kebijakan standar operasional prosedur (sop ......sop dalam berbagai istilah sops: standard...

LOGO

KEBIJAKAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

KEMENTERIAN PAN DAN RB 2013

Standar Operasional Prosedur (SOP)

serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai

berbagai proses penyelenggaraan administrasi

pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan,

dimana dan oleh siapa dilakukan.

Administrasi Pemerintahan

pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi

pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah.

PENGERTIAN

SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)

standar operasional prosedur dari berbagai proses

penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN

PERUNDANG-UNDANGAN

Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang

Pedoman Penyusunan Standar Operasional

Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

(19 Juni 2012)

Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang

Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025

(21 Desember 2010)

Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentang

Road Map Reformasi Birokrasi 2010 - 2014

(30 Desember 2010)

SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH

SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (diadopsi dari Bahasa Inggris).

SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada

bidang perkebunan).

POS : Prosedur Operasional Standar.

(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan).

SOB : Standar Operasional Baku.

(Terjemahan istilah SOPs, biasa digunakan pada bidang industri).

Protap : Prosedur Tetap (Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan

kepolisian).

Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working

Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.

SOP : Standar Operasional Prosedur.

(Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan

Menteri PAN dan RB Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar

Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan).

HAKEKAT SOP

SOP diartikan sebagai "petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku".

SOP ditetapkan untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.

Secara menyeluruh SOP akan menggambarkan secara detail cara instansi beroperasi (bekerja).

SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING

RASIONALISASI

(EFEKTIVITAS)

PENYEDERHANAAN

(EFISIENSI)

PENGUATAN (DASAR

HUKUM)

SOP SEBAGAI

ACUAN

BERTINDAK

PROSEDUR YANG BERLANGSUNG SAAT INI (EXISTING CONDITION)

RE-ENGINEERING (PEREKAYASAAN)

PROSEDUR YANG IDEAL (EXPECTED CONDITION)

KESENJANGAN

(GAP)

PEMBAKUAN (STANDARDISASI)

OPERASIONALISASI

(REALISTIS)

INVALID

TIDAK

REALISTIK

KEPASTIAN

(PROSES, WAKTU)

SOP: SAFETY ASSURANCE

RASIONAL

(EFEKTIVITAS)

SEDERHANA

(EFISIENSI) KUAT

(DASAR HUKUM)

TUNTUTAN PENGADILAN

OLEH USERS

(MASYARAKAT)

TAAT SOP

SAFETY ASSURANCE (JAMINAN PERLINDUNGAN

DARI INSTITUSI)

TIDAK TAAT SOP

PELAKSANAAN

TUGAS DAN

FUNGSI

BAKU

(STANDARDISASI)

RESIKO DITANGGUNG

SENDIRI

AMAN

RAWAN

PASTI

(PROSES, WAKTU)

SOP: KEBUTUHAN ORG. & RB

SOP MAKRO

SOP TEKNIS

SOP MIKRO

SOP

ADMINISTRASI

REFORMASI BIROKRASI

KEBUTUHAN ORGANISASI

Tugas & Fungsi

Aktivitas Penunjang

SOP ADM. PEM.

UTK RB

JENIS SOP

BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:

a. SOP TEKNIS

SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan satu peran.

Menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

Contoh:

- SOP Pengoperasian Komputer.

- SOP Pengujian Sampel di Laboratorium.

- SOP Pengagendaan Surat.

- SOP Pemberian Disposisi.

JENIS SOP Lanjutan …

BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:

b. SOP ADMINISTRATIF

SOP umum yang menggambarkan langkah-langkah yang dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana.

Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

Contoh:

- SOP Pemeliharaan Komputer Kantor.

- SOP Pelayanan Pengujian Sampel di Laboratorium.

- SOP Penanganan Surat Masuk.

- SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN KEGIATAN:

a. SOP MAKRO

SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan.

Tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksananya.

b. SOP MIKRO

SOP yang gambaran kegiatannya merupakan bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro).

Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP.

JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN KELENGKAPAN KEGIATAN:

a. SOP FINAL

SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

Sudut pandangnya adalah produk unit kerja.

b. SOP PARSIAL

SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

Kegiatan yang di SOP kan masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.

JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN JENIS KEGIATAN:

a. SOP GENERIK

SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kesamaan langkah.

SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain.

b. SOP SPESIFIK

SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kekhususan langkah.

SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain.

FORMAT SOP

“SOPs should be organized to ensure ease

and efficiency in use and to be specific to

the organization which develops it. There is

no one “correct” format; and internal

formatting will vary with each organization

and with the type of SOP being written”.

Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing

Standard Operating Procedures

FORMAT SOP Lanjutan …

FORMAT SOP

Tidak Ada Format SOP yang Baku;

Format SOP Ditentukan oleh Tujuan Penyusunannya.

FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN

Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.

Tidak Ada Format SOP Administrasi Pemerintahan lainnya.

FORMAT SOP Lanjutan …

Format umum SOP:

SIMPLE STEP (Langkah Sederhana)

HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan)

GRAPHIC (Grafik)

FLOWCHARTS (Diagram Alir)

Contoh 1 : Format Simple Step

Nomor PK-C11

Tanggal 4 Maret 2012

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Dasar hukum:

1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,

dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti

mengenai hak cuti yang tersisa;

2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan

menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang

berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;

3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;

4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah

melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:

Kepala

Contoh 2 : Format Hierarchical Step

Nomor PK-C11

Tanggal 4 Maret 2012

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Dasar hukum:

1. Mengisi formulir cuti tahunan:

Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian

Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa

Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan

pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia

Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang

bersangkutan;

2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:

Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir

pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti

Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,

menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;

3. Pelaksanaan cuti:

Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian, menyampaikan

satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi

Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan

kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;

Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:

Kepala

Isi formulir

1. Pegawai yang

mengajukan cuti,

mengisi formulir cuti

tahunan

2. Serahkan formulir ke

Bagian Kepegawaian

3. Bagian Kepegawaian

meneliti ketersediaan

cuti bagi pegawai yang

meng-ajukan dan

menyerahkan kepada

yang bersangkutan

4. Pegawai

menandatangani formulir

dan menyerahkan

kepada atasan langsung

Persetujuan

1. Pegawai mengajukan

kepada atasan langsung

2. Atasan langsung

menandatangani dan

menyampaikan kepada

pejabat yang berwenang

memberikan cuti

3. Pejabat yang berwenang

memberikan cuti

menandatangani

pengajuan dan

menyampaikan kembali

kepada atasan langsung

pegawai yang

bersangkutan

4. Atasan langsung

menyampaikan kepada

yang bersangkutan

1. Pegawai yang

mengajukan cuti

menyampaikan

formulir kepada

Bagian Kepegawaian,

copy untuk unit

kerjanya dan copy

untuk yang

bersangkutan

2. Pegawai yang

mengajukan cuti

wajib melaporkan

kemajuan

pekerjaannya

sebelum cuti.

3. Pelaksanaan cuti

oleh yang

bersangkutan

Cuti

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan

Nomor : PK-C05

Tanggal : 4 Maret 2005

Contoh 3 : Format Graphic Step

Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture)

SOP Pegadaian Barang Jaminan

Nasabah membawa barang

jaminan ke loket penaksir

Penaksir memeriksa barang jaminan.

Apabila tidak dapat diterima barang

jaminan dikembalikan ke nasabah

dengan penjelasan seperlunya

Nasabah mengisi formulir

permintaan kredit dilengkapi

dengan fotocopy KTP

Penaksir menaksir nilai nominal dari

barang jaminan, dan meminta

disposisi Manajer Cabang.

Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit

(SBK) untuk diserahkan kepada nasabah

Nasabah mengambil uang

pinjaman ke Kasir dengan

menunjukkan SBK

Kasir memberikan uang pinjaman

sesuai dengan nominal yang tercantum

Nasabah pulang

dengan tersenyum

Menghimpun data laporan

yang sudah masuk ke Div

Propam Polri

Berkoordinasi dengan

satuan pengemban fungsi

dan pelaksana pelayanan

penegakan hukum bagi

anggota/PNS Polri

Laporan Analisis dan

evaluasi Pelanggaran

Anggota/PNS Polri

PROSES PEMBUATAN LAPORAN ANALISIS DAN

EVALUASI PELANGGARAN ANGGOTA/PNS POLRI (BR1)

BAGIAN REHABILITASI

Contoh 5 : Format Graphic Step (Annotated Picture)

Sumber: Pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) Tentang Proses Pelayanan Rehabilitasi

Terhadap Anggota Polri / PNS Polri Terhukum, 2010.

Contoh 6 : Format (Linear) Flowchart

SOP Pegadaian Barang Jaminan

Nasabah 1. Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir

2. Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima

barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan

seperlunya

3. Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan

fotocopy KTP

4. Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta

disposisi Manajer Cabang

5. Manajer Cabang memberikan disposisi kepada penaksir, dan

menyerahkan barang jaminan ke Penyimpan

6. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan

kepada nasabah

7. Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan

SBK

8. Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang

tercantum

9. Nasabah menerima uang pinjaman

Penaksir

Nasabah

Penaksir

Man.Cab

Nasabah

Penaksir

Kasir

Nasabah

Flowchart

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output

1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep

laporan konsinyering

Agenda Kerja 15 menit Disposisi

2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan

laporan konsinyering

Disposisi 15 menit Disposisi

3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan

konsinyering kepada Kasubid

Disposisi 1 hari Bahan Laporan,

Disposisi

SOP

Pengumpul-an

Bahan

4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan

kepada Kabid

Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan,

Disposisi

5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju

menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju

menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki.

Konsep

Laporan

1 jam Draft Laporan,

Disposisi

6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju

menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid.

Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid

untuk diperbaiki.

Draft Laporan 1 jam Laporan,

Disposisi

7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada

Kasubdit untuk didokumentasikan.

Laporan 10 menit Disposisi

8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis

untuk didokumentasikan.

Laporan 10 menit Disposisi

9. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering. Laporan 15 menit Laporan, Bukti

Dokumentasi

SOP Pen-

dokumentasi-an

Dokumen

Tidak

Tidak

Ya

Ya

FORMAT BRANCHING FLOWCHARTS: PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

KEMENTERIAN PAN DAN RB

Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012

Tanggal Pembuatan

4 September 2012

Tanggal Revisi 4 September 2013

Tanggal Efektif 7 September 2012

Disahkan oleh Deputi Menteri PAN dan RB Bidang Tata Laksana

Deddy S. Bratakusumah 1954 1219 1986 101001

DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA

ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN

Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara;

2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....; 3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang ....

1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan; 2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan

Prosedur Pemerintahan; 3. Memahami materi kegiatan.

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Pengumpulan Data, 2. SOP Penyusunan Draft 3. SOP Pendokumentasian

1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan, 2. Formulir Laporan Kegiatan, 3. KAK, 4. Hasil Kegiatan

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan.

Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan

IDENTITAS SOP AP

FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

1. Format Diagram Alir Bercabang

(Branching Flowcharts).

2. Menggunakan hanya 5 (Lima)

Simbol Flowcharts.

3. Pelaksana dipisahkan dari

aktivitas (Kegiatan).

SIMBOL SOP dalam FLOWCHART

Melambangkan dimulainya

suatu prosedur.

Melambangkan proses

berjalannya suatu prosedur.

Terminator

Process

Decision

Arrow

Off-page

connector

Melambangkan pengambilan

keputusan: Ya atau Tidak.

Melambangkan arah prosedur.

Melambangkan koneksi

perpindahan halaman.

soemardiono@yahoo.com atau 0812 935 4725