kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin esitys
Post on 15-Apr-2017
203 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuriTyökalu kunnan johtamisen kokonaisvaltaiseen
parantamiseen
Tervetuloa lanseeraustilaisuuteen!Kuntatalo 20.5.2016
elinvoimaas
iakas
vaiku
tus
hyvin
voint
italouden tasapaino
Ohjelma9.30 Tilaisuuden avaus – Teppo Sirniö, KA-Ohry:n puheenjohtaja 9.45 Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin esittely
- Päivi Sutinen, palvelujen kehittämisjohtaja, Espoon kaupunki- Piia Wollstén, erityisasiantuntija/toiminta-arkkitehti, Espoon
kaupunki - Valia Wistuba, kehittämispäällikkö, Espoon kaupunki
- Mika Karjalainen, erityisasiantuntija, Silver Planet Oy
11.30 Lounas
12.30 Keskustelua soveltamiskohteista, kokeiluista ja opeista- fasilitaattoreina Valia Wistuba ja Piia Wollstén
14.00 Tilaisuus päättyy
Ohjelma9.30 Tilaisuuden avaus – Teppo Sirniö, KA-Ohry:n puheenjohtaja 9.45 Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin esittely
- Päivi Sutinen, palvelujen kehittämisjohtaja, Espoon kaupunki- Piia Wollstén, erityisasiantuntija/toiminta-arkkitehti, Espoon
kaupunki - Valia Wistuba, kehittämispäällikkö, Espoon kaupunki
- Mika Karjalainen, erityisasiantuntija, Silver Planet Oy
11.30 Lounas
12.30 Keskustelua soveltamiskohteista, kokeiluista ja opeista- fasilitaattoreina Valia Wistuba ja Piia Wollstén
14.00 Tilaisuus päättyy
Miksi Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?
Megatrendit muuttavat Sitra 2016, Elina Kiiski Kataja
• Teknologia muuttaa kaiken• Globaali arkinen ja jännitteinen
keskinäisriippuvuus• Kestävyyskriisi nyt
… toimintaaTieke 2015, Jyrki Kasvi
”Todelliset megatrendit muuttavat maailmaa”
Haasteet • Ympäristö alkaa käydä kalliiksi• Ikärakenne kääntää maailman • Globalisaatio verkostoi maailmanMahdollisuus• Digitalisaatio räjäyttää tuottavuuden:
robotisaatio, tekoäly, esineiden internet...
http://docplayer.fi/1340423-Digitalisaatio-mullistaa-arkemme-jyrki-j-j-kasvi-tietoyhteiskunnan-kehittamiskeskus-tieke.html
http://www.slideshare.net/SitraFund/sitran-megatrendit-2016
Miksi Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?
Muutokset toimintaympäristössä ja asiakastarpeissa vaikuttavat
kunnan asiakkuuksiin, palveluihin, tehtäviin, toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen
7
Toimintaympäristön muutokset vuoteen 2019? Miten palveluiden järjestäminen ja tuottaminen muuttuu eri toimijoiden välillä?
03.05.2023
KUNTA IHA-alueSOTE-alue
PALVELU-TUOTANTO
PALVELU-TUOTANTO
PALVELU-TUOTANTO
Tuottamisvastuu?
ASIAKKUUSASIAKKAAT • Yksilöt• Yritykset • Yhteisöt • Yhteiskunta
PALVELUJEN JÄRJES-
TÄMINEN
PALVELUJEN JÄRJES-
TÄMINEN
PALVELUJEN JÄRJES-
TÄMINEN
YHTEISÖT
PALVELU-TUOTANTO
PALVELUJEN JÄRJES-
TÄMINEN
YRITYKSET
PALVELU-TUOTANTO
PALVELUJEN JÄRJES-
TÄMINEN
KYSYNTÄJärjestämisvastuu?
Järjestämisvastuu?
Tuottamisvastuu?
Tuottamisvastuu?
Tuottamisvastuu?
TARJONTA
Miksi Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?
Kuntien on pystyttävä vastaamaan toimintaympäristön ja asiakastarpeiden
muutoksiin entistä paremmin.
Kenelle Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?
Työkalu sopii apuvälineeksi johtajille, kehittäjille ja kokonaisarkkitehtuurin
parissa työskenteleville.
Työkalu soveltuu sekä kunnille että muille julkisorganisaatiolle.
Kenelle Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?
Tavoitteena on
• 50% kunnista hyödyntävät työkalua vuoteen 2018 mennessä.
• 100% kunnista käyttävät työkalua vuoteen 2020 mennessä.
Kenelle Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?
Yhtenäinen käsitteistö ja rakenne helpottavat vuoropuhelua kunnan sisällä sekä eri toimijoiden;
julkisorganisaatioiden, yhteisöjen ja yritysten välillä.
Mikä on Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?
Kunnan johtamisen ja kehittämisen työkalut
Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri
Työkalujen avulla voit kuvata toiminnan nykytilan,
tavoitetilan ja määrittää kehittämisen tiekartan
hallitusti kokonaisuudesta osiin ja takaisin.
Työkalu tarjoaa yhtenäisen rakenteen ja käsitteistön.
Työkalujen avulla voit varmistaa, että
tietojärjestelmäpalvelut tukevat johtamisen ja
toiminnantarpeita eikä päinvastoin.
Työkalu on organisaatioriippumaton malli
ja soveltuu kunnille sekä kaikille julkisille organisaatiolle.
Mikä on Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?
Yhdessä ja samassa pakissa kokonaisarkkitehtuurityössä tarvittavat, kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen työkalut
Tunnista sidosryhmät
Määritä mittarit
Aseta tavoitteet
Päätä roolit ja vastuut
Käytä yhteisiä käsitteitä
Tunnista asiakkuudet ja asiakastarpeet
Tunnista tiedot ja tietovirrat
Tunnista tieto-järjestelmäpalvelutPaketoi palvelut
Valitse kyvykkyydet
Työkalujen avulla• saat kunnan
kokonaisarkki-tehtuurin toimintalähtöisesti hallintaan
• varmistat erilaisten muutosten yhteentoimi-vuuden ajoissa
Työkalujen avulla voit kuvata KA-työssä tarvittavan toiminnan
nykytilan, tavoitetilan ja määrittää kehittämisen tiekartan hallitusti
kokonaisuudesta osiin ja takaisin.
Tunnista sidosryhmät
Määritä mittarit
Aseta tavoitteet
Päätä roolit ja vastuut
Käytä yhteisiä käsitteitä
Tunnista asiakkuudet ja asiakastarpeet
Tunnista tiedot ja tietovirrat
Tunnista tieto-järjestelmäpalvelut
Paketoi palvelut
Valitse kyvykkyydet
Kokonaisarkkitehtuurilähtöinen työkalu
Mikä on Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?
Tuotokset1. Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri –päätuotos (word.doc v.1.01)
2. Käyttöopas (pikaopas)3. Käsitteistö-dokumentti (KA-excel)
4. Casekokeilujen loppuraportti5. Tukityökalut:
- Sidosryhmäanalyysi- Prosessin kuvantamistyökalu- Päätöksenteon ja prosessien välisten suhteiden työkalu- Tietojohtamisen kyvykkyyden arviointityökalu- Toiminnallisen ja tiedollisen yhteentoimivuuden
Mihin soveltuu Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?
Tunnista sidosryhmät
Määritä mittarit
Aseta tavoitteet
Päätä roolit ja vastuut
Käytä yhteisiä käsitteitä
Tunnista asiakkuudet ja asiakastarpeet
Tunnista tiedot ja tietovirrat
Tunnista tieto-järjestelmäpalvelut
Paketoi palvelut
Valitse kyvykkyydet
Muutoksen hallitseminen
Case varhaiskasvatuspalvelut –
lainmuutos (Espoo esimerkki)
Palvelujen johtaminen monituottajatoiminta-
ympäristössä
Case Iso Omenan palvelutori (Espoo esimerkki)
Tiedolla johtaminen
Case tiedonhallinta ja tiedon hyödyntäminen toiminnan
johtamisessa ja kehittämisessä (Espoo
esimerkki)
Palvelujen järjestäminen
Case palveluseteli – vanhusten palvelut (Espoo
esimerkki)
Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin osa-alueet
Tunnista sidosryhmät
Määritä mittarit
Aseta tavoitteet
Päätä roolit ja vastuut
Käytä yhteisiä käsitteitä
Tunnista asiakkuudet ja asiakastarpeet
Tunnista tiedot ja tietovirrat
Tunnista tieto-järjestelmäpalvelut
Paketoi palvelut
Valitse kyvykkyydet
Varmista yhteinen ymmärrys ydinkäsitteistä
Yhteentoimivuus perustuu riittävän samalla tavalla ymmärrettyihin ja käytettyihin ydinkäsitteisiin.
Kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen ydinkäsitteet on kuvassa.
Johtamisen viitearkkitehtuurissa keskeiset käsitteet on jäsennetty ja kuvattu erillisessä käsitteistö-dokumentissa.
Tunnista kunnan erilaiset asiakkaat ja asiakkuudet
Asiakas on höydyn saaja. Kunnan asiakkaana voivat olla palvelun eri käyttäjät sekä veronmaksajat tai investoijat.
Kuvaus lähtee asiakkaasta, asiakkaan palvelutarpeista, joihin kunta tehtävänsä mukaisesti pyrkii vastaamaan huomioiden lakivelvoitteet, toimintaympäristö-muutokset sekä käytössä olevat varat ja resurssit.
Tunnista sidosryhmät, näiden väliset suhteetja tietotarpeet
Kunnan johtamisen keskeisimmät toimijat ja roolit sekä sidosryhmät on jäsennetty seuraavasti:• Kunnan
johtamisen ydintoimijat ja roolit
• Kuntayhtymät• Muut
kuntasektorin toimijat
• Valtionhallinnon sidosryhmät
• Muut sidosryhmätKunnan johtamisen viitearkkitehtuurin sidosryhmäanalyysi on laadittu erilliseen dokumenttiin.
Tunnista kunnan tehtävät ja palvelut sekä niiden kytkeytyminen asiakastietoon, toimintatietoon
ja taloustietoon
Kunnan yksi keskeisistä haasteista on palvelu-kysynnän ja -tarjonnan yhteensovittaminen taloudellisesti kestävällä tavalla.
Lisäksi tietoa kunnan järjestämistä ja tuottamista palveluista tarvitaan julkisen talouden tilan kokonaiskuvan hahmottamiseksi, julkisen talouden suunnittelemiseksi sekä tilastointiin.
Tunnista palveluryhmät ja valitse palvelutarjooma
Kuvassa on kunnan koko palvelutarjooman palvelut luokiteltu esimerkinomaisesti palveluryhmiin, joiden avulla kunta hoitaa kaikki sille säädetyt lakisääteiset ja vapaaehtoiset tehtävät ja palvelut.
Kuvaa ja päätä roolit ja vastuut
Huomioi kunnallisen päätöksentekoon liittyvät periaatteet, ohjeet ja lainsäädäntö
Varmista että roolit ja vastuut ovat selkeät
Huomioi että kuntalaisella voi olla samanaikaisesti useita rooleja
Rooleja ja vastuita kannattaa tarkastella ja arvioida säännöllisesti
Tunnista ja valitset kunnan kyvykkyydet
Arvioi mitä kyvykkyyksiä tulevaisuudessa tarvitaan, jotta kunta voi järjestää ja tuottaa palvelut kustannus-vaikuttavasti asiakkaille.
Esimerkki Espoon varhaiskasvatuspalvelujen tuottamisessa tarvittavista kyvykkyyk-sistä on päädokumentin luvusta 3.5 (s.54)
Tunnista ja valitset kunnan kyvykkyydet
Kyvykkyystarkastelun avulla voidaan tunnistaa, analysoida ja määrittää, mitä kyvykkyyksiä kunta tarvitsee palvelujensa järjestämiseen ja tuottamiseen.
Kyvykkyystarkastelussa arvioidaan ja analysoidaan sitä, miten kunta pystyy vastaamaan omilla nykyisillä kyvykkyyksillään strategian, toimintaympäristön ja tulevaisuuden trendien muutoshaasteisiin.
Aseta tavoitteet toimintalähtöisesti Tunne kunnan johtamisen prosessit ja niiden väliset suhteet
Ohjausprosessit (O),niillä johdetaan ja ohjataan kunnan varsinaisia toiminnallisia ydinprosesseja sekä kaikkia prosesseja tukevia tukiprosesseja.
Ydinprosessit (Y), niillä järjestetään ja tuotetaan kunnan tarjoamat palvelut sekä niiden avulla hallitaan kunnan asiakkuuksia
Tukiprosessit (T),niillä tuetaan muita prosesseja ja mahdollistetaan näiden tehokas toteutus ja läpivienti
Tunnista tiedot ja tietovirrat
Tunne kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen kannalta tärkeät tiedot, tietovirrat ja ohjausmekanismit
Hallitse ja hyödynnä tietoa johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä.
Tietojohtaminen perustuu sekä tiedon hallintaan että tiedolla johtamiseen eli analysoidun tiedon hyödyntämiseen.
Tunnista tietojärjestelmäpalvelut
Tunnista tietojärjestelmät ja niiden kytkeytyminen johtamisen ja toiminnan prosesseihin.
Tutustu käyttökelpoiseen tietojärjestelmäpalvelu-karttaan, joka on viitemalli tietojärjestelmäpalveluista johtamisen ja toiminnan eri prosesseille.
Esimerkki Espoon varhaiskasvatuksen johta-misessa tarvittavista tieto-järjestelmäpalveluista on päätuotoksen luvusta 5.1.3.5 (s.145-147).
Määritä mittarit
Johtamisessa, kehittämisen ohjauksessa sekä tulosohjauksessa on olennaista pystyä yhteensovittamaan toiminnan ja johtamisen laatua, määrää ja tehokkuutta kuvaavaa mittaristoa.
Työkaluissa on mukana käyttökelpoinen mittaristojäsennys.
Kokemuksia ja oppeja - projektista ja kokeiluista
Hyväksi on koettua – positiivisia käyttökokemuksia1. Johtamisen viitearkkitehtuuri hyvä työkalu kokonaisuuden hallintaan – selkeyttää kehittämisen tilannekuvaa
kokonaisvaltaisesti. 2. Toimi hyvänä apuvälineenä toiminnan kehittämisessä ja keskustelun avaamisessa omassa organisaatiossa.3. Prosessilähtöinen malli (prosessiavain ja prosessi-integraatiomalli) on toimiva ja auttaa hahmottamaan ylätasolla
toiminnan kokonaisuutta ja siihen kytkeytyviä muita prosesseja ja tietoja. 4. Keskeisten käsitteiden kuvaaminen on helpottanut keskustelua omassa organisaatiossa ja eri organisaatioiden
välillä, on löytynyt ”yhteinen kieli”. 5. Johtamisen mittaristojäsennys ja tietojärjestelmäpalvelukartta toimivat tulkkityökaluna eri ammattilaisten välillä. 6. Selkeyttää kunnan tehtävien ja palvelujen sekä palvelujen järjestämisen ja tuottamisen välisten suhteita. 7. Tukityökalut ovat olleet hyviä ja tarpeellisia – kannattaa edelleen kehittää, esim. sidosryhmäanalyysi, tiedolla
johtaminen, kyvykkyyden arviointi, päätöksenteon ja prosessien välisten suhteiden kuvantaminen.
Opittua ja parannettavaa8. Ymmärryksen syntyminen vaatii aikaa, testausten avulla syntyy ymmärrys siitä, miten ja mihin kannattaa
hyödyntää omassa organisaatiossa. 9. Johtamisen viitearkkitehtuurin käyttö ja soveltaminen vaativat aikaa, kiinnostusta ja sitoutumista, olennaista, että
eri toimijat kiinnostuvat hyödyntämisestä, pakottamalla ei onnistuta.10. Kansallisten suositusten ja viitearkkitehtuurien yhteensopimattomuus hankaloittaa ja osin estää sekä
kokonaisarkkitehtuurimenetelmän että suositusten käyttöä.11. Johtamisen kielen selkiyttämiseen olisi panostettava kansallisesti. 12. Kansallisten suositusten käyttöönottoa on tuettava ja käyttöä seurattava, sillä muutoin niiden hyödyt eivät
realisoidu.
30
Kokeiluissa todettua
”Tämä on ollut hyvä työkalu, jolla on tunnistettu uusia toiminnallisia kehittämiskohteita.”
”Sen käyttö edistää modulaarisen toimintamallin kehittämistä yhteentoimivalla tavalla ja parantaa toimittajahallintaa.”
” … kun tätä työkalua vaivautuu käyttämään se paljastaa hyvin prosessien vahvuudet ja kehittämiskohdat…”
Kokemuksia ja oppeja - projektista ja kokeiluista
Huomiota käyttöönottovaiheeseen
Tarvitaan: Kansallista ja paikallista omistajuutta tuotosten käytölle Lisätestausta erityisesti kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin tukityökalujen
osalta, jotta nämä saadaan mahdollisimman helppokäyttöisiksi Palautteen ja tuotosten systemaattista keruuta Tavoitteiden toteutumisen seurantaa esimerkiksi vuosittaisella kyselyllä Tuotosten ja oppien jakamista vertaisverkostoissa Tuotosten käytön valmennusta ja sparrausta kuntien avainkäyttäjille Tuotosten jakamista kansallisessa dokumentaatiotyökalussa Tuotosten päivitystarvearvio esimerkiksi alkuvuodesta 2018
03.05.2023 32
Ohjelma9.30 Tilaisuuden avaus – Teppo Sirniö, KA-Ohry:n puheenjohtaja 9.45 Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin esittely
- Päivi Sutinen, palvelujen kehittämisjohtaja, Espoon kaupunki- Piia Wollstén, erityisasiantuntija/toiminta-arkkitehti, Espoon
kaupunki - Valia Wistuba, kehittämispäällikkö, Espoon kaupunki
- Mika Karjalainen, erityisasiantuntija, Silver Planet Oy
11.30 Lounas
12.30 Keskustelua soveltamiskohteista, kokeiluista ja opeista- fasilitaattoreina Valia Wistuba ja Piia Wollstén
14.00 Tilaisuus päättyy
Ohjelma9.30 Tilaisuuden avaus – Teppo Sirniö, KA-Ohry:n puheenjohtaja 9.45 Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin esittely
- Päivi Sutinen, palvelujen kehittämisjohtaja, Espoon kaupunki- Piia Wollstén, erityisasiantuntija/toiminta-arkkitehti, Espoon
kaupunki - Valia Wistuba, kehittämispäällikkö, Espoon kaupunki
- Mika Karjalainen, erityisasiantuntija, Silver Planet Oy
11.30 Lounas
12.30 Keskustelua soveltamiskohteista, kokeiluista ja opeista- fasilitaattoreina Valia Wistuba ja Piia Wollstén
14.00 Tilaisuus päättyy
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Ymmärrämme eritavalla asiakkuuden ja palvelujen ohjauksen, asiakkuushallinnan.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Tulosohjaus ei toimi.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Asiakastarpeissa muutos, pitääkö tähän vastata?
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Lainsäädännössä muutos.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Roolit ja vastuut eri toimintayksiköillä epäselvät.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Palvelut pitäisi järjestää kustannusvaikuttavammin.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Palvelut pitäisi tuottaa kustannusvaikuttavammin.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Tietojohtaminen vaatii kehittämistä. Tarvitaan parempia ennusteita ja reaaliaikaista
asiakastietoa.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Tietojärjestelmät vanhenevat eivätkä tuo toimintaa riittävästi.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Onko meillä riittävät mittarit käytössä.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Kehittämistoiminta ei ole riittävän kokonaisvaltaisesti ja priorisoitua
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Tukipalvelut eivät tue riittävästi toimintaa.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Uudet itsehallinnolliset alueet ja kuntien välinen tehtäväjako on epäselvä.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Päätöksentekoprosessin vaiheet ja tieto julkiseksi.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?
Digitalisaatio ja palvelujen digitalisointi onnistuneesti.
Auttaako tämä työkalu?
VS: kyllä, osittain, ei.
Ohjelma9.30 Tilaisuuden avaus – Teppo Sirniö, KA-Ohry:n puheenjohtaja 9.45 Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin esittely
- Päivi Sutinen, palvelujen kehittämisjohtaja, Espoon kaupunki- Piia Wollstén, erityisasiantuntija/toiminta-arkkitehti, Espoon
kaupunki - Valia Wistuba, kehittämispäällikkö, Espoon kaupunki
- Mika Karjalainen, erityisasiantuntija, Silver Planet Oy
11.30 Lounas
12.30 Keskustelua soveltamiskohteista, kokeiluista ja opeista- fasilitaattoreina Valia Wistuba ja Piia Wollstén
14.00 Tilaisuus päättyy
Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuriSisältää työkaluja kokonaisarkkitehtuurityön toimintalähtöisyyden parantamiseen - organisaatioriippumattomasti ja yhteentoimivasti
Hyväksytään kansalliseksi suositukseksi 5/2016• Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmässä• Kuntatieto –ohjelman projektiryhmässä/ VM
Esittely kejossa 9.5.2016 Päivi Sutinen, Piia Wollstén, Valia Wistuba
Esityksen sisältö
1. Projektin tavoite ja hyödyt2. Päätuotoksen esittely3. Projektin muut tuotokset 4. Projektista ja kokeiluista opittua5. Huomiot käyttöönottovaiheeseen6. Kutsu julkistamistilaisuuteen
54
1. Projektin tavoite ja hyödyt
Projektin tavoitteena oli tuottaa testattu kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri tukemaan kokonaisarkkitehtuurimenetelmän käyttöä kunnissa.
Höytytavoitteina on, että puolet kunnista hyödyntävät johtamisen viitearkkitehtuuria vuoteen 2018 ja kaikki kunnat käyttävät johtamisen viitearkkitehtuuria vuoteen 2020 mennessä.
Tavoitteena oli luoda edellytyksiä yhteentoimivuuden parantamiseen Espoon sisällä, kuntien välillä sekä yritysten ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa paikallisesti kuin myös kansallisesti.
Johtamisen viitearkkitehtuuri on yksi työkalu, jolla kunta tai muu julkinen organisaatio voi paremmin vastata toimintaympäristön ja lainsäädännön muutoksiin sekä kuntalaisten muuttuviin tarpeisiin.
Johtamisen viitearkkitehtuuri jäsentää kunnan toimintaa prosessilähtöisesti kytkien prosessit ja päätiedot toisiinsa.
Kyseessä on organisaatioriippumaton malli, jossa on tunnistettu kunnan toiminnan johtamisen ja kehittämisen pääelementit. Mallia voidaan hyödyntää arvioitaessa nykytilaa ja määriteltäessä tavoitetilaa ja tarvittavaa muutosta.
Tuotosta voi hyödyntää myös tulevissa palvelujen järjestämisen ja tuottamisen muutoshallinnassa (maakuntahallinnoissa, SOTE-alueilla).
55
Kunnille työkaluja asiakasvaikutusten parantamiseen ja
talouden tasapainottamiseen toimintalähtöisesti
kokonaisarkkitehtuurityöllä.
2. Päätuotoksen esittelyKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0
03.05.2023 56
Päätuotoksen keskeisin sisältö
Lisäksi täydentäviä
liitetiedostojasekä
tukityökaluja!
2.1 KäsitteetKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0
57
Varmista yhteinen ymmärrys ydinkäsitteistä.
Yhteentoimivuus perustuu riittävän samalla tavalla ymmärrettyihin ja käytettyihin ydinkäsitteisiin.
Kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen ydinkäsitteet on kuvassa.
Johtamisen viitearkkitehtuurissa keskeiset käsitteet on jäsennetty ja kuvattu erillisessä käsitteistö-dokumentissa.
2.2 AsiakkaatKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0
58
Tunnista kunnan erilaiset asiakkaat ja asiakkuudet.
Kuvaus lähtee asiakkaasta, asiakkaan palvelutarpeista, joihin kunta tehtävänsä mukaisesti pyrkii vastaamaan huomioiden lakivelvoitteet, toimintaympäristö-muutokset sekä käytössä olevat varat ja resurssit.
Asiakas on höydyn saaja. Kunnan asiakkaana voivat olla palvelun eri käyttäjät sekä veronmaksajat tai investoijat.
2.3 SidosryhmätKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0
59
Tunnista sidosryhmät, näiden väliset suhteet ja tietotarpeet.
Kunnan johtamisen keskeisimmät toimijat ja roolit sekä sidosryhmät on jäsennetty seuraavasti:• Kunnan johtamisen
ydintoimijat ja roolit• Kuntayhtymät• Muut kuntasektorin
toimijat• Valtionhallinnon
sidosryhmät• Muut sidosryhmät
Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin sidosryhmäanalyysi on laadittu erilliseen dokumenttiin.
2.4 Tehtävät ja palvelutKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0
03.05.2023 60
Tunnista kunnan tehtävät ja palvelut sekä niiden kytkeytyminen asiakastietoon, toimintatietoon ja taloustietoon.
Kunnan yksi keskeisistä haasteista on palvelu-kysynnän ja -tarjonnan yhteensovittaminen taloudellisesti kestävällä tavalla.
Lisäksi tietoa kunnan järjestämistä ja tuottamista palveluista tarvitaan julkisen talouden tilan kokonaiskuvan hahmottamiseksi, julkisen talouden suunnittelemiseksi sekä tilastointiin.
2.5 KyvykkyydetKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0
61
Tunnista ja valitset kunnan kyvykkyydet.
Arvioi mitä kyvykkyyksiä tulevaisuudessa tarvitaan, jotta kunta voi järjestää ja tuottaa palvelut kustannus-vaikuttavasti asiakkaille.
Esimerkki Espoon varhaiskasvatuspalvelu-jen tuottamisessa tarvittavista kyvykkyyk-sistä on päädokumentin luvusta 3.5 (s.54)
2.6 Johtamisen prosessitKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0
03.05.2023 62
Aseta tavoitteet toimintalähtöisesti.
Tunne kunnan johtamisen prosessit ja niiden väliset suhteet.
• Ohjausprosessit (O),niillä johdetaan ja ohjataan kunnan varsinaisia toiminnallisia ydinprosesseja sekä kaikkia prosesseja tukevia tukiprosesseja.
• Ydinprosessit (Y), niillä järjestetään ja tuotetaan kunnan tarjoamat palvelut sekä niiden avulla hallitaan kunnan asiakkuuksia
• Tukiprosessit (T),niillä tuetaan muita prosesseja ja mahdollistetaan näiden tehokas toteutus ja läpivienti
2.7 Tiedot ja tietovirratKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0
63
Tunne kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen kannalta tärkeät tiedot, tietovirrat ja ohjausmekanismit
Hallitse ja hyödynnä tietoa johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä.
Tietojohtaminen perustuu sekä tiedon hallintaan että tiedolla johtamiseen eli analysoidun tiedon hyödyntämiseen.
Asiakas: yksilö, yritys, yhteisö, yhteiskunta
2.8 TietojärjestelmäpalvelutKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0
03.05.2023 64
Tunnista tietojärjestelmät ja niiden kytkeytyminen johtamisen ja toiminnan prosesseihin.
Tutustu käyttökelpoiseen tietojärjestelmäpalvelu-karttaan, joka on viitemalli tietojärjestelmäpalveluista johtamisen ja toiminnan eri prosesseille.
Esimerkki Espoon varhaiskasvatuksen johta-misessa tarvittavista tieto-järjestelmäpalveluista on päätuotoksen luvusta 5.1.3.5 (s.145-147).
2.9 MittaritKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0
03.05.2023 65
Johtamisessa, kehittämisen ohjauksessa sekä tulosohjauksessa on olennaista pystyä yhteensovittamaan toiminnan ja johtamisen laatua, määrää ja tehokkuutta kuvaavaa mittaristoa.
Työkaluissa on mukana käyttökelpoinen mittaristojäsennys.
3. Projektin muut tuotokset
66
1) Esitteet pääkohderyhmille (tulossa): – johtajat, – toiminnan kehittäjät,– arkkitehdit (erityisesti toiminta-, tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehdit)
2) Käyttöopas (pikaopas)3) Käsitteistö-dokumentti (KA-excel)4) Casekokeilujen loppuraportti5) Projektin loppuraportti6) Tukityökalut:
– Sidosryhmäanalyysi– Prosessin kuvantamistyökalu– Päätöksenteon ja prosessien välisten suhteiden työkalu– Tietojohtamisen kyvykkyyden arviointityökalu– Toiminnallisen ja tiedollisen yhteentoimivuuden arviointi työkalu
3.1 Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin käyttöopas
03.05.2023 67
Käyttöoppaan keskeisin sisältö
Lisäksi kannattaa tutustua casekokeilujen loppuraporttiin. Raportissa on esitetty tuotosesimerkkejä kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin soveltamisesta eri käyttötarkoituksiin.
3.2 Casekokeilujen loppuraportti
68
Kokeilujen tavoitteena oli testata kehitteillä olevaa kunnan johtamisen viitearkkitehtuuria soveltamalla työkalua Espoon toimintaympäristöön, Espoossa meneillään oleviin kehittämistoimenpiteisiin.
Vapaaehtoisuus pohjalta muut kunnat ja yhteistyötahot kokeilivat kunnan johtamisen viitearkkitehtuuria, sen osa-alueita ja/tai tukityökaluja.
Osa kokeiluista jatkuu ja laajenee uusiin kohteisiin
Espoossa ja muissa organisaatioissa on suunnitteilla jatkaa kokeiluja ja hyödyntää kunnan johtamisen viitearkkitehtuuria uusiin soveltamiskohteisiin.
Casekokeiluissa koettua ja opittua
Hyväksi on koettu – keskeisten käsitteiden kuvaaminen on helpottanut keskustelua– johtamisen viitearkkitehtuuri kokonaisuudessaan– erityisesti prosessi-integraatiomalli, joka auttaa hahmottamaan ylätasolla toiminnan
kokonaisuutta ja siihen kytkeytyviä prosesseja ja tietoja– johtamisen mittaristojäsennys ja tietojärjestelmäpalvelukartta – kunnan tehtävien ja palvelujen sekä palvelujen järjestämisen ja tuottamisen
välisten suhteiden selkeyttäminenKäyttökokemuksia
– toimi hyvänä syötteenä oman toiminnan kehittämisessä ja keskustelun avaamisessa omassa organisaatiossa
– helppokäyttöisimpinä ja sovellettavimpina pidettiin: sidosryhmäanalyysityökalua, tiedolla johtamisen kyvykkyyden arviointityökalua
– vaativimpana työkaluna pidettiin päätöksenteon ja prosessien välisten suhteiden kuvantamistyökalua. ”Mutta kun tätä työkalua vaivautuu käyttämään se paljastaa hyvin prosessien vahvuudet ja kehittämiskohdat”.
Opittiin – ymmärryksen syntyminen vaatii aikaa, testausten avulla syntyy ymmärrys siitä,
miten kannattaa hyödyntää – olennaista, että eri toimijat kiinnostuvat hyödyntämisestä– pakottamalla ei onnistuta
03.05.2023 69
3.3 Tukityökalut
70
Mihin tukityökaluja voi käyttää?
Toiminnan ja tiedon nykytilan arviointiin,
toiminnalliseen ja tiedolliseen muutostarpeiden arviointiin sekä
tavoitetilan määrittelyyn
Päätöksenteon ja prosessien välisten
suhteiden kuvantamistyökalu
Prosessi-integraatiomallin kuvantamispohja
Toiminnallisen ja tiedollisen
yhtyeentoimivuuden arviointi
Sidosryhmäanalyysi
Tiedolla johtamisen kyvykkyyden
arviointi
Prosessinkuvantamistyökalu
4. Projektista ja kokeiluista opittua
71
1) Prosessilähtöinen malli (prosessi-integraatiomalli) on toimiva ja auttaa hahmottamaan ylätasolla toiminnan kokonaisuutta ja siihen kytkeytyviä prosesseja ja tietoja.
”Tämä on ollut hyvä työkalu, jolla on tunnistettu uusia toiminnallisia kehittämiskohteita. Sen käyttö edistää modulaarisen toimintamallin kehittämistä yhteentoimivalla tavalla ja parantaa toimittajahallintaa.”
2) Johtamisen viitearkkitehtuurin käyttö ja soveltaminen vaativat aikaa, kiinnostuneet ja sitoutuneet osapuolet. Pakottamalla ei onnistuta.
3) Keskeisten käsitteiden kuvaaminen on helpottanut keskustelua omassa organisaatiossa ja eri organisaatioiden välillä kun on löytynyt ”yhteinen kieli”. Kansallisen kielen selkiyttämiseen olisi panostettava.
4) Kansallisten suositusten ja viitearkkitehtuurin yhteensopimattomuus hankaloittaa ja estää suositusten käyttöä ja kokonaisarkkitehtuurimenetelmän käyttöä.
5) Suositusten käyttöönottoa on tuettava ja käyttöä seurattava, muutoin niiden hyödyt eivät realisoidu.
5. Huomiot käyttöönottovaiheeseen
03.05.2023 72
Tarvitaan: Kansallista ja paikallista omistajuutta tuotosten käytölle Lisätestausta erityisesti kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin
tukityökalujen osalta, jotta nämä saadaan mahdollisimman helppokäyttöisiksi
Palautteen ja tuotosten systemaattista keruuta Tavoitteiden toteutumisen seurantaa esimerkiksi vuosittaisella
kyselyllä Tuotosten ja oppien jakamista vertaisverkostoissa Tuotosten käytön valmennusta ja sparrausta kuntien
avainkäyttäjille Tuotosten jakamista kansallisessa dokumentaatiotyökalussa Tuotosten päivitystarvearvio esimerkiksi alkuvuodesta 2018
Elinvoimaa ja hyvinvointia kehittämässä
Tervetuloa kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin esittelyyn kuulemaan työkalun käyttötarkoituksista ja
soveltamismahdollisuuksista.
Kuntatalo, Toinen linja 14, B 3.8 (tai etänä) 20.5 klo 9.30-14.00
Ilmoittautuminen 13.5 mennessä:https://www.webropolsurveys.com/S/E1077FDC56D48AD6.par
03/05/2023 74
Asiakkuussuhteiden kautta tekemisen kenttä
Mahdollistettava
Järjestettävä
Tänään Huomenna
”Espoo-tarina” Elinvoimaisuus
KilpailukykyHyvinvointi
Kestävä kehitys
Muokataanko tätä ja otetaanko
esitykseen mukaan vai
jätetäänkö pois?
Johtajan työkalu kokonaisvaltaiseen
parantamiseen
Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri
asiak
asva
ikutu
s elinvoima
talouden tasapaino
hyvin
voint
i
Johtamisen perustanaprosessiavain
Lisätietoa• paivi.sutinen@espoo.fi• piia.wollsten@espoo.fi • valia.wistuba@espoo.fi
Työkalu käytettävissä ja ladattavissa
Kuntaliiton viitearkkitehtuuri-
sivustolta.
Yhdessä ja samassa pakissa kokonaisarkkitehtuurityössä tarvittavat,
kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen työkalut
Kunnan johtamisen ja kehittämisen työkalut
Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri
Työkalujen avulla voit kuvata
toiminnan nykytilan, tavoitetilan ja määrittää kehittämisen tiekartan
hallitusti kokonaisuudesta osiin ja takaisin.
Työkalu tarjoaa yhtenäisen rakenteen ja
käsitteistön.
Työkalu sopii apuvälineeksi johtajille,
kehittäjille ja kokonaisarkkitehtuurin
parissa työskenteleville.
Työkalujen avulla voit varmistaa, että
tietojärjestelmäpalvelut tukevat johtamisen ja
toiminnantarpeita eikä päinvastoin.
Tunnista sidosryhmät
Määritä mittarit
Aseta tavoitteet
Päätä roolit ja vastuut
Käytä yhteisiä käsitteitä
Tunnista asiakkuudet ja asiakastarpeet
Tunnista tiedot ja tietovirrat
Tunnista tieto-järjestelmäpalvelut
Paketoi palvelut
Valitse kyvykkyydet
Työkalujen avulla• Saat kunnan kokonaisarkkitehtuurin
toimintalähtöisesti hallintaan• Varmistat erilaisten muutosten
yhteentoimivuuden ajoissa
03/05/2023 78
Analysoitu tieto
3. MuutostarpeetTietojohtamisen toimijakenttä
Espoon kaupun
kiToimialat ja tulosyksikö
t
Kunnat ja kuntayhtymät
Sairaanhoitopiirit
Ministeriöt, virastot,
koulutus- ja tutkimuslaitoks
etYhteisöt (järjestöt,
yhdistykset, epäviralliset ryhmittymät)
Yritykset
Asiakkaat (kuntalaiset / kansalaiset)
UUSIItsehallinnolli
nen alue
POISTUUTilastokesku
s
Toimijoiden määrä on kasvussa
Vertailtavat tietotarpeet ovat kasvussa
Nopea, reaaliaikainen tiedonvaihto on lisääntynyt
Perustieto
03/05/2023 79
1. KäsitteetMitä on tietojohtaminen?
Tietojohtaminen =+ Tiedon hallinta on tiedon keräämistä ja tiedon laadun varmistamista organisaation välisessä kommunikoinnissa.+ Tiedolla johtaminen on tiedon käyttämistä, jalostamista ja hyödyntämistä organisaation prosesseissa ja käytännöissä.
Tiedon hallinta
(perustiedot, tietoturva, sopimukset
)
Tiedolla johtaminen(ennusteet, tilastot, analyysit)
Tietojohtaminen
top related