kemahiran perundingan

Perundingan Berkesan

Institut Aminuddin Baki

Kementerian Pelajaran Malaysia

69000 Genting Highlands

Kandungan

Definisi dan Mutiara kata

Proses Perundingan berkesan

Pemimpin yang mahir berunding

Implikasi perundingan

Kesilapan-kesilapan semasa perundingan

Isu-isu dalam perundingan

Strategi/Taktik perundingan

Rujukan

Definisi

Satu proses di mana dua atau lebih pihak bertukar perkhidmatan atau lain dan cuba untuk bersetuju secara tawar-menawar atas bentuk perkhidmatan tersebut.

Mutiara kata

“Let us never negotiate out of fear. But, let us never fear to negotiate.”

John F. Kennedy

“Don‟t negotiate with yourself. Have the patience to wait for the other fellow to make a counter-offer after you‟ve made one.” Richard Smith

Food for thoughts

Conflict between two people who really care about one another does not have to be destructive. It means that you care about each other so much you will negotiate and deal with a problem until you find a mutually satisfying solution

- Nancy Van Pelt (1997)

Heart to Heart: The Art of Communication

Proses Perundingan Berkesan Perundingan terdiri daripada lima langkah:

1) Persediaan dan perancangan

2) Definisi peraturan-peraturan asas

3) Penerangan dan justifikasi

4) Tawar-menawar dan penyelesaian masalah

5) penutupan dan pelaksanaan

1. Persediaan dan perancangan

a) Membuat kerja rumah

b) Apakah sifat konflik itu?

c) Apakah sejarah yang membawa kepada perundingan ini?

d) Siapakah yang terbabit dan apakah persepsi mereka terhadap konflik itu?

Persedian dan perancangan

e) Apakah yang anda kehendaki daripada perundingan ini?

f) Apakah matlamat anda?

g) Apakah yang mungkin mereka inginkan?

h) Apakah yang mungkin mereka persetujui?

2: Definisi peraturan asas

Mula mendefinisikan peraturan asas dan prosedur-prosedur dengan pihak lain

Siapa yang akan membuat perundingan?

Di manakah perundingan akan dijalankan?

Apakah jangkamasa jika ada, yang perlu dipatuhi?

Apakah isu-isu yang akan dibincangkan?

Apakah prosedur sekiranya jalan buntu?

3: Penerangan dan justifikasi

Satu peluang untuk saling mendidik dan memberi maklumat dengan menganggap mengapa isu-isu itu penting dan bagaimana setiap pihak menyatakan permintaan-permintaan asal secara dokumen

Kedua-dua pihak menerangkan dan menjustifikasikan permintaan-permintaan asal.

4: Tawar-menawar dan penyelesaian masalah

Pendirian „beri dan ambil‟ (give & take)

Kedua-dua pihak membuat konsesi

Persetujuan yang baik dengan memulakan usul yang positif

Lihat pada masalah atau isu dan bukan pada personaliti

4: Tawar-menawar dan penyelesaian masalah

Tawaran awal kurang diberi perhatian

Tekankan penyelesaian menang

Wujudkan suasana terbuka dan saling percaya-mempercayai

5: Penutupan dan pelaksanaan

Merasmikan perjanjian yang telah dicapai dan mengembangkan prosedur-prosedur yang perlu untuk pelaksanaan dan pengawalan.

Memerlukan satu kontrak formal yang spesifik atau

Suatu yang tidak formal seperti berjabat tangan

Pemimpin yang mahir berunding

Melihat konflik sebagai peluang untuk persefahaman dan pertumbuhan

Percayai bahawa kompromi lebih penting daripada kejayaan

Bersabar dan peka terhadap keperluan individu lain

Tidak mudah tersinggung jika diserang secara perbadi.

Pemimpin yang mahir berunding

Mengetahui bagaimana dan bila menyoal soalan yang bijak dan menggunakan maklumat untuk mengawal arah tuju perundingan yang dibuat.

Komited sepenuhnya terhadap penyelesaian secara menang-menang.

Kedua-dua pihak beranggapan mereka pemenang.

Implikasi perundingan

1. Kalah-kalah: kedua-dua pihak mengalami kekalahan dan kebuntuan yang lebih teruk daripada sebelum perundingan mula dibuat.

2. Menang-kalah: ada pihak yang menang dan satu pihak lagi kalah

3. Menang-menang: kedua-dua atau semua pihak memanfaat, walaupun bukan puas hati sepenuhnya, dan sanggup bekerjasama untuk mencapai penyelesaian.

Kesilapan-kesilapan semasa perundingan

1. Gagal melihat dari sudut pandangan pihak lain

2. Tidak dapat membezakan keperluan dan kehendak

3. Tidak mahu mempertimbangkan apa yang anda sanggup mengorbankan untuk mencapai persetujuan

4. Tidak mengenali orang yang anda sedang berunding

Kesilapan-kesilapan semasa perundingan

5. Menganggap pihak lain sebagai „musuh‟

6. Gagal mengawal kesabaran dan ketenangan sebelum kes ditutup

7. Gagal menjelaskan alasan dan sebab yang dapat dijustifikasikan atau gagal menjangka reaksi pihak lain

Kesilapan-kesilapan semasa perundingan

8. Tidak memberi perhatian kepada bahasa badan, gaya pertuturan dan apa yang tidak disampaikan pihak lain.

9. Gagal menyedari tanpa mengamalkan beri-dan-ambil adalah sukar berjaya perundingan

Isu-isu dalam perundingan

Peranan ciri-ciri personaliti dalam perundingan

Perbezaan jantina dalam perundingan

Perbezaan budaya dalam perundingan

Rundingan pihak ketiga

Strategi dan taktik perundingan

1. Mengetahui asas: kaedah, berapa dalam dan bagaimana bertindakbalas

2. Elakkan kebuntuan: tahu bila buat resolusi jika proses tergendala

3. Sesuaikan masa: gunakan dengan bijak

4. Berlakun: main peranan yang berlainan untuk mengelirukan, menonjolkan.

Strategi dan taktik perundingan

5. Beralih tiang gol: kawal apa yang dirunding, tukar kepada sesuatu yang anda rasa selesa

6. Serangan: gunakan kaedah lantang untuk mengawal

7. Kawal stres dan kegelisahan: pilih untuk guna atau tidak tekanan untuk memperolehi sesuatu

Strategi dan taktik perundingan

8. Ubah kelemahan kepada kekuatan: melalui kejujuran atau penipuan, guna kelemahan sebenar supaya menonjol

9. Guna kuasa: gunakan autoriti sebenar atau rekaan untuk menguasai atau memberi semangat

10. Dapatkan kerjasama: Bekerjasama untuk hasil yang saling memanfaatkan

Rujukan

Eunson, Baden 1994 Negotiation skills. New York: John Wiley & Sons

Krief, Allan 1996 Manager‟s Survival Guide. Englewood Cliffs: Prentice Hall

Robbins, Stephen P. 1998 Gelagat Organisasi (edisi kelapan) Petaling Jaya: Prentice Hall (Pearson Education Asia)

Sekian dan

terima kasih