kmutt university research - air · 2013-04-29 · king mongkut’s university of technology...

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

University Research KMUTT

หวขอวจย.....การปรบปรงระบบบรการสารสนเทศ มจธ. กรณศกษา ฐานขอมลดานการวจย.... The Improvement of KMUTT Information Service System (KISS) : A Case Study of Research Database................. นกวจย ...................น.ส.กตตญาณ เฟองชนช........................................

หนวยงาน .............งานวจยสถาบนและสารสนเทศ กองแผนงาน............

.............มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาธนบร...............

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 2

การด าเนนการตามแนวทาง Six sigma นน จะเนนการแก ปญหาเปนหลก โดยเฉพาะปญหาทเกดขนเรอรง (Chronic Waste) ทงน ในการปรบปรงตามแนวทาง Six sigma มขนตอนอย 5 ขนตอน คอ

1. ขนตอนการก าหนดหวขอปญหา (Define Phase) 2. ขนตอนการวด (Measure Phase) 3. ขนตอนการวเคราะห (Analyze Phase) 4. ขนตอนการปรบปรง (Improve Phase) 5. ขนตอนการควบคม (Control Phase)

การด าเนนการวจยตามแนวทาง Six Sigma

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 3

ทมาและความส าคญของปญหา ปจจบน มจธ. มระบบสารสนเทศทใชงานอยภายในมหาวทยาลยเปนจ านวนมาก โดยสวนใหญจะเปนระบบสารสนเทศส าหรบการปฏบตงานในชวตประจ าวน (Operational Data) แยกตามกลมหลกๆ 2 ดาน ไดแก ระบบสารสนเทศเพอการบรหารการศกษา การวจย และเผยแพรประชาสมพนธ และระบบสารสนเทศเพอการบรหารจดการ * ตอมาในป 2551 มหาวทยาลยไดพฒนาระบบบรการสารสนเทศ มจธ. หรอ ระบบ KISS (KMUTT Information Service System) ขน โดยมวตถประสงคเพอใหเปนระบบทจะรวบรวมขอมลส าคญดานตางๆ ไดแก ดานบคลากร นกศกษา การเงน และงานวจย จากระบบสารสนเทศส าหรบการปฏบตงานในชวตประจ าวนเดมทมอยเดมมารวมไวบรการในระบบเดยว เพอใหหนวยงานทงระดบคณะ และมหาวทยาลยน าขอมลไปใชในการด าเนนงานไดอยางสะดวกและรวดเรว

1.Define Phase

หมายเหต * การแบงกลม แบงตามรายงานของส านกคอมพวเตอร

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 4

ทมาและความส าคญของปญหา (ตอ) หลงการใชงานระบบ KISS มาไดระยะหนง พบวา ผใชงานระบบ KISS ในหลายหนวยงานไดแจงวาระบบ KISS ยงมความไมสมบรณในการน ามาใชงานในหลายๆ ดาน อาท - ขอมลไมถกตอง (ไมอพเดท / ไมตรงกบหนวยงาน) - ใชงานไมสะดวก (เปดหาขอมลทตองการยาก) - ขอมลไมครบถวนตามทตองการ

ดงนน กองแผนงานในฐานะหนวยงานทดแลระบบคลงขอมลของมหาวทยาลยและเปนผพฒนาระบบ KISS รวมกบส านกคอมพวเตอร จงไดวางแผนในการปรบปรงระบบ KISS ใหสามารถใชงานไดอยางสมบรณขน

Define Phase

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 5

Top Level Management

Middle Level Management

Operational Level Management TPS

MIS

ESS

EIS

Define Phase – เปรยบเทยบระบบ KISS กบระดบของสารสนเทศในองคกร

มจธ. KISS

- ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems : TPS) คอระบบสารสนเทศทใชในการรวบรวมขอมลทเปนกระบวนการทางธรกจตางๆเขามาประมวลผลเบองตน แลวเกบไวเปนขอมลขององคกรทจะน าไปใชประโยชนตอไป - ระบบการจดการสารสนเทศ (Management Information Systems : MIS) คอ ระบบจดการทวไปทท าหนาทดแลควบคมการปฏบตการภายในองคกร และจดท ารายงานเพอใหผบรหารระดบกลางใชชวยในการตดสนใจ สวนใหญจะเปนรายงานทเกยวกบความผดปกตของการท างาน (Exception Report) หรอรายงานสรปผลการปฏบตงาน (Summary Report) โดยไดรบขอมลมาจาก TPS ของหนวยงานหรอทหนางานตางๆ ในองคกร - ระบบสนบสนนการท างานของผบรหารระดบสง (Executive Support Systems : ESS หรอ Executive Information Systems : EIS) เปนระบบทชวยในการตดสนใจและการท างานของผบรหารระดบสง ซงสวนใหญเปนการตดสนใจแบบไมมรปแบบ (Unstructured) โดยใชขอมลทงภายในและภายนอกองคกรมาชวยการตดสนใจ และมการน าเสนอโดยเปนรปแบบของเมนและกราฟ (Graphical User Interface)

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

การวเคราะหขอมลเชงปรมาณ

ระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS)

Macro Process Mapping – ของระบบบรการสารสนเทศ มจธ.(KISS)

การปฏบตงานภายในมหาวทยาลย หากขอมลจาก KISS ไมสมบรณ จะขาดขอมลสนบสนนในการปฏบตงานในดานตางๆ ไดแก 1. การวางแผน (Planning) 2. การตดตามและประเมนผล (Controlling/Monitoring) 3. การบรหารและควบคม งบประมาณ (Budgeting)

การวเคราะหขอมลเชงคณภาพ

การคนหาปญหาหรอโอกาส

ระบบฐานขอมลตางๆ

8

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

กองแผนงาน

ระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS)

Micro Process Mapping – ระหวางระบบ KISS กบกองแผนงาน

- ตรวจสอบความถกตอง - ขอขอมลเพมใหม - ฯลฯ

ขอมลสมบรณ

เสนอผบรหารมหาวทยาลย / ปฏบตงานดานอนๆ

ขอมลไมสมบรณ

หนวยงานเจาของขอมล / คณะ / ส านก / สถาบน

เรว

ขอมลเชงปรมาณ

ชา สญเสยโอกาสในการแขงขน

แกปญหาไดไมทนเวลา

ผลกระทบตอมหาวทยาลย

9

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

SIPOC Model : กระบวนการปรบปรงระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS)

Suppliers Inputs Process Output Customer หนวยงานภายใน

มหาวทยาลย

ความตองการในการปรบปรงระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS)

Design : 1) ท าความเขาใจความตองการใชระบบในภาพรวม 2) วางแผนการท างานรวมกบ รองอธการบดฝายแผนและสารสนเทศ ผอ านวยการกอง-แผนงาน และงานตดตามและ-ประเมนผล

Production : 1) สอบถามความตองการจากผเกยวของ 2) ศกษารายงานตางๆ* วาตองการใชขอมลใดบาง และในรปแบบ (format) ใด

ระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS) ทปรบปรงแลว

หนวยงานภายในมหาวทยาลย

: ทงผบรหารและเจาหนาทผใชงาน

(ทงน ผบรหารจะเปนลกคาทางออม

โดยเจาหนาทจะเปนผน าขอมลจาก KISS

ไปจดท าเปนสารสนเทศของหนวยงานและน าเสนอตอผบรหาร)

10

หมายเหต * สารสนเทศ / รายงานประจ าป / รายงานเสนอสภามหาวทยาลย / แผนฯ 11 / Super KPIs

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 11

Suppliers Inputs Process Output Customer 3) ศกษารปแบบระบบสารสนเทศทเปน Best Practice จากเวบไซตของมหาวทยาลยในตางประเทศ (สวนใหญใชค าวา Facts and Figure) 4) ออกแบบระบบสารสนเทศฯ 5) ประสานงานกบส านกคอมพวเตอรในการพฒนาระบบ 6) ทดสอบและปรบปรงระบบ

Sale : น าเสนอระบบสารสนเทศตอ ทกหนวยงานภายในมหาวทยาลย

Research : ตดตามผลการใชงานและปรบปรงระบบ

SIPOC Model : กระบวนการปรบปรงระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS) (ตอ)

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 12

Project Metric : ตวชวดของกระบวนการปรบปรงระบบบรการสารสนเทศ มจธ. (KISS)

KPIs มาตรวด สตรค านวณ

1. รอยละของความถกตองของขอมลในฐานขอมลแตละดานในระบบ KISS

- ไมนอยกวารอยละ 90 ในแตละดาน

- จ านวนตารางทมขอมลถกตอง x100) / จ านวนตารางทงหมด

นยาม ความถกตองของขอมล หมายถง 1. มการอพเดทขอมลตามรอบเวลาทก าหนดไว 2. ขอมลทปรากฏในรายงานทออกจากระบบ KISS มความถกตอง ตรงตามความเปนจรง

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 13

Define Phase - พจารณาผมสวนเกยวของกบการพฒนาระบบ KISS

ผออกแบบระบบ ผดแลระบบ ผพฒนาระบบ ผใชระบบ

- กองแผนงาน - กองคลง (ดานการเงน)

- ส านกคอมพวเตอร - ผบรหาร - เจาหนาทในหนวยงานตางๆ

- ส านกคอมพวเตอร - กองแผนงาน

ท าความเขาใจกบความตองการใชระบบ KISS

ตนน า ปลายน า

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 14

Define Phase - เคยมการสอบถามความเหนของผใชงาน KISS บางหรอไม?

การสมมนา 6+1 Flagships Track 2 ครงท 12 หวขอ “ความคาดหวงและขอตกลงรวมในการจดการขอมลระบบ KISS” เมอวนท 27 มกราคม 2555

ผเขารวมประชม จ านวน 60 คน แบงเปน 1. ผบรหารมหาวทยาลย จ านวน 5 คน : ใหขอเสนอแนะภาพรวมในเชงนโยบาย 2. บคลากรใน สนง.อธการบด จ านวน 55 คน จ าแนกไดเปน 2 กลมหลก คอ กลมตนน า – บคลากรทท าหนาทน าเขาขอมล * กลมปลายน า – บคลากรทเปนผใชขอมล *

ทงน ไดแบงการระดมสมองเปน 4 กลม • กลมท 1 – ขอมลดานนกศกษา • กลมท 2 – ขอมลดานวจยและบรการวชาการ • กลมท 3 – ขอมลดานบคลากร • กลมท 4 – ขอมลดานการเงน

หมายเหต * บคลากรกลมตนน าสวนใหญจะเปนปลายน าดวย

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

15

ความคดเหนของบคลากร นศ. บคลากร วจย การเงน รวม

1. ขาดระบบ operation รองรบขอมลดบ 1

2. ขาดการน าเขาขอมลดบเขาสระบบ operation 2

3. มขอมลในระบบ operation แลว แตขาดการน าเขาระบบ KISS (ยงไมรายงานใน KISS)

3

4. ขอมลดบไมไดแยกประเภทไว ท าใหไมสามารถดง

ตามความตองการทเกดขนใหมได

1

5. ขาดค านยามของขอมลทปรากฏในระบบ KISS 3

6. ไมมนใจขอมลใน KISS / ไมตรงกบขอมลในระบบอน 3

7. ไมเขาใจวธการใช / เขาใชยาก 1

Define Phase - สรปความคดเหนของบคลากรทมตอระบบ KISS

ทมา : สรปจากรายงานการประชมของศนยนวตกรรมระบบ (SI)

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

16

ความคดเหนของบคลากร นศ. บคลากร วจย การเงน รวม

8. ขาดการระบชวงเวลาวาเปนขอมล ณ เมอใด 1

9. ไมไดแจงสทธการใชขอมลใหหนวยงานทราบ 1

10. ขาดการเชอมโยงระหวางฐานขอมลใหมองไดในหลายมต

1

11. เครอง server ยงไมมประสทธภาพ (ดงรายงานไดชา)

1

12. ยงไมมการจดหมวดหมขอมลใหเปนระเบยบ 1

13. ขอมลไมครบถวน / ผรบผดชอบไมบนทกขอมลลงระบบ

1

14. ขอมลไมเปนปจจบน 1

รวม 5 6 6 4

สรปความคดเหนของบคลากรทมตอระบบ KISS (ตอ)

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

17

0

1

2

3

3 6 2 5 1 4 7 8 9 10 11 12 13 14

จ านวนฐานขอมลทมปญหา

หวขอปญหา

ส าคญ - มเลกนอย

จบจอย - มมากมาย

สรปความคดเหนของบคลากรทมตอระบบ KISS - พาเรโต

แตละฐานขอมลมปญหาซ ากนในเรองใดบาง ?

6

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

18

ความคดเหนของบคลากร นศ. บคลากร วจย การเงน รวม

1. ขาดระบบ operation รองรบขอมลดบ 1

2. ขาดการน าเขาขอมลดบเขาสระบบ operation

2

3. มขอมลในระบบ operation แลว แตขาดการน าเขาระบบ KISS (ยงไมรายงานใน KISS)

3

4. ขอมลดบไมไดแยกประเภทไว ท าใหไมสามารถดง

ตามความตองการทเกดขนใหมได

1

5. ขาดค านยามของขอมลทปรากฏในระบบ KISS 3

6. ไมมนใจขอมลใน KISS / ขอมลไมตรงกบระบบอน 3

7. ไมเขาใจวธการใช / เขาใชยาก 1

Define Phase - ฐานขอมลทจะเลอกมาเปนกรณศกษา

ฐานขอมลดานบคลากร และฐานขอมลดานการวจยมจ านวนปญหาเทากน 6 ปญหา แตฐานวจยมปญหาส าคญตามทฤษฏ 80/20 มากกวา จงเลอกฐานขอมลดานการวจยเปนกรณศกษา

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

19

ปญหาในฐานขอมลดานการวจย เลอกปญหา

ทสนใจ

ความสอดคลองกบ

Project Metrics

2. ขาดการน าเขาขอมลดบทมเขาสระบบฐานขอมลดานการวจย

การอพเดทขอมลตามรอบเวลา

3. มขอมลในระบบฐานขอมลดานการวจยแลว แตขาดการน าเขาสระบบ KISS

(ยงไมมรายงาน)

สามารถแกไขไดทนท

(กองแผนฯ ออกแบบรายงาน)

5. ขาดค านยามของขอมลทปรากฏในระบบ KISS

สามารถแกไขไดทนท

(เพมค านยามเขาไป)

6. ขอมลในฐานขอมลดานการวจย ไมตรงกบระบบ KISS

ความถกตองของขอมล

Define Phase - นยามปญหาทสนใจในฐานขอมลดานการวจย

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

ฐานขอมล ดานการวจย ในระบบ KISS

บคลากรวจย

1. อาจารยและนกวจย 2. อาจารยและนกวจย – กลมวจย 3. รอยละอาจารยไดทนวจยภายใน 4. รอยละอาจารยไดทนวจยภายนอก

1. โครงการวจยภายนอก - นกวจย 2. โครงการวจยภายใน - นกวจย 3. โครงการวจย - งบประมาณ 4. โครงการวจย – ประเภทแหลงทน 5. โครงการวจย – บคลากรเพอการวจย 6. รอยละโครงการวจยตอบคลากรเพอการวจย 7. ผลจากโครงการวจย

โครงการวจย

1. บทความวจยเฉลย 2. บทความวจย – เทยบเทาวารสาร นานาชาต / ภมภาค 3. สทธบตร / อนสทธบตร

ผลงานวจย

งบประมาณวจย (ทนวจย)

1. ทนวจยภายนอก 2. ทนวจยภายใน ซ ากน

20

Define Phase – รอยละของความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

21

ดานบคลากรวจย ขอมลในระบบ KISS ความถกตอง

1. อาจารยและนกวจย 767 คน

2. อาจารยและนกวจย – กลมวจย 767 คน

3. รอยละอาจารยไดทนวจยภายใน 0

4. รอยละอาจารยไดทนวจยภายนอก 0

Define Phase – รอยละของความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS

ดานผลงานวจย ขอมลในระบบ KISS ความถกตอง

1. บทความวจยเฉลย 18

2. บทความวจย – เทยบเทาวารสาร นานาชาต / ภมภาค

8.833 (ค านวณมาจากขอ 1)

3. สทธบตร / อนสทธบตร 0

หมายเหต เกณฑการตดสนใจเทยบเคยงกบหนงสอรายงานประจ าป 2554 มจธ. (จดท าโดยกองแผนงาน)

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

22

ดานโครงการวจย ขอมลในระบบ KISS ความถกตอง

1. โครงการวจยภายนอก - นกวจย 0

2. โครงการวจยภายใน - นกวจย 0

3. โครงการวจย - งบประมาณ 0

4. โครงการวจย – ประเภทแหลงทน 0

5. โครงการวจย – บคลากรเพอการวจย 0

6. รอยละโครงการวจยตอบคลากรเพอการวจย 0

7. ผลจากโครงการวจย 0

Define Phase – รอยละของความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS

ดานงบประมาณวจย (ทนวจย) ขอมลในระบบ KISS ความถกตอง

1. ทนวจยภายนอก 0

2. ทนวจยภายใน 0

สรป จ านวนตารางทถกตองม 2 ตาราง จากทงหมด 16 ตาราง คดเปน 12.5%

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

23

รอยละ 90

รอยละของความถกตอง ของฐานขอมลดานการวจยใน

ระบบ KISS

Actual

GAP Should

รอยละ 12.5

Define Phase – การวเคราะหเพอหา GAP และสรปหวขอปญหา

สรปหวขอปญหา “การเพมรอยละของความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 24

2. Measure Phase – การประเมนระบบวด

• Gauge คอ ตาราง Check Sheet ขางตน • ในการทวนสอบ Gauge : อางองกบหนงสอรายงานประจ าป 2554 ของ

มหาวทยาลย โดยพจารณาขอมลดานการวจยทปรากฏในรายงานประจ าป น ามาเปรยบเทยบความถกตองกบขอมลทปรากฏในระบบ KISS

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

25

ตวอยางท 1

Measure Phase - ความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS

ขอมลจากรายงานประจ าป : มจธ. มแหลงทนภายนอก เฉลยปละ 243.33 ลานบาท

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 26

ตวอยางท 2

Measure Phase - ความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS

ขอมลจากรายงานประจ าป : มจธ. มบทความวจย เฉลยปละ 1,254 บทความ

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 27

ตวอยางท 3

Measure Phase - ความถกตองของฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS

ขอมลจากรายงานประจ าป : มจธ. มสทธบตร-อนสทธบตร เฉลยปละ 7 เรอง

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 28

Measure Phase – การประเมนระบบวด

1. เหตผลทเชอวาขอมลในหนงสอรายงานประจ าป มความนาเชอถอ/ถกตอง เนองจาก - เปนเอกสารทผานการเกบขอมลมาอยางมระบบ ครบถวน ภาควชา คณะ ศนยสงเสรมงานวจยฯ - ผานการตรวจสอบโดยหนวยงานทรบผดชอบ (ศนยสงเสรมงานวจยฯ) และ ไดรบการตรวจสอบจากหวหนาศนยสงเสรมงานวจยฯ อกครงกอนจดสงมา จดท าเปนรายงานประจ าป - กองแผนงานไดวเคราะหและตรวจสอบความถกตองของขอมลในภาพรวม มหาวทยาลย กอนน ามาสรปเปนรายงานประจ าป 2. ผตรวจสอบ : มความเขาใจในเกณฑการวด และมประสบการณในการเกบขอมลของมหาวทยาลยในทกดานมากวา 16 ป เนองจากปฏบตงานอยในหนวยงาน * ทตองดแลระบบคลงขอมลของมหาวทยาลย หมายเหต * งานวจยสถาบนและสารสนเทศ กองแผนงาน

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

KMUTT

KISS

Axapta

ACIS

HPB

แผน

วจย

เจาของขอมล

เจาของขอมล

เจาของขอมล

เจาของขอมล

เจาของขอมล

Intranet

Central Portal

Measure Phase – จดเกดเหต : ฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS

Intranet ทมา : ปรบปรงจากสไลดของงานประกนคณภาพ

30

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

KISS ระบบฐานขอมลงานวจย

บคลากรวจย

ผลงานวจย*

โครงการวจย

ครภณฑวจย/ หองปฏบตการ

วจย

ศนยสงเสรมงานวจยและทรพยสนทาง

ปญญา แหลงทนวจย

หมายถง เปนขอมลสวนทมการน าขอมลเขาสระบบฐานขอมลงานวจย แตไมมการน าเขาระบบ KISS

* ในสวนนยกเวนบทความวจย ซงมโปรแกรมรองรบให นกวจยทกคนสามารถเขาไปกรอกขอมลออนไลนไดดวยตนเอง

หนวยงานภายใน ม.

ตนน า ปลายน า

31

Measure Phase – Process Mapping ฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

ประเภทของขอมลในฐานขอมลดานการวจยทปรากฏในระบบ KISS

ฐานขอมล ดานการวจย ในระบบ KISS

บคลากรวจย

1. อาจารยและนกวจย 2. อาจารยและนกวจย – กลมวจย 3. รอยละอาจารยไดทนวจยภายใน 4. รอยละอาจารยไดทนวจยภายนอก

1. โครงการวจยภายนอก - นกวจย 2. โครงการวจยภายใน - นกวจย 3. โครงการวจย - งบประมาณ 4. โครงการวจย – ประเภทแหลงทน 5. โครงการวจย – บคลากรเพอการวจย 6. รอยละโครงการวจยตอบคลากรเพอการวจย 7. ผลจากโครงการวจย

โครงการวจย

1. บทความวจยเฉลย 2. บทความวจย – เทยบเทาวารสาร นานาชาต / ภมภาค 3. สทธบตร / อนสทธบตร

ผลงานวจย 25 % 19 %

44 % 12 % งบประมาณวจย (ทนวจย)

1. ทนวจยภายนอก 2. ทนวจยภายใน ซ ากน

32

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

กลมวจย

นกวจย

อาจารย แหลงทนภายใน

ผลโครงการวจย

แหลงทนภายนอก

เทยบเทาวารสารนานาชาต /ภมภาค

ภายใน

ภายนอก

การเชอมโยงภายในฐานขอมลดานการวจยในระบบ KISS

หมายถง มการเชอมโยงระหวางฐานขอมล

หมายถง มการจ าแนกเปนฐานขอมลยอย

สทธบตร /

อนสทธบตร

32

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

ความถกตองและการอพเดทขอมลในฐานขอมลดานการวจย งบประมาณวจย ปงบประมาณ 2554

ขอมลไมตรงกบรายงานประจ าป 2554 ซงเทากบ 76.23 ลานบาท

ขอมลไมตรงกบรายงานประจ าป 2554 ซงเทากบ 112.99 ลานบาท

33

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

ความถกตองและการอพเดทขอมลในฐานขอมลดานการวจย บทความวจย ปงบประมาณ 2554

ขอมลไมตรงกบรายงานประจ าป 2554 ซงเทากบ 340 / 41 / 463 / 321 บทความ ตามล าดบ

34

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

ความถกตองและการอพเดทขอมลในฐานขอมลดานการวจย สทธบตรและอนสทธบตร ปงบประมาณ 2554

ขอมลไมตรงกบรายงานประจ าป 2554 ซงระบสทธบตรเทากบ 3 และอนสทธบตรเทากบ 12

35

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

Micro Process Mapping – ภาพรวมฐานขอมลดานการวจย

หมายเหต * ในสวนนมโปรแกรมรองรบใหบคลากรทท าวจยทกคนสามารถเขาไปกรอกขอมลออนไลนไดดวยตนเอง

ระบบฐานขอมล ดานการวจย

บคลากรวจย ผลงานวจย (บทความวจย)*

โครงการวจย ครภณฑวจย/ หองปฏบตการ

วจย งบประมาณวจย

ผลงานวจย (ทรพยสนทาง

ปญญา)

คณ A คณ C

คณ B

หนวยงานภายใน ม.

กรอก ขอมล แบบ 1 แบบ 3 แบบ 2

37

ประสานงานกบ

กรมทรพยสนทางปญญา

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 38

ระดมสมองโดยใชเทคนคแผนภาพ KJ

• บคลากรของศนยสงเสรมงานวจยและทรพยสนทางปญญา ทเกยวของกบฐานขอมลดานการวจย จ านวน 3 คน (คณ A, B, C) วนท 25 กรกฎาคม 2555 เวลา 14.00 – 15.00 น.

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 39

Cause and Effect Diagram : กระบวนการในการจดสงขอมลเขาระบบ

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

40

3.Analyze Phase – ทวนสอบสาเหตของปญหาและเลอกสาเหตทคาดวาสงผลตอปญหา

1.คณะสงขอมลมาให (ศนยสงเสรมงานวจยฯ)

ชากวาก าหนด

2. ขอมลทคณะสงมาไมครบถวน / ไมถกตอง

หวหนาศนยสงเสรมงานวจยและทรพยสนทางปญญา (ดร.ผองศร เวสารช)

• สมภาษณ ดร.ผองศร เพอทวนสอบ “สาเหตของปญหา” ทท าใหขอมลในระบบฐานขอมลดานการวจยไมถกตอง

• และให ดร.ผองศร เลอกสาเหตทคาดวาสงผลตอปญหามากทสด (รนแรงทสด) 2 สาเหต

สาเหตรนแรง 2 สาเหต

ความเหน ดร.ผองศร - เกยวของกบนกวจยทงมหาวทยาลย - นาจะแกดวยนโยบายได

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

41

Analyze Phase : วเคราะหการจดสงขอมลของหนวยงานระดบคณะ

ครศาสตร

พลงงาน

วศวฯ

วทยาศาสตร

สถาปตย

ทรพย

IT

ศลปศาสตร

GMI

JGSEE

สรบ.

LI

สวท.

ครศาสตร

พลงงาน

วศวฯ

วทยาศาสตร

สถาปตย

การจดสงขอมล ดานการวจยของคณะ

การจดสงขอมล ดานการวจยของคณะ

ทรพย

IT

ศลปศาสตร

GMI

JGSEE

สรบ.

LI

สวท.

ทมาขอมล : จากการสมภาษณหวหนางาน / เจาหนาทศนยสงเสรมฯ

เปนหนวยงานทมหนวยงานยอยภายใตสายบงคบบญชา (ภาควชา/สายวชา/ศนย)

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

42

Analyze Phase : วเคราะหการจดสงขอมลของหนวยงานระดบคณะ

ครศาสตรฯ

พลงงานฯ

วศวฯ

วทยาศาสตร

สถาปตยฯ

มการบรหารงานแบบกระจายอ านาจใหแกหนวยงานยอยภายใต

สายบงคบบญชา (ภาควชา/สายวชา/

ศนย)

มการบรหารงานแบบรวมศนย (ไมมภาควชา/

สายวชา/ศนย ภายใตสงกด)

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

สมภาษณเจาหนาทของคณะ (ทมภาควชาภายใตสงกด) ทง 4 คณะ จ านวน 4 คน

Analyze Phase : สมภาษณเจาหนาทของคณะ (ทมภาควชา)

ชอ-สกล คณะ วน/เวลา ทสมภาษณ

1. คณสปราณ พาณชนอก คณะครศาสตรฯ 29 ก.ย.55 / เวลา 13.30 น.

2. คณปรยานช รชตะหรญ คณะพลงงานสงแวดลอมและวสด 29 ก.ย.55 / เวลา 14.00 น.

3. คณเอมอร เศรษฐวรกจ คณะวศวกรรมศาสตร 11 ก.ย. 55 / เวลา 13.30 น.

4. คณนวนต มาดาน คณะวทยาศาสตร 5 ก.ย. 55 / เวลา 10.40 น.

ค าถามส าหรบการสมภาษณ

43

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

สาเหตทอาจารย / นกวจย ไมสงขอมล หรอสงใหชา

มภาระงานมาก ท าใหไมมเวลารวบรวมขอมล

ไมอยากกรอกขอมลซ าอก ในกรณทเคยกรอกขอมลเดยวกนมาแลวในระบบอน เชน My Evaluation (กรอกประเมนภาระงาน)

มขอมลไมครบตามแบบฟอรมทขอมา จงตองใชเวลาในการคนหาขอมลเพม

อาจารย / นกวจยในโครงการเดยวกน สงขอมลมาไมตรงกน หรอไมตรงกบขอมลทใหไวกอนหนา

Analyze Phase : สรปประเดนจากการสมภาษณ

1. ประเดนดานอาจารย / นกวจย

44

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

กรณมการเปลยนเจาหนาทในการท างานบอยเกนไป และไมม การสอนงานทดใหกบผทมาปฏบตงานตอ จะท าใหเจาหนาทขาดทกษะและความช านาญ เนองจากฐานขอมลดานการวจยจะมความซบซอนและรายละเอยดในการจดรวบรวมขอมลมากกวาฐานขอมลอน

ไดรบมอบหมายใหกรอกขอมลและตดสนใจแทนอาจารย / นกวจย ท าใหบางครงกรอกขอมลคลาดเคลอนจากความเปนจรง เชน นกวจย 2 ทาน อยคนละคณะ มสดสวนภาระงานวจยเปน 60 : 40 แตอาจารยมอบหมายใหกรอกแทน เจาหนาทไมทราบสดสวนภาระงาน ไดตดสนใจกรอกสดสวนภาระงาน เปน 50 : 50 สงผลใหขอมลคลาดเคลอน มผลกระทบตองานอน เชน การคด FTERO

Analyze Phase : สรปประเดนจากการสมภาษณ (ตอ)

2. ประเดนดานเจาหนาททรบผดชอบรวบรวมขอมล

45

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

อาจารย / นกวจยไมรายงานความคบหนาใหคณะทราบ ในหลายกรณสงผลใหฐานขอมลของคณะไมครบถวน เชน

กรณทอาจารย / นกวจย ด าเนนโครงการวจยตอเอง หลงจากทคณะขออนมตโครงการวจยให

Analyze Phase : สรปประเดนจากการสมภาษณ (ตอ)

3. ประเดนดานการสอสารภายในคณะ (ระหวางคณะกบภาควชา หรอระหวาง คณะกบอาจารย / นกวจยโดยตรง)

กรณทอาจารย / นกวจย กรอกขอมลเขาระบบเอง ทางคณะจะไมทราบขอมล เนองจากไมมการก าหนดสทธใหเขาดระบบได

46

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

สมภาษณเจาหนาทของหนวยงานทเปน Best Practice จากความเหนของหวหนาศนยสงเสรมงานวจยฯ (ดร. ผองศร เวสารช)

Analyze Phase : สมภาษณเจาหนาทของหนวยงานทเปน Best Practice

ชอ-สกล คณะ วน/เวลา ทสมภาษณ

1. คณวาสนา นาคเกด สถาบนพฒนาและฝกอบรม

โรงงานตนแบบ

27 ก.ย.55 / เวลา 11.00 น.

ค าถามส าหรบการสมภาษณ

47

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

Analyze Phase : สรปประเดนจากการสมภาษณ Best Practice

มการตดตามขอมลสม าเสมอทก 3 เดอน

ใชเจาหนาทในการดแลฐานขอมล 2 คน (ประสานงานภาพรวม 1 คน ลงขอมลในระบบของศนยสงเสรมงานวจยฯ 1 คน)

มโปรแกรมทจางบคคลภายนอกออกแบบให สามารถใชงาน online ภายในหนวยงาน และเปดสทธใหนกวจยเขามากรอกขอมลได ท าใหสะดวกในการบรหารและรวบรวมขอมล

มการก าหนด KPI ใหนกวจยตองกรอกขอมล หรอสงขอมล (ถาไมกรอกจะไมไดคะแนนส าหรบ KPI ตวน) มการ Recheck ขอมลภายในหนวยงาน ท าใหขอมลถกตอง เชอถอได เชน recheck กบฝายบคคลวามการอนมตบคลากรไปน าเสนองานวจยทใดบาง รายละเอยดตรงกนหรอไม

ระบบของ สรบ. กบระบบของศนยสงเสรมงานวจยฯ ยงไมไดเชอมตอกน แตกกรอกขอมลเขาระบบใหศนยสงเสรมฯ อยางสม าเสมอ (เทากบกรอกขอมลลง 2 ระบบ)

48

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

49

4. Improve Phase : เสนอแนวทางในการปรบปรง

จากผลการวเคราะหดงกลาว ผวจยขอเสนอแนวทางในการปรบปรงระบบฐานขอมลดาน-การวจย เพอทจะสงผลดตอระบบฐานขอมล KISS และเปนแนวทางในการปรบปรงฐานขอมลอนๆ ในระบบ KISS ดงน

1. ขอมลใดทสามารถใหนกวจยกรอกขอมลโดยตรงได ควรปรบปรงระบบ (โปรแกรม) ใหสามารถกรอกออนไลนไดทงหมด *

- ชวยใหนกวจยไมตองสงขอมลไปรวมทคณะกอน ท าใหสะดวกและลดขนตอนการสงขอมล

- ชวยใหนกวจยหลายทานท างานรวมกน สามารถกรอกขอมลเพยงครงเดยว แลวขอมล ไปปรากฏทนกวจยครบทกคน (ลดความซ าซอน และแกไขปญหาขอมลไมตรงกน)

- ลดปญหาคณะไมไดรบรายงานความคบหนาจากนกวจย (ตองเพมสทธใหคณะเขาดขอมลได)

แนวทางการปรบปรง การเชอมโยงกบปญหา

หมายเหต * หากส านกคอมพวเตอรมภาระงานมาก ควรใหจาง บรษทภายนอกเขามาพฒนาระบบได

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

50

Improve Phase : เสนอแนวทางในการปรบปรง

1. ขอมลใดทสามารถใหนกวจยกรอกขอมลโดยตรงได ควรปรบปรงระบบ (โปรแกรม) ใหสามารถกรอกออนไลนไดทงหมด

แนวทางการปรบปรง การเชอมโยงกบปญหา

- การเปลยนใหทกหนวยงานรบผดชอบความถกตองของขอมลทกรอกไปเอง (จากเดมทศนยสงเสรมงานวจยฯ เปนผรบผดชอบ) จะชวยลดปญหา คอขวดทศนยสงเสรมฯ ตองตรวจและรบผดชอบความถกตองของขอมลในระบบเองทงหมด

2. ใหฐานขอมลดานการวจยเปนตนทางส าหรบการเชอมโยงกบฐานขอมลอนๆ ทตองใชขอมลเดยวกน เชน โปรแกรม My Evaluation

- ชวยใหเกดความสะดวกไมตองกรอกซ าหลายครง และลดความคลาดเคลอนของขอมลทเกดจากการกรอกหลายครง

- ชวยใหนกวจยไมเกดความเบอหนาย

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

51

Improve Phase : เสนอแนวทางในการปรบปรง

3. ควรแจงรอบเวลาทชดเจนส าหรบการกรอกขอมลใหทราบเปนลายลกษณอกษร โดยอาจประกาศเปนขอตกลงระดบการใหบรการ (SLA) ระหวาง ทกหนวยงานกบศนยสงเสรมงานวจยฯ (ฐานขอมลดานการวจยจะมรอบระยะเวลาการอพเดทถกวาฐานอนๆ อกทงยงมความแตกตางกนของเวลาในการเกบขอมลแตละดาน)

แนวทางการปรบปรง การเชอมโยงกบปญหา

- การมรอบเวลาในการกรอกขอมลทชดเจน ชวยลดปญหาการสงขอมลชา

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research

53

5. Control Phase : การควบคม

ตดตามและประเมนผลความพงพอใจของผใชงาน หากมจดทจะตองแกไข/ปรบปรง ใหทประชม “คณะอนกรรมการสงเสรมและประสานงานวจยและพฒนา” เปนผพจารณา

ศนยสงเสรมงานวจยฯ ควรมการสมตรวจขอมลทกรอกเขาระบบเปนระยะ และหากหนวยงานใด มตวเลขผดปกต ตองแจงใหหนวยงานนนทราบทนท และหากมการผดพลาดซ าๆ ในหนวยงานเดม ควรเขาไปตรวจสอบและใหค าแนะน าอยางใกลชด

จดท าคมอส าหรบการกรอกขอมลออนไลน พรอมจดอบรมวธการใชงานส าหรบ ทกหนวยงาน

น าผลการกรอกขอมลในระบบฐานขอมลดานการวจย เสนอในทประชม “คณะกรรมการประสานงานบรหารมหาวทยาลย” เพอใหผบรหารของแตละหนวยงานไดรบทราบ และกระตนใหนกวจยภายในหนวยงานของตน กรอกขอมลอยางสม าเสมอ (ควรก าหนดเปน ทกไตรมาส)

King Mongkut’s University of Technology Thonburi

University Research 54

จบการน าเสนอ ขอบคณคะ

Q & A