komunikasi dalam prilaku organisasi

KOMUNIKASI

Oleh: Tameng Nabaga, Siti Syahsudarmi, Adri

PERILAKU ORGANISASI

PENGERTIAN KOMUNIKASIAdalah proses yang meliputi transfer makna

dan pemahaman makna (SP.Robbins)Adalah proses pengiriman ide atau pikiran,

dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown)

Adalah proses penyaluran informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (K.Davis)c

FUNSI KOMUNIKASI• Kontrol

Komunikasi dengan cara-cara tertentu bertindak untuk mengontol perilaku anggota. Organisasi memiliki hierarki otoritas dan garis panduan formal yang wajib ditaati oleh karyawan

• Motivasi Komunikasi menjaga motivasi dengan cara menjelaskan kepada

para karyawan mengenai apa yang harus dilakukan, seberapa baik pekerjaan mereka dan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja

• Ekspresi Emosional Komunikasi menyediakan jalan keluar bagi ekspresi emosional

dari perasaan-perasaan dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial

• Informasi Komunikasi memberikan informasi yang dibutuhkan oleh individu

dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan cara menyampaikan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif yang ada

MODEL PROSES KOMUNIKASI

PROSES ARAH KOMUNIKASIKomunikasi Vertikal

Komunikasi Superior-Subordinate (Atasan-Bawahan)

Komunikasi Subordinate- Superior (Bawahan-Atasan)

Komunikasi Lateral Komunikasi Interaktif

(Antara orang-orang yang setingkat)

PROSES KOMUNIKASI ANTARPERSONALORAL COMMUNICATION

(Komunikasi Lisan) PIDATO, WAWANCARA, DISKUSI, BERCAKAP

WRITTEN COMMUNICATION (Komunikasi Tertulis) E-MAIL, SURAT, SMS, GAMBAR

NON-VERBAL COMMUNICATION (Komunikasi Non-Verbal) SIKAP TUBUH, GERAKAN, GERAK ISYARAT, KONTAK MATA, EKSPRESI

WAJAH, PENAMPILAN PRIBADI, SUARA (INTONASI)

PROSES KOMUNIKASI ORGANISASIJARINGAN KELOMPOK KECIL FORMALJARINGAN KOMUNIKASI INFORMASIKOMUNIKASI BERBANTUAN KOMPUTERMANAJEMEN PENGETAHUAN

JARINGAN KELOMPOK KECIL FORMAL

• Jaringan Rantai secara kaku mengikuti rantai komando formal. Jaringan ini mewakili saluran komunikasi yang dapat dapat ditemui organisasi yang kaku

• Jaringan Roda bergantung pada satu jaringan figure sentral

• Jaringa Seluruh Saluran memungkinkan semua anggota kelompok berkomunikasi

MASALAH KOMUNIKASI FORMAL Terlalu banyaknya jumlah informasi dalam

aliran informasi:1. Overload (Berlebihan)2. Distortion (Penyimpangan)3. Omission (Penghilangan)

Lingkungan Kerja yang menimbulkan kesulitan dalam komunikasi.

“Mata Rantai” terlalu panjang.

JARINGAN KOMUNIKASI INFORMASI

• Jaringan Komunikasi Informal ditangkap dari informasi grapevine (desas desus/kabar angin/kabar burung/surat kaleng)

• Resources berasal dari management, employee dan committee

• Jaringan Komunikasi Informal digunakan untuk kepentingan pribadi atau kelompok

JARINGAN KOMUNIKASI INFORMASI

KOMUNIKASI INFORMALCiri : Penyebarannya cepat sekali,

sebab : Terjadi secara berantai Tidak dibatasi oleh Struktur Organisasi Bentuk Jaringan :1. Single Strand (pemicu)2. Gossip (semua/issue)3. Probability (acak/kemungkinan)4. Cluster (pilih-pilih/rangkaian)

STRATEGI MENGATASI RUMORREFUTATION (Sangkalan) TOLERANCE (Membiarkan)STORAGE (Perlawanan)NO RESPONSE (Tidak Merespon)

KOMUNIKASI BERBANTUAN KOMPUTER

• E-mail, menggunakan internet untuk menyampaikan dan menerima teks serta document

• Pesan Instan, pada dasarnya adalah e-mail real-time

• Koneksi Internet, merupakan jaringan informasi pada organisasi terpisah

• Koneksi Ekstranet/Intranet, merupakan komunikasi jauh dalam daerah sama

• Video Confrence, melakukan pertemuan via layer

MANAJEMEN PENGETAHUAN Managemen

Pengetahuan merupakan suatu proses untuk mengorganisasikan dan mendistribusikan pengetahuan kolektif suatu organisasi sehingga informasi yang tepat disampaikan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat

KEKAYAAN INFORMASI

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Pendengar (penerima pesan)

Menginterpretasikan dan menangkap berita (ide) yang disampaikan tepat seperti apa yang dimaksud oleh pembicara (pengirim pesan)

Sumber Kesalahan dalam Komunikasi :1) Orang / Individu2) Timing / Waktu / Kondisi3) Jarak / Distance 4) Media

PENTINGNYA KOMUNIKASI YANG EFEKTIFKomunikasi adalah proses dimana

fungsi-fungsi Management (Planning, Organizing, Actuiting, Leading, Controlling) dilaksanakan.

Komunikasi adalah sarana /media untuk mengaktualisasikan segala pengetahuan dan keterampilan seorang manager.

Komunikasi adalah kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.

HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF

• PENYARINGAN• PERSEPSI SELEKTIF• KELEBIHAN INFORMASI• EMOSI• BAHASA• KESULITAN KOMUNIKASI

PENYARINGAN

Penyaringan (filtering) merujuk pada upaya pengiriman yang dengan sengaja memanipulasi informasi sehingga akan lebih nyaman bagi penerima.

PERSEPSI SELEKTIF

Secara selectif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi mereka

KELEBIHAN INFORMASI

Kelebihan informasi (information overload) akan cendrung untuk membuang, mengabaikan, mengalihkan atau melupakan informasi tersebut

EMOSI

Emosi merupakan faktor yang bisa membuat informasi menjadi subjektif. Ketika emosi seseorang menjadi riang akan berbeda disaat seseorang tersebut dalam emosi yang sedih

BAHASA

Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur, pendidikan dan latar belakang serta kultur merupakan variable yang berbeda dan menonjol

KESULITAN KOMUNIKASI

Hambatan komunikasi yang terberat adalah kesulitan komunikasi. Diperkirakan 5-20 persen dari populasi di dunia menderita kesulitan komunikasi.

MENINGKATKAN COMMUNICATION SKILLSKeterampilan MenyimakKeterampilan Melakukan WawancaraKeterampilan Memimpin RapatKeterampilan Melakukan Presentasi

CARA MENYIMAK YANG EFEKTIFBerhenti berbicara Hilangkan KeteganganTunjukkan Perhatian AndaSingkirkan Hal-hal yang mengganggu

Perhatian.Tunjukkan EmpathyBersikaplah SabarTidak Bersikap EmosionalAjukan pertanyaan secara kritis

MENYIMAK & MASALAHNYA Merupakan proses mendengar,

mengikuti, memahami, mengevaluasi dan menanggapi pesan-pesan yang disampaikan.

Sebab Penyimakan yang tidak Efektif :1. Lebih Banyak Bicara2. Sindrom Hiburan3. Mengutamakan Prasangka4. Tidak Kritis5. “Hard Subject” Phobias 6. Terpengaruh Gangguan

ISU DALAM KOMUNIKASIHAMBATAN KOMUNIKASI ANTAR JENISSIKAP DIAM DALAM KOMUNIKASIKOMUNIKASI ALA POLITIKKOMUNIKASI LINTAS KULTURAL

HAMBATAN KOMUNIKASI ANTAR JENISWanita berbicara dan mendengar

suatubahasa hubungan dan keintimanKebanyakan wanita melakukan

negosiasi dan dukungan dalam style komunikasi mereka

Pria berbicara dan mendengar suatu status, kekuasaan dan kebebasan

o (penelitian Deborah Tannen, hal 30-31)

SIKAP DIAM DALAM KOMUNIKASISikap diam dalam komunikasi atau

uncommunicative akan berdampak negatif akan hilangnya bagian vital dari pesan.

Dilain pihak, sikap diam bagi komunikator adalah cara cermat untuk menghindari dari kesalahan dalam pengambilan keputusan dan memberikan banyak ruang untuk memikirkan keputusan

KOMUNIKASI ALA POLITIK Secara sederhana, komunikasi politik (political

communication) adalah komunikasi yang melibatkan pesan-pesan politik dan aktor-aktor politik, atau berkaitan dengan kekuasaan, pemerintahan, dan kebijakan pemerintah. Dengan pengertian ini, sebagai sebuah ilmu terapan, komunikasi politik bukanlah hal yang baru. Komunikasi politik juga bisa dipahami sebagai komunikasi antara ”yang memerintah” dan ”yang diperintah”.

Mengkomunikasikan politik tanpa aksi politik yang kongkret sebenarnya telah dilakukan oleh siapa saja: mahasiswa, dosen, tukang ojek, penjaga warung, dan seterusnya. Tak heran jika ada yang menjuluki Komunikasi Politik sebagai neologisme, yakni ilmu yang sebenarnya tak lebih dari istilah belaka.

KOMUNIKASI LINTAS KULTURALHAMBATAN KULTURAL

Hambatan yang disebabkan sematikKata-kata yang memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda

Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kataKata-kata menyiratkan hal yang berbeda dalam bahasa yang berbeda

Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada bicaraDalam beberapa kulture kata bersifat formal dan informal dalam kulture lain

Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsiOrang yang berbicara dengan bahasa berbeda sebenarnya memandang dunia dalam cara yang berbeda pula

KOMUNIKASI LINTAS KULTURALKONTEKS KULTURAL

Konteks Kultural Tinggi Kultur yang sangat mengandalkan petunjuk-petunjuk non-verbal dan situasional yang subtil dalam komunikasi

Konteks Kultural RendahKultur yang sangat mengandalkan kata-kata untuk menyampaikan makna dalam komunikasi

KOMUNIKASI LINTAS KULTURALPADUAN KULTURAL

Asumsi perbedaan hingga kesamaan ditemukan

Tekanlah deskripsi alih-alih interpretasi atau evaluasi

Praktikkan empatiPerlakukan interprestasi anda sebagai

hipotesis kerja

UPAYA MANAGER UNTUK BERKOMUNIKASI EFEKTIF

Sensitivity to receiverAwareness of symbolic

meaningCareful timingFeedbackFace to face

communicationNonverbal cuesReinforcing words with

actionSimple language

• Sensitivitas ke penerima

• Menyadari arti simbolis• Memahami waktu• Saran atau masukan• Tatap muka dalam

komunikasi• Isyarat nonverbal• Memperkuat kata-kata

dengan tindakan• Bahasa simpel

FUNGSI WAWANCARABAGI SEORANG MANAGERPengumpulan Informasi dari bawahanPenerapan Empowerment dalam

Pengambilan Keputusan.Membantu bawahan untuk menyelesaikan

masalah yang dihadapi dalam pekerjaan.Pembinaan Disiplin BawahanEvaluasi Hasil PekerjaanPenilaian calon pegawai

KESALAHAN DALAM WAWANCARAEFEK HALOPERTANYAAN YANG MENGARAHKANBIAS INDIVIDUALDOMINASI PEWAWANCARA

CARA WAWANCARA YANG EFEKTIFActive Listening terhadap apa dan

bagaimana yang diwawancarai berkomunikasi.

Teliti memperhatikan sinyal /tanda-tanda non verbal.

Selalu ingat akan tujuan wawancara.Memberikan pertanyaan terstruktur dan

tidak terstruktur secara seimbang.Menghindari kesimpulan yang tergesa-

gesa.

MEMBERI FEEDBACK YG EFEKTIF BAGI BAWAHANBerikan feedback secara khusus (spesifik).Feedback pertama kali sebaiknya

dilakukan melalui face to face.Berikan feedback secara terus terangBerikan feedback pada saat yang tepat

(timing)Feedback berhubungan dengan perilaku

bukan “personal”.Berikan Feedback secara interaktifBerikan Feedback secara seimbang :

verbal-non verbal.

MASALAH RAPAT YANG PALING UMUMTidak ada tujuan atau agenda pokokTidak ada kesiapan dari peserta rapat.Rapat sering terlambat dimulai.Persiapan tempat rapat yang buruk.Rapat terlalu lama Rapat didominasi peserta tertentu.Tidak ada hasil atau tindak lanjut dari rapat

PENYEBAB RAPAT YANG TERLALU LAMAKepemimpinan tidak efektifBanyak interupsiMembiarkan diskusi bertele-tele dan

menyimpang

“DOSA” PEMIMPIN RAPATMendominasi rapatPersiapan yang burukMembiarkan rapat menyimpangMembenci pertanyaan-pertanyaanMembiarkan selingan humor yang

berlebihan.Melecehkan anggota kelompokMentoleransi interupsi.

MEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIFMengendalikan keaktifan berbicara yang

berlebihan.Mendesak orang yang pendiam untuk

berbicara.Melindungi anggota baru yang yuniorMendorong pernyataan gagasan.Menekan kecenderungan mematikan

gagasan.Meningkatkan jenjang senioritas.Menutup rapat dengan nada yang positif.

PENGENDALIAN DIRIPEMIMPIN RAPATJangan mendominasi rapat.Mempersiapkan rapat dengan baik.Mengendalikan rapat yang menyimpang.Jangan membenci pertanyaan-pertanyaan.Jangan biarkan gangguan humor yang

berlebihan.Jangan pernah melecehkan anggota

kelompok.Hindarkan interupsi.

KOMUNIKASI BISNIS BENTUK KOMUNIKASI BISNIS :

1. Public Speaking2. Presentation Speaking

PENTINGNYA PRESENTASI 1. Efisiensi2. Efektivitas3. Pengaruh

MERENCANAKAN PRESENTASI MENGKAJI TUJUAN MENGANALISIS AUDIENCE MENGORGANISASIKAN PESAN MERENCANAKAN DUKUNGAN

MULTIMEDIA.

MELAKSANAKAN PRESENTASI MEMBANGUN PERHATIAN PERTAMA YANG

MENYENANGKAN MENYAMPAIKAN PESAN:

1. Pemilihan Kata2. Penggunaan Gaya Bahasa3. Menggunakan Kiasan

PENGGUNAAN KOMUNIKASI NON VERBAL

Terimakasih