joaopessoa gp04-aq-atendimentonota10
Post on 08-Jul-2015
150 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Gerenciamento de Aquisição em Projetos
João Pessoa – GPJ IV
Projeto Atendimento Nota 10
Diretores
CARLOS EDUARDO TAVARES (engcarlostavares@hotmail.com)
FABIO MARCELO SOARES PEREIRA(fabiomspereira@me.com)
FRANCISCO ALISSON VIEIRA ARAGÃO (gc@grupopaubrasil.com.br)
HÉLIO VINÍCIUS OLIVEIRA DA SILVA (heliovinicius@gmail.com)
TIAGO OLIVEIRA MOREIRA (tiagoom@hotmail.com)
A PEX Consultoria é uma empresa de prestação de serviços
á entidades financeiras com foco em otimização dos
processos.
Fundada em 2013 por alunos da Fundação Getúlio Vargas,
atendemos médias e grandes empresas no Brasil, cujo
mercado tem crescido em média de 2,5% a.a.
PEX Consultoria
Sobre a Empresa
A PEX Consultoria é uma empresa de prestação de serviços
á entidades financeiras com foco em otimização dos
processos.
Fundada em 2013 por alunos da Fundação Getúlio Vargas,
atendemos médias e grandes empresas no Brasil, cujo
mercado tem crescido em média de 2,5% a.a.
PEX Consultoria
Sobre o Projeto
O projeto tem com objetivo principal, otimizar os serviços de
atendimento do Banco Dinheiro na mão. Haja vista que foi
detectado pelo SAC do cliente que há um crescente número
de reclamações sobre os serviços de atendimento em todas
as esferas.
Visando a melhoria continua dos processos e a oportunidade
de ganho de mercado, aproveitando o bom momento
econômico do pais o cliente decidiu mudar radicalmente
seus processos de atendimento ao usuário. Objetivando um
ganho de 10% na sua carteira de clientes.
Projeto Atendimento Nota 10
• Apresentar processos direcionados á área de conhecimento em
gerenciamento das aquisições em projetos, que alicerçam decisões
assertivas no processo de compras de produtos e serviços fora da equipe
de projetos. São eles:
• Planejar o gerenciamento das aquisições
• Conduzir as aquisições
• Controlar as aquisições
• Encerrar as aquisições
Objetivo do Trabalho
EAP Completa
Atendiment
o Nota 10
EAP M
Declaração
De Escopo M
Matriz de
Responsabilidade
M
Cronograma M
InfraestruturaM
Controle M
Portal B
Segurança
B
Mobile B
Incentivo a
Utilização
M
Software-
B
Hardware
B
Comunicação
M
Salas de
AutoAtendo
B
Segurança
B
Interface-
B
Ouvidoria
M
Call
Center M
Processos
Layout M
Sistemas-
B
Pessoas
M
M – Make
B - Buy
Processos
M
Atendimento
Pessoal
Atendimento
Telefonico
Auto
Atendimento
Internet
Banking Projeto
Orçamento M
Critérios Make or Buy da empresa
Nº CRITÉRIO JUSTIFICATIVA
1 Restrição de conhecimento
técnico
A Equipe de projeto não dispõe de Know how técnico na área
especificada.
2 Restrição de Custo O valor pago a um terceiro para execução é inferior ao custo
de internalização.
3 Falta de equipamentos para
conclusão do trabalho
A equipe de projetos não dispõe de todos os
equipamentos necessários á realização do trabalho.
4 Risco da atividade Redução do nível de risco para relização da atividade
5
6 QLP insuficiente para conclusão
do projeto
7 Tempo limitado para conclusão
do projeto.
A Equipe de projeto não executará as atividades no tempo
estipulado
Nº CRITÉRIO JUSTIFICATIVA
6 Restrições de subcontratação Trata-se de uma atividade restrita, ou sigilosa, que não
pode ser terceirizada.
7 Existência de Fornecedores
confiáveis
Os fornecedores qualificados para execução da
atividade são/não são confiáveis.
8 O core business da empresa A atividade é/não é o core business da empresa.
9
Compartilhamentos de riscos
É uma atividade com risco envolvido e, os
fornecedores qualificados assumem o seu
compartilhamento com a equipe do projeto.
10 Problemas legais ou de
segurança de informação
É uma atividade que apresenta restrições legais ou de
segurança de informação, por isso não podem ser
terceirizadas.
Critérios Make or
Buy
Mapa de Aquisições
Concorrência Item a ser
contratado
REF
EAP
Vendor List Orçamento Prazo Critério
M/B
1 Software R$500.000,00 120 dias
2 Portal R$ 80.000,00 100 dia
3 Sistemas R$ 100.000,00 100 dias
4 Interface R$ 250.000,00 90 dias
5 Sala de Auto
Atendimento
R$ 400.000,00 120 dias
EAP Revisada
Atendiment
o Nota 10
EAP M
Declaração
De Escopo M
Matriz de
Responsabilidade
M
Cronograma M
InfraestruturaM
Controle M
Portal B
Segurança
B
Mobile B
Incentivo a
Utilização
M
Software-
B
Hardware
B
Comunicação
M
Salas de
AutoAtendo
B
Segurança
B
Interface-
B
Ouvidoria
M
Call
Center M
Processos
Layout M
Sistemas-
B
Pessoas
M
M – Make
B - Buy
Processos
M
Atendimento
Pessoal
Atendimento
Telefonico
Auto
Atendimento
Internet
Banking Projeto
Orçamento M
Gerenciamento
de Aquisições M Geração de
Contratos M
Administração de
Contratos M
Encerramento de
Contratos M
RR - Registro de Riscos
Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da
Resposta ao
Risco
Não atendimento as
necessidades da empresa
Ver outros trabalhos da empresa
ganhadora
Esp
Plan
Pq
Problemas no manuseio pelos
clientes
Fazer testes com clientes para que
seja validado
Esp
Plan
Pq
Adm
Enc
Problema na compatibilidade
e interface com outros
aplicativos
Testes e verificação do sistema Plan
Sel
Enc
Atraso no cronograma de
execução dos treinamentos
Alinhar na contratação o cronograma
de entrega dessas atividades
Multa Contratual
Sel
Adm
Linha do Mapa de Aquisições
Considerando a primeira linha do mapa de aquisições, teremos as
seguintes etapas:
• Declaração de Trabalho;
• Apresentação dos critérios eliminatórios;
• Apresentação dos critérios classificatórios;
• Apresentação de critérios de avaliação e verificar se poderão ser
compartilhados com o fornecedor;
• Sistema de pontuação.
Especificação: Software compatível com sistemas Windows e Mac Os
Qualidade: Com rapidez no funcionamento e fácil manuseio.
Prazo de entrega: 120 dias;
Custo: R$500.000,00;
Suporte técnico: 24hs,com resoluções de problemas imediatos;
Treinamento: Toda a equipe de operação do sistema com validação dos
treinadores e critérios de aceitação.
Garantia: Mínimo de 1 ano
Condições de pagamento: Negociação
Acompanhamento do avanço físico: Relatórios semanais
Reuniões de Acompanhamento: Quinzenais
DT – Declaração de Trabalho
Atende aos critérios eliminatórios? Fornecedo
r A
Fornecedor
B
Fornecedor
C
Fornecedor
D
Ter portfolio de softwares de grande
porte
Envolvidos na construção do
software ter certificação em TI
Apresentar certidões negativas de
débito com o INSS, com as Receitas
Federal, Estadual e Municipal
Ter histórico de boas relações no
pós-venda com seus clientes
Estar disponível para atender no
prazo especificado
Critérios Eliminatórios
Critérios Classificatórios
1.Proposta com maior qualidade no produto a ser
entregue e com menor preço;
2.Ter na equipe de preparação e implantação
profissionais experientes em outros projetos, que foram
bem sucedidos;
3.Número de projetos implantados em empresas do
mesmo segmento;
4.Tempo de existência no mercado;
5.Condições de pagamento
Divulgação dos Critérios de Avaliação
Os critérios de avaliação serão divulgados
aos convidados fornecedores.
Justificativa:
Para que os fornecedores já desistam ou procurem se
enquadrar nos itens eliminatórios ou classificatórios,
evitando o retrabalho.
Critério
Peso
Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C
Nota Média Nota Média Nota Média
Proposta com maior qualidade no
produto a ser entregue e com menor
preço
20
Ter na equipe de preparação e
implantação profissionais experientes
em outros projetos,que foram bem
sucedidos
15
Número de projetos implantados em
empresas do mesmo segmento 30
Tempo de existência no mercado 10
Condições de pagamento 25
TOTAL 100
Sistema de pontuação completo
O documento utilizado será o RFP (Request for proposal)
A escolha deste documento é justificada pela necessidade dos
fornecedores colocarem suas propostas, respeitando os critérios
eliminatórios e classificatórios
Documentos de aquisições adotados
O documento de aquisição adotado é a carta convite.
A escolha da carta convite leva em consideração o peso de
qualidade do produto, pois escolhemos as melhores empresas
do mercado em software para participar da concorrência.
Meio adotado
Contrato Formal, pois é o contrato que tem as diretrizes no
código civil brasileiro .
Contrato formal ou tácito?
Espécie do contrato adotada
Contrato EPC – A empresa contratada fica responsável pela
engenharia, aquisição e construção, assumindo o risco pelo
desempenho do produto ou serviço.
Contrato PG-Preço Global
Pois nesta modalidade fixa-se o preço sem alterações no
decorrer do projeto, pois trata-se de uma entrega onde há
forte dependência da expertise do fornecedor.
Tipo de contrato
Concorrência Privada – Aquisição de Software
Passo a passo
para CONDUZIR
LEVANTAR FORNECEDORES
FORNECEDOR
APROVADO CRITERIOS ELIMINATÓRIOS
VENDOR TRASH
VENDOR LIST Enviar RFs VIA EMAIL OU
FAX
NÃO>
SIM
RECEBE PROPOSTAS
APLICAÇÃO DE CRITÉRIOS
Enviar RFs VIA EMAIL OU
FAX
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
NÃO> GENERAL VEDOR LIST
BUSCA NEGOCIAÇÃO
RECLASSIFICA
ESCOLHA DE PROPOSTAS
ASSINATURA DO CONTRATO MODELO CONTRATO
INICIO DA PRESTAÇÃO
ENTREGA/PRODUTO
GERAR RELÁTORIOS DE LIÇÕES
APRENDIDAS
PLANEJAMENTO DAS
AQUISIÇÕES
Atitudes e Fiscalização
Atitudes
• Respeitar as partes interessadas do contrato ,cobrança e respeito ao contratado;
• Realizar reuniões periódicas para alinhar processos e resolução de Problemas;
• Ver os possíveis problemas sempre com intuito de resolução e não de litígio;
• Boa Integração entre contratante e contratada prezando sempre pela sinergia;
• Caso persista problemas depois de reuniões e alinhamento o problema ainda
venha a existir entrar em contato com o jurídico.
Fiscalizações
• Fiscalizações diárias feitas por pessoas responsáveis pela fiscalização;
• Verificação in loco do cronograma,acompanhado por profissional de informática;
• Demonstração do produto validando sua qualidade;
• Auditoria de segurança e proteção contra antivírus;
• Documentar tudo que está no escopo e não está sendo realizado pelo contratado
formalizando o processo com atas e assinaturas dos responsáveis;
• Administrar Clains (Pleitos/reivindicações);
• Avaliação do fornecedor.
Relatórios adotados
Relatório para registrar eventos e
avanço das atividades, contendo:
O número do contrato, data, Pacote de
trabalho, mobilização para entender
como está sendo feito o serviço se está
trabalhando 100% da equipe
Atividades a serem realizadas, com
status de conclusão e iniciação
Medição contendo a atividade a ser
medida a data que acontecerá a
mesma,a previsão de término, a data
real de término, os custos extras
escopo e reembolso.
Fluxograma para administrar
Fluxograma para encerrar
VERIFICAR O
ESCOPO
PROCESSO DE
ENCERR DO
CONTRATO NÃO
VER.
PEND/CAUSAS
SOLUCIONAR E DOCUMENTAR
PENDENCIAS
DOCUMENTAR LIÇÕES
APRENDIDAS
SIM
VERIFICAR SE AS
OBRIGAÇÕES CONTRATUAIS
FORAM CUMPRIDAS
NÃO VER.
PEND/CAUSAS
SOLUCIONAR E DOCUMENTAR
PENDENCIAS
DOCUMENTAR LIÇÕES
APRENDIDAS
DESCUMPRIMENTO
CONSTANTE DAS
OBRIGAÇÕES
RECISÃO
CONTRATUAL
DOCUMENTAÇÃO
DAS RAZÕES E
REINCIDENCIAS
ELABORAÇÃO FORMAL DO
DOCUMENTO POSTERIOR
ASSINATURA
AUDITORIA
VERIFICAÇÃO DOS
PONTOS POSITIVOS
E
NEGATIVOS,DOCUMENTAÇÃO DAS
LIÇÕES
APRENDIDAS
ARQUIVO DO
CONTRATO
SIM
VERIFICAR SE OS
PAGAMENTOS FORAM
EFETUADOS NÃO
VERIFICAR FALTA DE
PAGAMENTO E SUAS
RAZÕES
SOLUCIONAR E
DOCUMENTAR
PENDENCIAS
DOCUMENTAR LIÇÕES
APRENDIDAS
SIM
VERIFICAR TIPO DE
ENCERR. DO
CONTRATO
TERMINAÇÃO NÃO RESILIÇÃO
SIM CONTRATADO,EMISSÃO ATESTADO DE EXISTENCIA
DE CLANS,QUITAÇÃO ,RELATORIO DE ENCERR. DO
CONTRATO
CONTRATANTE; EMISSÃO DO TERMO DE ACEITE ;
RELATÓRIO DE ENCERRAMENTO DO CONTRATO
AUDITORIA VERIFICAÇÃO DOS PONTOS POSITIVOS
E NEGATIVOS,DOCUMENTAÇÃO DAS LIÇÕES
APRENDIDAS
ARQUIVO DO CONTRATO
NEGOCIAÇÃO DO ACORDO DE ELABORAÇÃO
FORMAL DO DOCUMENTO DEVIDAMENTE ASSINADO
ELABORAÇÃO FORMAL DO DOCUMENTO
DEVIDAMENTE ASSINADO
AUDITORIA VERIFICAÇÃO DOS PONTOS POSITIVOS
E NEGATIVOS,DOCUMENTAÇÃO DAS LIÇÕES
APRENDIDAS
Sumário do PGA PGA - Plano de Gerenciamento das Aquisições - SUMÁRIO
• Inclui os processos para adquirir bens e serviços externos à empresa
• 1- Planejar as aquisições – processos de documentação das decisões de compras
do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.
• 1.1 Entradas: WBS;
• 1.2 Ferramentas: Critérios Make or Buy;
• 1.3 Saídas: Plano de Gerenciamento de Aquisições, Mapa de Aquisições e
Declaração de Trabalho.
• 2-Conduzir as Aquisições – processos de slicitações de propostas, obtenção de
respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato;
• 2.1 Entradas: Propostas;
• 2.2 Ferramentas: Documentos de aquisição adotados (RFP, RFQ, RFI) e Processo
de Seleção de Propostas;
• 2.3 Saídas: Contrato.
• 3-Administrar as aquisições – processo de gerenciamento das relações de
aquisição, monitorando e controlando o desempenho do contrato e realização de mudanças e correções.
• 4-Encerrar as aquisições – processo de finalizar as aquisições do projeto.
top related