kumalive 2-2013
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Mehr Durchblick in Finance und Controlling
2/2013Das Kundenmagazin der KUMAVISION
KUMAlive
gegangenAuf den Grund
Alles erkanntPDS bildet Handel & Servicemit KUMAVISION trade ab
Fit für SEPAKUMAVISION unterstütztKunden bei der Umstellung
Immer in BewegungIndunorm beschleunigt Prozessemit KUMAVISION factory
Editorial
Markus Schrade
Vorstand KUMAVISION AG
News 3
Titelthema 4
Auf den Grund gegangen
Mehr Durchblick in Finance und Controlling
Titelthema 7
Business Intelligence mit TiefgangKUMAVISION professionalisiert BI-System bei Hodey
HerausgeberKUMAVISION, Zentrales Marketing Oberfischbach 3 · 88677 Markdorf Telefon: 0 75 44 / 9 66 -3 00 · Fax: 0 75 44 / 9 66 -1 01 info@kumavision.com · www.kumavision.comAusgabe 2/2013 · Auflage: 7.500 Erscheinungsweise: 2-mal jährlich
Konzeption, Redaktion und GestaltungKE-COMMUNICATION Silberburgstraße 50 · 72764 Reutlingen Tel. 07121 / 1666-0 · Fax 07121 / 1666-16 www.ke-communication.de
Nachdruck nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Redaktion sowie Angabe der Quelle und Belegexemplar.
BildnachweisTitel/Seite 2, 4, 5: © fotolia/Irochka; © iStockphoto/Predrag Vuckovic; S. 6: © fotolia/ Christian Schoettler; S. 12: © fotolia/SP-PIC
Referenz 16
Alles erkannt
PDS bildet Handel und Service mit KUMAVISION trade ab
Abgefragt 18
Fünf Fragen zu:Agiles Projektmanagement
KUMAinfo 19
Standorte, Veranstaltungen, Webcasts
InhaltReferenz 8
Immer in BewegungIndunorm beschleunigt Prozesse mit KUMAVISION factory
Referenz 10
Zeit zum DurchatmenDie ResMed GmbH & Co. KG arbeitet seit fünf Jahren mit KUMAVISION med
ERP aktuell 12
Fit für SEPAKUMAVISION unterstützt Kunden bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlungsverfahren
Referenz 14
Zentrale Informations drehscheibeMicrosoft Dynamics CRM optimiert die Ver-triebsprozesse bei Hoffmann-Verpackungen
Impressum
2 KUMAlive 2/13
Liebe Leserin, lieber Leser,
wollen Sie den Dingen auf den Grund gehen? Natürlich wissen Sie mehr über Ihr Unternehmen, als es
von außen je einer könnte. Und doch reicht das manchmal nicht. Denn wer Weichen für die Zukunft
stellen muss, darf sich nicht nur auf die Bewertung abgeschlossener Vorgänge verlassen. Er muss vor
allem Konsequenzen prognostizieren, die sich aus aktuellen Entwicklungen ergeben. Und hier geht es
nur mit höchster Transparenz in Finance und Controlling. In welcher Form und in welchem Umfang
ist eine Frage, die für jedes Unternehmen individuell beantwortet werden muss. Deshalb verfügt
KUMAVISION über ein Team von Finance-Experten, die Sie kompetent beraten. Lesen Sie mehr dazu
im Titelthema der aktuellen KUMAlive.
Beratungs- und Umsetzungskompetenz – damit gehören wir seit vielen Jahren
schon zu den stärksten Microsoft-Partnern für Business-Solutions im deutsch-
sprachigen Raum. In unseren Artikeln berichten unsere Kunden von ihren Erfah-
rungen aus der Praxis mit den ERP- und CRM-Lösungen der KUMAVISION.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen wie immer angeregtes Lesen.
3
News
Kurz notiert
KUMAlive 2/13
Die KUMAVISION AG zählt seit Jahren zu den erfolgreichsten deutschen Microsoft-Partnern im Bereich Business-Lösun-gen. Auch im abgelaufenen Geschäftsjahr festigte die KUMAVISION ihren Status als eines der stärksten Unternehmen in diesem Segment. Bei der Evaluation aller deutschen Microsoft-Dynamics-Partner erreichte KUMAVISION den zweiten Platz im Ranking der erfolgreichsten Unternehmen. Diese Leistung zahlt sich auch für die Kunden der KUMAVISION aus: Das Unternehmen gehört erneut dem exklusiven Executive Board (DEXEC) an, das Zugang zu aktuellsten Informationen rund um Dynamics NAV und CRM verschafft und engen Kontakt mit dem Microsoft-Management gewährt.
Der Healthcare-Bereich der KUMAVISION hat das jährliche Überwachungsaudit erfolgreich absolviert. Die H+S GmbH, akkreditierte Zertifizierungsstelle mit Schwerpunkt Gesundheitswesen, bestä-tigte, dass es keinerlei Beanstandungen oder Abweichungen von der Norm gibt. Schwerpunkte des Audits waren Kommuni-kation und Dokumentation, Reklamations-
management sowie die Bereiche Management und Ressourcen. „Das positive Ergebnis des Audits zeigt, dass die KUMAVISION auch im Qualitäts-management hervorragend aufgestellt ist. Unsere Kunden profitieren von unse-rer ausgezeichneten Prozesssicherheit“, erklärt Thomas Brauchle, Bereichsleiter Healthcare.
· ABUS Seccor GmbH, Ottobrunn
· aktion hoffnung, Augsburg
· Alltrucks GmbH & Co. KG, München
· Alois Müller GmbH, Memmingen
· Anticimex AG, Zürich (CH)
· AQ Implants GmbH, Grevesmühlen
· Back Stickers GmbH, Waltershausen
· Bürkle Metall GmbH, Bad Bellingen
· DC plus Beteiligungs GmbH, Ammerbuch
· Dionex Benelux B.V., Amsterdam (NL)
· Dr. Langer Medical GmbH, Waldkirch
· egf - Eduard G. Fidel GmbH, Pforzheim
· FuG Elektronik GmbH, Schechen
· Göppel Bus GmbH, Nobitz
· HB-THERM AG, St. Gallen (CH)
· JET Services Marketing, Bad Homburg
DIN/ISO 9001:2008 Audit für KUMAVISION med
Top-Platzierung im Microsoft-Ranking
Willkommen an Bord!
· JOTEC s.r.l Italia, Mailand (IT)
· Kelch GmbH, Weinstadt
· Kemapack GmbH, Landsberg
· KMS Autohof-Betriebsgesellschaft mbH, Nordhorn
· Kraemer Baumaschinen GmbH & Co. KG, Rheda-Wiedenbrück
· LEGIC Identsystems AG, Wetzikon (CH)
· Liebherr-Mining Equipment Colmar SAS, Colmar (F)
· Lorraine Profilés, Faulquemont (F)
· LUDO PACKT GmbH & Co. KG, Jettingen- Scheppach
· MABEG Systems GmbH, Mörfelden-Walldorf
· MAC Aggregate GmbH, Crailsheim
· Messebau Keck GmbH, Weil der Stadt
· Microsens GmbH & Co. KG, Hamm
· ORMED GmbH, Freiburg
Wir begrüßen unsere neuen Kunden, die sich in den letzten Monaten für KUMAVISION entschieden haben.
· Orthomed GmbH, Leipzig
· Pieter van Weenen & Co. GmbH, Waldkirch
· Re:Sources Germany GmbH, Düsseldorf
· SERIKON Holding GmbH, Reutlingen
· SFM Hospital Products GmbH, Berlin
· Sharing Matters B.V., Zandvoort (NL)
· Sistra-Tec OHG, Ravensburg
· Sotax AG, Allschwil (CH)
· Südpack Verpackungen GmbH, Ochsen- hausen
· TransConnect Unternehmensberatungs- und Beteiligungs AG, München
· VEOLIA INDUSTRIE-REINIGUNG, Dormagen
· VWS Befestigungstechnik GmbH, Lichtenstein
· Wieland Espana S.A., Sta. Perpètua de Mogoda (ES)
· World Courier (Switzerland) SA, Zürich (CH)
Microsoft hat das neue Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 vorgestellt. Zu den wichtigsten Neuerungen gehört die Anbindung an MS Office 365. Sie macht es für den Anwender noch einfacher, Informationen aus Dynamics NAV zu bearbeiten und so z.B. auch Massendaten-änderungen in Excel durchzuführen. Verbesserungen gibt es ebenfalls beim Cash Management und der Liquiditätssteuerung. Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 kann künftig ganz traditionell als On-Premise-Lösung oder aber auch als Cloud-basierte Lösung zum Einsatz kommen. Das neue Release ist voraussichtlich von Ende Oktober an erhältlich. Ausführliche Informationen hierzu gibt es in der nächsten Ausgabe der KUMAlive und auf dem Kundenforum 2014.
Vorankündigung: Microsoft Dynamics NAV 2013 R2
4 KUMAlive 2/13
Titelthema
gegangenAuf den Grund
Mehr Durchblick in Finance und Controlling
5KUMAlive 2/13
Gerade der deutsche Mittelstand muss sich im glo-
balen Wettbewerb behaupten und jeden Tag noch
effizienter und noch beweglicher werden. Liefer-
ketten, Produktionsabläufe, Logistik: Alles wird komplexer
und bleibt dank leistungsfähiger ERP-Systeme dennoch
beherrschbar. Doch in diesen hochkomplexen IT-Systemen
liegt auch eine zentrale Herausforderung: Sie produzieren
Millionen von Datensätzen. Es entstehen vielschichtige
Zahlengebilde, aus denen sich theoretisch der Status des
gesamten Unternehmens ablesen ließe. Aber wie? Und auf
welche Zahlen kommt es an?
Reines Finanzcontrolling ist zu wenigNatürlich geht es in erster Linie um die Frage, ob die Firma
profitabel arbeitet. Über ein solides Finanzcontrolling lässt
sich das auch mit überschaubarem Aufwand feststellen.
Doch diese Vorgehensweise hat einen entscheidenden Nach-
teil: Sie lässt immer nur einen Blick in die Vergangenheit zu.
Die Rechnungsstellung ist immer der letzte Schritt einer
langen Prozesskette. Stellt der Controller hier ein Minus
fest, findet er die Ursachen dafür in Vorgängen, die Wochen
oder Monate zurückliegen. Diese Fehlentwicklungen kann
das Management dann zwar korrigieren – aber nur mit er-
heblicher Zeitverzögerung. Und das können sich immer
weniger Unternehmen leisten.
Der Blick in die ZukunftViel interessanter ist es für ein Unternehmen, bereits im lau-
fenden Prozess Trends und Entwicklungen zu erkennen und
bei Bedarf gegenzusteuern oder Vorbereitungen für die neue
Situation zu treffen. Sinkt beispielsweise die Maschinenaus-
lastung von 100 auf 80 Prozent, so entdeckt das Finanzcon-
trolling erst Wochen später, dass der Umsatz zurückgeht
und kann auch erst dann nach der Ursache suchen. Über-
flüssige Kapazitäten beispielsweise in der Logistik wurden
da aber schon bereitgestellt. Und auch eine Forcierung der
Vertriebsaktivitäten würde erst mit Verspätung starten. Eine
Business Intelligence-Lösung, die die Maschinenauslastung
als Kennzahl liefert, würde den Rückgang sofort melden
und damit den Handlungsspielraum vergrößern.
Schon vor der Krise investierenDie Vorteile einer leistungsfähigen BI-Lösung liegen also auf
der Hand. Dennoch scheuen sich immer noch viele Unterneh-
men vor der Einführung eines solchen Systems. Denn erst bei
Fehlentwicklungen und Krisen wird ein fehlendes BI-System
schmerzlich vermisst. Es ist aber sinnvoll, bereits zuvor in BI
zu investieren, damit es erst gar nicht so weit kommt. Der
Grund für die zögerliche Haltung vieler Unternehmen liegt
vor allem in dem befürchteten finanziellen und personellen
Aufwand. Und hier geht KUMAVISION mit pragmatischen
Konzepten neue Wege.
Eigene BI-KompetenzEine Besonderheit der KUMAVISION liegt darin, dass sie
BI-Kompetenz im eigenen Haus hat. Während die meisten
ERP-Anbieter mit spezialisierten BI-Unternehmen kooperie-
ren, verfügt KUMAVISION über ein eigenes Finance-Team.
Dieser ganzheitliche Ansatz hat deutliche Vorteile. Denn
die BI-Experten kennen die Branchenlösungen ganz genau
und benötigen für ihr Projekt keinen weiteren ERP-Spezia-
listen. So fällt eine Schnittstelle weg, an der es zu Reibungs-
verlusten und Fehlern kommen kann. Ein weiterer Vorteil
ist, dass sie zielgerichtet in der jeweiligen Branche beraten
können und ihre Kunden von der Kennzahlenevaluation
über die Implementierung bis hin zur Zahlenaufbereitung
in Tabellen, Grafiken oder Dashboards begleiten.
Titelthema
Moderne ERP-Systeme vereinfachen nicht nur die Steuerung von Unternehmensprozessen
durch branchenspezifische Funktionen, clevere Workflows und intelligente Automatismen.
Sie schaffen auch die Grundlage, um mit transparenten Unternehmenszahlen strategische Ziele
sicher zu erreichen. Für die Aufbereitung und Analyse der Zahlen stehen Finanzbuchhaltung,
Controlling sowie Management eine Vielzahl von Werkzeugen zur Verfügung. Die Finance-Exper-
ten der KUMAVISION finden für jedes Unternehmen eine effiziente und kostengünstige Lösung.
6 KUMAlive 2/13
Titelthema
Projektbeschleuniger mit Sofort-NutzenDie ERP-Branchenlösungen der KUMAVISION werden immer
leistungsfähiger. Dies ist für die Unternehmenssteuerung un-
erlässlich. Auch für die Auswertung ist dies ein positiver As-
pekt. Denn je präziser die Ausgangsdaten sind, desto genauer
werden Statusberichte und Prognosen. Die Herausforderung
liegt jedoch darin, die Datenflut wieder in die richtigen Kenn-
zahlen zusammenzuführen. Da KUMAVISION die BI-Lösung
aus einer Hand anbietet, müssen Unternehmen hier nicht von
ganz vorne anfangen: Zu jeder Branchenlösung gibt es ein
vorgefertigtes BI-Grundgerüst, das bereits die am häufigsten
genutzten Kennzahlen aus dem ERP-System herausliest. Die-
se Templates sind der Grundstein für einen agilen Projektan-
satz bei der Einführung. Sie werden installiert und das Unter-
nehmen kann sofort damit arbeiten. Dadurch rechnet sich die
Investition vom ersten Tag an. Auch die späteren Anpassun-
gen erfolgen sehr zielgerichtet und nach präzisen Kunden-
wünschen. Dies ist schneller und qualitativ besser als der
Weg, über Workshops Anforderungen zu definieren, diese zu
programmieren und ein fertiges Ergebnis zu präsentieren.
Microsoft StandardBei der technischen Umsetzung ihrer BI-Lösungen setzt
KUMAVISION neben Microsoft-Standard-Produkten auch auf
Module und Lösungen anderer erfahrener Partner. So brauchen
sich Unternehmen keine Gedanken um die Zukunftssicherheit
ihrer Investition zu machen. Viel wichtiger sind aber die hohe
Integration der einzelnen Komponenten und das perfekte Zu-
sammenspiel. So wird ein Knackpunkt umgangen, an dem viele
BI-Projekte scheitern: die Datenqualität. Die Daten werden an
der Schnittstelle zwischen ERP-System und BI-Datenbank
in einem Zwischenschritt so aufbereitet, dass die Kennzahlen
stets aussagekräftig sind.
Flexibel nach KundenwunschBei der Qualität der BI-Auswertung richtet sich KUMAVISION
ganz nach den Bedürfnissen des Kunden: Das beginnt bei der
einfachen Self-Service-BI, bei der sich der Anwender Auswer-
tungen in Form von automatisierten Benachrichtigungen per
E-Mail geben lässt. Aber auch vollständige Lösungen, die Aus-
wertungen für jede Entscheidungsebene liefern, sind machbar –
perfekt aufbereitet und mit aussagekräftigen Grafiken. Von die-
ser Flexi bilität profitierte auch der Reha- und Orthopädie-
spezialist Hodey AG, der seine BI-Lösung innerhalb weniger
Tage pro fessionalisierte (siehe nebenstehender Artikel).
So funktioniert Business Intelligence
Basis für jede BI-Auswertung ist das Datenmaterial aus dem ERP-System. Um dort die Leistungsfähigkeit nicht zu beeinträchtigen, werden meist über Nacht die entsprechenden Datensätze in eine mehrdimen-sionale SQL-Datenbank überspielt. Bei bestimmten Kennzahlen ist es aber auch möglich, die Daten in kürzeren Zyklen zu aktualisieren – bei den Lösungen von KUMAVISION lässt sich dies frei konfigurieren. In einem Zwischenschritt werden die Daten nach bestimmten Regeln bereinigt, so dass nur valide Datensätze in die Auswertung einfließen. Auf die SQL-Datenbank können verschiedene Programme zugreifen, um das Ergebnis zu visualisieren: Das kann Excel sein, SharePoint oder Reporting Services.
7KUMAlive 2/13
Titelthema
Wenn ein Unternehmen im deutschen Gesund-
heitsmarkt erfolgreich sein will, muss es nicht
nur gute Produkte oder Dienstleistungen
anbieten. Es muss darüber hinaus die komplexen Prozesse
der Abrechnung mit den Krankenkassen beherrschen und
sehr flexibel auf die sich ständig ändernden gesetzlichen
Vorgaben reagieren können. Vor allem aber ist ein hohes
Maß an Transparenz erforderlich, um trotz komplexer
Arbeitsabläufe profitabel zu arbeiten. Ihre Prozesse hat
die VitalCentrum Hodey AG mit Sitz in Kamp-Lintfort
auch dank Unterstützung durch die ERP-Branchenlösung
KUMAVISION med im Griff. Und auch bei der Transpa-
renz machte das Unternehmen keine halben Sachen. Über
die Standardberichte aus Microsoft Dynamics NAV wurde
der Status von aktiven Verkaufsbelegen wie Kostenvoran-
schlägen und Rezeptaufträgen laufend beobachtet. „Bei
rund 136.000 Aufträgen pro Jahr ist das allerdings ziem-
lich zeitaufwändig“, berichtet Clifford Anlahr, Geschäfts-
leiter Finanzen, Waren und Logistik bei Hodey. Deshalb
suchte er nach Möglichkeiten ein effizienteres BI-System
zu etablieren.
Eigene BI-Lösung mit PowerPivotNach einer sorgfältigen Analyse kam er zum Ergebnis, dass
eine professionelle Lösung eines spezialisierten BI-Anbie-
ters für sein Unternehmen mit zu hohen Anfangsinvestitio-
nen verbunden gewesen wäre. Also entwickelte er ein eige-
KUMAVISION professionalisiert
BI-System bei Hodey
nes Analysesystem auf Basis von PowerPivot Excel, das die
Daten aus dem ERP-System auswertete. Dieser Ansatz brachte
bereits einige Verbesserungen, hatte aber noch entscheidende
Nachteile: „Ich musste die Auswertungsläufe jeden Morgen
manuell fahren und auch die Berichte von Hand verteilen“,
erinnert sich Anlahr. Zudem schien ihm das BI-System, das
auf einem isolierten Rechner betrieben und nur unregel mäßig
gesichert wurde, zu risikoreich. Also beauftragte er die
KUMAVISION, sein BI-System zu professionalisieren.
Datenmodell übernommenDie BI-Experten importierten das bestehende Datenmodell
in einen SQL-Server 2012. Durch den Einsatz von Microsoft-
Standardkomponenten wie Reporting Services in Verbindung
mit Analysis Services 2012 Tabular entstand eine rundherum
durchgängige Lösung, die das bestehende System nahtlos
fortführte. Mit einigen Verbesserungen: Der Datentransfer
aus dem ERP-System erfolgt jetzt automatisch über Nacht.
Auch die Berichte werden automatisch verschickt. Und das
System ist jetzt in die Serverlandschaft des Unternehmens
eingebunden und wird automatisch mitgesichert. Die Aus-
wertungen sind dank des übernommenen Datenmodells
gleich geblieben. Eine weitere Funktion kam jedoch hinzu:
Jetzt werden die Datensätze abgespeichert und historisiert.
So können Zahlen verglichen und Verläufe beobachtet werden.
Flexible LösungFür Clifford Anlahr war vor allem die Flexibilität beeindru-
ckend, mit der die BI-Experten der KUMAVISON auf seine
Situation eingegangen sind: „Durch die Übernahme meines
Datenmodells ist eine professionelle BI-Lösung auf Basis
zukunftssicherer Microsoft-Komponenten entstanden. Das
hat letztlich zu einem leistungsfähigen, aber sehr kosten-
günstigen Ergebnis geführt.“ Diese Einschätzung untermau-
ern folgende Zahlen: Die Überführung des Datenmodells in
das neue System dauerte lediglich einen Tag. Die externen
Kosten belaufen sich auf ein Sechzehntel der Kosten, die
eine BI-Lösung eines spezialisierten Anbieters gekostet
hätte. „Und diese hier kann genauso viel“, resümiert Anlahr.
Die VitalCentrum Hodey AG bewegt sich
als Spezialist für Rehabilitation, Orthopädie
und Pflege im komplexen Umfeld des
deutschen Gesundheitsmarktes. Geprägt
wird die Branche von wechselnden Rah-
menbedingungen, hohem Verwaltungs-
aufwand und einem harten Wettbewerb.
Eine akkurate Business Intelligence-Lösung
ist in dieser Branche Pflicht. Um sein be-
stehendes System zu professionalisieren,
stellte das Unternehmen mit Hilfe der
KUMAVISION auf eine Corporate BI-Lösung
auf Basis von Microsoft-Komponenten um.
Business Intelligence mit Tiefgang
8 KUMAlive 2/13
„Unsere ERP-Software war seit über zehn Jahren im Einsatz
und wurde vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt. Uns
war klar, dass wir zur Unterstützung unseres Wachstums-
kurses und zur Verbesserung unserer Lieferfähigkeit eine
neue Lösung benötigen“, erinnert sich Ulrike Dornbusch,
kaufmännische Leiterin bei Indunorm. Das neue ERP-System
sollte dabei neben dem reinen Handelsgeschäft auch die
Fertigung abdecken: „Die konstruktive Betreuung unserer
Kunden und individuelle Anpassung der bestellten Produkte
gehören neben einer hohen Verfügbarkeit der Produkte zu
unseren Kernkompetenzen. Die Fertigung komplexer Linear-
achs- und Handlingsysteme rundet unser Produktportfolio
ab“, ergänzt Dornbusch.
Kompetenz gefragt, KUMAVISION gefundenAuf der Suche nach einem starken ERP-Partner mit erwiese-
ner Kompetenz im Fertigungsumfeld kontaktierte Indunorm
mehrere Microsoft Business-Partner. „In den Präsentationen
konnte KUMAVISION durch kompetente Berater mit Bran-
chenerfahrung überzeugen. Unser Ziel, noch kürzere Liefer-
zeiten durch automatisierte Prozesse zu erreichen, erschien
uns mit der Branchensoftware KUMAVISION factory am
besten umsetzbar“, erinnert sich Dornbusch. Indunorm
deckt mit der integrierten Branchensoftware auf Basis von
Microsoft Dynamics NAV sämtliche Unternehmensbereiche
von Rechnungswesen, Controlling und Personal über Auf-
tragsabwicklung und Fertigung bis hin zu Einkauf sowie
Lager und Logistik ab. Investitions- und Zukunftssicherheit
spielten bei der Auswahl ebenfalls eine wichtige Rolle: „Die
KUMAVISION verfügt über die erforderliche Größe und
Erfahrung, die für uns als mittelständisches Unternehmen
Sicherheit bedeutet.“
Hochregallager mit ERP-AnschlussÜber ein hochmodernes Logistikzentrum mit neun automa-
tisierten KARDEX-Hochregallagern am Standort Duisburg
beliefert Indunorm den europäischen Markt. Die Anbin-
dung der ERP-Software an die Hochregallager stellte für die
Seit 40 Jahren ist Indunorm die erste Adresse für Lineartechnik, Linearachs- und Handling-
systeme und größter europäischer Vertriebspartner für THK Lineartechnik. Über 120 Mitarbeiter
an vier Standorten bedienen Kunden mit Produkten der linearen Bewegungstechnik. Ein starkes
Wachstum, neue Organisationsstrukturen und eine erweiterte Produktpalette ließen die bisher
eingesetzte ERP-Software an ihre Grenzen stoßen.
Referenz
Indunorm beschleunigt Prozesse mit KUMAVISION factory
Immer in Bewegung
KUMAVISION eine zentrale Aufgabenstellung im Projektver-
lauf dar. Neben der Übertragung der Kommissionier- und
Einlagerungslisten war die gleichzeitige, automatische
Verbuchung der Bewegungen in beiden Systemen gefragt.
Der Aufwand für die Entwicklung der Schnittstelle hat sich
gelohnt: „Die Produktivität im Lager konnte durch die voll-
automatisierte Anbindung des ERP-Systems an die KARDEX-
Türme gesteigert werden. Die Lieferzeiten konnten aufgrund
der automatisierten Prozesse weiter verkürzt werden“,
berichtet Dornbusch aus der Praxis.
Effiziente WorkflowsBei der Abbildung der unternehmensspezifischen Workflows
kann KUMAVISION factory seine Stärken als integrierte
ERP-Software voll ausspielen. Nach der Anlage eines Auf-
trags wird ein auftragsbezogener Fertigungsauftrag erstellt.
Hierzu werden verfügbare Komponenten aus dem Lagerbe-
stand ausgewählt bzw. weitere Unteraufträge zur Fertigung
dieser Komponenten erstellt. Falls erforderlich, wird eine
auftragsbezogene Bestellung oder ein Fertigungsauftrag für
Fremdarbeiten erzeugt. Wenn alle Komponenten verfügbar
sind, wird eine VK-Kommissionierung ausgelöst, d. h. es
werden Kommissionierungen für alle zu dem Verkaufsauf-
trag gehörenden Fertigungsaufträge erstellt. Gleichzeitig
wird eine Kommissionierdatei an das automatische Hochre-
gallager (KARDEX) geschickt. Die Datei wird automatisch
wegeoptimiert sortiert, sodass die Kommissionierung des
gesamten Auftrags in kürzester Zeit durchgeführt werden
kann. Die Rückmeldung der entnommenen Artikel erfolgt
im Hintergrund und wird im ERP-System automatisch
verbucht. Die Komponenten werden entsprechend dem
Kundenwunsch gemäß Fertigungsauftrag angepasst und in
KUMAVISION factory fertig gemeldet. Nach der Istmeldung
der Fertigungsaufträge wird automatisch der Lieferschein
gedruckt und die Sendung geht in den Versand. Zur Steige-
rung der Effizienz trägt auch die rollenbasierte Oberfläche
der ERP-Branchen-software bei: Sie stellt nur diejenigen
Funktionen bereit, die der Anwender benötigt. „Die indivi-
duelle Gestaltung der Oberfläche bietet viele Vorteile, auch
wenn sie aufwändig konfiguriert werden muss. Das ist
glücklicherweise aber nur einmal zu Beginn erforderlich“,
sagt Dornbusch. Die Einarbeitung der Mitarbeiter in die neue
Oberfläche wurde daher durch Schulungen unterstützt.
Nahtlose CRM-IntegrationDer Bereich CRM wird bei Indunorm seit Jahren über eine
eigene Software vollständig umgesetzt, die Kundenkontakte,
9KUMAlive 2/13
KUMAlive facts
Eingesetzte Lösung KUMAVISION factory
Herausforderung Automatisierte Anbindung des ERP-Systems an die KARDEX-Hochregallager und das CRM-System
Besondere Effizienz Verbesserte Lieferfähigkeit, ganzheitliche Abbildung der Unternehmensprozesse in KUMAVISION factory
Besuchsergebnisse, Angebote, Wiedervorlagen etc. erfasst.
Um diese Lösung weiter zu verwenden und eine zeit- und
kostenaufwändige Neueinführung im CRM-Bereich zu
vermeiden, wurde ebenfalls eine Anbindung an die ERP-
Software geschaffen. Per Datenexport werden jede Nacht
alle erforderlichen Daten aus KUMAVISION factory in die
CRM-Lösung übertragen. Die Informationen stehen damit
dem Vertrieb in überschaubarer Form jederzeit auch mobil
zur Verfügung.
Reibungslose EinführungAuf die Einführung der neuen ERP-Software blickt Indunorm
positiv zurück. Das Unternehmen schätzte besonders, dass
ein Projektleiter als fester Ansprechpartner jederzeit zur
Verfügung stand. Nicht zuletzt dank der Projektmanage-
ment-Plattform KUMAVISION target, über die Aufgaben
und Kundenfeedback während der gesamten Einführungs-
phase transparent verwaltet werden, konnte der angestrebte
Termin eingehalten werden. „Wir haben eine Reihe von
Experten für die verschiedenen Fachbereiche bei KUMAVISION
kennen gelernt und die Zusammenarbeit mit diesen ver-
läuft sehr professionell. Es wird nicht ‚nur‘ programmiert,
sondern die Prozesse werden im Vorfeld genau analysiert“,
resümiert Dornbusch.
Der positive Gesamteindruck zeigt sich auch darin, dass
weitere gemeinsame Projekte bereits in der Planung sind.
Als nächster Schritt soll das noch vorhandene konventionelle
Hochregallager ähnlich wie die KARDEX-Türme an das ERP-
System angebunden werden. Hierzu werden alle Lagerplätze
mit Barcodes versehen und mobile Handhelds kommen zum
Einsatz. Ebenfalls auf der Agenda steht das Thema Betriebs-
datenerfassung (BDE), um eine auftragsbezogene Nachkalku-
lation zu ermöglichen.
Referenz
Große Produktvielfalt, individuelle Lösungen, kurze Lieferzeiten
10 KUMAlive 2/13
Die ResMed GmbH & Co. KG gehört zur
Gruppe des weltweiten Medizintechnik-
herstellers ResMed Inc., San Diego (USA).
Der Konzern ist Entwickler, Hersteller und
Anbieter von Geräten zur Diagnostik
und Therapie schlafbezogener Atmungs-
störungen sowie zur nicht-invasiven wie
auch invasiven Beatmung. Mit der Ein-
führung von KUMAVISION med vor fünf
Jahren verschaffte sich das Unternehmen
in den eigenen Prozessen Zeit zum Durch-
atmen. Ein Rückblick auf eine erfolgreiche
Partnerschaft.
In Deutschland ist ResMed neben dem klassischen Händ-
lergeschäft auch mit einem Homecare-Unternehmen ver-
treten. Das Unternehmen steht unter anderem im direkten
Kontakt zu Patienten und rechnet die Leistungen größtenteils
mit den Krankenkassen ab. Deshalb waren sich die Verant-
wortlichen des Homecare-Unternehmens von ResMed schnell
im Klaren darüber, dass neben der konzernweit eingesetz-
ten Software von Oracle eine branchenspezifische Lösung
benötigt wird, deren Inhalte und Weiterentwicklung sich
sehr stark an den Änderungen des deutschen Gesundheits-
marktes orientiert. Nach einer sorgfältigen Auswahlphase
entschieden sie sich für KUMAVISION med auf Basis von
Microsoft Dynamics NAV. Dies war der Beginn einer Erfolgs-
geschichte, von der bis heute beide Unternehmen profitieren.
Eine richtige Entscheidung „Wir waren davon überzeugt, dass das Endkundengeschäft mit
seinen komplexen Prozessen eine spezialisierte ERP-Lösung
erfordert“, erinnert sich Eric Paffrath, CFO bei ResMed in
Deutschland. „Wie richtig wir mit dieser Entscheidung lagen,
zeigt der große Erfolg, den wir in den letzten Jahren auch
durch den Einsatz von KUMAVSISION med erreicht haben.“
Die Gründe dafür sieht Eric Paffrath vor allem in den Feldern
Flexibilität, Skalierbarkeit und Transparenz.
Fundament eines effizienten Systems Flexibel zeigt sich KUMAVISION med, wenn es um die Abbil-
dung der Prozesse von ResMed geht. „Als Teil eines globalen
Referenz
Zeit zumDurchatmenDie ResMed GmbH & Co. KG
arbeitet seit fünf Jahren mit
KUMAVISION med
Referenz
11KUMAlive 2/13
Konzerns sind wir darauf angewiesen, auch über
das ERP-System Effizienz zu generieren“, erklärt Eric
Paffrath. Deshalb wurden individuelle ResMed-Prozesse
in KUMAVISION med abgebildet. Beweglichkeit ist auch
bei der Kommunikation mit anderen Systemen erforderlich.
„KUMAVISION med ist ein wichtiges Element unserer sehr
effizienten Softwarelandschaft“, so Eric Paffrath. Beispiels-
weise ist die ERP-Software mit der Telefonie verbunden.
Ruft ein Kunde an, werden alle schon vorliegenden Daten
automatisch auf dem Bildschirm des Mitarbeiters dargestellt.
Dieser muss nicht lange nachfragen und spart pro Anruf ein
bis zwei Minuten ein. „Bei rund 400.000 Anrufen jährlich
kommt da einiges zusammen. Und darüber hinaus können
wir die Anrufer noch besser beraten“.
Eingebunden in das Konzern-ReportingAls Teil eines börsennotierten Konzerns ist es für das deut-
sche Homecare-Unternehmen erforderlich, die Reports aus
dem Finanzbereich pünktlich an die Zentrale zu melden.
KUMAVISION med ist auch auf das Konzern-Reporting bes-
tens vorbereitet. Bereits bei der Vorgangsbearbeitung werden
in KUMAVISION med alle Informationen erzeugt, die zur
Berichterstattung an der amerikanischen Börse nach US-GAAP
benötigt werden. „Da wir die Reports für die Konzernzentrale mit der Branchensoftware automatisch generieren, konnten wir
damit den Zeitaufwand für die Monatsabschlussarbeiten signifi-
kant reduzieren“, erklärt Eric Paffrath.
Homecare-Prozesse werden skalierbarDie Skalierbarkeit der Prozesse ist ein weiterer Punkt, den
Eric Paffrath an KUMAVISION med schätzt: „Diese Lösung
macht ein an sich wenig skalierbares Geschäft besser skalier-
bar.“ Damit spielt er auf die komplexen Strukturen des Home-
care-Geschäfts an. „Wenn ein Homecare-Dienstleister statt
zehn Patienten 100 hat, verzehnfacht sich auch die Zahl der
zu durchlaufenden Prozessschritte, da es sich um singuläre
Vorgänge handelt. Durch die zahlreichen Automatisierungen
und die optimierten Workflows in KUMAVISION med wächst
jedoch der Arbeitsaufwand im Verhältnis dazu betrachtet
deutlich geringer“.
Vertragsmanager statt Excel KUMAVISION med trägt auch zur Transparenz interner Daten
bei ResMed bei. Zentrales Instrument ist dabei der Vertrags-
KUMAlive facts
Eingesetzte Lösung KUMAVISION medHerausforderung Abbildung der Besonderheiten des deutschen Gesund-heitssystems im Rahmen eines internationalen Konzerns Besondere EffizienzEigene Abrechnung mit den Krankenkassen dank hervorragender Datenqualität
manager. Er enthält sämtliche Informationen zu den komplexen
Verträgen mit den Krankenkassen und sorgt in automatisier-
ten Prozessen bzw. gesteuerten Workflows dafür, dass die
entsprechenden Vorgaben jederzeit eingehalten werden. Eric
Paffrath erläutert: „Früher hatten wir die Informationen in
Excel-Tabellen bzw. in Datenbanken hinterlegt – das war mit
einem beträchtlichen Rechercheaufwand verbunden. Mit dem
Vertragsmanager können wir Krankenkassen und Patienten eine
noch höhere Servicequalität bieten. Wir können noch schneller
Informationen zur Verfügung stellen und Auskunft geben“.
Abrechnung ist keine Atomphysik Insgesamt erreicht ResMed dank der sauber strukturierten
Workflows in KUMAVISION med eine sehr hohe Datenqua-
lität. Dies hat zahlreiche positive Effekte. Einerseits lassen
sich gesetzliche Vorgaben wie der Sarbanes-Oxley Act leichter
erfüllen. Andererseits schafft dies eine solide Basis für die
Abrechnung. „Wir verzichten bewusst auf einen Abrechnungs-
dienstleister, denn Abrechnung ist keine Atomphysik. Voraus-
setzung für eine erfolgreiche Abrechnung sind vor allem hohe
Datenqualität und saubere Workflows“.
KUMAVISION med wird auch bei anderen ResMed- Gesellschaften eingeführt Der Erfolg mit KUMAVISION med bei der ResMed GmbH & Co. KG
in Martinsried bei München hat überzeugt. So wurde die Ein-
führung bei der Tochtergesellschaft ResMed Medizintechnik
GmbH in Gremsdorf erst kürzlich abgeschlossen. Auch die
Landesgesellschaft in der Schweiz ist mit der ERP-Software
2013 erfolgreich produktiv gegangen. „Insgesamt sind wir bei
der ResMed GmbH & Co. KG sowie der ResMed Medizintech-
nik GmbH mit der Branchenlösung KUMAVISION med und
unserem Partner, der KUMAVISION, sehr zufrieden“, resümiert
Eric Paffrath.
Eric Paffrath, CFO bei ResMed in Deutschland
12 KUMAlive 2/13
Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum SEPA
(Single Euro Payments Area) ist bereits seit 2008
für Überweisungen und seit 2009 für Lastschriften
nutzbar. Gerade bei Lastschriften gilt es, einige Änderun-
gen zu beachten: Lastschriften lassen sich nun innerhalb
des gesamten europäischen Zahlungsraums einsetzen,
erfordern jedoch eine schriftliche oder elektronische
Genehmigung (Mandat). Mandate werden zukünftig im
ERP-System verwaltet und müssen auf ihre Gültigkeit
hin überprüft werden.
Eindeutig identifiziertVoraussetzung für eine Teilnahme am SEPA-Lastschrift-
verfahren ist zudem eine eindeutige, kontenunabhängige
Identifikation. Unternehmen können dazu bei der Deut-
schen Bundesbank eine sogenannte „Gläubiger-Identifika-
tionsnummer“ beantragen. Wichtig: Die Vergabe der Gläu-
biger-Identifikationsnummer erfolgt unabhängig von den
rechtlichen Eigenschaften und der wirtschaftlichen Situa-
tion des Antragstellers und enthält keine diesbezüglichen
Aussagen oder Bewertungen der Deutschen Bundesbank.
SEPA serienmäßigFür die Abbildung des nationalen und internationalen
Zahlungsverkehrs setzt KUMAVISION bei deutschen
Kunden den „Standard-Zahlungsverkehr“ (Akquinet) oder
den „OPplus-Zahlungsverkehr“ ein. Kunden mit einem
Wartungsvertrag mit Version NAV2009 und NAV2013 (für
OPplus auch für NAV5.x) erhalten die entsprechenden
Updates kostenfrei und sind damit automatisch SEPA-fähig.
Für Unternehmen, die ältere Versionen einsetzen, bietet
Akquinet für den Standard-Zahlungsverkehr bis zur Version
NAV 3.70 jeweils kostenpflichtige „Extension Packs“ an. Für
Versionen vor NAV3.70 gibt es von OPplus ein Paket „SEPA
sorglos“, das durch einen leicht reduzierten Funktionsum-
fang eine vereinfachte Integration und Einführung auch für
ältere Plattformen ermöglicht.
Gut vorbereitetDie schlechte Nachricht zuerst: Die Umstellung auf
SEPA erfordert eine Vielzahl von organisatorischen
und technischen Anpassungen. Die gute Nachricht: Die
ERP-Branchenlösungen der KUMAVISION sind darauf
ERP aktuell
Durch die Einführung der europaweit einheitlichen Zahlungsverfahren SEPA-Überweisung
und SEPA-Lastschrift sollen sowohl der nationale als auch der grenzüberschreitende
Zahlungsverkehr harmonisiert werden. Der europäische Gesetzgeber hat per Verordnung
festgelegt, dass zum 1. Februar 2014 die bestehenden nationalen Überweisungs- und
Lastschriftverfahren abgeschaltet werden. Im Zuge der SEPA-Migration müssen sich
Unternehmen auf eine Reihe organisatorischer und technischer Anpassungen einstellen.
ERP aktuell
13KUMAlive 2/13
bestens vorbereitet und sorgen für wertvolle Entlastung in
Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen. Für den Zah-
lungsverkehr lassen sich die von der Bundesbank bereitge-
stellten Listen mit den BIC-Codes komfortabel importieren
und systemweit nutzen. Die neuen IBAN/BIC-Formate
können per Funktion bequem einzeln oder im Stapel aus
den bestehenden Bankverbindungen von inländischen
Kunden, Partnern und Lieferanten generiert werden. Auch
bei der Umstellung auf das neue SEPA-Lastschriftmandat
bietet das ERP-System Unterstützung. Die bisher verwende-
ten Einzugsermächtigungen lassen sich in SEPA-Mandate
umwidmen. Die dazu erforderlichen Benachrichtigungen
an die Debitoren können als Serienbrief komfortabel direkt
aus dem ERP-System gedruckt werden. Ebenfalls neu ist die
sogenannte Prenotifikation. Dabei handelt es sich um eine
schriftliche Vorankündigung an den Zahlungspflichtigen über
den Zahlungseinzug (Betrag und Fälligkeit). Da hier keine
bestimmte Form vorgeschrieben ist, lässt sich der Hinweis
beispielsweise in Rechnungsformulare integrieren. Im Zah-
lungsverkehr unterstützen die Lösungen der KUMAVISION
verschiedene Einreichungsfristen bei SEPA-Lastschriften.
Die Hinterlegung von Kalendern mit bundesweiten und
regionalen Feiertagen im ERP stellt die korrekte Berech -
nung von Fristen sicher.
Höchste Zeit zu handelnEine Studie der Europäischen Zentralbank zeigt, dass bisher
nur ein verschwindend geringer Teil der Unternehmen SEPA
einsetzt. Die KUMAVISION empfiehlt, das Thema SEPA zeit-
nah anzugehen und keineswegs zu unterschätzen. Fallstricke
lauern nicht nur in Details wie dem gekürzten Verwendungs-
zweck – hier sind nur noch 140 statt bisher 378 Zeichen mög-
lich. Gerade die Übertragung der Lastschriften an die Bank
sollte eingehend getestet werden: Das XML-Format, das an die
Stelle von DTAUS tritt, wird von den Banken teils unterschied-
lich interpretiert. Zudem muss auch die eingesetzte Software
– beispielsweise für das HBCI-Banking – SEPA-fähig sein.
Sämtliche Formulare sind auf IBAN und BIC zu prüfen und
ggf. anzupassen. Die Bandbreite reicht dabei von Geschäfts-
drucksachen bis hin zu Stammdaten von Mitarbeitern.
Umfangreiche UnterstützungDie Projektleiter und Finance-Experten der KUMAVISION
unterstützen Sie gerne bei der Ausarbeitung Ihrer SEPA-
Migrationsstrategie. Neben Online- und Telefon-Support,
Schulungsunterlagen sowie Vor-Ort-Terminen bieten wir
auch eine Reihe von Webcasts zu SEPA an. Besuchen Sie
unsere Themenseite www.kumavision.com/sepa
Fit für
S€PAKUMAVISION unterstützt Kunden bei der Umstellung
auf die SEPA-Zahlungsverfahren
Sämtliche SEPA-relevanten Einstellungen lassen sich in Microsoft
Dynamics NAV komfortabel erfassen und verwalten
14 KUMAlive 2/13
Hoffmann ist im gesamten deutschsprachigen Raum
präsent. Entsprechend hoch ist die Zahl der Außen-
dienstmitarbeiter. In der Vergangenheit verwaltete
jeder Außendienstmitarbeiter seine Kontakte und Leads
selbst. Auch das Berichtswesen wurde eigenständig orga-
nisiert. Die Vielzahl an individuellen Ordnerstrukturen mit
selbst definierten Word- und Excel-Formularen erschwerte
zunehmend den Informationsfluss im Unternehmen und
damit auch die Vertriebssteuerung. „Uns war klar, dass wir
eine zentrale CRM-Lösung zur Verwaltung von Kunden-
kontakten und Vertriebsaktivitäten benötigten“, erklärt
Andrea Müller, Geschäftsführerin bei Hoffmann-Verpa-
ckungen. Nach einer vorbereitenden Marktrecherche wur-
den vier CRM-Anbieter näher unter die Lupe genommen.
Die Entscheidung fiel schließlich zugunsten von Microsoft
Dynamics CRM und KUMAVISION. „Die KUMAVISION
brachte zum einen das erforderliche Potenzial an Mitarbei-
tern und umgesetzten Projekten mit. Zum anderen haben
wir schnell gemerkt, dass das Verhältnis einfach passt“,
begründet Müller ihre Entscheidung.
Alles im BlickDie neue CRM-Lösung erlaubt es Hoffmann, sämtliche Kun-
dendaten und Außendienstprozesse zentral zu verwalten und
unternehmensweit einzusetzen. „Das CRM-System hat dazu
beigetragen, den Außendienst nachhaltig von administra-
tiven Aufgaben zu entlasten. Gleichzeitig verbessert es die
Kommunikation, Urlaubsvertretungen haben ihren Schrecken
verloren“, beschreibt Müller die Vorteile. Der Verpackungs-
spezialist profitiert dabei in vielen Bereichen von Microsoft
Dynamics CRM. So konnte der Adressbestand zusammen-
geführt und bereinigt werden. Neue Kontakte werden auto-
matisch dem entsprechenden Mitarbeiter zugeteilt. Die auto-
matische Wiedervorlage von Angeboten sowie komfortable
Werkzeuge zur Terminplanung erleichtern das Alltagsge-
schäft. Anfragen von Kunden lassen sich als Verkaufschance
anlegen, nachverfolgen und auswerten. Eine leistungsstarke
Suchfunktion mit frei definierbaren Filtern stellt den Über-
blick auch bei komplexen Suchanfragen sicher.
CRM-Lösung mit ERP-AnschlussEine optimale Vorbereitung auf Kundentermine stand
bei Hoffmann ganz oben auf der Agenda. Neben den im
CRM-System gepflegten Informationen wie Kundenhisto-
rie, Besuchsberichten oder Kontaktverwaltung sollten dem
Außendienst auch Daten aus dem ERP-System zur Verfügung
gestellt werden. Die KUMAVISION realisierte eine Schnitt-
stelle zum ERP-System, über die Angebote als PDF-Datei,
bereits getätigte Umsätze oder Hinweise auf offene Rechnun-
gen in das CRM übertragen werden. Daneben werden Anga-
ben der Creditreform übermittelt, so dass der Außendienst
eine ganzheitliche Sicht auf den Kunden erhält.
Microsoft Dynamics CRM optimiert die Vertriebs-
prozesse bei Hoffmann-Verpackungen
Die Unternehmensgruppe Hoffmann-Verpackungen ist spezialisiert auf Handel und Herstellung
von Versand- und Schutzverpackungen aller Art. Über 250 Mitarbeiter betreuen an acht Stand-
orten mehrere Tausend Kunden. Um die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen und damit
auch die Verzahnung von Außendienst, Innendienst und Geschäftsleitung zu stärken, beauftragte
Hoffmann-Verpackungen KUMAVISION mit der Einführung von Microsoft Dynamics CRM.
Referenz
ZentraleInformations-drehscheibe
15KUMAlive 2/13
KUMAlive facts
Eingesetzte Lösung Microsoft Dynamics CRMHerausforderung Abbildung der Vertriebsprozesse, bidirektionaler Datenaustausch zwischen CRM und ERPBesondere EffizienzGanzheitliche Kundensicht, vielfältige Auswertun-gen, intuitive Bedienung
Referenz
Intuitive Bedienung „Die nahtlose Integration von Microsoft Dynamics CRM in
Outlook war für uns ein zentrales Entscheidungskriterium.
Die intuitive Bedienung hat die Einführung sehr vereinfacht
und von Beginn an für eine hohe Akzeptanz bei den Anwen-
dern gesorgt“, berichtet Müller. Ein Beispiel für die gelungene
Integration: Bereits beim Verfassen einer E-Mail kann diese
markiert und direkt in das CRM übertragen werden. Damit
haben auch Kollegen und Vorgesetzte jederzeit Zugriff auf die
digitale Kundenkorrespondenz.
Zahlreiche EffizienzgewinneDie Einführung von Microsoft Dynamics CRM hat die Ver-
triebsprozesse bei Hoffmann auf eine neue Stufe gestellt.
„Wir haben jederzeit einen zentralen Überblick über alle
Aktivitäten des Außendiensts. Die Unternehmenssteuerung
wird dadurch transparenter und effizienter “, resümiert
Müller. Die positiven Erfahrungen mit der neuen CRM-
Lösung haben auch dazu geführt, dass diese inzwischen
an weiteren Standorten eingeführt wurde. Doch nicht nur
mit der neuen CRM-Lösung, sondern auch mit dem Partner
KUMAVISION zeigt man sich höchst zufrieden: „Wir fühlen
uns bei der KUMAVISION sehr gut aufgehoben. Wir haben
feste Ansprechpartner, die schnell reagieren und Verständ-
nis für die Besonderheiten unserer Branche mitbringen.“
Transparenter InformationsflussDas CRM-System sorgt für eine enge Ver-
zahnung von Außen- und Innendienst. Auto-
matisierte Workflows vereinfachen dabei die
innerbetriebliche Kommunikation: Sobald bei
einem Besuchsbericht das Feld „Katalog“ markiert
wird, erhält der Innendienst automatisch eine
entsprechende Benachrichtigung. Die Adressdaten
für den Katalogversand werden direkt aus dem
CRM übernommen. Darüber hinaus werden die
monatlichen Gespräche zwischen Vertriebsleitung
und Außendienst sowie die Unternehmessteue-
rung enorm vereinfacht: „Wir sehen direkt, welche
Anfragen sich noch in der Vertriebspipeline befinden und
welches Umsatzpotenzial sich dahinter jeweils verbirgt“, sagt
Müller. Zahlreiche Reporting-Möglichkeiten beleuchten die Ver-
triebsprozesse aus unterschiedlichen Perspektiven. Nochmals
Müller: „Wir erhalten jederzeit einen umfassenden Überblick
über gewonnene und verlorene Verkaufschancen. Da wir jetzt
auch die dafür ausschlaggebenden Gründe erfassen, können
wir rechtzeitig gegensteuern.“
Projektverwaltung inklusiveNeben Standardverpackungen, die direkt ab Lager lieferbar
sind, beinhaltet das Portfolio von Hoffmann auch kunden-
individuelle Verpackungslösungen. Microsoft Dynamics CRM
stellt vielfältige Funktionen zur Projektverwaltung bereit,
die eine enge Abstimmung ohne Reibungsverluste zwischen
Außendienst und der hauseigenen Entwicklungsabteilung
ermöglichen. So lassen sich beispielsweise zu einer Kunden-
anfrage technische Anforderungen und Zeichnungen im
CRM-System hinterlegen. Da alle Rückmeldungen zu den
Mustern im CRM erfasst sind, können die maßgeschneiderten
Verpackungslösungen schnell bis zur Produktionsreife opti-
miert werden. Nach erfolgter Freigabe wird die Anfrage auto-
matisch in einen Auftrag im ERP-System überführt.
Mehrwert für das MarketingNeben dem Vertrieb profitiert auch das Marketing von der
neuen CRM-Lösung. Auf Messen generierte Leads werden
tagesaktuell in das CRM eingepflegt. Auf dieser Basis lassen
sich dann im Nachgang unkompliziert Auswertungen nach
verschiedenen Kriterien durchführen. „Wir sehen heute auf
einen Blick, ob sich eine Messe für uns gelohnt hat. Wir kön-
nen neue Umsätze, gewonnene und verlorene Verkaufschan-
cen direkt einer Messe zuordnen“, berichtet Müller aus der
Praxis. Ein weiteres Beispiel: Hoffmann vertreibt Produkte zur
Ladungssicherung auf Lkw und bietet dazu auch Seminare
an. Da alle Kontakte nach Branchen klassifiziert sind, lassen
sich mit dem CRM in diesem Bereich zielgerichtete Marketing-
Aktivitäten ohne große Streuverluste durchführen.
16 KUMAlive 2/13
PDS bildet Handel und Service mit KUMAVISION trade ab
Als Spezialist für mobile Informationstechnologie stattet die PDS Entwicklungs- und Service GmbH
bereits die größten Logistikunternehmen in Deutschland mit mobilen Terminals und der passenden
Software aus. Dabei deckt der Mobile-IT-Spezialist die ganze Bandbreite ab – von der Beratung
und Planung über die Realisierung bis hin zum Service der mobilen Datenerfassung. Um auch für
die Zukunft gerüstet zu sein, suchte PDS nach einer leistungsstarken ERP-Software und ent-
schied sich für die auf Microsoft Dynamics NAV basierende Branchenlösung KUMAVISION trade.
Referenz
Der in Köln ansässige Systementwickler für mobile
Informationstechnologie PDS wurde 1986 gegrün-
det. Er zählt zu den führenden Unternehmen in
Deutschland in seiner Branche. Er vermietet und vertreibt
mobile Terminals, die mit einer kundenspezifischen Soft-
ware ausgestattet werden. Diese lassen sich nahtlos in
die Softwarelösungen des jeweiligen Kunden einbinden.
Die passende Hardware liefern namhafte Hersteller. Das
Schwesterunternehmen MD Mobil Data GmbH bietet den
passenden Hardwareservice. Die Geräte von PDS findet man
in jeder Branche, in der Scanner zum Einsatz kommen.
Die größten Logistikunternehmen Deutschlands, wie die
Hermes Logistik Gruppe oder die Deutsche Post, sind
ebenso auf der Referenzliste zu finden wie viele weitere
Industrieunternehmen. Zum Kundenkreis des Unterneh-
mens gehören aber auch mittelständische Firmen.
Dem Grundsatz treu„Es war einfach an der Zeit, unsere Insellösungen durch
eine integrierte ERP-Lösung zu ersetzen, damit wir mit dem
Markt und den Bedürfnissen unserer Kunden Schritt halten
können“, berichtet Lothar Ernst, Prokurist und kaufmänni-
scher Leiter bei PDS. So modern wie das Unternehmen sollte
auch die zukünftige ERP-Lösung sein. Fündig wurde man
bei der KUMAVISION. „Die Kompetenz und das Verständnis
für unsere Bedürfnisse überzeugte uns, dass wir den richti-
gen Partner gefunden haben“, so Ernst. „KUMAVISION trade
deckte bereits mit den Standardfunktionalitäten so weit
unsere Anforderungen ab, dass hier nur wenige Anpassun-
gen gemacht werden mussten“, ergänzt er. Die Vorgaben von
PDS waren klar. Das betraf die Budgetvorgabe genauso wie
den Wunsch, auf individuelle Anpassungen nach Möglich-
keit zu verzichten. Rückblickend sagt Lothar Ernst: „Dies ist
uns weitestgehend gelungen. Für uns ganz klar ein Vorteil
beim nächsten Update.“
Alles integriert Ziel der Einführung von KUMAVISION trade war es, Schnitt-
stellen zu reduzieren, Prozesse zu optimieren und Analy-
semöglichkeiten zu verbessern. Angefangen von der Ange-
bots- und Verkaufsabwicklung über den Einkauf und die
Warenwirtschaft hin zur Lager- und Finanzbuchhaltung ist
nun alles in einem System integriert. Vorher wurde beispiels-
weise die Angebotsabwicklung in MS Word vollzogen und
konnte nicht im ERP-System abgebildet werden. Dies hieß
für PDS: Erst wenn es zum Auftrag kam, wurde der Vorgang
im ERP-System erfasst. Gleiches galt für die Einkaufsabwick-
lung. So waren keine durchgängigen und automatisierten
Prozesse vorhanden. Mit KUMAVISION trade ist nun sogar
die Serviceabwicklung im System eingegliedert. Diese wurde
ursprünglich in einem separaten System abgebildet. Eine
automatische Zuordnung war daher nicht möglich.
Analysen einfach gemacht Für PDS ist es sehr wichtig, dass relevante Daten wie bei-
spielsweise der Warenbestand zu jedem beliebigen Zeitpunkt
aktuell ausgewertet werden können. „Wenn wir zuvor eine
Auswertung benötigten, dann mussten wir diese genau am
Alles erkannt
17KUMAlive 2/13
KUMAlive facts
Eingesetzte Lösung KUMAVISION trade
Herausforderung Abbildung des gesamten Produktlebenszyklus – vom Verkaufsprozess bis hin zu After-Sales-Services
Besondere EffizienzEinfacher Datenaustausch für Intercompany-Prozesse, integrierte Seriennummernverwaltung, vielfältige Analyse-Werkzeuge
KUMAVISION trade beschleunigt die Prozesse in Lager & Logistik
Referenz
Die Seriennummernverwaltung vereinfacht Service und Support
Stichtag machen und physisch anwesend sein. Eine rückwir-
kende Analyse war bei unserem alten System nicht möglich“,
berichtet Ernst. „An der neuen Lösung schätzen wir beson-
ders, dass wir zu jedem beliebigen Stichtag Auswertungen
machen können und jederzeit über den Status unseres Unter-
nehmens auf dem Laufenden sind. Diese neue Transparenz
schätzen vor allem auch unsere Banken und Gesellschafter.“
Seriennummernverwaltung Aus Garantiegründen muss PDS Nachweise darüber führen,
welches Gerät mit welcher Seriennummer an welchen Kunden
oder an welches Depot des Kunden ausgeliefert wurde. Nur
so können Garantiefälle nachvollziehbar bearbeitet werden.
Bislang wurden parallel zum System Excel-Listen mit den
entsprechenden Seriennummern geführt. Durch das schnelle
Wachstum war dies auf Dauer zu komplex und sehr schwierig
zu verwalten. Die Seriennummernverwaltung ist nun eben-
falls in KUMAVISION trade integriert. Dies erleichtert die
Arbeit erheblich und bedeutet eine enorme Zeitersparnis.
Ein neuer Service Eine Vielzahl der PDS-Kunden möchte die erforderliche
Hardware mieten. Daher wurde ein neues Geschäftsfeld
integriert. Diesen Kunden werden die Geräte inklusive der
für jeden Kunden individuellen Software und einem maß-
geschneidertem Servicepaket angeboten. Die ganze Verwal-
tung wird mit der neuen ERP-Software ebenfalls sehr gut
abgedeckt und unterstützt.
Eine Anpassung Einer der wenigen Programmierungswünsche von PDS
war eine Auftragsbestandsanalyse. „Es ist für uns von
hoher Wichtigkeit, jederzeit abfragen zu können, welche
unbearbeiteten Aufträge bei uns noch im Hause anliegen“,
erklärt Ernst. Diese Funktionalität bildeten die Experten
der KUMAVISION überzeugend in KUMAVISION trade ab.
Einheitliche Datenbasis Auch die Intercompany-Prozesse wurden mit der Einfüh-
rung von KUMAVISION trade optimiert. In der ERP-Lösung
sind insgesamt drei Mandanten integriert. Neben der PDS
auch die Schwesterfirma MD Mobil Data GmbH sowie eine
Holding. Vorher war es schwer möglich, hier einen einfa-
chen Datenaustausch zu tätigen. Aufgrund der einheitlichen
Datenbasis ist dies nun kein Thema mehr.
Mit Methode Überzeugt waren die Verantwortlichen von PDS auch von
der Einführungsmethodik KUMAVISION target. „Vor allem
unser Projektleiter schwört darauf“, berichtet Ernst. Die
standardisierte Projektvorgehensweise ist sehr systematisch
und erleichtert das Be- und Abarbeiten offener Punkte und
eventuell aufgetretener Probleme.
Der Kunde im Fokus Lothar Ernst resümiert: „Die ERP-Software KUMAVISION trade
hilft unseren Mitarbeitern, mit optimierten Prozessen
noch schneller und professioneller auf Kundenwünsche
zu reagieren. Dies fördert die Zufriedenheit unserer Kun-
den. Aufgrund der microsofttypischen Oberfläche ist die
Software einfach und intuitiv zu bedienen und kann mit
geringem Schulungsaufwand schnell ihre Vorteile in der
Praxis ent falten. Für unsere Kunden werden die Vorteile
des neuen Systems unmittelbar durch schnelleres Feedback
und noch besseren Service spürbar. Wir fühlen uns bei der
KUMAVISION als zuverlässiger und patenter Partner gut
aufgehoben.“
18
Abgefragt
1. Warum setzt KUMAVISION verstärkt auf agile Projektmethoden?
Wir haben in unserer Firmengeschichte bereits über
600 Einführungsprojekte erfolgreich abgeschlossen.
Schon früh haben wir damit begonnen, unsere Erfah-
rungen auf diesem Gebiet in eine standardisierte
Einführungsmethode zu gießen. Doch das war nie ein
statischer Moment, sondern ein fließender Prozess.
Wir haben Stück für Stück agile Elemente einfließen
lassen und im Umgang damit die Vorteile erkannt, die
diese Methode in manchen Projekten bringen kann.
2. Wo liegen die Vorteile des agilen Ansatzes?
Er erlaubt es, zielgerichteter auf Kundenwünsche ein-
zugehen, und reduziert den Schulungsaufwand, da
die Anwender von Anfang an mit dem System arbei-
ten. Es gibt abgestimmte, überschaubare Umsetzungs-
blöcke. Der Zeit- und Kostenaufwand sinkt häufig, da
weniger individuell programmiert werden muss, und
wenn, dann sehr zielgerichtet. Die Lösung bleibt in
der Regel näher am Standard und reduziert so die
Folgekosten. Außerdem kann der Kunde sehr früh
produktive Ergebnisse sehen.
Fünf Fragen zu:
3. Wie laufen die agilen Einführungsprojekte ab?
Das Projekt wird in kurze Sprints aufgeteilt: Zuerst werden
die Eckpfeiler des Systems besprochen. Dann wird schon
zu Beginn ein Standardsystem installiert, auf dem die
Anwender die Leistungsfähigkeit der Software kennenler-
nen. Damit können sie sehr genau definieren, welche
zusätzlichen Funktionen notwendig sind und dem Unter-
nehmen einen echten Nutzen bringen. Diese werden nach
Priorität und sehr zielgerichtet umgesetzt – in regel-
mäßiger Abstimmung mit den Anwendern.
4. Gibt es noch die klassische Methode?
Die klassische Methode des Projektmanagements hat nach
wie vor ihre Berechtigung. Es gibt Situationen, wo man mit
agilen Methoden keine Vorteile hat. Wann welche Methodik
effizienter ist, lässt sich pauschal aber nicht beantworten.
5. Wer entscheidet, welches Modell zu Einsatz kommt?
Das letzte Wort darüber hat natürlich der Kunde. Wir stehen
aber mit unserer ganzen Projekterfahrung als Berater zur
Verfügung, um für jedes Projekt die optimale Methode zu
finden.
Die Branchenlösungen der KUMAVISION sind inzwischen
auf der aktuellsten Plattform Microsoft Dynamics NAV 2013
erhältlich. Dadurch macht die Software hinsichtlich Bediener-
freundlichkeit, Leistung und Mobilität einen großen Entwick-
lungsschritt. Auch bei der Einführungsmethodik steht
KUMAVISION jetzt auf der nächsten Stufe: Dank dem ver-
stärkten Einsatz agiler Methoden werden die Projekte effi-
zienter und die Ergebnisse noch exakter auf die Kunden
abgestimmt. Wir befragten dazu Markus Leuter, Vorstand
bei KUMAVISION.
Agiles Projektmanagement
KUMAlive 2/13
Branchenlösung KUMAVISION med profitiert. Und wie die integrierte Software sämtliche Prozesse im Handel, im Service und im Finanzwesen effizient unterstützt. Erfahren Sie im Dialog mit Anwendern, welchen Mehrwert branchenspezifische Funktionen wie Angebots- und Auftragsbearbeitung, Call-Center- Cockpit, Servicetechnikerplanung, Prüfterminver-waltung, elektronische Geräteakte und Reparatur-management in der täglichen Praxis ermöglichen.Information: www.kumavision.com/med-termine
VDZ Publishers’ Summit 22. und 23. Oktober 2013, BerlinIm Fokus des diesjährigen Branchentreffpunkts des Verbands Deutscher Zeitschriftenverleger stehen Strategien, Konzepte und Plattformen, die die Zu--kunft der Zeitschriften unter verschiedenen Gesichts- punkten beleuchten. KUMAVISION präsentiert als Partner des Publishers‘ Summit am Stand Nr. 11 die innovative Verlagssoftware KUMAVISION medien für Zeitschriftenverlage. Zahlreiche praxis erprobte Branchen-Module wie etwa für Abonnement ab-wicklung und Service oder zur Honorar- und Lizenz-abrechnung sorgen für nachhaltige Effizienzsteige-rungen.Information: www.kumavision.com/news-termine-medien
4. IuK-Tag NRW 20. November 2013, PaderbornUnter dem Motto „Best Visions. Best Innovations. Best Solutions: Industrie 4.0 NRW“ findet in Paderborn der 4. Tag der Informations- und Kommunikationswirtschaft (IuK) NRW statt. KUMAVISION präsentiert dort die Branchen lösung KUMAVISION factory für die Fertigungsindustrie.Information: www.kumavision.com/news-termine-factory
19
VeranstaltungenMedica 2013 20. bis 23. November 2013, DüsseldorfDie neue Version von KUMAVISION med, der erfolg-reichen Branchensoftware für Medizintechnik und Gesundheitsmarkt, steht im Mittelpunkt des Messe-auftritts. Mit progressiven Konzepten bewegt sie sich mit den Anwenderunternehmen auf die nächste Stu-fe der Prozessunterstützung. Die „Next Generation“ basiert auf der ebenfalls neuen Softwareplattform Microsoft Dynamics NAV 2013 und reagiert mit ver-besserter Benutzerfreundlichkeit, weiteren Automati-sierungen und noch mehr Effektivität auf die gestie-genen Anforderungen des Gesundheitsmarktes. Wir freuen uns auf Ihren Besuch! Sie finden uns auf dem Partnerstand Baden-Württemberg International in Halle 16, Stand C41.Information und Anmeldung: www.kumavision.com/med-termine
CeBIT 2014 10. bis 14. März 2014, HannoverKUMAVISION zeigt am Microsoft-Partnerstand die bewährten Lösungen für Industrie, Handel und Dienstleister. Informieren Sie sich (voraussichtlich in Halle 4, Stand A26) über das Potenzial der ERP-Branchenlösungen sowie Microsoft Dynamics CRM – wir zeigen Ihnen gerne, wie schnell sich ein Return on Investment erzielen lässt.Information und Anmeldung: www.kumavision.com/aktuelles
Praxisforum Medizintechnik (für Service- und Handelsunternehmen) Februar 2014, Feldkirchen bei München
Erleben Sie live, wie die Schiller Medizintechnik GmbH von den professionellen Funktionen der
KUMAinfo
WebcastsBranchenwebcast KUMAVISION factory 5. November 2013, 15 bis 16 Uhr 3. Dezember 2013, 15 bis 16 UhrDie Branchenlösung KUMAVISION factory verknüpft Ihre Fertigungsabläufe nahtlos, integriert alle Prozesse und steigert Transparenz und Effizienz im Unter neh-men. Im Webcast stellen wir die Software vor. Information: www.kumavision.com/news-termine-factory
Branchenwebcast KUMAVISION project 21. November 2013, 10 bis 11 UhrMit KUMAVISION project erhalten Sie schnell und einfach aktuelle Zahlen zu Projektbewertung und Controlling. Mit Standardwerkzeugen wie Excel bereiten Sie diese mit Grafiken und Tabellen über sichtlich auf – jederzeit und überall. In unse - rem Webcast erfahren Sie wie.Information: www.kumavision.com/news-termine-project
Branchenwebcast KUMAVISION trade 26. November 2013, 10 bis 11 UhrInventurarbeiten mit KUMAVISION trade – einfach und zuverlässig: In unserem Webcast stellen wir die entsprechenden Funktionalitäten vor.Information: www.kumavision.com/news-termine-trade
Kompetente Beratung immer nah:
KUMAlive 2/13
Stand- orte
Die Standorte der KUMAVISION
Hamburg
Hannover
Dortmund
Erfurt
Nürnberg
Stuttgart
AugsburgMemmingen
MarkdorfMünchen
Bregenz (A)
Waldshut
Wien (A)
Zürich (CH)
Weitere Informationen zu Veranstaltungen und Webcasts finden Sie unter www.kumavision.com/ aktuelles
KUMAVISION AG Tel. +49 800 5862876 www.kumavision.com
Mit KUMAVISION ist mehr drin. Mehr Erfolg!
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Wer im Wettbewerb steht, muss fit sein. Doch es ist die richtige Ausrüstung, die den Unterschied macht zwischen
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