk meningkatkan prestasi JKT.
5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan hendaklah membuat keputusan
mengenai tindakan-tindakan berikut:
a. Peningkatan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan proses-
prosesnya;
b. Peningkatan kualiti produk atau perkhidmatan selaras dengan keperluan
pelanggan; dan
c. Sumber-sumber yang diperlukan.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
40
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab untuk memastikan keputusan
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dilaksanakan dan mengambil tindakan
susulan.
Dokumen Berkaitan
JKT PK 03 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
41
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Seksyen 6 – Pengurusan Sumber
6.1 Bekalan Sumber
Jabatan Kerajaan Tempatan merancang, mengenalpasti dan mendapatkan sumber-
sumber yang mencukupi seperti berikutnya untuk melaksana dan menyelenggara
Sistem Pengurusan Kualiti dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan
supaya sentiasa dapat memenuhi kehendak pelanggan melalui penyediaan Belanjawan
Tahunan:
a. Bilangan pegawai yang mencukupi;
b. Pegawai yang terlatih;
c. Peruntukan kewangan yang mencukupi;
d. Peralatan dan infrastruktur pejabat yang sesuai; dan
e. Persekitaran kerja yang kondusif.
Prestasi belanjawan Jabatan Kerajaan Tempatanakan dinilai setiap tiga bulan dan
tindakan penyelarasan akan diambil sekiranya perlu.
Dokumen Berkaitan
JKT PKS 03 - Anggaran Belanjawan
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
42
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
6.2 Sumber Manusia
6.2.1 Am
Jabatan Kerajaan Tempatan memastikan anggota yang melaksanakan tugas
yang memberi kesan kepada pematuhan tahap keperluan perkhidmatan adalah
kompeten selaras dengan program pembangunan kompetensi yang telah
ditetapkan.
Dokumen Berkaitan
JKT PKS 04 - Pengurusan Latihan
6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran
Jabatan Kerajaan Tempatan:-
a. Mengenalpasti tahap kompetensi bagi setiap pegawai yang memberi
kesan kepada pematuhan tahap keperluan perkhidmatan;
b. Merancang dan mengadakan latihan, kursus serta mengambil tindakan
yang bersesuaian sekiranya perlu, untuk mencapai tahap kompetensi
yang dikenalpasti;
c. Menilai keberkesanan latihan, kursus serta tindakan-tindakan lain telah
diambil;
d. Memastikan setiap pegawai sedar akan kepentingan tugas-tugasnya dan
bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian objektif-objektif
kualiti melalui;
i. penglibatan pegawai dalam proses menentukan objektif kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan dan dalam proses membuat keputusan;
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
43
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
ii. memastikan setiap pegawai sedar akan kepentingan tugas-tugasnya
dan bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian objektif-
objektif kualiti;
iii. memberi pengiktirafan kepada pegawai;
iv. mengkaji semula keperluan-keperluan pegawai secara berterusan;
v. mewujudkan suasana kerja yang menggalakkan pegawai
menghasilkan inovasi;
vi. menggalakkan budaya kerja secara berpasukan;
vii. mewujudkan saluran untuk menerima cadangan dan pendapat
pegawai.
e. Menyelenggara rekod-rekod yang bersesuaian dengan pendidikan,
latihan, kemahiran dan pengalaman pegawai dalam Buku Rekod
Perkhidmatan.
Dokumen Berkaitan
JKT PKS 04 - Pengurusan Latihan
6.3 Infrastruktur
Jabatan Kerajaan Tempatan menentukan, menyedia dan menyenggara infrastruktur
yang diperlukan bagi memastikan perkhidmatan yang dihasilkan menepati keperluan
yang ditetapkan.
Infrastruktur merangkumi:
a. Tempat dan ruang kerja serta kemudahan yang berkaitan;
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
44
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
b. Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian yang diperlukan; dan
c. Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi dan sistem
informasi.
Dokumen Berkaitan
JKT PKS 05 - Penyenggaraan Aset dan Stor
6.4 Persekitaran kerja
Jabatan Kerajaan Tempatanmewujud, mengurus dan memastikan persekitaran
suasana kerja yang kondusif bagi bagi meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai
supaya dapat menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
45
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Seksyen 7 – Proses Penyediaan dan Penyampaian Produk atau Perkhidmatan
7.1 Perancangan Bagi Proses Penyediaan dan Penyampaian Produk atau
Perkhidmatan
Jabatan Kerajaan Tempatanmerancang dan menyediakan proses-proses yang
diperlukan bagi pengurusan dan pelaksanaan Penggubalan Dasar dan Peruntukan
Perundangan, Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan, serta
Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal.
Perancangan ini merangkumi:
a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan-keperluan produk atau perkhidmatan;
b. Pembangunan proses-proses, dokumen-dokumen dan peruntukan sumber yang
mencukupi;
c. Penyediaan perancangan bagi menjalankan verifikasi, semakan semula dan
validasi, pemantauan serta penilaian bagi keseluruhan Pengurusan Peruntukan
dan Pemantauan Projek Pembangunan, Penggubalan Dasar dan Peruntukan
Perundangan serta Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal
dan kriteria atau ciri-ciri kualiti yang ditetapkan bagi setiap output bagi
memastikan keperluan perkhidmatan dipenuhi; dan
d. Penyelenggaraan rekod-rekod yang diperlukan sebagai bukti pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti dan kepatuhan kepada standard MS ISO 9001:2008.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
46
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Dokumen Berkaitan
(i) JKT PKU (D) 01 - 08;
JKT PKU (P) 01-05;
JKT PKU (KN) 01-03; dan
(ii) JKT PKS01-07.
7.2 Proses-proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan
7.2.1 Menentukan Keperluan-keperluan Perkhidmatan
Jabatan Kerajaan Tempatan mengenalpasti:
a. Kehendak yang dinyatakan oleh pelanggan termasuk kehendak-kehendak
semasa;
b. Kehendak yang tidak dinyatakan tetapi diperlukan oleh pelanggan;
c. Keperluan undang-undang dan peraturan berkenaan penyampaian
perkhidmatan; dan
d. Keperluan tambahan yang ditentukan oleh JKT dari semasa ke semasa.
Dokumen Berkaitan
i. JKT PKU (D) 01 - 08;
ii. JKT PKU (P) 01-05; dan
iii. JKT PKU (KN) 01-03.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
47
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
7.2.2 Semakan Semula Keperluan-keperluan Perkhidmatan
Jabatan Kerajaan Tempatan menyemak semula keperluan-keperluan
perkhidmatan yang hendak disampaikan. Penyemakan ini dibuat sebelum
membuat komitmen untuk menyampaikan produk atau perkhidmatan tersebut
kepada pelanggan. Semakan semula ini bagi memastikan:
a. Semua keperluan perkhidmatan dikenalpasti;
b. Jika terdapat perbezaan antara kehendak pelanggan dengan
perkhidmatan yang hendak disampaikan ianya diatasi terlebih dahulu
sebelum perkhidmatan diberikan serta dimaklumkan kepada pelanggan;
dan
c. Jabatan Kerajaan Tempatan berkeupayaan untuk memenuhi keperluan
perkhidmatan yang dikehendaki.
Semua rekod hasil daripada semakan semula dan tindakan-tindakan yang
berkaitan dengannya diselenggara.
Sekiranya terdapat perubahan ke atas perkhidmatan, Jabatan Kerajaan
Tempatanakan memastikan dokumen-dokumen yang berkaitan dengannya
dipinda dan dimaklumkan kepada semua anggota yang terlibat dengan
penghasilan produk atau perkhidmatan tersebut.
Dokumen Berkaitan
i. JKT PKU (D) 01 - 08;
ii. JKT PKU (P) 01-05; dan
iii. JKT PKU (KN) 01-03.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
48
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan
Jabatan Kerajaan Tempatan akan:
a. Menyalurkan maklumat kepada pelanggan mengenai perkhidmatan-
perkhidmatan yang disediakan;
b. Mengendalikan pertanyaan daripada pelanggan mengenai perkhidmatan
yang disediakan; dan
c. Menerima dan merekodkan aduan dan maklum balas yang diterima
daripada pelanggan.
Kaedah komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui perjumpaan dengan
pelanggan,taklimat, forum, seminar dan kempen.
Dokumen Berkaitan
JKT PKS 02 - Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan
7.3 Reka Bentuk dan Pembangunan Produk
7.3.1 Perancangan Reka Bentuk dan Pembangunan Produk
Jabatan Kerajaan Tempatan merancang dan mengawal aktiviti rekabentuk dan
pembangunan produk yang mengandungi:
a. Peringkat-peringkat rekabentuk dan pembangunan produk;
b. Peringkat semakan semula, verifikasi dan validasi yang terlibat dalam
proses rekabentuk dan pembangunan produk; dan
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
49
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
c. Tanggungjawab dan kuasa yang terlibat dalam proses rekabentuk dan
pembangunan produk.
7.3.2 Input kepada RekaBentuk dan Pembangunan Produk
Jabatan Kerajaan Tempatan memastikan input yang perlu bagi menghasilkan
produk dan rekod-rekod mengenainya disimpan dan diselenggara (rujuk seksyen
4.2.4). Input berkenaan meliputi perkara-perkara berikut:
a. Tujuan dan tahap prestasi produk atau perkhidmatan;
b. Undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan produk atau
perkhidmatan yang dihasilkan;
c. Maklumat mengenai rekabentuk seumpamanya yang sedia ada
sebelumnya; dan
d. Keperluan-keperluan lain untuk aktiviti rekabentuk dan pembangunan.
Kesemua input yang dinyatakan ini disemak untuk memastikan ianya
mencukupi. Keperluan-keperluan yang ditetapkan hendaklah mencukupi, jelas
dan tidak bercanggah antara satu sama lain.
Dokumen Berkaitan
i. JKT PKU (D) 01- 04; dan
ii. JKT PKU (D) 08.
7.3.3 Output Kepada Reka Bentuk dan Pembangunan Produk
Output rekabentuk dan pembangunan produk adalah dalam bentuk dasar/akta
yang digubal/dipinda dan produk-produk ICT. Output tersebut akan dikaji bagi
memastikan ianya:
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
50
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
a. Menepati keperluan input rekabentuk dan pembangunan ;
b. Memberi maklumat mengenai perolehan serta penghasilan dan
penyampaian produk kepada pelanggan termasuk pemuliharaan dimana
sesuai;
c. Mengandungi ciri-ciri yang ditetapkan bagi produk; dan
d. Mengandungi ciri-ciri produk yang akan membolehkan kegunaannya
dengan betul.
7.3.4 Semakan Semula Ke atas Reka Bentuk dan Pembangunan Produk
Semakan semula dibuat secara teratur di peringkat-peringkat tertentu ke atas
aktiviti merekabentuk dan pembangunan bagi produk selaras dengan
perancangan yang telah ditentukan (rujuk seksyen 7.3.1). Ia bertujuan:
a. Untuk menilai sama ada produk hasil daripada aktiviti merekabentuk dan
pembangunan dapat memenuhi keperluan yang telah ditetapkan; dan
b. Mengenalpasti masalah dan mencadangkan tindakan yang sesuai bagi
mengatasi masalah berkenaan
Anggota yang terlibat dalam semakan semula ini hendaklah terdiri daripada
mereka yang bertanggungjawab ke atas setiap peringkat yang sedang dikaji
semula. Rekod hasil semakan semula ini serta tindakan yang telah diambil akan
disimpan dan disenggara(rujuk seksyen 4.2.4).
Dokumen Berkaitan
i. JKT PKU (D) 01-04;
ii. JKT PKU (D) 06;dan
iii. JKT PKU (D) 08.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
51
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
7.3.5 Verifikasi Ke atas Reka Bentuk dan Pembangunan
Verifikasi dilaksanakan mengikut perancangan bagi memastikan produk yang
dihasilkan menepati keperluan input rekabentuk dan pembangunan yang
ditetapkan.
Rekod hasil verifikasi dan tindakan yang diambil akan disimpan dan
selenggara(rujuk seksyen 4.2.4).
Dokumen Berkaitan
i. JKT PKU (D) 01-04; dan
ii. JKT PKU (D) 08.
7.3.6 Validasi Ke atas Reka Bentuk dan Pembangunan
Jabatan Kerajaan Tempatan menjalankan validasi ke atas produk yang
dihasilkan mengikut peringkat-peringkat yang telah ditentukan (rujuk seksyen
7.3.1)bagi memastikan produk tersebut dapat memenuhi tujuan asal ianya
diwujudkan. Validasi ini akan dibuat sebelum produk disampaikan kepada
pelanggan.
Rekod bagi hasil proses validasi dan tindakan pembetulan yang diambil akan
disimpan dan disenggara.
Dokumen Berkaitan
i. JKT PKU (D) 01-04;dan
ii. JKT PKU (D) 08.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
52
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
7.3.7 Kawalan Ke atas Pindaan Reka Bentuk dan Pembangunan
Sebarang pindaan dalam rekabentuk dan pembangunan produk akan
dikenalpasti dan direkod.
Pindaan ini akan disemak semula, diverifikasi dan divalidasi mengikut
kesesuaian serta diluluskan sebelum ia dilaksanakan. Semakan semula ini akan
meliputi penilaian kesan pindaan ke atas produk yang telah disampaikan kepada
pelanggan. Rekod hasil daripada pindaan ini serta tindakan lain yang diambil
akan disimpan dan disenggara (rujuk seksyen 4.2.4).
Dokumen Berkaitan
i. JKT PKU (D) 01-04;dan
ii. JKT PKU (D) 08.
7.4 PEROLEHAN
7.4.1 Proses Perolehan
a. Jabatan Kerajaan Tempatan memastikan setiapbekalan dan
perkhidmatan yang dipilih menerusi senarai pembekal terpilih memenuhi
dan menepati spesifikasi perolehan yang ditetapkan oleh jabatan serta
mematuhi kehendak dan peraturan yang telah ditetapkan dalam:
i. Pekeliling-pekeliling Perbendaharaan;
ii. Prosedur bekalan/perkhidmatan; dan
iii. Lain-lain peraturan perolehan.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
53
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
b. Jabatan Kerajaan Tempatan akan menyelenggara satu senarai pembekal
yang diluluskan; dan
c. Pemantauan dan penilaian ke atas prestasi pembekal akan dibuat dari
semasa ke semasa dan rekodnya akan disimpan.
7.4.2 Maklumat Perolehan
a. Jabatan Kerajaan Tempatan menyediakan maklumat spesifikasi secara
terperinci bagi bekalan dan perkhidmatan dalam dokumen perolehan iaitu
pesanan perolehan, sebutharga dan tender untuk dibekalkan kepada
pembekal;
b. Bagi perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran luar Jabatan
Kerajaan Tempatan akan mengenalpasti kelayakan personel yang
dibekalkan sekiranya berkaitan; dan
c. Rekod perolehan akan disimpan dan diselenggara.
7.4.3 Verifikasi Ke atas Bahan Yang Diperolehi
Bekalan atau perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa bagi
memastikan ia memenuhi spesifikasi dan keperluan yang dinyatakan dalam
dokumen perolehan. Pengesahan ke atas proses verifikasi dilakukan oleh
penerima bekalan dan perkhidmatan.
Dokumen yang Berkaitan
i. JKT PKS 06 - Perolehan Bekalan/Perkhidmatan.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
54
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
7.5 Proses Penyediaan dan Penyampaian Produk atau Perkhidmatan
7.5.1 Kawalan Ke atas Proses Penyediaan dan Penyampaian Produk atau
Perkhidmatan
Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan, Penggubalan
Dasar dan Peruntukan Perundangan serta Pengurusan Khidmat Nasihat
Teknikal dan Bukan Teknikal dipastikan sentiasa terkawal melalui:
a. Pewujudan maklumat berkaitan dengan ciri-ciri produk atau perkhidmatan
yang dihasilkan;
b. Pematuhan kepada dokumen-dokumen kualiti yang telah diluluskan,
pematuhan kepada undang-undang, peraturan, dasar, syarat dan kriteria
yang ditetapkan serta dokumen sokongan yang berkaitan;
c. Penggunaan peralatan yang sesuai bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti dan memastikan ianya mencukupi serta disenggara mengikut
jadual yang ditetapkan;
d. Pewujudan sistem bagi memantau dan menilai prestasi produk atau
perkhidmatan;
e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian; dan
f. Pelaksanaan sistem penyediaan dan penyampaian perkhidmatan yang
diluluskan dan aktiviti selepas perkhidmatan disampaikan.
7.5.2 Validasi Ke Atas Proses Penyediaan dan Penyampaian Produk atau
Perkhidmatan
Jabatan Kerajaan Tempatan tidak terlibat dengan seksyen ini memandangkan
tidak ada perkhidmatan di mana hasil atau output daripada proses hanya boleh
diukur sama ada memenuhi kehendak pelanggan atau tidak setelah
perkhidmatan tersebut disampaikan kepada pelanggan.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
55
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan
a. Jabatan Kerajaan Tempatan mengenalpasti setiap perkhidmatan dan
memberi identifikasi bagi kemudahkesanan berasaskan Sistem Fail di
sepanjang perkhidmatan; dan
b. JKT akan mendokumenkan identifikasi ini dalam setiap Prosedur dan
dokumen yang berkaitan.
7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan
Jabatan Kerajaan Tempatan akan mengambil langkah untuk berhati-hati dalam
mengendali harta pelanggan semasa dibawah kawalan jabatan. Ini termasuk
identifikasi, verifikasi, melindungi dan menjaga harta pelanggan yang digunakan
untuk membangunkan sesuatu produk. Jika harta pelanggan didapati hilang,
rosak ataupun tidak sesuai untuk digunakan, jabatan akan melaporkan perkara
ini kepada pelanggan dan mengekalkan rekod.
7.5.5 Pemuliharaan Produk
Jabatan Kerajaan Tempatan memulihara perkhidmatan dari peringkat
penghasilan sehingga ianya disampaikan kepada pelanggan untuk memastikan
pematuhan kepada keperluan perkhidmatan. Di Jabatan Kerajaan Tempatan,
pemuliharaan ini melibatkan pematuhan kepada keperluan identifikasi,
pengendalian, penyimpanan dan kawalan yang ditetapkan.
7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
Jabatan Kerajaan Tempatan tidak terlibat dengan seksyen ini kerana tidak
menggunakan peralatan yang perlu ditentukur.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
56
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Seksyen 8 – Pengukuran, Penganalisisan Dan Penambahbaikan
8.1 Am
Jabatan Kerajaan Tempatan merancang dan melaksanakan proses pemantauan,
pengukuran, penganalisisan serta penambahbaikan yang diperlukan bagi:
a. Membuktikan pelaksanaan Penggubalan Dasar dan Peruntukan Perundangan,
Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan serta
Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikalmenepati keperluan
perkhidmatan yang ditetapkan;
b. Memastikan kepatuhan kepada Sistem Pengurusan Kualiti;
c. Membuat penambahbaikan yang menyeluruh secara berkesan ke atas Sistem
Pengurusan Kualiti; dan
d. Meningkatkan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti secara berterusan.
Kaedah-kaedah yang bersesuaian termasuk teknik-teknik statistik ditentukan dan
digunapakai bagi tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisaan ke atas
keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.
Dokumen Berkaitan
i. JKT PKS 02 - Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;
ii. JKT PK 03 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;
iii. JKT PK 04 - Audit Dalam; dan
iv. JKT PK05 - Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
(Tidak terhad kepada dokumen-dokumen yang dinyatakan di atas)
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
57
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Jabatan Kerajaan Tempatan memantau maklumat berhubung dengan persepsi
pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan sama ada Jabatan Kerajaan
Tempatan telah memenuhi keperluan-keperluan pelanggan. Maklumat diperolehi
melalui:
a. Soal selidik; dan
b. Maklum balas pelanggan.
Dokumen Berkaitan
i. JKT PKS 02 - Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;dan
ii. JKT PK05 -Tindakan Pembetulan dan Pencegahan.
8.2.2 Audit Dalam
a. Jabatan Kerajaan Tempatanmenjalankan Audit Dalam sekurang-
kurangnya sekali dalam 12 bulan bagi mengesahkan Sistem Pengurusan
Kualiti:
i. Dilaksanakan mengikut semua keperluan yang ditetapkan; dan
ii. Dilaksanakan dan diselenggara secara berkesan.
b. Wakil Pengurusan akan menyelaras pengendalian audit dalam;
c. Audit Dalam dijalankan oleh anggota yang terlatih dan bebas daripada
aktiviti yang diaudit;
d. Pihak yang diaudit bertanggungjawab untuk pembetulan dan mengambil
tindakan pembetulan ke atas ketakakuran yang ditemui oleh pasukan audit
dan mengenalpasti puncanya;
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
58
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
e. Pemeriksaan susulan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan ke
atas ketakakuran yang ditemui telah dilaksanakan dengan berkesan; dan
f. Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan dan dibentangkan
dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
Perincian mengenai kaedah dan dasar Audit Dalam didokumenkan dalam
Prosedur Audit Dalam.
Dokumen Berkaitan
i. JKT PK 04 - Audit Dalam.
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses-proses
Jabatan Kerajaan Tempatan memantau dan mengukur keupayaan proses-
proses dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti melalui pengawasan dan
pemantauan oleh Jabatan dan Audit Dalam. Tindakan Pembetulan, Pencegahan
dan Penambahbaikan diambil ke atas semua ketakakuran secara berterusan
bagi memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti sentiasa sesuai dan
berkesan.
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk
Jabatan Kerajaan Tempatan memantau dan mengukur ciri-ciri perkhidmatan
yang disediakan bagi memastikan ianya memenuhi keperluan perkhidmatan
yang ditetapkan. Pemantauan dan pengukuran ini dibuat di peringkat
penerimaan, peringkat pemprosesan dan peringkat akhir dalam proses
penghasilan dan penyampaian perkhidmatan tersebut selaras dengan
perancangan yang telah dibuat.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
59
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Rekod-rekod mengenai perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang
ditetapkan disimpan dan diselenggara.
8.3 Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur
Jabatan Kerajaan Tempatan mengenalpasti perkhidmatan yang tidak memenuhi
keperluan yang ditetapkan melalui aktiviti pemantauan dan pengukuran di peringkat
penerimaan, peringkat pemprosesan dan peringkat akhir sebelum perkhidmatan
disampaikan kepada pelanggan. Kawalan dan tanggungjawab ke atas perkhidmatan
yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan didokumenkan dalam Prosedur-
prosedur Kualiti yang berkaitan.
Perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan akan dikenalpasti, dan
tindakan sewajarnya akan diambil.
Perincian mengenai kawalan ke atas perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan
yang ditetapkan didokumenkan dalam prosedur Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang
Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan.
Rekod-rekod mengenai ketakakuran serta tindakan-tindakan yang diambil disimpan
dan diselenggara.
Dokumen Berkaitan
(i) JKT PKU (D) 01 - 08;
JKT PKU (P) 01-05; dan
JKT PKU (KN) 01-03.
(ii) JKT PKS 01-07;dan
(iii) JKT PK 01-06.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
60
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
8.4 Analisis Data
Jabatan Kerajaan Tempatan mengumpul dan menganalisis data untuk menilai
kesesuaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan untuk menentukan di
mana penambahbaikan yang menyeluruh terhadap Sistem Pengurusan Kualiti boleh
dibuat.
Penganalisaan data akan memberi maklumat berkaitan dengan:
a. Kepuasan pelanggan;
b. Kepatuhan kepada ciri-ciri perkhidmatan yang ditetapkan
c. Ciri-ciri dan arah aliran (trend) proses termasuk peluang-peluang untuk tindakan
pencegahan; dan
d. Prestasi pembekal
Dokumen Berkaitan
i. JKT PKS 02- Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;
ii. JKT PKS 06 - Perolehan Bekalan/Perkhidmatan;
iii. JKT PK 03 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;
iv. JKT PK 04 - Audit Dalam; dan
v. JKT PK 05 - Tindakan Pembetulan dan Pencegahan.
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
61
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
8.5 Penambahbaikan
8.5.1 Penambahbaikan Yang Menyeluruh
Jabatan Kerajaan Tempatanmembuat penambahbaikan yang menyeluruh ke atas
Sistem Pengurusan Kualiti melalui penganalisisan data berkaitan dengan:
a. Pencapaian Dasar Kualiti;
b. Pencapaian Objektif Kualiti;
c. Penemuan Audit;
d. Tindakan Pembetulan;
e. Tindakan Pencegahan;
f. Kajian Semula Pengurusan;
g. Cadangan Daripada Pelanggan; dan
h. Cadangan Daripada Anggota Organisasi.
8.5.2 Tindakan Pembetulan
a. Jabatan Kerajaan Tempatanmengambil tindakan untuk menghapuskan
punca-punca ketakakuran bagi memastikan ianya tidak berlaku lagi;
b. Jabatan Kerajaan Tempatanmewujudkan prosedur yang meliputi
pengenalpastian ketakakuran yang berlaku dan puncanya, penubuhan
pasukan kerja, pengumpulan maklumat mengenai ketidakpatuhan,
menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan
ketakakuran tidak lagi berlaku dan membuat cadangan tindakan
pembetulan;
c. Tindakan pembetulan diambil berdasarkan maklumat yang dikenalpasti
melalui rekod ketakakuran, Pengurusan Aduan dan Maklum Balas
Pelanggan, Audit Dalam dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
62
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
d. Tindakan pembetulan yang perlu diambil tindakan segera diputuskan oleh
Pengurusan Tertinggi;
e. Tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber kewangan,
keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau Sistem
Pengurusan Kualiti sedia ada, diputuskan oleh pihak pengurusan;
f. Keberkesanan tindakan pembetulan yang dilaksanakan dinilai dalam
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; dan
g. Rekod tindakan pembetulan disimpan dan diselenggara.
8.5.3 Tindakan Pencegahan
a. Jabatan Kerajaan Tempatan menentukan tindakan yang perlu diambil
bagi menghapuskan punca-punca yang akan menyebabkan berlakunya
ketakakuran bagi mencegah ianya daripada berlaku;
b. Jabatan Kerajaan Tempatan mewujudkan prosedur yang meliputi
pengenalpastian ketakakuran yang dijangka akan berlaku dan puncanya,
penubuhan pasukan kerja, pengumpulan maklumat mengenai
ketakakuran yang dikenalpasti, menilai keperluan untuk mengambil
tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak berlaku dan membuat
cadangan tindakan pencegahan;
c. Tindakan pencegahan diambil berdasarkan maklumat yang dikenalpasti
melalui rekod ketakakuran, Pengurusan Aduan dan Maklum Balas
Pelanggan, Audit Dalam dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;
d. Tindakan pencegahan yang perlu diambil tindakan segera diputuskan
oleh Pengurusan Tertinggi;
e. Tindakan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber kewangan,
keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau Sistem
Pengurusan Kualiti sedia ada, diputuskan oleh Pengurusan Tertinggi;
JKT MK Manual Kualiti
Jabatan Kerajaan Tempatan
No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014
63
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
f. Keberkesanan tindakan pencegahan yang dilaksanakan dinilai dalam
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; dan
g. Rekod tindakan pencegahan disimpan dan diselenggara.
Dokumen Berkaitan
i. JKT PKS 02 - Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;
ii. JKT PK 03 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;
iii. JKT PK 04 - Audit Dalam; dan
iv. JKT PK 05 - Tindakan Pembetulan dan Pencegahan.
PELAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN MS ISO 9001:2008 JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
64
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Aktiviti Output
Tanggungjawab
(Pegawai/Bahagian
/Unit)
Dokumen
yang
berkaitan
Rekod
Kualiti KPI
BAHAGIAN DASAR
1. Menyemak Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171) dan perundangan subsidiari selaras dengan keperluan dan
kehendak semasa berhubung peranan dan fungsi PBT
Penyediaan Kertas Konsep Kertas
Konsep
Pengarah Bahagian
Dasar
PKU (D) 02
PKU (D) 03
Kertas
Konsep yang
dihasilkan
2 bulan
Penyediaan draf awal pindaan Akta
171/pindaan/ gubalan Perundangan
Subsidiari
Draf awal:
pindaan Akta
171/ pindaan/
gubalan
Undang-
Undang
Subsidiari
Pengarah Bahagian
Dasar
PKU (D) 02
PKU (D) 03
Draf awal:
pindaan Akta
171/ pindaan/
gubalan
Undang-
Undang
Subsidiari
yang
dihasilkan
6 bulan
PELAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN MS ISO 9001:2008 JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
65
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Aktiviti Output
Tanggungjawab
(Pegawai/Bahagian
/Unit)
Dokumen
yang
berkaitan
Rekod
Kualiti KPI
Seranta awam atas talian Draf awal:
pindaan Akta
171/ pindaan/
gubalan
Undang-
Undang
Subsidiari
Pengarah Bahagian
Dasar
PKU (D) 02
PKU (D) 03
Draf awal:
pindaan Akta
171/
pindaan/
gubalan
Undang-
Undang
Subsidiari
yang
dihasilkan
Sekurang-
kurangnya 33
hari
Penyediaan Memorandum Jemaah Menteri Memorandum
Jemaah
Menteri
Pengarah Bahagian
Dasar
PKU (D) 02
PKU (D) 03
Memorandum
Jemaah
Menteri yang
dihasilkan
21 hari
bekerja
PELAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN MS ISO 9001:2008 JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
66
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Aktiviti Output
Tanggungjawab
(Pegawai/Bahagian
/Unit)
Dokumen
yang
berkaitan
Rekod
Kualiti KPI
2. Menyediakan garis panduan dan pekeliling berkaitan peranan dan fungsi PBT
Penyediaan Kertas Konsep Kertas
Konsep
Pengarah Bahagian
Dasar
PKU (D) 01
PKU (D) 04
Kertas
Konsep yang
dihasilkan
2 bulan
Penyediaan draf garis panduan Draf awal
garis
panduan/
pekeliling
Pengarah Bahagian
Dasar
PKU (D) 01
PKU (D) 04
Draf awal
garis
panduan/
pekeliling
yang
dihasilkan
3 bulan
Seranta awam atas talian Draf awal
garis
panduan/
pekeliling
Pengarah Bahagian
Dasar
PKU (D) 01
PKU (D) 04
Draf awal
garis
panduan/
pekeliling
yang
dihasilkan
Sekurang-
kurangnya 33
hari
PELAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN MS ISO 9001:2008 JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
67
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Aktiviti Output
Tanggungjawab
(Pegawai/Bahagian
/Unit)
Dokumen
yang
berkaitan
Rekod
Kualiti KPI
Penyediaan Memorandum Jemaah Menteri Memorandum
Jemaah
Menteri
Pengarah Bahagian
Dasar
PKU (D) 01
PKU (D) 04
Memorandum
Jemaah
Menteri yang
dihasilkan
21 hari
bekerja
Penyediaan Nota Jemaah Menteri Nota Jemaah
Menteri
Pengarah Bahagian
Dasar
PKU (D) 01
PKU (D) 04
Nota Jemaah
Menteri yang
dihasilkan
14 hari
bekerja
3. Pengurusan Aduan Pelanggan
Surat akuan terima aduan
Surat Akuan
Terima
Unit
Penambahbaikan
PKS 02 Surat Akuan
Terima
3 hari
Semak aduan dan edarkan aduan kepada
BHG/PBT/PAYB.
Surat edaran Unit
Penambahbaikan,
PKS 02 Surat edaran
3 hari
Hantar surat jawapan/maklumbalas
(sekiranya PBT tidak mengemukakan kepada
pengadu) hasil dan tindakan yang telah
diambil ke atas aduan kepada pengadu dan
kemaskini rekod status aduan setelah
menerima maklum balas daripada PBT.
Surat
maklumbalas
Unit
Penambahbaikan
PKS 02 Surat
maklumbalas
2 hari
PELAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN MS ISO 9001:2008 JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
68
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Aktiviti Output
Tanggungjawab
(Pegawai/Bahagian
/Unit)
Dokumen
yang
berkaitan
Rekod
Kualiti KPI
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
Menyediakan cadangan latihan untuk
sepanjang tahun berpandukan ‘Training
Needs Analysis’ bagi kakitangan JKT.
Laporan
Training
Needs
Analysis
Pengarah(Bahagian
Khidmat
Pengurusan)
JKT PKS 06
Pekeliling
Perkhidmatan
Bilangan 6
Tahun 2005
Dasar
Latihan
Sumber
Manusia
Sektor Awam
Pelan
Operasi
Latihan,
Kementerian
Perumahan
Laporan
Training
Needs
Analysis
Disember
PELAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN MS ISO 9001:2008 JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
69
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Aktiviti Output
Tanggungjawab
(Pegawai/Bahagian
/Unit)
Dokumen
yang
berkaitan
Rekod
Kualiti KPI
dan Kerajaan
Tempatan
Perolehan
- Panjar Wang Runcit
Bayaran
Wang Rucit
P(BKP)
PPT(KP)A3
PT(KP)A14
Arahan
Perbendahara
an
Laporan
Bulanan
PWR
3 hari
Bahagian Kesihatan Persekitaran
Menghantar semua permohonan yang
lengkap kepada pejabat Timbalan Ketua
Pengarah Kesihatan (Kesihatan Awam)
Kementerian Kesihatan Malaysia untuk
kelulusan dan pengeluaran sijil.
Sijil
penurunan
kuasa
KPP/BKS/KSM Akta
Makanan
1983
JKT PKU (D)
07
Sijil
penurunan
kuasa
7 hari
berkerja
Menghantar sijil perakuan kuasa yang
dikeluarkan kepada PBT.
Sijil
penurunan
kuasa
KPP/BKS/KSM Akta
Makanan
1983
JKT PKU (D)
07
Sijil
penurunan
kuasa
7 hari
berkerja
PELAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN MS ISO 9001:2008 JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
70
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Aktiviti Output
Tanggungjawab
(Pegawai/Bahagian
/Unit)
Dokumen
yang
berkaitan
Rekod
Kualiti KPI
Bahagian Kawalan Bangunan
Pengurusan Peruntukan
Surat
KPP(B)/Unit
Kawalan Cerun dan
Keselamatan Awam
JKT PKU (P)
01
Tarikh akhir
untuk
menghantar
surat kepada
semua SUK
Negeri/PBT/P
KP untuk
mengemukak
an senarai
cadangan
projek/
program/
tuntutan bagi
tahun akan
datang
Pada atau
sebelum 1
September
setiap tahun
PELAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN MS ISO 9001:2008 JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
71
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Aktiviti Output
Tanggungjawab
(Pegawai/Bahagian
/Unit)
Dokumen
yang
berkaitan
Rekod
Kualiti KPI
Pengurusan Peruntukan
Surat
KPP(B)/Unit
Kawalan Cerun dan
Keselamatan Awam
JKT PKU (P)
01
Tempoh masa
bagi
mengeluarkan
surat
memaklumkan
kepada semua
SUK
Negeri/PBT/P
KP tentang
senarai projek/
program yang
diluluskan
setelah
mendapat
kelulusan
Pegawai
Pengawal
(KSU)
Tidak
melebihi 7
hari bekerja
PELAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN MS ISO 9001:2008 JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
72
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Aktiviti Output
Tanggungjawab
(Pegawai/Bahagian
/Unit)
Dokumen
yang
berkaitan
Rekod
Kualiti KPI
Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan
Bukan Teknikal
Lawatan
Tapak
KPP(B)/Unit
Kawalan Cerun dan
Keselamatan Awam
JKT PKU
(KN) 03
Tempoh masa
mengambil
tindakan bagi
membolehkan
siasatan awal
dilakukan dari
tarikh kejadian
dimaklumkan
Tidak
melebihi 7
hari bekerja
Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan
Bukan Teknikal
Laporan
Teknikal
KPP(B)/Unit
Kawalan Cerun dan
Keselamatan Awam
JKT PKU
(KN) 03
Tempoh
masa
mengemukak
an khidmat
nasihat dari
tarikh terima
arahan
Tidak
melebihi 12
hari bekerja
PELAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN MS ISO 9001:2008 JABATAN KERAJAAN TEMPATAN
73
DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)
Aktiviti Output
Tanggungjawab
(Pegawai/Bahagian
/Unit)
Dokumen
yang
berkaitan
Rekod
Kualiti KPI
BAHAGIAN ICT
Respon aduan ICT dari JKT
Buku log
respon
PPTMK(ICT) JKT PKU (D)
08
log respon 1 hari
SEMUA BAHAGIAN
Tindakan pembetulan terhadap apa-apa
ketidakpatuhan/aduan yang diterima
(tindakan pembetulan yang dicadangkan
perlu diverifikasi dan dipersetujui oleh
Pengarah Bahagian).
Penyelesaian
kepada
ketidakpatuh
an/aduan
Semua pengarah
bahagian
JKT PK 05 &
06
Borang
Aduan dan
Borang
Ketidakpatuh
an
14 hari (dari
masa
ketidakpatuh
an/aduan
diterima)
top related