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Konzeption eines effizienten Tumorboard-Management-Systems
Hübner A, Vera Gumpp, Bischoff M, Barleben JF, Prof. Dr. Opitz OGTumorzentrum Ludwig Heilmeyer – CCCF
19. Informationstagung Tumordokumentation
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation
Übersicht
Tumorboard: Rolle, Prozesse
Anforderungen
Konzeption
Umsetzung
Erste Erfahrungen mit dem Pilotprojekt
Fazit
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 3 / 14
Rolle interdisziplinärer Fallkonferenzen ("Tumorboa rds") in der onkologischen Krankenversorgung
Optimierung der Behandlung durch gemeinsame fachübergreifende Therapieplanung
Qualitätsmerkmal: hohe Anzahl von Patienten in Tumorboards
Qualitätsmerkmal: hoher Umsetzungsgrad der Tumorboard-Beschlüsse
Kernleistung zertifizierter Organtumorzentren (kosteni ntensiv)
Patient
Pathologe
Chirurg Hämatologe
Radiologe
Strahlentherapeut
Gastroenterologe
……
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 4 / 14
Zentrale Anmeldestelle
Patientenliste (zur Vorbereitung durch die festen Teilnehmer)
Ablaufschema interdisziplinärer Tumorfallbesprechun gen
Tumoranamnese, Fragestellung
Diskussion im Teilnehmerkreis des Tumorboards (vor Ort, virtuell)
Beschlussprotokoll pro Patient
Umsetzungskontrolle, Statistiken
Anmeldender/Vorstellender Arzt
Anmeldefrist
Dokumentation der Maßnahmen
Tumorpatient erfüllt Kriterien
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 5 / 14
Variabilität der Durchführung
Fehlende oder unklare Kriterien für die Fallvorstellung oder "alle"
Anmeldung per Mail, Fax, Telefon, mündlich
Zugang zu Patientenlisten: Mail, WORD-Dokument, zentral abrufbar im KIS-Terminkalender, auf Folie im Board etc.
heterogene Teilnehmerschaft, z. B. fehlende Oberärzte einzelnerDisziplinen
uneinheitliche oder fehlende Beschlussprotokolle
Erfassung der Beschlüsse als Freitext oder strukturiert
Umsetzungskontrolle nur punktuell (z. B. Strichlisten) oder gar nicht
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 6 / 14
Redundante Tumorinformationen im klinischen Alltag
Tumorboard-Anmel-dung / Protokoll
- Diagnosedetails- bisheriger Verlauf- erfolgte Maßnahmen- Vorstellender Arzt- Fragestellung
strukturiert-/ kodiertund Freitext
Klin. Krebsregister:
- Diagnosedatum- Lokalisation- Histologie- Stadium- bisherige Diagnostik- bisherige Therapien- bisheriger Verlauf
strukturiert, kodiert
Arztbrief vom … :
- Diagnosedatum- Lokalisation- Histologie- Stadium- bisherige Diagnostik- bisherige Therapien- bisheriger Verlauf
Freitext
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 7 / 14
Tumorboard-Anmeldung postoperativ: Freitext – strukturiert (Beispiel)
Freitext:
schlecht differenziertes, invasiv-lobuläres Mammakarzinom, Östrogenrezeptor-positiv, Progesteronrezeptor positiv, BET am 17.04.2008, tumorfreie Resektionsränder, keine Lymphgefäß-, Veneninvasion, 2 cm Durchmesser, 17 Lymphknoten untersucht, alle tumorfrei, keine Fernmetastasen
meist gemischt: Freitext und kodierte Informationen, z. B. TNM
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 7 / 14
Tumorboard-Anmeldung postoperativ: Freitext – strukturiert (Beispiel)
Freitext:
schlecht differenziertes, invasiv-lobuläres Mammakarzinom, Östrogenrezeptor-positiv, Progesteronrezeptor positiv, BET am 17.04.2008, tumorfreie Resektionsränder, keine Lymphgefäß-, Veneninvasion, 2 cm Durchmesser, 17 Lymphknoten untersucht, alle tumorfrei, keine Fernmetastasen
meist gemischt: Freitext und kodierte Informationen, z. B. TNM
strukturiert / kodiert:
17.04.2008 5-871.y
C50.4, 8520/3
ER+, PR+, R0, L0, V02 cm, pT2 pN0(0/17) cM0
aus dem klinischen Krebsregister, Text-Dekodierung möglich
Voraussetzung: sehr zeitnahe Dokumentation
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 8 / 14
Arbeitsteilige Tumordokumentation am CCCF
Stammdaten
PathologiesystemAbteilung A
Chirurgie
Innere Medizin
Ambulanz
KKR
KIS
Diagnosedetails
Operation
Chemotherapie
Strahlenheilkunde Strahlentherapie
TB-Umsetzungskontrolle
Sonstige Therapien Abteilung D
Vitalstatus
OPS-Codes aus KIS
Beschlossene Maßnahmen Tumorboard (TB)
Abteilung B Diagnostik 1
Diagnostik 2 Abteilung C
Abteilung E Sonstige Maßnahmen
Nachsorge / Verlauf
Organtumorzentrum
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 9 / 14
Prozessanforderungen
zentrales Anmeldeportal, von jedem Arbeitsplatz aus zugänglich � KIS Order Entry oder Intranet
Möglichkeit zur Patientenanmeldung durch externe Ärzte� Anmeldeportal im Internet
zentral einsehbare Liste der angemeldeten Patienten� Liste im webbasierten Anmeldeportal
Minimierung zusätzlichen Dokumentationsaufwands � Schnittstellen zur Datenbank des klinischen Krebsregisters
zentral einsehbares Tumorboard-Protokoll für Berechtigte � Transfer des Protokolls in die elektronische Patienten-Akte
Generierbarkeit von Protokollen und statistischen Auswertungen � strukturierte Dokumentation von Beschlüssen
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 10 / 14
Auswertungsanforderungen - Beispiele:
Anzahl der tatsächlich umgesetzten Maßnahmen in % der vorgeschlagenen Maßnahmen
Anzahl der anwesenden Vertreter der Fachdisziplinen mit Funktionsstufen in den Tumorboards
Anzahl Präsenzen pro Teilnehmer (z. B. zur Kontrolle zustehender Fortbildungspunkte, zur Kalkulation der Kosten pro Disziplin)
Anzahl beschlossener Maßnahmen vom Typ X, z. B. Zahl der vorgeschlagener Studienaufnahmen
Anzahl vorgestellter Patienten (präoperativ, postoperativ) in % der Gesamtzahl der behandelten Patienten mit gleicher Krankheit
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 11 / 14
CCCF-Konzept 1
Anmeldung von Patienten über ein Intranet-Portal
Abruf von Daten des klinischen Krebsregisters (KKR) falls fehlend � Freitext-Anmeldeauftrag an Zentrumsdokumentar
Zentrumsdokumentar bearbeitet Anmeldeaufträge und erfasst / ergänzt Daten im klinischen Krebsregister, soweit möglich,anhand vorhandener Befunde, Briefe etc.
Anzeige der Liste der angemeldeten Patienten (teil-anonymisiert)
Anzeige der Anmeldedaten inkl. KKR-Daten während des Tumorboards
Erfassung der geplanten Maßnahmen während des Tumorboards in strukturierter Form durch Zentrumsdok.; Minimierung von Freitext
Generierung eines strukturierten Protokolls jeweils am Ende der Fallbesprechung möglich, wenn strukturierte Daten bereits erfasst
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 12 / 14
Tumorboard-Beschlüsse: Freitext – strukturiert (Beis piel)
Freitext:Bestimmung des Herceptin-Rezeptors (Her2-neu); wenn positiv, Immuntherapie mit Trastuzumab
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 12 / 14
Tumorboard-Beschlüsse: Freitext – strukturiert (Beis piel)
Freitext:Bestimmung des Herceptin-Rezeptors (Her2-neu); wenn positiv, Immuntherapie mit Trastuzumab
Strukturiert / kodiert:1) Maßnahme : Immunhistochemie (1-995.2)
Bezug : PrimärtumorGewichtung : definitivFreitext : HER2-neu
2) Maßnahme : Immuntherapie (8-547.1, 6-001.7)Bezug : Primärtumor Gewichtung : abhängig von 1)Freitext : Trastuzumab
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 12 / 14
Tumorboard-Beschlüsse: Freitext – strukturiert (Beis piel)
Freitext:Bestimmung des Herceptin-Rezeptors (Her2-neu); wenn positiv, Immuntherapie mit Trastuzumab
Strukturiert / kodiert:1) Maßnahme : Immunhistochemie (1-995.2)
Bezug : PrimärtumorGewichtung : definitivFreitext : HER2-neu
2) Maßnahme : Immuntherapie (8-547.1, 6-001.7)Bezug : Primärtumor Gewichtung : abhängig von 1)Freitext : Trastuzumab
Erforderlich:kodierte Erfassung der Daten durch geschultes Personal�� "Tumorboard"-Dokumentar bzw. "Zentrumsdokumentar"
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 13 / 14
Erste Erfahrungen mit der Pilotanwendung:
Erfassung aller angemeldeten Patienten im klinischen Krebsregister (KKR) vor dem Tumorboard nicht gewährleistet:
- Anmeldungen oft nicht fristgerecht, dadurch Zeit für die Erfassung der Fälle im KKR zu knapp
- Nachmeldungen während des Tumorboards
Informationslage in der elektronischen Akte bei präoperativer Anmeldung oft dünn (ggf. externe Befunde noch nicht gescannt)
Zeitrahmen pro Fall während des Tumorboards z. T. zu kurz, Beschlussdiktat für sofortige Strukturdokumentation
Abhängigkeit des Verfahrens von der Erfahrung, Routine und Präsenz des Tumorboard-Dokumentars � Vertretungsproblematik
Andreas Hübner (CCCF) – 19. Informationstagung Tumordokumentation 14 / 14
duales System erforderlich (Anmeldung mit strukturierten oder Freitextdaten)
Integration von KKR-Daten in Anmeldung / Protokoll nicht als Voraussetzung, sondern nur als Option anbieten
ohne Ablaufdisziplin (z. B. Einhaltung der Anmeldefrist)keine zeitnahe Datenstrukturierung möglich
on-Board-Protokoll eher als Freitext realistisch
Fazit für die Weiterentwicklung - CCCF-Konzept 2
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